Genombrottet VC Gibraltargatan Primärvården Göteborg Projekttid 05-10-13 06-09-15 Teammedlemmar: Christina Håkansson Calmerklint, Verksamhetschef Jones Zaeri, Läkare Lena Glennsten Dolfe, Distriktssköterska Naima Hultberg, Sjuksköterska Handledare: Ulrika Frithiofsson CVU Rapportserie 2006:2 Genombrott III
Att tänka nytt! Sjukvården i våra landsting och regioner är i ständig utveckling. Nya vetenskapliga rön kompletteras idag av ny kunskap i förbättringsmetoder och angreppssätt utvecklas för att förbättra såväl tillgänglighet som medicinska resultat. Men vi vet också att många förbättringsprojekt stupar innan mållinjen och andra blir inte uthålliga över tiden. Vi är ofta duktiga på planerandet av och igångsättandet av nya projekt men hur ofta är vi lika bra på att underhålla ett projekt och planera för uthållighet? Denna utmaning måste vi klara om inte våra medarbetare ska ge upp tanken på att få sina idéer till förbättringar som möjliga att förverkliga. Bakgrunden till genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg är regionens produktivitetsuppdrag som under 2005 2006 har som mål att arbeta med förhållningssättet till produktivitet (mängden prestationer i förhållande till kostnader). Fokus har lagts på 3 delprojekt; - tillgänglighet till primärvård (genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg), - tillgänglighet till specialiserad vård (processutvecklingsprojektet inom elektiv vård) samt ledning och styrning på medicinska resultat. Genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg har varit unikt då en hel organisation inbjudits att delta och totalt 30 vårdcentraler samt barn- och ungdomsmedicinska mottagningar har ingått i projektet. Detta ger möjligheter att samla ledningsgrupper på olika nivåer för stöttning såväl under projekttiden (oktober 2005 till juni 2006) som för det fortsatta arbetet med uthållighet i såväl gjorda förändringar som i den fortsatta utvecklingen. Förändringsarbetet måste fortleva och ses som en naturlig del i det ordinarie arbetet! Genombrott, som introducerades i Sverige 1996 av dåvarande Landstingsförbundet, är en metod för att påskynda spridning av kunskap och välfungerande praxis inom hälso- och sjukvården. Metoden har utvecklats vid The Institute for Healthcare Improvement (IHI) i Boston. Metoden, som används både i USA och i många europeiska länder, har visat sig mycket effektiv för att åstadkomma stora förbättringar för patienter. Genombrottmetoden innebär att förbättringsbehov identifieras, idéer till förändringar testas i liten skala, resultaten analyseras och beslut fattas om och hur man går vidare. Lyckade tester utökas i omfattning, utmanande mål sätts upp som kräver nya arbetssätt för att nå målen och när man lyckas då har ett genombrott skett! För att lyckas ställs krav på systematik, kompetenta handledare, engagerade team-medlemmar och ett delaktigt ledarskap. Dessa faktorer har varit nycklarna till de mycket goda resultat som uppnåtts i Primärvården Göteborg! Göteborg 061012 Thomas Wallén Projektledare för produktivitetsuppdraget 2005-2006 Sjukhusdirektör Frölunda Specialistsjukhus
Sammanfattning Svårigheterna för patienterna att nå vårdcentralen via telefon medförde att de istället kom upp till vårdcentralen. Tillgången på och väntetiden till såväl planerade som oplanerade besök till läkare var lång. Nya patienter hänvisades ofta (alltid?) till en annan vårdinrättning. Av och till förekom remisstopp. Genombrottsprojektet gav oss möjligheten att påbörja ett omfattande förändringsarbete och vårt syfte var och är att öka tillgängligheten för alla patienter inom VC Gibraltargatans upptagningsområde. Våra målsättningar: 1. Akuttiderna till läkarna ska vara bokade till 100% 2. 100% av diktaten ska vara utskrivna inom 1 vecka 3. Ta emot 120 inkommande samtal per dag Processen har skett stegvis och i en cirkulär process. Detta har medfört att en utvärdering skett efter varje genomförd cykel, vilket i sin tur skapat förutsättningarna för nästa cykel. Arbetssättet medför att implementeringen underlättas samt att förutsättningar för varaktiga förändringar ges.
Innehållsförteckning Sid nr Inledning/Bakgrund 1 Syfte. 1 Mål... 1 Vad och hur har vi mätt. 1 Resultat och måluppfyllelse.. 2 Vad har vi testat 4 Aktiviteter. 4 Införda förändringar som övergått i ordinarie verksamhet 4 Metoddiskussion.. 4 Hur går vi vidare 5 Bilaga: Projektplan
Inledning/bakgrund Svårigheterna för patienterna att nå vårdcentralen via telefon, medförde att de istället kom upp till vårdcentralen. Den tjänstgörande sjuksköterska tvingades då lämna telefonen för att ta hand om dessa patienter. Flödet av patienter medförde även att arbetsbelastningen på receptionen, det vill säga på läkarsekreterarna, ökade. Arbetsmiljön generellt påverkades eftersom den initiala kontakten med dessa patienter oftast inte var positiv. Utöver detta var även tillgången på och väntetiden till såväl planerade som oplanerade besök till läkare lång. Oftast mycket lång! Patienter som tidigare inte haft kontakt med vårdcentralen och som tillhörde vårdcentralens ansvar och upptagningsområde, hänvisades ofta (alltid?) till en annan vårdinrättning. Av och till förekom även remisstopp, vilket innebar att vårdcentralen då inte kunde ta emot patienter som remitterades till oss för uppföljning. Genombrottsprojektet gav oss möjligheten att påbörja ett omfattande förändringsarbete. Syfte Öka tillgängligheten för alla patienter inom Gibraltargatans upptagningsområde. Mål 1. Akuttiderna till läkarna ska vara bokade till 100% 2. 100% av diktaten ska vara utskrivna inom 1 vecka 3. Ta emot 120 inkommande samtal per dag Balanserat mål 4. Arbetsbelastningen för personalen ska inte öka 5. Mindre missnöjda patienter Vad och hur har vi mätt Test 1 Telefon Mål: Ökad tillgänglighet via telefon Bättre arbetsmiljö Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter 8-11 Datum: 051125-051125 Mätning: Sjuksköterskans upplevelse TeleQ statistik 1
Test 2 Telefon Mål: Ökad tillgänglighet via telefon Bättre arbetsmiljö Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter Datum: 051205-051205 Mätning: Sjuksköterskans upplevelse TeleQ statistik Test 3 Telefon Mål: Besvara cirka 70 samtal per dag Bättre arbetsmiljö Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter Datum: 051206-060105 Mätning: Sjuksköterskans upplevelse TeleQ - statistik Test 4 Diktat Mål: Diktat skrivna inom 7 dagar Idé Minska journaldiktat längden Diktera mindre epikriser Följa journalmall Alla sjukskrivningar skrivs vid besöket Datum: 060109-060120 Mätning: Antalet grader dagligen i två veckor Antalet grader 3 gånger per vecka Test 5 Akuttider Mål: 100% av akuttiderna till läkarna ska vara bokade Idé: Ökad tillgänglighet för patienterna till akuttiderna Datum: 060109-060120 Mätning: Distriktssköterskans upplevelse Test 6 Akuttider Mål: 100% av akuttiderna till läkarna ska vara bokade Idé: Ökad tillgänglighet för patienterna till akuttiderna Datum: 060130-060228 Mätning: Distriktssköterskans upplevelse Test 7 Schema Mål: Öka antalet tillgängliga akuttider till läkarna Idé: Ökad patienttillfredsställelse Minskade väntetider Datum: 060403- Mätning: Faktisk utökning i samband med schemaändringen Kvalité Ur Patient Perspektiv KUPP Resultat och måluppfyllelse Test 1 Telefon Mätning: Upplevelse: Arbetsmiljöenkät, start vecka 38 Statistik: TeleQ, en dag per vecka Resultat: Diagram 1 sidan 8 Test 2 Telefon Mätning: Upplevelse: Arbetsmiljöenkät, start vecka 38 Statistik: TeleQ, en dag per vecka Resultat: Diagram 1 sidan 8 2
Test 3 Telefon Mätning: Upplevelse: Arbetsmiljöenkät, start vecka 38 Statistik: TeleQ, en dag per vecka Resultat: Diagram 1 sidan 8 Test 4 Diktat Mätning: Statistik: Mätning, tre dagar per vecka Resultat: Diagram 2 sidan 8 Test 5 Akuttider Mätning: Statistik: Mätning, en gång per månad Resultat: Diagram 3 sidan 8 Test 6 Akuttider Mätning: Statistik: Mätning, en gång per månad Resultat: Diagram 3 sidan 8 Test 7 Schema Mätning: Statisk: Utvärdering, årsskiftet 2005/2006 Diagram 1: TeleQ 120 100 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Målvärde Avvisade, fylld kö Behandlade Diagram 2: Journalutskrifter 120 100 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Målvärde Mätvärde 3
Diagram 3: Akuttider 120 100 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Målvärde Mätvärde Vad har vi testat Vi har mätt statistik ur TeleQ en dag per vecka. Manuellt har vi räknat antalet inkommande samtal till Distriktssköterskemottagningen, till läkare samt ärenden via e-post, Äldrelots, Hemtjänst, Hemsjukvård samt fax. Ett flertal av testerna har dock mätts genom utvärdering av de anställdas subjektiva upplevelser av de genomförda testerna och dessa har sedan legat till grund för det fortsatta arbetet. Aktiviteter Utökning av antalet TeleQ linjer Inkommande handlingar Schemaändring för distriktssköterskor och sjuksköterskor Införda förändringar som övergått i ordinarie verksamhet En distriktssköterska i jour varje dag (TeleQ 08.15 10.00) En distriktssköterska i TeleQ tisdagar och torsdagar Sjuksköterskorna svarar enbart i telefon En person sköter handläggning av alla inkommande handlingar En läkare i jour varje dag (start 060403) Två läkare i jour måndagar och fredagar (start 060904) Metoddiskussion Processen har skett stegvis och i en cirkulär process. Detta har medfört att en utvärdering skett efter varje genomförd cykel, vilket i sin tur skapat förutsättningarna för nästa cykel. Arbetssättet medför att implementeringen underlättas samt att förutsättningar för varaktiga förändringar ges. 4
Hur går vi vidare Arbetsmiljöenkät Utvärdering planeras Start vecka 38 Schema Dsk/Ssk Utvärdering planeras Årsskiftet 2005/2006 Schema Läkare Utvärdering planeras Årsskiftet 2005/2006 Schema Sekr/Usk Under planering Start? Bemanning Utökning av antalet läkarsekreterartjänster? Bemanning Utökning av antalet distriktsskötersketjänster? Bilagor Projektplan Kontaktperson Namn Christina Håkansson Calmerklint Titel Verksamhetschef e-post adress christina.calmerklint@vgregion.se Tel: 031 708 19 11 Handledare: Namn Ulrika Frithiofsson Titel Avdelningschef e-post adress ulrika.frithiofsson@vgregion.se Tel: 031 343 74 77 5
BILAGA PROJEKTPLAN Deltagande Gibraltargatans Vårdcentral enhet: Team: Christina Calmerklint, Verksamhetschef (Kontaktperson) Namn och Lena Dolfe, Dsk profession Jones Zaeri, Läkare Naima Hultberg, Ssk. Bakgrund: Syfte: Öka tillgängligheten för alla patienter inom Gibraltargatans upptagningsområde Mål: - 060531 Akuttiderna till läkare skall vara bokade till 100% - 060531 100% av diktaten skall vara utskrivna inom en vecka - 060531 Ta emot 120 inkommande samtal/dag Balanserat mål: - Arbetsbelastningen för personalen skall inte öka (enkät) - Mindre missnöjda patienter (enkät) Så mäter vi för att nå målen: - Räkna bokade akuttider till läkare, 1 ggr/månad, 0106-0506 - Alla registrerar inkomna samtal på kalendrarna Test 1 Telefon Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter Datum: 051125 Test 2 Telefon Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter Datum: 051205 Test 3 Telefon Idé: Sitta ostört / Inga andra arbetsuppgifter Datum: 051206-060105 Test 4 Diktat Idé Alla diktat ska vara utskrivna inom 1 vecka Datum: 060109-060120 Test 5 Akuttider Idé: Alla tillgängliga akuttider ska vara bokade Datum: 060109-060120 Test 6 Akuttider Idé: Alla tillgängliga akuttider ska vara bokade Datum: 060130-060228 Test 7 Schema Idé: Öka antalet tillgängliga akuttider till läkarna Datum: 060403-