Hälso- & sjukvårdsenheten 27-29 november 2007 Kartlagd process: Slusskommunikation
Nulägeskarta
Identifierat slöseri/spill Orsaksanalys O rsak Förbättring, idé/lösn in g R ö relse (leta p ärm ) In g en giv en p lats B e stäm m a p lats, m ärk a u p p. O m arb ete (sak n ar ru tin fö r m ö te) A ktu ella ru tin er sak n as. U p p d atera ru tin. R ö relse (sak n as reg b lad ) S akn as tyd lig ru tin S kap a ru tin O m arb ete (d istrik tsin d eln in g) S akn ar lättillgän g lig in fo o m d istrik tsin d eln in g en. T a fram lath u n d. V än tan (p å m ö tesd eltagare) R esp ek terar in te start-tid. V än tan (ju sterin g av slu ss) O k lar m ö teso rd n in g. T a fram tyd lig m ö teso rd n in g. O m arb ete (ick e k o rrek t ifylld slu ss) Ö v erp ro d u k tio n (k o p io r) R u tin är ej u p p d aterad. U p p d atera ru tin en. O m arb ete,rö re lse (k o p io r h o s fel B ristan d e k o n tro ll, (stress), L ath u n d p erso n ) in k o rrek t ad ress, d istrik sg r. O m arb ete (o fu llstän d ig rap p o rt fr G em en sam stan d ard sak n as C h ecklista sju kh u s) Ö v erarb ete (egn a an teck n in g ar) C h ecklista L ag er, rö relse, o m arb ete, ö v erarb ete, B ristan d e ru tin er i U p p rätta ru tin. (res av h jälp m ed el) h jälp m e d elsfö rråd. O m arb ete, ö v erarb e te (rap p o rt till In g a tyd liga rik tlin jer. U p p rätta gem en sam stan d ard. ö v rig p erso n al) V än tan, ö v erarb ete, o m arb ete (b iltid er) F ö r få b ilar, b ristan d e T a fram tyd lig ru tin. b o k n in gsru tin. R ö relse, ö v erarb e te (leta in fo R u tin sak n as. U p p rätta tyd lig ru tin. h em gån g) O m arb ete, ö v erarb e te, tran sp o rt R u tin sak n as U p p rätta ru tin, ch eck lista. (h e m b esö k ) R ö relse, o m arb ete (b ru k san v isn in g) R u tin sak n as. U p p rätta ru tin. R ö relse (rap p o rtp ärm ) O lik a ru tin er p å o lik a e n h eter V än tan (p å p erso n al) O k u n sk ap, låg p rio riterat. In fo rm atio n sb lad tas fram. V än tan (p ro cap ita) O tillräck lig u tru stn in g. R ö relse (lag ersald o ) In v en terin g ej gjo rd. In v en terin g gen o m fö rs. L ag er (slu ssar, p o st-its) T ryg g h et
Framtidskartan
Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Per vecka 12t 10 min 15s- 687t 57 min 15 8t 27 min 50s- 572t 2 min 15s 8t 27 min 50s- 572t 2 min 15s Rätt från början RFB% Per vecka 1,70% 57% 57% Processtid P/T Per vecka 11t 2 min 45s- 158t 2 min 15s 7t 54 min 20s- 108t 12 min 15s 7t 54 min 20s- 108t 12 min 15s Väntetid V/T Per vecka 1t 7 min 30s- 529t 55 min 33 min 30s- 463t 50 min 34 min 30s- 463t 50 min Övriga mätetal L/T: hämta pärmutlämna kopia till berörd person 2t 2 min 5s-31t 31 min 15s 39 min 10s- 11t 46 min 15s 39 min 10s- 11t 46 min 15s
Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Många väntetider är svåra att påverka eftersom de beror på yttre faktorer. Tydliga, gemensamma rutiner är viktiga och kan spara tid i processen. Förbättringsområden Inför MS-mötet: bestämma plats för pärm, märka upp. Tydlig rutin. Minislussmöte: tydlig mötesordning, tydlig rutin för kopiering. Rapport LSV: checklista Hjälpmedel: inventering av hjälpmedelsförråd Rapport/Förberedelse: ta fram tydliga rutiner. Hembesök/Handledning/Dokumentation: tydlig rutin angående bruksanvisning. Checklista. Uppföljning/Dokumentation: tydlig rutin angående arkivering av arbetsmaterial.
Lärdomar Man både uppfattar och gör saker på olika sätt. Allt tar längre tid än vad man tror. Vårt jobb tar faktiskt mycket tid. Det är bra att diskutera. Vi är ofta beroende av andra. Man gör mycket onödigt. Vi är en viktig del i kedjan. Vi blir tvungna att tänka om pga. utflyttningen.
Återblick förbättringsplan "Sluss-kommunikation" 2008-04 - 04 Hälso- &sjukvårdsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Många väntetider är svåra att påverka eftersom de beror på yttre faktorer. x Tydliga, gemensamma rutiner är viktiga och kan spara tid i processen. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej Inför Minisluss-möte Bestämma plats för pärm, märka upp. Rörelse x Förtydliga mötesrutiner. Omarbete x Ta fram tydliga rutiner för komplettering av pärm. Rörelse x Upprätta lathund över gatunamn. Omarbete x Framtida förb. område Minisluss-möte Prata med biståndshandläggarna om tider, mötesrutiner. Väntan x Över Tydliggör kopieringsrutin av slussar. produktion x Rapport LSV Skapa checklista för rapportering LSV. Omarbete x Hjälpmedel Inventera hjälpmedelsförrådet. Skapa bra förskrivningsrutiner med bla bruksanvisning. Rapport & förberedelse Upprätta rutin tillsammans med bh ang bokning av bil. Skapa rutin ang info om hemgångsdatum. Rörelse, lager, omarbete x Omarbete, överarbete x x Väntan, överarbete, omarbete x x Rörelse, överarbete x Säkra rutiner i HMF, bruksanvisning lätt-tillgänglig, trycka upp, inventera. Rörelse, Märka upp dörrar. omarbete Omarbete, överarbete, Checklista för hembesök tillgänglig. transport x x Hembesök-handledningdokumentation Uppföljning-dokumentationlagring Upprätta rutin för rensa/strimla arbetsmaterial. Lager x
Lärdomar efter Dag 90 Man tänker på ett nytt sätt Nu är det lättare att hitta slöserier i verksamheten Det är viktigt med stöd i förbättringsarbetet Bra att få tid till att verkligen diskutera problem Känns bra att få struktur på saker och ting Viktigt att få bra rutiner nu när vi får nya medarbetare