2014-05-27 Vård- och omsorgsnämnden Kvalitetsberättelse 2013 för Vård- och omsorgsförvaltningen Vetlanda här växer människor och företag
2 Innehållsförteckning... 1 Kvalitetsberättelse 2013 för Vård- och omsorgsförvaltningen... 1 Sammanfattning... 3 Övergripande mål för vård- och omsorgsförvaltningen... 3 VISION... 3 KÄRNVÄRDEN T-R-E... 3 VERKSAMHETSIDÉ... 3 Bakgrund och ärendebeskrivning... 4 Processer och rutiner... 4 Kommunövergripande standard... 4 Kvalitetssäkra processerna... 4 Systematiskt förbättringsarbete... 5 Kvalitetsuppföljning vård- och omsorg... 5 SAS Socialt Ansvarig Samordnare projekt 2013/2014... 5 Lex Sarahrapporter... 6 Synpunktshantering... 7 Servicedeklarationer/värdighetsgarantier... 8 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 8 Phoniro Care (tidigare Mobipen)... 8 Kompetensutveckling... 8 Övrig kompetensutveckling... 9 Dokumentationsskyldighet... 9 ÄBIC/IBIC... 9 Resultat Öppna jämförelser Vård och omsorg om äldre 2013... 10 Brukarundersökning Hemtjänst 2013... 10 Brukarundersökning Särskilt boende 2013... 10 Slutsatser och fortsatt systematiskt kvalitetsarbete... 11
3 Sammanfattning I vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av flera olika verktyg och forum för att vi kontinuerligt skall kunna få in synpunkter om förbättringsområden. Några av dessa verktyg är Synpunkt Vetlanda, servicedeklarationer med värdighetsgaranti, brukarundersökningar, Öppna jämförelser, kundråd och dialogmöten i olika former. Personalens insatser för att kunna förbättra kvaliteten har stor betydelse därför arbetar vi mycket med att ha utvecklingsorienterade ledare och att ge personalen möjligheter till utveckling i olika former med olika utbildningar och delaktighet i värdegrundsarbetet. Ett bra exempel på detta är våra förbättringscoacher som finns ute i verksamheterna. Under 2013 har arbetet med att ta fram Kvalitetsuppföljning för Vård- och omsorgsförvaltningen fortsatt. Uppföljningen är en del i det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsuppföljningen beräknas börja användas i maj 2014. Från och med första september 2013 startade ett projekt med en SAS-funktion (socialt ansvarig samordnare) inom vård- och omsorgsförvaltningen. Projektet pågår till 2014-12-31. I uppdraget ingår att utreda lex Sarahrapporter och göra uppföljning av kvalitet i verksamheten. För att kunna kvalitetssäkra dokumentationen i alla verksamheter har ett arbete påbörjats med att sätta kundens behov i centrum. 2013 började arbetet med att införa ÄBIC, (Äldres Behov I Centrum) som är en modell för ett systematiskt arbetssätt med dokumentation av äldres behov utifrån ICF (International Classification of Function, Disability and Health, WHO). Modellen ska användas inom såväl SoL som LSS och socialpsykiatri. Övergripande mål för vård- och omsorgsförvaltningen VISION Vi ska inspirera och motivera människor till ett självständigt liv med livskvalitet. KÄRNVÄRDEN T-R-E Tillväxt, Resultat och Engagemang. Vi eftersträvar Tillväxt genom att ha ett stödjande och förebyggande arbetssätt som leder till att kunden får en bättre livskvalitet. Vi är fokuserade på att nå sådana Resultat som leder till att vi får friskare och nöjdare kunder. Vi arbetar med förbättringscoacher, gör riskanalyser, genomför förbättringsåtgärder och följer upp dem. VERKSAMHETSIDÉ Vi ska genom förebyggande och individuella insatser skapa trygghet och delaktighet för individer och grupper med olika behov. Verksamheten skall bedrivas med god kvalitet, ett bra bemötande och respekt för den enskilde. Förutom kommunfullmäktiges Måluppfyllelse 2011-2014, utgår vi från aktuell lagstiftning och berörda områden i följande övergripande styrdokument:
4 Vetlanda kommuns Översiktsplan (KF) Vetlanda kommuns Handikapplan (KF) Vetlanda kommuns Äldreomsorgsplan (VON) Avtal mellan Landstinget och kommunen om överlåtelse att erbjuda hälso- och sjukvård i ordinärt boende (KF) Vetlanda kommuns Handlingsprogram för skydd och säkerhet (KF) Policy och riktlinjer Alternativa driftsformer i Vetlanda kommun (KF) Bakgrund och ärendebeskrivning Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet (SOFS 2011:9, 3 kap. 1 ). Årligen bör det arbete som pågått för att utveckla och säkra kvaliteten dokumenteras i en kvalitetsberättelse (SOSFS 2011:9, 7 kap. 1 ). Kvalitetsarbetet i Vetlanda kommuns vård- och omsorgsförvaltning bedrivs i enlighet med SOSFS 2011:9, ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Enligt föreskriften ska vårdgivare och den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Föreskriften beskriver följande områden: Processer och rutiner Systematiskt förbättringsarbete Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet Kvalitetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska kvalitetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses (SOSFS 2011:9). Processer och rutiner Kommunövergripande standard Arbetet med att skapa en kommunövergripande standard för att beskriva processer har fortsatt 2013. Målet är att ta fram stödprocesser och koppla tillhörande dokument som policy, riktlinjer, rutiner, checklistor till respektive delprocess. Vård- och omsorgsförvaltningen samverkar med systemadministratör för QPR i detta arbete. Kvalitetssäkra processerna Arbetet med att identifiera och beskriva processer har fortsatt under 2013. Utgångspunkten för arbetet är huvudprocesser som visas nedan.
5 Utreda behov Verkställa beslut Hantera avvikelser Målsättningen är att de riktlinjer och rutiner som tas fram kopplas till processkartor som berör respektive huvudprocess. Det arbetet har pågått under 2013 men är inte fullt ut genomfört. Målsättningen gäller och innebär fortsatt arbete med processbeskrivning under 2014. Systematiskt förbättringsarbete Kvalitetsuppföljning vård- och omsorg Under 2013 har Kvalitetsuppföljning för Vård- och omsorgsförvaltningen tagits fram. Styrdokument, enkätunderlag och tidplan beräknas vara klar under våren 2014 och tas i bruk första gången i maj 2014. Därefter genomförs denna uppföljning två gånger om året. Kvalitetsuppföljningen är samordnad med tidplan för halvårsbokslut och bokslut. Bilden nedan illustrerar de olika kvalitetsprocesser som vård- och omsorgsförvaltningen aktivt arbetar med och som ingår i det systematiska kvalitetsarbetet. Öppna jämförelser Kvalitetsregister ex. senior alert, BPSD, palliativ register Avikkelsehantering SoL, LSS, HSL Inmatade uppgifter till KKIK (kommunens kvalitet i korthet) SKL Samverkan/Tillsyn interna utförare och externa utförare LOV Enkät kvalitetsuppföljning vård och omsorg, egen mätning Enkät, statistik äldreguiden, socialstyrelsen Resultat Nationella brukarundersökningen, äldre, egen kundundersökning SAS Socialt Ansvarig Samordnare projekt 2013/2014 Från och med 2014-09-01 ingår Socialt Ansvarig Samordnare (SAS) i vård- och omsorgsförvaltningens ledningsgrupp. I projektuppdraget för Socialt Ansvarig Samordnare (SAS) ingår bland annat att göra analyser och att identifiera mönster i det
6 som kallas sociala avvikelser och avvikelser som leder till lex Sarahutredningar. SAS har delegation från vård- och omsorgsnämnden att göra lex Sarahutredningar. I rutinerna som tagits fram är SAS mottagare av rapporter om sociala avvikelser och avvikelser enligt lex Sarah. Detta arbete påbörjades i samband med start av projektet 2013-09-01. Projektet pågår till 2014-12-31. En projektrapport ska lämnas till förvaltningschefen och vård- och omsorgsnämnden i augusti 2014. Uppföljning avtal Funktionschef Myndighetskontoret och SAS har gått igenom förfrågningsunderlag för utförare enligt LOV och LOU och använder det i tillsyn och kvalitetsuppföljningen med externa utförare. Kvalitetsuppföljning för vård- och omsorgsförvaltningen ingår i det systematiska och strukturerade kvalitetsarbetet inom vård- och omsorg. Samverkan/tillsyn Samverkansmöten genomförs regelbundet med samtliga externa utförare för LOV och LOU. SAS och funktionschef Myndighetskontoret genomför tillsyn av externa utförare enligt tidplan med start hösten 2013. Avvikelsehantering MAS och SAS har uppdaterat riktlinjer och rutiner, för vård- och omsorgsförvaltningens hantering av avvikelser. Detta arbete kommer att fortgå under 2014. Personal ska rapportera avvikelser som social avvikelse, lex Sarahrapport, och avvikelser inom HSL-området på VINNA. En upphandlingsprocess har startats under hösten 2013 för att upphandla IT-stöd (Procapita avvikelsemodul Life Care) för avvikelsehantering enligt lex Sarah. IT-stödet ska se till att processen blir systematisk och kvalitetssäkrad. Användandet av IT-stöd sker med stöd av så kallat sithskort. Det ger en hög säkerhet av användandet av avvikelseprogrammet. Lex Sarahrapporter Under 2013 har 32 lex Sarahrapporter lämnats till vård- och omsorgsförvaltningen. Ingen av dessa har bedömts vara så allvarlig att en anmälan till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) har gjorts. Antalet rapporter har ökat jämfört 2012. Till stor del bedöms det bero på en ökad medvetenhet om skyldigheten att rapportera missförhållanden. Liknande utveckling beskriver Socialstyrelsen nationellt.
7 Översikt antal rapporter enligt lex Sarah efter funktion 2013 (* jämförelse från kvalitetsberättelse 2012) ÅR ÄO Boende ÄO hemtjänst FO boende/socialpsyk FO personlig assistans 2010* 2 2 3 1 8 2011* 6 2 8 2012* 4 3 5 7 19 2013 10 3 4 15 32 Total Äldreboende och personlig assistans har flest antal rapporterade avvikelser. Båda områdena representerar omvårdnadsbehov med stor komplexitet vilket kan vara en förklaring till att det inträffar händelser som rapporteras, vilket är bra. Det ger förvaltningen en möjlighet att fokusera extra på dessa områden för att minimera riskerna för avvikande händelser Det finns data för 2013 års lex Sarahrapporter som efter utredning inte har bedömts vara missförhållande enligt lex Sarah. De rapporter som bedömts vara missförhållande har åtgärdats. Översikt antal rapporter enligt lex Sarah efter typ och funktion 2013 Brist ÄO Boende ÄO Hemtjänst FO Boende/socialpsyk FO personlig assistans Fysiska 1 5 6 Psykiska 1 1 Ekonomi 1 3 4 Brister i omsorgen 8 3 3 7 21 Summa 10 3 4 15 32 Total Synpunktshantering Årets resultat från brukarundersökning visar att kunder fortfarande inte i tillräcklig utsträckning säger sig känna till hur man vänder sig till synpunktshanteringen. Detta trots att förvaltningen har placerat ut informationsställ/broschyrställ på alla enheter. Vid en analysträff med områdeschefer och funktionschef äldreomsorg i januari 2014 beslutas att personalen på varje avdelning ska bidra med att förtydliga hur man använder sig av kommunens synpunktshantering. Blankett med Synpunkt Vetlanda ska finnas i kundpärmarna. Information om synpunktshantering vid välkomstsamtal skall förtydligas. På Servicedeklarationen ska förtydligas att områdeschefen ska kontaktas vid synpunkter och klagomål.
8 Servicedeklarationer/värdighetsgarantier En uppdatering av befintliga servicedeklarationer/värdighetsgarantier genomförs 2013. Nya kommer att skapas inom följande områden: Personlig assistans LSS Boendestöd LSS Korttidsvistelse LSS Ledsagarservice Korttidsvård Palliativ vård, klar Hemsjukvård Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Phoniro Care (tidigare Mobipen) Phoniro Care är infört inom alla områden i hemtjänsten, Österliden och Tomasgården under 2013. Övriga äldreboenden kommer att införa Phoniro Care under 2014 enligt plan. Kompetensutveckling Följande kurser inom Omvårdnadslyftet har genomförts 2013. Ämne och poäng Grundläggande psykiatri 100 p Specialpedagogik 1 100 p Svenska 2 100 p Samhällskunskap 50 p Demensvård 100 p Grundläggande vård och omsorg 100 p Specialpedagogik 1 100 p Vård- och omsorg vid demenssjukdom 100 p Värdegrundsutbildningen har genomförts av totalt 53 personal från tre grupper. Att utvecklas i sin yrkesroll 2013 har genomförts av personliga assistenter, boendestödjare, personal från gruppboende, dagverksamhet och korttidshem inom funktionshinderomsorgen. Totalt 216 personer har genomfört kursen. SAS har under hösten 2013 genomfört information/utbildning om lex Sarah för all vårdpersonal på Österliden, Aktiveringsledare, Nattpatrull hemtjänst och Tomaslundens hemtjänstgrupp. Totalt har 68 personal deltagit. Arbetet med information om Lex Sarah genomförs enligt tidplan som SAS har tagit fram och berör samtliga arbetsplatser inom
9 vård- och omsorgsförvaltningen. Externa utförare har fått motsvarande information vid samverkansmöten och tillsyn. Fem Esterhcoacher slutförde sin utbildning 2013 och har börjat sitt uppdrag på sina respektive arbetesplatser. Under 2014 kommer ytterligare personal att gå utbildning för Esterhcoach. Övrig kompetensutveckling 2012 konstaterades att introduktions-/utbildningsanställning för omvårdnadspersonal behöver inrättas inom vård- och omsorgsförvaltningen. Arbete med planering och utformning av dessa anställningar har pågått under 2013. Hur dessa anställningar ska utformas slutligt beslutas 2014. Under 2013 har workshops med olika teman genomförts med Vård- och omsorgsnämnden och Kommunala pensionärsrådet (KPR) Vård- och omsorgscollege Under 2013 skickades ansökan om att få starta VO-college Höglandet föreningen för vård- och omsorgscollege i Stockholm. Arbetet med att skicka en lokal ansökan pågår under 2014. Certifiering väntas under våren 2014. När personal deltar i utbildningar/föreläsningar dokumenteras detta i Personec. Dokumentationsskyldighet Den årliga kvalitetsberättelsen utgör en del av dokumentationen som är ett led i det systematiska kvalitetsarbetet. Målsättningen att samtliga viktiga processer i verksamheten skall vara dokumenterade i text och flödesschema har inte nåtts. Det arbetet fortsätter under 2014 med bibehållen målsättning. Fler personer i stab har 2014 tillgång till QPR- programmet som ger möjligheter att göra processkartor och koppla dokument och rutiner/riktlinjer som tagits fram för verksamheten. Vård- och omsorgsförvaltningen samverkar med andra förvaltningar i detta arbete. Dokumentation av genomförda säkerhetskontroller och i förekommande fall utrymningsövningar, ingår som en del i kvalitetsuppföljning för vård- och omsorgsförvaltningen som är framtagen och genomförs första gången i maj 2014. Uppföljningen genomförs två gånger om året och redovisas i vård- och omsorgsnämnden. ÄBIC/IBIC 2013 började arbetet med att införa ÄBIC, (Äldres Behov I Centrum) som är en modell för ett systematiskt arbetssätt med dokumentation av äldres behov utifrån ICF (International Classification of Function, Disability and Health, WHO). Socialstyrelsen har i samverkan med Regionförbundet FoU-rum ansvarat för utbildning av processledare i Jönköpings län, steg ett och två. Två handläggare på Myndighetskontoret och SAS, i ledningsgruppen, har genomfört processledarutbildning i
10 ÄBIC. En områdeschef har genomgått steg ett. SAS är processledare på förvaltningsnivå och ingår i länets nätverksgrupp för IBIC-projektet. Resultat Öppna jämförelser Vård och omsorg om äldre 2013 Öppna Jämförelser Vård och omsorg om äldre 2013 är en enkät som Socialstyrelsen skickar ut varje år till Sveriges kommuner. Indikatorerna i enkäten avser personer 65 år och äldre förutom indikatorer som berör läkemedel och fallskador som avser personer 80 år och äldre. Socialstyrelsen kommenterar att vård i livets slutskede, på nationell nivå, har förbättrats jämfört 2012. Omdömen om äldreomsorgen är generellt bättre än 2012 men mindre bra för utomhusmiljö, mat och den sociala samvaron på särskilda boenden. Det finns betydande skillnader mellan män och kvinnor när det gäller funktionsförmåga efter stroke och förskrivning av läkemedel till äldre. För hemtjänst i sin helhet svarar 93 procent att de är mycket eller ganska nöjda, vilket är lika med resultatet 2012. Jämförelse med länet är 92 procent och för riket 89 procent(rankingplats 78). För särskilt boende svarar 88 procent att de sammantaget är mycket eller ganska nöjda med sitt boende. Jämförelse med länet är 85 procent och för riket 83 procent (rankingplats 44). Brukarundersökning Hemtjänst 2013 Andelen svarande för Vetlanda var mellan 60 och 80 %. Med tanke på att redovisningen på verksamhetsnivå omfattar få äldre personer och med hänsyn till bortfall bör resultaten tolkas med försiktighet. På frågan hur nöjd eller missnöjd man sammantaget är med hemtjänsten svarar 93 procent att man är nöjd och 7 procent neutralt eller negativt svar. Fem frågor där andelen positiva svar är högst: Får bra bemötande från personalen Känner förtroende för personalen Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Personalen kommer på avtalad tid Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Fem frågor där andelen positiva svar är lägst: Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Har lätt att få träffa läkare vid behov Fick välja utförare av hemtjänsten Besväras inte av ensamhet Brukarundersökning Särskilt boende 2013 Andelen svarande för Vetlanda var mellan 60 och 80 %
11 Med tanke på att redovisningen på verksamhetsnivå omfattar få äldre personer och med hänsyn till bortfall bör resultaten tolkas med försiktighet. På frågan hur nöjd eller missnöjd man är med sitt äldreboende sammantaget svarar 88 procent att de är nöjda och 12 procent är neutrala eller har negativt svar. De fem frågor där andelen positiva svar är högst Känner sig trygg på sitt äldreboende Känner förtroende för personalen Får bra bemötande från personalen Fick plats på önskat äldreboende Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov De fem frågor där andelen positiva svar är lägst Möjligheterna att komma utomhus är bra Har lätt att få träffa läkare vid behov Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Besväras inte av ensamhet Källa: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen 2013? (Socialstyrelse Slutsatser och fortsatt systematiskt kvalitetsarbete Arbetet med att utveckla servicedeklarationerna inom vård- och omsorg fortsätter 2014. Målsättningen att skapa processkartor till vård- omsorgsförvaltningens huvudprocesser och att koppla rutiner och riktlinjer till respektive process fortsätter under 2014. Vårdoch omsorgsförvaltningen samverkar med systemadministratör för QPR och utvecklingsledare på socialförvaltningen. Arbetet med fortsatt att utveckling och kvalitetssäkring av dokumentation blir en viktig uppgift för hela förvaltningen under 2014. Införande av Phoniro Care(f.d.Mobipen) på återstående arbetsplatser genomföras enligt tidplan 2014. Kvalitetsuppföljning vård- och omsorg fortsätter enligt tidplan för 2014. Se figur nedan.
12 Enkät 1, början av dec Ärende VON i sept rapport klar 31/1 Kvalitetsuppföljning Rapport klar 15 aug Ärende VON i mars Enkät 2, början av maj Information-/utbildningsinsatser med vårdpersonal i social dokumentation. Resultatet från de nationella undersökningarna indikerar att fortsatt utvecklingsarbete med bland annat sociala aktiviteter och utemiljö på särskilda boenden är aktuellt. För hemtjänsten är möjligheten att få välja tid för att få stöd viktig och var man vänder sig för att lämna synpunkter. Peter Sjöstrand SAS Karin Gustafson Utvecklingsledare