1 (34) Lathund, Tandvårdsfönster Sida 1/34
2 (34) Innehållsförteckning 1 Allmänt... 3 1.1 Övergripande beskrivning... 3 1.2 Förutsättningar... 3 2 Inloggning, portalen... 4 3 Lista nytt barn... 7 4 Visa aktuellt listade barn... 11 5 Visa listningshändelser... 15 6 Registrera vårdrapport eller munhälsobedömning manuellt... 17 6.1 Försening av vårdrapportering... 19 7 Registrera EPI-rapporter och munhälsobedömningar via filinläsning... 21 8 Ej inskickad vårdrapport... 23 9 Sök och visa fakturor... 25 10 Sök akutfakturaadress... 29 11 Värdeförråd... 31 11.1 Vårdersättningar... 31 11.2 Revisionsperioder... 31 11.3 Vårdåtgärder... 31 11.4 EPI-parametrar... 31 12 Valideringar och kontroller... 33 12.1 Validering vid listning... 33 12.2 Validering vid vårdrapportering... 33 12.2.1 EPI-parametrar... 33 12.2.2 Validering av behandlingsdatum... 33 12.2.3 Orsak till försening av registreringen... 33 12.2.4 Orsak till försening av undersökning... 34 Sida 2/34
3 (34) 1 Allmänt 1.1 Övergripande beskrivning Detta dokument beskriver funktionaliteten för allmän barn- och ungdomstandvård i applikationen Tandvårdsfönster. Följande funktioner omfattas: Inloggning Listning av barn Visa aktuellt listade barn Visa listningshändelser Vårdrapportering och EPI-rapportering, inklusive rapportering av munhälsobedömningar för ettåringar, manuellt respektive via filinläsning Visa ej inskickade vårdrapporter Sök och visa patientdata Sök och visa fakturor Sök akutfakturaadress Det regelverk som ligger till grund för funktionaliteten återfinns på s webbsidor: http://www.skane.se/sv/webbplatser/tandvardsnamndenskansli/tandvardsnamndens_kansli/barn-_och_ungdomstandvard/ 1.2 Förutsättningar Användaren är registrerad som användare i applikationen för berörd tandvårdsenhet Användaren har ett smart kort med ett installerat SITHS-certifikat, placerat i kortläsare som är ansluten till datorn. Datorn har korrekt version av NetID installerat. Berörd tandvårdsenhet är registrerad Berörd tandvårdsenhet har ett ackrediteringsavtal för allmän barn- och ungdomstandvård i Region Skåne Sida 3/34
4 (34) 2 Inloggning, portalen Inloggning in i Tandvårdsfönster sker på webbadressen: http://vardgivare.skane.se/it/it-stod-ochtjanster-a-o/tandvardsfonster/ När användaren klickar på inloggningslänken på ovanstående webbsida, visas följande webbsida: Användaren klickar på Klicka här för att logga in. Systemet startar inloggningsdialogen där användaren får ange sitt certifikat, samt sin PIN-kod för inloggning. Sida 4/34
5 (34) Om användaren har behörighet att arbeta med mer än en tandvårdsenhet, visas en vallista, där användaren uppmanas att välja den tandvårdsenhet (klinik) som denne skall arbeta med, se bild nedan. Efter eventuellt val av tandvårdsenhet returnerar systemet en portalwebbsida, se bild nedan. Om användaren har behörighet till funktionerna för Allmän barn- och ungdomstandvård, så visas en huvudflik i den blå listen överst på sidan (se övre röd markering i bilden nedan). Om användaren har behörighet till andra funktioner i Tandvårdsfönster visas även dessa huvudflikar. Sida 5/34
6 (34) För att välja funktion, klickar användaren på Allm BoU i den övre blå listen och klickar därefter på den funktion som användaren vill arbeta med i rullgardinsmenyn som visas. Man kan också klicka på en av snabblänkarna som visas i sektionen Allmän barn- och ungdomstandvård (nedre röd markering i bilden ovan). I den fortsatta beskrivningen i detta dokument beskrivs respektive funktion för Allmän barn och ungdomstandvård i systemet Tandvårdsfönster. Sida 6/34
7 (34) 3 Lista nytt barn Gör så här Användaren klickar på funktionen Lista nytt barn i rullgardinsmenyn Allm BoU Sida 7/34
8 (34) Systemet visar följande bild: Användaren anger patient genom att skriva in personnumret och klickar därefter på knappen Hämta Systemet hämtar upp och visar barnets namn, gatuadress och postadress Systemet kontrollerar också att barnet är folkbokfört i Skåne och att patientens ålder är mellan 0 och 20 år. Om så inte är fallet visas ett meddelande När barnets data hämtats upp visar systemet följande bild: Sida 8/34
9 (34) För att lista barnet på sin vårdenhet klickar användaren i rutan Härmed försäkrar jag. och klicka sedan på knappen Signera och skicka in Systemet visar en signeringsdialog, där användaren skall ange sin signeringskod för det SITHS-certifikat som denne har på sitt smarta kort Efter signeringen visar systemet ett bekräftelsemeddelande. Om barnet tidigare var listat på en tandvårdsenhet så visas information om densamma, annars visas bara att barnet har blivit listat. Sida 9/34
10 (34) Exempel på meddelande om barnet tidigare varit listad på en tandvårdsenhet. Samma uppgifter finns även på patientbilden, se mer nedan. När listningen är klar enligt ovan kan barnet sökas fram med funktionen Visa aktuellt listade barn (se nästa avsnitt). Vid listning enligt ovan sker samtidigt avlistning hos tidigare aktuell tandvårdsenhet (vilket även visas i tjänsten Lissy). Problem vid listning I vissa fall går det inte att lista ett barn på aktuell tandvårdsenhet. Det gäller t ex barn: med skyddad identitet som är utflyttade från Skåne ej bosatt i Skåne Det kan även uppstå problem i bakomliggande system (vid t ex tekniska bekymmer). Detta visas med meddelanden på skärmen. Sida 10/34
11 (34) 4 Visa aktuellt listade barn Gör så här Med denna funktion kan man se alla listade barn på sin tandvårdsenhet förutom de med t ex skyddad identitet, söka fram ett enskilt barn och exportera sökresultat till Excel för hantering av patientinformation utanför Tandvårdsfönster. Användaren väljer funktionen Visa aktuellt listade barn i rullgardinsmenyn under Allm BoU i den övre blå listen, eller klickar på snabblänken som visas på portalsidan. Systemet visar följande bild: Alla listade barn på tandvårdsenheten visas automatiskt Sida 11/34
12 (34) o o o o Listningsdatum: den dag då barnet listades på tandvårdsenheten Liststatus: listningsstatus, om patienten är aktivt eller passivt listad på tandvårdsenheten Sista revisionsdatum: sista dagen i aktuell revisionsperiod. Om barnet inte har en aktuell revisionsperiod visas inget revisionsdatum vilket gäller: - 19-åring där vård/epi-rapporterats - barn mellan 13 månaders ålder och 31/12 det år barnet är 2 år. Barnet skall ha fått en munhälsobedömning rapporterad mellan 11-16 månaders ålder. Dagar kvar revisionsperiod: Visar hur många dagar som återstår till Sista revisionsdatum, dvs till sista dagen för vård-/epi-rapportering. Då ingen aktuell revisionsperiod finns visas inget. Användaren kan söka upp ett enskilt barn via personnummer, för- respektive efternamn, stad (postort) eller postnummer. Man kan även söka på revisionsdatum. Alla barn som är listade har ett revisionsdatum som skapas av systemet. Revisionsdatumet är specifikt för patienten och anger det datumintervallet en undersökning (101/111) ska utföras av tandvårdsenheten. Rapportering av undersökning behöver inte ske inom denna period. Se vidare i regelverket vilka åtaganden som krävs: http://www.skane.se/sv/webbplatser/tandvardsnamndens-kansli/tandvardsnamndens_kansli/vardval-forallman-barn--och-ungdomstandvard-lov/ Antal barn kvar att undersöka för en specifik månad Överst till höger i bilden visas antal barn som fortfarande inte har blivit rapporterade för innevarande månad och 2 månader framåt. Statistiken visar alla barn som har en revisionsperiod som avslutas i den aktuella månaden. Exempel för en sökning gjord i december. Genom att ange ett datumintervall kan man se vilka barn som har en revisionsperiod som avslutas i ovan aktuell månad. Exemplet nedan ger 1406 patienter i resultatlistan. Sida 12/34
13 (34) Samma uppgifter kan sökas fram i rutinen Ej inskickad vårdrapport. För att se information registrerad om ett barn, klickar användaren på personnumret i listan Systemet visar följande bild: Sida 13/34
14 (34) Förklaringar till informationen som visas: Tips Nuvarande listning: Den tandvårdsenhet där barnet är listat för närvarande. Föregående listning: Den tandvårdsenhet där barnet var listat före nuvarande listning (max en tandvårdsenhet visas). Senaste EPI: Den senaste EPI-rapport som finns registrerad. EPI-data skall registreras det år barnet fyller, 3, 6, 9, 12 och 19 år. Här visas också vilken undersökningsåtgärd som är rapporterad, 101 eller 102/111. Revisionsperioder: Här visas barnets nuvarande och tidigare revisionsperioder med eventuella inrapporterade undersökningar med tillhörande undersökningskod, när den utfördes och inrapporterades. Remisser till specialiserad BoU: Här visas aktiva remisser inom Specialiserad barn - och ungdomstandvård. Överst i bild finns fältet Patientid vilket visar ett nummer som är unikt för varje patient. Detta ska användas istället för personnr vid skriftlig kommunikation (epost och brev) med Enheten för tandvårdsstyrning. Sida 14/34
15 (34) 5 Visa listningshändelser Gör så här Denna funktion används för att se vad som hänt listningsmässigt under en period mellan två utbetalningstillfällen. Det betyder att det är listningshändelser mellan den 15:e en månad och den 15:e nästa månad som visas. Betalningskörning (systemet skapar upp fakturor) baserat på listade barn görs den 15:e varje månad. För att se listningshändelser under en period väljer användaren funktionen Visa listningshändelser i rullgardinsmenyn under fliken Allm BoU i den blå listen överst på sidan, eller välj funktionen i den lista av snabblänkar som visas på portalsidan Systemet visar följande bild. Användaren kan välja vilken önskad period genom att välja kombinationen år och månad. I exemplet ovan visas uppgifter som gäller mellan 16/5 och 15/6 2014. Sida 15/34
16 (34) Sektionerna Nya listningar, Omlistade patienter och Avlistade patienter kan expanderas genom att klicka på pilknappen till vänster om rubriken. För att se t ex Nya listningar, klickar användaren på Excelikonen framför texten Exportera till Excel varvid en Excelfil genereras och visas på skärmen (välj Öppna på eventuella frågor). Totalt antal listade barn för vald månad Här visas antal barn som var listade den 15:e för vald månad. Listningsersättningen baseras på denna siffra. Nya listningar Excellistan visar nya barn som listats på tandvårdsenheten under perioden (i exemplet ovan från 16/5 till den 15/6 2014). Omlistade patienter Excellistan visar de barn som har blivit omlistad, antingen till aktuell tandvårdsenhet eller till en annan. Avlistade patienter Excellistan visar de barn som flyttat ut, avlidit eller ej tillhör barn- och ungdomstandvården längre (har blivit 20 år) under perioden. Tips Om det uppstår problem att öppna filen direkt i Excel kan man välja att första Spara som (t ex spara filen på skrivbordet) och därefter starta Excel och därifrån välja Öppna och leta upp den på skrivbordet. Sida 16/34
17 (34) 6 Registrera vårdrapport eller munhälsobedömning manuellt Gör så här Under revisionsperioden för ett barn skall tandvårdsenheten registrera en vårdrapport. Vad som skall registreras styrs av barnets ålder under revisionsperioden. För barn som under ett kalenderår fyller 3, 6, 12 eller 19 år skall EPI-data rapporteras. I övriga fall för barn över 3 år skall endast åtgärd 101 eller 102 rapporteras (se regelverket). För barn som är 11-16 månader skall en munhälsobedömning rapporteras. OBS! Före 2015-04-01 kräver systemet även EPI-data för 9-åringar. För att vårdrapportera/epi-rapportera, väljer användaren funktionen Registrera vårdrapport i rullgardinsmenyn under Allm BoU, eller klickar på snabblänken i startbilden (portalbilden) Systemet visar följande sida: Användaren anger barnets personnummer och klickar på knappen Hämta Tandvårdsfönster visar barnets namn och adress Användaren anger därefter behandlingsdatum Sida 17/34
18 (34) Beroende på barnets ålder visar Tandvårdsfönster därefter vad som skall rapporteras. I exemplet nedan är barnet 19 år, varför EPI-parametrar som skall rapporteras för en 19-åring visas: OBS Efter 2015-04-01 har åtgärd 102 ersatts av 111. Systemet visar rätt åtgärdskod utifrån inmatat undersökningsdatum. Användaren markerar en av undersökningsåtgärderna 101, 111 eller Munhälsobedömning (ettåringar). Systemet kommer vid sparandet att validera enligt följande regler: o Om revisionsperioden sträcker sig över en period som inte omfattar ett EPI-år, räcker det med en 101:a eller 111:a en gång under revisionsperioden. o För åldrarna 6, 12 och 19 skall en 101:a + EPI-data rapporteras in Sida 18/34
19 (34) o För åldern 3 år skall en 101:a eller 111:a + EPI-data rapporteras in Användaren klickar därefter på knappen Spara utkast Tandvårdsfönster sparar informationen och lägger till en rad under Utkast (i listan nederst i bild). Upp till 20 stycken vårdrapporter kan läggas in som utkast innan man måste signera och skicka in. Ett utkast (en rad) kan tas bort genom att klicka Ta bort i högerkolumnen Därefter klickar användaren på knappen Signera och skicka in, och anger sin PIN-kod för signering/underskrift i dialogen som visas (och klickar på OK) Tandvårdsfönster sparar uppgifterna till databasen Om användaren väljer att logga ut innan signering skett ligger utkasten kvar nästa gång användaren loggar in Vårdrapportinformationen visas, efter inskickning, på patientsidan som nås via funktionen Visa aktuellt listade barn. Munhälsobedömning för ettåringar rapporteras på samma sätt som ovan. Notera att revisionsperioden för ettåringar är från och med månad 11 till och med månad 16 i barnets ålder. OBS! Glöm inte att skicka in registrerade vårdrapporter dvs klicka på knappen Signera och skicka in. Det är först då den blir giltig och en ny revisonsperiod skapas för barnen. 6.1 Försening av vårdrapportering Rapportering av ovanstående skall ske senast 30 dagar efter utförd undersökning och inom barnets aktuella revisionsperiod. Om detta inte sker kommer orsakskoder att behöva anges. Se exempel nedan. Sida 19/34
20 (34) Orsak till försening av 101/111 Om undersökning (101:a eller 111:a) ej utförts inom barnets revisionsperiod skall en orsak till försening anges. Det kan t ex vara om barnet uteblivet, blivit sjukt, sent listad etc. Se mer 12.2.4-Orsak till försening av undersökning för valbara orsakskoder. Orsak till försening av registrering Om registreringen av själva undersökningen har gjorts mer än 30 dagar efter undersökningsdatumet skall en orsak till försening anges, även om själva undersökningen gjordes inom barnets revisionsperiod. Se mer 12.2.3-Orsak till försening av registreringen för valbara orsakskoder. Sida 20/34
21 (34) 7 Registrera EPI-rapporter och munhälsobedömningar via filinläsning Tandvårdsenheter som har många barn listade och därmed gör många vårdrapporteringar, kan slippa att registrera varje barn för sig manuellt. Istället kan man läsa in en fil med alla rapporter, förutsatt att journalsystemet har en exportfunktion för detta som producerar en xml-fil enligt fastställd specifikation. Kontakta för mer information. Gör så här Användaren väljer funktionen Registrera vårdrapporter via fil i rullgardinsmenyn under fliken Allm BoU i den blå listen överst på sidan, eller klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 21/34
22 (34) Användare klickar på knappen Browse och väljer den fil som skall laddas upp. Därefter klickar användaren på knappen Signera och skicka in. Systemet kontrollerar filen så att den innehåller korrekt data. Om det finns vårdrapporter som inte accepteras, skapas en felfil som visas på sida. I denna fil finns meddelanden om vilka vårdrapporter som inte accepterades samt vad som är fel (t ex Barnet var inte listat på tandvårdsenheten vid angivet behandlingsdatum etc). Denna fil är underlag för kontroll och rättelse hos tandvårdsgivaren. Systemet returnerar också en fil med alla vårdrapporter som accepterades av kontrollfunktionen. Denna fil kan sparas ned, laddas upp igen, signeras och skickas in genom att klicka på knappen Signera, som visas efter valideringskontrollen. Sida 22/34
23 (34) 8 Ej inskickad vårdrapport Gör så här Denna funktion kan användas för att se vilka vårdrapporter som ännu inte skickats in för olika barn och revisionsperioder. Genom att ange olika kombinationer av år och månad, kan man få ett underlag för sin planering av behandling av barnen vad avser Region Skånes krav på inrapportering. Användaren väljer funktionen Ej Inskickad vårdrapport i rullgardinsmenyn som nås genom att klicka på Allm BoU i den blå listen överst på sidan, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan Systemet visar följande bild: Användaren kan söka på en enskild patient med personnummer, förnamn, efternamn samt filtrera på År och Månad Användaren kan klicka på personnumret för en patient, och då visas patientsidan Användaren kan genom att klicka på Rapportera vård hoppa direkt till bilden Registrera vårdrapport. Det är en genväg och inte en uppmaning till att rapportera vård. Sida 23/34
24 (34) Användaren kan t ex söka på en viss patient i kombination med Alla år, då visar systemet alla eventuella revisionsperioder för patienten där vårdrapport saknas Sida 24/34
25 (34) 9 Sök och visa fakturor Faktureringen sköts automatiskt i systemet, utan att tandvårdsenheten behöver vidta speciella åtgärder. Fakturor skapas i mitten av varje månad, baserat på de barn som fanns listade på tandvårdsenheten den 15:e. Gör så här o o o Systemet skapar den 16:e först en fil med alla listade barn på vårdenheten, och skickar denna lösenordsskyddade fil till Statistiska Centralbyrån, som i sin tur returnerar en vägd CNI-faktor som används för att justera månadsbeloppet för tandvårdsenheten, dvs för alla barn/listningar Faktorn används för justering av 20% av det totala vårdsersättningsbeloppet för de listade barnen Den 25:e varje månad genererar systemet automatiskt fakturor för alla tandvårdsenheter där CNI-justerat belopp särredovisas För att söka fram en faktura, väljer användaren funktionen Sök faktura i rullgardinsmenyn under fliken Allm BoU, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 25/34
26 (34) Användaren kan söka på Eget fakturanummer (detta skapas automatiskt av systemet med formatet BoUTVÅÅÅÅMM), ett datumspann för fakturadatum, fakturanummer (även Räkningsnummer kan anges i sökfältet) samt patientens personnummer. Om man klickar i rutan Visa endast godkända fakturor så visas alla fakturor som attesterats av Enheten för tandvårdsstyrning och därmed är klara för utbetalning. Inom allmän barn och ungdom motsvarar alltid ett räkningsnummer ett fakturanummer om tandvårdsenheten är en fristående klinik. För paraplyorganisationer med flera tandvårdsenheter kopplade till sig i systemet blir F-numret en samlingsfaktura dit ett antal räkningar hör. För att se en faktura, klickar användaren på Räkningsnr Systemet visar följande bild: Följande typer av fakturarader kan visas beroende på vilka barn som är listade på användarens vårdenhet: Vårdersättning barn 0-2 år. Denna ersättning CNI-justeras inte Vårdersättning barn 3 till 19 år. Fast del CNI-justering av vårdersättning för barn 3-19 år. Den del av beloppet som CNI-justerats (20% av totalt ersättningsbelopp). Inom parantes visas en faktor som används för uträkning av beloppet. Denna siffra kan skilja sig från en månad till en annan. Sida 26/34
27 (34) Kolumnen Ersättningsperiod anges med formatet ÅÅÅÅ-MM, där t ex 2014-01 avser ersättning för listade barn per 2014-01-15. Kolumnen Antal anger antal barn som omfattas av ersättningen. Användaren kan se fakturan i pdf-format, och spara ned eller skriva ut den Användaren klickar på Visa faktura som pdf.(kräver att Acrobat Reader är installerad på datorn) Sida 27/34
28 (34) Systemet öppnar ett fönster och visar fakturan i pdf-format. Exempel på hur fakturan kan se ut: Sida 28/34
29 (34) 10 Sök akutfakturaadress Gör så här Ibland utförs vård akut på barn som inte är listat på aktuell tandvårdsenhet. I dessa fall skall faktura skickas till den tandvårdsenhet där barnet är listat. För att söka fram adressen till denna tandvårdsenhet, finns en funktion kallad Sök akutfakturaadress. Användaren väljer funktion Sök akutfakturaadress i rullgardinsmenyn under flik Allm BoU alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan Systemet visar följande bild: Användaren anger behandlingsdatum och patientens personnummer, och klickar därefter på knappen Hämta Systemet visar en informationsruta där det står att sökningen loggas. Detta sker av patientsekretesskäl Användaren klickar på knappen OK för att fortsätta Systemet visar då patientens namn, adress, samt namn och adress till den tandvårdsenhet där patienten är listad, och som därmed skall faktureras. Exempel: Sida 29/34
30 (34) Sida 30/34
31 (34) 11 Värdeförråd 11.1 Vårdersättningar För barn 0-2 år: 300 kr per listad och år För barn 3-19 år: 1 226 kr per listad och år, varav 20 % justeras med CNI-faktor 11.2 Revisionsperioder Revisionsår: 2013, 2014 osv allteftersom revisionsperioder skapas Revisionsmånad o Januari o Februari o Mars o April o Maj o Juni o Juli o Augusti o September o Oktober o November o December 11.3 Vårdåtgärder Används vid vårdrapportering under barnets revisionsperioder. Värden: 101 Basundersökning och diagnostik, tandläkare 102 Fullständig undersökning och diagnostik, tandhygienist MHB-B Munhälsobedömningar 11.4 EPI-parametrar deft o dt o o Antal manifest karierade, extraherade (till följd av karies) och/eller fyllda temporära tänder Skall inrapporteras för 3- resp 6-åringar Antal temporära tänder med nytillkomna manifesta primär- och/eller sekundärkariesskador Sida 31/34
32 (34) o DFT o o DFSa o o DT o o Skall inrapporteras för 3- resp 6-åringar Antal manifest karierade och/eller fyllda permanenta tänder Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar Antal manifest karierade och/eller fyllda approximalytor på permanenta tänder Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar Antal permanenta tänder med nytillkomna manifesta primär- och/eller sekundärkariesskador Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar Sida 32/34
33 (34) 12 Valideringar och kontroller 12.1 Validering vid listning Validering att barnet inte redan är listat på aktuell tandvårdsenhet Validering att barnet är folkbokfört i Skåne Validering att barnet inte är avlidet 12.2 Validering vid vårdrapportering 12.2.1 EPI-parametrar deft o Maxvärde 20 o Skall inrapporteras för 3- resp 6-åringar dt o Maxvärde 20 o Skall inrapporteras för 3- resp 6-åringar DFT o Maxvärde 32 o Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar DFSa o Maxvärde 64 o Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar DT o Maxvärde 32 o Skall inrapporteras för 9-, 12- och 19-åringar 12.2.2 Validering av behandlingsdatum Validering att barnet var listat på vårdenheten vid undersökningsdatum Validering att rapportering sker senast 30 dagar efter undersökningsdatum annars måste orsak anges till försening. Validering att undersökning gjorts inom en revisionsperiod, annars måste en orsak till försening av undersökning anges. 12.2.3 Orsak till försening av registreringen 1. Sjukdom (hos vårdgivare) Sida 33/34
34 (34) 2. IT-relaterat problem hos Region Skåne 3. IT-relaterat problem hos vårdgivare 4. Administrativa rutiner 12.2.4 Orsak till försening av undersökning 1. Patient vistas utanför Skåne 2. Sjukdom (hos patient) 3. Sen listning 4. Patient utebliven 5. Sent återbud 6. Sjukdom (hos vårdgivare) 7. Vårdgivare utebliven Sida 34/34