Lathund. Allmän Barn- och ungdomstandvård, Tandvårdsfönster

Transkript

1 1 (33) Lathund, Tandvårdsfönster Sida 1/33

2 2 (33) Innehållsförteckning 1 Allmänt Övergripande beskrivning Förutsättningar Inlggning, prtalen Lista nytt barn Visa aktuellt listade barn Visa listningshändelser Registrera vårdrapprt eller munhälsbedömning manuellt Försening av vårdrapprtering Registrera EPI-rapprter ch munhälsbedömningar via filinläsning Ej inskickad vårdrapprt Sök ch visa fakturr Sök akutfakturaadress Värdeförråd Vårdersättningar Revisinsperider Vårdåtgärder EPI-parametrar Valideringar ch kntrller Validering vid listning Validering vid vårdrapprtering EPI-parametrar Validering av behandlingsdatum Orsak till försening av registreringen Orsak till försening av undersökning Sida 2/33

3 3 (33) 1 Allmänt 1.1 Övergripande beskrivning Detta dkument beskriver funktinaliteten för allmän barn- ch ungdmstandvård i applikatinen Tandvårdsfönster. Följande funktiner mfattas: Inlggning Listning av barn Visa aktuellt listade barn Visa listningshändelser Vårdrapprtering ch EPI-rapprtering, inklusive rapprtering av munhälsbedömningar för ettåringar, manuellt respektive via filinläsning Visa ej inskickade vårdrapprter Sök ch visa patientdata Sök ch visa fakturr Sök akutfakturaadress Det regelverk sm ligger till grund för funktinaliteten återfinns på s webbsidr: vardgivare.skane.se/tandvard 1.2 Förutsättningar Användaren är registrerad sm användare i applikatinen för berörd tandvårdsenhet Användaren har ett smart krt med ett installerat SITHS-certifikat, placerat i krtläsare sm är ansluten till datrn. Datrn har krrekt versin av NetID installerat. Berörd tandvårdsenhet är registrerad Berörd tandvårdsenhet har ett ackrediteringsavtal för allmän barn- ch ungdmstandvård i Regin Skåne Sida 3/33

4 4 (33) 2 Inlggning, prtalen Inlggning i Tandvårdsfönster sker på webbadressen: När användaren klickar på inlggningslänken visas följande webbsida: Användaren klickar på Klicka här för att lgga in. Systemet startar inlggningsdialgen där användaren får ange sitt certifikat, samt sin PIN-kd för inlggning. Sida 4/33

5 5 (33) Om användaren har behörighet att arbeta med mer än en tandvårdsenhet, visas en vallista, där användaren uppmanas att välja den tandvårdsenhet (klinik) sm denne ska arbeta med, se bild nedan. Efter eventuellt val av tandvårdsenhet returnerar systemet en prtalwebbsida, se bild nedan. Om användaren har behörighet till funktinerna för Allmän barn- ch ungdmstandvård, så visas en huvudflik i den blå listen överst på sidan (se övre röd markering i bilden nedan). Om användaren har behörighet till andra funktiner i Tandvårdsfönster visas även dessa huvudflikar. Sida 5/33

6 6 (33) För att välja funktin, klickar användaren på Allm BU i den övre blå listen ch klickar därefter på den funktin sm användaren vill arbeta med i rullgardinsmenyn sm visas. Man kan ckså klicka på en av snabblänkarna sm visas i sektinen Allmän barn- ch ungdmstandvård (nedre röd markering i bilden van). I den frtsatta beskrivningen i detta dkument beskrivs respektive funktin för Allmän barn ch ungdmstandvård i systemet Tandvårdsfönster. Sida 6/33

7 7 (33) 3 Lista nytt barn Gör så här Användaren klickar på funktinen Lista nytt barn i rullgardinsmenyn Allm BU Sida 7/33

8 8 (33) Systemet visar följande bild: Användaren anger patient genm att skriva in persnnumret ch klickar därefter på knappen Hämta Systemet hämtar upp ch visar barnets namn, gatuadress ch pstadress Systemet kntrllerar att barnet är flkbkfört i Skåne ch att patientens ålder är inm den kstnadsfria barn- ch ungdmstandvården. Om så inte är fallet visas ett meddelande. När barnets uppgifter hämtats upp visar systemet följande bild: Sida 8/33

9 9 (33) För att lista barnet på sin vårdenhet klickar användaren i rutan Härmed försäkrar jag. ch klicka sedan på knappen Signera ch skicka in. Observera att undertecknad valblankett ska finnas innan listning kan ske. Systemet visar en signeringsdialg, där användaren ska ange sin signeringskd för det SITHS-certifikat sm denne har på sitt smarta krt. Efter signeringen visar systemet ett bekräftelsemeddelande. Om barnet tidigare var listat på en tandvårdsenhet så visas infrmatin m densamma, annars visas en bara att barnet har blivit listat. Sida 9/33

10 10 (33) Exempel på meddelande m barnet tidigare varit listad på en tandvårdsenhet. Samma uppgifter finns även på patientbilden, se mer nedan. När listningen är klar enligt van kan barnet sökas fram med funktinen Visa aktuellt listade barn (se nästa avsnitt). Vid listning enligt van sker samtidigt avlistning hs tidigare aktuell tandvårdsenhet (vilket även visas i tjänsten Lissy). Prblem vid listning I vissa fall går det inte att lista ett barn på aktuell tandvårdsenhet. Det gäller t ex barn: med skyddad identitet sm är utflyttade från Skåne ej bsatt i Skåne Det kan även uppstå prblem i bakmliggande system (vid t ex tekniska bekymmer). Detta visas med meddelanden på skärmen. Sida 10/33

11 11 (33) 4 Visa aktuellt listade barn Gör så här Med denna funktin kan man se alla listade barn på sin tandvårdsenhet. Det går även att söka fram ett enskilt barn ch exprtera sökresultat till Excel för hantering av patientinfrmatin utanför Tandvårdsfönster. Användaren väljer funktinen Visa aktuellt listade barn i rullgardinsmenyn under Allm BU i den övre blå listen, eller klickar på snabblänken sm visas på prtalsidan. Systemet visar följande bild: Alla listade barn på tandvårdsenheten visas autmatiskt Sida 11/33

12 12 (33) Listningsdatum: den dag då barnet listades på tandvårdsenheten Liststatus: listningsstatus, m patienten är aktivt eller passivt listad på tandvårdsenheten Sista revisinsdatum: sista dagen i aktuell revisinsperid. Om barnet inte har en aktuell revisinsperid visas inget revisinsdatum vilket gäller: - 19-åring där vård/epi-rapprterats - barn mellan 13 månaders ålder ch 31/12 det år barnet är 2 år. Barnet ska ha fått en munhälsbedömning rapprterad mellan månaders ålder. Dagar kvar revisinsperid: Visar hur många dagar sm återstår till Sista revisinsdatum, dvs till sista dagen för vård-/epi-rapprtering. Då ingen aktuell revisinsperid finns visas inget. Användaren kan söka upp ett enskilt barn via persnnummer, för- respektive efternamn, stad (pstrt) eller pstnummer. Man kan även söka på revisinsdatum. Alla barn sm är listade har ett revisinsdatum sm skapas av systemet. Revisinsdatumet är specifikt för patienten ch anger det datumintervallet en undersökning (101/111) ska utföras av tandvårdsenheten. Rapprtering av undersökning behöver ske inm 30 dagar från behandlingsdatum. Se vidare i Vårdprgram för barn- ch ungdmstandvård vilka åtagande sm krävs: vardgivare.skane.se/tandvard. Antal barn kvar att undersöka för en specifik månad Överst till höger i bilden visas antal barn sm frtfarande inte har blivit rapprterade för innevarande månad ch 2 månader framåt. Statistiken visar alla barn sm har en revisinsperid sm avslutas i den aktuella månaden. Exempel för en sökning gjrd i december. Genm att ange ett datumintervall kan man se vilka barn sm har en revisinsperid sm avslutas i van aktuell månad. Exemplet nedan ger 1406 patienter i resultatlistan. Sida 12/33

13 13 (33) Samma uppgifter kan sökas fram i rutinen Ej inskickad vårdrapprt. För att se infrmatin registrerad m ett barn, klickar användaren på persnnumret i listan Systemet visar följande bild: Sida 13/33

14 14 (33) Förklaringar till infrmatinen sm visas: Tips Nuvarande listning: Den tandvårdsenhet där barnet är listat för närvarande. Föregående listning: Den tandvårdsenhet där barnet var listat före nuvarande listning (max en tandvårdsenhet visas). Senaste EPI: Den senaste EPI-rapprt sm finns registrerad. EPI-data ska registreras det år barnet fyller, 3, 6, 12 ch 19 år. Här visas ckså vilken undersökningsåtgärd sm är rapprterad, 101 eller 111. Revisinsperider: Här visas barnets nuvarande ch tidigare revisinsperider med eventuella inrapprterade undersökningar med tillhörande undersökningskd, när den utfördes ch inrapprterades. Remisser till specialiserad BU: Här visas aktiva remisser inm Specialiserad barn - ch ungdmstandvård. Överst i bild finns fältet Patientid vilket visar ett nummer sm är unikt för varje patient. Detta ska användas istället för persnnr vid skriftlig kmmunikatin (epst ch brev) med Enheten för tandvårdsstyrning. Sida 14/33

15 15 (33) 5 Visa listningshändelser Gör så här Denna funktin används för att se vad sm hänt listningsmässigt under en perid mellan två utbetalningstillfällen. Det betyder att det är listningshändelser mellan den 15:e en månad ch den 15:e nästa månad sm visas. Betalningskörning (systemet skapar upp fakturr) baserat på listade barn görs den 15:e varje månad. För att se listningshändelser under en perid väljer användaren funktinen Visa listningshändelser i rullgardinsmenyn under fliken Allm BU i den blå listen överst på sidan, eller välj funktinen i den lista av snabblänkar sm visas på prtalsidan Systemet visar följande bild. Användaren kan välja vilken önskad perid genm att välja kmbinatinen år ch månad. I exemplet van visas uppgifter sm gäller mellan 16/5 ch 15/ Sida 15/33

16 16 (33) Sektinerna Nya listningar, Omlistade patienter ch Avlistade patienter kan expanderas genm att klicka på pilknappen till vänster m rubriken. För att se t ex Nya listningar, klickar användaren på Exceliknen framför texten Exprtera till Excel varvid en Excelfil genereras ch visas på skärmen (välj Öppna på eventuella frågr). Ttalt antal listade barn för vald månad Här visas antal barn sm var listade den 15:e för vald månad. Listningsersättningen baseras på denna siffra. Nya listningar Excellistan visar nya barn sm listats på tandvårdsenheten under periden (i exemplet van från 16/5 till den 15/6 2014). Omlistade patienter Excellistan visar de barn sm har blivit mlistad, antingen till aktuell tandvårdsenhet eller till en annan. Avlistade patienter Excellistan visar de barn sm flyttat ut, avlidit eller ej tillhör barn- ch ungdmstandvården längre under periden. Tips Om det uppstår prblem att öppna filen direkt i Excel kan man välja att första Spara sm (t ex spara filen på skrivbrdet) ch därefter starta Excel ch därifrån välja Öppna ch leta upp den på skrivbrdet. Sida 16/33

17 17 (33) 6 Registrera vårdrapprt eller munhälsbedömning manuellt Gör så här Under revisinsperiden för ett barn ska tandvårdsenheten registrera en vårdrapprt efter utförd undersökning. Vad sm ska registreras styrs av barnets ålder under revisinsperiden. För barn sm under ett kalenderår fyller 3, 6, 12 eller 19 år ska EPI-data rapprteras. I övriga fall för barn över 3 år ska endast åtgärd 101 eller 111 rapprteras (se regelverket). För barn sm är månader ska en munhälsbedömning utföras ch rapprteras. För att vårdrapprtera/epi-rapprtera, väljer användaren funktinen Registrera vårdrapprt i rullgardinsmenyn under Allm BU, eller klickar på snabblänken i startbilden (prtalbilden) Systemet visar följande sida: Användaren anger barnets persnnummer ch klickar på knappen Hämta Tandvårdsfönster visar barnets namn ch adress Användaren anger därefter behandlingsdatum Sida 17/33

18 18 (33) Berende på barnets ålder visar Tandvårdsfönster därefter vad sm ska rapprteras. I exemplet nedan är barnet 19 år, varför EPI-parametrar sm ska rapprteras för en 19-åring visas: För gällande regler för revisinsperider ch när en åtgärd 101 måste utföras, se Vårdprgram för barn- ch ungdmstandvård (vardgivare.skane.se/tandvard). Systemet visar rätt åtgärdskd utifrån inmatat undersökningsdatum. Användaren markerar en av undersökningsåtgärderna 101, 111 eller Munhälsbedömning (ettåringar). Systemet kmmer vid sparandet att validera enligt följande regler: Om revisinsperiden sträcker sig över en perid sm inte mfattar ett EPI-år, räcker det med en 101:a eller 111:a en gång under revisinsperiden. För åldrarna 3, 6, 12 ch 19 ska EPI-data rapprteras Användaren klickar därefter på knappen Spara utkast Sida 18/33

19 19 (33) Tandvårdsfönster sparar infrmatinen ch lägger till en rad under Utkast (i listan nederst i bild). Upp till 20 stycken vårdrapprter kan läggas in sm utkast innan man måste signera ch skicka in. Ett utkast (en rad) kan tas brt genm att klicka Ta brt i högerklumnen Därefter klickar användaren på knappen Signera ch skicka in, ch anger sin PIN-kd för signering/underskrift i dialgen sm visas (ch klickar på OK) Tandvårdsfönster sparar uppgifterna till databasen Om användaren väljer att lgga ut innan signering skett ligger utkasten kvar nästa gång användaren lggar in Vårdrapprtinfrmatinen visas, efter inskickning, på patientsidan sm nås via funktinen Visa aktuellt listade barn. Munhälsbedömning för ettåringar rapprteras på samma sätt sm van. Ntera att revisinsperiden för ettåringar är från ch med månad 11 till ch med månad 16 i barnets ålder. OBS! Glöm inte att skicka in registrerade vårdrapprter dvs klicka på knappen Signera ch skicka in. Det är först då den blir giltig ch en ny revisnsperid skapas för barnen. Sida 19/33

20 20 (33) 6.1 Försening av vårdrapprtering Rapprtering av vanstående ska ske senast 30 dagar efter utförd undersökning ch inm barnets aktuella revisinsperid. Om detta inte sker kmmer rsakskder att behöva anges. Se exempel nedan. Orsak till försening av 101/111 Om undersökning (101:a eller 111:a) ej utförts inm barnets revisinsperid ska en rsak till försening anges. Det kan t ex vara m barnet uteblivet, blivit sjukt, sent listad etc. Se mer Orsak till försening av undersökning för valbara rsakskder. Orsak till försening av registrering Om registreringen av själva undersökningen har gjrts mer än 30 dagar efter undersökningsdatumet ska en rsak till försening anges, även m själva undersökningen gjrdes inm barnets revisinsperid. Se mer Orsak till försening av registreringen för valbara rsakskder. Sida 20/33

21 21 (33) 7 Registrera EPI-rapprter ch munhälsbedömningar via filinläsning Gör så här Sm ett alternativ till manuell registrering kan vårdrapprtering utföras med hjälp av filinläsning. En förutsättning är att jurnalsystemet har en exprtfunktin sm prducerar en xml-fil enligt fastställd specifikatin. Kstnaden för att möjliggöra filinläsning belastas vårdgivaren. För filinläsning gäller samma krav sm för manuell registrering dvs inläsning måste ske senast 30 dagar efter utförd undersökning. Kntakta för mer infrmatin. Användaren väljer funktinen Registrera vårdrapprter via fil i rullgardinsmenyn under fliken Allm BU i den blå listen överst på sidan, eller klickar på snabblänken på startsidan/prtalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 21/33

22 22 (33) Användare klickar på knappen Brwse ch väljer den fil sm ska laddas upp. Därefter klickar användaren på knappen Signera ch skicka in. Systemet kntrllerar filen så att den innehåller krrekt data. Om det finns vårdrapprter sm inte accepteras, skapas en felfil sm visas på sida. I denna fil finns meddelanden m vilka vårdrapprter sm inte accepterades samt vad sm är fel (t ex Barnet var inte listat på tandvårdsenheten vid angivet behandlingsdatum etc). Denna fil är underlag för kntrll ch rättelse hs vårdgivaren. Systemet returnerar ckså en fil med alla vårdrapprter sm accepterades av kntrllfunktinen. Denna fil kan sparas ned, laddas upp igen, signeras ch skickas in genm att klicka på knappen Signera, sm visas efter valideringskntrllen. Sida 22/33

23 23 (33) 8 Ej inskickad vårdrapprt Gör så här Denna funktin kan användas för att se vilka vårdrapprter sm ännu inte skickats in för lika barn ch revisinsperider. Genm att ange lika kmbinatiner av år ch månad, kan man få ett underlag för sin planering av behandling av barnen vad avser Regin Skånes krav på inrapprtering. Användaren väljer funktinen Ej Inskickad vårdrapprt i rullgardinsmenyn sm nås genm att klicka på Allm BU i den blå listen överst på sidan, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/prtalsidan Systemet visar följande bild: Användaren kan söka på en enskild patient med persnnummer, förnamn, efternamn samt filtrera på År ch Månad Användaren kan klicka på persnnumret för en patient, ch då visas patientsidan Användaren kan genm att klicka på Rapprtera vård hppa direkt till bilden Registrera vårdrapprt. Det är en genväg ch inte en uppmaning till att rapprtera vård. Användaren kan t ex söka på en viss patient i kmbinatin med Alla år, då visar systemet alla eventuella revisinsperider för patienten där vårdrapprt saknas Sida 23/33

24 24 (33) 9 Sök ch visa fakturr Faktureringen sköts autmatiskt i systemet, utan att tandvårdsenheten behöver vidta speciella åtgärder. Fakturr skapas i mitten av varje månad, baserat på de barn sm fanns listade på tandvårdsenheten den 15:e. Gör så här Systemet skapar den 16:e först en fil med alla listade barn på vårdenheten, ch skickar denna lösenrdsskyddade fil till Statistiska Centralbyrån, sm i sin tur returnerar en vägd CNI-faktr sm används för att justera månadsbelppet för tandvårdsenheten, dvs för alla barn/listningar Faktrn används för justering av 20% av det ttala vårdsersättningsbelppet för de listade barnen Den 25:e varje månad genererar systemet autmatiskt fakturr för alla tandvårdsenheter där CNI-justerat belpp särredvisas För att söka fram en faktura väljer användaren funktinen Sök fakturr i rullgardinsmenyn under fliken Allm BU, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/prtalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 24/33

25 25 (33) Användaren kan söka på Eget fakturanummer (detta skapas autmatiskt av systemet med frmatet BUTVÅÅÅÅMM), ett datumspann för fakturadatum, fakturanummer (även Räkningsnummer kan anges i sökfältet) samt patientens persnnummer. Om man klickar i rutan Visa endast gdkända fakturr så visas alla fakturr sm attesterats av Enheten för tandvårdsstyrning ch därmed är klara för utbetalning. Inm allmän barn ch ungdm mtsvarar alltid ett räkningsnummer ett fakturanummer m tandvårdsenheten är en fristående klinik. För paraplyrganisatiner med flera tandvårdsenheter kpplade till sig i systemet blir F-numret en samlingsfaktura dit ett antal räkningar hör. För att se en faktura, klickar användaren på Räkningsnr Systemet visar följande bild: Följande typer av fakturarader kan visas berende på vilka barn sm är listade på användarens tandvårdsenhet: Vårdersättning barn 0-2 år. Denna ersättning CNI-justeras inte Vårdersättning barn 3 till 19 år. Fast del CNI-justering av vårdersättning för barn 3-19 år. Den del av belppet sm CNI-justerats (20% av ttal vårdersättning). Inm parantes visas en faktr sm används för uträkning av belppet. Denna siffra kan skilja sig från en månad till en annan. Sida 25/33

26 26 (33) Klumnen Ersättningsperid anges med frmatet ÅÅÅÅ-MM, där t ex avser ersättning för listade barn per Klumnen Antal anger antal barn sm mfattas av ersättningen. Användaren kan se fakturan i pdf-frmat, ch spara ned eller skriva ut den Användaren klickar på Visa faktura sm pdf.(kräver att Acrbat Reader är installerad på datrn) Sida 26/33

27 27 (33) Systemet öppnar ett fönster ch visar fakturan i pdf-frmat. Exempel på hur fakturan kan se ut: Sida 27/33

28 28 (33) 10 Sök akutfakturaadress Gör så här Ibland utförs vård akut på barn sm inte är listat på aktuell tandvårdsenhet. I dessa fall ska en eventuell faktura skickas till den tandvårdsenhet där barnet är listat. För att söka fram adressen till denna tandvårdsenhet, finns en funktin kallad Sök akutfakturaadress. Användaren väljer funktin Sök akutfakturaadress i rullgardinsmenyn under flik Allm BU alternativt klickar på snabblänken på startsidan/prtalsidan Systemet visar följande bild: Användaren anger behandlingsdatum ch patientens persnnummer, ch klickar därefter på knappen Hämta Systemet visar en infrmatinsruta där det står att sökningen lggas. Detta sker av patientsäkerhetsskäl Användaren klickar på knappen OK för att frtsätta Systemet visar då patientens namn, adress, samt namn ch adress till den tandvårdsenhet där patienten är listad, ch sm därmed ska faktureras. Exempel: Sida 28/33

29 29 (33) Sida 29/33

30 30 (33) 11 Värdeförråd 11.1 Vårdersättningar För barn 0-2 år: se gällande förfrågningsunderlag. För barn 3-19 år: se gällande förfrågningsunderlag Revisinsperider Revisinsår: 2013, 2014 sv allteftersm revisinsperider skapas Revisinsmånad Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktber Nvember December 11.3 Vårdåtgärder Används vid vårdrapprtering under barnets revisinsperider: 101 Basundersökning ch diagnstik, tandläkare 111 Fullständig undersökning ch diagnstik, tandhygienist MHB-B Munhälsbedömning barn månader 11.4 EPI-parametrar dmft dt Antal manifest karierade, extraherade (till följd av karies) ch/eller fyllda temprära tänder Skl inrapprteras för 3- ch 6-åringar Antal temprära tänder med nytillkmna manifesta primär- ch/eller sekundärkariesskadr Sida 30/33

31 31 (33) DFT DFSa DT Ska inrapprteras för 3- ch 6-åringar Antal manifest karierade ch/eller fyllda permanenta tänder Ska inrapprteras för 12- ch 19-åringar Antal manifest karierade ch/eller fyllda apprximalytr på permanenta tänder Ska inrapprteras för 12- ch 19-åringar Antal permanenta tänder med nytillkmna manifesta primär- ch/eller sekundärkariesskadr Ska inrapprteras för 9-, 12- ch 19-åringar Sida 31/33

32 32 (33) 12 Valideringar ch kntrller 12.1 Validering vid listning Validering att barnet inte redan är listat på aktuell tandvårdsenhet. Validering att barnet är flkbkfört i Skåne. Validering att barnet inte är avlidet. Validering att barnet mfattas av kstnadsfri barn- ch ungdmstandvård Validering vid vårdrapprtering EPI-parametrar dmft Maxvärde 20 Ska inrapprteras för 3- ch 6-åringar dt Maxvärde 20 Ska inrapprteras för 3- ch 6-åringar DFT Maxvärde 32 Ska inrapprteras för 12- ch 19-åringar DFSa Maxvärde 64 Ska inrapprteras för 12- ch 19-åringar DT Maxvärde 32 Ska inrapprteras för 12- ch 19-åringar Validering av behandlingsdatum Validering att barnet var listat på tandvårdsenheten vid aktuellt undersökningsdatum. Validering att rapprtering sker senast 30 dagar efter aktuellt undersökningsdatum annars måste rsak anges till försening. Validering att undersökning gjrts inm en revisinsperid, annars måste en rsak till försening av undersökning anges Orsak till försening av registreringen Sida 32/33

33 33 (33) 1. Sjukdm (hs vårdgivare) 2. IT-relaterat prblem hs Regin Skåne 3. IT-relaterat prblem hs vårdgivare 4. Administrativa rutiner Orsak till försening av undersökning 1. Patient vistas utanför Skåne 2. Sjukdm (hs patient) 3. Sen listning 4. Patient utebliven 5. Sent återbud 6. Sjukdm (hs vårdgivare) 7. Behandlare frånvarande 8. Administrativa rutiner 9. Tidigare us. ej rapprterad Sida 33/33