Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden

PROJEKTPLAN 2014-02-11 1(10) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Projektnamn Mina meddelanden Projektnr Syfte Syftet med förstudien är att genom analys av två utvalda typfallsprocesser stödja kommuner/organisationer i att påbörja arbetet med att ansluta sig till Mina meddelanden och göra det möjligt för medborgare att få säkra digitala meddelanden från det offentliga. Uppdragsgivare SKL, CeSam - Anna Gillquist Projektledare Lotta Ruderfors Namn Roll/befattning Kommentar 2014-02-11 0,76 Lotta Ruderfors PL Genomgång m Anna G 2014-02-10 0,75 Lotta Ruderfors PL Input från Anna Gillquist, SKL 2014-02-10 0,74 Lotta Ruderfors PL Input fr SH Ohlsson 2014-02-07 0,73 Lotta Ruderfors PL Input fr Mattias Hermansson & Anders Holmquist 0.71 Lotta Ruderfors PL Upprättande av projektplan Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden Framställd från en av FORMsoft ABs mallar

2(2) Innehållsförteckning 1 Bakgrund, syfte och mål... 3 1.1 Bakgrundsbeskrivning... 3 1.2 Beskrivning av tjänsten Mina meddelanden... 3 1.3 Fördelar med Mina meddelanden... 3 1.4 Förstudiens uppdrag... 4 1.5 Pilotkommuner... 4 1.6 Deltagande i förstudie... 4 1.7 Syfte... 5 1.8 Mål... 5 1.9 Förväntad nytta/resultat... 5 2 Organisation och bemanning... 5 2.1 Roller, ansvar och befogenheter... 5 2.2 Nyckelperson inom kommun/organisation... 6 3 Metod och genomförande... 6 3.1 Metod... 7 3.2 Förankring och kvalitetssäkring... 7 3.3 Avgränsningar... 7 3.4 Förutsättningar och krav... 7 4 Leveransobjekt... 7 5 Tidsplan och aktiviteter... 8 5.1 Milstolpeplan... 8 5.2 Tids- och Aktivitetsplan... 8 6 Budget - finansieringsplan... 8 7 Kommunikation och kvalitetssäkring... 9 7.1 Rapporter och dokumentation... 9 8 Riskanalys och riskhanteringsplan... 9 9 Förslag till innehållsstruktur för leveranser... 10

3(3) 1 Bakgrund, syfte och mål 1.1 Bakgrundsbeskrivning I syfte att göra det möjligt för människor att få säkra digitala meddelanden från det offentliga, istället för t.ex. fönsterkuvert har tjänsten Mina meddelanden tagits fram genom ett brett samarbete inom E-delegationen. Tjänsten Mina meddelanden 1 drivs av Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket och erbjuder möjlighet att skicka säkra digitala meddelanden från offentliga aktörer till privatpersoner och företag. Det finns i nuläget tre myndigheter knutna till Mina meddelanden: Bolagsverket, Skatteverket och Transportstyrelsen. I oktober 2013 beslutade Regeringen att öppna Mina meddelanden för användning av kommuner för att bygga en enklare, öppnare och effektivare offentlig förvaltning, med hjälp av en modern digital lösning. 1.2 Beskrivning av tjänsten Mina meddelanden Tjänsten Mina meddelanden innebär att post från offentlig sektor skickas digitalt till de privatpersoner och företag som har anmält sig på mina meddelanden.se och skaffat sig en digital brevlåda... Tjänsten erbjuder en nationell digital infrastruktur för kommunikation från det offentliga till privatpersoner och företag med säkerheten i fokus. Infrastrukturen möjliggör för privatpersoner och företag att ta emot all offentlig post digitalt på ett ställe, där man själv väljer var och hur det tas emot. Skatteverket ansvarar för det gemensamma systemet och säkerheten garanteras genom att identifiering måste ske med hjälp av e-legitimation innan e-posten kan nås. En notifiering skickas till det mobiltelefonnummer och/eller den e-postadress som användaren har uppgivit. Anslutning till Mina meddelanden för en organisation kräver tillgång till en kanalväxel som styr om meddelandet ska distribueras på papper eller digitalt samt tillgång till förmedlingstjänster för förmedling av meddelanden till digitala brevlådor. Inom båda dessa områden kan betydande samverkansvinster finnas för kommuner/organisationer. Den tekniska infrastrukturen är uppbyggd av ett antal tjänster med specificerade tekniska gränssnitt. Skatteverket reglerar, enligt förordning, villkoren för hur dessa tjänster får användas och utövar även tillsyn för att säkerställa att regelverket följs. Alla aktörer som använder infrastrukturen förs in i ett förmedlingsadressregister (FAR) som Skatteverket idag ansvarar för. I registret registreras anslutna personer och organisationer och behörighetskontroll utförs. 1.3 Fördelar med Mina meddelanden Tjänsten ger följande fördelar: Det är tryggt Säkerheten är högre än för vanlig e-post och papperspost. All känslig information skyddas så att bara den som är behörig kan nå och läsa innehållet.

4(4) Det är enkelt Användaren behöver bara ange och ändra sina kontaktuppgifter på ett ställe och blir då nåbar för alla de myndigheter som är anslutna. Det är tillgängligt och snabbt Har man mobil e-legitimation kan man nå sin post i Min myndighetspost var man än är och när man än vill på dygnet, så snart posten kommit in. Det är billigt och bekvämt Användaren slipper lägga tid på att hantera papper och få brevlådan full när han/hon är borta. Tjänsten är gratis och kan när som helst sägas upp om man vill ha myndighetsposten pappersvägen istället Det är miljövänligt för oss alla Den elektroniska vägen minskar pappersförbrukning och distribution och sänker kostnaderna så att vi alla kan få mer pengar över till samhällets gemensamma service. 1.4 Förstudiens uppdrag I SKL CeSams handlingsplan Digitala vägen till morgondagens välfärd 2 finns följande förväntade läge för säker digital kommunikation 2015: Samtliga kommuner, landsting och regioner erbjuder privatpersoner och företag möjlighet att motta integritetskänsliga meddelanden via en säker digital brevlåda i slutet av 2015 För att nå det förväntade läget krävs en förändring av hur kommuner/organisationer kommunicerar med privatpersoner och företag. De traditionella pappersbreven ska successivt övergå till att skickas digitalt vilket kräver förändringar både i befintliga IT-system och i verksamhetens processer. Hur detta kan ske på bästa sätt behöver utredas och resultatet av denna förstudie ska fungera som beslutsstöd inför övergång till Mina meddelanden. 1.5 Pilotkommuner Kommuner som kommit igång med att ansluta sig till Mina meddelanden är Västerås, Karlshamn och Trollhättan som kommer att skicka sina första meddelanden via tjänsten under våren 2014. Kommunerna kommer att intervjuas för att ge råd kring verksamhetsmässiga, tekniska och juridiska frågor kring förberedelse av anslutning. 1.6 Deltagande i förstudie Deltagande i förstudien ger fler kommuner/organisationer möjlighet att påbörja arbetet med anslutning till Mina meddelanden utifrån två avgränsade processer. Valda områden är: Socialtjänsten ges möjlighet att utreda om Mina meddelanden kan användas som en säker digital kanal. Höga krav på sekretess innebär att kommunikation via traditionella digitalakanaler inte kan användas. För att nå den säkra brevlådan sker identifiering via en e-legitimation som garanterar både mottagare och avsändare att posten är säker och inte kan läsas av obehörig.

5(5) Skolan Ansökan om Förskola, där hela ansökningsprocessen är digital förutom att den avslutas med att bekräftelse på ansökan och tilldelning av plats skickas via post. Processen valdes även för att målgruppen som använder Ansökan om Förskola ligger inom de åldersgrupper som använder internet mest enligt Svenskarna och internet 2013 3, en årlig studie av svenska folkets internetvanor. Vi ser gärna att både liten, mellan och stor kommun alternativt organisation deltar i förstudien för att skapa bra underlag som kan användas av alla. 1.7 Syfte Syftet med förstudien är att genom analys av två utvalda typfallsprocesser stödja kommuner/organisationer i att påbörja arbetet med att ansluta sig till Mina meddelanden och göra det möjligt för medborgare att få säkra digitala meddelanden från det offentliga. 1.8 Mål Förstudiens mål är att utifrån de utvalda typfallsprocesserna ta fram beslutsunderlag för att fatta beslut om att starta projekt för anslutning till Mina meddelanden. En vägledning tas fram för att utgöra stöd under planeringsfasen vid ett införandeprojekt. Förstudien ska även ta fram en rekommendation kring utveckling eller upphandling av kanalväxel och förmedlingstjänst utifrån vad som behöver lösas enskilt och vad som kan göras i samverkan på nationell eller regional nivå. 1.9 Förväntad nytta/resultat Förväntade resultat från förstudien för kommun/organisation är: Beslutsunderlag till ledning/verksamhetschef Förenklad nyttomodell att använda för att beräkna kostnadsbild över kostnad och nyttor för respektive typfallsprocess Vägledning för att underlätta att starta ett anslutningsprojekt inom Mina meddelanden Rekommendation kring utveckling eller upphandling angående kanalväxel och förmedlingstjänst och förslag på vad som behöver lösas enskilt och vad som kan ske i samverkan 2 Organisation och bemanning 2.1 Roller, ansvar och befogenheter Beställare Anna Gillquist, Programansvarig gemensamma funktioner & tjänster, SKL - Center för e-samhället Uppdragsansvarig Claes-Olof Olsson, Verkställande tjänsteman, Föreningen Sambruk

6(6) Projektledning Utgörs av: Lotta Ruderfors projektledare Metodansvariga (externa konsulter) Nyckelpersoner i deltagande kommuner/organisationer - Projektledaren är föredragande i styrgrupp Metodansvariga Externa resurser benämnda som Metodansvariga kommer att samla in information och sammanställa beslutsunderlag, vägledning och rekommendation tillsammans med projektledaren. Styrgrupp Deltagande kommuner/organisationer, Skatteverket, CeSam, Sambruk - ansvarar för projektets övergripande innehåll och budget Projektledaren sammankallar styrgruppen. Referensgrupp Karlshamn, Västerås, Trollhättan, Skatteverket - ge konkreta tips på förberedelse av anslutning, både verksamhetsmässigt, tekniskt och juridiskt 2.2 Nyckelperson inom kommun/organisation Kommunens/organisationens nyckelperson utgörs av en samordnande resurs som har bra kontakt eller jobbar i de verksamheter som berörs och samverkar med projektets metodansvarig/projektledare. Eftersom det bl.a. handlar om att samla in nuläge kring brevvolymer, information gällande verksamhetssystem och andra förutsättningar blir det diverse kontakter in i kommunen. Som projektverktyg används Projectplace där nyckelpersonen rapporterar in uppgifter. Förutsättningar för insamlande ges av metodansvarig/projektledare. Tidsuppskattning (fördelat under förstudiens 4 månader) Uppstartsmöte per telefon, genomgång av förstudiens upplägg Intervju och respons per telefon Inrapportering av uppgifter via Projectplace Avslutande seminarium, Sthlm + webbvisning ca 2 h ca 24h ca 8 h ca 6 h 3 Metod och genomförande Respektive typfallsprocess har valts av följande skäl: a) Säker digital kommunikation inom Socialtjänsten innebär höga krav pga. juridiska aspekter och möjligheten att använda Mina meddelanden som en säker digital kanal har efterfrågats inom Socialtjänsten.

7(7) b) 2011 genomförde SKL en enkätundersökning som sammanställts i rapporten E-förvaltning och e-tjänster i Sveriges kommuner 2011 4. En tjänst som flertalet kommuner hade infört 2011 för skolan var Ansöka om Förskola. Ansökan sker helt digitalt, men bekräftelsen sker per vanlig post. Användare av tjänsten ingår även i den målgrupp som frekvent använder internet/digital kommunikation. 3.1 Metod Förstudien genomförs under 4 månader för att presentera beslutsunderlag och vägledning som ger kommuner/organisationer möjlighet att planera införandeprojekt. Metodansvarig/projektledare för förstudien kommunicerar behovet av vilka fakta som kommer att behöva samlas in som underlag för förstudiens analyser vid uppstart och har därefter kontakt med nyckelpersoner inom deltagande kommuner/organisationer. Varje deltagande kommuns/organisations nyckelperson upprättar tillsammans med metodansvarig/projektledare en tidsplan innehållande avstämningspunkter. 3.2 Förankring och kvalitetssäkring En tydlig kommunikation kring tidsplan för förstudiens leveranser specificeras gemensamt av metodansvarig/projektledare och kommunens/organisationens nyckelperson. 3.3 Avgränsningar Dokumentation kommer att levereras utifrån de två utvalda processerna. Dokumentation från teknisk analys kommer att ge rekommendationen för vad som kan hanteras enskilt respektive i samverkan, inga upphandlingskrav e dyl kommer att specificeras. 3.4 Förutsättningar och krav För att genomföra förstudien i beskriven nivå är förutsättningen att deltagande kommuner/organisationer tillsammans finansierar hälften av kostnaden och att varje deltagande kommun/organisation avsätter resurs att delta i arbetet. 4 Leveransobjekt Beslutsunderlag Vägledning Förenklad Nyttomodell Rekommendation Förslag till ytterligare aktiviteter för att stödja införande och anslutning Dokumentation kommer att levereras efter projektslut till Beställare för utskick till kommuner/organisationer.

8(8) 5 Tidsplan och aktiviteter 5.1 Milstolpeplan MP 1 Projektplan, kontraktera metodansvariga, deltagande kommuner MP 2 Framtagning av underlag för inhämtning av fakta, uppstartsmöte MP 3 Intervjuer kommuner/organisationer, sammanställning MP 4 Förenklad nyttomodell, intervjuer med referenskommuner MP 5 Teknisk analys MP 6 Rekommendation, Vägledning, Beslutsunderlag, Ytterligare aktiviteter 5.2 Tids- och Aktivitetsplan För varje deltagande kommun/organisation upprättas en tidsplan med avstämningspunkter. Kommunen/organisationen har möjlighet att aktivt påverka dessa avstämningspunkter i samverkan med metodansvarig/projektledare. Projekttid V 1 V 2 3 V 3-13 V 13 16 Sammanställning av faktaunderlag till nyckelpersoner och framtagning av tidsplan för genomförande, upplägg av deltagare + struktur på Projectplace, uppstartsmöte Intervjua deltagande nyckelperson, genomgång & överlämnande av tidsplan, skapa grund för beslutsunderlag och vägledning Kommunens/organisationens nyckelperson inrapporterar uppgifter enligt angiven tidsplan, teknisk analys tillsammans med SKV, utveckla mall/checklista för att beräkna nyttor och kostnader, uppdatering av beslutsunderlag och vägledning, intervjua referenskommuner Sammanställning av rapporter/underlag, förenklad nyttomodell, rekommendation, överlämning till SKL/CeSam för godkännande 6 Budget - finansieringsplan Projektets omfattning gällande externa resurser - Projektledning Utredning, kommunikation och dokumentation Business case-analys Uppskattad total arbetstid 100 tim. 200 tim. 80-100 tim. 400 tim. Baserat på uppskattad total arbetstid för uppdraget bedöms totalkostnaden bli 400.000kr för externa resurser. Deltagare i förstudien finansierar en del av de

9(9) externa konsultkostnaderna och bidrar med egen arbetstid och ev. egna resekostnader.. SKL finansierar hälften och Föreningen Sambruk bidrar med hälften via finansiering från de organisationer som deltar i projektet. Modellen för kostnad per kommun/organisation baseras på antal invånare. Antal deltagande organisationer i projektet avgör om kostnaden blir den lägre eller den högre summan som specificeras i kolumnen under finansiering (se nedan). Projektets genomförande kommer att anpassas efter den totala finansiering som uppnås. Målet är att finansiering från deltagande kommuner/organisationer ska uppnå 200.000kr. Finansiering mindre än 15000 invånare 15 000 15001 till 50000 invånare 20 000-30 000 50001 till 100000 invånare 30 000-40 000 mer än 100001 invånare 40 000-50 000 7 Kommunikation och kvalitetssäkring 7.1 Rapporter och dokumentation Styrgruppsmöte ett vid start och ett vid avslut Referensgrupp sammankallas vid behov Föredragande; Projektledare Projectplace används som projektverktyg. Dokumentation placeras i Projectplace. Nyckelpersoners inrapportering av uppgifter sker i Projectplace. För att informera om projektet används skl.se, sambruk.se och andra lämpliga kanaler för löpande information. För att på längre sikt skapa stöd och erfarenhetsutbyte kring anslutning till Mina meddelanden planeras uppstart av ett nätverk i SKLs regi. 8 Riskanalys och riskhanteringsplan ID Risk (nuläge, möjlig konsekvens och bakomliggande orsaker) Sannolikh et (1 till 5) Konsekvens (1 till 5) Riskvärde (SxK)= 1. Bristande finansiering 3 3 9 2. Nyckelpersoner i projektet försvinner 3 4 12 1. Anpassning av projektets genomförande 2. Deltagande kommun/organisation ersätter med ny resurs

10(10) 9 Förslag till innehållsstruktur för leveranser Nedan visas förslag/exempel på vad som kan förväntas återfinnas i Beslutsunderlag respektive Vägledning. Observera att det kan komma att förändras under tiden projektet realiseras. Innehållsförteckning Beslutsunderlag som ska underlätta beslut för kommunens/organisationens verksamhetschef Förteckningen förväntas utgå ifrån E-delegationens Mall för Beslutsunderlag, ex på rubriker; - Motiv till satsning - Förenklad nyttomodell - Rekommendation kring kanalväxel och förmedlingstjänst - Förslag till beslut Innehållsförteckning Vägledning, som ska vara till hjälp i planeringsfas av ett införandeprojekt. Ex på rubriker; - Inför beslut om projekt - Inför projektstart - Under projektets gång - Inför projektavslut Källhänvisning 1 http://minameddelanden.se/2.ad6bba51413114bd7c1e7.html 2 http://www.skl.se/vi_arbetar_med/e-samhallet 3 http://www.soi2013.se/ 4 http://webbutik.skl.se/sv/artiklar/e-forvaltning-och-e-tjanster-i-sveriges-kommuner-2011.html