Effektiva möten - Hur du skapar produktiva avgångar & ankomster

Effektiva möten - Hur du skapar produktiva avgångar & ankomster

Introduktion Vi möter människor varje dag. Människor som är effektiva, ineffektiva, glada, sorgsna, vilsna, målinriktade, högpresterande, utbrända, idérika, trötta, pigga, lyckliga eller sökande. Gemensamt för alla dessa är att de i sin tur möter andra. Framför allt i möten. Möten som de ofta önskar vore mer givande, mer fokuserade och mer produktiva. Vi jobbar med människors kommunikation, ledarskap och effektivitet därför att vi tror på alla människors inneboende potential att växa, må bättre och prestera mer. Vi ser varje dag exempel på att tillvaron kan skifta för de vi möter, från stress och till och med hopplöshet i vissa fall till produktivitet och resultat. Eller från bra nog till prestation utöver det vanliga. Vi gör detta därför att varje gång en arbetsgrupp eller ett företag får ta del av de principer vi har upptäckt med vår samlade erfarenhet, då händer det något som gör skillnad. Till något ännu bättre. Och det är det vi brinner för. Vi vill dela med oss av några av våra tips kring effektiva möten. Vi vet att möten som fungerar skapar både glädje, energi och mer av önskade resultat. Varsågod, våra tips om incheckning och utcheckning på möten! Ann-Christin Gavén Wilhelm Hast HAST Utveckling AB

checka in - Hur mycket bagage får jag ta med? Bakgrund 3

Hur mycket bagage får jag ta med mig? - om att checka in på möten Att vi är fysiskt närvarande på möten betyder inte att vi är mentalt närvarande, redo att bidra och öppna för nya idéer och andras input. Tyvärr är det kanske mer regel än undantag ibland att vi inte riktigt är med, för att vi sitter och tänker på annat (hämta barnen på dagis, nästa möte, ett viktigt samtal vi ska hinna innan lunch), hanterar e-post samtidigt och planerar vad vi ska säga när det blir vår tur. Tänk dig en flygplats. Tänk om alla resenärer fick bära med sig allt bagage runt på flygplatsen och leta/gissa sig fram till den gate de skulle till. Väl framme vid gaten fick alla hoppas på att de alla hade valt rätt gate, och att alla på flygplanet ville till samma destination. Tänk dig interaktionen inne i flygplanet med allas bagage inknådat i hyllor, under stolar, i mittgången, mellan sig överallt. Medan flygplanet taxas ut mot startbanan börjar alla passagerarna öppna alla sina resväskor och jämföra innehållet några har vinterkläder med sig, andra har bara en bikini och flip-flops. Några börjar diskutera skillnaderna högljutt med varandra, andra sitter tyst och funderar på hur det ska gå när de kommer fram. Och ingen har någon idé om vart flygplanet är på väg egentligen. Chanserna för en lyckad flygresa skulle vara lika med noll? Vi gillar liknelsen med en flygresa. För att våra möten ska vara effektiva eller ha effekt (att man åstadkommer det man önskar att åstadkomma) så har vi upptäckt att det gör skillnad att se till att alla är mentalt incheckade innan vi hoppar in i dagens huvudagenda! För att resan (mötet) ska bli lyckad måste vi lämna all onödig bagage innan vi kliver in på planet (agendan). Gång på gång ser vi, både i egna möten och ute hos våra kunder att det betalar sig att göra en incheckning i början på varje möte även om det kan ta några minuter att göra det. Varför incheckning? Därför att om vi investerar lite tid i att göra en mental incheckning så blir deltagarna mer närvarande till mötets innehåll. Diskussionerna blir mer dynamiska och fokuserade, koncentrationen ökar och chanserna för effektivitet växer. Tiden man investerar i incheckning får man tillbaka på vunnen effektivitet i diskussionerna. Så hur funkar det? När alla är samlade, gör en gemensam övning eller frågerunda med syfte att få deltagarna att sätta ord på det som snurrar i huvudet på dem, och var de befinner sig mentalt. När alla har gjort det/svarat kan man tydliggöra på ett vänligt men bestämd sätt att från och med nu, förväntas alla vara med på mötet med fullt fokus. checka in 4

Konkreta tips/frågor att prova: Quick Check: Låt deltagarna bedöma sig själva på en skala 1-10. Låt dem förklara: Hur trivs du på jobbet? Hur roligt har du? Ärligt talat : Ställ den enkla frågan: Var befinner du dig nu? och förklara att du menar mentalt och inte fysiskt. Be deltagarna förklara varför de svarar som de gör. Frukosten: Ställ frågan: Vad åt du till frukost i dag? Svaren från deltagarna ger dig intressanta svar om vanor, om det varit en vanlig morgon, om det hänt något stressande på morgonen som påverkar dem. Det tryckta ordet: Tryck upp 15 citat på var sitt A4-ark och låt varje deltagare välja ett av dem och sedan motivera sitt val. Speakers Corner: Välj ut fyra påståenden (häng upp dem i var sitt hörn i rummet) och låt varje individ välja det påstående som är viktigast för den själv. Diskutera med övriga som ställt sig på samma ställe varför just denna är var viktigast för dem. Plocka några kommentarer från varje hörn. Stämningshörnan: Ta fyra A4-ark och skriv: Visst, Hmm, Yes! och Bläh! på dem. Häng upp i var sitt hörn i rummet och be deltagarna välja det hörn som representerar den stämning de befinner sig i denna vecka på jobbet. Diskutera. Statusuppdatering: Tänk Facebook och be alla med så få ord som möjligt beskriva sin status just nu. Till exempel: Har precis skickat in underlaget till ledningsgruppen och väntar på återkoppling. Känns toppen! Gilla! Rita på wyteboard eller blädderblock en bild på tummen upp och en bild på tummen ner och be alla ge sin tumme upp eller ner på något ämne (aktuellt projekt, denna vecka på jobbet, morgonen etc). Alla får ge en kort förklaring på sin respons. Klapp på egen axel: Ställ frågan : Vilket var det bästa beslut du tog förra veckan? checka in 5

checka ut Det är bara så det är här hos oss, vet du Bakgrund 6

Det är bara så det är här hos oss, vet du - om att checka ut och dra lärdom från möten När vi är ute och jobbar med företag som vill förbättra sin möteseffektivitet eller när vi faciliterar möten för grupper märker vi ofta en förtvivlan i inledningsfasen kring hur mötena verkar vara på ett visst sätt på det företaget och en önskan om att kunna använde mötestiden mycket bättre. Samtidigt är det sällsynt att man känner att man har tid för större undersökningar om varför så många möten ger så lite. Vi har upptäckt att man kan åstadkomma mycket, och få ett bra underlag för förbättring av sina möten, genom att man så ofta som möjligt gör en kortare utcheckning. Saker och ting behöver inte vara som de är, bara för att de varit som de var! Ett sätt att checka ut från mötet är att ställa frågor kring hur deltagarna upplevt mötet och få deras input om vad man kan åtgärda tills nästa gång. När mötet går mot sitt slut, och den gemensamma resan snart nått sin destination, kan det vara värdefullt att göra en snabb utvärdering av mötet med syfte att ständigt förbättra möteseffektiviteten och utbytet. checka ut 7

Vi är olika! Eftersom vi människor är olika, och uppskattar olika saker, kan det vara bra att inte lägga någon värdering i vad de olika deltagarna uppfattar att de saknar eller uppskattar i en utvärdering. Det är inte alltid man är överens om vad ett lyckat möte är för någonting, och för teamets bästa kan man välja att överväga att lägga mer eller mindre tid på olika moment. Lite förenklat kan man säga att det finns fyra beteendestilar man kan känna igen på arbetsplatsen (här fritt beskrivna för att illustrera mötesbeteende): Gemensamt för dem är att de betraktar sitt synsätt på möten som det rätta: Struktur- och petimeter-människorna Uppskattar struktur, en tydlig agenda som följs, att uppsatta tider följs, att man håller sig till saken, att förarbetet är grundligt gjort, att beslut inte tas på tunt underlag, tydlighet i vad som är nästa steg. Blir stressade av för mycket småsnack och när överenskommen agenda, syfte och andra åtaganden inte följs. Idé och hejochhå människorna Uppskattar att få prata av sig lite, få dela med sig av sina idéer, få lov att utrycka idéer just när de blir inspirerade (även om det inte står i agendan), kan tycka det är värdefullt om det hänt något nytt och spännande på mötena, hakar inte upp sig på detaljer utan fokuserar mer på stämningen och dynamiken, det sociala. Blir stressade av alltför rigida ramar och att inte få improvisera lite. Vänskapliga fika-fantasterna Uppskattar att man tar sig tid att se människorna på mötet, att det finns utrymme att fråga hur folk mår, att det finns fika/pauser, en vänlig och ickehotfull ton, ett lägre tempo och en bra stämning i gruppen (som de själva gärna bidrar till). Blir stressade av för högt tempo, en för hård ton och för mycket fokus på resultat på bekostnad (för dem) av människorna. Resultat- och inget lull-lull -människorna Uppskattar möten som fokuserar på (eller direkt ger) resultat, en rak dialog utan för mycket kringsnack, ett högt tempo, snabba svar, effektivitet. Blir stressade av känsloprat, småsnack, otydlighet kring slutmål, bortkastad tid, för många pauser. checka ut 8

Varför utcheckning? Därför att vi ständigt vill utveckla våra möten så att de blir mer effektiva, trevligare, involverande och uppfyller sitt syfte på ett enkelt sätt. Så hur funkar det? Se till att det finns några minuter kvar för utcheckning innan utsatt sluttid på mötet. Förvarna gärna om detta redan i introduktionen. Se också till att anteckna eller på något annat sätt dokumentera och säkerställa uppföljning av deltagarnas input så att det verkligen spelar roll vad de säger! Ställ frågan och se till att alla får svara (ibland kan det underlätta att låta deltagarna prata två och två först och sedan parvis återge sina svar). Konkreta frågor att prova: När kallades vi till mötet? Var det tillräcklig framförhållning? Är det någon som jag tror har något viktigt att säga som inte riktigt framfört det eller kommit till tals? Hade vi en bra balans mellan det operativa och strategiska i vårt möte? Vem vill jag särskilt uppskatta idag? För vad? Följde vi upp föregående möte idag? Behövdes det? Har vi uppfyllt syfte och mål med detta möte? Är det något jag tycker var svårt att ta upp under mötet? Vad? Var alla i tid till mötet? Om inte, åtgärd nästa gång? Är det någon som har en tendens att upprepa saker i onödan? Vem? Var det någon punkt på agendan som tog för lång tid idag? Varför? Hur engagerad var jag på mötet idag? Ange på en skala 1-10 (10 högst) Har vi lämpliga spelregler på våra möten? Vilka är de? (T ex: starta/sluta i tid, stänga av mobiltelefoner, att hålla sig till ämnet.) Följde vi spelreglerna? Hur var alla förberedda till mötet? Någon som kunde förberett sig mer? Hade vi kul på mötet idag? Fanns det utrymme för skratt? Bör det finnas mer av det? Hur var tempot idag? För snabbt, långsamt eller lagom? Finns det någon som bör tänka på att öka tempot eller sakta ner? checka ut 9

summering två grundprinciper 10

Summering För en lyckad resa behöver man checka in och sedan ut. Våga prova få resultat snabbt! HAST Utveckling AB Efter 12 år som kursledare/konsult inom ledarskap och personlig utveckling och 10 år i roller som ledare och chef i näringslivet startade Wilhelm Hast 2001 företaget HAST Utveckling. I dagsläget är vi fem anställda som ständigt utforskar och utvecklar sätt att ge chefer och medarbetare nya insikter, verktyg och arbetssätt för att öka effektiviteten, förbättra kommunikationen och välmåendet och förebygga konflikter. Ann-Christin Gavén startade som konsult i HAST-teamet 2010. HAST Utveckling har ett gediget utbud av utbildningar och seminarier, inom ledarskap, kommunikation och effektivt arbete. Hitta inspiration och påfyllning på: /mer HAST Utveckling AB Mässans gata 18 402 24 Göteborg 031 56 25 20 11