ANVÄNDARGUIDE FÖR ADOBE CONNECT 8 INNEHÅLL ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD TILL ADOBE CONNECT VID ÅA... 1 OLIKA ROLLER... 1 ATT SKAPA ETT MÖTE... 2 ATT LEDA ETT MÖTE (Värd/Host)... 3 ATT DELTA I ETT MÖTE (Deltagare/Participant)... 4 ATT ANVÄNDA CHATTEN OCH KOMMUNICERA VIA IKONER... 5 ATT VISA DOKUMENT OCH DELA INNEHÅLL MED SHARE-PODDEN... 5 ATT DISTRIBUERA FILER MED FILES-PODDEN... 7 ATT AKTIVERA MED POLL-PODDEN... 7 ATT SPELA IN MÖTEN/SESSIONER OCH PUBLICERA DEM... 8 ATT EDITERA INSPELADE MÖTEN... 8 ATT PUBLICERA INSPELADE MÖTEN... 9 ATT ANVÄNDA MIKROFON OCH VISA WEBBKAMERABILD... 10 ATT KONTROLLERA LJUDÅTERGIVNING... 11 ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD TILL ADOBE CONNECT VID ÅA All ÅA-personal är registrerad i Adobe Connect (AC) version 8. Man loggar in via Anställda-portalens verktygsbalk med sitt vanliga åa-användarnamn och -lösenord. Studenterna har inte automatiskt tillgång till AC, men kan ansöka om det (mejla oraklet@abo.fi) ifall de behöver fungera som värdar. För att delta i ett möte som deltagare eller som presentatör behöver de dock inget användarnamn. OLIKA ROLLER 1. Host (värd): Den som skapar mötesrummet och kallar till mötet. 2. Presenter (föreläsare): Värden kan ge dig Presenter-status vilket innebär att du då kan använda mikrofon och kamera och dela dokument. 3. Participant (deltagare): Då du kommer in på mötet har du vanligtvis rollen Participant och kan endast lyssna och skicka meddelanden via chatten. 1
ATT SKAPA ETT MÖTE 1. Logga in i Adobe Connect med ditt ÅA användarnamn: http://connect.vasa.abo.fi/ 2. När du väl loggat in kan du skapa ett nytt möte genom att klicka Create New : Meeting 2. Ge sessionen ett beskrivande namn och därefter en egen ändelse för mötets webbadress. Namnen kan vara samma. 3. Du kan välja olika templates, men välj t.ex. Shared Template/Deafult Meeting Template (se bilden ovan). Inne i AC-rummet, gå till Layouts för att skifta mellan olika layout eller skapa nya. Innehåll till layouten väljer du i Pods, där kan du också lägga till poddar till befintlig layout. Poddarnas namn går att ändra genom att dubbelklicka på pod-namnet (detta kan komma till användning om du t.ex. vill ha svenska namn på poddarna eller har flera grupper som chattar samtidigt, skapa då olika chatt-poddar för varje grupp). 2
4. I Access kan du välja om deltagare skall vara registrerade (dvs. inplockade som deltagare i mötet) eller om vem som helst som har webbadressen kan delta. Accepted guests betyder att du får ett meddelande då någon försöker komma in i rummet och kan då avgöra om du accepterar att personen kommer med. 5. Klicka på Finnish, nu har du ett mötesrum. 6. Skicka ut webbadressen per e-mejl till deltagarna. 7. Installera Adobe Connect Add-in: Ifall du aldrig har varit värd för ett Adobe Connect-möte be dig systemet installera Adobe Connect Add-ins. Klicka Install och följ instruktionerna. ATT LEDA ETT MÖTE (Värd/Host) Logga in på http://connect.vasa.abo.fi/, under My Meetings ser du dina möten. Klicka Open för att komma in på valt möte. Rättigheter åt deltagarna För att deltagarna (Participants) ska kunna delta aktivt skall du som värd (Host) ge dem tillgång till t.ex. mikrofon och webbkamera. Gå till Attendee-podden och vid namnet välj vilka rättigheter deltagaren ska få. 3
Du kan även gå till Meetings -> Manage Access & Entry för att reglera vem som kan delta i möten och för att dela rättigheter. Använd t.ex. Auto-Promote Participants to Presenters då du (undantagsvis) vill att alla som loggar in får presenter-rättigheter (notera att presentatörer har lite mer rättigheter, de kan t.ex. stänga poddar). Host-rättigheter Du kan också plocka med deltagare och ge dem olika rättigheter i det skede du grundar ett AC-rum Om du väljer Next i punkt 4 i Att skapa ett rum (i denna guide) kommer du till vyn nedan. Klicka på Search för att aktivera sök-rutan till vänster, skriv in namnet på deltagaren du söker; klicka på namnet för att aktivera Add-knappen och flytta deltagaren över till Current Participants. Klicka igen på namnet för att aktivera Permission-knappen; du får välja mellan följande rättigheter Participant, Presenter, Host och Denied. ATT DELTA I ETT MÖTE (Deltagare/Participant) Logga in på den adress som du får av värden för mötet. På inloggningssidan väljer du Enter as a Guest, skriver ditt namn och klickar på Enter Room. 4
Ifall du är ÅA-personal eller har eget användarnamn och dessutom har plockats in på ett möte kan du logga in på http://connect.vasa.abo.fi/ och där välja det möte du skall delta i. ATT ANVÄNDA CHATTEN OCH KOMMUNICERA VIA IKONER För att skicka ett meddelande till deltagarna skriv in meddelandet i Chattet och klicka på Send eller Enter (i tangentbordet). Du kan även kommunicera genom att ändra på din Status. När du trycker på chattens Pod-options i högra hörnet kan du aktivera Show Timestaps, för att göra datumet och klockslaget för inläggen synliga. I chatten kan du skicka meddelande till hela gruppen (Everybody) men också privata meddelande till en enskild deltagare (hosten ser inte de privata meddelandena). Om det kan förväntas komma mycket frågor, skapa olika tematiska chattar. ATT VISA DOKUMENT OCH DELA INNEHÅLL MED SHARE-PODDEN Du kan välja att dela Desktop-vyn, olika dokument eller Whiteboarden i AC via Share-podden (finns ofta färdigt i de flesta layouts). När du laddar upp dokument för första gången kommer Adobe Connect att be dig lov för att installera add-ins, klicka på Allow och fortsätt. 1. Share My Screen - Att dela innehållet på skärmen Klicka på Share My Screen-> Share My Screen. I Start Screen Sharing välj vad du vill dela: - Desktop; för att dela alla applikationer på din desktop - Window; välj ett specifikt öppnat fönster du vill dela - Applications; för att dela en eller flera applikationer 5
2. Share Document - Att visa Power Points För att ladda upp en presentation till AC: - klicka på Share My Screeen -> Share Document. - klicka på Browse My Computer för att välja en fil från din dator. När du hittat filen klicka på Open. Då man laddar upp PowerPoints i förväg inför en presentation lönar det sig att gå igenom presentationen och kontrollera layouten. Genom att spara PPt-presentationen som pdf garanterar du att layouten hålls intakt. Notera också att presentationen startar vid den PPt-sida där du klickat Stop Sharing; för att hitta till rätt PPt-sida klicka på Show Sidebar-ikonen (nere till vänster), klicka igen för att gömma menyn. Genom att synkronisera vyn (Sync-knappen i nedre högra hörnet) kan man bestämma huruvida man vill t.ex. dela Sidebar-menyn med övriga deltagare. Sync-funktionen kan också användas för att tvinga en viss vy till mottagarna, t.ex. ifall man vill visa en viss PPt-sida i Full Screen. 3. Share Whiteboard I Whiteboarden har du tillgång till olika ritverktyg, men Whiteboarden är användbar i synnerhet då du jobbar med en skrivplatta och t.ex. skriver formler eller ritar processer. 6
ATT DISTRIBUERA FILER MED FILES-PODDEN Man kan också ge deltagarna möjlighet att till egen dator ladda ner filer som laddats upp till AC via Files-podden. Endast med Host-rollen kan man ladda upp filer för deltagarna att ladda ner till egen dator. ATT SKICKA EN WEBBSIDA MED WEB LINK-PODDEN Använd Web Link-podden om du vill att deltagarna skall t.ex. jobba med innehållet i en viss webbsida eller om du vill skicka en länk till en videofilm åt deltagarna. Webblänken öppnas automatiskt i deltagarnas webbläsare och man sparar tid i synnerhet om det är frågan om långa och svåra webbadresser. Gå till Pods -> Web Links -> Add new Web Link och kopiera länken i Browse to och klicka på Browse to. Om länken inte öppnar webbsidan automatiskt i mottagarens skärm, be dem öppna webbläsaren själva. ATT AKTIVERA MED POLL-PODDEN Gå till Pods -> Poll -> Add New Poll för att skapa en egen opinionsundersökning. Du kan välja mellan Multiple Choice och Multiple Answers; frågan skrivs på första raden (Question) och svarsalternativen på raderna under varandra (bara ett svarsalternativ per rad). Efter att du klickat på Open och publicerat opinionsundersökningen kan du följa med antal svaren och välja huruvida du vill göra resultatet synlig för deltagarna. 7
ATT SPELA IN MÖTEN/SESSIONER OCH PUBLICERA DEM Du kan banda möten i Meeting -> Record Meeting. De bandade mötena hittas under varje möte: Meetings -> Manage Meeting Information -> Recordings (ifall du inte är den som grundat mötet är detta enda sättet att komma till administrationssidan, t.ex. för att editera indbandningar). För att Klicka på Meeting -> Preferences och i General klicka på Off för Host Cursor (gäller endast föreläsare med Host-rollen) för att kursorns rörelse inte ska synnas för deltagarna. ATT EDITERA INSPELADE MÖTEN Innan du publicerar ett möte/en session lönar det sig att editera. Du kan klippa bort delar och du kan välja att ta bort poddar (t.ex. chat-podden, listan över deltagare/attendees). Du kan däremot INTE t.ex. dela upp ett möte i två delar (på ett kostnadseffektivt sätt) eller ersätta delar genom att tala in nytt som läggs in i föreläsningen. För att editera mötet, gå in via Manage Meeting Information och klicka på Recordings-fliken. Du får då fram en lista över inspelningarna. För att editera klickar du på Edit eller går in via länken till mötet/sessionen. 8
Då du klickat på Edit får du fram en tidslinje och en knapp Settings Klicka på Settings för att dölja chatt- och attendee-poddarna i videon (rekommenderas!): För att klippa bort delar av föreläsningen så för du trekanterna till det ställe som ska strykas (området är rött) och klickar på ikonen med en sax. Då du är klar med alla editeringar, klicka på Spara. Du kan återgå till originalet genom att klicka på Revert to original (men då förlorar du alla editeringar du gjort). ATT PUBLICERA INSPELADE MÖTEN För att publicera en bandad föreläsning; - välj föreläsning (kryssa i rutan) - klicka på Make Public 9
ATT ANVÄNDA MIKROFON OCH VISA WEBBKAMERABILD Då du ska starta din mikrofon eller webbkamera eller dela dokument kommer programmet att visa denna bild klicka på Allow. 1. Tryck på ikonen för mikrofonen i AC:s navigationsbalk (Connect My Audio). När du aktiverat mikrofonen kan du ändra volymen och dämpa ljudet (Adjust Mic Volume, Mute My Mic). Klicka på pilen bredvid ikonen för att öppna menyn. 2. Tryck på ikonen för webbkameran (Start My Webcam). Alternativt kan du också trycka Start My Webcam i video-poden. När du aktiverat videon kommer du att få en Preview på din videobild, klicka på Start Sharing för att alla skall kunna se din bild. Ifall du har flera kameror till din dator bör du välja vilken kamera som visas; klicka uppe t.h. i podden och på Select Camera: 10
ATT KONTROLLERA LJUDÅTERGIVNING Gå till Meeting -> Audio Setup Wizard. Här testar du volymen för högtalarna och mikrofonen. Följ instruktionerna och klicka på Next för att komma vidare. I Step 1(4) testar du ljudet från högtalarna (klicka på Play sound), i Step 2(4) väljer du mikrofon. Kom ihåg att välja rätt mikrofon. Det kan hända att såväl dator, kamera som inkopplat headset har mikrofon. Systemet föreslår oftast kamerans mikrofon, men är inte att föredra iom att den lätt upptar bakgrundsljud och ljudåtergivningen kan vara av sämre kvalitet. I Step 3(4) testar du ljudåtervinningen. Klicka på Record, tala in, klicka på Stop. För att lyssna på det du nyss bandat, klicka på Play Recording. Hoppa över testningen av bakgrundsbruset (i Step 4(4) Tune Silence Level), klicka på Next och avslutamed Finnish. För bästa ljud i Adobe Connect: 1. Tekniken under kontroll; kolla att Flash är installerat, om internetförbindelsen är tillräcklig och om add-ins är installerade (add-ins behövs ifall du ska använda kamera, mikrofon eller visa dokument). Direktlänken till testsidan: https://connect.vasa.abo.fi/common/help/en/support/meeting_test.htm 2. Fast internetuppkoppling 3. Headset med mikrofon; kontrollera ljudknappen i headseten (om sådan finns) 4. Kontrollera inställningarna under Start -> Kontrollpanelen -> Ljud i Windows. I Mac under Systempreferences -> Ljud 5. Inled sessionen med att gå igenom Audio Setup Wizard oberoende om du har problem med ljudet eller inte (Hoppa över Step 4(4), som testar bakgrundsbruset). 11