Revisionsrapport Intern styrning och kontroll inom kostverksamheten Region Halland Kerstin Sikander Cert. Kommunal revisor Carl-Magnus Stensson
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga och avgränsning... 2 2.2.1. Kontrollfrågor... 2 2.2.2. Avgränsning... 2 2.3. Revisionskriterier... 2 2.4. Metod... 2 3. Resultat av granskningen... 3 3.1. Organisation... 3 3.2. Verksamhet... 3 3.3. Styrning... 4 3.3.1. Styrdokument... 4 3.3.2. Styråtgärder och kontrollaktiviteter... 5 3.4. Uppföljning... 5 3.5. Information och kommunikation... 7 3.6. Samverkan med vårdavdelningar... 7 4. Källförteckning... 9 Region Halland
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av intern styrning och kontroll inom kostenheten. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Driftnämnden Regionservice skapat erfoderliga förutsättningar för att kunna bedriva en ändamålsenlig och kostnadseffektiv kostverksamhet. Efter genomförd granskning ger vi våra sammanfattande slutsatser samt bedömningar utifrån kontrollfrågorna enligt nedan: Vår samlade bedömning är att att system och rutiner i huvudsak är tillräckliga för att ge stöd i syfte att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet och säkra måluppfyllelse av de mål som fastställt för kostsevice antingen av regionfullmäktige, driftnämnden, ledningsgruppen eller områdeschefen. Det finns en tydlig koppling mellan målen på de olika nivåerna. Noteras kan att målet avseende ekologiska livsmedel är olika formulerade, vilket skulle kunna innebära en målkonflikt. Utöver det uttalade uppdraget, att stödja regionens kärnverksamhet, bedriver kostservice även viss försäljning inom områden som kan omfattas av reglerna i konkurrenslagstiftningen. Det gäller exempelvis kioskverksamhet, café- och restaurangverksamhet, försäljning av måltider till förskolor samt försäljning av smörgåstårtor, matbufféer mm till allmänhet och personal. Vi vill påtala att konkurrenslagen sedan 1/1 2010 utökats när det gäller möjligheten att pröva konkurrensproblem som kan uppkomma när staten, en kommun eller landsting säljer varor och tjänster på marknaden i konkurrens med andra företag. Regionservice anvisningar och mallar för uppföljning av verksamhet och ekonomi bedöms i stort vara ändamålsenliga. I anvisningarna ställs krav på rapportering och att avvikelser analyseras. Vi är dock tveksamma till hur dessa efterlevs, exempelvis bör analyserna utvecklas. De nyckeltal som används inom kostservice bedöms relevanta att följa över tiden för uppföljning av kvalitet, produktivitet, kostnadseffektivitet och lönsamhet. Vi vill uppmärksamma att det fokus som lagts på verksamhetens intäkter kan verka negativt på ekonomistyrningen och innebära en risk för att det sker en överkonsumtion av internservice inom Region Halland. I rapportering och uppföljning av försäljningsintäkter bör interna och externa intäkter redovisas och analyseras var för sig. Utifrån våra intervjuer bedömer vi att samverkan med vården i stort fungerar väl men att det finns behov av att utveckla kostombudsträffarna till att mer bli ett forum för dialog i förbättringsarbetet. Region Halland 1 av 9
2. Inledning 2.1. Bakgrund Regionservice kostverksamhet (Kostservice) svarar för måltidsservicen i Region Halland. Hallands sjukhus har två produktionskök, vars huvudsakliga verksamhet är att förse patienter med dagliga måltider samt att servera måltider till personal. Revisorerna har utifrån sin bedömning av risk och väsentlighet funnit skäl att övergripande få inblick i Regionservice kostverksamhet med avseende på system och rutiner som säkerställer att mål för verksamhet och ekonomi uppfylls. 2.2. Revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma om Driftnämnden Regionservice skapat erforderliga förutsättningar för att kunna bedriva en ändamålsenlig och kostnadseffektiv kostverksamhet? 2.2.1. Kontrollfrågor Hur ser uppdraget ut för Kostservice? Är uppdraget tydligt och välkänt bland chefer och medarbetare? Är uppdraget utformat på ett sätt som överensstämmer med verksamheternas behov? Hur sker samverkan mellan vårdavdelningar och Kostservice? Vilka styråtgärder och kontrollaktiviteter förekommer? Vilka mål, mätetal och andra uttryck finns för hur väl måltidsservicen fungerar? 2.2.2. Avgränsning Granskningen avgränsas till de två produktionsköken samt två vårdavdelningar inom medicin och kirurgi på respektive sjukhus i Halmstad och Varberg. 2.3. Revisionskriterier Granskningen utgår från styrdokument för Kostservice verksamhet och kravet på regionstyrelsens ansvar. 2.4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med områdeschefen, avdelningscheferna vid de två produktionsköken samt telefonintervjuer med 4 avdelningschefer vid vårdavdelningarna. I källförteckning framgår vilka dokument som granskats. Region Halland 2 av 9
3. Resultat av granskningen 3.1. Organisation Kostsevice har ca 85 medarbetare och leds av avdelningscheferna och biträdande avdelningschef. Områdeschefen är ytterst ansvarig för Kostservice. Verksamhetens två produktionskök är egna resultatenheter. För varje resultatenhet finns en avdelningschef/kostchef med budgetansvar samt en biträdande avdelningschef. Inom respektive resultatenhet sorterar tre teamledare på varje sjukhus som har var sitt ansvarsområde; den dagliga driften av produktion, restaurang samt disk/distrubution. Teamledarna har inte något budgetansvar Områdeschef Kostservice Avdelningschef /Kostchef Kostservice Halmstad Avdelningschef /Kostchef Kostservice Varberg Biträdande Avdelningschef Dietist Biträdande Avdelningschef (tillträder i sep) Teamledare disk/distrubution Teamledere disk/distribution Teamledare produktion Teamledare produktion Teamledare restaurang/catering Teamledare restaurang/catering 3.2. Verksamhet Det huvudsakliga verksamheten som bedrivs inom Kostservice består i att producera anpassade patientmåltider samt att servera måltider till personal i sjukhusens restauranger och i Regionens hus. Ca 700 portioner patientmat produceras dagligen. I restaurangerna serveras ca 400-500 lunchportioner. I verksamheten ingår också att tillhandahålla catering till arbetsmöten och konferenser samt att bedriva kiosk- och caféverksamhet i Varberg. Kostservice är även leverantör av måltider till förskolor och i mycket begränsad omfattning sker försäljning till personal och allmänhet. Verksamheten växer, vilket de intervjuade anser bero på att kosten uppmärksammas nu på ett annat sätt genom exempelvis 1 Senior alert. 1 Ett nationellt kvalitetsregister för förebyggande vård och omsorg. Region Halland 3 av 9
Sedan två år tillbaka har det inte funnits ramavtal för alla inköp av livsmedel. Pågående upphandling har dragit ut på tiden på grund av flera överklaganden men inom kort beräknas nytt avtal vara undertecknat och klart. Inom ett fåtal områden görs direktupphandling, exempelvis vid inköp av vissa köksmaskiner. Verksamheten är kvalitetscertifierad ISO 9001, miljöcertifierad ISO 14001 samt arbetsmiljöcertifierad AFS 2001 3.3. Styrning I regionens mål och budgetdokument som antagits av regionfullmäktige formuleras Regionservice uppdrag som att leverera ett kostnadseffektivt serviceutbud till rätt kvalitet, för att stödja regionens kärnverksamhet och bidra till en väl fungerande vård. Utifrån regionens mål har driftnämnden formulerat övergripande mål för Regionservice. Ledningen för Regionservice har konkretiserat sex mål att gälla för 2012. Med dessa mål som utgångspunkt har Kostservice i sin verksamhetsplan för 2012 formulerat mål och upprättat handlingsplaner. Driftnämnden för Regionservice erhåller inte något regionbidrag för att driva sin verksamhet utan ska finansiera sin verksamhet med intäkter för utförda tjänster. 3.3.1. Styrdokument De väsentligaste styrdokumenten för kostverksamheten är verksamhetsplanen för kostservice 2012, avtal med Hallands sjukhus samt Socialstyrelsens vägledning Näring för god vård och omsorg en vägledning för att förebygga och behandla undernäring. Andra styrdokument är RGS ledningssystem och egen kontrollen. Ett nytt uppdragskontrakt med Hallands sjukhus beräknas klart under hösten. Kontraktet kommer att ersätta tidigare kontrakt som tecknats mellan respektive sjukhus och dåvarande landstingsservice. Verksamhetsplanen 2012 för Kostservice omfattar såväl mål som mätetal och aktiviteter. Kostservice ledningsgrupp där, förutom cheferna, även teamledare och dietist ingår har varit delaktiga i framtagandet av planen. Mål för kostservice 2012: 1. Stark ekonomi med minst ett nollresultat 2. Vi ska öka omsättningen i restaurangerna och catering med 5% 3. Vi ska öka kostkompetensen och förståelsen på vårdavdelningarna om kostens betydelse för patientens tillfrisknande 4. Fortsatt förbättring inom livsmedelsproduktion, minst 30% ekologiska livsmedel samt minskning av matavfallet med 10% 5. Stolta och engagerade medarbetare Bedömning: Det finns en tydlig koppling mellan målen på olika nivåerna och målen som redovisas i verksamhetsplanen för Kostservice. Noteras kan att målet avseende ekologiska livsmedel är olika formulerat, vilket skulle kunna innebära en Region Halland 4 av 9
målkonflikt. Mål som antagits av regionfullmäktige anger att inköpsvärdet i kronor av ekologiska varor ska öka 5% jämfört med 2010. Kostservice anger att 30% av inköpta livsmedel ska vara ekologiska. Målen för Kostservice är tydligt formulerade i verksamhetsplanen och i handlingsplanerna. Varje mål är nedbrutet på ett antal aktiviteter med ansvariga på olika nivåer i organisationen. Utöver det uttalade uppdraget, att stödja regionens kärnverksamhet, bedriver kostservice även viss försäljning inom områden som kan omfattas av reglerna i konkurrenslagstiftningen. Det gäller exempelvis kioskverksamhet, café- och restaurangverksamhet, försäljning av måltider till förskolor samt försäljning av smörgåstårtor, matbufféer mm till allmänhet och personal. Vi vill påtala att konkurrenslagen sedan 1/1 2010 utökats när det gäller möjligheten att pröva konkurrensproblem som kan uppkomma när staten, en kommun eller landsting säljer varor och tjänster på marknaden i konkurrens med andra företag. Nya lagen innebär att i första hand Konkurrensverket kan driva talan mot stat, kommuner och landsting om verket anser att de driver näringsverksamhet som snedvrider konkurrensen på privat marknad. Om verket i ett visst fall beslutar att inte väcka talan, får detta göras av ett företag som berörs av förfarandet eller verksamheten. 3.3.2. Styråtgärder och kontrollaktiviteter Granskningen har visat att verksamhetens rutiner i hög grad är dokumenterade i processbeskrivningar, checklistor och arbetsbeskrivningar. Verksamheten är till stora delar detaljstyrd och tidsstyrd. Styr och kontrollmiljön bedöms av de intervjuade som god. All beställning av patientmåltider sker i datasystemet AIVO medan catering och fika beställs i weblord. Vid kontantförsäljning i restaurangerna används kassasystemet Atronic. Kioskverksamheten har ett annat mer föråldrat kassasytem. Med undantag för kioskverksamhetens kassasystem är de intervjuade nöjda med stödsystemen och den sammanställda data som kan erhållas från systemen. Bedömning: Vi bedömer att system och rutiner i huvudsak är tillräckliga med avseende på den interna kontrollen. En bidragande orsak är sannolikt nedlagt arbete i samband med förvaltningens ISO certifiering. Vid granskningen har det dock noterats att det saknas rutinbeskrivningar för inköp av livsmedel. 3.4. Uppföljning Den löpande uppföljningen av verksamhet och ekonomi är grunden för att säkerställa att beslutade mål för kostverksamheten uppfylls. Det finns utarbetade rutiner för detta. Mål och aktiviteter enligt handlingsplan följs upp i tertialbokslut (april och augusti) samt vid årsbokslut. Kostservice dokumenterar även löpande avstämning av måluppföljning och genomförda aktiviteter i särskild mall. Månadsrapportering till Driftnämnden Regionservice sker enligt särskilda anvisningar och standardiserad mall. Rapporten innehåller redovisning av Region Halland 5 av 9
ekonomiskt resultat samt utvalda nyckeltal. Redovisningen sker på ansvarsområdesnivå. I den ekonomiska redovisningen görs en jämförelse mellan utfall av intäkter/kostnader och budget. Större avvikelser kommenteras på kontonivå. Vid negativt ackumulerat resultat ska vidtagna åtgärder för att uppnå nollresultat anges. Kostservice uppvisar i juli 2012 ett resultat om 45 tkr. Prognosen för helår bedöms till nollresultat. Nyckeltal som följs upp varje månad: Sålda portioner per arbetad timme Inköpta råvaror i förhållande till intäkterna Intäkter i förhållande till arbetade timmar Matavfall per såld portion (vägning av matavfall som kommer tillbaka från patienterna samt matlagningssvinn. Mäts var 4:e månad) Andel inköp ekologiska livsmedel Kostverksamheten gör även uppföljning av kundnöjdhet genom intervjuer och enkäter. 100 patienter vardera på sjukhusen i Halmstad och Varberg har tillfrågats om maten. Medarbetare inom sjukhuset har tillfrågats med enkät om serviceförvaltningens tjänster där frågor om kostverksamheten ingått. Resultatet av patientintervjuerna håller på att färdigställas. I medarbetarnas enkätsvar framkom bland annat synpunkter på att kötiden i restaurangerna är för lång. Ledningen har en ambition att utveckla mätmetoder och införa regelbundet återkommande patientintervjuer. Under 2011 deltog kostservice i ett benchmarkingprojekt tillsammans med 41 andra sjukhus. Deltagandet gav bland annat tillfälle till workshops och jämförelser av kostnadseffektivitet. Avvikelsehantering och egenkontroll är enligt de intervjuade viktiga system för att fånga upp brister i organisationen. Systemet Platina, som används för registrering av avvikelser, upplevs som krångligt av flera intervjuade. Egenkontrollsarbetet baseras på HACCP 2. Årligen genomförs revision av systemet för egenkontroll av extern konsult. Bedömning: Regionservice anvisningar och mallar för uppföljning av verksamhet och ekonomi bedöms i stort vara ändamålsenliga. I anvisningarna ställs krav på rapportering och att avvikelser analyseras. Vi är dock tveksamma till hur dessa efterlevs, exempelvis bör analyserna utvecklas. Nämnda nyckeltal bedöms relevanta att följa över tiden för uppföljning av kvalitet, produktivitet, kostnadseffektivitet och lönsamhet. 2 Hazard Analysis Critical Control Pionts, system som identifierar, bedömer och styr faror som är viktiga för livsmedelssäkerheten. Region Halland 6 av 9
Vi vill uppmärksamma att det fokus som lagts på verksamhetens intäkter kan verka negativt på ekonomistyrningen och innebära en risk för att det sker en överkonsumtion av internservice. Ökade interna intäkter bidrar inte ensidigt till positiv resultatutveckling för regionen totalt sett. (Jämfr målet öka lönsamheten genom ökad försäljning ). I rapportering och uppföljning av försäljningsintäkter bör interna och externa intäkter redovisas och analyseras var för sig. 3.5. Information och kommunikation I kostservice struktur för möten ingår driftgruppsmöten ca 10 ggr/år, ledningsgruppsmöten för respektive produktionsenhet var tredje vecka samt arbetsplatsträffar (ATP) med samtliga medarbetare en gång per månad. I driftgruppen ingår områdeschef, avdelningschefer samt bitr avdelningschefer. I ledningsgruppen för respektive produktionsenhet ingår avdelningschef, bitr avdelningschef samt alla teamledare. Närvaron på (APT) är oftast låg då det är svårt att finna en tid då alla kan samlas. Information till medarbetarna sker därför också på anslagstavla och i informationsbladet Köks- & servicenytt. Ett försök att förlägga APT till sen eftermiddag/kväll vid har initierats. Kostservice har en del i Regionservice hemsida. I samband med verksamhetsplanering 2013-2015 deltog områdeschefen på driftnämndens sammanträde för att informera om kostservice verksamhet. Vanligen sker kommunikationen med driftnämnden via Regionservice. Bedömning: Vår bedömning är att viktig information sprids via olika möten, intranätet eller på annat sätt. 3.6. Samverkan med vårdavdelningar Forum för samverkan med vårdavdelningarna är i första hand kostombudsträffar ca 3 ggr /år. Då samlas kostcheferna, dietist, sjukhusens kostombud och sjukhusens egna dietister. Kostombudsträffarna beskrivs främst som ett informationsmöte med exempelvis föreläsare, information om nya produkter och aktuella nutritionsfrågor. Av intervjuerna framkommer att innehållet upplevs relevant och väl sammansatt men att träffarna ger litet utrymme för dialog. Samverkan som sker i det dagliga arbetet upplevs positivt av de intervjuade. Som exempel kan nämnas åtgärder för kortare nattfasta. Samverkan förekommer även genom att kostverksamheten är involverad i utbildningen av vårdpersonal. Exempelvis har kostchefen varit delaktig i utbildningen Senior Alert när det gäller nutrition. Bedömning: Utifrån våra intervjuer bedömer vi att samverkan med vården i stort fungerar väl men att det finns behov av att utveckla kostombudsträffarna till att mer bli ett Region Halland 7 av 9
forum för dialog i förbättringsarbetet. Det är också viktigt att involvera avdelningscheferna på vårdavdelningarna. 2012-09-13 Kerstin Sikander Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 8 av 9
4. Källförteckning Mål och budget 2012 och ekonomisk plan 2013-2014 Region Halland Måldokument 2012-2014 Driftnämnden Regionservice Regionservice ledningsgrupps utspel och mål för verksamhetsåret 2012 Verksamhetsplan Kostservice Halmstad & Varberg 2012-06-13 Handlingsplan 2012 Kostservice Halmstad Handlingsplan 2012 Kostservice Varberg Anvisningar för månadsrapport-uppföljning Månadsrapporteringar april och juli Urval av dokument i Regionservice ledningssystem Region Halland 9 av 9