Dokumentbeställning via Samsök/SFX

Datum 2006-01-17 Universitetsbiblioteket Ylva Gavel Ylva.Gavel@kib.ki.se KB Bibsam Box 5039 102 41 Stockholm Dokumentbeställning via Samsök/SFX Rapport för projekt med utvecklingsbidrag från BIBSAM Karolinska Institutets universitetsbibliotek Dnr. vid BIBSAM: 63-602-2005 Kontakt vid BIBSAM: Kari Stange 08-463 4275 Slutdatum för projektet: 2006-01-31 Syfte Huvudsyftet med Dokumentbeställning via Samsök var att utveckla en möjlighet till dokumentbeställning via SFX för slutanvändare vid bibliotek som är anslutna till systemet SAGA. Deltagare Deltagare i projektet var Ylva Gavel vid Karolinska Institutets Universitetsbibliotek samt personal vid Libris och SAGA-biblioteken. Bakgrund Libris tillhandahåller portalen Samsök, en nationell tjänst för alla BIBSAM-bibliotek baserad på den centralt upphandlade produkten MetaLib/SFX. SFX-delen i portalen innebär en möjlighet till vidarelänkning. Framsökta bibliografiska poster har SFX-knappar som leder till en SFX-meny där länkar med anknytning till den aktuella posten presenteras. Utöver MetaLib är en rad andra databasgränssnitt OpenURL enabled, vilket innebär att länkning via SFX kan konfigureras på samma sätt som för MetaLib. SFX-knappar eller motsvarande uppträder då i framsökta poster. SFX-anslutna bibliotek kan därför erbjuda sina användare enhetlig vidarelänkning från flera olika plattformar. Karolinska Institutets Universitetsbibliotek (KIB) samordnade under hösten 2005 ett självfinansierat projekt, Länksök från andra källor än MetaLib, som hade som mål att utvärdera aktivering och användning av SFX-länkning från t.ex. Web of Science, PubMed och CSA. Utöver KIB deltog Blekinge Tekniska högskola, Göteborgs universitetsbibliotek samt Linköpings universitetsbibliotek. 1

Libris utvecklar successivt de tjänster (s.k. targets ) som kan erbjudas via SFX-menyn. De mest grundläggande tjänsterna är vidarelänkning till fulltext eller abstracts och vidaresökning i egen och nationell OPAC. För slutanvändaren är det viktigt att det alltid erbjuds en möjlighet att få tillgång till det efterfrågade dokumentet. Ett sätt att säkerställa detta är att erbjuda dokumentbeställning via SFX-menyn. Vägen från bibliografisk källa till dokumentet hinder och möjligheter Sökprocessen och dess mål kan illustreras med ett exempel: Dr. Smith söker i Web of Science och hittar en bibliografisk post för en tidskriftsartikel som han gärna vill läsa. Han klickar på SFX-knappen och får fram menyn med vidarelänkningsmöjligheter. Dessvärre har biblioteket inte licens till fulltexten och har inte tidskriften i tryck i sina samlingar. Som ytterligare ett alternativ erbjuds Dr. Smith möjlighet att beställa artikeln via sitt bibliotek. Detta led var till en början inte implementerat i SFX-instansen vid Libris. Vi har under hösten 2005 erfarit att NLM, som utan kostnad erbjuder databasen PubMed, ställer krav på SFX-menyns tjänster för att aktivera SFX för enskilda bibliotek i sitt gränssnitt. Minimikravet är att utöver länk till ev. fulltext och vidaresökning i OPAC också dokumentbeställning erbjuds. Användaren skall inte behöva hamna i en återvändsgränd utan att få en möjlighet att få tillgång till det dokument han söker. Detta krav från NLM kom som en överraskning och tvingade fram en snabb lösning på en komplex situation när det gäller dokumentbeställning för de bibliotek som är involverade i Samsök/Länksök. Ett sätt att tillgodose behovet av en beställningsfunktion är att i SFX konfigurera en target för bibliotekets formulär för dokumentbeställning. Rent tekniskt är det vanligtvis rättframt att ordna denna typ av länkning. I fallet Samsök finns det dock en komplikation: Alla anslutna bibliotek har egna lösningar för beställningsformulär för kunderna. Att centralt administrera länkning för olika lokalt utvecklade beställningsformulär kan bli tungrott. Andra tänkbara lösningar bör därför beaktas. Eftersom SFX-installationen administreras av Libris, framstår Libris-systemet som en naturlig plattform för en generell dokumentbeställningslösning. Libris fjärrlånesystem vänder sig dock till bibliotek, medan Samsök i första hand vänder sig till slutanvändare. Den nyligen lanserade tjänsten Libris låntagarbeställningar vänder sig till direkt slutanvändare, men är inte så utbyggd ännu. I dagsläget är funktionen inte heller förberedd för den koppling på artikelnivå som SFX erbjuder. Ett alternativ till att koppla SFX till ett existerande beställningssystem är att utnyttja produktens inbyggda beställningsfunktion, ett enkelt formulär som genererar en beställning per mail till biblioteket. Denna lösning är smidig, förutsatt att den passar in i bibliotekets arbetsflöde. Vissa bibliotek kan dock vilja ha en beställningsfunktion som är kompatibel med befintliga system för handläggning av fjärrlån (fjärrlånemoduler i olika lokala bibliotekssystem, FFB, SAGA m fl). 2

SAGA en tjänst för handläggning av dokumentbeställningar Många Libris-bibliotek är även anslutna till tjänsten SAGA, ett system för handläggning av dokumentbeställningar. SAGA har kopplingar till Libris och erbjuder även beställningsformulär för slutanvändare. Systemet drivs av KIB. F n är 54 biblioteksfilialer vid 13 lärosäten anslutna till tjänsten. Anslutna bibliotek betalar en avgift avsedd att täcka självkostnader för anpassning och drift av systemet. Varje installation av SAGA anpassas till de lokala förhållandena på de anslutna filialerna. Handläggargränssnittet i SAGA har avancerad funktionalitet för uppföljning av inkommande beställningar, från utskrift till fakturering och statistik. Beställningsformulären i SAGA är skräddarsydda för att underlätta uppföljningen. SAGA-biblioteken brukar därför hänvisa sina låntagare till denna beställningsmöjlighet i första hand. SAGA som target i SFX Eftersom beställningsformulären i SAGA är specialanpassade till bibliotekets rutiner för handläggning av beställningar, är det ur SAGA-bibliotekens synpunkt önskvärt att alla system med beställningsmöjligheter för slutanvändare kopplas till SAGA. Detta gäller naturligtvis även SFX, som kan förväntas få ökad betydelse framöver. Vidare är det önsvärt att SAGA anpassas till OpenURL, en standard för att transportera bibliografiska metadata. KIB ansökte därför om projektmedel från BIBSAM för att utveckla en OpenURL-baserad koppling mellan SFX och SAGA. Projektet är av nationellt intresse i och med att denna funktion gör det möjligt att på ett smidigt sätt koppla ihop två nationellt viktiga funktioner SFX och SAGA. Målsättning En dokumentbeställningsfunktion enligt beskrivningen innebär för SAGA-bibliotekens del: Att slutanvändaren alltid kan få tillgång till fulltextdokument i någon form via SFXmenyn. Att slutanvändare som går via SFX kan slussas till skräddarsydda formulär utan att omfattande anpassningar behöver göras på Libris-sidan. Att två viktiga nationella system, SFX och SAGA, kopplas ihop. Att krav från databasproducenter om en fullt utvecklad SFX-meny kan tillgodoses. Därmed kan SFX aktiveras i dessa källor. Teknisk lösning Libris definierade ett program på en av SAGA-servrarna som target i SFX. SAGA-biblioteken kan begära att få denna target aktiverad. Då uppträder en länk till SAGA i SFX-menyn för användare inom bibliotekets IP-spann. Länken är placerad under rubriken Mer. För artikelreferenser visas länken till SAGA endast om artikeln inte finns i fulltext. En länk direkt till fulltext visas i detta fall under rubriken Fulltext i SFX-menyn. 3

Gången för att komma till SAGA via SFX är följande: Användaren gör en bibliografisk sökning i en databas som är konfigurerad för att vidarelänka via Libris SFX-server. I varje bibliografisk post uppträder då en knapp eller länk som leder SFX. Om användaren klickar på SFX-knappen, visas en SFX-meny med länkar som har anknytning till den aktuella bibliografiska posten. Användaren klickar på länken Beställ titeln från ditt bibliotek och kommer eventuellt via en mellansida till beställningsformuläret i SAGA. Se illustrationer i slutet av rapporten. När SFX-användaren klickar på länken till SAGA, skickas ett antal parametrar till SAGAservern. Parametrarna talar om vilket bibliotek användaren sitter vid, vilken version (svensk/engelsk) av SFX som använts, dokumenttyp (bok/artikel) samt vilka OpenURLparametrar som SFX tagit emot från det bibliografiska söksystemet. OpenURL-parametrarna i sin tur består huvudsakligen av metadata (bibliografiska delfält mm) rörande den bibliografiska post som användaren utgick från för att komma till SFX. Varje SAGA-installation har sin egen uppsättning beställningsformulär. I vissa installationer har samtliga filialer ett gemensamt formulär (med möjlighet att välja mottagande bibliotek). I andra finns separata formulär för enskilda filialer. Olika dokumenttyper (bok resp artikel) har oftast separata formulär. I annat fall väljs dokumenttyp med hjälp av radioknappar. Samtliga formulär finns i svensk resp engelsk version. Programmet på SAGA-servern använder parametrarna från SFX för att välja formulär. Formulärvalet bestäms av bibliotek, språk och dokumenttyp. I de fall då enskilda filialer inom organisationen har separata formulär, kommer användaren först till en mellansida där man kan välja filial. Endast filialer som är anslutna till SAGA visas på denna sida. Beställningsformulären i SAGA har textrutor för olika bibliografiska delfält. Dessa textrutor svarar direkt mot olika parametrar inom OpenURL-standarden. SAGA-servern har en översättningstabell som visar vilken textruta i varje formulär som svarar mot vilken OpenURL-parameter. Med hjälp av översättningstabellen kan de bibliografiska delfält som SFX skickat i form av OpenURL-parametrar skickas vidare till rätt textrutor i formulären. Dessutom översätts diakritiska tecken från UTF-8 (som används i SFX) till ISO-Latin (som används i SAGA). Beställningsformuläret måste kunna ta emot de bibliografiska uppgifterna från SFX. En del av formulären var sedan tidigare programmerade för att kunna tas upp med bibliografiska uppgifter förifyllda. De formulär som inte redan var konstruerade på detta sätt modifierades. Vissa SAGA-installationer har formulär med inloggning. Användaren anger då lånekortsnummer och efternamn. SAGA-systemet autenticerar dessa uppgifter genom att göra ett uppslag mot den lokala katalogens låneregister. Formuläret kommer sedan upp med låntagarens adressuppgifter hårdkodade. Om beställningsformuläret har inloggning, kommer SFX-användaren först till inloggningsrutan. Inloggningsrutorna till formulären modifierades så att de kunde transportera de bibliografiska uppgifterna från SFX vidare till beställningsformulären. När programmet på SAGA-servern gjort alla konverteringar som krävs för att rätt formulär skall komma upp förifyllt, görs en automatisk omdirigering till formuläret (eller till en 4

mellansida). Eftersom SFX utnyttjar användarens IP-adress för att avgöra vilket bibliotek användaren hör till, är det IP-styrt vilket formulär man kommer till. Utanför de IP-spann som hör till SAGA-biblioteken fungerar inte länkningen. SFX kan i detta fall inte känna av om användaren har anknytning till något SAGA-bibliotek. Det beskrivna systemet ger en skräddarsydd beställningslösning för SAGA-biblioteken. Samtidigt ställer den endast minimala krav på SFX-servern: Denna behöver bara vidarebefordra metadata enligt OpenURL till SAGA. Översättning av OpenURLparametrarna till SAGA-systemets egna metadatafält och slussning av användaren till rätt formulär sker på SAGA-sidan. Även anpassningar i samband med vidareutveckling av formulären görs på SAGA-sidan. Denna systemarkitektur kan tjäna som modell för liknande centraliserade lösningar för länkning till olika lokala system. Driftsättning När programmet på SAGA-servern var redo att tas i drift, informerades SAGA-kunder och andra intressenter via en mailing-lista för SAGA m fl kanaler. Bibliotek som vill utnyttja länkningen från SFX till SAGA kan vända sig till Libris för att få SAGA-targeten aktiverad. Under projekttiden har flera SAGA-bibliotek gjort detta. Sammanfattning Många universitetsbibliotek är anslutna till SAGA, ett system för handläggning av inkommande dokumentbeställningar. I SAGA ingår beställningsformulär för slutanvändare. Flertalet SAGA-bibliotek deltager även i Libris portalprojekt Samsök/Länksök och har därmed tillgång till SFX, ett OpenURL-kompatibelt system för vidarelänkning från bibliografiska poster. SFX visar upp en meny med länkar till fulltext och andra resurser med anknytning till aktuell bibliografisk post. Projektet gick ut på att ordna en länkning från SFX-menyn till beställningsformulären i SAGA. Vid länkningen utnyttjas bibliografiska data som skickats enligt OpenURLstandarden för att formulären skall kunna visas upp förifyllda. OpenURL är en standard som används av många system inklusive SFX. Arbetsfördelningen inom projektet var att KIB - som har detaljkunskaperna rörande SAGA-formulären - löste de tekniska detaljerna kring hur OpenURL-data skulle skickas vidare på rätt sätt till rätt formulär medan Libris - som har drifttansvaret för den centrala SFX-instansen utvecklade en metod för att skicka OpenURL-data till andra system samt konfigurerade länkningen från SFX till SAGA för de bibliotek som önskade detta. Libris har erbjudit bibliotek som inte är anslutna till SAGA en liknande lösning: OpenURLparametrarna från SFX vidarebefordras till ett lokalt program vid biblioteket. Detta ser till att bibliografiska data visas upp i ett förifyllt beställningsformulär. 5

Dessa lösningar är ett exempel på hur man kan arbeta inom ramen för en nationell konsortielösning för vidarelänkning: OpenURL utnyttjas för att transportera bibliografiska data till olika lokala system som man vill vidarelänka till. Någon med detaljkunskaper kring respektive system tar det programmeringstekniska ansvaret för att fånga upp OpenURLparametrarna på rätt sätt. Detaljerna kring detta behöver då inte hanteras vid den centrala servern. För SAGA-systemets del innebär OpenURL-anpassningen som gjorts inom ramen för detta projekt att andra OpenURL-kompatibla system än SFX relativt enkelt skulle kunna kopplas till beställningsformulären i SAGA. Bilaga: Figurer 6

Figurer Fig 1: I det bibliografiska söksystemet i detta fall MetaLib uppträder SFX-knappar som ger en vidarelänkning. 7

Fig 2: I SFX-menyn finns länkar med anknytning till den aktuella bibliografiska referensen. 8

Fig 3: Under rubriken Mer finns en länk till beställningsformulär. 9

Fig 4: Beställningsformuläret kommer upp förifyllt. 10