Förslag till beslut Rektor 2011-02-28 Handläggare Sara Seltborg Webbstrategi för Mälardalens högskola Beslut Rektor beslutar att fastställa webbstrategi för Mälardalens högskola. Ansvarig för policyns tillämpning är informationssektionen samt it-sektionen. Motivering Sammanfattning Webbstrategin är en strategisk plan för att stärka högskolans närvaro på internet. Den innehåller vision, syfte, nulägesanalys samt mätbara mål för webbplatsen. Strategin gäller för den externa och interna webbplatsen, men också för kampanjsajter och andra webbplatser där Mälardalens högskola är huvudavsändare, samt i de fall högskolan förekommer på sociala medier. Högskolan har en större närvaro på webben i stort än mdh.se genom att högskolan även finns på sociala medier och andra platser där målgrupperna söker sin information. Strategin tydliggör att den externa webbplatsen www.mdh.se fortfarande är högskolans huvudkanal och utgör navet i högskolans totala webbnärvaro. Webbplatsen är den viktigaste kommunikationskanalen och får en allt viktigare roll som pålitlig informationskälla och utgångspunkt för övrig webbnärvaro. Samtidigt ska webbnärvaron utgå ifrån att högskolan ska finnas där målgruppen finns. Det är till www.mdh.se som högskolan länkar från applikationer, kampanjsajter och sociala medier, samtidigt som man kan dela med sig av innehåll på www.mdh.se till dessa. Detta förutsätter att innehållet på webbplatsen går att tillgodogöra sig även från andra enheter än datorer, till exempel via mobiltelefoner. Webbplatsen kännetecknas av att den är engagerande, nutida och lättnavigerad. Innehållet finns både på svenska och engelska, (delar på finska) och en effektiv organisation säkerställer att sidorna hålls aktuella och målgruppsanpassade. Huvudmålgruppen för den publika webbplatsen är studenterna både de presumtiva och befintliga. Forskningen och samverkan har också stora informativa publika webbplatser men startsidan lyfter framför allt fram studenternas ingångar. Syftet med www.mdh.se är att marknadsföra högskolan och få fler att anmäla sig till högskolans kurser och program. Därför ligger stort fokus på program- och kurssidorna och att driva besökaren mot avslut, det vill säga att göra en anmälan till en kurs eller ett program. Expedierat enligt sändlista Bilagor:
Förslag till beslut Rektor 2011-02-28 Handläggare Sara Seltborg Webbplatsen har cirka 500 000 besök per månad, varav 80 000 är helt nya besök. Förutom startsidan är ingången Är student den mest besökta sidan. Det stora antalet återkommande besökare är högskolans egna studenter. De nya besöken kommer vanligen från närområdet Västerås och Eskilstuna, därefter från Stockholm. Enligt en webbplatsenkät, som genomfördes i juni 2010, använder 75 procent av de befintliga studenterna webbplatsen varje dag. Bakgrund Arbetet med att ta fram en webbstrategi initierades i samråd på IT-rådet. I en tid när webbnärvaron fragmenteras finns det ett behov av en tydlig strategisk inriktning. Utredningsarbetet It-rådet har deltagit i beredningen och framtagandet av webbstrategin. Detta beslut har i rektors frånvaro fattats av prorektor efter föredragning av informationschef Sara Seltborg. I ärendets beredning har även It-rådet deltagit. Tola Jonsson Prorektor Sara Seltborg Föredragande Expedierat enligt sändlista Bilagor:
Datum Sida 1 av 6 2011-02-28 Webbstrategi 2011 Inledning Webbstrategin är en strategisk plan för att stärka högskolans närvaro på internet. Den innehåller vision, syfte, nulägesanalys samt mätbara mål för webbplatsen. Strategin gäller för den externa och interna webbplatsen, men också för kampanjsajter och andra webbplatser där Mälardalens högskola är huvudavsändare, samt i de fall högskolan förekommer på sociala medier. Webbstrategin ska följas upp och revideras varje år. Vidareutveckling av webbplatsen ska beslutas med utgångspunkt från webbstrategin. IT-chef och informationschef samt webbansvariga på informationssektionen är ansvariga för att uppnå verksamhetsmålen med webbplatsen. Följande policys, beslut och riktlinjer ligger som grund för webbstrategin: Webbpolicyn (fastställda av rektor den 10 maj 2010, dnr CF 1.6.3 427/10), regelverket för webbpublicering, grafisk profil, varumärkesstrategin, riktlinjer för ITsäkerhet, IT-policy, IT-strategin samt standarder för webbutveckling. Extern webbplats Vision - högskolan finns där målgrupperna finns Högskolan har en större närvaro på webben i stort än mdh.se genom att högskolan även finns på sociala medier och andra platser där målgrupperna söker sin information, inklusive applikationer för mobiltelefoner och liknande. Men den externa webbplatsen www.mdh.se är fortfarande högskolans huvudkanal och utgör navet i högskolans totala webbnärvaro. Webbplatsen kännetecknas av att den är engagerande, nutida och lättnavigerad. Innehållet finns både på svenska och engelska, och en effektiv organisation säkerställer att sidorna hålls aktuella och målgruppsanpassade. Innehållet är anpassat för att kunna delas på sociala medier och/eller applikationer. Huvudmålgruppen för den publika webbplatsen är studenterna både de presumtiva och befintliga. Forskningen och samverkan har också
Sida 2 av 6 stora informativa publika webbplatser men startsidan lyfter framför allt fram studenternas ingångar. Stort fokus ligger på program- och kurssidorna och att driva mot avslut, det vill säga att göra en anmälan till en kurs eller ett program. För att tillgodose de befintliga studenternas behov fungerar deras del av webbplatsen som en portal med möjlighet att logga in och därmed få tillgång till riktad information om kurser, tjänster och nyheter. Syfte Syftet med www.mdh.se är att marknadsföra högskolan och få fler att anmäla sig till högskolans kurser och program. Webbplatsen ska vara en trovärdig informationskälla och är den plats dit man går för att få korrekt och aktuell information om högskolan, dess utbildningar och forskning. Nulägesanalys Webbplatsen har cirka 500 000 besök per månad, varav 80 000 är helt nya besök. Förutom startsidan är ingången Är student den mest besökta sidan. Det stora antalet återkommande besökare är högskolans egna studenter. De nya besöken kommer vanligen från närområdet Västerås och Eskilstuna, därefter från Stockholm. Enligt en webbplatsenkät, som genomfördes i juni 2010, använder 75 procent av de befintliga studenterna webbplatsen varje dag. SWOT Styrkor: ung högskola, tydlig profil (orange), många redaktörer Möjligheter: obegränsat utrymme på internet, stor spridning, relativt billigt media Svagheter: splittrat budskap pga. många redaktörer, tröghet i utveckling, många system Hot: fler arenor svårt att kontrollera varumärket, många nya kommersiella webbplatser där högskolan kan behöva synas. Omvärlden Målgruppen blir alltmer webbaserad och program- och kurskatalogerna används mer som ett komplement till den digitala informationen. All anmälan till kurser och program, såväl nationellt som internationellt görs via studera.nu. Allt fler använder fritextsökning som Google för att hitta information om utbildningar eller också söker de kurser och program via hänvisningswebbplatser som studentum.se eller studera.nu. Mobilen, så kallade androidtelefoner, används i allt större utsträckning och allt fler använder olika former av sociala medier. Nästan alla högskolor och universitet syns numera på sociala medier och har egna sidor och grupper på Facebook.
Sida 3 av 6 Konkurrenter och samarbetspartners Högskolans närmaste konkurrenter är andra högskolor och universitet som erbjuder liknande utbildningar, både i närområdet och nationellt. Inom de närmsta åren räknar högskolan med en ökad internationell konkurrens. Högskolan strävar efter att synas tillsammans med samarbetspartners som gynnar högskolan och stärker varumärket Mälardalens högskola. Målgrupper 1. Studenter (blivande och nuvarande) 2. Alumner och samverkanspartners (kommuner, landsting, näringsliv, andra lärosäten) 3. Forskarsamhället 4. Allmänheten och omgivande samhälle, press och media Webbplatsens roll i den totala kommunikationen Webbplatsen är den viktigaste kommunikationskanalen och får en allt viktigare roll som pålitlig informationskälla och utgångspunkt för övrig webbnärvaro. Det är till www.mdh.se som högskolan länkar från applikationer, kampanjsajter och sociala medier, samtidigt som man kan dela med sig av innehåll på www.mdh.se till dessa. Detta förutsätter att innehållet på webbplatsen går att tillgodogöra sig även från andra enheter än datorer, till exempel via mobiltelefoner. En strategi och policy för hur Mälardalens högskola och högskolans anställda ska förhålla sig till och agera på sociala medier ska tas fram under 2011. Krav på webbplatsen och interna förutsättningar Webborganisation, tillgänglighet, funktionalitet, tonalitet och språkprinciper beskrivs i högskolans webbpolicy och i den grafiska manualen. Mätbara mål Våren 2011 görs en nollmätning för att sätta referenspunkter. Utifrån dessa mäts sedan effekten. Varje effektmål är uppdelat i ett antal mikromål, vilka understödjer effektmålen. Mätningen av punkterna 1-3 ska göras halvårsvis sista maj och sista november, mätningen av punkterna 4-5 görs kvartalsvis. 1. Rekrytera grund- och påbyggnadsstudenter 1. Antal besök till samtliga programpresentationer 2. Antal besök på undersidor/mer information på programpresentationerna 3. Antal besökare på "vill studera" 4. Antal besökare på mdhstudent.se 5. Antal klick på länken Anmäl dig här för programmen och kurserna 6. Antal som ser en film med studentintervju
Sida 4 av 6 7. Antal som klickar på Beställ programkatalog 8. Söktrafik (Google) på studierelaterade termer 2. Rekrytera internationella studenter 1. Söktrafik (Google) på engelska studierelaterade termer 2. Antal besökare från prioriterade länder till mdh.se 3. Antal besökare på information om studieavgifter 4. Antal besökare på mdustudent.com 3. Föra ut ny kunskap (forskning och samverkan) 1. Antal besökare till vissa artiklar 4. Öka webbnärvaron 1. Totalt antal besökare till webbplatsen 2. Trafik till mdh.se från utvalda sociala medier och hänvisningswebbplatser 3. Antal som gillar/kommentarer på Facebookgruppen 4. Antal klick på "Dela"-knapparna (tipsa) 5. Ge service till befintliga studenter 5. Antal besökare på Är student 6. Antal klick på länk till Studentportalen 7. Antal klick på länk till Blackboard Intern webbplats Vision Den självklara informationskällan och på sikt en mötesplats för de anställda. Den interna delen av webbplatsen, intranätet, har utvecklats till en mötesplats för de anställda och är ett verktyg och stöd i det dagliga arbetet. Syfte Det främsta syftet med www.mdh.se/internt/ är att vara ett stöd för anställda på Mälardalens högskola. Intranätet ska innehålla all information och de tjänster som behövs för att stödja och underlätta det dagliga arbetet. Intranätets syfte är också att vara en kommunikationskanal för ökad delaktighet och för att stärka MDH-andan samt för att främja medarbetarnas kunskaper om Mälardalens högskola. Nulägesanalys Intranätet har cirka 37 000 besök per månad. Det som genererar flest klick, och därmed är den funktion som är mest efterfrågad, är kontaktinformation till olika servicefunktioner som till exempel helpdesk. Det näst mest eftersökta är personalblanketter.
Sida 5 av 6 Enligt en enkät som gjordes i mars 2010 där 426 anställda deltog, använder 67 procent intranätet varje vecka eller varje dag, och 23 procent har intranätet som startsida. SWOT Styrkor: många redaktörer = aktuell information, samlad kanal för MDH Möjligheter: relativt billigt media, stor spridning, gemensam samlingsplats = stärka MDHandan Svagheter: splittrat budskap pga många redaktörer, tröghet i utveckling, många underliggande system Hot: egna kanaler på akademierna = mindre spridning, låg användningsfrekvens Omvärlden Det är viktigt att snabbt hitta den information som behövs. Allt fler använder sökverktyg istället för att navigera sig fram i menyer. Ur mängden av information ett intranät innehåller finns det behov att begränsa sig och ta del av det man just är intresserad av. Att göra individuella anpassningar och välja vilket innehåll eller vilken grupp som är intressant för just mig, blir alltmer vanliga funktioner på ett intranät. Nutida intranät kännetecknas av enhetlig inloggning för att nå alla tjänster och den globala navigationen struktureras efter de uppgifter som ska utföras, och inte efter företagets organisation. Fler kännetecken för nutida och levande intranät är att det ses som en naturlig mötesplats och alla anställda delar och bidrar till intranätets innehåll. Dokumenthantering med versions- och behörighetsstyrning samt samarbetsplattformar är annat som kännetecknar nutida intranät. Målgrupper 1. Anställda vid Mälardalens högskola Intranätets roll i den totala kommunikationen Målsättningen är att intranätet ska användas i allt större utsträckning. Med ökad användning blir intranätet viktigare för den interna kommunikationen och blir samtidigt en gemensam samlingspunkt för högskolans anställda. Arbetsplatsträffar, information från den närmaste chefen och interna nyhetsbrev är fortfarande betydelsefullt för att sprida information i verksamheten. Intranätets viktigaste roll i detta sammanhang är att komplettera muntlig information och att kommunicera det som är gemensamt för alla anställda, men också att vara en samlad plats där samtliga anställda får samma information. Krav på intranätet Webborganisation, samarbetsformer, funktionalitet, tonalitet och språkprinciper beskrivs i högskolans webbpolicy och i den grafiska manualen.
Sida 6 av 6 Mätbara mål Våren 2011 görs en nollmätning för att sätta referenspunkter. U tifrån dessa mäts sedan effekten. Intranätet har effektmålet Ge service och information till anställda. Det understöds av nedanstående mikromål. Mätning sker kvartalsvis. 1. Antal besök på intranätet 2. Antal anställda som har intranätet som startsida Rutiner för uppföljning Målen med webbplatsen ska följas upp den 1 oktober varje år och statistik ska sammanställas halvårsvis efter avslutad rekryteringsperiod. Varje år ska användarundersökningar genomföras, och där är den prioriterade målgruppen studenter och deras behov. Samtliga webbsidor ska ses över minst en gång per år och vid behov uppdateras eller avpubliceras. Översynen görs av akademin eller enheten som ansvarar för innehållet, men informationssektionen ansvarar för att arbetet initieras och följs upp. På varje webbsida ska det tydligt synas vilken organisatorisk enhet som är ansvarig och när webbsidan senast uppdaterades. Webbstrategin ska revideras årligen i september. Aktiviteter för att nå verksamhetsmålen Skilja tydligare på intern och extern webb genom anpassad startsida Öka möjligheterna till dynamisk webb och få mer flexibilitet genom att bygga om webbplatsens mallar Strategiskt mäta webbstatistik Lyfta nyheter och kalendarium genom re-design Nytt sökverktyg Översyn av redaktörernas arbetssätt Strategi och policy för sociala medier