Produkt- och kvalitetssäkring

Produkt- och kvalitetssäkring En undersökning av de olika rutiner och system som används vid beredningsuppdrag på Fortum Service Robert Josefsson Chalmers Tekniska Högskola Göteborg 2006-10-22

Sammanfattning För att säkerställa att ett projekt, oavsett inriktning eller bransch, utförs på ett tillförlitligt sätt är det viktigt att alla inblandade är väl förtrogna med de mallar och system som ska användas. Idag är detta inte alltid fallet på Fortum Service, då olika system används mot olika kunder och uppdateringen av rutinerna inte alltid görs på ett bra sätt. Efter att ha pratat med flera beredare fås en bild av att saker och ting förvisso fungerar, men det görs inte alltid på rätt sätt. De olika systemen för mallhantering och projektrapportering kräver en del arbete av beredaren, tid som istället skulle kunna läggas på faktiskt beredningsarbete. Det skulle även vara önskvärt med ett enhetligt system, där alla mallar hämtas på samma plats, oavsett vem kunden är.

Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte och frågeställningar 1.2.1 Avgränsningar 1.2.2 Vad är en beredning? 1.3 Metod 2. Projektpärmen - Fortum Distribution 2.1 Uppbyggnad 2.2 Oklarheter och möjliga förbättringar 2.3 Sammanfattning 3. E.ON-mappen 3.1 Uppbyggnad 3.2 Oklarheter och möjliga förbättringar 3.3 FacilPlus Spatial 4. Diskussion och slutsatser 5. Referenser Appendix

1. Inledning 1.1 Bakgrund Fortum Service har idag tre stora kunder för beredningsprojekt, Fortum Distribution, E.ON och Vattenfall. Till dessa kommer ett antal mindre nätägare som använder sig av Fortum Service som entreprenör. Alla dessa kunder har olika system för att lämna ut en projektering och olika system för att dokumentera ett projekt när det väl är utfört. Själva beredningsarbetet skiljer sig inte så mycket mellan dem, men det är viktigt att hålla reda på vilka mallar som skall användas mot respektive kund och hur de olika fliksystem dessa använder fungerar. I de system som används kan det ofta vara svårt för en utomstående eller nyanställd att bilda sig en uppfattning om vad som är viktigt, vad som kan krävas av beställaren eller vad som kanske saknas. Om detta moment kunde underlättas skulle ett moment i inlärningsprocessen för en ny beredare kunna undvikas och mycket arbete sparas även för erfarna beredare. 1.2 Syfte och frågeställningar Den här studien syftar till att problematisera kring och analysera de olika mallar och rutiner för beredningsprojekt som används på Fortum Service. Kan man säkerställa att det är rätt mallar och system som används och vilka skillnader finns mellan hur olika beredare arbetar och mellan olika platser i landet? Det är viktigt att kunna definiera var gränsen mellan projektering, beredning och dokumentation går. Om beredaren måste komplettera projekteringen då den inte är

fullständig, kan denne då ta betalt för den tid han lagt ned på arbete som borde gjorts redan i ett tidigare skede i projektprocessen? Vilken information vill uppdragsgivaren ha till sin dokumentation och i vilken utsträckning behöver beredaren vara involverad i dokumentationsarbetet? 1.2.1 Avgränsningar Det här arbetet fokuserar på var olika mallar finns och hur de olika systemen används, inte specifikt vilka de är eller hur de är uppbyggda. Jag har också endast studerat de system som används gentemot Fortum Distribution och E.ON, vid ett vidare arbete inom det här området är det viktigt att även projekt mot den tredje stora uppdragsgivaren, Vattenfall, has i åtanke. 1.2.2 Vad är en beredning? Då stora delar av det här arbetet handlar om beredningar är det på sin plats att börja med en introduktion till vad en beredning är och hur ett projekt i eldistributionsbranschen går från planeringsstadiet till utförande. På distributionsnätsnivå utförs de allra flesta förändringar i nätet enligt en välstrukturerad och allmänt vedertagen standard. När en nätägare bestämt sig för att göra en förändring någonstans i sitt nät görs först en projektering, som innebär att projektören bestämmer exakt var t.ex. kablar ska dras och var nätstationer ska byggas. Projektören tar även fram kartmaterial över området och utför vanligtvis de beräkningar, t.ex. selektivitetsplaner och kabeldimensionering, som krävs för att säkerställa att allt fungerar på ett tillförlitligt sätt efter ombyggnaden. När detta är gjort lämnas projektet över till beredaren (som kan vara en annan person på ett annat företag, en annan person på samma företag, eller i vissa fall har samma person hand om både beredning och projektering) vars huvudsakliga uppdrag är att bereda det material som skall användas i projektet. Oftast är det redan bestämt vilken kabelarea som

skall användas, vilken transformator som skall sitta i nätstationen och så vidare, så beredarens jobb är alltså att ta ut kabellängder, beställa nätstationer, uppskatta hur mycket maskintid som behövs och hur dessa ska bemannas m.m.. Beredaren fungerar även ofta som projektledare för projektet i utförandefasen.

1.3 Metod Då det här arbetet i huvudsak är en undersökning av de mallar och avtal som förekommer har stora delar av arbetet bestått av studier av dessa. Detta har kompletterats med samtal med beredare för att bilda sig en uppfattning om hur arbetet bedrivs "ute i verkligheten" och hur system och mallar används. För att ytterligare känna på hur en beredning går till har jag även följt ett pågående projekt under några dagar. Detta inkluderade även ett besök på plats ute i fält, där ombyggnationen ska ske. Jag har även deltagit i en tvådagarskurs i E.ON:s dokumentationssystem FacilPlus Spatial på E.ON:s huvudkontor i Malmö och där diskuterat detta med E.ON:s utbildare i systemet.

2. Projektpärmen - Fortum Distribution 2.1 Uppbyggnad Den projektpärmsmall som Fortum Distribution är ett pärmsystem med 41 flikar, uppdelade i fyra avsnitt; ett för projektering, ett för beredning och utförande, ett för dokumentation hos Fortum Distribution och ett litet, avslutande avsnitt för projektavslut. I dagsläget finns bara en tidig version (uppdaterad 2006-01-03) av denna mall, som delades ut på ett informationsmöte i Kungsbacka i januari, tillgänglig på västkusten. På denna CD finns även ett bibliotek med de mallar som ska användas. Fortum Distributions mål är att lämna ut alla projekt i digital form, på en CD-skiva eller via intranätet, men tyvärr fungerar inte detta så bra här som det gör i andra delar av landet där man kommit längre i detta arbete där de flesta projekt distribueras och hanteras digitalt. I framtiden är det alltså tänkt att projekteringshandlingarna skall finnas på en CD tillsammans med ett uppdaterat mallbibliotek, till skillnad från idag då allting lämnas ut i pappersform. Den första delen av pärmen, rubricerad "förfrågningshandlingar", är alltså det material Fortum Service får från projekteringen. Den innehåller alltså bakgrund till projektet, såsom kartor över området med planerad kabeldragning, driftschema och en beskrivning i ord av vad som ska göras och varför. Den andra delen, "bygghandlingar", är den del där större delen av beredningen hamnar. En mer detaljerad arbetsplan och arbetskartor ska tas fram, nätstationer ska ritas och beställas och så vidare. Den tredje delen, "relationshandlingar", är den del som skall kommuniceras till Forum Distribution och alltså innehåller de dokument de behöver för

att dokumentera projektet i sitt system. Till slut innehåller mallen även ett kort avsnitt, "projektavslut", som används av Fortum Distribution vid avslut. Bild 1. Register till det fliksystem som används vid projekt mot Fortum Distribution.

2.2 Oklarheter och möjliga förbättringar För att det inte ska uppstå missförstånd är det viktigt att kommunikationen mellan de olika intressenterna i ett projekt är tydlig. Därför är det konstigt att vissa av flikarna i projektpärmen är lite självmotsägande. Ett exempel på detta är flik 10, "Övriga handlingar", som enligt upplägget att förfrågningshandlingarna skall komma från projekteringen har hamnat fel då detta sköts av beredaren trots att det ligger i den första delen av pärmen. I det mallbibliotek som Fortum Distribution tillhandahåller kan man i instruktionen till denna flik läsa att det är entreprenören som är ansvarig för samtliga punkter under flik 10. Dessa punkter är framförallt markägarfrågor och kontakt med myndigheter och andra intressenter såsom Vägverket, Telia, kommuner, Länsstyrelsen etc. Varför detta har placerats här och ansvaret lags på entreprenören är oklart, en möjlighet är att det är ett förbiseende från Fortum Distribution och det kommer att rättas till på ett eller annat sätt i en senare version av pärmen. Ett annat alternativ är att man på Fortum Distribution inte ser förfrågningshandlingarna som ett färdigt dokument som entreprenören bara ska använda som referens utan även skall arbeta med och utveckla. Det förekommer i ofta att flikar i materialet från projekteringen är tomma. Hur är det meningen att detta ska tolkas? Det mest troliga är att innehållet vid dessa flikar inte är applicerbart på projektet i fråga, men är det självklart att man kan utesluta att projektören kan ha missat någon information? En lösning på detta skulle kunna vara att projektören sätter in ett papper som talar om att fliken medvetet lämnats tom under varje sådan flik. Under flik 11 har i de projekteringar som undersökts funnits ett antal mallar, precis samma som finns tillgängliga i mallbiblioteket. Vad är syftet med att dessa finns här också när de redan finns tillgängliga för utskrift på annan plats? Det är möjligt att anledningen är den att Fortum Distribution vill påpeka att det är just dessa mallar som skall användas och inga andra.

2.3 Sammanfattning Tills dess att projekten levereras i digital form är mallbiblioteket alltså bara tillgängligt på en CD-skiva som inom kort troligtvis kommer att vara ganska inaktuell. En lösning på detta, som man även börjat arbeta med på Fortum Distribution, skulle kunna vara att göra biblioteket tillgängligt på intranätet i någon form. Detta kräver ju att Fortum Distribution publicerar sina uppdateringar även där (inte bara på de skivor som projekt distribueras på i andra delar av landet) och på ett sätt så att Fortum Service har tillgång till dem. Detta skulle vara ett sätt att komma runt problemet att västkusten är lite "efter" och inte använder det senaste systemet. Det är tydligt att det finns vissa frågor som måste tas upp med Fortum Distribution för att få klarhet i dessa tveksamheter. Hur ska vi tolka tomma flikar i projekteringen? Varför ligger markägarkontakter och annat i projekteringsdelen? Kan mallbiblioteket göras tillgängligt på intranätet?

3. E.ON-mappen 3.1 Uppbyggnad De avtal och mallar som rör uppdrag åt E.ON finns alla samlade i Fortums system för interna dokument, PowerDocs, i mappen "Ramavtal E.ON". Där hittar man information om allt från avtal till processflöden och de mallar som används i beredningsprojekt mot E.ON. Bild 2. Skärmdump av E.ON-mappen i Fortums interna dokumenthanteringssystem. Det allra mesta som kan tänkas behövas i någon del av projektet, oavsett om det är i projekterings- eller beredningsstadiet, kan hittas på intranätet. Det är bara mycket viktigt att alla kommer ihåg att verkligen använda de mallar som finns tillgängliga där, om inget annat sagts, är dessa nämligen de senaste och alltså rätt dokument att använda. Det mesta som är intressant för en beredning hittar man i undermapparna mallar, kravspecifikationer respektive kvalitet och miljö. Bland mallarna finns bland annat en

checklista för anläggningsprojekt där man kan pricka av delar av ett projekt allt eftersom de är färdiga. Den är kanske lite väl omfattande för de flesta mindre projekt, men fungerar ändå som ett bra instrument för att hålla reda på hur långt man kommit i ett projekt och vad som är kvar att göra.

3.2 Oklarheter och möjliga förbättringar Eftersom det inte finns något omfattande fliksystem på det sätt som används mot Fortum Distribution är det svårare att se var och hur olika saker ska användas. Istället används en ganska allmän mall, där pärmen som skickas till beställaren när projektet är klart är nästan identisk med den som ges till montören och den som beredaren behåller själv. Vid projekt på Fortum Distribution är det endast den tredje delen av fliksystemet som skickas till beställaren, och pärmarna blir alltså mer olika varandra. Det verkar som om det system som används mot E.ON skapar en del merarbete och slösar lite med resurser i och med att mycket görs dubbelt, eller trippelt. Även om alla dokument finns samlade på en plats så är E.ON-mappen inte lika tydlig som Fortums system, en instruktion till var olika mallar skall användas och en "guide" till upplägget i mappen kanske skulle göra stor nytta i inlärningsprocessen för E.ON:s specifika system. Detta är ett av de stora problem Fortum Service står inför vid introduktion av nya beredare, antingen de är nyanställda eller kommer från arbete med ett annat system. De projekteringar mot E.ON som studerats i det här arbetet har varit av en enklare typ då arbetet med uppstädningen efter stormen Gudrun i början av januari 2005 fortfarande inte är klar. Dessa projekteringar har i många fall fått göras i all hast och beredningarna har, som i några fall som studerats, halkat efter, både på grund av brist på beredare och eftersom det under vissa perioder varit svårt att få tag på kabel till projekten då kabeltillverkarna inte hunnit med den stora ökningen av efterfrågan från elbolagen efter stormen. Eftersom projekteringarna inte varit fullständiga, i vissa fall bara några enkla streck på en karta, har beredarna fått göra mycket extra arbete som normalt sett redan ska vara gjort när projektet kommer till dem.

3.3 FacilPlus Spatial E.ON:s dokumentationssystem heter FacilPlus Spatial som, i en beredning, används för att rita upp ett förslag över vilka förändringar i nätet ombyggnaden orsakar. Kortfattat fungerar det som så att beredaren skapar en kopia av nätet, kallat ett förändringsset, där han ritar in nya stationer, kabelskåp etc. och tar bort det som ska raseras. När beredningen är klar lämnas förändringssetet över till beställaren på E.ON som ser till att förändringarna förs in i dokumentationen när byggnationen är klar och allting ska tas i drift. Utöver funktioner såsom att rita om- och nybyggnationer kan FacilPlus Spatial användas till att slå upp information om fastigheter och abonnenter. Genom att markera en tänkt kabeldragning kan man få fram vilka fastigheter som den sträcker sig över för att senare kunna kontakta fastighetsägare. Man kan även hitta information om abonnenter som ska anslutas, deras årsförbrukning, säkringsstorlekar, adress m.m. Ett problem med programmet, för Fortum Service här på västkusten, är att man inte har tillgång till det på kontoret utan man måste ta sig till E.ON:s kontor i Kungsbacka för att få tillgång till det. Eftersom E.ON vill att dokumentationen i ett projekt ska skötas parallellt med beredningen och vara klar till åtminstone 99% innan utförandefasen av projektet kan startas kan det innebära många resor till E.ON:s kontor. När arbetet väl är utfört ska bara små förändringar göras så att systemet stämmer överens med hur verkligheten ser ut. Så länge arbetet med uppstädningen efter Gudrun pågår är budet från E.ON att beredarna inte ska sköta dokumentationen för att istället få undan så många beredningar som möjligt. Det är nämligen i den fasen flaskhalsen är för tillfället. När allting återgår till det normala kommer troligtvis detta bli ett mer påtagligt problem.

4. Diskussion och slutsatser Inget av de nuvarande lösningarna (E.ON-mappen/FD-pärmen) är perfekt men om man tar det bästa från båda skulle man kanske få ett system som är både mer enhetligt och tydligare. Som tidigare påpekats är dagens system med (obefintliga) uppdateringar från Fortum Distribution inte så bra och känns långt ifrån tillförlitligt, men eftersom målet från deras sida är att bifoga nya mallar med varje projekt är detta kanske ett övergående problem. Om de även görs tillgängliga på intranätet borde det vara tillräckligt för att säkerställa att inga inaktuella dokument används. Fortum Distribution ser det säkert som viktigt att de senast uppdaterade mallarna används, med det krävs ju i så fall från Service att detta sköts på ett bra sätt och man inte använder någon bara för att man "alltid gjort så". Gentemot E.ON så är det ju bra att alla mallar finns samlade centralt (i PowerDocs) men det saknas en tydlig markering hur allt skall placeras vid dokumentation och tillförlitligheten av uppdateringar är inte så hög när man kan hitta dokument som det fortfarande står Sydkraft (eller Yngeredsfors (som senare blev Birka som blev Fortum )) på. De beredare jag pratat med tycker att ett system där mallarna hämtas på intranätet, PowerDocs eller liknande är att föredra. Ett problem de ser med att ha mallarna på en CD är vad som händer om projektet av någon anledning dras tillbaka, alltså när ett projekt läggs på is tillsvidare. När väl arbetet tas upp igen, ska då de mallar som fanns på skivan när projektet lämnades ut användas eller de som distribuerats senare till något annat projekt? Om de finns på intranätet uppfattas det som naturligt att använda de senaste där medan det uppfattas som ytterligare en källa till missförstånd vid distribution av projekten på en CD.

Som tidigare nämnts var de projekt mot E.ON som studerats av en mer akut art, varför en rättvis jämförelse mellan den projekteringar som kommer från E.ON respektive Fortum Distribution är svår att göra. Den uppfattning man får av beredarna är att skillnaden mellan de båda är ganska liten och de båda har sina för- och nackdelar. T.ex. uppfattas Fortum Distributions projekteringar som lite mer strukturerade och tydliga, medan E.ON:s är lite fylligare med mer information, lite mer kompletta. Som sammanfattning kan sägas att det i vissa detaljer finns mycket utrymme för förbättring och framförallt förtydligande i upplägget av projektsystemen. Det är väl dock lite tveksamt om det finns några stora vinster att göra genom att förbättra dem. Systemen som används är väl inarbetade hos respektive företag och det är ett mycket omfattande arbete som krävs för att göra några större förändringar i dem. Vad som dock kan, och bör, förändras är tydligheten i projekteringar och beredningar. Ett dokument som förklarar en del punkter och sammanfattar delar av arbetet skulle kanske vara på sin plats, framförallt vad gäller beredningar mot E.ON där inget sådant finns.

5. Referenser På grund av arbetets natur går det inte att skriva en vanlig referenslista, eftersom stora delar av informationsinhämtandet bestått i informella samtal och e-post konversationer med framförallt beredare. De dokument jag använt från Fortums intranät är ju också, av naturliga skäl, svåra att referera till. De från Fortum som i olika utsträckning bidragit är: Christian Bäcklund, beredare, Fortum Service, Karlstad Ulf Hansson, beredare, Fortum Service, Varekil Sofia Helge, miljösamordnare, Fortum Service, Kungsbacka Hasse Johansson, beredare, Fortum Service, Varekil Bengt Johnsson, beredare, Fortum Service, Kungsbacka Jonas Lindskog, beredare, Fortum Service, Kungsbacka Anders Persson, beredare, Fortum Service, Varekil Charlotte Österlund, beredare, Fortum Service, Kungsbacka För information om E.ON:s system, Facil Plus Spatial: Birgitha Skagert Carlsson, E.ON Nässjö Margareta Jansson, E.ON Nässjö