Mötesprotokoll Datum: 2013-05-17 Tid: 15:15 Plats: Wallenberg Närvarande: Amer Ali, Felicia Bindekrans, Frida Christensen, Josefine Strömsrud, Julia Persson, Victor Norberg, Hiren Kerai, Jenny Strömberg, Kristin Ulding, Marcus Lundmark, Andreas Hallesjö, Anton Östlund, Erik Claesson, William Chung, Daniel Krainer, Johnnie Silfverhielm, Erica Tomascewski 1. Mötets öppnande Amer Ali förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Amer Ali valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Josefine Strömsrud valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson William Chung valdes till justeringsperson. William reserverade sig mot beslutet. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar. 6. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Amer Ali, Ordförande Har deltagit i Baljans vårmöte som representant för MTS samt deltagit i SOFT under dagen och signerat samarbetsförklaringen mellan sektionerna och LinTek. Har haft mailkontakt med tidigare års arrangör angående heltidssitsen. Har också mailat LIU s arkitekt och fått tillåtelse att renovera "vägmärke" av Ernst Nordin samt sökt kulturstöd för renoveringen. Har justerat M-YRANs företagsavtal. Har tillsammans med Felicia pratat med FEMMM angående att kalla sig festeri. Felicia Bindekrans, Vice Ordförande Har också deltagit i mailkontakten angående helttidssitsen. Har även kontaktat Alexandra och Albin angående huruvida de vill arrangera SMART till hösten.
Har tillsammans med Amer pratat med FEMMM om att de inte borde kalla sig festeri men att de gärna får anordna olika events. Har haft intervjuer till Pub-M samt deltagit på SOFT. Har kollat upp när man ska söka bidrag för ekologisk bomull, det datumet har redan passerat men det går antagligen att söka ändå. Kollade även om exempelvis M-Yran kan söka bidrag för ekologiska representationskläder och även det var möjligt. Har också granskat M-Yrans avtal. Josefine Strömsrud, Sekreterare Har renskrivit förra mötets protokoll och satt upp i emba, arkiveringspärmen samt laddat upp tidigare protokoll på hemsidan. Har även haft intervjuer till M-AktU varav de flesta var väldigt bra. Deltog i stormötet med övriga ledamöter. Frida Christensen, Kassör Har, förutom varit på stormöte, börjat betala fakturor och få ordning i Att bokföra - pärmen. Haft möte med Anna och diskuterat diverse saker såsom likviditetsbudget, det gamla plusgirot och hur mycket pengar som kommer att komma in innan och under sommaren. Har också fått koden till kassaskåpet som i och med det kan bytas, vilket kommer göras så fort som möjligt. Även hjälpt M-yrans ekonomiansvarig med några småfrågor kring budgetering och tittat igenom deras preliminära budget. Marcus Lundmark, Internationellt Ansvarig Har sedan förra mötet suttit i möte med förra infoansvarige i IntU och diskuterat vad hon gjorde förra året. Stora delar av diskussionen gällde utlandsdatabasen. Har även varit med på årets sista masteraktivitet vilken var laserdome. Har också intervjuat folk för utskottet till nästa år och valt ut två av dessa. Victor Norberg, Marknadsföringsansvarig Har under den senaste veckan intervjuat alla utskottsökande och valt ut fyra av dessa. Har varit på ett möte där köttbullemissioneringen utvärderades och statistisk från året presenterades. Det kommer även en sammanställning i dagarna med feedback ifrån deltagarna. M-sektionen har bidragit med 23 av totalt 132 stycken köttbullemissionärer, vilket motsvarar 2,26 % av antalet sektionsmedlemmar. Bygg ger 500 kr i handen till sina missionärer vilket har gjort att 5,37 % av deras sektionsmedlemmar har åkt. Ska på stormöte och middag med nya och gamla tvärmafu samt kommunikatörerna på onsdag (22/5) för att diskutera året som gått och det kommande året. Har tillsammans med Jenny diskuterat revideringen av den nya katalogen och beslutat vilka texter och bilder som skall ändras. Hiren Kerai, Webbmaster Har intervjuat folk till utskottet. Har även fixat en filbyter tutorial och förhoppningsvis fixat skrivaren i combi.
Jenny Strömberg, InfoChef Har sen sist haft möte med Andreas och även deltagit i ett antal av hans utskottsintervjuer. Har även haft möte med Victor samt suttit med på InfUs sista möte och ställt lite frågor till dem samt haft intervjuer till nya InfU. Har kontaktat stingprofil och bett om en offert för pikétröjorna men har inte fått svar än. Har även fixat mailsignaturer till övriga ledamöter. Julia Persson, Näringslivsansvarig Har sedan senaste mötet haft möte med M-case och då kommit fram till att vissa ska stanna kvar i gruppen i höst, samt att samarbetet med Näru ska blir starkare. Fick inga nya ansökningar så ska satsa på att promota till ettorna i höst. Lite ändringar i posterna har också genomförts. Den främsta ändringen är att Julia i år är ordförande och istället kommer tillsätta en vice ordförande. Haft möte med företagsansvariga för M-YRAN och diskuterat strategier och hur vi kan hjälpa varandra. Därefter ringt runt till våra samarbetspartners för att undersöka intresset för att vara med. Haft möte med Pär Westrin från innovationskontorett tillsammans med Henric från M-yran angående samarbete inför projektet. Han ska hjälpa oss att marknadsföra M- YRAN ut till småföretag i regionen och han önskar att vi hjälper honom få in ökad medverkan av företag i kurser till våra utbildningar. Pratat med Sonja om att göra om katalogen som vi delar ut till möjliga samarbetspartners där info kring vår utbildning och vad företag kan medverka på finns. Haft intervjuer till NärU. Andreas Hallesjö, Studienämndsordförande Har haft möte med Jenny angående manualen. Den kommer kosta 35 kr/st att trycka i tryckakademin och det ska tryckas 280 st. Detta blir billigare än vad som var budgeterat för. Har haft lunchmöte med vice snordfarna angående kursutvärderingssystemet. Har beslutat att ändra om kursutvärderingssystemet för ettorna enligt LinTeks riktlinjker men ha kvar det nuvarande systemet för övriga årskurser. Detta för att kunna jämföra vilket som fungerar bäst. Anton Östlund, Intendent Har sen sist gjort ett kostnadsförslag för renovering av konstverket "vägmärke". Har även bokat arbetsdag med intendenten i MPiRE och Bygg i FM för omstrukturering av VTI, A-15 och Combitoret. Detta kommer ske under första veckan i juni om allt går som det ska. Har även bokat in utskottsintervjuer på måndag och tillsatt två stycken i Kakis-gruppen. Renoveringen av embassaden har legat lite på is men har lite nya idéer på hur arbetet ska struktureras. Kristin Ulding, Alumniansvarig Har fortsatt arbetet med mentorskapsverksamheten. Har mailat med mentorerna och väntar fortfarande på svar från några innan det är dags att maila adepterna.
Ett antal alumnus-tidningar har returnerats vilket Kristin och Linnéa ska kolla närmre på nästa vecka. För att inte slösa på porto kommer tidningen inte skickas till dessa adresser i framtiden. Har fått inloggningsuppgifter till alumni-databasen och ska få en genomgång av denna av Linnéa. Har även varit på lunchmöte med projektgruppen M-YRAN. Ska förse dem med alumnikontakter samt hjälpa till att hitta alumner som vill komma hit under mässdagen. Fick inga ansökningar till Alumni-utskottet. Så ni kan ju be dom som ni tackar nej till söka alumni. Erik Claesson, Festmaskinist Har haft biljetsläpp till Hemliga ÄvMtyret vilket gick bra. Har även haft möten med FM och Mika som är studiesocialt-ansvarig på Lintek. Deltog på slasken och har suttit i combitoret. William Chung, Phadderigeneral Fortsatt jobbet mot nolle-p och styrt de vilsna phadderisterna. Maja Carlsson, BästEmma Närvarade ej. Embassadör Inga embassadörer närvarade. Daniel Krainer, ny verkstadschef Presenterade sig. 8. Uppföljning av föregående möte Flertalet ledamöter har inte läst Freakin economy history -dokumentet i dropboxen. Excel-ark för utgifter har lagts upp. Anton har inte skickat mått på embassaden till Jenny, och Jenny har således inte gjort en skiss. Föregående mötes protokoll lades till handlingarna. 9. Revisorerna har ordet Var på stormötet och pratade med alla kassörer. Har börjat kolla på kontoplaner. 10. Uppföljning samarbetsförklaring Samarbetsförklaringen har signerats av alla utom ordförande på MATNAT och D- sektionen då de inte var närvarande. Efter att de har signerat kommer dokumentet delas ut till samtliga deltagande. Detta är första gången det finns en samarbetsförklaring mellan LinTek och sektionerna sedan kårobligatoriets avskaffande.
11. Uppföljning representationskläder Jenny har inte kunnat göra så mycket (se RoM). Har bett Sara prata med gamla styret och be dem lämna in sina pikétröjor i Combitoret för provning. Om så önskas kan vi be att få loggorna placerade som förra året och då endast skicka in nya logotyper. En diskussion förs kring eventuell mängdrabatt om även brodyr på kavajerna beställs genom stingprofil och det framkommer att de har studentrabat. Jenny ska skicka ett nytt mail för att påminna om offertförfrågan. 12. Äskning Petra Lange äskar för generationsträff mellan nuvarande och gamla styrelser. Äskningen gäller en grillkväll med syfte att byta erfarenheter och skaffa nätverk. Äskningen bifogas, se Bilaga 1. Det diskuteras huruvida ändamålet gynnar majoriteten av maskinteknologsektionens medlemmar samt budget och ekonomi för äskningar överlag. Då det inte finns några klara riktlinjer för hur äskningar ska beviljas och till vilket belopp förs en längre diskussion. Det föreslås att bevilja en mindre summa pengar då maskinteknologsektionen äger en del materiel det äskats för som finns tillgängligt att låna. Den föreslagna summan ska täcka grillkol, ketchup och senap. Ett eventuellt överskott kan sedan användas i embassaden. Det beslutas: att bevilja 200 kr. 13. Hemsidan Det beslutas: att till klockan 16.15 på söndag (19/5) ska alla ha ha valt ut en enskild bild så Jenny kan redigera samtliga bilder för uppläggning på hemsidan. 14. Utskott Det beslutas: Att ansökande ska föras in i google docs enligt färgschema senast ikväll så att de nya utskottsmedlemmarna kan meddelas på söndag. Det ska även framgå hur många platser som lämnas till hösten. 15. Embassaden Amer rapporterar: Vi har fått godkänt att renovera vägmärke av Ernst Nordin från LiU s arkitekt, Karolina Ganhammar. Amer och Felicia har äskat kulturstöd för renoveringen. Förfrågningar om färdkoder och mer information om konstverket har även skickats ut. Anton föreslår att vi avvaktar med inköp av stolar. Det påpekas att det inte finns tillräckligt många stolar till de nuvarande borden och bristen kommer bli ännu mer påtaglig om fler bord köps in. De nuvarande stolarna har problem med skruvar som lossnar, Anton planerar att se över dessa så att stolarna kan stå kvar. Det diskuteras att köpa in ett antal nya stolar nu med fördelen att dessa då kan provas fram tills dess att de gamla byts. Diskussion förs kring budget samt hur mycket som ska renoveras i sommar, därefter bordläggs frågan till nästa möte.
16. Grön sektion/amo Amer och Felicia ger i uppgift till övriga ledamöter att fundera kring hur vi kan jobba vidare med miljötänket. Samtliga ska ta med ett realistiskt förslag på vad vi kan förbättra till nästa möte. Styrelsen ska också fundera på hur vi ska jobba med AMO? Felicia berättar att hittills har de haft en punkt på sektionsmötena där de berättar om sitt jobb, sen har de gått på sina möten och sett till att allt följs. Felicia väcker frågan att ha en miljöansvarig i varje utskott/förening som AMO kan kontakta. 17. Uppföljning sommarträff Kristin är tyvärr inte med på mötet men meddelar att hon inte har kollat ställe än. Sommarplaneringsgrupp blir Kristin, Amer, Marcus och Josefine. 18. Spons Julia berättar att M-YRANs verksamhet är igång och hon har därför börjat kontakta våra företag för att se om de vill vara med. En diskussion förs kring vad sektionens nuvarande företag ska kunna erbjudas utifrån deras kontrakt. Då ingen budget finns saknas tillräckligt diskussionsunderlag. Det beslutas: att ett beslut i frågan inte kan tas förrän vi har sett en budget. 19. Övriga frågor 9.1 Styrets lekkväll Frågan lyfts huruvida styret vill ordna annan mat än hamburgare för lekkvällen. Vidare diskussion bordläggs till sommarträffen. 9.2 Kick-off för utskott En diskussion förs kring vad som uppskattas mest av en helt, eller delvis, finansierad kick-off för utskotten eller om dessa pengar istället skulle läggas på Majken och/eller M-Aktivas. Även denna fråga bordläggs till sommarträffen. 20. Nästa möte Torsdag 2013-05-23 kl. 17:15 21. Dagens vicedomsord Det är soligt och fint och vi sitter och hör på musik och att sitta här kan ju kännas viktigt. Men så kanske man vill gå och ha trevligt. Samtidigt är det nog många som är stressade över tentorna. Men det är ingen idé, för antingen pluggar man, eller så pluggar man inte. 22. Mötets avslutande Amer Ali förklarade mötet avslutat.
Josefine Strömsrud, Sekreterare Amer Ali, Ordförande William Chung, Justeringsperson
Bilaga 1- Äskningsformulär Datum 2013-05-14 Arrangör Petra Lange, Generationsträff för M-Styren från 2008-2013 Ansvarig Petra Lange Kontaktuppgifter Petla031@student.liu.se 0705200239 Ändamål En grillkväll där M-Styren de senaste fem åren (70 pers) deltar, i syfte att utbyta erfarenheter och bilda nätverk. Beräknar att 35 personer kommer. Arrangemanget kommer att äga rum i Linköping, vid passande grillplats. Budget artikel styckpris totalt Summa som äskas grillkol 30 60 ketchup 20 20 senap 15 15 lekmaterial 305 400 kr Övrigt Har förhoppning att detta kan bli ett återkommande arrangemang, och då kan ännu fler bjudas in. Någonstans måste man börja, och börjar då i liten, enkel skala. De inbjudna Styren till detta arrangemang antas åtminstone ha någon som är kvar vid universitetet och är intresserad av att komma. Nedanstående skall fyllas i av en firmatecknare för MTS. Datum för beslut: Signatur: Beviljas med summan: Beviljas ej
Motivering till beslut: MTS har lekmateriel såsom kubbspel, frisbees och bränbollsspel till låns för medlemmarna. Prata med intendeten om detta (intendent@embassaden.liu.se)