HÖGSKOLAN I BORÅS Institutionen för pedagogik Christian Jensen Administrativ chef RUTIN 2013-01-24 1 (6) Chefer och arbetsledare vid Institutionen för pedagogik Rutin vid egen uppsägning och tjänstledighet vid Institutionen för pedagogik Bakgrund: Många av våra medarbetare väljer just nu att avsluta sina tjänster eller ta tjänstledigt från Institutionen för pedagogik för att istället arbeta vid andra högskolor/universitet. Under 2012 hade vi ett stort bortfall av medarbetare som även riskerar att fortsätta under 2013 och framåt. Ledningen vid institutionen ser allvarligt på denna utveckling. Syftet med denna rutin är att fånga upp liknande fall och få fram fakta kring vad det beror på att så många väljer att söka sig bort från institutionen. Detta för att på sikt skapa ledningen en bättre bild av läget och för vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas. Detta dokument ska ses som en intern chefs-/arbetsledarrutin som gäller för samtliga chefer/arbetsledare vid Institutionen för pedagogik. Egen uppsägning: Närmsta chef/arbetsledare ska genomföra avgångssamtal med samtliga personer som har sagt upp sig senaste tvåårsperioden (2011 och 2012), och som säger upp sig framöver. Avgångssamtal kan ske per telefon i de retroaktiva fallen. Vid dessa samtal ska blanketten Tips på frågor vid avgångssamtal (se bilaga 2) användas. Samtalet ska genomföras senast sista anställningsveckan för de som ej ska höras retroaktivt. Svaren ska sedan analyseras av närmsta chef/arbetsledare för att denne ska kunna identifiera faktorer som skulle kunna åtgärdas/påverkas direkt inom dennes ansvarsområde. Därefter lämnas originalunderlaget till ADM-chef som sätter in det i institutionens personalpärm. En kopia ska sändas till personalavdelningen. ADM-chef sammanställer de angivna anledningarna till avsluten för att löpande kunna bevaka helheten. Närmsta chef/arbetsledare ska i övrigt även följa den avslutsrutin vid anställnings avslutande som finns vid Högskolan i Borås. Denna finns på hb.se:s personalsidor (anvisningar & regler anställningsinformation avsluta anställning).
2013-02-07 2 (6) Tjänstledighet (nyckelperson): Även de, av närmsta chef/arbetsledare identifierade, nyckelpersoner som begärt tjänstledighet för arbete vid annat lärosäte i närtid måste fångas upp av närmaste chef/arbetsledare. Boka in ett "positivt avstämningssamtal" med dessa i samband med att de lyfter frågan om tjänstledighet. Betona då gärna personens styrkor, nyckelroll vid institutionen och att vi uppskattar dennes insats. Undersök vad vi skulle kunna göra från institutionens sida för att de ska stanna kvar hos oss. Lyft sedan ärendet och individens önskemål löpande i den utökade ledningsgruppen för gemensam diskussion av eventuella möjliga åtgärder i de enskilda fallen. Återkoppla därefter snarast till medarbetaren. Ovanstående rutin gäller fr.o.m. 2013-01-24 och tillsvidare.
2013-02-07 3 (6) Bilaga 1 Checklista för chefer/arbetsledare Vid egen uppsägning: 1. Boka in ett avgångssamtal med medarbetaren senast dennes sista arbetsvecka. 2. Använd dokumentet Tips på frågor vid avgångssamtal. 3. Efter samtalet, analysera svaren! Finns det något som du skulle kunna påverka eller åtgärda direkt inom ditt ansvarsområde? 4. Överlämna underlaget till ADM-chef, gärna med egna kommentarer ifall du själv ser ett mönster eller ifall något redan är eller planeras att åtgärdas. Sänd en kopia till personalavdelningen. 5. I övrigt följs avslutningsrutinen vid Högskolan i Borås. Vid tjänstledighet (nyckelperson): 1. Boka in ett avstämningssamtal med medarbetaren i samband med att de lyfter frågan om tjänstledighet. 2. Avstämningssamtalet skall fokusera på det positiva kring individen! Betona gärna personens styrkor, nyckelroll vid institutionen och att vi uppskattar dennes insats och undersök vad vi skulle kunna göra från institutionens håll för att denne ska stanna kvar. Utlova dock inget. Be istället att få återkomma. 3. Nedteckna medarbetarens synpunkter, förslag och önskemål. 4. Lyft ärendet i närmast kommande utökade ledningsgrupp för gemensam diskussion av eventuella möjliga åtgärder i de enskilda fallen. 5. Återkoppla snarast till medarbetaren och återrapportera därefter även ärendet i den utökade ledningsgruppen. Dvs. hur gick det?
2013-02-07 4 (6) Högskolan i Borås Personnummer Tips på frågor vid avgångssamtal Datum Bilaga 2 Namn Anställd som Institution/avdelning/funktion Avgångsdatum 1. Förväntningar på Högskolan vid starten. Första intrycket av Högskolan och arbetsplatsen? Har intrycket varit bestående? 2. Synpunkter på introduktion/inskolning, såväl lokal som central introduktion. 3. Synpunkter på arbetsuppgifterna? Ansvar och befogenheter? Har det skett några förändringar i arbetsuppgifterna? Synpunkter på detta?
2013-02-07 5 (6) 4. Samarbete inom gruppen/institutionen/avdelningen/funktionen inom Högskolan? 5. Synpunkter på lednings- och samverkansformer (information, arbetsplatsträffar, projekt mm) 6. Synpunkter på löne- och personalpolitik (lönesättning, rekrytering, personalutveckling, utbildning/kompetensutveckling, arbetsmiljö mm)
2013-02-07 6 (6) 7. Vad har varit mest positivt? 8. Vad har varit mindre bra? 9. Varför slutar Du? 10. Övriga synpunkter? Saker som Du anser att Högskolan bör förbättra, tänka på eller beakta i den fortsatta verksamheten, t.ex. bakgrund och egenskaper för efterträdare. Datum Närvarande vid samtalet