Tjänsteskrivelse 2014-10-16 Handläggare: Camilla Jern FHN 2014.0052 Folkhälsonämnden Slutrapport för genomlysningsprojekt sjukskrivningar inom städverksamheten Sammanfattning Det finns en ökning av sjukfrånvaro i alla verksamheter i folkhälsoförvaltningen. Städverksamheten har dock en betydligt högre sjukfrånvaro än kostverksamheten. Verksamhetschef städ får uppdraget att bidra till ett genomlysningsprojekt avseende de ökade sjukskrivningarna. Syftet är att via arbetsplatsträffar skapa förutsättningar för och diskutera och identifiera friskfaktorer tillsammans med städverksamhetens personal. Förhoppningen är att andelen sjukskrivningar inom städverksamheten ska minska. Totalt har åtta fokusgruppsintervjuer genomförts med städpersonalen. Resultaten har analyserats och fyra teman har identifierats. Utifrån analysen av resultaten är bedömningen att det krävs insatser på både kort och lång sikt för att minska och förebygga arbetsrelaterad ohälsa. Det kräver en medveten struktur och fortsatt systematiskt arbetsmiljöarbete. Sammanfattningsvis kan konstateras att städverksamhetens personal har en stark yrkesstolthet. Arbetsuppdraget är tydligt, de är nöjda med sin egen arbetsinsats och är väl medvetna om att de gör ett bra jobb och att det arbete de utför är viktigt. De har även en god relation till sin närmaste chef. Det finns dock en osäkerhet bland medarbetarna om vilken påverkansgrad den närmaste chefen har uppåt i organisationen. Medarbetarna inom städverksamheten kan beskrivas i ord som flexibla, effektiva, noggranna och ambitiösa med en hög arbetsmoral. Det finns dock ett antal faktorer som enskilt eller tillsammans, i hög eller låg grad, skapar stress i arbetssituation. En känsla av frustration och otillräcklighet skapas när det finns ett glapp mellan vad som ska utföras och vad personalen egentligen vill och framför allt hinner med. Beräkning av tidsåtgång på objekten, vikarieanskaffning, ökad arbetsbelastning och minskad tid för förebyggande städarbete är faktorer som orsakar stress. Bra kollegor samt att bli sedd och uppskattad för sitt arbete är det mest betydelsefulla för att trivas med sitt arbete. Möjligheten till frihet under ansvar som finns i verksamheten lyfts också fram som en betydande faktor. c:\temp\cjen9pxgs8.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991
2014-10-16 2 (4) Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 oktober 2014 Slutrapport för genomlysningsprojekt sjukskrivningar inom städverksamheten. Bakgrund Den totala sjukfrånvaron inom folkhälsoförvaltningen var 7,9 procent år 2013. Sjukfrånvaron i kommunen totalt var 6,0 procent. Kvinnor har en högre sjukfrånvaro än männen. Ökningen av sjukfrånvaron finns i alla verksamheter i folkhälsoförvaltningen. Städverksamheten har dock en betydligt högre sjukfrånvaro än kostverksamheten. 10,49 procent för 2013 jämfört med 5,52 procent för kostverksamheten. Inom städverksamheten är 94 procent av medarbetarna kvinnor. Den långa sjukfrånvaron (>60dgr) står för knappt hälften av sjukfrånvaron. De långa sjukskrivningarna har stadigt ökat under de senast åren. Ett kartläggningsarbete kring sjukfrånvaron gjordes hösten 2013. Där framgår att det finns flera medarbetare med långa medicinska sjukdomstillstånd, där utredning eller behandling pågår. I förvaltningen finns planering för rehabilitering och återgång i arbetet i de fall det är möjligt. Verksamhetschef städ på folkhälsoförvaltningen får uppdraget att bidra till ett genomlysningsprojekt avseende de ökade sjukskrivningarna inom städverksamheten. Uppdraget är en konsekvens av att Folkhälsonämnden konsekvent har sjukskrivningar och dess orsaker, som en del av nämndens interna kontroll av verksamheterna. I internkontrollen har uppmärksammats att sjukskrivningarna inom städverksamheten ökar. Vid redovisning av personalbokslut 2013, uppmärksammas frågan åter. Beskrivning av ärendet Medarbetarna inom städ ska lättare kunna identifiera de faktorer som gör att de håller sig friska och upplever en ökad delaktighet och inflytande över sin arbetssituation. Uppdraget är att hitta en röd tråd mellan medarbetarna och uppdraget för att stärka självbild och vilket uppdrag man har i organisationen. Förväntad effekt är ett förbättrat arbete med återkoppling till medarbetare kring friskfaktorer och en minskad sjukfrånvaro. För att identifiera friskfaktorer genom beskrivande data om medarbetarnas egna tankar och upplevelser kring arbetet har städverksamhetens personal deltagit i fokusgruppsintervjuer. Totalt genomfördes åtta intervjuer. Städcheferna närvarade inte vid intervjuerna. De bildade en egen fokusgrupp vid ett senare tillfälle.
2014-10-16 3 (4) Varje intervju avslutades med att diskussionerna sammanfattades i ett antal punkter. Medarbetarna fick sedan prioritera de två utvecklingsområden som de ansåg var viktigast. Allt material har därefter sammanställts och analyserats. I analysen har det huvudsakliga innehållet i intervjuerna granskats och teman har identifierats. Ett antal kännetecken har kopplats till varje tema. I slutrapporten för genomlysningsprojektet inom städverksamheten presenteras resultaten från intervjuerna utifrån fyra teman: Städyrket Yrkesstolthet Verklighetsbild Arbetssituation Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner slutrapport för genomlysningsprojekt inom städverksamheten. Camilla Jern Kvalitetsledare Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Verksamhetschef städ Städchefer
Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Ekologiska Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillväxt
Handläggare: Camilla Jern, Folkhälsoförvaltningen Slutrapport för genomlysningsprojekt sjukskrivningar inom städverksamheten Vi springer bara lite till.. Projektansvarig: Ulrika Lundgren Projektledare: Birgitta Persson Projektsekreterare: Camilla Jern Tidsperiod: 1 maj-20 oktober 2014 c:\temp\cjen9q3jee.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991
2 (16) Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Syfte och mål... 4 Metod... 4 Resultat... 5 Slutsatser... 12 Framgångsfaktorer... 14 Förslag till åtgärder... 14 Referenslista... 16
3 (16) Inledning och bakgrund Det folkhälsopolitiska arbetet innebär arbete med ständiga förbättringar samt ökad medvetenhet och kompetens. I linje med kommunernas visionsarbete för ett hållbart samhälle behöver medarbetarnas egen kompetens om arbetsvillkor och uppdrag stärkas. 2013 var ett år där Folkhälsonämndens uppdrag synades och därefter lyftes fram som främsta kommuner i Sverige för sitt folkhälsoarbete och sitt förebyggande arbete. Kommunernas arbete inom folkhälsonämnden lyfts fram som välorganiserat, starkt förankrat, målinriktat och med en jämlik hälsoutveckling i sikte. Den totala sjukfrånvaron inom folkhälsoförvaltningen var 7,9 procent år 2013. Sjukfrånvaron i kommunen totalt var 6,0 procent. Kvinnor har en högre sjukfrånvaro än männen. Den långa sjukfrånvaron (>60dgr) står för knappt hälften av sjukfrånvaron. De långa sjukskrivningarna har stadigt ökat under de senast åren. Ett kartläggningsarbete kring sjukfrånvaron gjordes hösten 2013. Där framgår att det finns flera medarbetare med långa medicinska sjukdomstillstånd, där utredning eller behandling pågår. I förvaltningen finns planering för rehabilitering och återgång i arbetet i de fall det är möjligt. Ökningen av sjukfrånvaron finns i alla verksamheter i förvaltningen. Städverksamheten har dock en betydligt högre sjukfrånvaro än kostverksamheten. 10,49 procent för städverksamheten 2013 jämfört med 5,52 procent för kostverksamheten. Verksamhetschef städ har fått i uppdrag att bidra till ett genomlysningsprojekt avseende de ökade sjukskrivningarna inom städverksamheten. Verksamhetschefen ska anlita annan kompetens, än inom folkhälsoförvaltningen för uppdraget. Uppdraget är en konsekvens av att Folkhälsonämnden konsekvent har sjukskrivningar och dess orsaker, som en del av nämndens interna kontroll av verksamheten. Städverksamheten har ungefär 100 medarbetare, uppdelade på fyra geografiska områden. Varje område har en städchef knuten till sig. Verksamhetschef städ har huvudansvar för verksamheten. I ett förändringsarbete behöver människor ges möjlighet till inflytande och göras delaktiga i förändringsprocessen. När anställda får möjlighet att diskutera förslag till förändringar och åtgärder ökar också motivationen till förändring (Angerlöw, 2002). Friskfaktorer är de faktorer som får människor att trivas och må bra. Genom att kartlägga och utveckla det som fungerar bra i en verksamhet kan trivsel, utveckling och hälsa stimuleras hos medarbetarna.
4 (16) För projektet handlar det om att hitta ett offensivt förhållningssätt till hälsa och att finna nya sätt att tänka när det gäller arbetsmiljöfrågor. Syfte och mål Syftet med genomlysningsprojektet är att via arbetsplatsträffar skapa förutsättningar för och diskutera friskfaktorer tillsammans med städverksamhetens personal. Genom att identifiera och analysera friskfaktorer är förhoppningen att andelen sjukskrivningar inom städverksamheten ska minska. Målet är att den totala andelen sjukskrivningar inom städ ska minska till 6 % som är värdkommunens mål. Uppdraget följs upp genom att följa andelen sjukskrivna. Metod Metodavsnittet beskriver vald metod, tillvägagångssätt samt bearbetning och analys. Projektets utgångspunkt är att en god arbetsmiljö bidrar till en god hälsa. Medarbetarna inom städ ska kunna identifiera faktorer som gör att de håller sig friska och upplever en ökad delaktighet och inflytande över sin arbetssituation. Uppdraget är att hitta en röd tråd mellan medarbetare, en stärkt självbild och uppdraget i organisationen. Förväntad effekt är ett förbättrat arbete med återkoppling till medarbetare kring friskfaktorer och en minskad sjukfrånvaro som effekt. Projektets syfte och upplägg presenterades för medarbetarna i samband med arbetsplatsträffar innan sommaren. Tanken var att förbereda medarbetarna på projektets förväntningar på dem, samt att i ett tidigt skede ha en tydlig och öppen kommunikation. För att identifiera friskfaktorer genom beskrivande data om medarbetarnas egna tankar och upplevelser kring arbetet har städverksamhetens personal deltagit i fokusgruppsintervjuer. Totalt genomfördes åtta intervjuer. Intervjuerna pågick i genomsnitt en och en halv timme och det var genomgående positiv stämning i grupperna. Det fanns även en tydlig vilja hos medarbetarna av att förmedla och berätta om sin arbetssituation. Samtliga intervjuer genomfördes i nära anslutning till varandra. Vilket innebar en fördel för intervjuarna som kunde ställa fördjupande frågor och föra ytterligare resonemang. Städcheferna närvarade inte vid intervjuerna. De bildade en egen fokusgrupp vid ett senare tillfälle.
5 (16) Det fanns annars en risk att städchefernas närvaro skulle hindra medarbetarna från att fritt uttrycka sina åsikter om arbetssituation, verksamhet och ledarskap. Varje intervju avslutades med att diskussionerna sammanfattades i ett antal punkter. Medarbetarna fick sedan prioritera de två utvecklingsområden som de ansåg var viktigast. Allt material har därefter sammanställts och analyserats. I analysen har det huvudsakliga innehållet i intervjuerna granskats och teman har identifierats. Ett antal kännetecken har kopplats till varje tema. Förslag på utvecklingsområden kommer att föras fram till förvaltningsledningen utifrån resultaten. Resultat samt tankar kring fortsatt utvecklingsarbete kommer att presenteras för medarbetarna i samband med förvaltningsmöte i oktober. Resultat Utifrån analysen har fyra teman identifierats: Städyrket Yrkesstolthet Verklighetsbild Arbetssituation Ett antal kännetecken finns kopplade till varje tema. Nedan illusteras varje tema med en modell med tillhörande förklarande text. Städyrket Genomgående hög arbetsbelastning Uppskattning och respekt Slitage på kroppen Bemötande från kunder STÄD- YRKET Låg status hos andra Arbetar i andras verksamheter Lämnar rent, återvänder till smutsigt
6 (16) Det finns ett antal faktorer som medarbetarna diskuterar om som kännetecknar städyrket generellt, inte bara det arbete som utförs inom ramen för städverksamheten i Karlskoga och Degerfors. Städning har länge varit ett lågstatusyrke. Personalen menar att det är andras uppfattning om yrket och de inte delar den uppfattningen. Trots andras uppfattningar om yrket är det viktigt att personalen blir sedd och bemött med respekt i de verksamheter där de arbetar. Personalen trivs med sitt arbete och upplever även att statusen kring yrket har förbättrats över tid. Av det följer även en ökad respekt och förståelse från kunder. Städpersonal är en yrkesgrupp som ständigt arbetar i andras verksamheter. Det kan innebära variation i arbetsplatser och förflyttningar mellan flera objekt under arbetsdagen. Detta medför att den egna arbetsmiljön inte alltid är påverkansbar och att den dagliga planeringen av arbetet kan ändras utifrån den verksamhet som bedrivs i lokalen. Exempelvis kan skolsalar ändras om, möbler kan flyttas ut i korridorer eller salar som ska var lediga är uppbokade. Det försvårar städpersonalens möjlighet att utföra sitt arbete och kräver flexibilitet och förmåga att kunna omorganisera arbetsuppgifter från dag till dag med kort varsel. Att städa flera objekt samma dag, innebär att arbetsdagen "börjar om" flera gånger vilket innebär krav på att vara effektiv hela tiden när man kommer till nya objekt. Arbete inom städverksamhet är tungt och det är vanligt med monotona rörelser. Det lider till stort slitage på kroppen och arbetsskador i rörelseapparaten är vanligt förekommande. Inom städverksamheten är det nödvändigt för medarbetarna att hitta ett förhållningssätt som innebär att de kan känna sig nöjda med sin arbetsdag när de går hem. Det är inte enkelt att klara av att känna sig nöjd med sitt arbete när man lämnar arbetsplatsen städad med utförda arbetsuppgifter och sedan återvänder till smuts nästa dag.
7 (16) Yrkesstolthet Bli sedd Självbilden Kollegial gemenskap Frihet under ansvar Yrkesstolthet Vi-känsla och samarbete Tydlighet och positiv medvetenhet om uppdraget Nöjd med den egna arbetsinsat sen Tid att ses i arbetsgruppen Flexibla och effektiva Städpersonalen inom folkhälsoförvaltningen har en stark yrkesstolthet. De menar att den syn de har på sig själv, sitt yrke och det arbete de utför i hög grad påverkar yrkesstoltheten. Den positiva inställningen måste varje enskild medarbetare arbete med att hitta hos sig själv. Vidare menar de att en stark yrkesstolthet skapar säkerhet och trygghet i arbetet. Arbetsuppdraget är tydligt, vilket gör att de är väl medvetna om vad som ingår i deras uppdrag. De är nöjda med sin egen arbetsinsats och är väl medvetna om att de gör ett bra jobb och att det arbete de utför är viktigt. De beskriver sig själva som effektiva, flexibla och att de anpassar och prioriterar arbetet på bästa möjliga sätt. Den kollegiala gemenskapen är viktig och det är betydelsefullt att ses i sina respektive arbetsgrupper. Det finns en stark vi-känsla där alla samarbetar, ställer upp för och bryr sig om varandra. Ensamarbetande personal har god gemenskap med annan personal ute i verksamheterna, även om de inte är yrkeskollegor. Det visar sig genom att de blir inkluderade i gruppen och deltar i aktiviteter som genomförs inom och utanför arbetsplatsen. Bra kollegor samt att bli sedd och uppskattad för sitt arbete är det mest betydelsefulla för att trivas med sitt arbete. Möjligheten till frihet under ansvar som finns i verksamheten lyfts också fram som en betydande faktor.
8 (16) Verklighetsbild Synliggöra personalen Tids beräkning Ledarskap Kommuni kation/ Informatio n Verklighetsbild Skola/ Förskola Karlskoga/ Degerfors Relation städ och kund Fördelning och förläggning av arbetstid Ökad arbetsbelastning Förebyggande städarbete Städverksamhetens medarbetare upplever att de har en god relation till sina närmaste chefer och att stöd och hjälp finns att få. Enade chefer och medarbetare är viktigt, framför allt i diskussion med kunder, då det kan finnas behov av stöd från varandra. Synpunkter på arbetsmiljö/arbetssituation kan lämnas till närmaste chef vid behov. Det finns dock en osäkerhet bland medarbetarna om vilken påverkansgrad den närmaste chefen har uppåt i organisationen. Städpersonalen efterfrågar ett mer verklighetsförankrat ledarskap. Idag finns en bristande tilltro till att förvaltningsledningen vet hur verkligheten faktiskt ser ut. Det handlar bland annat om att det system som används för att beräkna tidsåtgång ifrågasätts, då det inte upplevs stämma överrens med de verkliga förhållandena. Enligt medarbetarna tar inte systemet hänsyn till att objekt ser olika ut, vad som finns på ytan, slitage, nya/gamla byggnader med mera. En mer rättvis och verklighetsbaserad tidsberäkning vore nödvändig. Ur flera perspektiv lyfts städråd fram som ett bra forum för kommunikation och information mellan städpersonal och kund. Det är ett sätt att synliggöra städpersonalens yrkeskompetens och de förutsättningar som måste skapas på objekten för att de ska kunna utföra ett bra jobb. Det är även ett enkelt sätt att öka kundens medvetenhet om vad som ingår i deras beställning. Ansvarig chef ute i verksamheterna bör medvetengöra för sin personal vad som ingår i städbeställningen.
9 (16) Arbetsbelastning och antal arbetsmoment under dagen har förändrats över tid och blivit mer påfrestande för personalen. Skolor och förskolor är komplexa och tidskrävande objekt. Exempelvis menar medarbetarna att det ständigt blir större barngrupper i förskolan, vilket innebär mer smuts och mer som ska städas men att resurserna är desamma. Det är även vanligt att städarbete utförs på tider när verksamhet pågår och det är inte ovanligt att städpersonal också hjälper till med förskolepersonalens uppgifter, så som att knyta skor och snyta barn. Skolor upplevs generellet som ett av de tyngsta objekten att städa. Mycket arbetet ska vara klart innan eleverna börjar klockan åtta och precis som i förskolan upplevs elevantalet öka. Enligt medarbetarna skulle en halvtimmes tidigareläggning av arbetstiden göra mycket för att minska tidspressen och stressen som lätt uppstår för de som städar på skolor. Det är även lättare att utföra ett bra och effektiv arbete i tomma lokaler. Slutsatsen av det är att de skolor där det fungerar bra är där flera medarbetare jobbar tillsammans. De hjälps åt och arbetet kan fördelas bra. Behovet av vikarier minimeras även på de objekten. Växlande årstider är inte påverkansbart för medarbetarna, men påverkar hur lätt eller svårt det är att städa på framför allt skolor och förskolor. Medarbetarna förespråkar därför säsongsstyrd arbetstid. En konsekvens av ökad arbetsbelastning är att tiden för förebyggande städarbete minskas. Ordentlig golvvård och storstädning underlättar det löpande arbetet under året. Vilket sparar både tid och energi hos personalen. Trots att städverksamheten i Karlskoga och Degerfors tillhör samma förvaltning upplevs en tydlig uppdelning mellan kommunerna. Det gäller bland annat möjligheten att hitta information på intranätet och att regler och förhållningssätt till viss del skiljer sig mellan kommunerna, exempelvis vad gäller rökning.
10 (16) Arbetssituation Stress Arbetsmoral Arbetsmoment utanför tidsberäkning Hjälpmedel och ergonomi Arbetssituation Personal och vikarier Arbetskläder och skor Möten Kommunikat ion och information Kombination s- tjänster Arbetssituationen beskriver det dagliga arbetet, dess struktur och rutiner. Utvecklingsområden handlar till stor del om att komma tillrätta med faktorer som kan bidra till arbetsrelaterad ohälsa och leder till sjukdom. Medarbetarna inom städverksamheten kan beskrivas i ord som flexibla, effektiva, noggranna och ambitiösa med en hög arbetsmoral. I strävan om att skapa friska arbetsplatser är det av betydelse att ta tillvara på möjligheter, styrkor och tillgångar som finns hos medarbetarna och fokusera på det man vill ha mer av (Angelöw, 2002). Medarbetarna är väl medvetna om sitt uppdrag och dess innehåll och är måna om att alltid se till kundens bästa och göra ett bra jobb. Det finns dock ett antal faktorer som enskilt eller tillsammans, i hög eller låg grad, påverkar deras arbetssituation. Gemensamt för dessa faktorer är att de på olika sätt skapar stress. Den höga arbetsmoralen i kombination med viljan att alltid utföra ett bra jobb och ha nöjda kunder skapar en känsla av otillräcklighet och frustration när det finns ett glapp mellan vad som ska utföras och vad personalen egentligen vill och framför allt hinner med. Det blir sårbart när det inträffar oförutsedda händelser som påverkar den ursprungliga arbetsplaneringen. Vilket skapar en känsla av att konstant ligga efter med arbetsmoment.
11 (16) Flera arbetsmoment, exempelvis rengöring och förflyttning av maskiner, ligger utanför tidsberäkningen av städtid. Det orsakar stress eftersom den faktiska planerade städtiden minskas. Medarbetarna ser stora vinster i att samma vikarier återkommer till objekt där de varit tidigare i den mån det är möjligt. Det underlättar för både vikarier och ordinarie personal när vikarierna hittar, vet vad de ska göra och snabbt kommer in i arbetet. Som vikarie kan det vara svårt att som ny klara av arbetet på egen hand, när det finns en inarbetad intern struktur och effektivitet. Nya vikarier är i behov av tid och hjälp från ordinarie personal vilket gör att deras arbetsbelastning blir högre. Det är även av stor betydelse att bemanningsenheten har god kännedom om förvaltningens verksamheter för att kunna sätta in vikarier vid rätt tillfälle och rätt tidpunkt på dagen. För vikarierna skulle det även underlätta om de städscheman som används är standardiserade. Hos städpersonal är det vanligt förekommande med värk i nacke, axlar och skuldror. Arbetet innebär monotona rörelser och tunga lyft. Det finns hjälpmedel och tekniker för att underlätta detta. Att kombinera städning med andra arbetsuppgifter bidrar till variation och minskar risken för arbetsrelaterade skador, samtidigt som arbetet kan bli mer stimulerande. Tanken med kombinationstjänster är dels att förhindra arbetsrelaterad ohälsa genom att skapa variation i arbete, men även att möjliggöra ökad tjänstgöringsgrad. Inom städverksamheten har ett trettiotal personer kombinationstjänst och upplevelserna av det är varierade. Några ser stora fördelar med kombinationstjänst och trivs mycket bra med det. De menar att fördelarna är just variation och stimulans i arbetet samt att det är roligt att vara på olika ställen under dagen. Andra ser det som en ökad belastning som leder till stress. Kökstjänsterna upplevs som ansvarsfulla, vad gäller specialkost, temperaturmätningar, hygien med mera. Fördelen med kombinationstjänster försvinner då i den ökade stressen som det innebär. Inom verksamheten finns ett motstånd till kombinationstjänster. Det är framför allt andras berättelsen om stressen som kombinationstjänster innebär som får störst genomslag hos övrig personal. Vilket gör att de positiva fördelarna inte träder fram i den grad de förtjänar. Det i kombination med motståndet till att vara på flera ställen under dagen skapar en osäkerhet att vilja prova kombinationstjänst. Hög arbetsbelastning innebär en ständig kamp mot klockan under arbetsdagen. När situationen blir stressig används inte de hjälpmedel som finns och man slarvar med ergonomin. Det finns både en önskan och ett behov hos personalen att ses i arbetsgruppen. Det får inte vara för stora grupper vid arbetsplatsträffar för att möjligheten att lyfta frågor om den egna arbetsmiljön eller utveckling av verksamheten ska vara bekväm för medarbetarna.
12 (16) En god kommunikation är en viktig framgångsfaktor för att utveckla och skapa friska arbetsplatser. För att främja delaktighet, inflytande och medarbetarskap är tillgång till information och en väl utvecklad dialog mellan människor nödvändig (Angelöw, 2002). Det kan handla om kommunikation mellan medarbetare så väl som mellan medarbetare och chefer eller medarbetare och kunder. I dagsläget används privata telefoner och tillgången till datorer på arbetsplatsen är begränsade. Arbetskläder är att sätt att synliggöra städpersonalen när de vistas i andras verksamheter. Det är betydelsefullt för personalen att få möjlighet att vara med och påverka vilken typ av arbetskläder och skor som ska användas för att det ska var funktionellt och användas av dem. Resultat från intervju med städchefer Medarbetarna upplever en god relation till sina närmaste chefer. Vilket också är ömsesidigt från cheferna. Städcheferna är medvetna om medarbetarnas villkor och arbetssituation och känner igen sig i de faktorer som diskuterats. Värdegrundsarbete är något som städverksamheten har arbetat mycket med och därav är det glädjande för cheferna med den starka yrkesstolthet som upplevs av medarbetarna. Att ge personalen uppskattning, få dem att känna sig sedda och värdefulla och ge dem positiv feedback för utfört arbetet är viktigt för att deras personal ska trivas på arbetet. Dock önskar de hade mer tid för att göra spontana besök hos sin personal ute i verksamheterna. Eftersom medarbetarna har en hög arbetsmoral meddelar de ofta sina chefer om det är arbetsuppgifter de inte hunnit med för att få stöd i de beslut som de tagit. Uppfattningen om det system som används för att beräkna tidsåtgången är liknande hos chefer och medarbetare. Det behöver ses över eftersom verksamheterna inte ser likadana ut idag som när systemet började användas. Städcheferna tror att det som påverkar medarbetarnas hälsa mest är stress, hög ambitionsnivå i kombination med frustration över att inte hinna med allt de vill, samt oron över att inte orka med arbetet. Frustrationen över tidsberäkningssystemet och påpassligheten i det vardagliga arbetet är också faktorer som påverkar medarbetarna. Slutsatser Utifrån analys av resultaten är bedömningen att det krävs insatser på både kort och lång sikt för att både minska och förebygga arbetsrelaterad ohälsa. Det kräver en medveten struktur och fortsatt systematiskt arbetsmiljöarbete.
13 (16) Det är av betydelse att bevara och bygga vidare på medarbetarnas yrkesstolthet och goda relation till sina närmaste chefer, som de har idag. Medarbetarna är beredda att ta ett större ansvar för verksamheten genom delaktighet och inflytande över vardagen och det är angeläget att gå dem tillmötes i detta. Förutsättningar för ökad delaktighet och inflytande finns i att planera, utveckla och följa upp den egna verksamheten. En ny avhandling om arbetsmiljö i städbranschen (Öhrling, 2014) visar att ett långsiktigt arbetsmiljöarbete kan öka kvaliteten, minska sjukfrånvaron och öka produktiviteten. Det sker när satsningar på den fysiska arbetsmiljön görs parallellt med att medarbetarnas möjlighet till inflytande och delaktighet ökas. Det handlar om allt från schemaläggning och städmetoder till val av arbetskläder och att ta del av nya produkter (Öhrling, 2014). Många medarbetare lyfter fram stress i vardagen och menar att det i kombination med att städarbetet är ensidigt och påfrestande ökar risken för ohälsa och försvårar möjligheten till ett hållbart arbetsliv. Enligt Karazek & Theorell (1990) är upplevelsen av stress, behovet av kontroll och den möjlighet till socialt stöd som individen ges avgörande för hur arbetsmiljön upplevs. Höga krav i arbetslivet måste följas av hög egenkontroll/ beslutsutrymme och socialt stöd för att stress och ohälsa ska undvikas. Inte heller alltför låga krav i arbetet är bra ur ett hälsoperspektiv då det kan leda till tristess och låg grad av självutveckling. Med kontroll menas möjligheten att utveckla sin kompetens och påverka beslut om det egna arbetet. Krav är balansen mellan ansträngning i arbetet och belöning. Belöningen behöver inte bara vara lön, utan kan vara erkänsla, bekräftelse och rättvisa. Situationer med höga krav och låg kontroll leder till den mest ansträngda arbetssituationen, medan en situation med samma kravnivå men högre kontroll är betydligt gynnsammare för medarbetaren. Relationen mellan krav och kontroll och hur det påverkar individen i arbetalivet kan illustreras enligt figuren nedan. Modellen har senare utvecklats med dimensionen socialt stöd (Karazek & Theorell, 1990). Kontroll Aktivitet Hög Låg Låga Höga Krav Spänning
14 (16) För att komma tillrätta med ohälsotalen och förebygga arbetsrelaterad ohälsa inom städverksamheten behöver nya vägar hittas för att förebygga stress i arbetssituationen. Den upplevda stressen är individuell, samtidigt som ett antal arbetsrelaterade faktorer, som skapar stress hos medarbetarna, har identifierats. Det går att förebygga stress på arbetet på såväl individ- som gruppnivå inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det kan även konstateras att det är mer framgångsrikt att arbetsgrupper själva identifierarar orsakerna till stress och att åtgärder föreslås utifrån det. Jämfört med tidigare arbete kring stress i arbetet, som utgick från att lära medarbetarna att hantera den redan uppkomna stressen (Persson & Ståhl, 2014). Framgångsfaktorer Nedan finns en sammanställning av projektets framgångsfaktorer. Tydlig förankring hos medarbetarna i ett tidigt skede. Intervjuerna genomfördes av personer utanför städverksamheten. Chefer deltog ej vid intervjutillfällena. Ingång av vad som fungerar bra. Intervjuerna genomfördes i nära anslutning till varandra. Förslag till åtgärder Projektet föreslår ett antal åtgärder för förvaltningen att arbeta vidare med i förhoppning om att sjukskrivningar inom städverksamheten ska minska. Resultat, förslag på åtgärder samt konkreta exempel på vad förvaltningen planerar att göra på kort och lång sikt ska återkoppla till medarbetarna. Det är av stor vikt medarbetarna informeras om att deras åsikter kommer att användas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Se över organisationen av städverksamheten inom ramen och i samband med heltidsprojektet. Investeringsplan för maskiner och material ska upprättas i syfte att underlätta arbetet. Översyn av tidsberäkningssystemet i syfte att koppla till lokalernas status. Använda den utvecklingspotential hos medarbetarna utifrån deras önskan om att vara med och påverka arbetsmiljön. Förbättra kommunikation och IT-stöd utifrån inventering av vilka behov som finns i verksamheten. En utredning startar innan årsskiftet. Fortsatt utveckling av arbetsplatsträffar som ett forum för dialog mellan chef och medarbetare, där hälsa och arbetsmiljö blir en naturlig del av verksamhetsutvecklingen. I enlighet med samverkansavtalet FAS05.
15 (16) Vikarieanskaffningen fortsätter att utvecklas utifrån städverksamhetens behov.
16 (16) Referenslista Angelöw, Bosse. (2002). Friskare arbetsplatser. Att utveckla en attraktiv, hälsosam och välfungerande arbetsplats. Lund: Studentlitteratur Karazek, Robert & Thöres Theorell. (1990). Healthy work; Stress, productivity and the reconstruction of working. New York: Basic books. Persson, Birgitta & Ståhl Rasmus. (2014). Stressprojekt på kommunstyrelsens ledningskontor. Karlskoga Öhrling, Therese. (2014). Att städa på intraprenad. Luleå tekniska universitet.