Informationscentrums balanserade styrkort inklusive årsbudget 2007 Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 1
Innehållsförteckning 1. Uppdrag/ verksamhetsidé/ vision 3 2. Medborgar-/ kundperspektivet 4 3. Förnyelseperspektivet 4 4. Processperspektivet 5 5. Medarbetarperspektivet 6 6. Ekonomiperspektivet 7 7. Aktuell ekonomi 7 8. Förslag till beslut 8 \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 2
1. UPPDRAG/ VERKSAMHETSIDÉ/ VISION Informationscentrum i Östergötland Informationscentrum är landstingets expertfunktion inom informations- och kommunikationsområdet. Totalt ingår 17 personer i produktionsenheten. Informationscentrum arbetar på uppdrag av landstingsledningen. Vision Informationscentrum är landstingets drivkraft i kommunikationsfrågor. Genom god service och öppenhet i effektiva kanaler når vi medarbetare och medborgare med korrekt och lättillgänglig information. Uppdrag - vårda landstingets varumärke Varumärket definieras här som att landstinget ska uppfattas som tryggt, tydligt och mån om skattepengarna (fri definition utifrån LiÖs styrkort). - skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, medarbetare, patienter och anhöriga - integrera budskap i flera olika informationskanaler \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 3
2. MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Informationscentrums medborgar/kundperspektiv styrs av landstingsledningens styrkort. Det fokus som sker inom medborgar-kundperspektiv benämns inom IC som ämne. Dessa ämnen kan delas in i två kategorier: Planerade områden som det görs kommunikationsplaner inom: planer som löper från 2006: Öppna jämförelser Tillgänglighet vårdgarantin Patientjournal 08 Bemötandefrågor Byggnationer/omflyttningar Anhörighus Barnsjukhus Vaccination Ett antal planerade nya områden som innebär upprättande av kommunikationsplaner kommer med all sannolikhet initieras under 2007. Sådant som sker kontinuerligt eller snabbt det kan vara såväl politiska- som tjänstemannabeslut - på lokal, regional eller nationell nivå som påverkar våra målgrupper. Det kan även vara akuta händelser; exempelvis stora olyckor. Nationellt/regionalt I allt fler ämnen som har nationell karaktär; exempelvis arbetstidslagen, donationsfrågor, nationella riktlinjer osv sker ett samarbete mellan landets informationsavdelningar och Sveriges kommuner och landsting. I vissa fall sker också ett regionalt samarbete, exempelvis inom vårdgarantin. Detta är ett effektivt sätt att kommunicera då vi kan synkronisera information och dessutom arbeta med ungefär lika kommunikationsplattform. 3. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Webben är hjärtat för kommunikation/information. Webben utvecklas för att möta nya krav och behov från alla målgrupper. Under 2006 fick Informationscentrum i uppdrag tillsammans med Vårdprocesscentrum att utröna vilka nya tjänster som kan implementeras lokalt i vårt landsting till patienter och medborgare. Informationscentrum fick ytterligare ett uppdrag inom webbområdet 2006: att vara ansvarig för Landstinget i Östergötlands medverkan i det nationella projektet Vården på webben. Projektet innebär att landsting och regioner i landet tillsammans ska skapa en hälso- och sjukvårdsplats på nätet. \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 4
Det lokala arbetet parallellt med Vården på webben kommer att vara en viktig del i webbarbetet under 2007. Under 2006 genomfördes en undersökning av läsvärdet av fem av informationskanalerna: Internt: E-Posten Magasin, Nyheterna på Lisa samt 14-dagars Lisa Externt: Hälsotecken, Nyheterna på lio.se samt Landstingskatalogen. Resultatet för Lisa-nyheterna, Hälsotecken, Landstingskatalogen var mycket bra. Det visar sig att kanalerna ligger rätt avseende målgrupper och egenskaper. www.lio.se nyheterna var det så få som svarade på så där ska en kompletterande undersökning göras. Den kanal som däremot fick ett resultat som innebär förändring är E-Posten Magasin. Tidningen motsvarar inte den effekt som önskas. En översyn har därför startats under hösten 2006 av internkommunikationen, vilket resulterat i följande nya modell: Kommunikationen internt ska ha en mycket tydlig avsändare av sådant som är från landstingsledningen. Detta ska kompletteras med en stor satsning på olika möjligheter till dialogforum via landstingets interna webbplats Lisa för att bidra till att öka diskussion och delaktigheten i organisationen i aktuella och viktiga frågor. Denna form kräver större medverkan på det lokala planet varför utbildning och stöttning i kommunikationsfrågor till chefer blir av största vikt. Chefer blir en allt mer prioriterad direkt målgrupp eftersom chefer är dem som har informations/kommunikationsansvaret på sin arbetsplats. Den nya modellen ska starta i början av 2007. Hur medicinska PM ska publiceras på Lisa samt vara utformade har en arbetsgrupp tagit fram riktlinjer för under 2006. Dessa regler och riktlinjer börjar att gälla 2007. Den grafiska profilen ses över kontinuerligt. Justeringar har bland annat gjorts i annonsmallarna under 2006. För 2007 görs ytterligare justeringar. Namnsättningsriktlinjer kommer under 2007 även omfatta skyltar. Ett projekt för att ge förslag på sådana riktlinjer startade i november 2006 och ska vara klara i början av 2007. 4. PROCESSPERSPEKTIVET 2006 har varit ett år då arbetssätt har setts över i relation till Informationscentrums uppdrag. Syftet är att vara bättre rustade för framtiden och få en ökad effektivitet samt kvalitet. På våren startades arbetet med att se över informatörernas arbete med kommunikationsplaner och medverkan i projekt. Arbetet resulterade i mallar för planer och riktlinjer för hur informatörerna ska arbeta i projekt. Det resulterade också i en ökad tydlighet samt personell utökning i arbetet med att stötta chefer samt mediabevakning. Hösten startade arbetet med webborganisationen hur ska den riggas för att möta kommande behov. Vem ska ansvara för vad? Hur ska uppdelningen vara intern/externinformation? teknik/information? Andra frågeställningar rör utbildning till de som lokalt arbetar med webben, utveckling av nya tjänster, utveckling av dialog/debattforum samt i vilken grad vi ska använda oss av rörliga bilder. Arbetet beräknas vara klart till årsskiftet. \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 5
Vid årsskiftet påbörjas det tredje utvecklingsområdet; den patientnära kommunikationen, vilket innebär organiserandet och arbetssättet kring informationsnumret 020 samt frågelådorna på webben. Det innebär också översyn av den hjälp vi ger direkt till verksamheterna samt patientinformationsmaterial. Informations- kommunikationskanaler I Informationscentrums processperspektiv finns de kanaler som används för att sprida information skapa kommunikation. Internt: Lisa (gäller hela webben inte enbart nyhetsdelen), 14-dagarsLisa, E-Posten Magasin, film, ledardagar/forumdagar, affischer/foldrar/broschyrer Externt: www.lio.se Hälsotecken, 020/frågelådor, Landstingskatalogen, blå sidorna i Eniros katalog + andra kataloger, Forskningstidningen, annonser/reklam, debatt/insändare, film, fullmäktigesändningar, väntrum. Varje kanal har sin logik och arbetssätt. Den mest omfattande av kanalerna är webben. Webben är inte endast en informationskanal utan i lika hög grad ett arbetsverktyg för medarbetarna. Hur respektive kanal produceras och sköts är i stort sett densamma som för 2006 förutom E-Posten Magasin (se text i förnyelseperspektivet). Nya kanaler som Informationscentrum inte tidigare varit delaktiga i är olika möten; ledardag samt forum för verksamhetschefer. Under 2006 har ökad delaktighet i planeringen från Informationscentrums sida skett och kommer med all sannolikhet öka under nästa år då dessa arenor eller möten är viktiga kommunikationstillfällen. Landstingets ramavtal avseende reklambyråer, fotografer etc går ut i början av 2007. En ny upphandling har skett under hösten 2006. Stöd/beredskap Informationscentrum har stödfunktion dagtid avseende hjälp och stöd till de cirka 400 personer som arbetar med de lokala webbsidorna. Frågornas art har ändrat perspektiv de senaste året vid bytet av teknisk plattform. Nu är frågorna färre av teknisk art och mer kring bild/text och tabellhantering. Stöd avseende teknik sköts av webmaster. Informationscentrum har dygnet runt pressjour som också innebär beredskap för att gå in i regional sjukvårdsledning om sådan skulle upprättas. Denna innehas i dagsläget av informationschefen eller pressekreteraren. Funktionen ska i allt högre utsträckning också vara en stödfunktion för chefer i kommunikationsfrågor. Under 2007 ska därför denna beredskap schemaläggas bland informatörerna under förutsättning att det är genomförbart. Utredning kring kostnadsnivå samt konsekvenser utifrån arbetstidslagen pågår under senare delen av 2006. Informationscentrums processarbete styrs av dokumentet Riktlinjer för kommunikation 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Det översynsarbete som pågått under 2006 och som fortsätter 2007 avseende arbetssätt kopplat till uppdraget innebär en del förändringar kring ansvarsuppdelning och vem som gör vad. \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 6
För dem som arbetar med informationsplaner och projekt har en tydligare arbetsfördelning skett under året; några arbetar med det dagliga snabba och andra med långsiktiga projekt. Omställning har också skett till att vi i ökad omfattning arbetar med stöd och hjälp till chefer i kommunikationsfrågor. Förändringar kommer även ske 2007 i arbetsuppdelning/ansvar för dem som arbetar med webben. Den förändring som skett redan under hösten 2006 är att webbgruppen är upplöst och dem som har haft webbgruppens samordnare som chef numera är direkt underställda pe-chefen. Kompetensutvecklingsbehovet under 2007 beräknas vara: retorikutbildning samt utbildning i hjärt-lungräddning som gemensamt för alla. För några behövs utbildning i projektledning samt att vi inom Informationscentrum ska ha utbildning i att publicera på webbplatsen för dem som inte dagligen arbetar med detta. Därutöver tillkommer individuell kompetensutveckling, bland annat filmredigering. Benchmarking och nätverksbyggande framförallt med andra landstings informationsavdelningar är viktigt och någonting som vi kommer att arbeta ännu mer med under 2007. 2006 gick två personer i pension. En ny rekrytering har skett 2006: förstärkning för ökad mediabevakning. Förändringarna i webborganisationen kan innebära att nyrekrytering under 2007 behöver ske av webbstrateg. Administrativ kompetens köps in från Försörjningscentrum. Dels 100 procents sekreterartjänst dels ekonomi och personaladministrativ kompetens vid behov. Den översyn av stödfunktioner som startades under hösten 2005 har tillsvidare lagts på is. Ingen större förändring planeras för Informationscentrum det närmaste året. 6. EKONOMIPERSPEKTIVET För budget 2007 räknar vi med att 2006 års bidrag med den generella uppräkningen från styrelsen ska räcka men då krävs en del omstuvningar internt bland annat mer av redigering internt samt att den internkommunikationsförändring som ska ske kan innebära lägre kostnader. De lägre kostnaderna ska ses i ljuset av att det är omöjligt att sia om vilka oförutsedda utgifter som kan komma under 2007. 7. AKTUELL EKONOMI Informationscentrum har under 2006 genomfört större oförutsedda arbeten (marknadsföringen för 1177 samt bemötandeprojektet). Kostnaden för deltagandet av Vården på webben var inte heller med i beräkningarna vid budgetskrivelsen för ett år sedan. Dessa oförutsedda utgifter har inneburit att ekonomin nu är ansträngd. Vi räknar dock med ett nollresultat. \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 7
8. FÖRSLAG TILL BESLUT Informationscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna i styrkortet angiven vision, strategier, framgångsfaktorer och handlingsplaner Informationscentrum Marie Lindström Produktionsenhetschef \\us-resurs1\~45rj\059informationsenheten\budget\budget 2007\budget 2007 IC.doc 8
Ledningsstaben 2006-08-26 Annika Hjertkvist Blankett B1 PE-nr samt uppgiftslämnare: 059 Marie Lindström - obs anges i tkr Resultaträkning Finansieringsanalys 2007 Tillförda medel 2007 Landstingsbidrag Koncernbidrag Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 80 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån Försäljning av övriga tjänster 19 798 Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar Bidrag för personal Ökning av kortfristiga skulder Övriga bidrag Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter Summa tillförda medel 80 Summa intäkter * 19 798 Lönekostnader -5 873 Använda medel Arbetsgivaravgifter -2 614 Nettoinvesteringar Övriga personalkostnader -226 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader -8 713 Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag Övrigt Övriga verksamhetskostnader -11 024 Summa använda medel 0 Summa övriga kostnader -11 024 Summa kostnader -19 737 Förändring av likvida medel 80 Avskrivningar -80 Verksamhetens nettokostnader -19 Finansiella intäkter 21 Finansiella kostnader -2 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse 19 798 Balansräkning Tillgångar (enl helårsbedömning) Eget kapital, avsättningar och skulde(enl helårsbedömning) Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar 2006 2007 Eget kapital 2006 2007 Immateriella tillgångar Byggnader Balanserat eget kapital 2 529 2 529 Mark Årets resultat 0 0 Inventarier 37 12 Summa eget kapital 2 529 2 529 Datorutrustning 55 0 Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel Avsättning LÖF Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Övriga avsättningar Finansiell leasing Summa avsättningar 0 0 Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga skulder Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 92 12 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 1 003 1 003 Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 261 261 Kundfordringar Upplupna kostn o förutbet intäkter 142 142 Övriga kortfristiga fordringar 218 218 Övriga kortfristiga skulder Förutbet kostn o upplupna intäkter Summa kortfristiga skulder 1 406 1 406 Kassa och bank 3 625 3 705 Summa omsättningstillgångar 3 843 3 923 Summa skulder 1 406 1 406 Summa tillgångar 3 935 3 935 Summa eget kap, avsättn o skulder 3 935 3 935
Ledningsstaben, HR-gruppen Mats Uddin Personalbehov för de närmaste tre åren. 1) Personalbehov för det närmast kommande året per produktionsenhet och yrkeskategori. 2) samt en bedömning av efterföljande 2årsperiod. Produktionsenhet: 059 Informationscentrum i Östergötland 1) Personalbehovet för det närmast kommande året kommer att: Uppgifterna anges i antal personer. Yrkeskategori = för muspekaren över cell med denna symbol för anvisning/förklaring Bedömd förändring Resultat Ökn + Minskn - Kommentar 0/ Läkare: 1/ Sjuksköterskor/motsv.: 2a/ Undersköterskor/motsv.: 2b/ Sjukvårdsbiträden/motsv.: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2006-11-15
2c/ Övr. vårdpers. (skötare, barnsköt, socioterap): 3/ Medicinsk-teknisk personal: 4/ Socio-terapeutisk personal: 5/ Tandvårdspersonal: 6/ Undervisnings-/kulturpersonal: 7/ Driftservicepersonal: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2006-11-15
8/ Administrativ personal (exkl. läk.sekr/motsv): 89/ Läkarsekreterare/motsv.: 9/ Annan yrkeskategori/annan kompetens: Summa: 2) Vi bedömer att verksamhetens personalbehov under de efterföljande 2 åren kommer att: Öka Minska x Vara oförändrad Datum: 24/10-2006 Uppgiftslämnare (personalchef/motsv.): Marie Lindström pe-chef Informationscentrum Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum: 2006-11-15
Blankett B4, anvisningar finns i detta dokument på separat flik Strategiskt kompetensutvecklingsbehov Behov för de närmaste 3 åren utifrån befattningsutveckling och utvecklingsplaner = för muspekaren över cell med denna symbol för anvisning/förklaring Produktionsenhet: 059 Informationscentrum i Östergötland Tabell 1 Aktiviteter som kan initieras och drivas landstingsgemensamt Utbildning/ Priori- Antal Berörda Kommentar aktivitet tering deltagare yrkesgrupper Arbetsmiljö (MBG, brandutbildning etc) Befattningsutveckling Bemötande och etik Handledning/mentorskap Projektledarutbildning cika 5 IT-utbildning Kommunikation, samtal, retorik Ledarskapsutveckling/chefsutbildning Omvårdnads-/ämnesutbildning
Summa: 5 Prioritera kompetensutvecklingsomr på landstingsgemensam nivå Arbetsmiljö (MBG, brandutbildning etc) Befattningsutveckling Bemötande och etik Handledning/mentorskap IT-utbildning Kommunikation, samtal, retorik Ledarskapsutveckling/chefsutbildning Omvårdnads-/ämnesutbildning Prioritering Övriga kommentarer kring utbildningsbehov på landstingsgemensam nivå Hjärt lungräddning alla vid IC Tabell 2 Aktiviteter som kan initieras och drivas på produktionsenhet Utbildning/ Priori- Antal Berörda Kommentar aktivitet tering deltagare yrkesgrupper Arbetsmiljö (MBG, brandutbildning etc) Befattningsutveckling Bemötande och etik Handledning/mentorskap IT-utbildning Utb webansvariga cika 10 Kommunikation, samtal, retorik
Ledarskapsutveckling/chefsutbildning Omvårdnads-/ämnesutbildning Pedagogik/information Prioritera kompetensutvecklingsomr på Prioritering produktionsenhetsnivå Arbetsmiljö (MBG, brandutbildning etc) Befattningsutveckling Bemötande och etik Handledning/mentorskap 2 IT-utbildning Kommunikation, samtal, retorik 1 Ledarskapsutveckling/chefsutbildning Omvårdnads-/ämnesutbildning Pedagogik/information Summa: 10 Övriga kommentarer kring utbildningsbehov på produktionsenhetsnivå Individuell kompetensutveckling kommer att ske för enskilda individer. Exempelvis i redigering av film. Retorikutbildning specialanpassad för IC alla Tabell 3 Poängkurser/utbildningar Utbildning/ Priori- Antal Berörda Kommentar aktivitet tering deltagare yrkesgrupper Poängkurser/utbildningar Summa: 0 Övriga kommentarer kring utbildningsbehov för poängkurser/utbildningar
För anvisningar: öppna fliken "Anvisningar" Datum: 26/10-2006 Uppgiftslämnare (personalchef/motsv.): Marie Lindström Pe-chef Informationscentrum