1(5) IT-sourcingstrategi Jan Hallgren Bertil Danared För att få ett solitt underlag för att kunna fatta viktiga beslut för framtiden krävs att man har tagit ställning till hur och av vem IT-tjänster skall levereras. Detta tar man fram i en sourcingstrategi. En komplett strategi skall ge ett komplett beslutsunderlag för att starta sourcingaktiviteter såsom upphandlingar, organisationsförändringar, omförhandlingar och benchmarkingar. Vad menar vi med IT-sourcing? Först måste vi klarlägga vad sourcing är, som alla pratar om och som har en flora av mer eller mindre sofistikerade definitioner. För oss, i detta sammanhang, är sourcing utvecklingsprocessen för CIO:er som vill leverera de bästa IT-tjänsterna och utveckla sitt företag med innovativa ITlösningar genom att samverka med ett ekosystem av leverantörer. Strategin ska vara en hjälp att välja väg övergripande och från fall till fall när det gäller vem som skall leverera tjänster och på vilket sätt. Genom att nyttja den egna organisationen i kombination med externa leverantörers tjänster på rätt sätt kan konkurrensförmågan säkras vad avser IT-stöd. Det är vad som i huvudsak avses med (IT-)sourcingstrategi häri. Strategi för sourcing ett hett ämne Det senaste decenniet har inneburit radikala förändringar i synen på IT. Det är fortfarande högaktuellt att se till att företagets basapplikationer fungerar och drivs på ett rationellt sätt. Arbetsplatsen och servicedesken är också helt avgörande för hur företaget skall fungera Men möjligheterna i mobila lösningar, nya mobila enheter, molnlösningar och kommande artificiell intelligens har inneburit stora krav på nytänk. Allt talar för att utvecklingen accelererar och då i första hand när det gäller möjligheter och funktion. En världsomfattande industri har växt fram som sprutar ut lösningar i fom av t ex appar för såväl centrala som mobila plattformar, för att inte tala om molnet. Utvecklingen mot artificiell intelligens är i sin linda. Den egna organisationen kan inte längre koncentrera sig på basdrift utan måste arbeta med att hitta de nya smarta lösningarna som stöd till affärsverksamheten eller som en del av affärsverksamheten. Den snabba utvecklingen innebär att man inte kan sitta kvar i utrustningsberoende eller långa stela avtal. Det går inte längre att underhålla full egen kompetens för att sköta IT på egen hand. Området är för stort och de bästa teknikerna är heta villebråd på arbetsmarknaden. En brokig flora av IT-leverantörer som härör sig från bemanning av IT med resurskonsulter och nischlösningar kan komma att bli en stoppklots i utvecklingen. I stället kan det behövas ett fåtal IT-partners som både kan leverera bastjänster och som kan erbjuda nya lösningar under sina vingar. IT-partners måste kunna samverka kring innovation i meningen affärsutveckling med IT. Men samtidigt kan kraven på snabbhet, att vara agil och att möta specifika kundbehov göra att flera går ifrån en ambition med bara en partner (single sourcing), för att få del av de aktörer som t ex riktar in sig på att leverera branschspecifika avancerade lösningar på ett attraktivt sätt. Frågan om innovation har blivit alltmer central i sourcingstrategier. Vilken höjd skall man ta för nya molntjänster? Hur fort kommer de att bli praktiskt användbara? Vilken tjänsteutveckling sker hos leverantörerna? Vilka leverantörer har framtiden för sig och vilka kommer att tyna bort? Vilka tekniska möjligheter kommer ut av en allt snabbare utveckling? Allt detta måste bedömas med ett tidsperspektiv på typiskt sju till åtta år. I en kommande upphandlingssituation är innovation en naturlig och viktig parameter i dagens föränderliga värld. Sourcingstrategier som utvecklades för 10 år sedan är oftast hopplöst föråldrade och ett nytt strategiskt ramverk behöver byggas upp.
2(5) Sourcingstrategi grundmotiv De grundläggande motiven att utveckla en sourcingstrategi är följande: 1. Säkerställ en direkt koppling mellan företagets mål och drivkrafter och målen för IT som i sin tur skall ligga till grund för sourcinglösningen. 2. Få en tydlig bild av den aktuella situationen, vad är det som fungerar och vad skulle kunna fungera bättre. 3. Skaffa insikter om IT-utvecklingen med en prognos för vad som kommer att hända de närmaste åren. 4. Få insikt i värdet av olika sourcinglösningar ur ett ekonomiskt och icke-ekonomiskt perspektiv. 5. Skaffa insikt i konsekvenserna för den egna organisationen när det gäller utveckling och styrning av IT. 6. Beskriv vägen från nuvarande situation till en målsituation. 7. Ge intressenter och beslutsfattare en enhetlig och konsekvent beskrivning som grund för förståelse och beslut om sourcinginitativ. 8. Få en bild av riskerna med genomförande av sourcingåtgärder som grund för riskminimering. Olika syn på sourcingstrategi Begreppet sourcingstrategi har använts i många år inom inköpsområdet. För en CPO är typiskt fokus på att: Definiera kategori Analysera spend Analysera marknaden Definiera strategi för upphandling RFP, upphandling, förhandling, avtal Kontrakthantering och avrop För en CIO som inte har en sourcingstrategi är fokus delvis förskjutet till: Vart företaget är på väg Vad IT behöver bidra med Vad externa marknaden kan erbjuda Vad vi bör göra själva Hur en sourcing roadmap ser ut (upphandlingar, trimning av egen organisation etc) En CIO som har en strategi (dokumenterad eller inte) och skall göra en upphandling fokuserar typiskt på: Hur vår gamla sourcingstrategi ser ut för det som skall upphandlas Hur den behöver uppdateras för att möta förändringar i företaget och marknaden Strategin för den aktuella upphandlingen (process, leverantörer, övergripande krav) Är man bara medveten om skillnaderna i fokus är det som vi ser det relativt enkelt att samsas om angreppssätt och djup för utveckling av en sourcingstrategi.
3(5) Process för att utveckla sourcingstrategi Det är alltför vanligt att en IT-sourcingstategi tas fram som en konsultprodukt. Den är också på förhand ofta dömd att bli en hyllvärmare. För att strategin skall få full effekt krävs ett engagemang i IT-ledningen. Det krävs dessutom medverkan, intresse och beslutskraft från företagsledningen. Arbetet genomförs med fördel i workshopform. Insikten växer fram genom att gemensamt värdera intervjuer, analysresultat, marknadsinformation, best practice, andras erfarenheter, internationella strömningar etc. Eftersom den dagliga verksamheten måste skötas parallellt behöver arbetet planeras in så att lärprocessen inte behöver forceras. Särskilt beslutsprocessen och kommunikationen är avgörande för ett lyckat resultat. Om inte IT-ledningen varit delaktig och kan driva realiserandet av strategin på egen hand har man misslyckats. Process och tidplan Processen för att utvecla en sourcingstrategi består av ett antal faser. Vissa av dessa kan med fördel drivas parallellt enligt följande bild: Planering och mobilisering Utvärdering av befintlig leverans Analys av marknaden/utveckling Identifiering av nya möjligheter Definiering av önskad sourcingmodell Utveckling av detaljerad strategi Planering av sourcinginitiativ (roadmap) Beslut och kommunikation Arbetet kan normalt genomföras på tre månader. Checklista för sourcingstrategi För att en sourcingstrategi skall vara komplett skall den minst innehålla följande komponenter: Verksamhetens utveckling (ca 7-årsperspektiv) Verksamhetens övergripande krav och mål Hur IT-tjänsterna levereras i dag jämfört med det bästa på marknaden (kvalitet och ekonomi) Trolig marknadsutveckling (ca 7-årsperspektiv) Analys av externa marknaden (leverantörer, vad fungerar) Leverantörernas footprint Önskad leverantörsprofil Struktur på IT-tjänster Bedömd mognadsnivå för att nyttja extern marknad
4(5) Operating model (vad skall hanteras internt respektive externt) Sourcingmodell (multi-/singelsourcing) Strategi för egen IT-organisation (vad kan man idag och vad skall man kunna på sikt, dimensionering etc) Sourcing roadmap Business case för olika sourcinginitiativ Val av upphandlingsprocess för olika initiativ Val av leverantörer som skall vara med i olika initiativ Leverantörens framtida position Riskanalys Kommunikationsplan Plan för ajourhållning av sourcingstrategi Plan för beslut och förankring Ajourhållning av strategi Utveckling av en sourcingstrategi är ett engångsarbete. Strategin skall levereras under ett antal år. Under denna tid kommer utvecklingen att ta nya former, företagets inriktning och prioriteringar att förändras. Samtidigt får man erfarenheter och feedback från egna och andras genomförda förändringar. Allt detta måste naturligtvis tas i beaktande, annars blir sourcingstrategin förlegad. I IT-avdelningens årsplan bör därför uppdatering (livscykelhantering) av sourcingstrategin ingå. Sourcingstrategi och andra strategier Inom IT-området förekommer en flora av strategier som ofta tas fram okoordinerat. Resultatet blir lätt en oöverskådlig flora med överlappande strategier. Den vanligaste strategin är ITstrategin. Den innehåller typiskt: Affärens förutsättningar för IT och behov av IT Vision, målbild Former för affärsutveckling med IT Strategiska utvecklingsområden för IT Tjänste-/applikationsportfölj Principer för hantering av efterfrågan av IT Beslutsformer för IT-investeringar Principer för finansiering och finansiell styrning Principer för IT-arkitektur och ramverk Principer för informations- och IT-säkerhet Principer för egen organisation Principer för kompetens/kompetensutveckling IT-strategisk plan Av detta framgår tydligt att det finns ett stort mått av överlapp men samtidigt att det är olika huvudfokus. De två strategierna måste därför utvecklas och underhållas koordinerat. IT-strategin påverkas i hög grad av en ny sourcingstrategi. Detaljeringsgraden i IT-principerna måste minska när man väljer en extern leverans för att bädda för köp av standardlösningar. Det har blivit på modet att utveckla strategier för olika populära begrepp. Exempel på detta är strategier för offshore och cloud. Vår rekommendation är att begränsa strategifloran till ett minimum och se till att den är helt koordinerad. Det räcker ofta med en strategi för IT och en för sourcing. Skälet till att inte slå
5(5) samman dem är att utveckling av de detaljerade delarna kräver väsentligt olika kompetenser hos såväl egen personal som eventuella rådgivare. Arbetsfördelning Utvecklingen av sourcingstrategi genomförs lämpligen med stöd av externa rådgivare. En lämplig arbetsfördelning är följande: Rådgivaren: Driver processen Leder workshopar Tillhandahåller metodik, mallar, analysmodeller Tillhandahåller marknadsinformation och marknadsdata för jämförelser Genomför marknadsjämförelser för IT-tjänster Genomför grundanalys Formulerar förslag till strategin och planer Dokumenterar resultat och slutrapport Den egna organisationen: Tillsätter projektdeltagare och styrgrupp Genomför datainsamling Allokerar expertis och intressenter (strategi, säkerhet, inköp, juridik, ekonomi Granskar delresultat och slutrapport Förankrar arbetet inom verksamheten Styr arbetet genom en styrgrupp Deltar aktivt i processen (workshopar etc) för att på så sätt skapa delaktighet och förankring Rekommendationer och slutsatser En tydlig och förankrad sourcingstrategi är en förutsättning för alla företag och organisationer för att hänga med i den accelererande IT-uvecklingen. Gamla sanningar gäller inte längre. Man behöver däremot inte börja från noll. Det finns säkert styrande dokument, affärsstrategier etc som kan ligga till grund för arbetet. Ett antal erfarenheter av olika sourcinglösningar liksom kloka tankar om framtiden finns troligen också mer eller mindre formulerade. Med ett systematiskt arbetssätt kan en fungerande sourcingstrategi tas fram på relativt kort tid. Om Sourcing Professionals Nordic Sourcing Professionals Nordic är ett nordiskt och helt leverantörsoberoende rådgivningsföretag inom sourcing och outsourcing, affärsutveckling och transformation från strategi till förvaltning, ledning/styrning och omförhandling av kontrakt. Med huvudkontor i Stockholm arbetar vi på nordisk och europeisk basis. Våra oberoende rådgivare bistår organisationer med att skapa bestående värde i IT- och affärsprocesser inom ekonomi, lön med mera. Med hjälp av sourcinglösningar, intern transformation och genom att se över befintliga avtal, relationer och governancestrukturer skapas förbättrade processer, effektiviseringar och kostnadsbesparingar. Kontakt Om du vill veta mer om Sourcing Professionals Nordic är du välkommen. info@spnord.se www.spnord.se Copyright Sourcing Professionals Nordic 2014. Copyright Sourcing Professionals Nordic 2014. All rights reserved. The prior written permission of Sourcing Professionals Nordic is required to reproduce all or any part of this document, in any form whether physical or electronic, for any purpose.