Ny hyresmodell och prissättningsmodell för service

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen 2013-02-12 9 Dnr PS 2011-0101 Ny hyresmodell och prissättningsmodell för service Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige - att en ny hyresmodell baserad på självkostnad införs fr.o.m. första januari 2014 - att Landstingsservice ska styras och följas upp på resultat efter avskrivningar och nivån på avkastningskravet ska kunna justeras årsvis och beslutas i landstingsplan och budget (LPB) - att en justering av prisnivån genomförs för Landstingsservice serviceverksamhet så att varje tjänst debiteras kund enligt självkostnadsprincipen Ärendet Nuvarande internhyresmodell är baserad på annuitetsberäknade hyror med en fallande kostnad för räntor och med en linjär avskrivningskostnad. Modellen balanserar över tid men ger ett underskott under de inledande åren. Modellen bygger på att fastighetsportföljen ska innehålla en balanserad bas av äldre och nyare fastigheter där underskotten kan mötas av överskott från en äldre till stor del avskriven fastighetsstock. Landstinget i Uppsala län står under kommande år inför stora investeringskostnader avseende om-, till- och nybyggnationer, vilket medför ökande kostnader under överskådlig framtid. Nuvarande internhyresmodell kan inte hantera denna situation så att ekonomisk balans erhålls. Mot denna bakgrund gav landstingsdirektören i uppdrag till landstingets ekonomidirektör att genomföra en översyn av nuvarande internhyresmodell inom Landstinget i Uppsala län. Syftet var att skapa en hyresmodell som kan hantera den kort- och långsiktiga finansieringen av ny-, om- och tillbyggnationer, samt tar hänsyn till avyttringar och ett visst mått av tomställda lokaler och kan svara upp mot landstingets balanskrav på verksamheterna. Uppdraget har utmynnat i förslag till ny hyresmodell enligt bilaga till ärendet. Kopia till: Landstingsstyrelsen Landstingsdirektören Ekonomidirektören Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Bilaga 9 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

ÄRENDE 9. Datum 2013-01-08 Dnr PS 2011-0101 Landstingets Ledningskontor Gustaf af Ugglas 018-611 61 26 gustaf.af.ugglas@lul.se Produktionsstyrelsen Ny hyresmodell och prissättningsmodell för service Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige att 1. En ny hyresmodell baserad på självkostnad införs fr.o.m. första januari 2014. 2. Landstingsservice ska styras och följas upp på resultat efter avskrivningar och nivån på avkastningskravet ska kunna justeras årsvis och beslutas i landstingsplan och budget (LPB). 3. En justering av prisnivån genomförs för Landstingsservice serviceverksamhet så att varje tjänst debiteras kund enligt självkostnadsprincipen. Ny hyresmodell Bakgrund Nuvarande internhyresmodell är baserad på annuitetsberäknade hyror med en fallande kostnad för räntor och med en linjär avskrivningskostnad. Modellen balanserar över tid men ger ett underskott under de inledande åren. Modellen bygger på att fastighetsportföljen ska innehålla en balanserad bas av äldre och nyare fastigheter där underskotten kan mötas av överskott från en äldre till stor del avskriven fastighetsstock. Landstinget i Uppsala län står under kommande år inför stora investeringskostnader avseende om-, till- och nybyggnationer, vilket medför ökande kostnader under överskådlig framtid. Nuvarande internhyresmodell kan inte hantera denna situation så att ekonomisk balans erhålls. Mot denna bakgrund gav landstingsdirektören i uppdrag till landstingets ekonomidirektör att genomföra en översyn av nuvarande internhyresmodell inom Landstinget i Uppsala län. Syftet var att skapa en hyresmodell som kan hantera den kort- och långsiktiga finansieringen av ny-, om- och tillbyggnationer, samt tar hänsyn till avyttringar och ett visst mått av tomställda lokaler och kan svara upp mot landstingets balanskrav på verksamheterna.

2 (5) Ärende Uppdraget har utmynnat i förslag till ny hyresmodell: Hyreskostnaden baseras på varje byggnads självkostnad och varje hyresgäst får betala en hyra som till del är baserad på den funktion lokalerna har. Funktionen baseras på lokalens komplexitet utifrån ett drift-, media- och underhållsperspektiv. En komplex lokal med hög andel av tekniska installationer får en högre hyreskostnad än en lokal med färre installationer. I hyresmodellen ingår kostnad för tomställda uthyrningsbara lokaler. Kostnaderna för vakanser inom Ulleråker, Samariterhemmet och inom fastigheten D1 på Dag Hammarskjölds väg 17 ligger utanför hyresmodellen, då vakanserna till största delen härrör sig till strategiska diskussioner om och hur landstinget ska använda sig av lokalerna. Kostnader för investeringar i verksamheten beräknas enligt annuitetsmodellen, vilket innebär en jämn hyreskostnad över tid för hyresgästen medan kostnaden för ränta är fallande och avskrivningskostnaden linjär. Det leder till ett underskott i början av hyresavtalsperiodens längd och ett överskott i slutet av perioden. Över hela hyresavtalsperiodens längd ger investeringen en avkastning på 5,5 %. Annuitetsmodellen leder till att ägaren behöver förändra sättet att följa upp och styra Landstingsservice på. Idag ställer ägaren balanskrav på verksamheten, vilket inte är möjligt att uppnå när en annuitetsmodell används och investeringsvolymen är hög. Landstingsservice ska mätas på resultatet efter avskrivningar och avkastningskravet ska kunna justeras årsvis utifrån hur färdigställda investeringar är kalkylerade och budgeterade. Under perioder med hög investeringsvolym erhålls ett lägre avkastningskrav och under perioder när volymen är lägre ges en högre avkastning. Över tid ger modellen en förväntad avkastning till ägaren. Ärendets beredning I arbetet med att ta fram en ny hyresmodell har en stor del av landstingets förvaltningar varit involverade. Projektgruppen har bestått av representanter från Ledningskontoret, Akademiska sjukhuset, Primärvården och Landstingsservice. Referensgrupp har varit landstingets ekonomichefer och Landstingsservice ledningsgrupp som inbjudits till diskussion om hur en ny hyresmodell ska kunna se ut. Projektgruppens förslag har under projektets gång förankrats hos landstingets koncernledning. Löpande information har getts till förvaltningsorganisationens fackliga representanter. Produktionsstyrelsen och Landstingsstyrelsen har informerats under arbetets gång. En politisk referensgrupp har under hösten 2012 mer ingående studerat förslaget till ny hyresmodell. Motivering till beslutet Projektgruppen förespråkar föreslagen modell då den i all väsentlighet uppfyller syfte och mål med projektuppdraget. Modellen levererar önskvärda effekter och incitament för styrning på ett mer effektivt sätt när hyresgästerna får en hyreskostnad som i all väsentlighet motsvarar driftskostnaden för fastigheten. Hyresmodellen löser finansieringen av ny-, om- och tillbyggnationer genom att låta hyresgästen ha en annuitetshyra som över tid täcker kapitalkostnaderna. Därigenom får hyresgästen möjlighet att bedriva sin verksamhet i funktionella och ändamålsenliga lokaler till en hyreskostnad som över hyresavtalets längd motsvarar kostnaden för

3 (5) investeringen. Annuitetsmodellen har fördelar, dock ger den inte möjlighet att leverera en ekonomi i balans utifrån de krav som ställs på Landstingsservice idag. Genom ett årsvis varierande avkastningskrav, fastställt av ägaren, baserat på hur stor avkastning fastigheterna kan leverera under en period med en hög investeringsvolym, kan en förväntad avkastning ges till ägaren över tid. Konsekvenser Hyresmodellen genererar inga nya kostnader för landstinget, bara en omfördelning av kostnadsmassan mellan hyresgäster, Landstingsservice och ägare, vilket innebär att höjd tas för alla kostnader för förvaltningen av fastigheterna. Finansiering Hyresgästerna tar en större andel av den faktiska kostnaden för driften av fastigheterna. Ägaren tar ansvar för del av kostnaden som uppkommer för fastighetsägarinitierade investeringar, kostnad för strukturell vakans och kostnaden för annuitetseffekten som uppstår vid färdigställda hyresgästinitierade investeringar, via ett justerat avkastningskrav för Landstingsservice.

4 (5) Ny prissättningsmodell service Bakgrund I samband med att en ny hyresmodell införs för Landstinget i Uppsala län sker en justering av servicepriserna. Den nya hyresmodellen justerar det underskott som fastighetsverksamheten genererar. Serviceverksamheten har historiskt gett ett överskott, vilket till del täckt det underskott fastighetsverksamheten genererat. Över tid har förutsättningarna förändrats i takt med att vissa tjänster lagts ut på externa entreprenörer, vilket medfört en förändrad prisbild för landstinget. I syfte att erhålla självkostnad för respektive tjänst behöver priserna justeras. Totalt sett ger detta en prissänkning för Landstingsservice kunder. Ärende Sänkning av prisnivån Nya priser införs för serviceverksamheten. Sedan Landstingsservice bildades år 2000 har resultaten från serviceverksamheten till del subventionerat fastighetsverksamheten. Fram till dags dato har ett flertal verksamheter övergått till andra huvudmän, vilket medfört en naturlig justering av prisläget gentemot kund. Det kvarstår dock ett samlat överskott som ska justeras prismässigt i samband med beslut om en ny intern hyresmodell. Prisjusteringen utgår från att varje tjänst kostnadsmässigt ska bära sig själv, vilket innebär att vissa tjänster får en prissänkning och vissa en prisökning. Totalt sett sker dock en prissänkning gentemot kund. Landstingsservice uppdrag är att utföra och följa upp serviceverksamheten utifrån ett ekonomi, kvalitets- och miljöperspektiv. Utförandet sker antingen i egen regi eller genom upphandlade tjänster. Uppföljning av tjänsterna avseende kvalitet, pris, kontraktsuppföljning och upphandling hanteras av Landstingsservice för landstingets samtliga förvaltningar för att på ett samordnat och kostnadseffektivt sätt följa upp servicetjänsterna och därmed skapa ett mervärde för landstinget. Ny prissättningsmodell En ny prissättningsmodell införs för serviceverksamheten. Priserna för upphandlade tjänster av tele, städ, kost, tvätt, fönsterputs, skylt, vaktmästeri osv. ska faktureras till kund till faktisk kostnad från entreprenören. Inga påslag av kostnader för uppföljning av kvalitet, pris, kontraktsuppföljning och upphandling ska göras på tjänsten. Kostnaden för uppföljning av kvalitet, pris, kontraktsuppföljning och upphandling debiteras separat genom en serviceavgift till kund. Kostnaden fördelas per tjänst utifrån hur stor andel tid de lägger ner på respektive tjänst. Kostnaden för respektive tjänst belastar de kunder som nyttjar tjänsterna.

5 (5) Genom att särskilja tjänsten från serviceavgiften uppnås en större tydlighet och transparens i vad kunden betalar för. Vid förändringar i uppdrag för Landstingsservice och/eller nya upphandlingar för tjänster kan servicepriserna och serviceavgiften komma att behöva justeras. Prisförändringarna beror på vad som ingår i de nya avtalen och i vilken omfattning uppföljning av kvalitet, pris, kontraktsuppföljning och upphandling behövs inom de olika tjänsterna. Priserna för tjänster ska justeras enligt upphandlat avtal för respektive tjänst. Priserna för Landstingsservice egen serviceverksamhet och för uppföljning av kvalitet, pris, kontraktsuppföljning och upphandling uppräknas årligen med (LPI-K) Landstingsprisindex med kvalitetsjusterade löner. Ärendets beredning En analys av Landstingsservice serviceverksamhet har utförts under hösten 2012. Utifrån en jämförelse av kostnaderna för faktiskt utfall för 2012 och prognos för 2012 har nya priser arbetats fram per tjänst. Grundtanken är att varje tjänst ska bära sig själv och att priset mot kunden ska spegla detta. Motivering till beslutet Då prissättning på servicetjänster totalt sett varit för hög jämfört med den faktiska kostnaden, justeras priset till en självkostnadsnivå per tjänst. Justeringen är en konsekvens av att en ny hyresmodell införs. Justeringen av priset på servicetjänster tillsammans med justering av hyreskostnaden leder till att Landstingsservice får förutsättningar att leverera ett resultat i balans. Konsekvenser Den förändrade prissättningen på servicetjänster innebär att priset för kunden kommer att spegla den faktiska kostnaden varje tjänst har, vilket innebär en mer transparent, rättvis och korrekt fördelning av kostnaden som bl.a. leder till bättre nyckeltalsjämförelser med andra aktörer. Vissa tjänster får betydande prissänkningar medan priset för några tjänster kommer att höjas. Totalt sett kommer priserna för kund att sänkas. Finansiering Förändringen av serviceprissättningen medför inga nya kostnader för landstinget, bara en omfördelning mellan Landstingsservice och landstingsinterna kunder. Bilaga: Slutrapport Översyn och framtagande av ny hyresmodell för Landstinget i Uppsala 2013-01-08

Slutrapport 2013-01-18 Översyn och framtagande av ny hyresmodell inom Landstinget i Uppsala län

Innehållsförteckning Sammanfattning 2 1. Inledning 3 2. Syfte 3 3. Mål 3 4. Arbetsmetodik 4 5. Avgränsningar 4 6. Föreslagen hyresmodell 4 6.1 Grundförutsättningar 5 6.2 Hyresmodell 5 7. Kostnader och reglering av modellen 6 7.1 Kostnader som ingår i modellen 6 7.2 Kreditivkostnad 6 7.3 Reglering av modellen 6 8. Investeringar 7 8.1 Nybyggnation 7 8.2 Investeringar i befintliga byggnader 7 8.3 Fastighetsägarinitierade investeringar 7 9. Vakansgrad och uthyrning 8 9.1 Vakanser 8 9.2 Uthyrning via Landstingsservice 8 9.3 Men i nyttjanderätten 8 9.4 Tomställda lokaler 8 10. Hyror enligt annuitetsmodellen 8 11. Ansvar och roller 9 12. Måluppfyllelse och slutsats 10 12.1 Måluppfyllelse 10 12.2 Slutsats 10 1

Sammanfattning Landstingets i Uppsala läns nuvarande hyresmodell fungerar inte så väl utifrån dagens situation med annuitetsberäknade hyror med en fallande kostnad för räntor och med en linjär avskrivningskostnad. Modellen balanserar över tid, men ger ett underskott de första åren. Modellen bygger på att fastighetsportföljen ska innehålla en balanserad bas av äldre och nyare fastigheter där underskotten kan mötas av överskott från en äldre till stor del avskriven fastighetsstock. Landstinget i Uppsala län står under kommande år inför stora investeringskostnader avseende om-, till- och nybyggnationer, vilket medför ökande kostnader under överskådlig framtid. Dagens hyresmodell har lett till att Landstingsservice fastighetsverksamhet är underfinansierad och subventioneras till del av ett överskott från serviceverksamheten. En ny hyresmodell har arbetats fram. Modellen baseras på varje byggnads självkostnad och är uppbyggd utifrån 3 komponenter (bas, befintliga avskrivningar och räntor samt funktion). Del av hyreskostnaden baseras på respektive lokals funktion och användningsområde vilket innebär att mer komplexa och installationstäta lokaler får en högre hyreskostnad än mindre komplexa lokaler. Den nya modellen innebär att höjd tas för alla kostnader för förvaltningen av fastigheterna och att en omfördelning av kostnader sker mellan byggnader och hyresgäster. I hyresmodellen ingår även en generell kostnad för vakanser. Utanför modellen finns kostnad för vakanserna på Ulleråker, Samariterhemmet och i fastigheten D1 på Dag Hammarskjölds väg 17, då dessa vakanser till största delen härrör sig till strategiska diskussioner om och hur landstinget ska använda sig av lokalerna. Kostnader för investeringar i verksamheten baseras på annuitetsmodellen vilket innebär en jämn hyreskostnad över tid för hyresgästen, medan räntekostnaden är fallande och avskrivningskostnaden linjär. Det leder till ett underskott för Landstingsservice i början av hyresavtalsperiodens längd och ett överskott i slutet av perioden. Över hela hyresavtalsperiodens längd ger investeringen en avkastning på 5,5 %. Projektgruppen förespråkar annuitetsmodellen då fördelarna med modellen är att den ger förutsägbarhet och förståelse för hyreskostnaden. Dock leder annuitetsmodellen till att ägaren behöver förändra sättet att följa upp och styra Landstingsservice på. I dag ställer ägaren balanskrav på Landstingsservice, vilket inte är möjligt att uppnå när en annuitetsmodell används och volymen av investeringar är stor. Förslaget innebär att Landstingsservice ska mätas på resultatet efter avskrivningar och att avkastningskravet ska kunna justeras årsvis och beslutas enligt budget och landstingsplanen (LPB), utifrån hur färdigställda investeringar är kalkylerade och budgeterade. Under perioder med hög volym av investeringar har Landstingsservice ett lägre avkastningskrav och under perioder när volymen är lägre ges en högre avkastning. Över tid ger modellen en förväntad avkastning till ägaren. 2

1. Inledning Landstingets i Uppsala läns nuvarande hyresmodell har funnits med under ett flertal år och fungerar inte längre så väl utifrån dagens situation då landstinget står inför stora investeringar i fastigheterna både genom ny-, om- och tillbyggnationer. Nuvarande internhyresmodell är baserad på annuitetsberäknade hyror med en fallande kostnad för räntor och med en linjär avskrivningskostnad. Modellen balanserar över tid men ger ett underskott under de inledande åren. Modellen bygger på att fastighetsportföljen ska innehålla en balanserad bas av äldre och nyare fastigheter där underskotten kan mötas av överskott från en äldre till stor del avskriven fastighetsstock. Landstinget i Uppsala län står under kommande år inför stora investeringskostnader avseende om-, till- och nybyggnationer, vilket medför ökande kostnader under överskådlig framtid. Nuvarande internhyresmodell kan inte hantera denna situation så att ekonomisk balans erhålls. Landstingsservice resultat består av två delar, serviceverksamhet och fastighetsverksamhet. Historiskt så har serviceverksamheten gett ett överskott vilket till del täckt det underskott fastighetsverksamheten genererat. Den stora volymen av investeringar i fastigheterna som landstinget står inför de närmaste åren måste en hyresmodell kunna hantera. Samtidigt måste det i modellen finnas incitament för att styra så att efterfrågan på lokaler minskar och att det blir större tryck på att använda lokalerna effektivt. En ny modell måste även ta hänsyn till alla de kostnader som förvaltningen av fastigheterna genererar. Med en rätt utformad intern hyresmodell finns det möjlighet till en effektiv styrning av lokalutnyttjandet och en större medvetenhet om lokalens kostnad. Den ökande volymen av investeringar i landstinget, överskottet i serviceverksamheten och underskottet i fastighetsverksamheten har lett till att landstingsdirektören gett ekonomidirektören i uppdrag att se över och ta fram en ny hyresmodell för landstinget. 2. Syfte Syftet är att skapa en hyresmodell som kan hantera den kort- och långsiktiga finansieringen av ny-, om- och tillbyggnationer, samt tar hänsyn till avyttringar och ett visst mått av tomställda lokaler och kan svara upp mot landstingets balanskrav på verksamheterna. 3. Mål Målen enligt ursprungligt projektuppdraget var att: Skapa en hyresmodell för landstingets egenägda lokaler som genomsyras av affärsmässighet inom alla led i landstinget. Hyresmodellen ska bygga på självkostnadsprincipen och ta hänsyn till alla kostnader som genereras av investeringsprojekt och förvaltningen av fastigheterna. Hyresmodellen ska bygga på kallhyra dvs. verksamhetsel och uppvärmning debiteras separat i hyran. Hyresmodellen ska vara jämförbar med andra landstings hyresmodeller för att underlätta jämförelser. 3

De bokförda värdena på fastigheterna ska justeras så att Landstingsservice värden harmoniserar med koncernens. Hyresmodellen ska gälla fr.o.m. verksamhetsåret 2013. 4. Arbetsmetodik En kartläggning av hur andra landsting jobbar med interna hyresmodeller har genomförts under hösten 2011. Spridningen mellan landstingen är stor, men det som utmärker de större landstingen är att flera av dem uppdaterat sina hyresmodeller de senaste åren eller är i startfasen med en översyn. De landsting som projektgruppen anser vara intressanta är Region Skåne som har en ny hyresmodell under införande under 2012 samt landstinget i Östergötland som har uppdaterat sin modell under 2011. Under hösten 2011 och under våren 2012 har en projektgrupp arbetat fram ett förslag på ny hyresmodell för landstinget i Uppsala län. Projektgruppen har bestått av följande representanter: Ekonomidirektör, Landstinget i Uppsala län Fastighetsdirektör, Landstinget i Uppsala län Försörjningschef, Primärvården Lokalplaneringschef, Akademiska sjukhuset Förvaltningsdirektör, Landstingsservice Administrativ chef, Landstingsservice Fastighetsekonom och projektledare, Landstingsservice Till sin hjälp har projektgruppen haft ett flertal arbetsgrupper som med sina olika kompetenser bidragit med mycket värdefull input i projektarbetet. Arbetsgrupperna har arbetat fram förslag till ny hyresmodell som sedan projektgruppen tagit ställning till. Närmare studier har gjorts av hyresmodellerna i Landstinget i Östergötland och i Region Skåne för att fånga upp intressanta lösningar. Fortlöpande har projektets referensgrupper bestående av Landstingets ekonomichefer och Landstingsservice ledningsgrupp inbjudits till diskussion om hur den nya hyresmodellen ska kunna se ut. Projektgruppens förslag har under projektets gång förankrats hos landstingets koncernledning som är styrgrupp i projektet samt att förvaltningsorganisationens fackliga representanter informerats. Produktionsstyrelsen och Landstingsstyrelsen har informerats under arbetets gång. En politisk referensgrupp har under hösten 2012 mer ingående studerat förslaget till ny hyresmodell. 5. Avgränsningar Projektet avgränsas till att omfatta landstinget i Uppsala läns egenägda fastigheter. De lokaler som landstinget hyr in av en extern hyresvärd, bostadsrätter och hyreslägenheter ingår inte i detta projekt. 6. Föreslagen hyresmodell Grunden för den nya hyresmodellen är byggnadernas självkostnad. Självkostnaden speglar bäst den insats av resurser som krävs för att upprätthålla fastighetens skick genom bl.a. drift och underhållsinsatser, därigenom ska driftskostnaden också avspeglas i hyresgästens hyreskostnad. 4

6.1 Grundförutsättningar Grundförutsättningar som gäller alla hyresgäster: Hyresmodellen gäller för interna hyresgäster i landstingets egenägda fastigheter. Landstingsservice är hyresvärd och hanterar alla hyreskontrakt. Hyreskostnaden beräknas på uthyrningsbar bruksarea (BRA) Hyran ska regleras med index enligt prisindex med kvalitetsjusterade löner för landsting (LPI-K). Hyresmodellen ska börja gälla 2014. 6.2 Hyresmodell Modellen bygger på att landstingets förvaltningar får en hyra som ska motsvara Landstingsservice självkostnad för drift, media, underhåll, administration, räntor och avskrivningar. Hyreskostnaden baseras på varje byggnads självkostnad och hyresgästen får betala en hyra som till del är baserad på den funktion som lokalerna har. Självkostnadshyran byggs upp av tre komponenter, enligt nedan. Bas kostnader för lokalvård, markskötsel, reparation, administration samt kostnad för vakans. Avskrivningar och räntor kapitaltjänstkostnader för befintliga investeringar per 2013-12-31 för byggnaden. Funktion kostnader för drift, media och underhåll. Dessa kostnader varierar beroende på vilken funktion lokalen har. Kostnaderna regleras med hjälp av en koefficient som beskriver hur komplex lokalen är utifrån ett drift, media och underhållsperspektiv. Utgångspunkten för lokalernas funktion är den rumsfördelning som finns för fastigheterna i fastighetssystemet Landlord. En gruppering har gjorts utifrån de ca 150 olika rumstyperna ner till 5 grupper som i olika nivåer beskriver komplexiteten i lokalen. Kategorier Nivåer Definition Exempel Kategori A 1,5 Lokal med avancerade tekniska installationer Operationssal, röntgen, laboratorier Kategori B 1,25 Lokal med utökade tekniska Kök, tvättstugor, installationer Kategori C 1,0 Lokal med normalstandard av tekniska installationer Kategori D 0,75 Lokal med få tekniska installationer Kategori E 0,5 Lokal utan tekniska installationer behandlingsrum Expeditioner, kontor, mottagningar Väntrum, anhörigrum Förråd 5

En lokal inom kategori A är en lokal med avancerade tekniska installationer och får därmed en hög komplexitet och koefficient, vilket leder till en högre kostnad per kvadratmeter än en lokal med färre tekniska installationer. De kostnader som påverkas av lokalernas komplexitet är kostnader för media, drift och underhåll. Dessa kostnader varierar beroende på vilken funktion och komplexitet en lokal har. I komplexa lokaler såsom operationssalar och laboratorier finns avancerad ventilation, kyla osv. vilket ger högre mediakostnader och kräver också mer resurser i form av drift och underhåll. Denna typ av lokal blir därför dyrare än en lokal med låg andel tekniska installationer såsom expeditioner och kontor. Hyresgästerna kommer enligt denna modell i större utsträckning att betala för en funktion. Detta avspeglar på ett bättre sätt den faktiska kostnaden för lokalen samt den nytta hyresgästen har av lokalen. Hyresmodellen tar höjd för alla de kostnader Landstingsservice har för att förvalta fastigheterna, detta leder till att nivån på den totala hyreskostnaden ökar jämfört med dagens nivå. Hyreskostnaden baseras på respektive byggnads självkostnad med påslag för administration och vakansnivå. Fördelningsgrunden är en annan än dagens generaliserande hyresmodell varvid förändringar sker mellan hyresgäster och byggnader. 7. Kostnader och reglering av modellen 7.1 Kostnader som ingår i modellen Hyresmodellen baseras på kostnader som Landstingsservice kan påverka och råda över dvs. kostnader för drift, media, skötsel, underhåll och administration. Den gränsdragningslista som upprättats mellan Landstingsservice och hyresgästerna specificerar var ansvaret ligger. Strategiska kostnader som t.ex. reavinst/förlust vid försäljningar, utrangeringar och nedskrivningar samt riskkostnader och utvecklingskostnader som beror på politiska och strategiska beslut, ligger utanför hyresmodellen och hanteras av ägaren. 7.2 Kreditivkostnad Kalkyler för nya investeringar ska innehålla kostnad för kreditivränta. Kreditivränta är den kostnad landstinget har för att finansiera investeringen (internt eller externt) under byggtiden. 7.3 Reglering av modellen Hyresmodellen ska årligen regleras med index enligt LPI-K. Denna hantering sker i samband med att förutsättningarna för nästkommande års budget tas i landstinget. När modellen tas i bruk 2014-01-01 är hyreskostnaderna indexerade till 2014 års kostnadsnivå samt att kostnader för avskrivningar och avkastningskrav på de investeringar som beräknas avslutas 2013-12-31 är uppräknade till helårseffekt. Självkostnaden per byggnad ska kunna justeras i modellen vid en omfattande ombyggnation. En stor investering kan påverka byggnadens och lokalernas funktion och användningsområde, vilket även kan leda till att självkostnaden förändras. Övriga justeringar som kan komma att göras i hyresmodellen är när en lokal går från att vara vakant till uthyrd. Den rörliga kostnaden avseende media, drift och underhåll 6

ökar när en lokal är i full verksamhet. En justering av självkostnaden för den specifika byggnaden ska göras vid stora förändringar i vakansgraden. 8. Investeringar Hyresmodellen är lätt att anpassa och justera efter nya förutsättningar vilket innebär att den kan fungera under en lång tid. Modellen reglerar nybyggnation samt investeringar i befintlig verksamhet. 8.1 Nybyggnation När nybyggda fastigheter tas i bruk ska hyreskostnaden beräknas enligt nya modellen. Det innebär att hyresgästen får en jämn hyreskostnad över tid. Hyressättningen ska baseras på vilken typ av verksamhet som kommer att bedrivas i byggnaden. Hyreskostnaden ska beräknas utifrån byggnadens uppskattade självkostnad avseende drift samt att ett tilläggsavtal enligt annuitetsmodellen ska tecknas som avser kostnaden för investeringen vilket innefattar avskrivning och räntor och ägarens avkastningskrav under investeringens livslängd. 8.2 Investeringar i befintliga byggnader Hyresmodellen reglerar kostnaden för nyinvesteringar i verksamheten med tilläggsavtal enligt annuitetsmodellen. Tilläggsavtalet tecknas med den hyresgäst som beställer ombyggnationen och utgör ett tillägg till grundhyran. Tilläggsavtalet omfattar avskrivning och räntor och ägarens avkastningskrav under investeringens livslängd. Lämnar en hyresgäst, på eget initiativ, en av hyresgästen initierad investering i förtid dvs. innan investeringen är avskriven får hyresgästen betala investeringens kvarvarande restvärde. Om en lokal lämnas av en hyresgäst pga. att landstinget fattar politiska eller strategiska beslut ska restvärdet på investeringen hanteras centralt av landstinget. 8.3 Fastighetsägarinitierade investeringar Fastighetsägarinitierade investeringar dvs. åtgärder för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system genererar ingen hyresintäkt utan är en investering i byggnaden för att försäkra dess fortsatta levnad. Under projektarbetets gång har diskussioner förts om att upprätta en fond för att kunna finansiera kostnaden för fastighetsägarinitierade investeringar. Dock har denna idé inte kunnat realiseras då det inte är förenligt med god redovisningssed att hantera framtida kostnader på detta sätt. De kalkyler som ligger till grund för hyresgästinvesteringar ska beräknas med en internränta på 5,5 % över investeringens livslängd, detta för att täcka del av kostnaden för kommande reinvesteringar i fastigheterna. Kvarvarande kostnad inom Landstingsservice för fastighetsägarinitierade investeringar finansieras i modellen genom ett justerat avkastningskrav gentemot ägaren. Se avsnitt 10. Beslut om nyinvestering eller reinvestering fattas enligt gällande besluts- och delegationsordning inom landstinget. Flertalet av investeringarna består av flera typer av åtgärder exempelvis i byggnadens tekniska system, åtgärder som beror på förändrade lagkrav och behov av förändringar initierade av verksamheten. En individuell bedömning måste göras av varje investering utifrån vilka åtgärder 7

investeringen består av samt hur stor varje åtgärd är. Alla delar måste vara fullt finansierade innan ett beslut kan fattas att en investering ska genomföras. 9. Vakansgrad och uthyrning Hyresmodellen måste fungera även när det blir omflyttningar mellan hyresgäster och när det uppkommer skador i en lokal. Nedan beskrivs hur hyresmodellen reglerar vakanser, uthyrning och men i nyttjanderätten. 9.1 Vakanser I hyresmodellen ingår en kostnad för tomställda uthyrningsbara lokaler. Denna kostnad är baserad på en vakansgrad motsvarande 3 % av uthyrningsbar BRA yta. Alla områden belastas med en kostnad för vakans. Hyresmodellen belastas inte med vakanskostnaden för områdena Ulleråker, Samariterhemmet och fastigheten D1 på Dag Hammarskjölds väg 17. För dessa fastigheter pågår en diskussion om och hur landstinget ska använda dem. För att tydliggöra kostnaden för dessa specifika områden ligger de utanför modellen och kostnaden hanteras via Landstingsservice justerade avkastningskrav (se även under punkt 10). 9.2 Uthyrning via Landstingsservice All uthyrning av lokaler ska ske via Landstingsservice, det gäller även andrahandsuthyrning. En hyresgäst får inte hyra ut en lokal utan hyresvärdens samtycke. Skriftliga hyresavtal kommer att upprättas mellan Landstingsservice och hyresgästerna. 9.3 Men i nyttjanderätten Om det i en lokal under hyrestiden uppkommer ett fel eller en brist som innebär hinder eller men i hyresgästens nyttjanderätt kan hyresgästen ha rätt till reducering av hyran. Dock har inte hyresgästen rätt till ersättning eller nedsättning av hyran vid tillfälligt avbrott av t.ex. värme och el eller när hyresvärden utför sedvanlig underhåll av lokalen (se allmänna villkor internhyresavtal). 9.4 Tomställda lokaler Regler för tomställda lokaler gäller enligt beslut i Landstingsstyrelsen Dnr CK 2009-0433 dvs. en lokal kan tomställas till följd av åtgärd som hyresgästen inte rimligen kunnat förutse vid avtalstillfället och inte haft möjlighet att påverka själv t.ex. politiska beslut eller beslut på koncernnivå. Lokalen ska vara uthyrningsbar dvs. nås från en egen entré, möjlig att avdela. Beslut om lokalen uppfyller kraven tas av särskild grupp. Dock är det befintliga regelverket gällande tomställda lokaler i behov av en översyn, då verksamheterna i allt större omfattning vill kunna lämna övertaliga lokaler. Regelverket har börjat ses över bl. a. i syfte att ge större incitament för verksamheterna att nyttja lokalerna på ett mer resurseffektivt sätt och därigenom ge landstinget en bättre styrning av hur lokalerna används. 10. Hyror enligt annuitetsmodellen Investeringar som initieras av hyresgästerna ska beräknas enligt annuitetsmodellen. Effekten av att använda en annuitetsmodell för investeringen är att hyresnivån ligger 8

fast över tid medan kostnaden för investeringen är linjär avseende avskrivningskostnaden och fallande gällande räntekostnaden. Det leder, med en hyresavtalsperiod på exempelvis 30 år, till ett underskott i början av en hyresavtalsperiod (år 1-15) då kostnaderna för ränta är höga och till ett överskott i slutet av perioden (år 16-30) då kostnaden för ränta är lägre i och med att en stor del av investeringen är avskriven. Över hyresavtalsperiodens hela längd (30 år) ger investeringen en avkastning på 5,5 %. När den nya hyresmodellen tas i bruk den 1 januari 2014 innebär det en nollställning av Landstingsservice resultat för fastighetsverksamheten. Dock leder annuitetseffekten till ett underskott inom Landstingsservice, den negativa effekten på respektive investering minskar dock med åren för att de sista 10-15 åren av hyresavtalsperioden ge ett överskott. Behovet av fastighetsägarinitierade investeringar i fastigheternas infrastruktur samt verksamhetsförändringar är stort varvid underskottet kommer att finnas under många år. Projektgruppen förespråkar hyra enligt annuitetsmodellen. Den ger fördelar t.ex. förutsägbarhet och förståelse av hyreskostnaden samt att hyresgästen inte berörs av finansieringen av investeringen, det är en fråga mellan Landstingsservice och ägaren. Det innebär dock att det finns ett behov av att förändra hur ägaren följer upp och styr Landstingsservice på ett bra och effektivt sätt utifrån annuitetsmodellens förutsättningar. I dag ställer ägaren balanskrav på Landstingsservice, vilket inte är möjligt att uppnå när en annuitetsmodell används och volymen på planerade investeringar i landstinget är stort. De underskott som färdigställda investeringar ger under hyresavtalsperiodens första år innebär att fastighetsverksamheten inte klarar av att varje år leverera avkastningskrav enligt dagens villkor. För att lösa detta föreslås att Landstingsservice mäts på resultatet efter avskrivningar. Avkastningskravet i kronor ska kunna justeras årsvis utifrån hur färdigställda investeringar är kalkylerade och budgeterade. Under perioder med hög volym av investeringar har Landstingsservice ett lägre avkastningskrav och när volymen är lägre ges en högre avkastning. Över tid ger modellen en förväntad avkastning till ägaren. 11. Ansvar och roller För att den nya hyresmodellen ska kunna fungera fullt ut och ge avsedd effekt bör modellen kompletteras med ett tydliggörande av roller och ansvar mellan parterna (ägaren, Landstingsservice och hyresgästen) i frågan om vem som gör vad. Ägaren dvs. landstingsfullmäktige fastställer uppdrag, mål och ekonomiska ramar för verksamheten samt den långsiktiga policyn avseende landstingets fastighetsbestånd och tar beslut om stora investeringar i fastigheterna. Landstingsservice förvaltar fastigheterna utifrån ägarens uppdrag, administrerar hyror, tecknar avtal med alla hyresgäster och är behjälpliga och ansvariga för frågor runt förhyrning och reinvesteringar och investeringar i fastigheterna. Hyresgästerna tecknar hyreskontrakt och betalar hyra enligt fastställd modell. De tar hjälp av Landstingsservice i frågor om lokalbehov och investeringar. 9

12. Måluppfyllelse och slutsats 12.1 Måluppfyllelse Den nya hyresmodellen uppfyller i all väsentlighet målen med projektet. Målet med att skapa en hyresmodell som är jämförbar med andra landstings interna hyresmodeller är svårt att uppnå fullt ut då förutsättningarna för varje modell är unika för varje landsting. Tre av målen har under arbetets gång fått arbetas om, det som gäller att modellen ska baseras på kallhyra och en harmonisering av fastigheternas bokförda värden mellan Landstingsservice och koncernen samt införande av modellen fr.o.m. 2013. Vad gäller kallhyra så finns det i dag inte den tekniska möjligheten att mäta mediaförbrukningen på en sådan låg nivå att hyresgästerna har en reell möjlighet att påverka sin förbrukning av media. Den lösning som i stället förespråkas är att media ingår i lokalens komplexitet, vilket innebär att en hyresgäst som brukar mycket media också betalar en högre andel av mediakostnaden i byggnaden. En harmonisering av fastigheternas bokförda värden har inte varit möjlig att genomföra utifrån god redovisningssed. En justering görs enligt gällande regler årsvis och de bokförda värdena kommer därmed att vara på samma nivå i slutet av 2018. Målet var att den nya hyresmodellen skulle införas 2013. Men för att erhålla en bred politisk samsyn av den nya hyresmodellen, så skapades en politisk referensgrupp under hösten 2012. Tiden för införande av en ny modell blev därmed för kort och modellen skjuts då fram till 2014. 12.2 Slutsats Arbetet med att ta fram en ny hyresmodell för landstinget i Uppsala län har föregåtts av många och långa diskussioner om för- och nackdelar med olika modeller samt alternativet att inte ha någon internhyresmodell överhuvudtaget. Fördelar med att använda sig av en hyresmodell är att varje hyresgäst belastas med sin del av kostnaden vilket leder till att hyresgästen blir konkurrensneutral inom sina respektive områden. Det förslag till modell som nu presenteras anser projektgruppen uppfylla syftet och mål med projektet. Modellen levererar önskvärda effekter och incitament för styrning på ett effektivare sätt när hyresgästerna får en hyreskostnad som i all väsentlighet motsvarar driftskostnaden för fastigheten. Hyresmodellen löser finansieringen av ny- om- och tillbyggnationer genom att låta hyresgästen ha en annuitetshyra. Därigenom får hyresgästen möjlighet att kunna bedriva sin verksamhet i funktionella och ändamålsenliga lokaler till en hyreskostnad som över tid motsvarar kostnaden för investeringen. I projektrapportens inledning beskrivs att annuitetsmodellen inte längre är ekonomiskt hållbar, men trots detta så förespråkar projektgruppen denna lösning i den nya hyresmodellen. Annuitetsmodellen har fördelar som ingen annan modell har, dock ger den inte möjlighet att leverera en ekonomi i balans utifrån de krav som ställs på Landstingsservice i dag. Den stora volym av investeringar som är planerade i landstinget framöver innebär att effekten av annuitetsmodellen ger ett underskott under ett flertal år för Landstingsservice. Genom att låta Landstingsservice ha ett årsvis varierande avkastningskrav, fastställt av ägaren, baserat på hur stor avkastning fastigheterna kan leverera under en period med en stor volym av investeringar, kan målet uppnås med en fastighetsverksamhet som genererar förväntad avkastning över tid. 10

Modellen ger möjlighet att avyttra fastigheter utan att andra delar av modellen berörs. Varje fastighet är en egen hyresmodell, vilket innebär att kostnader och intäkter följs åt. Modellen tar höjd för vakanser, vilket ger en flexibilitet och möjlighet att bedriva verksamheten på ett optimalt sätt utan att det ska behöva uppstå flaskhalsar vid omflyttningar. Hyresmodellen tar höjd för fastighetsverksamhetens alla kostnader. Modellen innebär en omfördelning av kostnader mellan Landstingsservice och hyresgästerna så att hyressättningen baseras på den kostnad som fastigheterna faktiskt genererar. Hyresgästerna får en ökad kostnad och fastighetsverksamheten inom förvaltningsorganisationen får en förbättrad resultatsituation. För projektgruppen.. Karin Johansson Projektledare 11