TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2013-04-02 DNR FN 2013.001 ÅSA BORGLUND SID 1/3 FÖRENINGSSAMORDNARE 08-587 851 69 ASA.BORGLUND@VALLENTUNA.SE FRITIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Showdansföreningen FLEX, ansökan om bidrag för oförutsedda kostnader i samband med VM i discodans Förslag till beslut Ett bidrag om 12 000 kr till Showdansföreningen FLEX beviljas. Bidraget belastar potten för bidrag speciella ändamål, budgetår 2013. Ärendet i korthet Showdansföreningen FLEX har inkommit med en ansökan om bidrag för att täcka oförutsedda kostnader i samband med dansgruppen FLEXifuels deltagande på VM i discodans i Polen i december 2012. Bakgrund Huvudverksamheten för Showdansföreningen FLEX är att erbjuda dansträning för tävlingsdansare och att arrangera och delta i tävlingar. Föreningens medlemmar är i huvudsak tävlande elever vid showdansskolan FLEX, oavsett nivå. Föreningen bedriver egen träningsverksamhet och anlitar för detta ändamål egna tränare och coacher, om än i samråd med dansskolan. Antalet aktiva tävlande i åldrarna 7 till 20 år var vid årsskiftet 2012/2013 ca 75 personer, varav två är killar. Showdansföreningen FLEX har inkommit med en ansökan om bidrag för oförutsedda kostnader i samband med dansgruppen FLEXifuels deltagande på VM (!) i discodans i Polen i december 2012. Gruppen blev i oktober 2012 uttagna att i december samma år representera Sveriges landslag vid VM, en kostnad som inte förutsetts och budgeterats för. Det är SDO, Sveriges Dansorganisation, som efter en ranking utifrån tre kvaltävlingar utser Sveriges representation i internationella tävlingar. Den svenska truppen till VM i discodans bestod av FLEXifuel och två dansgrupper från Västerås och Eskilstuna. FRITIDSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 FRITID@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2013-04-02 DNR FN 2013.001 SID 2/3 SDO lämnar inget ekonomiskt stöd eller kompensation till de tävlande för deras deltagande i tävlingar. Kostnader för extra träning med anledning av VM, samt resa, transfer och hotell för den medföljande coachen bekostades i sin helhet av föreningen. FLEXifuels sju dansare i åldern 10-11 år fick delar av sina startavgifter, rese- och hotellkostnader täckta av föreningen. Totalt uppgick kostnaderna för flyg, transfer och hotell till ca 24 000 kr. Föreningen ansöker om ett bidrag på motsvarande belopp. De oförutsedda kostnaderna för VM-deltagandet har fått till följd att föreningen i mindre utsträckning än planerat, har kunnat erbjuda andra medlemmar hjälp med att täcka delar av kostnader för deltagande i och resor till tävlingar inom Sverige. Samma dansare har också kunnat erbjudas färre extra träningar, vilket utgör föreningens huvudsakliga verksamhet. Föreningen gjorde år 2011 en förlust på 600 kr, och redovisade vid verksamhetsåret slut 7 300 kr i samlade tillgångar. Något bidrag har tidigare inte betalats ut till föreningen, som blev medlem i riksorganisationen Riksförbundet Unga Musikanter och bidragsberättigad först sommaren 2012. Fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande Enligt riktlinjerna för bidrag speciella ändamål kan en förening beviljas bidrag för oförutsedda utgifter, för att dessa inte ska behöva drabba kvalitén i den ordinarie verksamheten. Ett av de exempel som anges i nämndens riktlinjer är bidrag till transportkostnader på grund av att ett lag (oväntat) gått vidare i kval. Resan till VM i Polen avser en av föreningens dansgrupper, FLEXifuel, med sju av föreningens dansare. Att gruppen skulle bli erbjudna att representera Sverige var oväntat, och innebar en kostnad som inte förutsetts och budgeterats för. Detta har också drabbat övriga medlemmar, som bl a erbjudits mindre träning. Tjänstemännen bedömer att den inkomna ansökan avser just en sådan situation som nämns i riktlinjerna, och att ett bidrag om 12 000 kr bör lämnas för att täcka delar av föreningens kostnader i samband med VM i Polen vintern 2012.
TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2013-04-02 DNR FN 2013.001 SID 3/3 Handlingar 1. Ansökan om bidrag till speciella ändamål - resekostnader för dansgrupp oktober 2012 2.Showdansföreningen FLEX, ansökan om bidrag för oförutsedda kostnader i samband med VM i discodans, tjskr Mats Lennerthson Fritidschef Åsa Borglund Föreningssamordnare Ska expedieras till: akten FELX Showdansförening
Vallentuna kommuns fritidsnämnd tillhanda: ANSÖKAN OM BIDRAG FÖR SPECIELLA ÄNDAMÅL Showdansföreningen FLEX vill härmed ansöka om bidrag för resekostnader för dansgruppen FLEXifuels deltagande på VM i discodans i Polen 2012-12-10 2012-12-13. Gruppen FLEXifuel blev i oktober 2012 uttagna att representera Sveriges landslag vid detta VM. Gruppen består av sju av föreningens dansare (10-11 år), och det är för dessa samt för gruppens coach som föreningen söker bidrag för uppkomna och oplanerade resekostnader. Total summa för dessa direkta kostnader, tillika summan för önskat bidrag, uppgår till 24 177 kronor (se bilaga). Föreningen har svårt att få pengarna att räcka till för resor till internationella tävlingar, då ett EM eller VM är mycket kostsamt. I detta fall har föreningen även betalat arvoden för träning och coachning av dansarna samt för deras anmälningsavgifter. Ett deltagande på en internationell tävling kräver många förberedelser och hård träning. Även berörda familjer har lagt ned mycket tid för detta samt stått för alla egna resekostnader. Showdansföreningen FLEX arbetar för att främja ett aktivt dansintresse för barn och ungdom i Vallentuna, och för att stimulera deras kulturella och sociala utveckling. Föreningen har i dagsläget ca 70 medlemmar, och föreningen drivs ideellt av barnens och ungdomarnas föräldrar. Våra dansare har, tack vare föreningens och varandras stöttning och uppmuntran, utvecklats stort och vi har idag många dansare som ligger i topp i Sverige. Föreningen är bidragsberättigande och får fr. o m 2012 aktivitetsstöd från kommunen. Alla medel som föreningen får in via bidrag, försäljning och andra aktiviteter går oavkortat till föreningens medlemmar. Vår förhoppning är att ni beviljar vår ansökan då bidraget skulle vara till mycket stor hjälp för vår verksamhet. Mvh Lena Wallén Ordförande i Showdansföreningen FLEX Showdansföreningen FLEX Lena Wallén Soldatvägen 20 186 53 Vallentuna
Bilaga Ansökan om bidrag för speciella ändamål Specifikation resekostnader Flygbiljetter 7 dansare + 1 coach 1 088: -/st. Summa: 8 704: - Hotell/Logi 1 coach, enkelrum Summa: 2 422: - 6 barn/dansare (del i dubbel- eller trippelrum à 1 189: -) Summa: 7 134: - 1 barn/dansare (del i trippelrum à 893: -) Summa: 893: - Transfer flygplats hotell (ca 25 mil enkel resa) 7 dansare + 1 coach 628: -/st. Summa: 5 024: - Totalt: 24 177: -
Fritidsnä m ndens a rbetsutskott Sa m ma nträ desp rotokol I 20t3-04-L2 6 (14) 926 Ansökan om bidrag för oförutsedda kostnader - Showdansfören ngen Flex (FN 2013.001) Arbetsutskottets förslag till beslut Ett bidrag om 12 ooo kr till Showdansföreningen FLEX beviljas. Bidraget belastar potten för bidrag speciella ändamåi, budgetår zog. Bidraget beviljas men det bör ses som ett undantag att föreningar ges bidrag för landslagsuppdrag. I detta fall stod emellertid inte Sveriges dansorganisation (SDO) för kostnaden och föreningen hamnade då i en ekonomisk situation som riskerar att äventyra föreningens ordinarie verksamhet. På grund av dettabeslutar nämnden att beviljabidrag om rz ooo kr. Ärendet i koéhet Showdansföreningen FLEX har inkommit med en ansökan om bidrag för att täcka oförutsedda kostnader i samband med dansgruppen FLEXfuels deltagande på VM i discodans i Polen i december 20L2. Yrkanden Roger Gadde (M): Bidraget beviljas men det bör ses som ett undantag att föreningar ges bidrag för landslagsuppdrag. I detta fall stod emellertid inte Sveriges dansorganisation (SDO) för kostnaden och föreningen hamnade då i en ekonomisk situation som riskerar att äventyra föreningens ordinarie verksamhet. På grund av detta beslutar nämnden att bevilja bidrag om rz ooo kr. Propositionsordning Ordförande ställer Roger Gaddes tilläggsyrkande mot avslag, och finner att arbetsutskottet bifaller Roger Gaddes tilläggsyrkande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, zor3-o4-oz 2. Ansökan om bidrag till speciella ändamål - resekostnader för dansgrupp oktober zorz Expedieras till Akten FLEX Showdansförening Justerandes sign It a-a Justerandes sign '/.h Utdragsbestyrkande