Business Intelligence (BI) på Åland - Kartläggning och beskrivning av BI hos fem åländska organisationer inom tjänstesektorn Mia Grönlund Högskolan på Åland Serienummer 09/2014 Företagsekonomi Mariehamn 2014 ISSN 1458-1531
Examensarbete Högskolan på Åland Utbildningsprogram: Författare: Arbetets namn: Handledare: Uppdragsgivare: Företagsekonomi Mia Grönlund Business Intelligence (BI) på Åland Ben Henriksson Abstrakt: På grund av den ständigt växande mängden information i vårt samhälle, upplever organisationer idag också ett ökat behov av att få kontroll över den ständigt ökande mängden information (data) som samlas i deras informations- och affärssystem. De behöver också snabbt och effektivt kunna sortera dessa stora mängder data för att få fram ändamålsenliga rapporter och analyser som lätt kan distribueras och som sedan ligger som grund för beslutsfattandet inom organisationen. Detta examensarbete behandlar begreppet Business Intelligence (BI). Med BI avses i detta arbete ett fristående IT-baserat systemstöd som består av en beslutsstödslösning (BI-lösning) och/eller ett beslutsstödsverktyg (BI-verktyg) som hämtar information ur en organisations existerande informations- och affärssystem. För att få svar på hur organisationer löser sin informationshantering genom att använda sig av BI, gjordes en fallstudie av fem olika organisationer inom tjänstesektorn på Åland som i sin verksamhet hanterar en relativt stor mängd data och som har erfarenhet av att använda olika BI-lösningar/BI-verktyg. Arbetets syfte var att kartlägga och beskriva organisationers behov, användning och upplevd nytta av BI. Svaren från fallstudien jämfördes mot teorier inom ämnesområdet ekonomistyrning. Arbetets teoretiska referensram bestod av traditionell ekonomistyrning, modern verksamhetsstyrning, beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg. Sammanfattningsvis kan man genom fallstudien konstatera att nyttan med BI är att organisationer får bättre översikt över verksamheten, ökad kunskap om sin verksamhet och sina produkter, snabbare distribution av information (data), bättre återkoppling till olika aktiviteter inom organisationen och kanske viktigast av allt, att organisationerna upplever att de får rätt information i rätt tid så att de kan fatta bättre och mer kvalitativa beslut. Nyckelord (sökord): Business Intelligence, företagsekonomi, ekonomistyrning, verksamhetsstyrning, informationssystem, beslutsfattande, beslutsstöd, beslutsstödsverktyg Högskolans serienummer: ISSN: Språk: Sidantal: 09/2014 1458-1531 Svenska 40 Inlämningsdatum: Presentationsdatum: Datum för godkännande: 17.04.2014 24.04.2014 19.5.2014
Degree Thesis Högskolan på Åland / Åland University of Applied Sciences Study program: Author: Title: Academic Supervisor: Technical Supervisor: Business Administration Mia Grönlund Business Intelligence (BI) in the Aland Islands Ben Henriksson Abstract: Due to the rapidly growing amounts of information in our society today, organizations also experience an increased need to gain control of the constantly growing amount of data that is gathered in their information and business systems. They also need to be able to rapidly and efficiently sort out these large amounts of data, in order to be able to present purposive reports and analyses that can easily be distributed and serve as ground for decision-making within the organization. This degree thesis handles the subject of Business Intelligence (BI). In this thesis BI is regarded as a separate Management Information System (MIS) that consists of Decision Support Solutions (BI Solution) or/and Decision Support Tools (BI Tool) which retrieves information from the existing information and business systems within an organization. To obtain the answers how organizations solve their Information Management by using BI, a case study was made of five organizations from the service sector in the Aland Islands, who handle a relatively large amount of data and have experience of using BI Solutions/BI Tools. The purpose of this thesis is to map and describe the need, usage and perceived profits of using BI within organizations. The answers from the case study were compared to Business Management theories such as Financial Management, Operations Management, Management Information System, Decision-Making, Decision Support and Decision Support Tools. The conclusion of the case study is that the profits of using BI is that organizations get a better overall view of their business, increased knowledge of the business and their products, faster distribution of data, better feedback regarding different activities and perhaps the most important of all, the organizations feel that they receive the right information at the right time so that they are able to make better and more qualitative decisions. Key words: Business Intelligence, Business Administration, Financial Management, Operations Management, Management Information System, Decision-Making, Decision Support, Decision Support Tools Serial number: ISSN: Language: Number of pages: 09/2014 1458-1531 Swedish 40 Handed in: Date of presentation: Approved on: 17.04.2014 25.04.2014 19.5.2014
INNEHÅLL 1. INLEDNING... 7 1.1. Problemdiskussion... 7 1.2. Syfte... 8 1.3. Avgränsningar... 8 1.4. Arbetets uppställning... 9 1.5. Undersökningsmetod... 9 1.6. Analysmetod... 10 1.7. Datainsamlingsmetod... 11 1.8. Urvalsmetod... 11 1.8.1. Intervjufrågornas uppbyggnad... 11 1.8.2. Fallstudiens genomförande... 11 2. TEORI... 12 2.1. Ekonomistyrning... 12 2.1.1. Strategi... 15 2.2. Modern verksamhetsstyrning... 15 2.2.1. Information och kunskap som styrmedel... 16 2.2.2 Informations- och affärssystem... 17 2.3. Beslutsfattande... 18 2.4. Beslutsstöd... 18 2.4.1. Business Intelligence... 19 2.4.2. Historik om begreppet Business Intelligence... 21 4
2.4.3. Nyttan med BI... 21 2.4.4. BI-strategi... 22 2.5. Beslutsstödsverktyg... 23 2.5.1. Bakgrundsinformation om BI-verktyg... 23 2.5.2. Traditionell BI vs Self-Service BI... 24 2.5.3. Gartner Magic Quadrant... 24 3. EMPIRI... 27 3.1. Resultatpresentation... 27 3.1.1 Bakgrund och behov av BI... 27 3.1.2 Användare och användningsområden inom BI... 29 3.1.3 Nyttan av BI... 30 3.2. Validitet och reliabilitet... 32 3.3. Analys... 32 3.2.1 Behovet av BI... 33 3.2.2 Användningen av BI... 34 3.2.3 Nyttan av BI... 35 3.4. Slutsats... 37 3.5. Förslag på fortsatt forskning... 38 Litteraturförteckning... 39 Figurförteckning Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 22)... 14 Figur 2: BI-processen. (Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011)... 20 5
Figur 3: Gartner Magic Quadrant 2013. (Schlegel, Sallam, Yuen, & Tapadinhas, 2013)... 25 Figur 4: Gartner Magic Quadrant 2014. (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen, & Hostmann, 2014)... 26 Bilagor Bilaga 1: Fallstudiens intervjufrågor 6
1. INLEDNING Detta examensarbete är utfört inom företagsekonomiprogrammet på Högskolan på Åland och behandlar begreppet Business Intelligence (BI). Med Business Intelligence avses i detta arbete ett fristående IT-baserat systemstöd som består av en beslutsstödslösning (BI-lösning) och/eller ett beslutsstödsverktyg (BI-verktyg) som hämtar information ur en organisations existerande informations- och affärssystem. Bakgrunden till ämnesvalet Business Intelligence är ett personligt intresse i hur organisationer hanterar och drar nytta av sin samlade information. Det är på basen av information som de flesta beslut fattas, och alla dessa beslut påverkar på ett eller annat sätt organisationens resultat. Idag ökar mängden information hela tiden i vårt samhälle och en av de största orsakerna till den ökade informationsmängden är tillgången till ny informationsteknik (Lindvall, 2011, s. 256). På grund av den ständigt ökande informationsmängden i samhället, upplever organisationer idag också ett ökat behov av att få kontroll över den ständigt ökande mängden information (data) som samlas i deras informations- och affärssystem. De behöver också snabbt och effektivt kunna sortera dessa stora mängder data för att få fram ändamålsenliga rapporter och analyser som lätt kan distribueras och som sedan ligger som grund för beslutsfattandet inom organisationen. 1.1. Problemdiskussion En konsekvens av det ökade informationshanteringsbehovet hos organisationer, är att även utbudet av olika BI-lösningar och BI-verktyg också ökar på marknaden. Eftersom organisationer har olika behov, kan det vara svårt att veta vilket BI-verktyg eller vilken BI-lösning som är optimal för organisationen. De affärsområden där BI används är beroende av organisationens individuella behov och varierar därför mellan olika organisationer och branscher. Ett urval av användningsområden för BI är t.ex. finansiell analys, produktanalys, kundanalys, leverantörsanalys, omvärldsanalys och analyser av andra affärshändelser som påverkar styrningen och därmed vilka beslut som fattas. För att få svar på hur organisationer löser sitt informationshanteringsbehov genom att använda sig av BI, har jag valt att göra en fallstudie av fem olika organisationer inom tjänstesektorn på Åland som i sin verksamhet hanterar en relativt stor mängd data och som har erfarenhet av att använda olika BI-lösningar/BI-verktyg. 7
1.2. Syfte Arbetets syfte är att kartlägga och beskriva organisationers behov, användning och upplevd nytta av BI. Kartläggningen och beskrivningen av behovet, användningen och nyttan har gjorts genom en fallstudie för att se hur organisationer löser sitt informationshanteringsbehov med hjälp av BI. Svaren från fallstudien kommer att jämföras mot teorier inom ämnesområdet ekonomistyrning. 1.3. Avgränsningar Jag har som avgränsning valt att studera ett antal åländska organisationer och deras användning av BI. De organisationer som valdes ut till fallstudien representerar ett tvärsnitt ur den åländska tjänstesektorn och består av en bank, ett försäkringsbolag, en offentlig förvaltning, ett IT-bolag och ett spelbolag. Organisationerna i fallstudien har valt att få vara anonyma i resultatpresentationen, och de kommer inte närmare att presenteras i arbetet. Spelbolaget deltog i fallstudien väl medvetna om att i.o.m. det bara finns ett spelbolag på Åland, är det svårt för dem att vara anonyma. Svaren i fallstudien presenteras dock på ett sådant sätt så att det inte direkt går att utläsa vem av respondenterna som svarat vad. Avgränsningen till de organisationer jag valt att undersöka gjordes på basen av deras verksamhet, som primärt består av tjänster, samt att organisationerna har erfarenhet av att använda olika former av BI. Jag har valt att studera behovet och användningen av BI hos dessa organisationer, samt vilken form av nytta de upplevt. Den teoretiska avgränsningen har gjorts inom ämnesområdet ekonomistyrning. Ur den traditionella ekonomistyrningen har det på senare år utvecklats ett modernare sätt att arbeta, som kallas modern verksamhetsstyrning, den formen av styrning involverar hela verksamheten inklusive omgivningen, och inte bara ekonomifunktionen (Lindvall, 2011, s. 32). Jag har således gått från att studera det övergripande begreppet traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, och därefter studerat teorier om beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg. 8
Jag har valt att inte skriva om teorier som beskriver olika tekniska lösningar för utformning och implementation av informationssystem som BI-verktyg, p.g.a. att det är själva användningen av BI-verktyget som är mest relevant för detta arbete, inte vilken IT-teknisk lösning som ligger i bakgrunden. Valet av IT-teknisk lösning när det gäller BI är ett beslut som varje organisation själv bör göra, detta kan baseras på olika variabler som t.ex. vilket BI-verktyg man vill använda och vilka underliggande informations- och affärssystem man använder. Dessutom har jag valt att inte närmare presentera eller jämföra olika BI-verktyg eller deras olika egenskaper, då det är kartläggningen av behovet, användningen och nyttan av BI-verktyg hos organisationerna som är syftet med detta arbete. 1.4. Arbetets uppställning Arbetet börjar med inledning och problemdiskussion. Därefter beskrivs syfte och avgränsningar, undersökningsmetod, analysmetod, datainsamlingsmetod, urvalsmetod, intervjufrågornas uppbyggnad och fallstudiens genomförande. Följande kapitel består av teoridelen där rubrikerna är ekonomistyrning, modern verksamhetsstyrning, beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg. I den empiriska delen finns rubrikerna resultatpresentation, validitet och reliabilitet samt analys. Arbetet avslutas med slutsats, förslag på fortsatt forskning samt litteraturförteckning. 1.5. Undersökningsmetod Arbetet består av kvalitativ undersökning med en abduktiv ansats. En kvalitativ metod innebär enligt Backman att man inte använder sig av siffror eller tal, utan i stället formulerar sig verbalt (Rapporter och uppsatser, 2008, s. 33). En abduktiv ansats innebär en blandning av teori och empiri, där man börjar i teorin, d.v.s. det som tidigare skrivits om ämnet, för att sedan samla in data (empirin), och genom denna metod succesivt få en framväxande förstålse för ämnet (Björk, 2012). Jag har använt mig av en kvalitativ forskningsprocess som gällande referensram för mitt arbete. (Backman, 2008, s. 56) Backman beskriven processen som ett flöde där man utgår ifrån en fråga. Flödet fortsätter sedan med litteraturgranskning, val av analysenhet, problem-/frågeformulering, observation, analys, tolkning och slutligen rapportering (Backman, 2008, ss. 57-62). 9
Det centrala i denna process är hur en problemställning konkret utformas, och där problemlösningen ses som en iterativ process. Att arbeta iterativt innebär i det här fallet att problemlösarens uppfattning om vad som utgör nästa steg i problemlösningens faser, ständigt ändras då ny kunskap och förståelse förvärvas. (Darmer & Freytag, 1995, s. 17) Darmer & Freytag beskriver i likhet med Backman denna forskningsprocess som bestående av följande faser: problemlösning/problemförståelse, verksamhetsförståelse/verksamhetsbeskrivning, omvärldsförståelse/omvärldsbeskrivning, dataförståelse/dataanalys samt sist slutsats/handlingsanvisning. (Företagsekonomisk undersökningsmetodik, 1995, s. 17) Processens arbetsgång kan därför beskrivas som följande: När den inledande problemförståelsen och utformningen kombineras med förståelsen av verksamheten och omvärlden, skapas en reflektion över problemförståelsen och ämnesområdet, vilket leder till ökad förståelse av insamlade data, innan man når fram till en slutsats som innefattar handlingsalternativ för lösning av problemet. (Darmer & Freytag, 1995, s. 18) När man behandlar data påverkas förståelsen som erhålls av faserna, d.v.s. problemet, verksamheten, omvärlden, och denna förståelse ändras genom den iterativa processen. Påverkansfaktorerna som Darmer & Freytag talar om är yrkesmässig förankring, begrundan och metodföreskrifter. (Darmer & Freytag, 1995, s. 18) 1.6. Analysmetod Jag har valt som målsättning för min analys att använda mig av förståelseanalys, som innebär att beskriva problemställningen man tar upp i arbetet för att öka förståelsen, där syftet är att få ökad insikt i tingens nuvarande tillstånd. (Darmer & Freytag, 1995, ss. 19-20) Jag har använt mig av en tematisk analysmetod av fallstudiens intervjusvar, en tematisk analysmetod innebär att fokus läggs på vad som sägs och inte hur det sägs (Bryman, 2011, s. 527) 10
1.7. Datainsamlingsmetod Datainsamlingen till arbetets fallstudie har skett genom personliga intervjuer med öppna frågor. En fallstudie undersöker ett fenomen inom sin kontext, vilket innebär i den realistiska miljön där fenomenet uppstår. Fallstudier är lämpligt när man vill förstå och förklara stora företeelser, organisationer och system. (Backman, 2008, s. 55). I en fallstudie använder man sig av få respondenter (fall) och många frågor (variabler). (Björk, 2012) Fallstudiemetoden är därför lämplig att använda i detta arbete, då det handlar till stor del om hur man inom större organisationer tar fram kvalitativt beslutsunderlag ur en stor mängd information. 1.8. Urvalsmetod Urvalsmetoden för arbetet består av ett strategiskt urval. Strategiskt urval innebär att urvalet riktas mot ett specifikt mål baserat på ett antal variabler (Björk, 2012). De organisationer som undersöks har valts ut på basen av följande variabler: de verkar inom tjänstesektorn, använder sig av BI i någon form, samt att de förutsätts att hantera en relativt stor mängd data i sin verksamhet. 1.8.1. Intervjufrågornas uppbyggnad Intervjufrågorna har utformats utgående ifrån fakta som samlats in från de källor som tidigare angivits i detta arbete, och jag har noggrant valt ut och formulerat fram de intervjufrågor som tydligt är kopplade till arbetets syfte, d.v.s. att beskriva behovet, användningen och nyttan av BI hos organisationer. Därefter har intervjufrågorna testats på personer väl insatta i begreppet BI. 1.8.2. Fallstudiens genomförande Intervjuerna utfördes på respektive respondents kontor under februari 2014 och respondenterna har i efterhand fått godkänna sina transkriberade intervjusvar, samt komma med relevanta korrigeringar för att på bästa sätt svara på arbetets frågeställningar. 11
2. TEORI Materialet som presenteras i arbetet har samlats in genom litteraturstudier och en fallstudie med personliga intervjuer, samt genom faktainsamling från elektroniska källor. Jag har även deltagit i ett BI-event, intervjuat personer som arbetar inom BIbranschen med produktion/försäljning av BI-system, samt deltagit i diskussionsgrupper rörande BI i affärsnätverket LinkedIn. I detta kapitel tar jag upp olika företagsekonomiska teorier som beskriver sambandet mellan organisationers styrning och användningen av BI-lösningar/BI-verktyg som styrmedel. Huvudrubrikerna i detta kapitel är ekonomistyrning, modern verksamhetsstyrning, beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg. 2.1. Ekonomistyrning Definitionen på begreppet ekonomistyrning är enligt Nationalencyklopedin: Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare mot vissa mål (Ekonomistyrning, 2014). En traditionell syn på ekonomistyrning är att fokusera i första hand på ekonomiska mål av finansiell karaktär, och kopplat till definitionen handlar styrningen om att få organisationen och dess medarbetare att arbeta mot de mål som organisationen ställt upp. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 17) Enligt Ax et al. (Den nya ekonomistyrningen, 2009, ss. 17-18) är arbetsuppgifterna för dem som arbetar med ekonomistyrning tämligen omfattande och består av: Planera, genomföra, följa upp och anpassa verksamheten i förhållande till planer och mål. Förse beslutsfattare med underlag och följa upp fattade beslut, fördela och utkräva ansvar. Samla in, tolka, sammanställa, rapportera och kommunicera ekonomisk information, analysera orsaker till avvikelser från planer och föreslå åtgärder. Genomföra specialutredningar, analysera hur verksamhetens processer och aktiviteter kan förbättras, verka som rådgivare och samtalspartner i organisationens ekonomiska frågor. Utveckla och uppdatera styr- och ekonomisystem 12
Utbilda medarbetarna i ekonomiska frågor, bidra till förutsättningar för en lärande organisation samt bidra till en positiv organisationskultur. Ax et al. beskriver även de styrmedel med vilka ekonomistyrning utförs, dessa styrmedel har författarna indelat i tre olika kategorier: Formella styrmedel Organisationsstruktur Mindre formaliserade styrmedel De formella styrmedlen kan bestå av t.ex. resultatplanering, produktkalkylering, budgetering, intern redovisning, prestationsmätning, benchmarking och processtyrning. Organisationsstrukturella styrmedel kan bestå av att ha tydlig ansvarsfördelning inom organisationen, ha ett belöningssystem som belönar resultat samt att välja en passande organisationsform som motsvarar organisationens arbetssätt. De mindre formaliserande styrmedlen kan vara att skapa en stark företagskultur, belöna individuellt och generellt lärande samt att ge ökade befogenheter till individer inom organisationen. (Den nya ekonomistyrningen, 2009, s. 18) För att på ett framgångsrikt sätt arbeta med ekonomistyrning inom en organisation bör ekonomistyrningens fyra utgångspunkter fastställas. Dessa organisationella utgångspunkter är vision, affärsidé, strategi och verksamhetsplan (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 18). Om dessa utgångspunkter inte är fastställda är det svårare att effektivt arbeta för att uppnå organisationens mål, det som är själva definitionen av ekonomistyrning. Sambandet mellan de organisationella utgångspunkterna och ekonomistyrning ses i Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. 13
Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 22) Nedan följer en kortfattad beskrivning av dessa organisationella utgångspunkter (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, ss. 18-22): Vision denna skall visa hur organisationen vill att dess kunder ska uppfatta organisationen och i vilken riktning organisationen skall utvecklas. Affärsidé denna skall ange vad organisationen ska ägna sin verksamhet åt och även visa hur organisationen skall utvecklas i förhållande till visionen. Affärsidén bör också visa vad som skiljer just denna organisation från andra organisationer. Strategi denna skall klargöra hur organisationen skall arbeta. Organisationsstrategin skall innehålla en beskrivning eller plan av hur organisationen skall uppnå sin affärsidé. Verksamhetsplan denna skall visa hur organisationens huvudmål delas in i olika delmål. Dessa delmål skall väljas och formuleras så att när de uppfylls har de övergripande strategiska målen för organisationen uppfyllts. Ekonomistyrningen som är det sista blocket i Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. visar styrningen mot ekonomiska mål, och kan även uttryckas som att ekonomistyrningen utgör ett (styr)medel för implementering av ett företags strategi. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 18) 14
2.1.1. Strategi Strategi är en av de viktigaste organisationella utgångspunkterna (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 18) som beskrivs i avsnittet ovan. Genom att utforma en strategi som visar hur man uppnår organisationens mål har man ett verktyg som kan kopplas till verksamhetens styrning. Enligt Lindvall har intresset för ett bredare styrperspektiv ökat, d.v.s. att organisationer fokuserar på hela verksamheten inklusive omvärlden, som en utveckling av den traditionella ekonomistyrningen. Lindvall skriver också att mycket av utvecklingsarbetet inom en organisation handlar om att det finns ett ökat behov av att knyta samman organisationens strategi med dess styrsystem. (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 34) I och med att informationsmängden hela tiden ökar inom organisationer, kan man använda organisationens strategi som ett slags filter som hjälper till att sortera ut vilken information som är väsentlig för organisationen. (Lindvall, 2011, s. 53) 2.2. Modern verksamhetsstyrning Ur den traditionella ekonomistyrningen har modern verksamhetsstyrning växt fram som ett nytt styrsätt. Modern verksamhetsstyrning har utvecklats p.g.a. vår värld är föränderlig, och att förändringen sker i en allt snabbare takt där strategi, organisationsstruktur och styrsystem är sådana begrepp som organisationer idag behöver kunna hantera på ett effektivt sätt (Lindvall, 2011, s. 27). Faktorer som har påverkat framväxten av modern verksamhetsstyrning är bl.a. ny informationsteknik, kunskapsarbetets framväxt, tilltagande globalisering och stärkt ägarorientering (Lindvall, 2011, s. 19). Inom den moderna ekonomistyrningen har information också fått en mera framträdande roll som strategiskt styrmedel (Lindvall, 2011, s. 26). Modern verksamhetsstyrning skiljer sig från traditionell ekonomistyrning på så sätt att det traditionella styrtänkandet har handlat om att information är det råmaterial, varifrån beslut skall tas och varifrån utvecklingen skall ske. Modern verksamhetsstyrnings synsätt å sin sida är att styrning främst handlar om kunskap, där organisationens egen förmåga att producera information och agera efter informationen sätts i fokus. (Lindvall, 2011, s. 26) 15
2.2.1. Information och kunskap som styrmedel Synen på en organisations verksamhet ur ett modernt verksamhetsstyrningsperspektiv är att således att styrning sker med kunskap, och att kunskap (till skillnad från information) handlar om föreställningar och ställningstaganden. Kunskapen är också alltid beroende av en speciell ståndpunkt och syftar till handling. Kunskap handlar också om mening, och är beroende av ett sammanhang. (Lindvall, 2011, ss. 26-27) Enligt Hamrefors är behovet av information situationsbunden, och om man inte får tag på rätt information just då när man behöver den, blir informationen lätt värdelös. Men information som kanske inte upplevs som till 100 % säker, kan däremot upplevas som tillräckligt bra, bara man får den i rätt tid (Den uppmärksamma organisationen, 2002, s. 75). Att organisationer är stora och har en omfattande omvärld, kan göra att det blir svårt att hitta rätt information i rätt tid. Hamrefors säger också att det krävs informationssystem för att underlätta sökandet efter rätt information i rätt tid, och att dessa bör vara konstruerade på ett sådant sätt att de fungerar som lämpliga verktyg inom organisationen (Den uppmärksamma organisationen, 2002, s. 75). För en organisation som vill bli effektivare och mer produktiv, är tillgången till information och användingen av denna information ett sätt att uppnå organisationens målsättningar. Lindvall anser också att samtidigt som det är viktigt att utveckla och skapa mera information, är det viktigt att skapa förutsättningar inom organisationen som synliggör väsentlig information. (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 53) Det finns skillnader mellan hur information hanteras i den traditionella ekonomistyrningen jämfört med den moderna verksamhetsstyrningen. Några exempel är t.ex. vem som har tillgång till information inom traditionell ekonomistyrning hänger tillgången till information ihop med kontroll och hör till chefsuppgiften, däremot inom modern verksamhetsstyrning ses information som en form av möjliggörande som skall delas mellan chefer och medarbetare. (Lindvall, 2011, s. 164) Hur informationen distribueras skiljer sig också åt - inom traditionell ekonomistyrning delas informationen ut från den som producerat informationen, oftast ekonomiavdelningen, men inom modern verksamhetsstyrning vill man att informationen skall hämtas av medarbetaren vid behov. Även hur man reagerar på informationen skiljer sig åt inom traditionell ekonomistyrning ligger fokus på att 16
reagera och invänta avvikelser, medan inom modern verksamhetsstyrning ligger fokus på att vara proaktiv och kunna förutse avvikelser. (Lindvall, 2011, s. 64) 2.2.2 Informations- och affärssystem Informations- och affärssystem, eller ekonomisystem som det även kan benämnas, ingår enligt Andersson i en organisations formella styrmedel, och består enligt Andersson av utvecklade och formaliserade informationssystem, modeller och tekniker (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 55). Definitionen av affärssystem är enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 7) Standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd. Med verksamhetsövergripande avses att systemstödet ger översikt och kontroll över hela verksamhetens data (Magnusson & Olsson, 2005, s. 9), och genom att vara verksamhetsövergripande leder systemet teoretiskt till full insyn och kontroll över verksamheten. Systemstöd definierar författarna som informationsteknologibaserade informationssystem som möjliggör effektiv hantering av information, och att systemstödet är tänkt att stöda organisationens processer (Magnusson & Olsson, 2005, s. 10). Enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 12) har affärssystem i huvudsak två syften: Förbättring av beslutskvalitet Effektivisering av processer När det gäller förbättring av beslutskvaliteten skriver författarna att en beslutsfattare är beroende av den information man just då har tillgång till, och att kvaliteten på beslutet är beroende av kvaliteten på informationen (Magnusson & Olsson, 2005, s. 13). Införande av ett nytt systemstöd föranleder en kartläggning av organisationens processer samt arbets- och informationsflöden. Som en följd av detta kan organisationen upptäcka att en del av deras processer behöver förändras, och detta i sin tur leder effektivisering av processerna (Magnusson & Olsson, 2005, s. 19). Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 38) nämner även andra fördelar med affärssystem som bl.a. kortare ledtider, bättre kontroll, sänkta driftskostnader samt ökad datakvalitet. Författarna skriver även att valet att införa ett affärssystem är ett strategiskt 17
val för organisationen, eftersom valet av system enligt dem får effekter på verksamhetens värdeskapande (Magnusson & Olsson, 2005, s. 48). 2.3. Beslutsfattande Ett beslut betyder att man väljer ett av flera möjliga alternativ. Varje sådant val medför konsekvenser för framtiden (Andersson, 2013, s. 104) Enligt Andersson (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 104) har det inom ekonomisk teori historiskt sett främst talats om att beslutsfattare är rationella, och väljer lösningar som är bästa möjliga. Men enligt Lindvall innebär beslutsfattandet inte bara att man använder information som ett stöd för beslut som ska fattas, som det uttrycks inom traditionell ekonomistyrning, utan informationen ska också bekräfta beslut som redan fattats (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 64). Lindvall skriver även att det i beslutssituationer sällan fattas beslut baserade enbart på ren avskalad information, utan att varje beslut inom organisationer fattas i ett socialt sammanhang som påverkas av värderingar och olika maktförhållanden. (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 64) 2.4. Beslutsstöd Beslutsstöd innefattar flera dimensioner, men det mest traditionella är enligt Andersson (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 477) sannolikt en skriftlig sammanställning som presenteras för exempelvis en ledningsgrupp. Denna sammanställning baserar sig på en analys av kalkyler, rapporter och dylikt som tagits fram som underlag för ett specifikt beslut och kan förslagsvis innehålla följande punkter: Beskrivning av beslutssituationen Sammanfattning av förutsättningarna Beskrivning av möjliga beslutsalternativ Sammanfattning av t.ex. kalkylresultat Känslighetsalanys risk och följdverkningar Övriga aspekter som t.ex. kvalitativa effekter (ej mätbara med siffror) 18
Förslag till beslut Enligt Andersson (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 477) är en kalkyl som underlag bara värdefull om den bidrar till bättre beslutskvalitet än andra metoder som t.ex. kvalitativa bedömningar eller rena gissningar. Dessutom anser Andersson att beslutsfattandet påverkas av organisationens strategi, och ju mer strategiskt beslutsfattandet är, desto viktigare är det att identifiera själva beslutssituationen och fråga sig vem och vilka delar av organisationen som berörs av det aktuella beslutet (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 478). Idag finns tendenser inom ekonomistyrningen att ett och samma styrsystem skall tillgodose många styrtekniska behov förutom det rent ekonomiska, samtidigt som informationsteknologin hela tiden utvecklas, och genom denna nya teknologi ges organisationerna ökade möjligheter att hantera det ökade informationshanteringsbehovet. Däremot har det visat sig för många organisationer att denna ökade informationsmängd är svårhanterlig, och det har lett till en ökad användning av många olika verktyg. Detta motverkar den moderna verksamhetsstyrningen p.g.a. av att det är komplicerat att hantera alla dessa informationssystem, då man inom modern verksamhetsstyrning eftersträvar förenklingar och enkelhet. (Lindvall, 2011, s. 59) 2.4.1. Business Intelligence Det centrala begreppet i arbetet är Business Intelligence (BI). En beskrivande definition av BI är följande: Business Intelligence (BI) är ett samlingsbegrepp för färdigheter, teknologier, applikationer och metoder av systematisk och vetenskaplig art som en organisation använder för att bättre förstå sin verksamhet, omgivning och omvärld (Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011) BI-processen som innebär att data omvandlas till beslutsunderlag, ses i Figur 2: BIprocessen. 19
Figur 2: BI-processen. (Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011) Första steget i BI-processen är datainsamlingen från organisationens informations- och affärssystem. Andra och tredje steget i BI-processen är datafångst, databearbetning och datalagring eller ta emot, rensa, transformera, ladda (ETL 1 ). Fjärde steget i processen är framställning av rapporter och analyser. Femte steget i BI-processen är beslutsfattandet och handlingar på basen av rapporter och analyser. BI-processen beskriver BI ur en lite mer teknisk synvinkel, men om man istället försöker förklara BI-verktyg ur användarens synvinkel går det ut på att man tar organisationens underliggande informations- och affärssystem och ur dessa skapas ett nytt datalager. Det är ur detta datalager som BI-verktyget skapar rapporter och genererar analyser som ligger till underlag för hur man fattar beslut inom organisationen. Det är BI-verktyget som sammanställer, rapporterar och analyserar data, som i sin tur analyseras av användarna, t.ex. ledningsgruppen. Alternativet till BI är det traditionella sättet att skapa beslutsunderlag, vilket förenklat går ut på att personer inom ekonomifunktionen i organisation skapar rapporter och analyser ur organisationens befintliga system genom att t.ex. analysera data (rapporter) från organisationens olika informations- och affärssystem t.ex. i kalkylprogrammet Microsoft Excel, och sen i sin tur presenteras analyserna åt användarna t.ex. ledningsgruppen. 1 ETL är ett begrepp inom BI som är en förkortning av Extract, Transform och Load som används för att beskriva BI-processens del som berör olika aktiviteter i databaser. I Figur 2: BI-processen. översatt till ta emot, rensa, transformera, ladda. 20