Tjänstemännens IT-miljö 2010. Ett systemfel?

Tjänstemännens IT-miljö 2010 Ett systemfel?

Tjänstemännens IT-miljö 2010 Ett systemfel?

Förord Sverige är en framstående IT-nation. Under flera decennier har vi tillhört de länder som gått i bräschen för den informationsteknologiska utvecklingen. Det ställer höga krav på en god IT-miljö på våra arbetsplatser. IT-systemen är det viktigaste arbetsverktyget för många tjänste män. Vid en förändring eller införande av ett nytt IT-system handlar det lika mycket om hur verksamheten, organisationen och arbetsprocesserna ska förändras som om hur de tekniska systemen ska utformas. IT-systemen måste stödja verksamheten inte tvärtom. För att uppnå goda effekter i användningen av IT-systemen måste man även lyssna på användarna. Medarbetarna behöver i större utsträckning än idag vara med vid införande och uppföljning. Tjänstemännens IT-miljö 2010 Ett systemfel? beskriver vad Unionens medlemmar tycker om sin IT-miljö. Det långsiktiga målet med rapporterna kring tjänstemännens IT-miljö är att bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger, både vad det gäller att utveckla verksamheten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö. Tillsammans med de två tidigare rapporterna Bättre men långt ifrån bra (Sif 2007) och Tjänstemännens ITmiljö Varför blir det inte bättre (Unionen 2008) ger resultaten en god bild över hur tjänstemännen ser på sin IT-miljö i det privata näringslivet. Rapporten är framtagen av enheten för politik, opinion och påverkan och är en del i en rapportserie som ska stödja påverkan på och förändring av Unionens medlemmars arbetsliv. Enheten för politik, opinion och påverkan svarar för Unionens politikutveckling, utredningsverksamhet och påverkansarbete. Enhetens arbete ska bidra till att Unionen påverkar företagens utveckling och medlemmarnas arbetsplatser till det bättre. Rapporten har utarbetats av Karin Fristedt på enheten för Politik, opinion och påverkan i samarbete med Torbjörn Lind och Sara Daniels på UsersAward. Cecilia Beskow Tf enhetschef 4

Sammanfattning Detta är Unionens tredje rapport om tjänstemännens IT-miljö. Det är en uppföljning av tidigare genomförda undersökningar om tjänstemännens IT-miljö 2007 och 2008. Undersökningen genomfördes under våren 2010 genom en webbenkät. De redovisade resultaten bygger på besvarade enkäter från mer än 2500 statistiskt slumpmässigt valda tjänstemän inom alla Unionens avtalsområden. Motiven till denna undersökning är i grunden desamma som för de tidigare, det vill säga; vi vet att IT:s påverkan på tjänstemännens arbete under de senaste decennierna har ökat och vill veta mer om hur denna påverkan ser ut. Långsiktigt är målet att undersökningarna ska bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger både vad gäller att utveckla verksamheten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö. Undersökningen visar att tjänstemännen ägnar allt större del av tiden åt datorarbete. Mer än 5 av 10 arbetar med datorarbete mer än 6 timmar per dag och ytterligare 3 av 10 mer än 3 timmar per dag. Trots detta har inte tjänstemännens inflytande över detta viktiga arbetsredskap ökat utan snarare minskat sedan förra mätningen. Det är bara 30 procent som är nöjda med hur de har fått påverka rutiner och arbetssätt vid införandet vilket kan jämföras med tidigare undersökningar 2007/2008 då 44 procent var nöjda. Inte heller beträffande fackligt/ skyddsorganisationens inflytande ser det bra ut, färre än 1 av 10 menar att IT-införandet har varit föremål för någon samverkan. Några fler, 2 av 10, menar att det görs i efterhand genom uppföljning i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enkätresultaten visar som helhet på att tjänstemännens inflytande har försämrats. En förklaring till detta kan vara yttre faktorer, såsom att undersökningen genomfördes under den senaste finanskrisen när företagens situation varit pressad och kanske mindre utrymme för inflytande givits. Fokus har sannolikt legat på överlevnad. 8 av 10 anser att IT generellt sett har underlättat arbetet, vilket är i nivå med de tidigare undersökningarna. Ett område där tjänstemännen anser att IT-användningen i arbetet har varit särskilt nyttigt är i samverkan med andra kollegor och i ännu högre grad i kommunikation med andra enheter inom verksamheten. Här kan man se att utvecklingen 5

gått framåt. 8 av 10 användare anser detta, vilket är en ökning med 15 procentenheter i jämförelse med undersökningarna för tre/fyra år sedan. När det gäller IT-systemens utformning är användbarheten på samma nivå som i tidigare undersökningar, det vill säga 5 av 10 är nöjda med att systemen är enkla att lära och lätta att hitta i. Men fortfarande är det nästan hälften som tycker att IT-systemen styr deras arbete på ett onödigt och besvärande sätt. Dessa problem kan vara en grund för den IT-relaterade stress som många användare känner. Tjänstemännen har många synpunkter på vad som skulle förbättra IT-miljön i arbetet, exempelvis snabbare system och förbättrad integration. Att systemen inte fungerar som användarna vill leder även till att effektiviteten blir lidande. 3 av 10 av dem som har besvarat enkätfrågan om hur mycket tid som skulle kunna sparas vid optimal användning anser att man skulle kunna spara minst 1 timme per dag om IT-systemen fungerade bättre. Försiktiga beräkningar av användarnas självuppskattning visar att det finns en potential att spara mer än 12 miljarder under ett år på bättre fungerande IT-lösningar. Samtidigt anser användarna att IT har sparat mycket tid redan, 5 av 10 anser att mer än en timme per dag har sparats i deras eget arbete. 6

Innehållsförteckning 1. Motiv och bakgrund till IT-miljöundersökningen 2010.... 8 1.1 IT-system är en viktig facklig fråga.... 8 1.2 Vad tycker Unionen om tjänstemännens IT-miljö.... 8 2. Så här gick undersökningen till.... 10 2.1 Respondenter i 2010 års undersökning.... 10 2.2 Påståenden om IT-arbetsmiljön 2010.... 10 2.3 Så mäts och redovisas nöjda användare.... 11 3. Detta tycker tjänstemännen om IT-miljön.... 13 3.1 Införandet av IT-system.... 13 3.2 Den tekniska utformningen är bra, men inte för tillräckligt många.... 16 3.3 IT-systemen underlättar utförandet och utvecklingen i tjänstemännens arbete.... 17 3.4 Kommunikationerna underlättas.... 18 3.5 Hur effektiva är IT-systemen?.... 20 3.6 Uppföljning av IT-system en bristvara....22 3.7 Krav, kontroll och stöd i arbetet....24 3.8 Användarkraven på IT-systemen.... 26 4. Har det blivit bättre?.... 28 4.1 Jämförelse med tidigare undersökningar.... 28 4.2 Jämförelse mellan anställda inom vård/omsorg och Unionens medlemmar.... 30 5. Slutsatser.... 31 5.1 Verksamhetens utveckling inte systemens.... 31 5.2 Arbetsmiljö IT-relaterad stress.... 31 5.3 Undersökningen 2010....33 5.4 Delaktighet och inflytande.... 34 5.5 Arbetsgivarnas ansvar.... 36 Bilagor.... 38 Bilaga 1: Om UsersAward.... 38 Bilaga 2: Övergripande beskrivning av undersökningen.... 39 Referenser....47 7

1. Motiv och bakgrund till IT-miljöundersökningen 2010 1.1 IT-system är en viktig facklig fråga Detta är Unionens tredje rapport om tjänstemännens IT-miljö. Den första kom 2007 och den andra 2008. Att över tid följa upp IT-användningen ger goda möjligheter att förstå hur användbarheten i IT-verktygen utvecklas i förhållande till de krav som arbetet ställer. Motiven till denna undersökning är i grunden desamma som för de tidigare, det vill säga; vi vet att IT:s påverkan på tjänstemännens arbete under de senaste decennierna har ökat och vi vill veta mer om hur denna påverkan ser ut. Idag arbetar nästan alla tjänstemän i ett ITsystem. Systemen styr arbetet och organisationen i stor utsträckning och teknik bestämmer ofta förändringstakten. Hur tjänstemannen ska, kan och får utföra sina arbetsuppgifter påverkas i mycket hög grad av hur IT-systemen är utformade och konstruerade, det vill säga hur de stödjer arbetet. Frågan är åt vilket håll utvecklingen går; når vi någon framgång för bättre IT-miljö, fungerande medverkan och inflytande för våra medlemmar? Långsiktigt är målet att undersökningarna ska bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger både vad gäller att utveckla verksamheten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö 1.2 Vad tycker Unionen om tjänstemännens IT-miljö Genom kunskap från tidigare undersökningar om IT-miljön har Unionen gjort följande ställningstaganden: IT systemen måste vara anpassade till organisationen. Verksamheten ska stödjas av IT-systemen inte tvärtom. Rutiner för användarmedverkan vid nya och/eller förändrade ITsystem skall vara tydliga och väl förankrade. Utformningen av denna användarmedverkan är en kritisk faktor. Det ska vara en självklarhet att medarbetarna är med under hela införande-, genomförande- och uppföljningsprocessen. De fysiska, psykiska och sociala arbetsmiljöfrågorna ska väga tungt vid utvärdering, införande och planering av IT-miljön. 8

Arbetet ska inte vara styrt och bundet av IT-miljön. IT-systemen ska vara anpassade till användarna, inte minst när det gäller rent tekniska lösningar som navigering, integration, svarstider och driftsäkerhet. Alla har rätt till en återkommande och individuellt anpassad kompetensutveckling så att man klarar att använda IT-systemen effektivt och säkert. För att IT-miljön ska bli bättre krävs goda arbetsmiljökunskaper från ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra. 9

2. Så här gick undersökningen till 2.1 Respondenter i 2010 års undersökning I 2010 års undersökning har ett statistiskt slumpmässigt urval av Unionens medlemmar uppmanats att besvara en webbaserad enkät. Undersökningen har omfattat 5000 medlemmar. Svarsfrekvensen är inklusive bortfallsundersökningen 51 procent. Att gruppen användare som tillfrågats är representativ för hela Unionen gör att vi anser att undersökningen ger en god bild av de erfarenheter tjänstemännen som helhet har av IT-systemen. 2.2 Påståenden om IT-arbetsmiljön 2010 I denna undersökning har vi inkluderat nya områden som inte funnits med i de tidigare undersökningarna. Det första området berör hur användarna uppfattar att IT-systemen inverkar på arbetssituationen i förhållande till krav, kontroll och det stöd som användaren behöver för att göra ett bra arbete. Det andra handlar om hur effektiviteten påverkas av IT-systemens funktionalitet. Utöver detta har tjänstemännen svarat på en i stora stycken identisk enkät jämfört med tidigare undersökningar. Påståendena i undersökningen har valts så att det är möjligt att jämföra resultaten med tidigare undersökningar och med andra sektorer, för att se åt vilket håll utvecklingen går. Frågorna/påståenden har grupperats i 7 områden: Införandet av IT-system: Har användarna deltagit vid införandet? Har användarna fått nödvändig information och de kunskaper som behövs för att använda IT-systemet effektivt? Har införandet skett i samverkan? Teknisk utformning/funktion: Är systemen tillförlitliga, lätta att använda och hitta i? IT-systemens påverkan på arbetet: Underlättar IT-stödet användarnas arbete? Bidrar systemen till utveckling eller styr de på ett onödigt sätt? 10

Kommunikation/Upplevd nyttofaktor: Har stödet underlättat samverkan med andra kollegor, externa leverantörer och kunder? Hur effektiva är IT-systemen?: Hur påverkar IT-systemen verksamhetens effektivitet? Har tid sparats genom användandet av IT-system? Finns ytterligare tid att spara? Uppföljning och support av IT-system: Sker det uppföljningar av tjänste männens behov av eller nöjdhet med IT-systemen? Fungerar supporten? Krav kontroll stöd: Är IT-systemen en bidragande faktor till att uppnå en balans av krav, kontroll och stöd i arbetet? 2.3 Så mäts och redovisas nöjda användare Frågorna i enkäten har formen av påståenden som respondenten ska ta ställningar till i utifrån skalan: 1, Instämmer inte alls 6, Instämmer helt. I denna undersökning redovisas andel nöjda användare vilket betyder andelen användare som svarat 4, 5 eller 6 det vill säga de som huvudsakligen instämmer i det positiva påståendet mot de inte nöjda, de som svarat 1, 2 eller 3 det vill säga de som inte instämmer. Instämmer inte alls Instämmer helt Vet ej Ej relevant 1 2 3 4 5 6 Användarnas nöjdhet med IT-systemens egenskaper inom de olika områdena presenteras genom att andelen nöjda användare redovisas på den positiva axeln och andelen användare som är mindre nöjda visas på den negativa axeln i diagrammen. Under varje avsnitt finns ett urval av användarnas kommentarer som relaterar till området. 11

Vi har inte funnit några tydliga signifikanta skillnader i svaren beroende på kön eller ålder. Det finns en tendens att ju högre utbildning tjänstemännen har desto mindre nöjda är de med IT-systemens stöd i arbetet. Vi har valt att göra en sammanslagning av värdena i Unionens tidigare undersökningar 2007 och 2008 som här blir jämförelsepunkt för 2010 års undersökning. 12

3. Detta tycker tjänstemännen om IT-miljön 3.1 Införandet av IT-system 3.1.1 Användarinflytandet minskar Att införa ett IT-system kan ofta vara en kritisk faktor för att nå framgång i ett verksamhetsprojekt. Har företaget tydliga och välförankrade mål för införandet ökar chanserna att fler användare aktivt deltar i förändringsarbetet, vilket är en viktig förutsättning för ett lyckat resultat eftersom ett införande av nya IT-system innebär att arbetet förändras. I enkäten presenterades påståenden om huruvida tjänstemännen deltagit aktivt vid utformningen av nya arbetsrutinerna vid införandet av IT-system, samt om de anser att de har fått tillräcklig information och kunskap för att kunna använda systemen på ett effektivt sätt. Införande och utbildning Införande och utbildning 100 75 50 25 0 40% 30% 52% IT-systemen har införts utifrån tydliga och välförankrade idéer När IT-systemen införs deltar användarna aktivt vid utformningen av nya arbetsrutiner Instämmer Instämmer ej 25 43% 58% 43% 50 75 100 Jag har fått nödvändig information och kunskap för att använda IT-systemen på ett effektivt sätt Resultaten är nedslående. Användarinflytandet har sjunkit avsevärt sedan förra undersökningen. Endast 4 av 10 anser att IT-systemen införts utifrån tydliga och förankrade idéer, år 2007/2008 låg denna siffra på mer än hälften. Beträffande tjänstemännens aktiva deltagande har siffran sjunkit från 44 procent till 30 procent på några år. En möjlig förklaring till detta kan vara yttre faktorer, som att undersökningen genomfördes under den senaste finanskrisen när företagens situation 13

varit pressad och kanske mindre utrymme för inflytande givits. Om det istället är ett uttryck för en långsiktig trend där inflytandet och medverkan för användarna stadigt försämras är det dock mycket allvarligt. Kommentarer från tjänstemännen kring delaktighet i införandeprocessen: Vid införande av nya system måste hela företaget stå bakom och erforderlig utbildning ges. Önskemålet är att som användare vara med från starten när något nytt system skall planeras/köpas in. Arbetsgivaren har inte en tanke på att medarbetare ska vara delaktiga. Endast IT-folk och konsulter pular ihop lösningarna. 3.1.2 Inte tillräckligt med utbildning Ytterligare en viktig fråga är om Unionens medlemmar upplever att de får tillräcklig information och kunskap för att använda systemen på ett effektivt sätt. Endast hälften av medlemmarna anser detta. Nya system, program och utrustningar kan vara svåra att använda utan tillräcklig introduktion eller utbildning. IT-relaterad stress kan uppstå då användaren känner att den inte kan hantera verktygen. 1 3.1.3 Införandet sker oftast inte i samverkan Undersökningsresultaten visar också hur det fackliga inflytandet varit vid införandet samt huruvida risk- och konsekvensbedömningar gjorts inför införandet av nya system. Svaren visar att införanden som sker i samverkan med facklig/skyddsorganisation förekommer mycket sällan. 12 procent har svarat ja eller ja, delvis på frågan om samverkan förekommit. Andelen som inte vet är dock mycket stor, ca 60 procent. Att genomföra risk- och konsekvensbedömning inför införande av nya system förkommer inte heller ofta. Att inte involvera medarbetarna, facket och skyddsorganisationen är att nonchalera de problem som dåliga IT-lösningar kan innebära för både verksamhet och användare. 1 http://www.prevent.se/sv/arbetsmiljoupplysningen/amnen/teknikstress/ 14

Samverkan vid införande Samverkan vid införande 100 75 50 25 12% 7% 0 29% 25% 25 50 75 100 Har införandet skett i samverkan? Har införandet skett i samverkan med facklig organisation/arbetsmiljöombud? Instämmer Instämmer ej Har införandet skett i samverkan? Gjordes en risk- och konsekvensbedömning gällande arbetsmiljön vid införandet? Många har svårt att se fackets roll i detta: Kan inte se hur användare eller fack kan vara med och ställa krav på olika IT system då det krävs detaljkunskap i många områden. Tekniken är förstås viktig, men erfarenheter från forskning 2 visar att den kanske viktigaste faktorn för lyckade IT-investeringar är användarmedverkan det vill säga att projektet har rätt kunskaper om vad det nya arbetet kräver. Här har den fackliga organisationen en viktig roll genom att bevaka och följa upp att projekten genomförs med god användarmedverkan. Därigenom säkras möjligheten att medarbetarna kan bidra både till en mer uthållig arbetsmiljö och till att projektmålen uppnås. Det minskande inflytandet är inte bara ett problem för personalen utan också för företagen då man missar viktig kunskap och god delaktighet från personalen vilket dämpar effekterna av förändringen. Långsiktigt hämmar detta tillväxtmöjligheterna i företaget och samhället. 2 Se tex The Standish Group: The CHAOS Report, Brynjofsson, 2001, Wired for Innovation, 2009 15

3.2 Den tekniska utformningen är bra, men inte för tillräckligt många Det är lätt att uppleva att man har svårt att hålla jämna steg med utvecklingen och att man inte kan värja sig från tekniken. Arbetslivet blir allt mer beroende av att datorer och nätverk fungerar som de ska. Teknikstrul är en välbekant stressfaktor för de flesta. 3 Teknisk utformning Teknisk utformning 100 75 50 25 52% 54% 54% 49% 0 IT-systemen är lätta att hitta i IT-systemen är enkla att lära sig att använda Jag kan lita på att IT-systemen fungerar Instämmer Instämmer ej 25 46% 43% 44% 45% 50 75 100 IT-systemen har lättanvända funktioner för att ångra/ändra feltryckningar i flera steg En del av den tekniska utformningen handlar om systemets design eller gränssnitt, annat om dess driftsäkerhet. Litar tjänstemännen på att systemet fungerar, är systemet lätt att lära och att hitta i och tillåter systemet att ångra feltryckningar? Drygt hälften av Unionens medlemmar anser att den tekniska utformningen, eller tillämpningarna av den, fungerar tillräckligt bra. Siffrorna överensstämmer med tidigare undersökningarna. För 4 av 10 är tekniken dock mer eller mindre ett problem. Systemen blir alltmer komplexa och trots den ökade datorvanan inte enklare att lära sig. Störningar i form av t.ex. långsamma sökhastigheter eller driftstörningar är besvärande för många av tjänstemännen. Detta beror sannolikt inte på att den tekniska standarden har blivit sämre utan främst på att tjänstemännen blivit mer beroende av att tekniken är ständigt fungerande. 3 http://teknikpanik.uat.inexor.se/teknikpanik/ 16

Önskningar från tjänstemännen kring IT-systemens tekniska utformning och funktion: Ett lättare användargränssnitt, alltså ett lättförståeligt system som man snabbt hittar i utan att behöva vara kodare! Ett system som går fortare så man inte behöver vänta, skulle bli mindre stressande. Driftsäkerhet och snabbare svarstider. Datorerna står ofta och tuggar och man kan inte göra något då eller svara kunder. Högre tillgänglighet, säkerhet, integrationer mellan system som används det vill säga genomtänkta arbetsflöden och informationsbehov. 3.3 IT-systemen underlättar utförandet och utvecklingen i tjänstemännens arbete Ett centralt krav på ett bra IT-system är att det ska bidra till att underlätta arbetet för användarna. Viktiga frågor kopplat till detta är huruvida systemen ger möjlighet till flexibilitet och självständighet i arbetet, om systemen bidrar till lärande i arbetet och om de upplevs som roliga att arbeta i. En annan viktig fråga är också i vilken mån tjänstemännen anser att de lär sig nya saker och utvecklas i sitt arbete med hjälp av IT-systemen. Påverkan på arbetet Påverkan på arbetet 100 75 50 25 78% 51% 51% 66% 62% 0 25 20% 45% 45% 29% 33% 50 75 100 IT-systemen underlättar utförandet av mitt arbete IT-systemen är roliga och engagerade att använda IT-styr inte på ett onödigt sätt hur jag måste utföra mina arbetsuppgifter Jag kan med större självständighet utföra mitt arbete Instämmer Instämmer ej IT-systemen bidrar till att jag lär mig nytt/utvecklas i arbetet 17

Tjänstemännen har generellt sett gett positiva omdömen om IT-systemens påverkan på arbetet. Framför allt anser en mycket stor andel, 78 procent av de tillfrågade, att IT-systemen underlättar utförandet av deras arbete. Många menar också att det ger möjlighet till större självständighet och att utvecklas i arbetet. Kommentarer från tjänstemännen kring IT-systemens påverkan på arbetet: Då jag är spindeln i nätet så hittar jag mycket information med datorns hjälp. Skulle ta en evighet om jag skulle ringa runt och få informationen. Snabbt kunna ta fram uppgifter, söka uppgifter, agera snabbt i brådskande ärenden, bra programvaror. För så många som 45 procent styr dock IT-systemen deras arbete på ett onödigt och besvärande sätt. En del av detta kan hänföras till affärssystemens oförmåga att leverera flexibla, branschanpassade och yrkesrollbaserade lösningar. 3.4 Kommunikationerna underlättas Kommunikation och samverkan handlar dels om samverkan internt med kollegor och andra enheter och dels kommunikationen externt med kunder och leverantörer. Påståendena i avsnittet fokuserar på huruvida IT-systemen underlättat denna kommunikation/samverkan. Underlättande av kommunikationen upplevs som en av de stora fördelarna med användning av IT-system i arbetet, såväl internt inom verksamheten som utåt mot kunder och leverantörer. 18

Kommunikation och samverkan Kommunikation och samverkan 100 75 50 25 0 25 50 75 100 76% 81% 73% 68% IT-systemen underlättar min samverkan med andra kollegor inom min enhet Underlättar kommunikation med andra enheter inom vår verksamhet/koncern IT-systemen underlättar kommunikationen med våra kunder Instämmer Instämmer ej 16% 12% 15% 13% IT-systemen underlättar kommunikationen med våra externa leverantörer Systemens möjlighet att underlätta kommunikation och samverkan internt, mot kunder och mot leverantörer har enligt tjänstemännen utvecklats under de senaste 2 3 åren. Exempelvis har andelen som menar att IT-systemen underlättar kommunikationen med andra enheter inom deras verksamhet/koncern ökat från 65 procent i förra mätningen till 81 procent 2010. Förbättringar av kommunikationsstandarden i interna och externa nätverk möjliggör ett bättre utnyttjade av IT-kommunikation. Undersökningar om användarnöjdhet från andra branscher och sektorer visar liknande resultat och bekräftar att den digitala infrastrukturen blir allt mer betydelsefull för allt fler. 4 Kommentarer från tjänstemännen kring kommunikation: IT-systemet gör kommunikationen enhetlig för alla inom företaget, vi använder samma verktyg och metoder vilket gör vårt arbete effektivt och det är lätt att kompetensöverföra mellan medarbetare. Vi pratar samma språk. Vi använder också mobila enheter, dator, telefon mm som gör det lätt att arbeta hos kund och hemifrån. 4 UsersAward, ex. Vård-IT-kartan, 2010 19

3.5 Hur effektiva är IT-systemen? IT-verktyg används för att underlätta, förbättra och effektivisera arbetet. Vi har ställt frågan till medlemmarna om hur mycket tid de tror att de har sparat med hjälp av IT och hur mycket tid man tror att man ytterligare skulle kunna spara om IT fungerade som önskat. Hur effektiva är IT-systemen Hur effektiva är IT-systemen 40 30 20 10 0 Kan spara Har sparat 36% 27% 28% 20% 18% 13% 14% 14% 10% 3% 4% 6% 4% 5% Ingen tid Mindre än 10 min 10 29 min 30 min 1 tim 1 2 tim mer än 2 tim Vet ej Medlemmarna har sannolikt tydligare uppfattningar om vilken tid de redan har sparat än hur mycket ytterligare som kan sparas i framtiden. Den sparade tiden innefattar inte bara den inre effektiviteten utan också vinster som verksamheten som helhet fått, exempelvis genom förbättringar i infrastruktur och kommunikationer hos och med andra. Potentialen i framtiden kan med detta resonemang kanske vara mycket större än vad man kan överblicka. I undersökningen har vi inte hittat några stora skillnader beträffande den tid man anser sig ha sparat eller möjligheterna att spara tid i framtiden, relaterat till individers utbildningsnivåer. Det talar för att de uträkningar vi gör för Unionens medlemmar borde vara applicerbara på alla tjänstemän inom de undersökta branscherna. I jämförelse med andra branscher visar exempelvis en liknande undersökning inom vård och omsorg, att där bedöms potentialen att spara tid som betydligt lägre än inom Unionens branschområden. 20

Genom att multiplicera antalet yrkesverksamma medlemmar i Unionen (årssiffran för 2009, arbetslösa borträknat) med den aktuella lönekostnaden (beräknad utifrån medianlönen för Unionens medlemmar 2009 + arbetsgivaravgifter, 40 timmars arbetsvecka, 220 arbetsdagar per år) kan effekterna av användarnas självuppskattningar beräknas. Medlemmar Medianlön i Unionen Unionen dec 2009 2009 + Genomsnitt (aktiva arbetsgivar- Kostnad/tim timmar per Genomsnitt yrkesverksamma, ej 31.42 %/ månad = förloras/ och år (220 avgifter (176 tim/ dag som per person arbetslösa) månad 40 tim/v sparas dagar) Summa Kan spara 370 000 36 750 208 0,76 220 12 867 712 000 Har sparat 370 000 36 750 208 1,02 220 17 269 824 000 En försiktig beräkning av tjänstemännens självuppskattning av förlorad tid per dag (i snitt 46 min) 5 visar att omräknat i pengar finns det en potential att spara nästan 13 miljarder genom bättre fungerande ITsystem inom de undersökta branscherna och då endast beräknat på Unionens medlemmar. Alternativt kan man se det som att 13 miljarder slösas bort på dåligt fungerande IT-system under ett år. Utöver Unionens medlemmar finns naturligtvis ett stort antal tjänstemän som är organiserade i andra förbund eller oorganiserade. Räknas även deras potentiella arbetsbesparing in handlar det om ännu större summor. Enligt samma beräkningsmodell uppskattar tjänstemännen att de redan har sparat tid (i genomsnitt 61 minuter/dag) motsvarande 17 miljarder i de arbetsuppgifter eller processer där de använt IT. 5 Uträkning finns i bilaga 1, fråga 9 21

En beräkning gjord endast på de 2150 personer som verkligen har svarat på just denna fråga, visar att enligt deras självuppskattningar skulle 75 miljoner kunna sparas på ett år om systemen fungerade som de önskade. Det finns alltså en enorm potential i att ta tillvara medarbetarnas kunskap om vad som behövs för att deras IT-system ska bli ett bättre och mer effektivt arbetsverktyg. Kommentarer från tjänstemännen kring hur IT-systemen påverkar effektiviteten: IT-systemen bidrar till att jag kan vara mer effektiv och slippa telefonsamtal mm. Jag kan skaffa mig en snabb överblick över vad som finns att göra en arbetsdag ute i produktionen istället för att allt skulle t.ex. ramla in via mail. Det sämsta är att två avdelningar som arbetar väldigt tätt har två olika system att jobba i. Vi kör många olika program och det hade varit önskvärt att koppla ihop dem i ett enda stort nätverk där full kompatibilitet rådde. 3.6 Uppföljning av IT-system en bristvara Kravhantering och uppföljning är viktiga verktyg för att uppnå processförbättringar. I undersökningen ställs frågor till tjänstemännen om huruvida det sker uppföljningar av deras behov och av deras ITmiljö, om eventuella uppföljningar ger relevanta resultat samt hur supporten fungerar. 22

Uppföljningar 100 75 50 25 0 25 50 75 100 Uppföljningar 24% 19% 30% 50% 21% 56% 52% 53% 43% 43% Det sker uppföljningar av användarnas behov och nöjdhet med IT De uppföljningar som görs ger synliga resultat Användarna är delaktiga vid vidareutvecklingen/ revideringen av IT-systemet Tillfredställande system- och datorsupport erbjuds Instämmer Instämmer ej IT-miljön tas upp i det systematiska arbetsmiljöarbetet Uppföljning är ett klart förbättringsområde enligt de svarande i undersökningen. Utvecklingen har dessvärre gått åt motsatt håll än önskat sedan den senaste mätningen, allt färre anser att det sker uppföljningar och att dessa leder till synliga resultat. Även här brister alltså användarinflytandet. Många användare önskar möjlighet att kunna påverka de system de arbetar i och ett högre deltagande i utformning och uppföljning av system och processer. Att företagen gör det i så liten omfattning innebär att man försitter möjligheten att förbättra och utveckla verksamheten. Supporten får bättre omdömen, men även där finns förbättringspotential. Där supporten getts goda omdömen nämns ofta att supportpersonalen har en förståelse för den specifika arbetssituation och vilka funktioner som är vitala för användaren samt att supporten går fort och är lätt att nå. Kommentarer från tjänstemännen kring uppföljning och support: Årliga webbenkäter till anställda (för de IT-lösningar man jobbar i) för att följa upp/utvärdera/utveckla systemen efter användarnas önskemål/synpunkter. Rangordna synpunkterna och gör det till en handlingsplan för kommande år. 23

Önskemål om att alltid ha med en grupp användare som kan ge input, testa och verifiera produkten innan den släpps. Vår IT-ansvarige som förstår vårt arbete och därför skapar lösningar som passar oss. Vi har lokal support så att vi får hjälp rätt fort. Kan man systemet har man möjlighet att få ut väldigt mycket information, men eftersom det är så komplext gör det också att det är svårarbetat för ny personal som kommer in. 3.7 Krav, kontroll och stöd i arbetet Den dominerande modellen för att analysera psykosociala arbetsförhållanden och deras effekt på hälsa är den så kallade krav kontroll stöd modellen 6. Enligt denna är förhållandet mellan krav och kontroll som upplevs i arbetssituationen avgörande för om arbetet leder till stress. Ju större den upplevda kontrollen är desto högre yttre krav kan klaras av utan negativa effekter. Detta innebär att en kombination av hög nivå av yttre krav och en låg nivå av personlig kontroll skapar påfrestningar som på sikt kan leda till psykisk och fysisk ohälsa. En kombination av höga krav och hög kontroll leder däremot till positiv aktivitet som underlättar utveckling och inlärning. Med kontroll menar man här dels graden av egenkontroll/självbestämmande och dels stimulans och utveckling, exempelvis genom variation i arbetsuppgifter. Även socialt stöd är en viktig faktor då det fungerar som en buffert mot stress, medan brist på stöd i sig är en stressfaktor som påverkar arbetssituationen negativt. Arbetsmiljö och arbete vid bildskärm har studerats mycket. I praktiken har vi så gott som alltid, då nya eller förändrade IT-stöd införs, sett att man upplever det som att kraven ökar. 7 Därför blir det otroligt väsentligt att finna sätt där införandet av nya IT-stöd kan kompletteras med god/ökad egenkontroll och socialt stöd. 6 Karasek, Robert & Theorell Töres: Healthy Work: Stress Productivity And The Reconstruction Of Working Life, 1990. 7 Sandblad, Bengt, IT-stöd i arbetet utveckling, införande och arbetsmiljö, 2005 24

Högt Högt BESLUTS- UTRYMME STÖD Lågt Ideal Avspänd Passiv Aktiv Spänd Lågt Låga KRAV Höga Källa: Karasek, - Theorell; Healthy Work, 1990 För att ta reda på hur Unionens medlemmar ser på sin arbetssituation och IT-miljö utifrån krav kontroll stöd aspekterna presenterades ett antal påståenden i enkäten. De berör om; IT-stöden bidrar positivt till att tidsramar och kvalitetskrav lättare kan uppfyllas, IT-stöden bidrar positivt till att kraven i mina arbetsuppgifter anpassas till min kompetens, IT-stöden bidrar positivt till att stödet från mina chefer och kollegor underlättas. Krav, kontroll och stöd Krav, kontroll och stöd 100 75 50 25 60% 47% 47% 0 25 29% 36% 38% 50 75 100 IT-stöden bidrar positivt till att tidsramar och kvalitetskrav lättare kan uppfyllas IT-stöden bidrar positivt till att kraven i mina arbetsuppgifter anpassas till min kompetens Instämmer Instämmer ej IT-stöden bidrar positivt till att stödet från mina chefer och kollegor underlättas 25

Resultaten från undersökningen visar att en majoritet anser att ITsystemen bidrar positivt till att tidsramar och kvalitetskrav lättare kan uppnås, vilket tyder på goda uppföljningsmöjligheter för det egna arbetet. Att IT-stöden bidrar till att kraven i arbetsuppgifterna anpassas till kompetensen kan tolkas som att IT- stöden gör att det blir enklare eller möjligt att lösa arbetsuppgifter som användaren annars skulle ha svårt att klara. Det kan till exempel vara avancerade hjälpfunktioner som vägleder användaren genom arbetsuppgiften. På påståenden om stödet från chefer och kollegor underlättas av IT instämmer 47 procent, medan 38 procent är negativa. Det tyder på att det kollegiala stödet och ledningsstödet inte kan förlita sig på IT-systemen utan även måste förmedlas/utövas på annat sätt och via andra kanaler. Att se IT som en ersättare för det personliga mötet är inte rimligt. Frågan är om den ökade användningen av informationssystem, som ofta leder till färre direkta och personliga kontakter och möten, också leder till ökad otrygghet i arbetet eller om det delvis kompenseras genom den ökade tillgängligheten exempelvis via e-mail och sms. Klart är dock att formerna för ledning och stöd förändras. Kommentarer från tjänstemännen kring krav kontroll stöd: Jag tror att mail har ökat stressnivån avsevärt hos många. Det har blivit ett extra sätt att nå folk och att komma tillbaka efter semester eller sjukdom är en mardröm med en full mailbox. Idag är det ett otroligt informationsflöde vilket jag upplever som stressande. 3.8 Användarkraven på IT-systemen Resultaten i den här undersökningen skiljer sig inte på något väsentligt sätt mot den tidigare beträffande de krav användarna har på sina ITsystem. Följande viktiga krav på IT-miljön och de IT-system som används lyfte användarna fram i 2010 års undersökning: 26

Aktiv användarmedverkan vid utformning och val av system. Bättre tillgänglighet och åtkomst av systemen, exempelvis vid arbete hemifrån. Högre flexibilitet hos systemen. Anpassning av systemen för att bättre stödja arbetsprocesserna istället för tvärtom. Integration och transparens i systemen. Utbildning och repetition i användning av systemen. Möjlighet till snabb och kompetent datasupport. Ökad driftsäkerhet och kortade svarstider i systemen. 27

4. Har det blivit bättre? 4.1 Jämförelse med tidigare undersökningar En jämförelse mellan undersökningarna 2007/2008 och 2010 visar att tjänstemännen i huvudsak inte har blivit mera nöjda med sina IT-system och stöd. Dessa resultat beror inte på att systemen i sig blivit sämre utan att de fortfarande inte förmår leva upp till kraven som verksamheten och användarna har. Tjänstemännen är i ännu lägre grad delaktiga vid införandet och uppföljningen av IT-system än 2007/2008. Förklaringarna kan vara flera. Som tidigare nämnts visar även andra undersökningar i andra sektorer att användarmedverkan i IT-projekten tappat mark. Det kan ha konjunkturella förklaringar, att företagen under krisåren lade fokus på andra saker, men långsiktigt är det inte bra vare sig för verksamheten eller för Unionens medlemmar. Ett stort plus i jämförelsen mellan undersökningarna är att tjänstemännen ger bättre omdömen för hur kommunikation och samverkan underlättas. Det är samtidigt betydligt fler som är delaktiga i kommunikationen med kunder eller leverantörer. En möjlig tolkning är att företag och verksamheter har större kundfokus 2010 än tidigare. 28

Frågor/påståenden Nöjda 2007/2008 Nöjda 2010 IT-systemen har införts utifrån tydliga och välförankrade idéer 52 % 40 % När IT-systemen införs deltar användarna aktivt vid utformningen 44 % 30 % Jag har fått nödvändig information och kunskap för att använda IT-systemen 55 % 52 % Har införandet skett i samverkan? 12 % 3 % Gjordes en risk- och konsekvensbedömning 5 % 3 % IT-systemen är lätta att hitta i 56 % 52 % IT-systemen är enkla att lära sig att använda 55 % 54 % Jag kan lita på att IT-systemen fungerar 58 % 54 % IT-systemen har lättanvända funktioner för att ångra/ändra 46 % 49 % IT-systemen är roliga och engagerande att använda 54 % 51 % IT-systemen underlättar utförandet av mitt arbete 79 % 78 % IT-systemen styr inte på ett onödigt eller besvärande sätt arbetet 52 % 51 % IT-systemen bidrar till att ge mig större självständighet i arbetet 51 % 66 % IT-systemen bidrar till att jag lär mig nytt/utvecklas i arbetet 56 % 62 % IT-systemen underlättar min samverkan med andra kollegor 67 % 76 % IT-systemen underlättar kommunikationen med andra enheter 65 % 81 % IT-systemen underlättar kommunikationen med våra kunder 60 % 73 % IT-systemen underlättar vår kommunikation med våra externa leverantörer. 53 % 68 % Det sker uppföljningar av alla anställdas behov och nöjdhet med IT 30 % 24 % De uppföljningar som görs ger synliga resultat 28 % 19 % Användarna är delaktiga vid vidareutvecklingen/ revideringen av systemet 29 % 30 % Den system- och datorsupport som erbjuds för IT-systemet är bra 51 % 50 % Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet följs införandet upp 12 % 21 % 29

4.2 Jämförelse mellan anställda inom vård/omsorg och Unionens medlemmar Det kan vara intressant att jämföra resultatet i undersökningen med en liknande inom en annan sektor. Vård IT-kartan 2010 (UsersAwards undersökning av användarnöjdheten med IT-system inom vård och omsorg) ger en möjlighet till en sådan jämförelse och vi kan se både svaga och starka sidor i IT-miljön för Unionens medlemmar. Andelen nöjda användare (skala 1-10) i 2010 års undersökningar Kriterier Vård-IT 2010 Unionen 2010 Användarmedverkan vid införande 3 2 Tillräcklig utbildning 7 5 Lätt att förstå 7 5 Flexibelt/styr inte arbetet 6 5 Underlättar kommunikation med kunden 3 7 Uppföljning av IT-kvalitet 3 2 IT-systemen i vården har inte, enligt användarna, i någon större omfattning underlättat kommunikationerna med kunden (patienterna). Här sker kommunikationen huvudsakligen i det personliga mötet. Detta skiljer sig tydligt från resultatet i Unionens undersökning, där man istället ser en stor nytta med detta. Vård och omsorgsverksamheterna verkar däremot ha satsat mer på utbildning än vad man tycks ha gjort inom privata näringslivet och systemen uppfattas som enklare att förstå av användarna inom vård/omsorg. Vad detta beror på är intressant att studera närmare. En hypotes kan vara att det finns en förväntan på tjänstemän inom privata näringslivet att de lättare ska förstå IT. 30

5. Slutsatser 5.1 Verksamhetens utveckling inte systemens Grunden i varför man vill införa ett nytt IT-system måste alltid vara att verksamheten behöver utvecklas. Man vill kanske effektivisera, kontrollera eller kvalitetssäkra. Om vi är överens om att företagens mål är att förbättra/utveckla verksamheten och att IT-system/ITstödet är ett av verktygen för att uppnå denna verksamhetsutveckling, blir också slutsatsen att genom att införa ett nytt IT-system så inför man förändringar i arbetets innehåll/nya arbetsuppgifter. De förändringsprocesser man arbetar efter när det gäller IT-utveckling och IT-införande ska därför inte bara vara fokuserade på hur de tekniska systemen ska utformas utan processerna ska även utgå från hur verksamheten, arbetsorganisationen och arbetsprocesserna ska förändras och fungera. 1 Om företaget har tydliga och välförankrade mål för införandet ökar chanserna att fler användare aktivt deltar i förändringsarbetet, vilket är en viktig förutsättning för ett lyckat resultat. IT-förändringar kan också leda till andra förändringar såsom förändrad bemanning, förändringar i arbetsorganisation och ledarskap, förändrat ansvar och befogenheter. Därför är det viktigt att planera för hur alla dessa möjliga förändringar ska utformas och hanteras för att uppnå de eftersträvade positiva effekterna. Det är naturligtvis också väsentligt att se till att de inte leder till negativa bieffekter som kan uppstå i till exempel arbetsmiljö. 5.2 Arbetsmiljö IT-relaterad stress Att nära häften av de svarande i undersökningen upplever att ITsystemen på ett onödigt sätt styr hur de måste utföra arbetet och att systemen inte är enkla att förstå, påverkar på ett påtagligt sätt deras arbetsmiljö. 1 Sandblad, Bengt, IT-stöd i arbetet utveckling, införande och arbetsmiljö, 2005 31

I de många kommentarerna till undersökningen pekar tjänstemännen på brister som: Dålig integration mellan de system man använder Systemen är ofta tröga Driftsäkerheten är låg Svårt att få överblick över systemet Utbildning och support inte är tillräckliga Datorteknik styr och kontrollerar arbetet i högre grad idag än tidigare. När människor upplever att de är styrda av tekniken kan det leda till psykologiska arbetsmiljöproblem. Därför är det viktigt att skapa möjligheter för människor att ändå kunna påverka arbetsfördelning, arbetstakt och arbetssätt. Eftersom det är vanligt att användarna upplever att de får mindre kontroll över sitt arbete och sämre socialt stöd när nya IT-system införs är det viktigt att användarna är delaktiga i processen. Involveras användarna tidigt, kan man enklare styra utvecklingen av IT-systemet mot en lösning som är bättre anpassad till verksamheten. Genom att ta tillvara på användarnas erfarenheter och kunskaper kan man skapa system som är lättare att förstå och använda. Om tekniken inte är anpassad efter verksamhetens behov, eller om programmen är för svåra att använda, uppstår användbarhetsproblem. Detta blir särskilt tydligt om användarna inte har tillräcklig kompetens inom de tekniska systemen och om möjligheterna till kompetensutveckling är små. 2 16 procent av tjänstemännen i undersökningen har uppgivit att deras arbetsuppgifter, under de senaste två åren, förändrats till det sämre. Det finns skillnader mellan dessa tjänstemän som upplever att de har fått en försämrad situation jämfört med dem som anser att den förbättrats. Den förra gruppen anser att man inte har fått utbildning i den omfattning som man anser sig behöva, man upplever att systemen är svårare att använda och man är mindre nöjd med tjänstemännens delaktighet vid vidareutveckling av systemen. 2 http://teknikpanik.uat.inexor.se/teknikpanik/ 32

5.3 Undersökningen 2010 Resultaten i den här undersökningen förstärker tidigare resultat och riktning på utvecklingen. Medarbetarna tycker att IT blir allt mer betydelsefullt och ser dess potential men får inte vara med och påverka vid införandet och uppföljning. Medlemmarna är huvudsakligen positiva till IT. Framför allt anser en mycket stor andel (78 procent) av de svarande att IT-systemen underlättar utförandet av deras arbete. Man ser nyttan av systemen, både internt i organisationen och externt mot kunder och leverantörer. De är till och med så positiva att de både uttrycker att de sparat mycket tid genom sina IT-system och att det finns en stor framtida potential att spara ännu mer genom effektivare, mer användarvänliga lösningar. Arbetsgivarna har helt enkelt många positiva medarbetare som har åsikter och idéer om hur man kan bli effektivare, kopplat till IT-systemen och deras utformning. Problemet är att Unionens medlemmar samtidigt, nu i ännu lägre grad än tidigare, inte upplever att de kommer till tals vid införandet av nya IT-system. De upplever att IT-systemen allt mer sällan införs utifrån tydliga och välförankrade idéer. Medlemmarna får inte aktivt delta i utformandet av arbetsrutiner o dylikt vid införandet av system. Facket eller arbetsmiljöombud är inte heller med i processen och/eller genomför risk- och konsekvensbedömningar inför införandet av nya system. Användarinflytandet har sjunkit avsevärt sedan tidigare undersökningar. När inhämtas då personalens kunskap om vad som behövs för att utveckla verksamheten, och därmed vilket behov av IT-stöd man har? Kan det vara så att detta istället sker i efterhand det vill säga i uppföljningen av systemen och deras funktionalitet? Tyvärr är så inte fallet. Över hälften av de svarande i denna undersökning är inte nöjda med i vilken omfattning det sker uppföljningar av användarnas behov och nöjdhet av IT och beträffande deras delaktighet i vidareutvecklingen/ revideringen av IT-systemen. 33

Det visar sig också att det är vanligt att de svarande anser att de inte har fått tillräckligt med information och kunskap/utbildning för att kunna använda systemen på ett effektivt sätt. I en jämförelse ser man här att vård- och omsorgsverksamheterna verkar ha satsat mer på att ge tillräckligt med utbildning än vad man tycks ha gjort inom privata näringslivet och systemen uppfattas också som enklare att förstå inom vård/omsorg. 5.4 Delaktighet och inflytande Undersökning visar att det finns ett stort intresse från Unionens medlemmar att vara med och bidra till utvecklingen av företagen. Många ser att systemen skulle kunna bli mer effektiva, arbetsverktygen bli bättre och att tid skulle kunna sparas. Det skulle naturligtvis även kunna spara stora pengar, enligt medlemmarnas egna bedömningar, uppemot 13 miljarder på ett år. Att inte använda denna potential är ett systemfel som på olika sätt drabbar Unionens medlemmar. Dels blir verksamheten mer sårbar, vilket på lång sikt är ett hot mot jobben och dels innebär de dåliga ITlösningarna en sämre arbetsmiljö där risken för frustration, stress och utbrändhet ökar. Att IT-systemen de facto är det viktigaste arbetsredskapet för tjänstemännen innebär att man måste ställa stora krav på IT-systemen när de införs, utvecklas och förvaltas. Därför är det allvarligt att tjänstemännen erfarenheter i så liten grad samlas in och tas tillvara, att delaktigheten sjunker. Både denna och tidigare undersökningar visar att den fackliga organisationen har en mycket viktig roll att spela för att få till bra utvecklings- och införandeprocesser i verksamheten. 5.4.1 Verktyg för medverkan Hur når vi då fram till en fungerande användarmedverkan? Naturligtvis anser Unionen även fortsättningsvis att det ska finnas väl förankrade rutiner för användarmedverkan vid införandet av nya och/eller förändrade IT-system och delaktighet under hela den processen. 34

Det är också viktigt att lyfta möjligheten till delaktighet som finns genom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Inkludera IT-systemen i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Då skapas en grund för att formulera krav för hur IT-systemen behöver fungera för att stödja medlemmarnas arbetsprocesser. Kartläggning av IT-relaterad stress. Färdig undersökning finns på Prevents hemsida Konsten att undvika teknikpanik. 3 5.4.2 IT-skyddsrond Ett annat nyare verktyg som dykt upp är IT-skyddsronden. Prova en s.k. IT-skyddsrond för att fokusera på att jobba med uppföljning för förbättringar. Inom vård och omsorg har det visat sig att många kvalitetsbrister och potentiella patientsäkerhetsrisker är kopplade till IT-systemen. Exempelvis är överblicken över patientinformationen i många system bristfällig. En stor utmaning för vården har varit att hitta bra och effektiva metoder för att komma tillrätta med IT-systemens brister. Ett intressant exempel är den så kallade IT-skyddsronden, något som har praktiserats bland annat på Sahlgrenska i Göteborg (sprunget ur projektet Aktiva avvikelser). 4 Användarna föreslog en åtgärdsplan som bland annat innehöll följande krav: Motivera och skapa incitament visa på tidsvinst eller ökad säkerhet. Inför IT-skyddsronder regelbundet med uppföljning för förbättringar. Låt IT-leverantörerna gå med ute på golvet tillsammans med personal mycket teknik finns som vi inte känner till, många funktioner kan förbättras i verksamheten som de inte känner till. 3 http://teknikpanik.uat.inexor.se/teknikpanik/gor-en-kartlaggning/enkat/ 4 Båtelsson, Karin, http://www.sjukhuslakaren.se/2009/10/27/vad-ska-inga-i-en-it-rond- %e2%80%a6och-vad-ar-det-for-nat/ 35

Och framförallt, genomför konsekvensanalyser innan och utvärderingar efter förändringar och införande av ny teknik, för återföring till verksamheten. De förslag och krav som användarna beskriver skulle mycket väl kunna fungera även på andra arbetsplatser. Möjliga deltagare: Fackligt ombud, Verksamhetschef, IT-ansvariga, eventuellt på olika nivåer, Systemleverantör. Tänkbart innehåll: Hårdvara mjukvara Systematisk genomgång av de system som ska granskas Ergonomi Utbildning kring IT-systemen Haverirutiner Ett exempel kan hittas på: http://www.slf.se/upload/lakarforbundet/trycksaker/pdfer/it-rond.pdf 5.5 Arbetsgivarnas ansvar Även om Unionen har medlemmar och förtroendevalda som är beredda att bidra i dessa processer så faller naturligtvis huvudansvaret på arbetsgivarna. Vi vill här särskilt lyfta tre punkter av betydelse: Användarmedverkan/användbarhet: IT-systemen ska vara anpassade till användarna. IT-verktyg används för att underlätta, förbättra och effektivisera arbetet. För att uppnå detta behövs att arbetsgivarna i större utsträckning ser kopplingen mellan användarmedverkan, nöjda användare och lönsamhet. Vår undersökning visar att här finns en stor potential för företagen att spara pengar. Det ska vara en självklarhet att medarbetarna är med under hela införande-, genomförande- och uppföljningsprocessen. 36

Arbetsmiljökunskap för cheferna: Arbetsmiljöfrågorna ska väga tungt vid utvärdering, införande och planering av IT-miljön. För att ITmiljön ska bli bra krävs också goda arbetsmiljökunskaper från ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra. Verksamhetscheferna behöver mandat, tid och kunskap för att uppfylla denna roll. Här finns också företagshälsovården som ett möjligt expertstöd till cheferna. Tillräcklig kunskap och information för medarbetarna: Alla ska ha rätt till en återkommande och individuellt anpassad kompetensutveckling, så att man klarar att använda IT-systemen effektivt och säkert. Annars finns risker att IT-relaterad stress kan uppstå då användaren känner att den inte kan hantera verktygen. 37