Förfrågningsunderlag 2013-04-03 Upphandlande organisation Läkemedelsverket Upphandling Avrop E-tjänst för planering av inspektioner Conny Björk Diarienr 2.3-2013-027585 Sista anbudsdag: 2013-04-15 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Avropsförfrågan E-tjänst för planering av inspektioner 1. Allmän orientering om avropsförfrågan 1.1. Beskrivning av avropsförfrågan Avropsförfrågan genomförs med en förnyad konkurrensutsättning på Kammarkollegiets Ramavtal för E-förvaltningsstödjande tjänster 2010, fortsättningsvis benämnd Ramavtalet. Läkemedelsverket (LV) inbjuder samtliga ramavtalsleverantörer att lämna anbud. 1.2. Bakgrund till avropsförfrågan Läkemedelsverket har ett egenutvecklat system för planering av inspektioner av läkemedelsindustrin och sjukvården. Detta system behöver ersättas, och en förstudie som gjorts resulterade i att de behov som verksamheten har täcks av verktyget Microsoft Dynamics CRM. Läkemedelsverket avser att ha en driftslösning som innebär att lösningen köps i form av en molntjänst. 1.3. Uppdragsbeskrivning Avropsförfrågan avser Licenser för applikation som tjänst avseende Microsoft Dynamics CRM Resurser för konfiguration av Microsoft Dynamics CRM Drift i form av en molntjänst. Inloggning via befintligt AD. Kraven för konfigurationen ska tas fram i workshopform. Workshoparna ska planeras och ledas av resurser som avropas i detta avrop. Initialt ska en mycket erfaren resurs från leverantören ta fram lösnings-arkitekturen. Verktyget ska endast användas av Läkemedelsverkets personal. 1.4. Läkemedelsverkets verksamhet LV är en statlig myndighet under Socialdepartementet. LV har ansvar för godkännanden och kontroll av läkemedel och tillsynsansvar över medicintekniska produkter. Vår uppgift är att se till att den enskilda patienten och hälso- och sjukvården får tillgång till säkra och effektiva produkter och att dessa används Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 1 av 6
ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Myndigheten har också sektorsansvar för läkemedels miljöeffekter. LV har två verksamhetsgrenar: Läkemedel samt Medicinteknik och kosmetika. På LV arbetar idag över 700 personer. Mer information om LV finns på vår hemsida: www.lakemedelsverket.se 1.5. Annonsering LV annonserar avropsförfrågan endast via Tendsign direkt till respektive ramavtalsleverantör via den e-post adress som finns angivet i ramavtalet. Förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor finns att tillgå i Tendsign. 2. Administrativa krav 2.1. Anbudets inlämning och struktur Anbudet utgörs av strukturerade dokument som alla återfinns i upphandlingsverktyget Tendsign. Förfrågningsunderlagets frågor ska besvaras i Tendsign. Anbudsgivare ska skriva alla sina svar i Tendsigns strukturerade dokument och inte ange svaren i form av bifogade bilagor, om bilagor inte specifikt efterfrågas eller tillåts. Anbudssvar ska vara på svenska. Anbudssvar ska följa anvisningarna i förfrågningsunderlag för att anses som komplett. 2.2. Frågor och svar om avropsförfrågan Förfrågningsunderlag, svar på frågor, kompletteringar och förtydliganden, upplysningar och tilldelningsbeslut m.m. erhålls via upphandlingens sida www.tendsign.com. Eventuella frågor om upphandlingen ska lämnas skriftligen och i god tid för att säkerställa att svar ges inom rimlig tid innan anbudstidens slut. Möjligheten att ställa frågor om underlaget i detta sammanhang är endast avsett för att underlätta för anbudsgivare att förstå underlaget. Frågor av annan karaktär besvaras inte, exempelvis, varför ett visst krav ställts eller detaljer om hur LV avser att utvärdera anbudet utöver vad som anges. Anbudsgivaren aviseras att svar erhållits i Tendsign. Sista datum för att ställa frågor är: 2013-04-10 2.3. Tilldelningsbesked LV planerar att skicka ut tilldelningsbesked den: 2013-04-18 2.4. Sista anbudsdatum Anbudet ska vara inlämnat senast: 2013-04-15 2.5. Alternativa anbud Alternativa anbud får inte lämnas. 3. Utvärdering 3.1. Utvärdering av anbud LV väljer den leverantör som uppfyller alla skallkrav (K1 K13) som anges i kravspecifikationen och har lägsta pris. Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 2 av 6
4. Krav på tjänster 4.1. Om krav och svar Hur utvärderingen genomförs samt vilka skallkrav som gäller framgår av kapitel Utvärdering och kravtexterna. För att LV ska kunna avgöra om anbudet uppfyller ställda skallkrav bör anbudsgivaren ge tydliga och fullständiga svar enligt anvisningarna för respektive krav. I det fall ett svar på ett skallkrav är motsägelsefullt eller kombinerat med villkor för svarets giltighet på någon plats i anbudet, kan skallkravet komma att bedömas vara ej uppfyllt och svaret därmed ändras. Annan information än den som direkt efterfrågas i förfrågningsunderlaget undanbedes, exempelvis Säljbroschyrer etc. Anbudsgivare som väljer att beskriva mer och annat än det som efterfrågas försenar utvärderingsarbetet. Svar som ges av anbudsgivare i form av hänvisningar i förfrågningsunderlaget till ej begärda handlingar i form av bilagor, kommer inte att utvärderas. Efterfrågade svar ska lämnas i anbudet och i vissa förekommande fall kan svar även kompletteras som bilagor, dock inte bara i form av bilagor. I de fall svar och beskrivningar efterfrågas är det viktigt att anbudsgivaren lämnar ett uttömmande svar enligt instruktionerna utan hänvisningar till andra svar eller hänvisningar till information utanför anbudet eller i form av bilagor. LV kan endast beakta den information som ingår i anbudet vid prövning och utvärdering, ta därför ej för givet att någonting är självklart eller känt för LV. 4.2. Krav på tjänst Huvudprinciperna för den efterfrågade e-tjänsten är följande: Drift i form av en molntjänst. Inloggning via befintligt AD. Kraven för konfigurationen ska tas fram i workshopform. Workshoparna ska planeras och ledas av resurser som avropas i detta avrop. Initialt ska en mycket erfaren resurs från leverantören ta fram lösnings-arkitekturen. Verktyget ska endast användas av Läkemedelsverkets personal. Kraven som ställs på efterfrågad e-tjänst såväl som dess leverans och fortsatt support, drift och förvaltning är följande: K1 Åtkomst till e-tjänsten sker via LVs standardiserade webbläsare Microsoft Internet Explorer 8.0. (/ svar) K2 Inloggning till tjänsten ska ske via SSO (single sign on) och baseras på Microsoft ADFS (AD Federation Services). (/ svar) K3 Trafiken mellan Läkemedelsverket och e-tjänsten ska vara säker, tex baserad på https. (Beskriv vad den är baserad på). (/ svar) K4 E-tjänsten ska normalt vara öppen för användning 24/7/365. Leverantören ska erbjuda drift, support och förvaltning/underhåll av e-tjänsten, på en basnivå. E-tjänsten kan stängas för planerat underhåll vilket ska aviseras med rimlig framförhållning till helpdesk@mpa.se (beskriv basnivån (normalnivå) av SLA.) (/ svar) Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 3 av 6
K5 Leverantören måste förbinda sig att informationen som hanteras inte behandlas eller lagras utanför EU. (Det finns dock undantag från denna regel, bl.a. om det aktuella landet har en tillräcklig hög skyddsnivå. Bestämmelser om detta finns i 33-35 personuppgiftslagen). (/ svar) K6 Informationen som hanteras i tjänsten kan innehålla personuppgifter varför leverantören ska kunna teckna ett Personuppgiftsbiträdesavtal med LV. (/ svar) K7 Leverantören ska tillhandahålla en resurs motsvarande minst kompetensnivå 4 avseende arkitektur inom och konfiguration av Microsoft Dynamics CRM, i syfte att i workshopform tillsammans med verksamheten definiera inom vilka delar de olika behoven ska realiseras. Omfattning ca 40 timmar. Ska levereras under maj/juni 2013. (Bifoga CV). (/ svar) K8 Leverantören ska tillhandahålla en resurs motsvarande minst kompetensnivå 3 avseende konfiguration av Microsoft Dynamics CRM, i syfte att i workshopform tillsammans med verksamheten detaljera kraven på IT-stödet, samt utifrån verksamhetens krav och inom ramen för den arkitektur som arbetats fram inom ramen för punkt K7 ovan konfigurera IT-stödet. Omfattning ca 200 timmar under perioden maj/juni 2013 samt cirka 40 timmar under hösten 2013. (Bifoga CV). (/ svar) K9 Leverantörens resurs ska ansvara för att planera och genomföra workshops samt dokumentera dessa inom ramen för de antal timmar som angivits i ovanstående punkter (/ svar) K10 Alla workshops ska hållas i Läkemedelsverkets lokaler i Uppsala. Ingen ersättning utgår för eventuella kostnader förknippad med resor till LV. (/ svar) K11 E-tjänsten ska ha en egen grundläggande säkerhet (beskriv detta). (/ svar) K12 Läkemedelsverket ska äga informationen i och konfigurationen av verktyget för att kunna återanvända detta vid en framtida förändrad behovsbild. (/ svar) Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 4 av 6
K13 Leverantören ska beskriva möjligheten till en utvecklingsmiljö och en testmiljö samt eventuella kostnader förknippad med dessa. (Fritextsvar) 5. Pris 5.1. Pris LV har f.n. behov av 25 st licenser. Under en 2-årsperiod beräknar vi att ha ett utökat behov av ca. 20 antal licenser. Pris ska lämnas dels för initialt 25 st licenser samt pris för ytterligare 20 st licenser som option. Vi kan även under avtalstiden behöva utöka antal licenser ytterligare, hur många vi behöver vet vi inte f.n. Om er prissättning är enligt trappstegsmodellen, så ska ni tydligt redogöra för detta. I prisberäkningen ska ingå anskaffningsutgifter såväl som löpande månadskostnader för drift, support och vidmakthållande förvaltning under det tänkta leveransavtalets ordinarie löptid på två + ett + ett år. Ange eventuell initial kostnad. (Fritextsvar) Ange pris för 25 st licenser per månad inkl. drift, support och vidmakthållande förvaltning. (Fritextsvar) Ange pris för tillkommande licenser per månad inkl. drift, support och vidmakthållande förvaltning. (Fritextsvar) Ange timpris för resurs (konsult) motsvarande minst kompetensnivå 4 avseende arkitektur inom och konfiguration av Microsoft Dynamics CRM. (Fritextsvar) Ange timpris för resurs (konsult) motsvarande minst kompetensnivå 3 avseende konfiguration av Microsoft Dynamics CRM (Fritextsvar) Ange eventuell tillkommande kostnad som ej specificerats ovan. (Fritextsvar) 6. Leveransvillkor 6.1. Leverans Nödvändiga tjänster för leveransen ska ingå, d.v.s. exempelvis installation, tester, systemdokumentation. Leverantören ska redovisa vilka krav (åtaganden) som leverantören ställer på LV för att leveransen ska kunna utföras. Arbetet ska kunna påbörjas under maj 2013 och beräknas vara avslutat senast 31/12 2013. Endast licenser för faktiskt antal användare under utvecklingsperioden betalas. 6.2. Leveranskontroll LV avser att genomföra en leveranskontroll avseende tjänstens och dokumentationens kvalitet. Leverantören ska ställa tjänsten till förfogande för sådan leveranskontroll. 7. Avtalsvillkor Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 5 av 6
7.1. Leverans avser Avtalet avser leverans av Licenser för applikation som tjänst avseende Microsoft Dynamics CRM Resurser för konfiguration av Microsoft Dynamics CRM Drift i form av en molntjänst. Inloggning via befintligt AD. Kraven för konfigurationen ska tas fram i workshopform. Workshoparna ska planeras och ledas av resurser som avropas i detta avrop. Initialt ska en mycket erfaren resurs från leverantören ta fram lösnings-arkitekturen. Verktyget ska endast användas av Läkemedelsverkets personal. 7.2. Avtalsperiod Avtalstiden är två (2) år med möjlighet till förlänging med ett (1) + ett (1) år Utskrivet: 2013-04-03 10:24 Sida 6 av 6