FÖR SKELLEFTEÅ KOMMUN KRISLEDNINGSORGANISATIONEN GÄLLER FR.O.M. 2007-07-01
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Allmänt... 3 2 Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser... 3 3 Riktlinjer för ledning... 3 4 Organisation av krisledningsnämnd, stab m. m.... 5 5 Bemanning av krisledningsstaben... 6 5.1 Stabsledning... 6 5.2 Beredningsenheten... 6 5.3 Administrationsenheten... 6 5.4 Kommunikationsenheten... 6 5.5 Serviceenheten... 6 6 Aktivering av krisledningsnämndens ordförande... 7 7 Aktivering av krisledningsnämnden... 7 8 Aktivering av krisledningsstaben... 7 9 Aktivering av beredskap... 7 10 Krisledningsnämndens uppgifter... 7 11 POSOM... 8 12 Frivillig resursgrupp... 8 13 Uppgifter för staben... 8 13.1 Uppgifter för stabschefen/stabsledning... 8 13.2 Uppgifter för beredningsenheten... 9 13.3 Uppgifter för administrationsenheten... 9 13.4 Uppgifter för kommunikationsenheten... 9 13.5 Uppgifter för serviceenheten... 9 13.6 Uppgifter för personal i beredskap... 10 14 Lokaler och utrustning m.m.... 10 BILAGOR (ej här) Larmlistor: stab och krisledningsnämnd Kontaktlista: förvaltningschefer, bolagschefer och externa krisaktörer Organisationsbild stab Checklista - stab start Checklista - stab fortsättning Checklista - stab första föredragning för KLN Checklista - stabsorientering Checklista - stab avveckling Checklista - KLN start Checklista - KLN avveckling och återuppbyggnad Dukningsskiss för lägesrum PM manuell dokumentation PM radioaktivt nedfall och sanering PM Oljesanering vid oljepåslag på kust PM Försvarsmaktens stöd till samhället Förteckning - materiel för lägesrum Förteckning - nödutrustning för strömavbrott 2
LEDNING VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER 1 Allmänt Planeringen avser krisledningsnämndens ansvarsområde och verksamhet och består av denna ledningsplan och en informationsplan. Dessa planer antas av kommunstyrelsen. Kommunchef har delegation att genomföra mindre ändringar och aktualisering i planerna, samt ansvar för att planerna kompletteras med erforderliga dokument som larmlistor, checklistor, åtgärdsplaner etc. Ledningsplanen omfattar den operativa krisledningen och reglerar huvudsakligen den del av kommunorganisationen - ledningsstaben - som skall biträda krisledningsnämnden. Krisledningsnämnden har ett reglemente som reglerar mandat och befogenheter. Kommunen har en ram- och målplan för hur kommunen skall hantera extraordinära händelser. Denna ledningsplan utgår från ovanstående dokument och bygger på en genomförd ledningsanalys. Planen förutsätter kommunens normala organisation och arbetsrutiner som utgångsvärden och att den extraordinära händelsen kräver anpassning av organisationen och komplettering med särskilda rutiner. 2 Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser Krisledningsorganisationen skall inför en befarad extraordinär händelse ha en avpassad beredskap så att larmning, samverkan, informationsinhämtning och -spridning omedelbart kan påbörjas. Krisledningsorganisationen skall inom 4 timmar efter larm, kunna vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas samt att uthållighet finns. Kommun och bolag skall vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa liv och hälsa inom äldre- och handikappomsorg, dricksvattenvattenförsörjning samt annan verksamhet som alltid måste upprätthållas. Kommun och bolag skall ge invånare och media samordnad, tillräcklig och korrekt information. Kommun och bolag skall redovisningsmässigt kunna identifiera och sammanställa kostnader som uppkommer vid hantering av extraordinära händelser. 3 Riktlinjer för ledning Förberedelser - för att uppfylla tidsmålen: Larm- och åtgärdsplaner skall vara upprättade och hållas aktuella Inför en befarad krissituation skall ledningsorganisationen ha två nivåer med beredskap Befintlighet samt funktion av lokaler och utrustning skall kontrolleras minst en gång varje år Bemanning av ledningsfunktioner skall planeras med minst två skiftlag för att kunna verka dygnet runt Larmövning med ledningsorganisationen skall genomföras minst en gång under mandatperioden 3
-för att uppfylla verksamhets- och informationsmålen: Verksamhet som måste upprätthållas skall vara definierad och kommunicerad med berörda förvaltningar. Förvaltningarna skall ha egen krisplanering för dessa verksamheter, vilka skall vara kända och tillgängliga för krisledningen Ledningsorganisationen skall utbildas/övas minst en gång per år, varav ett tillfälle per mandatperiod skall vara en övning av större omfattning Metoder och kanaler för informationsinhämtning och -spridning skall förberedas för hela bredden av olika media Ett web-baserat system för spridning och hämtning av information till/från externa krisaktörer (WIS) skall kunna användas Genomförande - Principen skall vara att hellre aktivera ledningsorganisationen tidigt och stort, än tvärtom - Den eller de som anländer först till ledningsplatsen skall förutom att påbörja iordningställande av lokaler och utrustning även påbörja dokumentation av det inträffade, ankomster, vidtagna åtgärder etc. - Informationsspridningen skall vara centraliserad - Samverkan med andra krisaktörer skall om möjligt ske genom personliga möten eller att samverkansperson adjungeras till ledningsorganisationen - I de fall krisledningsnämnden delegerar uppgifter avseende beslutsfattande till en eller flera tjänstemän skall ledningsorganisationen stödja denne/dessa inom ramen för denna plan 4
4 Organisation av krisledningsnämnd, stab m. m. KRISLEDNINGSNÄMND (KS AU) Ordförande Vice ordförande 5 övriga ledamöter (Sekreterare ur krisledningsstaben) NÄMNDER (VERKSAMHETER) SOM KLN INTE ÖVERTAGIT KRISLEDNINGSSTAB Stabsledning Beredningsenhet Administrationsenhet Kommunikationsenhet Serviceenhet POSOMGRUPP Stödpersoner FRIVILLIG RESURSGRUPP RÄDDNINGSCHEF/-LEDARE Ev. samverkanspersonal ur förvaltningar, bolag och externa aktörer UPPLYSNINGSCENTRAL NÄMNDER (VERKSAMHETER SOM KLN ÖVERTAGIT) BOLAG PRESSCENTER 5
5 Bemanning av krisledningsstaben Kommunchefen har uppdraget att bemanna staben. 5.1 Stabsledning Stabschef: Kommunchefen Vice stabschef: Planeringschefen Ersättare: Personalchefen Ekonomichefen Näringslivschefen Till förfogande: Säkerhetssamordnaren 5.2 Beredningsenheten Chef: Planeringschefen Ledningssekreteraren (ersättare för kommunsekreteraren i krisledningsnämmnden) Kommunjuristen Kommunsekreteraren (sekreterare i krisledningsnämnden) 5.3 Administrationsenheten Chef: Kommunsekreteraren Assistenter (5) 5.4 Kommunikationsenheten Chef: Chef för informationsenheten/chef för medborgarservice IDA-redaktör Webbredaktör (3) Grafisk formgivare (2) Upplysningscentral: Chef och personal ur kundtjänst Presscenter: Personal vid Expolaris kongresscenter 5.5 Serviceenheten Chef: IT-chefen IT-driftchef IT-samordnare IT-säkerhetshandläggare Erf. personal ur IT-avdelningen Ur Fastighetskontoret: Kontorsservice (3) Fastighetsskötare (ordinarie jour) 6
6 Aktivering av krisledningsnämndens ordförande Följande tjänstemän har som uppgift att larma krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) vid befarad - eller vid inträffad extraordinär händelse: - Kommunchefen - Planeringschefen - Räddningschefen - Befäl i beredskap/tjänstgörande räddningsledare 7 Aktivering av krisledningsnämnden Ordförande (vid förhinder; vice ordförande) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske. Aktivering sker genom telefonsamtal, enligt rutiner på larmlistor. 8 Aktivering av krisledningsstaben - Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) Följande befattningar ges delegation att inkalla och aktivera staben: - Kommunchefen - Planeringschefen - Räddningschefen - Vakthavande tjänsteman i beredskap Aktivering sker genom telefonsamtal, enligt rutiner på larmlistor. 9 Aktivering av beredskap Inför en befarad extraordinär händelse beordrar förvaltnings- eller avdelningchef personal i beredskap. Liten beredskap: Vakthavande tjänsteman och en webbredaktör. Stor beredskap: Stabschef eller ställföreträdare, vakthavande tjänsteman, en assistent, en kundtjänsthandläggare/växeltelefonist, en webbredaktör. 10 Krisledningsnämndens uppgifter - Tolkar och fastställer kommunens roll - Anger inriktning för krishanteringen - Beslutar huruvida nämnden ska överta verksamhetsområden från andra nämnder, exv. vid behov av - förändringar i servicenivåer - omfördelning av kommunens resurser - ingrepp i annans rätt; exv. ianspråktagande av utrustning eller egendom, avspärrning, utrymning - Företräder kommunen utåt och mot kommuninvånarna, genom kontakt och samverkan med externa intressenter och media - Beslutar i samråd med bolagsledning, om inriktning och omfattning av verksamhet som ska upprätthållas i de kommunala bolagen - Beslutar om att lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild - Begär vid behov bistånd från annan kommun - Begär vid behov stöd från Försvarsmakten 7
11 POSOM Beredskap för psykiskt och socialt omhändertagande vid större olyckor och katastrofer består av POSOM-gruppen (ett tio-tal tjänstemän ur kommunen, polisen och Svenska kyrkan) samt ett hundratal frivilliga stödpersoner från olika orter i kommunen. Uppgifter - ge praktisk hjälp samt stöd till människor som är drabbade av händelsen - samla information och ge information tll enskilda som är drabbade - samverka med av händelsen berörda organisationer/aktörer - upprättar vid behov krisstödcentrum POSOM-gruppen kan aktiveras via SOS Alarm av; Polisens insatschef, Räddningsledare, Räddningschef, Kommunchef, krisledningsnämndens ordförande 12 Frivillig resursgrupp FRG, är en form för samarbete mellan en kommun och frivilliga för att på ett smidigt sätt ge kommunen tillgång till extra personalresurser vid extraordinära händelser och andra kriser. Kommunens frivilliggruppbestår av ca 15 frivilliga som är utbildade och har avtal med kommunen om insatser vid olika händelser. Exempel på uppgifter: - Administration av tillkommande spontana frivilliga - Utdelning av vatten vid mobila tankar - Hjälpa till vid utrymningar och evakueringar, exv. som bussvärd - Delta vid oljesanering av stränder - Utdelning av flygblad/skriftliga meddelanden i bostadsområden - Upprätta informationsställen i kommunen - Resurs för POSOM-gruppen - Administrativa uppgifter och allmän service för krisledningsstaben eller räddningsledares stab Skellefteå FRG kan aktiveras via telefon av räddningsledare, befäl i beredskap, kommunchef, kommunstyrelsens ordförande eller krisledningsnämnd 13 Uppgifter för staben Svarar för beredskap inför en befarad extraordinär händelse Skapar besluts- och informationsunderlag Genomför föredragningar Delger - och följer upp beslut Svarar för samverkan med - och information till andra krisaktörer Planerar för åtgärder på längre sikt Dokumenterar information, åtgärder, beslut m.m. Övrig service för krisledningsnämnden 13.1 Uppgifter för stabschefen/stabsledning Beredd att avdela stabschef i beredskap Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben Svarar för stabens kontakter med krisledningsnämnden 8
Bedömer behov av - och föreslår genomgångar för krisledningsnämnden. Ansvarar för föredragningen vid genomgångar Svarar för att nämndens beslut når sina mottagare Bedömer behovet av - och föreslår samverkan Svarar för lägesrapporter och information till länsstyrelsen Beredd att avdela vakthavande tjänsteman till lägesrummet 13.2 Uppgifter för beredningsenheten Beredd att avdela en vakthavande tjänsteman i beredskap Skapar beslutsunderlag - analys och bearbetning Skapar underlag för kommunikationsenheten Förbereder - och genomför föredragningar Delger - och följer upp beslut Biträder vid - eller genomför samverkan Gör prognoser Planerar för åtgärder på längre sikt Planerar för alternativ händelseutveckling Dokumenterar eget arbete Avdelar vakthavande tjänsteman för tjänstgöring i lägesrummet 13.3 Uppgifter för administrationsenheten Beredd att avdela en assistent i beredskap Sekretariatfunktion för krisledningsnämnden Kanslifunktion för stabschefen Lägesfunktion - för dagbok, kartlägen, tablåer Dokumentation - eget arbete och samordning Avdelar två assistenter för tjänstgöring i lägesrummet 13.4 Uppgifter för kommunikationsenheten Beredd att avdela webbredaktör i beredskap Beredd avdela kundtjänsthandläggare i beredskap Intern och extern informationssamordning formulerar förslag till pressmeddelanden, uttalanden, vädjanden etc. organiserar och kalla till mediaträffar, presskonferenser etc. formulerar sammanfattande information till kommunens medarbetare samarbetar med - och utnyttjar Sveriges Radios lokalkanal P 4. Upprättar en upplysningscentral, där frågor som berör den aktuella situationen kan besvaras Aktiverar och uppdaterar en kris-sida på kommunens hemsida på Internet Stödjer vid behov förvaltningar som utsätts för stort mediatryck Förbereder informationssamordning med räddningsledare, länsstyrelse, landsting, polis mfl. externa Förbereder informationslämning på främmande språk, bl.a. med tolkar Dokumenterar eget arbete 13.5 Uppgifter för serviceenheten Teknikstöd - främst avseende IT och telekommunikationer Lokaler och utrustning Transporter 9
Kontorsservice Mat och dryck Kontroll av in- och utpassering Dokumentation av eget arbete 13.6 Uppgifter för personal i beredskap - Vara omedelbart anträffbar på telefon och kunna inställa sig för arbete inom en timma - Följer om möjligt lägesutveckling genom radio/tv och Internet - Beredd att uppdatera kommunens hemsida på internet - Beredd att påbörja samverkan med externa aktörer - Beredd påbörja inkallning av krisledningsstaben 14 Lokaler och utrustning m.m. 14.1 Stadshuset Sammanträdesrum för krisledningsnämnden Kommunalrådets tjänsterum Lägesuppföljningsrum Rum 1118 Arbetsrum för stabsmedlemmar Ordinarie Arbetsrum för samverkande företrädare Rekvireras vid behov Lokal för stor stabsorientering/större genomgång KS sammanträdesrum alt. rum 142 Upplysningscentral Kundtjänstens lokaler 14.2 Utrustning m.m. Avbrottsfri reservkraft för telefonväxel och datornät samt reservkraft för nämndens och stabens lokaler Direktlinjer till allmänna telenätet inkl. telefax Komradioutrustning: Räddningstjänstens nät: UK-radio, TV (markbunden och satellit) och radio, med upptagningsutrustning Utrustning för lägesuppföljning; kartor, tablåer mm. Datorutrustning Internet, intranät, e-post, WIS 14.3 Expolaris Utrymme för större presskonferens och lokaler för media 14.4 Reservlokaler Expolaris kongresscenter Skellefteå Kraft (källarplan) Räddningstjänsten, Solbacken 10