Krisledningsorganisation Luleå kommun

Transkript

1 Krisledningsorganisation 2013 Luleå kommun

2

3 Innehåll Sammanfattningsvis föreslås följande 4 Bakgrund 4 Ny organisation Krisledningsorganisation - allmänt 4 Krisledningsnämnd 5 Krisledningsstab 5 Förvaltningarnas och bolagens krisledningsstaber 5 Posomgrupp och frivilliga resursgrupper 6 Tjänsteman i beredskap, TiB 6 Samverkan vid kris 6 Ledningsplatser fr om Krisledningsnämnd 6 Krisledningsstab 6 6 Räddningstjänstens stab 6 Förvaltningarna och bolagen 6 Övning och utbildning 6 Bilaga 1: Förteckning över tjänstemän i den centrala krisledningsstaben Bilaga 2: Kriskommunikationsplan Bilaga 3: Struktur för kriskommunikationen

4 Översyn av kommunens centrala krisledningsorganisation Sammanfattningsvis föreslås följande: 1. Krisledningsnämnden sammanträder på Fritidsförvaltningen. 2. Krisledningsstaben sammanträder på Räddningstjänsten. 3. En upplysningscentral inrättas och lokaliseras till fritidsförvaltningen lilla sammanträdesrum. 4. Staben föreslås fungera som anpassad krisledning med en kärngrupp som utvidgas beroende på händelse. 5. En arbetsordning och kriskommunikationsplan tas fram för den centrala krisledningsstaben. 6. Förvaltningarnas och bolagens uppgifter i kris förtydligas. 7. Tjänsteman i beredskap (TIB) utreds separat. 8. Övning och utbildning prioriteras. Bakgrund Luleå kommuns krisledningsorganisation ändrades senast Efter övningen Barents Rescue 2011 upptäcktes en del brister och en rad förbättringsåtgärder föreslogs i utvärderingen. Bland annat var stabens lokal på våning 9 i stadshuset dåligt tekniskt utrustad och krisledningsnämndens rum för litet. Bemanningen i de tre stabslagen visade sig vara för tunn och stabens funktioner borde därför betonas i en ny organisation. Kommunchef Anne Karlenius har i september 2012 uppdragit till Urban Rönnbäck och Roger Jönsson att se över organisation och kriskommunikation. Den politiskt tillsatta krisledningsnämnden berörs endast i mindre omfattning av översynen. Ny organisation 2013 Krisledningsorganisation - allmänt Luleås krisledningsorganisation är uppbyggd för att vara robust vid kriser. Det finns därför en stab och en politisk krisledningsnämnd som är kommunstyrelsens arbets- och personalutskott. Krisledningsnämnden har ett reglemente för sin verksamhet. Kommunens centrala krisledningsstab består av tjänstemän i olika funktioner. Tidigare har staben bestått av tre lag (3 x 5 personer, samt andra efter beslut) för att bland annat vara uthållig vid en längre kris. Stab och krisledningsnämnd bistås av förvaltningarnas och bolagens krisledningsorganisationer. Dessa och andra stödverksamheter förväntas sammantaget kunna hantera extraordinära händelser eller kriser på ett kompetent och förtroendeingivande sätt. I uppdraget att se över ny krisledningsorganisation ingår att även se över lokaler och dess tekniska utrustning. Krisledningsnämnd (Kommunstyrelsen Apu) Frivilliga resursgrupper Krisledningsstab Inre befäl/tib Posomgruppen Förvaltningarnas och bolagens krisledningsstaber 4

5 Krisledningsnämnd I kommunen ska det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser. Krisledningsnämnden kan överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämnden i Luleå styrs av ett särskilt reglemente som antogs av kommunfullmäktige Det är kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande som avgör om krisledningsnämnden ska sammankallas, eventuellt i samråd med kommunchefen eller tjänsteman i beredskap. I de flesta fall kan kriser hanteras av den normala organisationen utan att krisledningsnämnden sammankallas. Kommunstyrelsens ordförande kan, om inte krisledningsnämnden tillträder, besluta om en tillfällig avvikelse från ordinarie ledningsstruktur och ge kommunchefen ledningsansvar över hela förvaltningsorganisationen. Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter är att: Fatta de övergripande inriktnings- och prioritets beslut som krävs med anledning av händelsen. Besluta att överta hela eller delar av övriga nämnders verksamhet. Besluta om resurser och resursfördelning samt bistånd till enskilda. Besluta om eventuellt sänkt servicenivå inom olika delar av kommunens verksamhet med anledning av händelsen. Besluta om när de särskilda åtgärderna som föranletts av händelsen ska upphöra. Fortlöpande dokumentera beslut. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande kommunfullmäktigesammanträde. Nämnden ska också till fullmäktige rapportera åtgärder och insatser i samband med händelsen. Krisledningsnämnden behåller sammansättning och arbetsuppgifter enligt antaget reglemente. Krisledningsnämnden kallas till fritidsförvaltningens sammanträdesrum Bävern på Skomakargatan 35, 1 trappa. Krisledningsstab Stabens uppdrag definieras enligt följande: En stab är en krets av medarbetare med allsidig kompetens som biträder en chef med insamling och bearbetning av beslutsunderlag, ordergivning, uppföljning, samverkan, dokumentation och information. Staben är ett stöd till verksamheten. Staben ska inte ta över det operativa ledningsansvaret som finns kvar i linjeorganisationen. Krisledningsstaben anpassas till händelsen men har en kärngrupp som alltid infinner sig och består av följande roller. De som kallas till uppdragen framgår av bemanningslistan, bilaga 1. Kommunchef Stabschef Kommunikationsansvarig Lägesansvarig Analys och strategiansvarig Administratör Ytterligare kompetens utifrån händelsens behov Vid eventuellt inrättande av kommunalt tjänsteman i beredskap (TIB) kan denne bli först på plats och ha beslutsmandat att initiera staben. Stabschefen ska när staben startas alltid besluta om: Kalla in tjänstemän beroende på aktuell händelse. Besluta om övergripande åtgärder utifrån händelsen. Informera den politiska ledningen om händelsen. Bedöma informations- och kommunikationsbehov. Besluta om hur och med vilka samverkan, såväl internt som externt, ska ske. Dessutom kan kommunstyrelsens ordförande besluta om en tillfällig avvikelse från ordinarie ledningsstruktur och ge kommunchefen ledningsansvar över hela förvaltningsorganisationen. Förvaltningarnas och bolagens krisledningsstaber Bolagens och förvaltningarnas egna krisledningsstaber kan aktiveras beroende på händelse. Både för att samordna insatser i den egna verksamheten men också för att bistå den centrala kisledningen i kommunen. De operativa staberna i linjeorganisationen ska bestå av respektive förvaltnings- eller bolagschef som i sin tur har en lokal ledningsorganisation inom sin verksamhet. Staben ska kunna verka under flera dagar och bör därför bestå av olika funktioner och innehålla personal som arbetar högst 8-10 timmar innan avlösning. Stabschef Kommunikationsansvarig Lägesansvarig Analys och strategiansvarig Administratör Ytterligare kompetens utifrån händelsens behov Stabschefen ska alltid besluta om: Konsekvenser för det egna ansvarsområde Vidtagna och planerade åtgärder Samverkansbehov Informations- kommunikationsbehov internt och externt Behov av stöd (materiella, personella, kompetens) Möjligheter att stödja andra förvaltningar Inriktning och prioritering Sammanfattande lägesbeskrivning Övrigt 5

6 Den lokala krisledningsstaben ska ha kontakter såväl internt som extern och ger uppgifter till sin egen organisation. Arbete och beslut ska dokumenteras. Posomgrupp och frivilliga resursgrupper Posomgruppen (Psykologiskt och socialt omhändertagande) består av personal från t ex räddningstjänsten, socialförvaltningen, kommunhälsan, polisen, Svenska kyrkan. De bistår vid olika kriser och kallas efter beslut av t ex räddningsledare eller inre befäl. De kan också kallas av polis eller förvaltningarnas- och bolagens lokala krisledningsorganisationer. Frivilliga resursgrupperna (FRG) ska bistå kommunen vid olyckor och kriser och kallas efter beslut av t ex räddningsledare eller inre befäl. Deras uppgifter blir bl a att informera, assistera med uppsamling, ordna ledsagning och inkvartering, ge första hjälpen, ordna tillsyn, transporter och värmestugor men också samordning med övriga frivilligorganisationer. FRG administreras och utbildas av Civilförsvarsförbundet och kan också delta i insatser i annan kommun. Tjänsteman i beredskap, TiB Tjänsteman i beredskap finns inom alla statliga myndigheter samt vid många landsting, så även i Norrbotten. Som ett led i att ytterligare förstärka Luleås krisberedskap föreslås inrättandet av kommunal tjänsteman i beredskap. I det nära samarbete som redan finns mellan Boden och Luleå förslås samverkan och att kommunerna delar TiB-funktionen i förhållande till storlek. Frågan utreds separat under Samverkan vid kris För att kunna lösa en extraordinär händelse bör många samverkande krafter medverka. Förvaltningarna är kärnan i den kommunala krishanteringen och förutsätts ta ett stort ansvar för att händelsen ska bli löst på bästa sätt. De kommunala bolagen ska även vara med i arbetet eftersom många strategiska tillgångar, t ex lokaler, transportmedel, el, värme finns där. Länsstyrelse, landsting och länets kommuner är viktiga samverkansparter vid kriser. Även statliga myndigheter som Trafikverket, Swedavia och Försvarsmakten deltar. Privata aktörer som näringsliv och frivilligorganisationer kan ingå i planeringen för extraordinära händelser, eventuellt genom avtal. Aktuell namn- och telefonlista till krisledningsnämnd, förvaltnings- och bolagschefer, frivilliga resursgrupper, posomgrupp samt andra resurser finns bl a på SOS Alarm, men också i krispärmen samt hos räddningstjänstens inre befäl. Ansvarig för att listorna uppdateras är säkerhetschefen. Ledningsplatser fr o m 2013 Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden kallas fr o m 2013 till fritidsförvaltningens samman-trädesrum Bävern på Skomakargatan 35, 1 tr. Avbrottsfri kraft finns. Genom att flytta krisledningsnämnden till Skomakargatan får man större lokal med bättre tekniska förutsättningar samtidigt som nämnden samlokaliseras med tjänstemannastaben. Reservlokal är våning 9 i stadshuset. Krisledningsstab Krisledningsstaben sammanträder i Räddningstjänstens sammanträdesrum Fågel Fenix på Skomakargatan 35. Avbrottsfri kraft finns. Lokalen är utrustad med videokanon, smartboard, videokonferenssystem. Fler data- och telefoniuttag ska beställas. Reservlokal är i våning 9 i stadshuset. Placeras på fritidsförvaltningen i det lilla sammanträdesrummet. ens funktion beskrivs i kriskommunikationsplanen. Räddningstjänstens stab Räddningstjänstens stab vid större olyckor sammanträder i stabsrummet Röda hanen på Skomakargatan 35. Avbrottsfri kraft finns. Lokalen är utrustad med videokanon, smartboard, videokonferens, data och telefoni. Förvaltningarna och bolagen Förvaltningarnas- och bolagens krisledningsstaber sammanträder i den egna verksamhetens lokaler. Avbrottsfri kraft saknas. Reservlokal kan vara våning 9 i stadshuset. Övning och utbildning För att en stab eller ledningsgrupp ska kunna verka på ett effektivt sätt förutsätts att den är utbildad och övad. I Luleå har vi haft övningar både för den centrala krisledningsstaben och för förvaltningarnas. Även krisledningsnämnden är övad och utbildad. Krisledningsövningar, gärna i samverkan med andra, ska genomföras minst vart annat år, både för den centrala staben som för förvaltningar och bolag. Bilaga 1: Förteckning över tjänstemän i den centrala krisledningsstaben Bilaga 2: Kriskommunikationsplan Bilaga 3: Struktur för kriskommunikationen 6

7 Bilaga 1 Förteckning över tjänstemän som fr o m 2013 kan kallas till den centrala krisledningsstaben Tjänstetitel, namn Kommunchef Anne Karlenius Kanslichef Gunilla Lundin Fritidschef Helén Wiklund-Wårell Ekonomichef Lars Åhl Räddningschef Patrik Bylin Avdelningschef Lars-Ingvar Lampa Säkerhetschef Urban Rönnbäck Stf räddningschef Mikael Andersson Assistent Sofia Riström Assistent Cathrin Fägnell Assistent Marie-Louise Svarvare Kommunjurist Andreas Wallstén Kommunjurist Inger Fältros-Lundgren Kommunikationschef Roger Jönsson Kommunikatör Kjell-Arne Johansson Kommunikatör Ulrica Öhman Kommunikatör Monika Aunes Kommunikatör Susanne Lundblom Enhetschef Maria Norgren Receptionist Maria Engström Arbetsuppgift Samordning, beslut, information, myndighetskontakt Stabschef Stabschef Stabschef Lägesansvar Lägesansvar Analys och strategi Analys och strategi WIS, dokumentation WIS, dokumentation WIS, dokumentation Juridik, sekr krislednämnd Juridik, sekr krislednämnd Information Listan uppdateras årligen av säkerhetschefen.

8 Bilaga 2 Kriskommunikationsplan för Luleå kommun 1 Bakgrund Enligt lag om extraordinära händelser i fredstid (SFS 2002:833) ska kommunerna ta fram planer för hur man ska hantera sådana händelser. En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner samt kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. En framgångsfaktor vid sådana händelser handlar om hur man kommunicerar händelsens förlopp mot de som är berörda, så att de vet hur de ska agera för att minimera skadeverkningarna. 2 Syfte och mål med planen Kriskommunikationsplanen tydliggör hur Luleå kommun ska arbeta med sin kommunikation vid en kris eller en extraordinär händelse. Med detta avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser. Målsättningen är att: Minimera skadorna Säkerställa att fattade beslut kan genomföras i så stor utsträckning som möjligt Hålla allmänheten informerad om händelsen. en sitter i fritidsförvaltningens lilla sammanträdesrum, Skomakargatan 35 och är underställd kommunikationschefen eller dennes ersättare i krisledningsstaben. En samordningsansvarig utses i upplysningstjänsten. Resurser till upplysningstjänsten tas från samtliga förvaltningar, beroende på händelsens art och omfattning. De som sitter i upplysningstjänsten tar med sina datorer. 4 Ansvarsfördelning Vid en kris ska samma ansvarsfördelning och samma arbetssätt, riktlinjer och rutiner tillämpas som gäller i vanliga fall (likhetsprincipen). De regler som gäller för Luleå kommuns ledning och styrning framgår av intranätet. Kommunikationschefen ansvarar för att samordna, stötta och följa kommunens övergripande informationshantering kring händelsen. Varje förvaltning och kommunalt bolag svarar för information inom sin egen verksamhet, såväl internt som externt, med bistånd från upplysningstjänsten. Se bilaga 3 Struktur för kriskommunikation. 3 Ledning och organisation Vid en omfattande kris ingår kommunikationschefen eller dennes ersättare i kommunledningens krisledningsstab. Respektive berörd förvaltning har sin egen krisledningsorganisation. Kommunikationschefen kallar in utifrån händelsens omfattning resurser till en kommungemensam upplysningstjänst med följande ansvar: Svara på frågor från allmänhet, drabbade och medier via telefonnummer och e-post lulea.kommun@lulea.se Uppdatera kommunens webbplats och intranät med information om händelsen Omvärldsbevaka hur händelsen beskrivs internt, på Internet och i massmedia

9 Checklista för särskilda åtgärder Åtgärd Viktigt meddelande till allmänheten VMA Myndighetsmeddelande vid radio och TV Begäran om OJJE-meddelande via radio och TV (myndighetsmeddelande) Att starta upplysningstjänsten Beslut om nyckelkompetens som behövs i upplysningstjänsten Kontakta externa myndigheter på lokal och regional nivå för att bestämma samverkansformer enligt länsstyrelsens plan för gemensam krisinformation Informera växeln, media och allmänhet om aktuella telefonnummer, e-post, webbinformation och eventuella kontaktpersoner Redovisa vidtagna informationsåtgärder för krisledningsstab och krisledningsnämnd Upprätta kontakt med Posom-gruppen och frivilliga resursgrupper Kommunikationsansvarig för centrala krislednings- staben. Respektive förvaltningschef på förvaltningsnivå Arrangera presskonferenser och ta fram pressmeddelanden Skicka ut pressmeddelande Delta i presskonferens Uppdatera informationen på webb och intranät Informera internt om händelsen och vidtagna åtgärder på kommunövergripande nivå Informera internt om händelsen och vidtagna åtgärder på förvaltningen Ansvarig Inre befäl, räddningsledaren i samråd med KS-ordförande eller kommunchef Respektive förvaltningschef skickar till SOS Alarm som vidarebefordrar till Sveriges Radios sändningsledning Respektive förvaltningschef skickar till Sveriges Radios sändningsledning Kommunikationsansvarig Stabschefen Kommunikationsansvarig Samordningsansvarige i upplysningstjänsten Kommunchefen Inre befäl/räddningsledaren/sos Alarm Kommunikationsansvarig för centrala krisledningsstaben. Respektive förvaltningschef på förvaltningsnivå Den särskilda gruppadressen i mailsystemet ska användas för att säkerställa distributionen Verksamhetsansvarig för händelsen tillsammans med kommunikationsansvarig och räddningsledaren en efter samråd med kommunikationsansvarig Kommunikationsansvarig Förvaltningschef

10 Bilaga 3 Struktur för kriskommunikationen Krisledningsnämnd Central krisledning Ansvarar för upplysningstjänstens arbete Analyserar och föreslår informationsinsatser Skriver pressmeddelanden och bjuder in till presskonferens Tar fram informationsunderlag Samverkar med andra myndigheter Samverkar med berörda förvaltningars kriskommunikatörer Förvaltningar Analyserar och föreslår informationsinsatser inom sin verksamhet Skriver pressmeddelanden och bjuder in till presskonferens Uppdaterar förvaltningens webb och intranät Samverkar med KLF:s kommunikatör i staben Bemannar förvaltningens upplysningstjänst eller ingår i gemensam upplysningstjänst Tar emot och svarar på allmänhetens frågor Tar emot och besvarar medias frågor Producerar kommunövergripande info på webb och intranät Omvärldsbevakar medias rapportering Omvärldsbevakar webben

11

12 KOMMUNIKATIONSKONTORET, LULEÅ KOMMUN 2013