Krisledningsorganisationen. Krisledningsplan. Gäller från och med:

Transkript

1 Krisledningsorganisationen Krisledningsplan Gäller från och med:

2 Innehåll Ledning vid extraordinära händelser Allmänt Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser Riktlinjer för ledning Organisation av krisledningsnämnd, stab mm Bemanning av krisledningsstaben Aktivering av krisledningsnämndens ordförande Aktivering av krisledningsnämnden Aktivering av krisledningsstaben Beordrad beredskap Krisledningsnämndens uppgifter POSOM Frivillig resursgrupp Uppgifter för staben Uppgifter för stabschefen/stabsledning Uppgifter för analysfunktion Uppgifter för lägesfunktion Uppgifter för kommunikation Uppgifter för personal i beordrad beredskap Lokaler och utrustning m.m Stadshuset Utrustning m.m Campusområdet Reservlokaler

3 Ledning vid extraordinära händelser 1 Allmänt Planeringen avser krisledningsnämndens ansvarsområde och verksamhet och består av denna ledningsplan och en informationsplan. Krisledningsplanen antas av kommunstyrelsen, informationsplanen är ett levande dokument som hanteras och hålls uppdaterad av informationsenheten. Kommunchefen har delegation att genomföra mindre ändringar och aktualisering i krisledningsplanen, samt ansvar för att planen kompletteras med erforderliga dokument som larmlistor, checklistor, åtgärdsplaner etc. Ledningsplanen omfattar den operativa krisledningen och reglerar huvudsakligen den del av kommunorganisationen - ledningsstaben - som skall biträda kommunchef och krisledningsnämnd. Krisledningsnämnden har ett reglemente som reglerar mandat och befogenheter. Kommunen har en ram- och målplan för hur kommunen skall hantera extraordinära händelser. Denna ledningsplan utgår från ovanstående dokument och bygger på genomförd riskoch sårbarhetsanalys samt genomförda övningar och hanterade händelser. Planen utgår från kommunens normala organisation och arbetsrutiner och att en krishändelse/ extraordinär händelse kräver anpassning av organisationen och komplettering med särskilda resurser och rutiner. 3

4 2 Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser Krisledningsorganisationen ska inför en befarad extraordinär händelse ha en avpassad beredskap så att larmning, samverkan, informationsinhämtning och -givning omedelbart kan påbörjas. Krisledningsorganisationen ska inom 4 timmar efter larm, kunna vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas, samt att uthållighet finns för att verka dygnet runt under minst en vecka. Kommun och bolag ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa liv och hälsa inom vård och omsorg för äldre och funktionsnedsatta, dricksvattenvattenförsörjning samt annan verksamhet som alltid måste upprätthållas. Kommun och bolag ska ge invånare och media samordnad, tillräcklig och korrekt information. Kommun och bolag ska redovisningsmässigt kunna identifiera och sammanställa kostnader som uppkommer vid hantering av extraordinära händelser. 4

5 3 Riktlinjer för ledning Förberedelser För att uppfylla tidsmålen: Larm- och åtgärdsplaner ska vara upprättade och hållas aktuella Inför en befarad krissituation ska ledningsorganisationen ha två nivåer med beredskap Befintlighet samt funktion av lokaler och utrustning ska kontrolleras minst en gång varje år Bemanning av ledningsstaben ska planeras med minst två skiftlag för att kunna verka dygnet runt Larmövning med ledningsorganisationen ska genomföras minst en gång under mandatperioden För att uppfylla verksamhets- och informationsmålen: Verksamhet som måste upprätthållas ska vara definierad och kommunicerad med berörda förvaltningar. Förvaltningarna ska ha egen krisplanering för dessa verksamheter, vilka skall vara kända och tillgängliga för krisledningen Ledningsorganisationen ska utbildas/övas minst en gång per år, varav ett tillfälle per mandatperiod skall vara en övning av större omfattning Metoder och kanaler för informationsinhämtning och -spridning ska förberedas. WIS - webb-baserat system för spridning till - och hämtning av information från externa krisaktörer ska kunna användas RAKEL - radiosystem för säker kommunikation ska kunna användas Genomförande - Principen ska vara att hellre aktivera ledningsorganisationen tidigt och stort, än tvärtom - Den eller de som anländer först till ledningsplatsen ska förutom att påbörja iordningställande av lokaler och utrustning även påbörja dokumentation av det inträffade, ankomster, vidtagna åtgärder etc. - Krisstabens organisation ska utgå från den som anges i denna plan, men ska när läget klarnat/stabiliserats, kunna anpassas för att möta aktuella behov av ledning, samverkan, stöd och information - Informationsansvaret ska kunna centraliseras - Samverkan med andra krisaktörer bör om möjligt ske genom personliga möten eller att samverkansperson adjungeras till ledningsorganisationen - I de fall krisledningsnämnden delegerar uppgifter avseende beslutsfattande till en eller flera tjänstepersoner ska ledningsorganisationen stödja denne/dessa inom ramen för denna plan 5

6 4 Organisation av krisledningsnämnd, stab mm KRISLEDNINGSNÄMND (KS AU) Ordförande Vice ordförande 5 övriga ledamöter (Sekreterare ur krisledningsstaben) NÄMNDER (Verksamheter som KLN inte övertagit) KRISLEDNINGSSTAB Stabsledning Analysfunktion Lägesfunktion Kommunikation POSOMGRUPP Stödpersoner FRIVILLIG RESURSGRUPP RÄDDNINGSCHEF RÄDDNINGSLEDARE Servicefunktioner INRE LEDNINGSSTAB Ev. expert-, samverkans- personal ur förvaltningar, bolag och externa aktörer NÄMNDER Kundtjänst (Upplysningscentral) (Verksamheter som KLN övertagit) BOLAG Presscenter 5 Bemanning av krisledningsstaben Krisledningsstaben leds av kommunchefen och består av följande funktioner: - Stabsledning - Analys - Läge - Kommunikation - Service Bemanningen av funktionerna fastställs av kommunchefen och framgår av särskilt dokument. 6

7 6 Aktivering av krisledningsnämndens ordförande Följande tjänstepersoner har som uppgift att larma krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) vid befarad - eller vid inträffad extraordinär händelse: - Kommunchefen - Planeringschefen - Säkerhetssamordnaren - Räddningschefen - Chefsberedskap/tjänstgörande räddningsledare 7 Aktivering av krisledningsnämnden Ordförande (vid förhinder; vice ordförande) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att ledamöter ska kallas. Ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas Aktivering sker genom telefonsamtal, enligt rutiner på larmlistor eller genom automatisk uppringning eller på annat lämpligt sätt. 8 Aktivering av krisledningsstaben 1 - Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) - Följande tjänstepersoner ges delegation att inkalla och aktivera staben: - Kommunchefen - Planeringschefen - Säkerhetssamordnaren - Räddningschefen - Chefsberedskap/tjänstgörande räddningsledare - Vakthavande tjänsteperson i beredskap Aktivering sker genom telefonsamtal enligt rutiner på larmlistor eller genom automatisk uppringning eller på annat lämpligt sätt. 1 Sammankallning av krisledningsnämnd och aktivering av krisledningsstab följer samma principer. 7

8 9 Beordrad beredskap Inför en befarad extraordinär händelse beordrar förvaltnings- eller avdelningschef personal i beredskap. Liten beredskap: Stabschef och/eller vakthavande tjänsteperson och en kommunikatör. Stor beredskap: Stabschef eller ersättare, vakthavande tjänsteperson, en administratör, en kundtjänsthandläggare, en kommunikatör. 10 Krisledningsnämndens uppgifter Tolkar och fastställer kommunens roll - Beslutar ifall en extraordinär händelse föreligger eller inte - Anger inriktning för krishanteringen - Beslutar huruvida nämnden ska överta verksamhetsområden från andra nämnder, exv. vid behov av - förändringar i servicenivåer - omfördelning av kommunens resurser - ingrepp i annans rätt; exv. ianspråktagande av utrustning eller egendom, avspärrning, utrymning (detta förutsätter övertagande av Tekniska nämndens verksamhet inom Räddningstjänsten) Utser vid behov operativ ledning - Beslutar vid behov, i samråd med bolagsledning, om inriktning och omfattning av verksamhet som ska upprätthållas i de kommunala bolagen - Begär vid behov, bistånd från annan kommun - Begär vid behov, stöd av Förvarsmakten (mot kostnadstäckning) - Beslutar vid behov, om att lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild - Utfärdar vid behov, viktigt meddelande till allmänheten, VMA - informationsmeddelande - Företräder kommunen utåt och mot kommuninvånarna, genom kontakt och samverkan med externa intressenter och media 8

9 11 POSOM Beredskap för psykiskt och socialt omsorg vid större olyckor och katastrofer består av POSOM. Organisationen består av en ledningsgrupp med ett tio-tal tjänstepersoner ur kommunen, polisen och Svenska kyrkan samt ett hundratal frivilliga stödpersoner från olika orter i kommunen. Uppgifter: - ge praktisk hjälp samt stöd till människor som är drabbade av händelsen - samla information och ge information till enskilda som är drabbade - samverka med av händelsen berörda organisationer/aktörer - upprättar vid behov krisstödcentrum POSOM-gruppen kan aktiveras via SOS Alarm av; polisens insatschef, räddningsledare, räddningschef, kommunchef, krisledningsnämndens ordförande 12 Frivillig resursgrupp FRG, är en form för samarbete mellan en kommun och frivilliga för att på ett smidigt sätt ge kommunen tillgång till extra personalresurser vid extraordinära händelser och andra kriser. Kommunens frivilliggrupp består av ~ 20 frivilliga som är utbildade och har avtal med kommunen om insatser vid olika händelser. Exempel på uppgifter: - Administration av tillkommande spontana frivilliga - Utdelning av vatten t ex vid mobila tankar samt utkörning av vatten tillsammans med FAK - Hjälpa till vid utrymningar och evakueringar, exv. som bussvärd - Delta vid oljesanering av stränder - Utdelning av flygblad/skriftliga meddelanden i bostadsområden - Upprätta informationsställen/värmestugor i kommunen - Administrativa uppgifter och allmän service för krisledningsstaben eller räddningsledares stab - Matlagning och servering i fält Skellefteå FRG kan aktiveras via telefon av räddningsledare, räddningstjänstens chefsberedskap, säkerhetssamordnare, kommunchef, kommunstyrelsens ordförande alternativt krisledningsnämnd 9

10 13 Uppgifter för staben - Svarar för beredskap inför en befarad extraordinär händelse - Skapar besluts- och informationsunderlag - Genomför föredragningar för krisledningsnämnden och kommunchefen - Delger - och följer upp beslut - Svarar för samverkan med - och information till andra krisaktörer - Informerar - och kommunicerar med media och allmänheten - Planerar för åtgärder på längre sikt - Dokumenterar information, åtgärder, beslut m.m. - Övrig service för krisledningsnämnden Kommunchefen svarar för stabens kontakter med krisledningsnämnden, bedömer behov av - och föreslår föredragningar Uppgifter för stabschefen/stabsledning - Beredd att avdela stabschef i beredskap - Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben - Ansvarar för stabsmöten och lägesgenomgångar - Svarar för att kommunchefens - eller krisledningsnämndens beslut når sina mottagare - Ansvarar för WIS-publicering - Bedömer behov av - och föreslår samverkan - Bedömer behov av - och föreslår experter till staben - Svarar för lägesrapporter och information till länsstyrelsen 10

11 13.2 Uppgifter för analysfunktion - Beredd att avdela en vakthavande tjänsteman i beredskap - Skapar beslutsunderlag - analys och bearbetning - Förbereder - och genomför föredragningar - Biträder vid - eller genomför samverkan - Gör prognoser - Planerar för åtgärder på längre sikt - Planerar för alternativ händelseutveckling - Dokumenterar eget arbete 13.3 Uppgifter för lägesfunktion - Beredd att avdela en vakthavande tjänsteperson i beredskap - Beredd att avdela en administratör i beredskap - Avdelar vakthavande tjänsteperson och administratörer för tjänstgöring i lägesrummet - Delger - och följer upp beslut - Anskaffar efterfrågade uppgifter och kontrollerar obekräftade uppgifter - Skapar informationsunderlag - publicerar i WIS - Följer andra aktörers publicering i WIS - Lägesfunktion - för dagbok, kartlägen, tablåer - Samordnar dokumentation - Sekretariatsfunktion för krisledningsnämnden 11

12 13.4 Uppgifter för kommunikation - Avdelar nödvändig personal för att lösa uppgiften. Personalplaneringen kan komma att omfatta beredskap i hemmet och övertid. - Säkrar kontinuerlig internkommunikation av faktaunderlag, framför allt med krisledningsstaben och inom kommunikationsavdelningen. - Skapar plattform för kommunikation(webbsida, blogg, sociala medier, film) - Formulerar och samordnar budskap, riktade internt och externt. - Upprättar kundtjänst(upplysningscentral), där allmänhetens frågor som berör den aktuella situationen kan besvaras - Stödjer vid behov förvaltningar som utsätts för stort mediatryck - Förbereder och samordnar informationsgivning med räddningsledare, länsstyrelse, landsting, polis mfl. externa - Förbereder informationslämning på främmande språk, bl.a. med tolkar - Dokumenterar eget arbete - Ansvarar för WIS-redaktörskap För fullständig uppgiftslista hänvisas till kriskommunikationsplan Uppgifter för personal i beordrad beredskap - Vara omedelbart anträffbar på telefon och kunna inställa sig för arbete inom en timme - Omvärldsbevakning - Beredd att uppdatera kommunens hemsida på internet - Beredd att påbörja samverkan med externa aktörer - Beredd påbörja inkallning av krisledningsstaben 12

13 14 Lokaler och utrustning m.m Stadshuset Sammanträdesrum för krisledningsnämnden KS AU sammanträdesrum Lägesuppföljningsrum Rum 1114 Stabsledningsrum Rum 1112 Arbetsrum för stabsmedlemmar Ordinarie Arbetsrum för samverkande företrädare Rekvireras vid behov Lokal för stor stabsorientering/större genomgång KS sammanträdesrum alt. kundtjänst Upplysningscentral konf.rum Kundtjänstens lokaler 14.2 Utrustning m.m. - Stadshuset: Avbrottsfri reservkraft för telefonväxel och datornät samt reservkraft för nämndens och stabens lokaler - Direktlinjer till allmänna telenätet inkl. telefax - RAKEL-radio - Komradioutrustning (UK): Räddningstjänstens - och tekniska kontorets nät - TV och radio med upptagningsutrustning (infoenhetens lokaler) - Utrustning för lägesuppföljning; kartor, tablåer m m. - Datorutrustning - Internet, intranät, e-post, WIS 14.3 Campusområdet Arenan eller Forumsalen för större presskonferens. Mindre lokaler för media i E-huset 14.4 Reservlokaler - Skellefteå Kraft, kv Sirius - Räddningstjänsten, Solbacken 13

14 14