Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ chef (arkivansvarig) arkivarie registrator från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Anna-Kristina Andersson, arkivarie SAMMANFATTNING Vetenskapsrådet startade sin verksamhet den 1 januari 2001 och ersatte de nedlagda fem forskningsråden; Forskningsrådsnämnden, Humanistiska och samhällsvetenskapliga forskningsrådet, Medicinska forskningsrådet, Naturvetenskapliga forskningsrådet och Teknikvetenskapliga forskningsrådet. Dessa nedlagda forskningsråds handlingar har december 2007 levererats till Riksarkivet. Riksarkivet har våren 2004 inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet (Dnr RA 231-2004/1046). Riksarkivet konstaterade då att arkivvården var tillfredställande men fann ändå vissa brister i arkivredovisningen och Vetenskapsrådet förelades uppdatera arkivbeskrivningen och arkivförteckningen enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4. Vetenskapsrådet har inkommit med uppdaterad arkivredovisning till Riksarkivet under augusti 2007. Vid årsskiftet 2007/2008 flyttade myndigheten till nya lokaler på Klarabergsviadukten 82 och i samband med detta har Riksarkivet varit och inspekterat arkivlokalen vilket har lett till ett medgivande för Vetenskaprådet att ta arkivlokalen i bruk. Den nu genomförda inspektionen var en sk. systeminspektion dvs. alla delar av arkivverksamheten inspekterades översiktligt men fanns ändå möjlighet till fördjupad diskussion om speciella frågor. Inför inspektionen begärde Riksarkivet arkivbeskrivning och förteckningsplan samt tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter från Vetenskapsrådet. Dessa har kommit in i tid. Respektive inspektionsområde redovisas närmare nedan. För arkivlokalen gjordes endast en okulär besiktning med anledning av tidigare medgivande (RA dnr 231-2007/1371). Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Vetenskapsrådet är god men har vissa brister framförallt vad det gäller dokumentation till Riksarkivets generella
Inspektionsrapport 2(5) gallringsföreskrifter och planering för långtidslagring av elektroniska handlingar, se föreläggande nedan. Ett omfattande IT-projekt pågår under 2008 och frågor som långtidslagring, e-arkiv, e-faktura, lagring av e-post m.m. kommer att omfattas av projektet enligt Jan Stålhammar. Vid inspektionen diskuterades även andra frågor som tas upp under respektive inspektionsområde. FÖRELÄGGANDEN Vetenskaprådet ska senast den 31 augusti 2008 inkomma till Riksarkivet med dokumentation över tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, se 5.3 i checklistan. Dessutom ska Vetenskapsrådet senast den 31 december 2008 inkomma till Riksarkivet med plan för långtidslagring av myndighetens samtliga elektroniska handlingar enligt RA- FS 2003:2, 5 kap. - diarie- och ärendehanteringssystemet, Vraps, - Vetenskapsrådets hemsida samt - de elektroniska handlingarna tillhörande SUNET. ANMÄRKNINGAR Se under respektive inspektionsområde. INSPEKTION 1. Ansvar och organisation Enligt administrative chefen finns det kunskap om arkivlagstiftningen och om hantering av allmänna handlingar inom Vetenskapsrådet. Arkivansvaret ligger på Administrativa avdelningen och på administrativa chefen. En projektanställd arkivarie finns idag. Oklart hur arkivfunktionen kommer att utformas framöver. Översyn av organisationen pågår och ändringar förväntas däribland en omplacering av arkiv- och registratorsfunktionen från personalenheten till en kommande juridisk enhet. Oklart vem ansvaret för bevarande av digital information har idag. Ansvaret för upphandling av skrivmateriel m.m. har vaktmästeriet. Vid inspektionstillfället informerades om kravet på leverantörsförsäkran i samband med upphandling av ej certifierade produkter, se RA-FS 2006:4. Reda ut arkivfunktionens ansvar, som ska även innefatta ansvar för bevarande av digital information. Informera övriga inom verksamheten (vaktmästeriet) om kravet på leverantörsförsäkran i samband med upphandling av skrivmateriel m.m. enligt RA-FS 2006:4.
Inspektionsrapport 3(5) 2. Styrdokument Delegationsordning och befattningsbeskrivningar avseende arkivvården finns endast på avdelningsnivå (administrativa avdelningen). Någon särskild verksamhetsplan för arkivfunktionen finns inte idag. Ett E-arkivprojekt pågår enligt myndighetens verksamhetsplan under 2008. Diarie- och dossierplan används av myndigheten vid registrering och även vid återsökning av allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplan och arkivpolicy finns från 2004. Rutiner för hantering och bevarande av e-post kommer att ses över av ovannämnda projekt. Registratorn informerar myndighetens personal regelbundet om rutiner kring hantering av e-post och diarieföring samt hantering av allmänna handlingar. Se över och uppdatera de befintliga styrdokument för arkivvården (arkivbildningsplan, arkivpolicy). 3. Arkivbildning Allmänna handlingar diarieförs i diarie- och ärendehanteringssystemet, Vraps, som togs i drift 2001 i samband med att Vetenskapsrådet bildades. Vraps är ett egenutvecklat system och innehåller diarieföringsuppgifter samt handlingar i elektronisk form (vanligtvis pdf). Ansökningar och yttranden från granskare hanteras digitalt i systemet. Ansökningar skrivs inte ut utan finns endast digitalt i systemet. E-post som diarieförs skrivs ut, skannas in och läggs in i systemet som pdf, utskrifterna bevaras även i akten tillsammans med övriga handlingar (förutom själva ansökningarna). Mycket information finns alltså dubbelt; dels i Vraps, dels i pappersakten. De kärnprocesser som stödjer Vraps är ansöknings- och beredningsprocessen. I princip all information som finns i Vraps kan klassas som allmänna handlingar. Aktrensning samt viss gallring (enligt RA-FS 1997:6) utförs av handläggarna själva. Gallring bland avslutade ärenden sköts av arkivarien. Diarieförda handlingar sorteras och arkiveras kronologiskt i dossiernummerordning per ämnesråd. Vetenskapsrådet använder ekonomisystemet Agresso som inkluderar lönehantering. Särskilt personaladministrativt system används inte. Nya moduler diskuteras. Projekt om E- fakturering pågår. Långsiktigt digitalt bevarande av Vraps enligt RA-FS 2003:2 måste lösas så fort som möjligt med tanke på att viss unik information förekommer i systemet som inte finns i pappersakterna, se Föreläggande ovan. 4. Framställning och hantering av handlingar Vetenskapsrådet har anlitat en extern leverantör, Sirius IT som förvaltar ärendehanteringssystemet Vraps. Enligt avtalet ska företaget även ansvara för framtagning av systemdokumentation. Plan för långtidslagring av systemet finns inte men ingår i det pågående E-arkivprojektet. Vid inspektionstillfället informerades myndigheten om vikten att dokumentera ändringar som görs i systemet och bevarandet av loggfiler och historikfiler. Rutiner för backup sköter också Sirius IT. Enligt administrative chefen kommer dessa rutiner att ses över i samband med att nya rutiner för spamhantering införs. Viss översiktlig systembeskrivning för Vraps finns redan, men behöver troligtvis kompletteras.
Inspektionsrapport 4(5) Myndigheten delar inte system med andra myndigheter, däremot har Forskningsrådet Formas tillgång till uppgifterna i Vraps. De närvarande vid inspektionen kunde inte redogöra om myndigheten har bevarat äldre versioner av sin hemsida. Det finns troligtvis inga rutiner för detta. Myndigheten har hittills inte haft behov att ställa av system till annan lagringsenhet. När Vetenskapsrådet bildades togs över verksamheten och kommunikationssystemet SUNET från Högskoleverket. Något formellt beslut om överlämnande och införlivande finns troligtvis inte. Enligt administrative chefen har Vetenskapsrådet arkivansvaret för dessa handlingar (analoga och digitala) och i så fall måste handlingarna ha införlivats i Vetenskapsrådets arkiv även om beslut om detta inte finns. Kännedom om certifierade skrivmedel finns hos myndigheten och kraven tillämpas (troligtvis?) av vaktmästeriet. Någon leverantörsförsäkran kunde dock inte visas upp. RA har informerat om kraven i RA-FS 2006:4 och lämnat över ett ex av föreskriften. Myndigheten binder inte in handlingar. Aktomslag (ljusgrå) används samt arkivboxar. Boxarna är välfyllda och märkta. Vissa enstaka ljud- eller bildupptagningar på CD-skiva kan förekomma som bilagor till vissa ansökningar. Men något särskilt bestånd kan man inte prata om. RA har informerat arkivarien om att dessa kan förvaras separat som en egen serie men med hänvisning till akten de hör till. Reda ut arkivansvaret kring handlingarna (pappershandlingar, hemsida, databas) tillhörande SUNET, Säkerställa dokumentation av ändringar och bevarande av loggfiler, historikfiler eller motsv. i Vraps enligt RA-FS 2003:2, 4 kap 4. Skapa rutiner för bevarande av myndighetens hemsida, avställning bör ske regelbundet (exempelvis halvårsvis, och vid större förändringar) 5. Gallring Vetenskapsrådet har nyligen fått ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut från Riksarkivet, RA-MS 2007:81 som reglerar gallring av ej beviljade anslagsansökningar på papper, 5 år efter det år då beslut fattats i ärendet. Dessutom tillämpas ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. Men tillämpningen har ej dokumenterats förutom i ett fall, gällande handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 ändr. och omtr. RA-FS 1997:6. Därför får nu Vetenskapsrådet ett föreläggande på att upprätta sådan dokumentation. Myndigheten verkställer gallring enligt gällande föreskrifter men har ingen rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Däremot ingår frågorna i det pågående E-arkivprojektet. En fråga om gallring enligt RA-MS 2007:81 ställdes av registratorn. Hon undrade om man är tvungen att gallra eller får man bevara handlingar trots föreskriften. Undertecknad informerade att det beror på hur föreskriften är utformad, ett skall krav är bindande men står det får gallras så får man bevara. I det aktuella beslutet står får gallras vilket alltså betyder att handlingarna följaktligen får även bevaras.
Inspektionsrapport 5(5) 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning och arkivförteckning finns upprättade hos Vetenskapsrådet och uppdateras regelbundet. Arkivbeskrivningen redogör sökingångarna till olika typer av handlingar men handlingarnas samband klargörs inte på nåt bra sätt och bör ev. kompletteras. Arkivförteckningen har genomgående serier där frasen ej dokumenterad förekommer. Troligtvis menar man tomma serier. Elektroniskt lagrade handlingar redovisas endast som tomma serier, exempelvis C1 Diarium/Vraps ej dokumenterad eller B7 Hemsidan på Internet www.vr.se ej dokumenterad. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering bevaras under B. Gallringsbara handlingar redovisas under F som ej beviljade ansökningshandlingar. Enligt registratorn går det problemfritt att söka fram ärende via diariet utan att arkivförteckningen behövs. De närvarande var överens om att arkivförteckningen används mycket sällan i verksamheten. Riksarkivet informerade de närvarande om att nya föreskrifter kommer inom kort ang. övergång till en processorienterad arkivredovisning och att de gamla förteckningarna måste så småningom avslutas. Vetenskapsrådet konstaterade att dessa frågor kan synkroniseras med E- arkivprojektet. Se över arkivförteckningen avseende serier som är ej dokumenterade. 7. Arkivlokaler Vetenskapsrådet har flyttat till nya lokaler vid årsskiftet 2007/2008 och i samband med det har Riksarkivet inspekterat arkivlokalen. Ett medgivande om att ta arkivlokalen i bruk har utfärdats av Riksarkivet den 5 februari 2008. Enligt detta skulle lokalen kunna tas i bruk under förutsättning att en handbrandsläckare placeras i eller i anslutning till lokalen och att lokalen förses med ett inbrottslarm. Med tanke på denna tidigare inspektion inspekterades inte arkivlokalen nu. Det är enbart en okulär besiktning som gjordes med tanke på de två förutsättningarna ovan. Det konstaterades att handbrandsläckare fanns på plats och att ett inbrottslarm fanns men att det aktiverades efter kontorstid. Inne i lokalen fanns det en kopiator uppställd. Riksarkivet informerade arkivarien och registratorn om att det inte var tillåtet och vi kom överens om att kopiatorn skulle flyttas omedelbart till en annan lokal i närheten som fungerade som kontorsförråd. Stockholm den 22 maj 2008 Nora Liljeholm Arkivarie