VALLENTUNA KOMMUN Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2074-0t-28 L6 (20) s14 Internkontrollplan 2013 - slutrapport (BUN 2013.I92) Beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn- och ungdomsnämnden godkänner slutrapporten. Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har beslutat följa upp följande rutiner inom ramen för internkontroll 2()13: A upprättande av arbetsmiljöplan ftir barn- och ungdomsförvaltningen B system för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal C statistik ftir olycksfall D statistik för tillbud Upprättande av arbetsmiljöplan återrapporterades till Barn- och ungdomsnämnden 2oL -to-22. Handlingar r. Tjänsteskrivelse Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2014-01-08 DNR BUN 2013.192 ELISABETH JOHANSSON SID 1/3 ELISABETH.JOHANSSON@VALLENTUNA.SE BÄRN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll 2013 - slutrapport Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner slutrapporten Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har beslutat följa upp följande rutiner inom ramen för internkontroll 2013: A upprättande av arbetsmiljöplan för barn- och ungdomsförvaltningen B system för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal C statistik för olycksfall D statistik för tillbud Upprättande av arbetsmiljöplan återrapporterades till Barn- och ungdomsnämnden 2013-10-22. Bakgrund Nämnden har enligt kommunens reglemente för internkontroll ansvar för den interna kontrollen samt uppföljningen av densamma. Internkontroll 2013 har fokuserat på det systematiska arbetsmiljöarbetet som bedrivs för elever och personal i kommunens verksamheter samt för de medarbetare som arbetar på förvaltningen. Utvecklade rutiner inom ramen för internkontroll 2013: A Upprättande av arbetsmiljöplan Förvaltningen har uppdaterat/tagit fram nytt material och synliggjort arbetsmiljöplanen på kommunens intranät för att vara ett praktiskt verktyg för chefer. Under rubriken arbetsmiljöplan återfinns en mängd handlingar varav vi här listar några: BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 BUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2014-01-08 DNR BUN 2013.192 SID 2/3 Checklistor som kan användas som stöd vid arbetsmiljöronder Personalvårdande och psykosociala insatser; förteckning. Brandskyddsinformation Arbetsmiljöenkäter som kan användas vid behov Information till elevskyddsombud, samt information om elevskyddsombudens roll. Sammanställning av lagar och arbetsmiljöföreskrifter Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till lärare i trä- och metallslöjd, kemi och NOsalar. Rutiner som är framtagna för att vara ett stöd vid hot- och våld, krisstödshantering, introduktion av ny personal, vid rehabilitering av personal, för delegering av arbetsmiljöuppgifter mm Rapporteringssystemet KIA, kommunernas informationssystem, för att t ex rapportera olycksfall och tillbud. B System för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal Vallentuna kommun använder idag KIA, kommunernas informationssystem, som ursprungligen utvecklats av AFA försäkring (bolaget ägs av Svenskt näringsliv och LO) för att minska arbetsolycksfallen inom pappersindustrin. Systemet har utvecklats och används idag inom många arbetsfält. KIA har som främsta syfte att minska antalet olycksfall genom att alla i en organisation enkelt ska kunna använda verktyget och inte bara anmäla olycksfall utan dessutom anmäla uppgifter som kan leda till att en farlig situation uppstår. Alla anmälningar blir dessutom synligare än tidigare och måste åtgärdas av ansvarig chef. C och D Statistik för olycksfall och tillbud Ett olycksfall eller ett tillbud som anmäls i systemet KIA kommer till närmaste chefs kännedom och ska hanteras utifrån ärendets art. Samtliga anmälda olycksfall och tillbud återfinns i statistik där skäl till anmälan återfinns, vem anmälaren är och på
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2014-01-08 DNR BUN 2013.192 SID 3/3 vilken enhet olycksfallet/tillbudet skett. Anmälan går omedelbart till ansvarig chef som tar del av anmälan och ska vidta ändamålsenliga åtgärder för att minimera risken för att ett liknande tillbud eller olycksfall uppstår igen. Vallentuna kommun har erbjudit utbildning i KIA vid flera tillfällen under 2013. Av den aktuella statistiken för 2013 framgår att fyra olycksfall rapporterades i KIA under våren 2013 inom Barn- och ungdomsnämndens ansvarsområden medan 38 olycksfall rapporterades in under hösten 2013. I statistiken framgår också att flertalet anmälda olycksfall åtgärdats av ansvarig chef. Av antalet tillbud som är inrapporterade i KIA under 2013 har 16 skett på skola/förskola och 2 på förvaltningen. För att vara ett arbetsmiljöverktyg för personal och elever som förebygger tillbud och olycksfall på arbetsplatsen så uppmanas personal att inte bara anmäla olycksfall och tillbud utan även risksituationer. För att ytterligare förenkla för personal att agera snabbt och kunna anmäla risk för tillbud eller olycksfall finns idag en applikation att ladda ner i mobilen genom vilken en anmälan i KIA kan göras omedelbart. Handlingar 1. Internkontroll 2013 - slutrapport Marie Truedsson - Ska expedieras till: Akten
Ekonomi Kontanthantering och handkassor Rutiner för hantering av handkassa Rutinen undersökt 2010 Rutinen undersökt 2009 Upphandlingar Inköp av tjänst Inköp av vara Lag om offentlig upphandling, nämndens delegationsordning Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal 1 3 3 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Inköp av läromedel Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal 3 1 3 Rutinen undersökt 2010 Försäljning av måltidskuponger Intern rutin, fastställda priser. Rutinen undersökt 2011 Debitering av avgifter, förskola, fritidshem och kulturskola, skola (prövningar, "ringa värde") Skolpeng Bidragsbelopp (ersättning per elev) Interkommunal ersättning från annan kommun (kundfakturor) Rekvirera och redovisa statsbidrag Leverantörsfakturor Taxor fastställda av KF, regler och riktlinjer fastställda av nämnden, Skolinspektionens bedömningar av avgifter i skolan Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollagen, rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar Aktuella regler utfärdade av ansvarig myndighet Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, flödesbeskrivning av leverentörsfakturor i IM 1 2 2 Rutinen undersökt 2010 Kundfakturor, övrigt Rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar 1 1 1 Inkomstkontroll BUF-rutin Krav och inkasso Kommunens kravrutin, sköts delvis av Visma Rutinen bör ses över 2013 Avstämning av balanskonton Kommunrutin 1 1 1 Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Kommun- och verksamhetsplan Rutinen bör ses över 2014 Rutinen bör ses över 2014 Reglemente, bokslutsanvisningar, tidsplan, 1 1 1 som en utvärdering av som en utvärdering av tids- och aktivitetsplan Stratsys Stratsys Konteringsbudget, detaljbudget till ekonomisystem Anvisningar från kommunledningskontoret 1 1 1 2014-01-22 1(5)
Investeringar, budget VASARU och delårsbokslut Anvisningar från kommunledningskontoret Periodiseringar i delårsbokslut och bokslut Periodiseringshjälp från kommunledningskontoret Bidrag och stipendier Stiftelselag, fondernas stadgar 1 1 1 Skadegörelse Personal, löner och förmåner Arvoden till förtroendemän Skadeståndslagen, skollagen, intern rutin för hantering Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendemän Hantering av personliga utlägg, friskvård Policy 3 1 3 Personalkostnader: Anställningsavtal och avslut av tjänst Personalkostnader: Ledighetsansökningar, tidrapporter, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn och ändringuppgifter Personalkostnader: Lönetillägg, löneförskott och löneskuld Personalkostnader: Vikariehantering Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet 3 3 9 Rutinen undersökt 2006 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och 2009 Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006, rutinen bör undersökas 2013 Rutinen undersökt 2006, 2008 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2006 och 2008. Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen 2014-01-22 2(5)
Mobiltelefon i tjänsten Kommun policy och regleverk 2 1 2 Bisysslor Policy för anställdas bisysslor Utdrag ur belastningsregister vid anställning Lag om registrerkontroll av personal inom förskola, skola och skolbarnomsorg 2 4 8 Rutinen undersökt 2008, 2009 och 2010 Individuell kompetensutvecklingsplan Kommunens kompetensutvecklingspolicy Rehabilitering Jämställdhets- och mångfaldsarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete, se bilaga 1 Arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, sjuklönelagen, lagen om anställningsskydd Jämställdhetslagen, diskriminieringslagar, kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan Arbetsmiljölagen, arb.miljöförordningen, Arbetsmiljöverkets författningssamling, kommunens arbetsmiljöpolicy, lokal arbetsmiljöpolicy Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 2 4 8 Rutinen undersökt 2006, 2007, 2011 och 2012 Rutinen undersökt 2007, 2011 och 2012. Delområden inom rutinen bör följas upp 2013 Anmälan om arbetsskada/tillbud Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 och 2011 Avslutning av anställning Varsel om anställningens upphörande Administration Postmottagning / post / fax / e-post HR-portalen samt BUF-rutin, avcheckningsrutin Lagen om anställningsskydd, allmänna bestämmelser Policy för postöppning, E-postpolicy för Vallentuna kommun 3 2 6 Rutinen bör ses över 2013 Rutinen bör ses över 2013 1 3 3 Rutinen undersökt 2011 Rutinen undersökt 2011 Dokument- och ärendehantering Av nämnden fastställd dokumenthanteringsplan, regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering Rutinen undersökt 2007 och 2009 Rutinen undersökt 2007 och 2009 2014-01-22 3(5)
Delegationsordning Förvaltningslagen, kommunallagen, nämndens delegationsordning, anmälan av delegationsbeslut Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Arkivvård Arkivlag, Kommunalt arkivreglemente, nämndens dokumenthanteringsplan, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Rutinen undersökt 2007 och 2009 Rutinen undersökt 2007 och 2009 Förvaltningens serviceskyldighet Förvaltningslagen Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Projektarbete Tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamheten vid kommunala och enskilda skolor och förskolor Elevadministration (t.ex. skolpliktsbevakning för grundskolan och uppföljningsansvaret för gymnasieskolan) Individuell utvecklingsplan för elever och skriftliga omdömen Betyg och skriftliga bedömningar Uppdrag från nämnden, projekt initierade från annat håll 1 2 2 Skollag och eventuella interna riktlinjer Skollag, Grundskoleförordningen, Gymnasieförordningen, SkolSFS etc, interna handläggningsrutiner Skolverkets allmänna råd för individuell utecklingsplan respektive skriftliga omdömen, eventuella interna riktlinjer Skolverkets stödmaterial, förvaltningens ITstödda rutiner Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010 Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010 2 4 8 Rutinen undersökt 2012 Rutinen undersökt 2012 1 4 4 Likabehandlingsplan Skollagen, Allmänna råd för likabehandling 3 3 9 Nationella prov Skolverkets riktlinjer 1 2 2 Skolhälsovård Skollagen, hälso- och sjukvårdslagen, grundskoleförordningen 1 4 4 Insatser till elever i behov av särskilt stöd Skollagen, grundskoleförordningen, gymnasieförordningen Korrekt statistik (tex till SCB) Anvisningar från SCB angående statistikinlämning 3 2 6 Skolval Handläggning av förskole- och fritidshemsplaceringar, köhantering, platserbjudande riktlinjer för tillämpning av maxtaxa Maxtaxa fastställd av KF, regler och Handläggning och beslut av skolskjuts Skolskjutsförordning, Riktlinjer för skolskjutsverksamhet Hantering av terminskort (SL) Intern rutin för utkvittering av terminskort Rutinen undersökt 2007. Rutinen bör ses över 2013 Rutinen undersökt 2007. Rutinen bör ses över 2013 2014-01-22 4(5)
Behandling av personuppgifter Personuppgiftslagen, personuppgiftsförordning Inventarieredovisning Intern rutin 3 3 9 Rutinen undersökt 2008 Rutinen undersökt 2008 Kommungemensamm försäkringar, elev, Försäkringar 1 3 3 egendom olycksfall, motorfordon etc. Gymnasiets fordon Rutinen undersökt 2009 2014-01-22 5(5)