Verksamhetsplan 1 (10) Datum 2014-09-09 Verksamhetsplan för Servicenämnden Inledning Servicenämnden ansvar för kommunens interna service till förvaltningarna. Nämnden ansvarar för kommunens fastigheter med lokaler för kommunal verksamheter, den totala lokalförsörjningen via internuthyrning samt samordning och verkställighet av ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet. Nämnden ansvarar också för kommunens måltidsverksamhet som producerar måltider till förskolor, grundskolor, gymnasieskolan och äldreomsorgen, lokalvård, tryckeri, rådhusets kontorsvaktmästeri samt IT- och telefonservice och annan intern service. Utöver det ansvarar nämnden för den centrala upphandlingsfunktionen i kommunen. Servicenämnden bildades 2011 och har sedan dess haft uppdraget att bygga upp resultatenheter. En kommun kan precis som företag ställa om sina enheter till resultatenheter genom att använda internpriser. En resultatenhet ska kunna påverka både intäkter och kostnader. För att internprissättningen ska fungera måste tydliga spelregler/förväntningar och roller tydliggöras. Detta görs genom att avtal upprättas som både beskriver vad som skall utföras och till vilken kvalitet, men också klargör vilken prissättningsmodell som ska gälla. En resultatenhet måste ha möjligheten att över tid kunna utveckla tjänsterna och kunna utveckla nya tjänster som kärnverksamheten behöver för att lyckas leverera de behov som kommuninnevånarna efterfrågar. Att använda självkostnad är möjligt om kalkylen medger utrymme för att över tid kunna användas för att just utveckla och anpassa verksamheter och tjänster. Nämndens verksamheter har inte fått rätt förutsättningar för att lyckas med att leva upp till att bli en välfungerande intern tjänsteleverantör. Den ekonomiska situationen som bygger på historiska budgeterar vid övergången och eller otydliga avtal och spelregler måste förändras. Servicenämnden har sedan starten haft ekonomiska svårigheter främst inom fastighetsavdelningen och måltidsservice. Olika åtgärder och besparingar har genomförts och kommer att genomföras. Detta kommer till slut att leda till arbetsmiljöproblem och risken för att fastigheterna inte får det långtidsplanerade underhåll som krävs för att undvika en situation som leder till eftersatt underhåll. Under 2015 höjs internräntan med 2 procentenheter som innebär en ökad kostnad om 3,7 Mkr som innebär att underhållet minskas med motsvarande belopp vilket är ca 14 % av 2014 års totala underhållspott. Därutöver har vi kvar kostnader för outhyrda lokaler som till exempel Skyttsgården, fd gamla museet, som ytterligare minskar underhållspotten med 750 tkr. Underhållspengar som annars skulle används i fastigheterna till kärnverksamheterna inom skola, vård och omsorg. Därutöver har nämnden ett antal investeringar som har eller kommer att genomföras och som inte med nuvarande regelverk finansieras av någon hyresgäst.
2 (10) Trelleborgs ska vara en framgångskommun med hög livskvalitet och långsiktigt hållbar tillväxt. Trelleborgs kommun vill vara 50 000 medborgare år 2025. En servicenämnd med rätt förutsättningar är en nämnd som kan hjälpa till att skapa rätt förutsättningar för att kommunen ska klara av nå visionen och befolkningsmålet. Verksamhetsbeskrivning Lokalförsörjningsavdelningen svarar för lokalvård inom kommunens förvaltningar, vaktmästeri, posthantering samt att försörja kommunens förvaltningar med lokaler inom det egna fastighetsbeståndet eller i förhyrda lokaler. Ny internhyresmodell gäller from 2015 innehållande hyresavtal tillsammans med gränsdragningslista. Fastighetsavdelningen svarar för drift och underhåll av förvaltningens fastighetsbestånd, fordonsverkstad samt byggprojekt. Avdelningens utformning syftar till att svara för en helhetsbild på kommunens fastighetshantering alltifrån tidigt projektskede till slutlig fastighetsdrift. Avdelningen har att beakta skärpta krav inom bygg och fastighetslagstiftning avseende främst energihushållning samt krav på tillgänglighet och brandsäkerhet. En stor satsning är arbetet med energieffektiviseringsåtgärder som kommer att leda till lägre driftskostnader och mindre miljöpåverkan. Övriga prioriterade områden är satsningar på utemiljön i anslutning till förskolor och skolor samt rör och ledningar i mark. Måltidsservice består av 29 tillagningskök och 14 mottagningskök som tillagar och serverar måltider 2000 portioner dagligen till förskolor, 5400 portioner dagligen till grundskolor och gymnasieskola, 500 portioner dagligen till äldreomsorg. På Gröningens tillagningskök driver Måltidsservice också restaurangen samt tillagar och distribuerar kylda matlådor, 100 portioner dagligen, till ordinärt boende. Måltidsservice följer de nationella råd och riktlinjer som finns för skola, förskola och äldreomsorg samt strävar efter att tillhandahålla god, näringsriktig mat som tillagas från grunden, så nära matgästen som möjligt i enlighet med Kostpolicyn. Fokus läggs även på att uppnå målvärdet avseende andelen ekologiska livsmedel. IT-avdelningen är en intern serviceenhet till kommunens förvaltningar och kommunala bolag i frågor inom IT-området. Avdelningen ansvarar för administration, drift och underhåll av kommunens nätverk, servrar och arbetsplatsdatorer samt fast och mobil telefoni med tillhörande system. Avdelningen kommer att fokusera på samordning av kommunens utskriftsmiljö genom att slutföra införande av ett centralt utskriftshanteringssystem som effektiviserar utskriftshanteringen och minskar utskriftsvolymerna, utveckla befintlig identitetshanteringslösning som styrs av personalsystemet medverka vid införandet av ett kommungemensamt ID-kort med e-legitimation, byte till ny version av Office programvara. Vid uppförande av den nya Trygghetsstationen finns möjlighet att inrymma kommuns serverrum i denna byggnad. Trygghetsstationen kommer också att
3 (10) vara krisledningsnämndens samlingspunkt och då vara säkrad med reservkraft och dubbla kommunikationsvägar vilket ger förutsättningar för en säker driftsmiljö. Upphandlingsavdelningen arbetar vidare med att förenkla upphandlingsarbetet och sprida kunskap om upphandling och inköp inom kommunen och till lokala näringsidkare. Effektmål Effektmål med indikatorer och målvärden Strategiska inriktningar Inriktningsmål Effektmål Indikator Målvärde 2015 Livskvalitet; hälsa, trygghet, boende, upplevelser Trelleborgs kommun ska upplevas som en trygg och attraktiv plats att leva och bo i med hög livskvalitet Servicenämnden ska verka för ett optimalt nyttjande av kommunens lokaler samt verka för en god, trygg och effektiv service åt sina kunder/hyresgäst er Lokaleffektivitet 95% NöjBrukarInd ex Lokaler 75% NöjdBrukarIn dex -Måltider 70% Arbete; näringsliv, utbildning, jälvförsörjning Trelleborgs kommun ska verka för att alla barn och ungdomar stimuleras och erbjuds rätt förutsättningar för att lyckas i vuxenlivet Genom snabb och god service till våra kunder ska underhållskostnaderna minska samtidigt som miljön för våra barn och ungdomar blir bättre Antal skadetillfällen / 1 000 inv Antalet Klotter och skadegörelse på fastigheterna 6,8 Trelleborgs kommun ska arbeta för att andelen kommuninvånare som är självförsörjande ökar genom eget arbete. Senast år 2015 ska Trelleborgs kommun tillhöra de åtta kommunerna med högst självförsörjningsgrad i Skåne Servicenämnden ska sträva efter att fler deltidsanställda medarbetare som önskar ska kunna få en heltidssysselsättning inom förvaltningen Antal praktikplatser (ungdomar, studerande, trainees) Sysselsättning sgraden på deltidsanställ da ska öka 5 78%
4 (10) Långsiktig hållbar tillväxt; miljö, ekonomi, infrastruktur Trelleborgs kommun ska utvecklas utifrån en god miljömässig samhällsplanering och senast år 2015 ska Trelleborgs kommun tillhöra de åtta kommunerna i Skåne med lägst påverkan på miljön Servicenämnden ska aktivt verka för att minska energiförbrukningen samt beroendet av fossila bränslen vid uppvärmning av kommunens fastigheter Energiförbruk ningen i kwh/ m2 i kommunens fastigheter 190 Genom att öka andelen ekologisk mat ska vi få friskare barn Andelen inköpta ekologiska livsmedel 35%
5 (10) Aktiviteter för att uppnå respektive effektmål Effektmål Aktiviteter Servicenämnden ska verka för ett optimalt nyttjande av kommunens lokaler samt verka för en god, trygg och effektiv service åt sina kunder/hyresgäster Utveckla/avveckla tomma lokaler genom att bl a minska den externa förhyrningn Samverka med övriga förvaltningar Genomföra NöjdKundIndex enkäter Etablera matråd på skolorna Genomförd nöjdkundindexenkät visar att åtgärder inom utemiljö lekmiljöer eftersträvas, åtgärder inom detta området kommer genomföras inom ramen för tillgängliga resurser Fortsatt nära samarbete med övriga nämnder vid ny om och tillbyggnader kommer ge effektiva och ändamålsenliga lokaler Fortsätta arbetet med att automatisera användarhanteringen för våra IT-system så att personalsystemet automatiskt reglerar anmälan och avanmälan av användare till nätverket och verksamhetssystemen. Självbetjäningsfunktioner för återställning av lösenord och installation av programvaror kommer också att införas under året. Fortsätta utbyggnaden av IP-telefoni inom kommunen för att minska kommunikationskostnaderna för telefonin. Införa MEX, som innebär att mobiltelefonen kan likställas med en fast anknytning i televäxeln samt integrera hänvisningssystemet med Outlook innebärande att hänvisningar för telefonen automatiskt synkroniseras över till kalendern i Outlook Genom snabb och god service till våra kunder ska underhållskostnaderna minska samtidigt som miljön för våra barn och ungdomar blir bättre Mobil kameraövervakning och störutrustning placeras vi problemområden Informations och samverkansmöten hålls med främst bildnings- och fritidsförvaltningen Insamling av statistik av skadetillfällena Arbetet med genomförande av underhållsåtgärder utifrån långsiktig underhållsplan inom givna resurser kommer genomföras Tendens om ökat klotter har lett till förvaltningsöverskridande samarbete samt samarbete med polis
6 (10) Servicenämnden ska sträva efter att fler deltidsanställda medarbetare som önskar ska kunna få en heltidssysselsättning inom förvaltningen Servicenämnden ska aktivt verka för att minska energiförbrukningen samt beroendet av fossila bränslen Genom att öka andelen ekologisk mat ska vi få friskare barn Dialog med arbetsmarknadsförvaltningen, försäkringskassan, arbetsförmedlingen Samverkan inom och förvaltningen och över förvaltningsgränser Målet är långsiktigt i sin helhet och är ett pågående arbete, målet är även kopplat till övrig mål inom energiområdet i kommunen exv. Klimat anpassningsplan, energieffektiviseringsstrategi, fossilbränslefritt m.m. Åtgärder under 2015, kommer främst avse åtgärder för klimatskal (tak väggar, fönster, isolering etc) och värmekällor Öka andelen ekologiska livsmedelsinköp Säsongsanpassa livsmedelsinköpen Arbeta i enlighet med Kostpolicyn
7 (10) Ekonomi Nämndstotal i löpande priser Bokslut 2013 Budget 2014 Budget 2015 +/- % 2014/15 Belopp i löpande pris (tkr) Verksamhetens intäkter 383 661 386 016 402 403 4% varav - bidrag 7 800 7 416 7 801 5% - taxor och avgifter 766 0 0 0% - övrigt 375 095 378 600 394 602 4% Verksamhetens kostnader -411 155-397 343-412 811 4% varav - personal -98 802-97 968-105 166 7% - lokaler (ej städ o fastighetsskötsel) -85 948-85 677-88 956 4% - kapitalkostnad -74 440-71 041-79 099 11% - övrigt -151 965-142 657-139 590-2% Summa nettokostnader -27 494-11 327-10 408-8% Budget 2014 i tablån avser den av kommunfullmäktige i juni 2013 fastställda budgeten inklusive tilläggsanslag tom juni 2014. Budget 2015 avser den i juni 2014 fastställda preliminära budgeten. I ovanstående tablå ingår ej projektanslag ur den sociala investeringsfonden för budget 2014 och 2015.
8 (10) Nämndens verksamhetsområden i löpande priser Belopp i löpande pris (tkr) Bokslut 2013 Budget 2014 Budget 2015 +/- % 2014/15 Verksamhetens nettokostnader -27 494-11 327-10 408-8% varav 100 Nämnds- och styrelseverksamhet -629-575 -575 0% 215 Fys o tekn plan, bostadsförbät -6 733-5 673-5 509-3% 340 Idrotts- o fritidsanläggningar -59-1 603-1 622 1% 800 Arbetsområden o lokaler 992-529 -1 380 161% 815 Bostadsverksamhet 856 562-75 -113% 910 Gemensamma lokaler 4 571 15 313 18 156 19% 921 Gemensam adm KLK, fördelad -3 514-4 067-3 659-10% 923 Gemensam lokalvård, fördelning -179 0 0 0% 924 Gemensam drift o underh, förde -16 258-15 407-16 297 6% 925 Bilpool -157 99 0-100% 926 Måltidsservice -6 972 0 0 0% 927 Gemensam adm Teknisk, fördelad 588 553 553 0% Summa nettokostnader -27 494-11 327-10 408-8% Budget 2014 i tablån avser den av kommunfullmäktige i juni 2013 fastställda budgeten inklusive tilläggsanslag tom juni 2014. Budget 2015 avser den i juni 2014 fastställda preliminära budgeten. I ovanstående tablå ingår ej projektanslag ur den sociala investeringsfonden för budget 2014 och 2015.
9 (10) Nämndens investeringar i löpande priser Under 2017-2019 kommer utbyte av ventilationsutrustningar att ske som uppnått teknisk livslängd och kapacitet i syfte att bibehålla luftkvalitet och klimat. Projektet avser en utbytestakt om en anläggning per år. Berörda objekt är inledningsvis Österjärs förskola, Dalajärs förskola, Alstadhemmets äldreboende och Smygehamns skola. Tkr i löpande priser, netto Spec (tkr) Plan 2015 Plan 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Investeringstak* 15000 15500 26000 26300 26600 Investeringsram 15000 15500 16000 16300 16600 KF inv projekt 0 0 10000 10000 10000 Avvikelse mot tak 0 0 0 0 0 *Enligt kommunfullmäktige 2013-11-25
10 (10) Personal Spec Bokslut 2013 Budget 2014 Budget 2015 Antal tillsvidareanställda 252 255 260 Antal visstidsanställda 20 0 0 Antal årsarbetare 241,1 233 240,1 Sjukfrånvaro (%) 5,3 4,5 4,5 Antalet tillsvidare medarbetare och årsarbetare förväntas vara stabilt under perioden. Främsta anledningen till ökningen beror på att medarbetare inom lokalvården på bildningsförvaltningen har på bildningsnämndens önskemål övertagits av serviceförvaltningens lokalvårdsverksamhet. Arbetet med att minska sjukfrånvaron inom förvaltningen är alltid en aktuell punkt på agendan. Medarbetarna inom förvaltningen informeras kontinuerligt om arbetsmetoder och hjälpmedel som underlättar det dagliga arbetet för att minska sjukfrånvaron. Arbetsmiljöarbetet och rehabiliteringsarbetet inom förvaltningen har intensifierats för att vara ett led i att minska sjukfrånvaron inom förvaltningen.