Sammanställning av frågor och synpunkter på upphandling av sommar och vinterväghållning vid Vilhelmina kommun.

Sammanställning av frågor och synpunkter på upphandling av sommar och vinterväghållning vid Vilhelmina kommun. Underlaget är framtaget av personalen vid kommunförrådet och som arbetar med bl.a. sommar och vinterväghållningen inför uppvaktning av kommunens styrande borgerliga majoritet. Vilhelmina 2010 04 26 Sidan 1 av 16

Förslag på effektivisering och omorganisation av tekniska verksamheten i Vilhelmina kommun med bibehållen sommaroch vinterväghållning i kommunal regi. Med anledning av den debatt som förts inom kommunpolitiken i Vilhelmina och via media ang. sommar och vinterväghållning (SoVH) och det behov på kostnadsminskningar som förts fram dristar vi oss till att komma med en rad förslag på som vi ser det förbättringar. Bland dessa förslag så redovisar vi också vår syn på kostnaderna för SoVH. Vi redovisar i en separat handling vår syn på kostnaderna för SoHV uppställda på samma sätt som anbudsgivarna gjort i den mall som lämnats in vid inlämnandet av anbuden. Vi har tagit fram kostnaderna för de olika efterfrågade posterna utifrån vår interna timredovisning. I detta, som vi kallar, verksamhetens anbud, har vi kommit fram till att det anbudet är det lägsta. Se bilaga 1 Nu till förslagen. Flytt av kommunförrådet till ISONORhuset mm. Vi har förstått att det pågår en diskussion om hur befintliga byggnader och lokaler som kommunen äger kan användas på det mest effektiva sättet för kommunens verksamhet. Vi föreslår följande; Kommunförrådet med befintligverksamhet, inkl SoVH, flyttas till ISONORhuset. Där ryms alla våra verksamheter samt våra maskiner. Vi föreslår också att GVA ingenjörerna som idag har sina kontor på kommunhuset flyttar ner till ISONORhuset. Fördelen med detta är att vi får en närmare kontakt mellan våra handläggande tjänstemän och vi som utför det praktiska arbetet. Tillgängligheten till det nya förrådet ökar och administrationen och ledningsfunktionen på plats kan ses över. Den vakanta tjänsten som teknisk chef/ingenjör tillsätts och placeras på kommunhuset och arbetar med de strategiska och övergripande frågorna. Sidan 2 av 16

Gymnasieskolans verksamhet vid M4, gamla AMU, flyttas till dagens kommunförråd. Vi ser inga problem för transportprogrammet att rymma sina fordon i dessa lokaler. Vi har då tittat på alla spiltor inklusive kallförrådet. Cornelias verksamhet samt föreningen Snickers ryms också i ISONORhuset. Fastigheten, M4, säljs och tas bort ur kommunens driftskostnader. Fordonsprogrammet som idag finns i byggnad M3 flyttas också ner till kommunförrådet. Verksamheten blir samlad på ett ställe och närheten till övningsområdet blir bättre. Området runt förrådet är inhägnat och medger också att viss utrustning kan lämnas ute på samma sätt som det görs idag. Idag finns det två lokaler i kommunförrådet som kan användas som klassrum. Om all klassrumsundervisning skall bedrivas på plats måste ytterligare lokaler anskaffas. Detta kan ske genom att leasa eller köpa moduler som kan kopplas ihop till befintlig byggnad. Detta ger en flexibel lösning som inte bygger fast kommunen i långsiktiga åtaganden. Det mest optimala kanske är att huvuddelen av all klassrumsundervisning bedrivs i M1, M2 eller Hembergsskolans lokaler i anslutning till att eleverna skall äta lunch uppe på i Hembergsskolans matsal. Denna omdisponering av lokalerna ger en kostnadsbesparing på 1 976 700 kr/år. Se bilaga 2 Vissa omställningskostnader kommer att uppstå i samband med omflyttningen av verksamheterna. Om vi antar att de kommer att uppgå till 2 000 000 kr så motsvarar det ett års kostnadsminskning eller med andra ord ett års pay off tid räknat enbart på inbesparingen på lokalerna. I samband med omorganisationen kan det vara lämpligt att se över möjligheten att erbjuda medarbetare som uppnått viss ålder, t.ex. 62 år att gå i förtida pension med vissa förmåner kvar. Kostnaden för detta uppskattas grovt till 500 000 i engångskostnad. Sidan 3 av 16

Utöver detta som blir det en besparing att inte lägga ut SoVH på entreprenad med 998 939 kr. Översyn av administration och ledning inom hela verksamheten ger en besparing på ytterligare c:a 500 000 kr/år. Totalt c:a 3 500 000 kr lägre driftskostnad/år. Med SoVH i egen regi, omflyttning av verksamheterna och avyttring av överflödiga fastigheter och naturliga avgångar kan en årlig kostnadseffektivisering på c:a 3,5 milj. kr uppnås för en engångskostnad på uppskattningsvis 2,5 milj. kr. Vi har inte råd att säga nej till denna översyn av verksamheterna. Om detta genomförs så har vi ett effektivare resursutnyttjande av kommunens byggnader och lokaler, billigare och effektivare sommar och vinterväghållning samt en högre servicenivå till kommunmedborgarna och övriga kommunala verksamheter. Vi kommer att hjälpa till att genomföra dessa förändringar för att få till stånd en för alla parter optimal lösning. Siffror och underlag till dessa beräkningar kommer från olika tjänstemän i förvaltningen eller från oss själva och våra tidlistor och vår samlade erfarenhet. Vi har haft hjälp från Socialdemokraterna och Vänsterpartiet att sammanställa dessa uppgifter. Vi hoppas att denna omständighet att vi fått hjälp av era politiska motståndare inte skymmer sikten för de objektiva och faktabaserade argumenten i detta inlägg. Låt oss lägga undan prestigen i detta ärende och tillsammans hitta den bästa lösningen för Vilhelmina. Medarbetarna vid kommunförrådet i Vilhelmina Vilhelmina 2010 04 25 Sidan 4 av 16

Sommar och Vinterväghållning, bilaga 1 Vi har tittat på den mall som finns i förfrågningsunderlaget som anbudsgivarna skall fylla i. Syftet med en mall är att anbudsgivarna fyller i och lämnar anbud på samma saker och på samma sätt så att anbuden går att jämföra med varandra. Vi har inget att anmärka på mallen och förfrågningsunderlaget i sin helhet då vi varit med i framtagandet av vissa uppgifter. Det vi undrar över är hur jämförelsen mellan lämnade anbud och kommunens verksamhet i egen regi är gjord. Vi önskar få en redovisning hur ni gjort detta. Det siffror vi hört talas om bla på kommunfullmäktigemötet 19/4 är hela redovisade kostnaden under 2009 för SoVH verksamheten. Vi anser att det inte är rättvisande att göra den jämförelsen. Vi har fyllt i samma mall som anbudsgivarna gjort med siffror från ekonomisystemet och utifrån vår erfarenhet av verksamheten. Vi redovisar den i bilagan under benämning verksamhetens anbud. Om ni anser att denna jämförelse är fel och att vi använt fel underlag önskar vi att ni preciserar vad som ni tycker är fel i dessa uppgifter. Vi anser också att en tur är ett snöröjningstillfälle dvs en dag. Vi hittar ingen annan definition i handlingarna. Vi föreslår också att innan tilldelningsbeslut utfärdas och kontrakt skrivs så ber vi Fasticon komma upp till oss i Vilhelmina och går igenom anbuden och även ger sin syn på vårt sätt att jämföra kostnaderna mellan anbudsgivarna och verksamhetens anbud. Eftersom ni har stor tilltro till Fasticon och vi inte har några skäl att misstro deras kunnande eller roll i det hela så ser vi det som ett utmärkt sätt att få klarhet i denna för oss alla så viktiga fråga. Av jämförelsen mellan de fem anbuden så kan ni se att kommunens verksamhet i egen regi är billigast. Bilaga 1 Sidan 5 av 16

Till detta har vi redovisat vår syn på uppsägningslönerna som vi anser måste finnas med som en kostnad vid övergång till entreprenad. Vi tror också att det blir svårt att enbart gå på sist in först ut vid uppsägningar. Vissa av de nyanställda har specialkompetenser som måste finnas kvar. Vi anser också att det är fel signaler att skicka de yngre och ytterligare förstärka risken för att hamna i situationen att större delen av arbetsgruppen närmar sig pensionsålder med åtföljande dränering av kompetens när dessa personer går i pension. För att synliggöra denna problematik har vi lagt in en kostnad på 500 000 kr för detta omställningsarbete som blir en direkt och omedelbar följd av uppsägningarna. Vi har också tagit upp en kostnad för förlorade samordningsvinster. Vi anser att 1,5 heltid på årsbasis är lågt räknat med för att vara på den säkra sidan har vi använt detta som utgångs punkt för kostnadsredovisningen. Vi tror att det snarare rör sig om 3 heltider. Vi har också lagt till kostnaden för beställarombud. Oavsett om det handlar om egen personal eller köpta tjänster eller kombination av det så har vi tagit upp denna kostnad till 0,10 av en heltid på årsbasis. I och med detta dokument så har vi visat på vår syn på det hela utifrån faktiska omständigheter, erfarenhetsbaserade fakta och vissa antaganden. De visar entydigt på att egenregi verksamheten står sig gentemot de anbud som lämnat in. Nu önskar vi att ni redovisar för oss hur ni resonerat. Vi hoppas naturligtvis att ni förkastar anbuden och ger oss fortsatt förtroende att sköta sommar och vinterväghållningen i kommunen. Det ger bästa utbytet för Vilhelminaborna, bästa totalekonomiska driften som i sin tur ger förutsättningar för att övrig kommunal verksamhet kan ges de resurser de behöver. För att det ska råda full klarhet i vad som sägs om att förkasta inkomna anbud eller avbryta upphandlingen så har vi lagt till den skrivning som finns i upphandlingsföreskrifterna. Bilaga 1 Sidan 6 av 16

UF3.1 Former för upphandling UF3.11 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt 4:e kap Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen medger ej förhandling varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt förfrågningsunderlaget följs och att samtliga efterfrågade uppgifter lämnas i anbudet. B förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samtliga inkomna anbud. Anbudsgivare har inte rätt till ersättning vid avbruten upphandling. UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innehåller för höga priser eller på annat sätt är oförmånligt kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Upphandlingen kan också komma att avbrytas om politiska beslut fattas avseende omorganisation, strukturförändring och/eller vid val av annan driftsform av verksamheten, helt eller delvis. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. Bilaga 1 Sidan 7 av 16

Vi har också lagt till anbudsformulärets två första sidor. ANBUDSFORMULÄR VINTER OCH SOMMARVÄGHÅLLNING Anbud avseende vinter- och sommarväghållning i enlighet med förfrågningsunderlag, daterat 2009-10-27. Anbudsgivare (namn):... Organisationsnummer:... 1. Fast ersättning (turpriser) Vi erbjuder oss att utföra rubricerad entreprenad i enlighet med bifogat förfrågningsunderlag till nedanstående turpriser: Turpriserna kommer att belastas genom att multipliceras med nedan angivna mängder. Framräknade fiktiva summor kommer att adderas ihop med belastade á-priser (se punkt 2 nedan). Angivna belastande mängder innebär ingen volymgaranti utan används endast för utvärderingen. Turpris avseende Pris/tur Belastas med Snöröjning och halkbekämpning Halkbekämpning Vårhyvling inkl saltning (dammbindning) Sommarhyvling Hösthvyling (inkl. 2 cm grus på 1/3 av sträckan) xx xxx SEK/tur 30 ggr xx xxx SEK/tur 15 ggr xx xxx SEK/tur 1 gång xx xxx SEK/tur 1 gång xx xxx SEK/tur 1 gång Bilaga 1 Sidan 8 av 16

Samtliga turpriser inkluderar arbetskostnad (inkl. ob- och övertidsersättning), jour, beredskap, eventuell utryckningskostnad, transporter samt erforderliga hjälpmedel/maskiner, utrustning och förbrukningsmaterial. Pris anges exklusive mervärdesskatt....... Ort och datum Underskrift av behörig... Namnförtydligande 2. Rörlig ersättning och ersättning för ändrings- och tilläggsarbeten: För rörlig ersättning och ersättning för ändrings och tilläggsarbeten beställda av B ska nedanstående á-priser tillämpas. Á-priserna och entreprenörsarvodena kommer att belastas genom att multipliceras med nedan angivna mängder. Framräknade fiktiva summor kommer att adderas ihop med belastade turpriser (se punkt 1 ovan).angivna belastande mängder innebär ingen volymgaranti utan används endast för utvärderingen av á-priserna och entreprenörsarvodena Administrativt (möten etc) Arbetsuppgift A pris Belastas med arbete Snöröjning/ halkbekämpning maskinellt 1 inkl förare Halkbekämpning maskinellt 2 inkl förare Lastmaskin 3 inkl förare xxx SEK/timme 45 tim xxx SEK/timme 20 tim xxx SEK/timme 10 tim xxx SEK/timme 20 tim Lastbil 4 inkl förare xxx SEK/timme 20 tim Bortforsling av snö xxx SEK/m 3 5 000 m 3 1 Maskin typ L 50 eller liknande 2 Maskin typ L 50 eller liknande 3 Maskin typ L 50 eller liknande 4 Treaxlad lastbil Bilaga 1 Sidan 9 av 16

Samtliga priser inkluderar arbetskostnad, eventuell utryckningskostnad, transporter, tippavgifter samt erforderliga hjälpmedel, utrustning och förbrukningsmaterial. Pris anges exklusive mervärdesskatt. Entreprenörsarvode Enligt ABFF 04 Procentsats Belastas med Punkt 36,8 Punkt 36,9 % 100 000 SEK % 50 000 SEK...... Ort och datum Underskrift av behörig... Namnförtydligande Bilaga 1 Sidan 10 av 16

2010-04-25 Utvärdering anbud upphandling sommar och vinterväghållning Fiktiv bedömning enligt förfrågningsunderlag Kostnad i egen regi totalt enl. mall 784 579 Lägsta anbud från entreprenörer 832 318 Summa -47 739-47 739 Kostnader för kommunen vid upphandling Uppsägningslön av 4 st anställda vid förrådet, genonsmittlig uppsägningstid 8 mån 4*8*33 000 kr 1 056 000 Omställningskostnad för att frångå turordningslista 500 000 Uppföljning och kontroll, beställarombud 10 % av heltid * 5 år 200 000 Minskad samordning övr tjänster 1,5 heltider * 5 år 3 000 000 outhyrda lokaler mm ej kostnadsberäknat Total kostnad under 5 år 4 756 000 Kostnad/år under avtalstiden 3 556 000/5 = 951 200 951 200 Jmf anbud, dyrare/år vid upphandling 998 939 Totalt under anbudstiden = 4 994 695 bilaga 1 Sidan 11 av 16

2010-04-25 Svevia AB Åslunds Åkeri Traktor och Gräv AB PEAB Sverige AB BBX Entreprenad AB Verksamhetens anbud Anbudspriser 1 2 3 4 5 Snöröjning och halkbekämpning 48 128 42 212 13 376 59 500 15 648 Halkbekämpning 32 287 28 800 6 011 18 900 7025 Vårhyvling inkl saltning (dammbindning) 31 640 17 912 9 831 62 000 18000 Sommarhyvling 19 020 8 602 7 255 43 000 3714 Hösthvyling (inkl. 2 cm grus på 1/3 av sträckan) 82 900 29 651 56 897 96 000 30000 Administrativt arbete (möten etc) 550 220 350 600 220 Snöröjning/ halkbekämpning maskinellt inkl förar 1 100 647 580 2 000 550 Halkbekämpning maskinellt inkl förare 1 100 995 954 2 000 825 Lastmaskin inkl förare 650 580 580 650 410 Lastbil inkl förare 700 550 570 730 535 Bortforsling av snö 29 21,85 38 22 22 Väghyvel, vma kommun 619 Entreprenörsarvode Enligt ABFF 04 punkt 36,8 12,00% 5,00% 12,00% 10,00% 0 Enligt ABFF 04 punkt 36,9 8,00% 9,00% 10,00% 5,00% 0 Beräkning av turpris för Vma kommun, snöröjning och halkbekämpning. Maskintyp á pris timmar s:a Väghyvel 619 12 7428 Lastmaskin L50 410 7 2870 Lastbil 535 10 5350 Summa 29 15648 Halkbekämpning latsmaskin L50 410 10 4100 Sand 15 m 3 * 195 kr = 2925 2925 Summa 7025 Sommarhyvling Väghyvel 619 6 3714 Summa 3714 bilaga 1 Sidan 12 av 16

2010-04-25 Belastade tur- och á priser Svevia AB Åslunds Åkeri Traktor o PEAB Sverige AB BBX Entreprenad AB Verksamhetens anbud 1 2 3 4 5 Snöröjning och halkbekämpning 1 443 840 1 266 360 401 280 1 785 000 469 440 Halkbekämpning 484 305 432 000 90 165 283 500 105 375 Vårhyvling inkl saltning (dammbindning) 31 640 17 912 9 831 62 000 18 000 Sommarhyvling 19 020 8 602 7 255 43 000 3 714 Hösthvyling (inkl. 2 cm grus på 1/3 av str 82 900 29 651 56 897 96 000 30 000 Summa 2 061 705 1 754 525 565 428 2 269 500 626 529 Administrativt arbete 24 750 9 900 15 750 27 000 9 900 Snöröjning/ halkbekämpning maski-nellt 22 000 12 940 11 600 40 000 11 000 Halkbekämpning maskinellt inkl förare 11 000 9 950 9 540 20 000 8 250 Lastmaskin inkl förare 13 000 11 600 11 600 13 000 8 200 Lastbil inkl förare 14 000 11 000 11 400 14 600 10 700 Bortforsling av snö 145 000 109 250 190 000 110 000 110 000 Summa 229 750 164 640 249 890 224 600 158 050 Summa totalt 2 291 455 1 919 165 815 318 2 494 100 784 579 Belastade entreprenörsarvoden Enligt ABFF 04 punkt 36,8 12 000 5 000 12 000,00 10 000,00 Enligt ABFF 04 punkt 36,9 4 000 4 500 5 000,00 2 500,00 summa 16 000 9 500 17 000 12 500 Summa Belastade tur- och á priser och entreprenörsarvoden 2 307 455 1 928 665 832 318 2 506 600 784 579 Lämnade tur- och a -priser belastas med 47 739 Snöröjning och halkbekämpning 30 turer lägre pris Halkbekämpning 15 turer Vårhyvling inkl saltning (dammbindning) 1 tur Sommarhyvling 1 tur Hösthvyling (inkl. 2 cm grus på 1/3 av str 1 tur Administrativt arbete (möten etc) 45 timmar Snöröjning/ halkbekämpning maski-nellt 20 timmar Halkbekämpning maskinellt inkl förare 10 timmar Lastmaskin inkl förare 20 timmar Lastbil inkl förare 20 timmar Bortforsling av snö 5 000 m 3 bilaga 1 Sidan 13 av 16

Byte av lokaler, bilaga 2 Om SoVH behålls i egen regi så ser vi en klar nytta för hela kommunen om vi flyttar förrådets verksamhet till fd ISONORhuset. I dessa lokaler inryms all vår verksamhet som vi har idag. Vi kan ha maskiner och utrustning inomhus där det så anses vara nödvändigt. Vi har tillgång till omklädningsrum, matsal och kontor. Kontorsdelen lämpar sig väl för att ta emot besökare som önskar komma i kontakt med oss. Samordning av den operativa ledningen, administrationen och de handläggande tjänsterna tror vi kan ge en rejäl effektivisering av verksamheten. Detta bygger naturligtvis på att inga nyanställningar görs vid sk naturliga avgångar som pensioneringar mm. Vi tror också att de kan finnas ett visst intresse av att få gå i pension i förtid för vissa personer om rimliga villkor ges. En sådan hantering är vi övertygade om stärker verksamheten för lång tid framöver och skapar incitament för en utvecklande och stimulerande arbetsmiljö. Till denna omställning behövs resurser. Vi har föreslagit 500 000 kr i engångssumma. Om detta är för högt eller lågt räknat har vi svårt att avgöra men vi tar upp det i vårt resonemang för att visa på att tankarna runt detta finns. Vissa omställningskostnader kommer med all sannolikhet att uppstå i samband med flytten mellan lokalerna. För förrådets del behövs anpassningar med mellanväggar och en avdelning för verkstaden. I ISONORhuset finns idag en travers som vi tror att vi kan nyttja. Övriga verksamheter som omfattas av flytten har säkert behov av anpassningar. Vi har tagit upp en kostnad på 2 000 000 kr för detta. Bilaga 2 Sidan 14 av 16

Detta dokument ang fastighetskostnaderna har upprättats av Marianne Näslund, ekonomienheten. 2010-04-25 KOSTNADER 2009 Hermelinen 1 M3 M4 Kommunförrådet Belopp i 1 000-tals kr (isonor) (Hela fsh) (Hela fsh) ( förrådet + kallförråd) Besiktningskostnad 6,0 0,0 0,0 1,0 Brandlarm 16,0 4,0 8,0 2,0 El 202,0 220,0 238,0 141,7 Fjärrvärme 316,0 163,0 254,0 112,7 Vatten o avlopp 23,0 16,0 12,0 14,2 Renhållning 7,0 35,0 10,0 Automatlarm 15,6 Underhållskostnad 7,7 42,1 20,1 20,0 Bevakning 2,0 2,2 Delsumma 595,3 480,1 542,1 293,8 Åtgärder eft elrevision 17,4 Rep av hängrännor 75,4 Proppning av luftkylning 1,6 Delsumma 94,4 0,0 0,0 0,0 Fastighetsskatt 31,0 Förvaltningskostnad RB 244,4 558,7 137,8 186,7 Bokfört värde 2009-12-31 (kronor) 2 359 420 2 672 573 1 417 078 4 532 389 10 981 460 Avskrivningar 141,1 137,7 149,6 Intern ränta 106,2 120,3 204,0 Delsumma 247,3 258,0 0,0 353,6 TOTALT 1 212,4 1 296,8 679,9 834,1 4 023 Besparing Besparing M4 679,9 Besparing M3 och M4 1 976,7 Hyresintäkt 311,0 1,0 (hyror p-platser) Hyresrabatt (sista året) 134,8 Summa 445,8 0,0 1,0 0,0 bilaga 2 Sidan 15 av 16

Detta dokument ang fastighetskostnaderna har upprättats av Marianne Näslund, ekonomienheten. 2010-04-25 M3 I bokfört värde ingår även en friggebod anskaff 2006. Bokf värde för den uppgår till 5 220 kr Den ingår även i kapitaltjänstkostn (avskrivn 880 kr och intern rta 235 kr) M4 Bokf värde fördelas på Granb 1:2 AMU slöjd 48 150 kr och Granberg 1:2 fd Lernia 1 417 078 kr I redovisningen fördelas denna fsh på flera olika verksamheter vilket gör att jag inte 100 % kan lova att jag fått med alla kostnader.men driftkostnaden är hämtad ur RB:s redovisning för fastigheten. Kan finnas missar i ex underhållskostnader. bilaga 2 Sidan 16 av 16