Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening Tidpunkt: Måndagen den 14 mars 2011 kl. 19.00 Plats: Grå kvartersgård Förslag till dagordning: 1. Årsmötets öppnande och behöriga utlysande. 2. Närvarolista och fullmakter. 3. Godkännande av föreslagen dagordning. 4. Val av ordförande och sekreterare för stämman. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 6. Styrelsens årsberättelse och ekonomisk redovisning (Bilaga 1 o 2) 7. Revisionsberättelse och ansvarsfrihet för styrelsen. (Bilaga 1) 8. Motioner från medlemmarna och framställningar från styrelsen. (Bilaga 3-5) 9. Ersättning till styrelsen och revisorerna. 10. Styrelsens förslag till budget och medlemsavgift för 2011 (Bilaga 1 o 6) 11. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter (Bilaga 7) 12. Val av revisorer och revisorssuppleanter. (Bilaga 7) 13. Val av valberedning varav en sammankallande. (Bilaga 7) 14. Övriga frågor. 15. Årsmötesprotokollets kungörande. 16. Årsmötets avslutande. STYRELSEN Inför omröstningar, lämnas för de som inte kan närvara, högst en skriftlig fullmakt/ombud per fastighet, till respektive områdes ledamot eller till mötesordförande. Bilagor: 1. Verksamhetsberättelse för 2010 med ekonomisk redovisning, revisionsberättelse, budgetförslag för 2011 och uppdaterad medlemsförteckning. 2. Elförbrukning för 2010. 3. Framställan om upprustning av kvartersgårdar. 4. Framställan om trygghetsåtgärder i Skogsbyn. 5. Framställan om ersättning till styrelsen och revisorerna. 6. Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening 2011. 7. Valberedningens förslag till funktionärer för 2011 (delas ut separat).
2011-01-25 Bilaga 2 IJ/ms SKOGSBYNS SAMFÄLLDA EL- FÖRBRUKNING AVSEENDE ÅR 2010 Uppdatering för år 2010 av Skogsbyns samfällda el-förbrukning. Utredningen baserar sig på beslut ursprungligen fattat på stämmorna år 1997 och år 2004. Med hjälp av de nio el-undermätarna i kvartersgårdarna och E.ON s fyra elmätare har 2010 års el-utredning utförts. Nedan är de tre senaste årens samfällda el-avläsningar tabellerade i kwh: E.ON s mätare Uttaxerat samma år per färggrupp År Blå Röd Grå Gul Totalt Blå Röd Grå Gul Uttax. Netto Uttax/total 2008 3636 4554 26337 3991 38558 1866 2351 2649 3470 10336 28222 26,8 % 2009 8262 4083 26206 5979 44530 2193 2763 3114 4079 13664 30866 30,7 % 2010 5595 4738 27201 7990 45524 1221 2251 2710 4748 10930 34594 24,0 % I grås siffror ovan ingår stolpbelysningen med 21769 kwh. Under år 2010 har en ökning med 2 % skett av den totala samfällda el-förbrukningen i förhållande till år 2009. Uttaxerade el-förbrukningen är fördelad per kvartersgrupp och garagelänga omräknad till kwh. Efter avdrag för medlemmarnas anmälda extra el-förbrukning erhålls nettoförbrukningen. Nettoförbrukningen av el är den som medlemmarna i respektive färggrupp får betala via medlemsavgiften. Under år 2010 har nettoförbrukningen ökat med 12,1 % i förhållande till år 2009. Permanenta el- förbrukningen har beräknats till 26189 kwh. Till den hör stolpbelysningen, belysningen ute på garagen och centralantennen. Stolpbelysningen har egen el-undermätare och timmätare. Påverkbara el- förbrukningen är den som åtgår för uppvärmning och belysning i kvartersgårdar samt belysning och annan el-förbrukning i garagen. Den påverkbara el-förbrukningen är visad i bifogad tabell. För år 2011 föreslås samma el-uttaxeringar som för år 2010. Påverkbara el-förbrukningen har under år 2010 ökat med 3802 kwh till 8404 kwh! Anm. El-utredningen avseende år 2010 är utförd av Stig Fristad och Ingmar Jegelius under januari 2011. Nedan visas: Sidan 2 Historiska värden för Skogsbyns samfällda el-förbrukning Sidan 3 Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2010 El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 1
Historiska värden för Skogsbyns samfällda el-förbrukning Påverkbara el-förbrukningen fördelar sig per kvartersgårdsområde de senaste 17 åren enligt nedan i kwh: Grå Blå Röd fd Brun Gul Totalt År 1994 6290 10130 8180 10410 35010 År 1995 4750 5030 5270 6490 21540 År 1996 5020 15160 8360 12950 41490 År 1997 5710 12700 7820 12440 38670 År 1998 3530 5880 2880 9100 21390 År 1999 610 5320 5600 11710 23240 År 2000 4190 6040 2500 15600 28330 År 2001 4810 3690 5270 13730 27500 År 2002 5280 5540 6770 8550 26140 År 2003 6590 7420 11280 13460 38750 År 2004 4630 1070 3710 7710 17120 År 2005 410-1470 660 10-390 År 2006 3601 1384 3229 1333 9547 År 2007 3543 335 988-579 4287 År 2008 846 667 1214-459 2268 År 2009 5145-216 268-595 4602 År 2010 3450 950 1742 2262 8404 Historiska data: Skogsbyns totala El-förbrukning under åren 1987-1994 i kwh Grå Blå Röd fd Brun Gul Alla Medel 9120 15318 32788 16951 74177 Max 10857 18460 37054 24576 84262 Min 7886 12582 30154 9798 66277 samt dito för åren 1995-2007 i kwh År 1995 8020 13400 32400 14000 67800 År 1996 8510 23100 35200 19000 85800 År 1997 9156 20586 34697 18512 82933 År 1998 8389 16825 31246 18040 74500 År 1999 6950 16720 33210 22111 78911 År 2000 9700 15620 32210 23020 80550 År 2001 9601 11903 33907 20017 75428 År 2002 8124 12619 35038 17487 73268 År 2003 10053 15143 37729 19713 82638 År 2004 8093 10482 31113 15756 65444 År 2005 3790 8028 27899 7725 47442 År 2006 5213 5698 28204 7707 46822 År 2007 5029 5496 26182 5581 42288 OBS! Elkablar till bilar framför garageportarna skall vara spänningslösa, då de ej nyttjas! Detta gäller även om bilen är försedd med inbyggd timer! Garageinnehavaren ansvarar för tillsyn av kablarna och deras skick! El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 2
SAMFÄLLD ELFÖRBRUKNING I SKOGSBYNS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING ÅR 2010 Avläst av Stig Fristad och Ingmar Jegelius 2010-12-31 13:00 Hänsyn har tagits till föranmäld extra elförbrukning i garagen. Avvikelse mot föran- Avläsningar i kwh 2009-12-30 2010-12-31 Jan-Dec Dygns- Föranmäld års- Föranmäld mäld årselförbrukning förbr. förbr. elförbrukning * dygnsförbr per länga per garage BLÅ Plats 2-8 4 garage 995 1140 145 0,4 56 0,2-89 -22 Plats 10-32 11 garage 9652 10985 1333 3,7 1389 3,8 56 14 RÖD Plats 1-17 9 garage 7691 8618 927 2,5 1237 3,4 310 34 Plats 19-43 12 garage 7365 8164 799 2,2 1351 3,7 552 46 GUL Plats 45-61 8 garage 15622 18240 2618 7,2 3972 10,9 1354 169 Plats 63-77 8 garage 5722 6798 1076 2,9 1056 2,9-20 -2 GRÅ Plats 34-48 7 garage 8197 9734 1537 4,2 1868 5,1 331 47 Plats 50-66 9 garage 4938 6067 1129 3,1 1122 3,1-7 -1 S:a 12051 Grå Stolpbelysning kwh 110003 131772 21769 timmätare för dito h 20302 24426 4124 S:a avvikande elförbr i garagen 2487 37 Kvg. exkl. E.ON s egna fjärravläsningar på nyårsafton kl 23:59 garage, bel. Påverkbar År 2009 År 2010 och antennanl elförbr. Blå E.ON s mätare GV 16 10 063 15 658 5595 3417 3450 Röd E.ON s mätare GV 23 5 961 10 699 4738 1812 950 Gul E.ON s mätare GV 51 7 942 15 932 7990 3596 2262 Grå E.ON s mätare GV 42 39 520 66 721 27201 2066 1742 Totalt E.ON år 2010 kwh 45524 Summa påverkbar elförbrukning kwh 8404 * I anmäld årsförbrukning av el i garagen har även inkluderats belysningen utomhus på garageväggarna med totalt 1120 kwh. Permanenta el-förbrukningen har på årbasis beräknats till 26189 kwh Varav: röds extralampa typ stolpbelysning på kvg 500 kwh lampor utomhus på garage 1120 kwh antennanläggningen för kabel-tv 2800 kwh stolpbelysning 21769 kwh Rörligt elpris inkl.skatter och nätavgift har beräknats till 131 öre / kwh El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 3
Framställan från styrelsen till stämman 2011 Bilaga 3 Upprustning av kvartersgårdar Våra kvartersgårdar har nu fungerat i 30 år och det märks att vård och underhåll av dessa byggnader har vissa brister. Enligt den underhållsplan som redovisades i verksamhetsberättelsen för 2009 (den lilla blå) har planerats underhållsåtgärder under åren 2012 2014 för totalt 300 000 kronor. Exempel på åtgärder, som kan variera mycket mellan olika gårdar är reparation av undertak ommålning/byte av ytskikt väggar, snickerier och gipstak byte innerdörrar byte golv reparationer elinstallationer byte varmvattenberedare byte blandare byte element byte spis renovering av köksinredning Styrelsen anser att det är viktigt att redan innevarande år inventera och utreda behovet av sådana underhållsåtgärder för att i god tid kunna planera genomförandet. Det är givetvis viktigt att inte genomföra onödiga åtgärder utan istället prioritera de som kan ge ökad säkerhet och kvalitet samt minskad energiförbrukning. Styrelsen föreslår därför stämman besluta att en särskild arbetsgrupp bildas för detta uppdrag. Redovisning ska kunna ske till styrelsen under 2011.
Framställan från styrelsen till årsstämma 2011 Bilaga 4 Trygghetsåtgärder i Skogsbyn Styrelsen föreslog till årsmötet 2010 att anlägga bilspärrar vid infarterna till området i syfte att minska biltrafiken för att öka tryggheten speciellt för barnfamiljerna. Flera medlemmar uttryckte missnöje med styrelsens förslag varvid förslaget drogs tillbaka. Vid mötet angavs att styrelsen avsåg pröva andra åtgärder för att minska biltrafiken genom fasta asfalthinder, stora blomkrukor, bättre skyltning samt information till fastighetsägare och bilister. Information Styrelsen anser att de boende mycket väl är medvetna om riskerna med biltrafik i området, varför ytterligare informationsåtgärder ej är nödvändiga. Det är naturligtvis svårt att informera taxi och annan nyttotrafik. Bättre skyltning Det finns redan skyltar som anger begränsad hastighet till 30 km/h på Gitarrvägen samt varning för lekande barn inom området. Stora blomkrukor Styrelsen bedömer ej utplacering av blomkrukor som lämplig med hänsyn till skötselfrågan. Farthinder Fasta asfalthinder bedöms kosta ca 20 000 kr per styck att anlägga, vilket enligt styrelsens uppfattning ej är kostnadseffektivt. Farthinder av gummi är betydligt billigare och ger samma effekt. Sådana hinder har monterats på flera ställen i området och bedöms ge god effekt på biltrafikens hastighet. Tyvärr har styrelsen hittills hindrats att montera ytterligare sådana farthinder. Andra trygghetsåtgärder Under våren 2011 kommer ett flertal häckar på föreningens mark att klippas ned till lämplig höjd i syfte att minska riskerna för olyckor. Föreningens medlemmar uppmanas att klippa ned egna häckar om de är belägna på utsatta ställen såsom korsningspunkter mellan gångvägar och bilvägar. Enligt kommunens anvisningar framgår att Om din tomt ligger intill en gång och cykelväg eller gata, ska du se till att dina växter och staket inte är högre än 80 cm i en sikttriangel som sträcker sig minst 10 m åt vardera hållet. Tillsynsman för respektive område kommer att följa upp detta. Styrelsens förslag Styrelsen förslår stämman besluta att anlägga kompletterande farthinder på två ställen enligt bifogad kartskiss och att kostnaden täcks genom medel i 2011 års budget. Kartskiss, se baksida.
Grön markering: Nuvarande omfattning av fartgupp. Röd markering: Förslag på tillkommande fartgupp.
Framställan från styrelsen till stämman 2011 Bilaga 5 Ersättning till styrelsen och revisorerna I föreningens budget finns posten styrelsekostnader vilket avser ersättning till styrelsen och revisorerna och denna kostnad har de senaste åren varit 7 000 kronor. Styrelsen omfattar 5 ordinarie ledamöter och 4 suppleanter/tillsynsmän och revisorerna är 2 ordinarie och 2 suppleanter. I styrelsens arbete ingår styrelsemöten ca 10 gånger per år, årsmöte, skrivande av protokoll och andra handlingar, ekonomisk uppföljning, debitering, bokslut, utredningar, brev och telefonkontakter mm. Suppleanter/tillsynsmän är alltid med på styrelsemöten och har dessutom ett ansvar för tillsyn av belysning och andra anläggningar. Den sammanlagda arbetsinsatsen från styrelsen bedöms uppgå till mer än 350 arbetstimmar vilket ersätts med 7000 kronor eller mindre än 20 kr per arbetstimme. Styrelsen anser att det är viktigt att ersättningen till styrelsen och revisorerna höjes för att understryka vikten av ett engagerat styrelsearbete. Styrelsens förslag är att ordinarie styrelseledamöter och suppleanter/tillsynsmän ersätts med 990 kr per person, vilket är ett belopp som kan utbetalas utan att föreningen behöver betala arbetsgivaravgift och mottagaren behöver ej heller betala skatt. Dessutom föreslås att styrelsen tillsammans med revisorerna ges möjlighet att intaga en gemensam måltid. Förslaget innebär att styrelsekostnader för verksamhetsåret 2011 i budget 2012 höjs till 15 000 kronor. Styrelsen förslår årsmötet besluta att ersättning till styrelsen och revisorerna för verksamhetsåret 2011 ska utgå med totalt 15 000 kronor.
Bilaga 6 Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Varje fastighet inom samfälligheten debiteras årligen enligt följande: Belopp Förfallodag 1.500 kr 27 februari 2011 Enl. nedan 27 maj 2011 (separat faktura för extra el) 1.500 kr 27 maj 2011 1.500 kr 27 augusti 2011 1.500 kr 27 november 2011 ------------------------------------------------------------- 1.500 kr 27 februari 2012 Eluttaxering enligt separata avtal. Motorvärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Motorvärmare utan klocka under vintern Kupévärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Kupévärmare utan klocka under vintern Frys Värme 600W i avskärmad förrådsdel till ca 5 grader Värme i garagedelen Annan elförbrukning 350 kr Uppmätning 900 kr Uppmätning 850 kr 1400 kr Uppmätning Uppmätning alt. Beräkning Avgiften sätts in på: Bankgiro: 644-3048 Betalningsmottagare: Skogsbyns Samfällighetsförening Betalningsavsändare: Namn och adress