2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 1 (6) AFFÄRSSYSTEM MED ÖPPEN KÄLLKOD - en förstudie utförd av Interim kultur id. för. INLEDNING Under 2013 beviljades föreningen Interim kultur 70 000 kr (35% av sökt summa) för projektet "Förstudie och utveckling av ett affärssystem med öppen källkod". Fokus har legat på förstudie, inventering och kartläggning, samt att ta fram värdegrund och rekommendationer för vidare utveckling av Interim kulturs affärssystem. I denna redovisning går vi igenom förutsättningar och värdegrunder för vår research, och resonerar kring skillnaden mellan att bygga ett eget affärssystem kontra att använda existerande tjänster. Utifrån en kartläggning av våra behov, avseende affärssystem och infrastruktur, föreslår vi ett antal tjänster och tillvägagångssätt som kan möta dessa. Vidare kommenterar vi frågan om finansiering, driftssäkerhet och spridning, går igenom våra slutsatser och vidare planer, samt sammanställer hur utvecklingsprojektet genomförts. UTGÅNGSPUNKTER FÖR VÅR RESEARCH När vi började att undersöka vilka möjligheter som fanns för att skräddarsy ett affärssystem valde vi att se till följande områden. FÖRUTSÄTTNINGAR Vi inledde förstudien med att formulera ett antal grundläggande krav på de verktyg och system som kunde bli aktuella. Vi valde att systemet måste kunna användas oberoende av vilket operativsystem (t.ex. Linux, Mac OS, Windows) som användaren har tillgång till. Detta kriterium har lett till att vi valt att framförallt söka efter webbaserade verktyg, som inte är knutna till en särskild plattform, och som går att använda med webbläsare som byggts med öppen källkod (t.ex. Firefox). Systemet ska dessutom uppfylla grundläggande krav på säkerhet och integritet på internet och vi har prioriterat lösningar som erbjuder oss full kontroll över vår data, dvs. att det går att installera på en egen server. Vi har valt bort program och tjänster som inte varit tillräckligt utvecklade eller användbara (tjänster med öppen källkod ligger ofta några steg efter patentskyddad programvara) för våra behov. De tjänster vi tittat närmare på efter inventering av arbetsuppgifter och behov, har haft minst en av följande grundläggande funktioner: bokföring fakturering lönehantering molnlagring ärendehantering digital signering I vårt sökande har sedan följande aspekter vägts mot varandra: intranät webbsida Användbarhet i vilken utsträckning kan användaren enkelt nyttja tjänsterna på ett ändamålsenligt och effektivt sätt? Öppen källkod är källkoden tillgänglig att granska för utomstående? Copyleft är programvaran licensierad så att den kan användas av andra? Kooperation underlättar lösningen kommunikation och samarbete medlemmar sinsemellan, och mellan administration och medlemmar? Tillgänglighet systemet ska i så hög grad som möjligt uppfylla standarden WCAG 2.0 nivå AA. Kostnad vi har sökt lösningar som inneburit så låga kostnader per användare som möjligt.
2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 2 (6) ATT BYGGA ETT EGET SYSTEM KONTRA ATT ANVÄNDA EXISTERANDE SYSTEM En grundläggande fråga för förstudien gällde valet mellan att bygga ett eget system från grunden eller att använda existerande system. Vår slutsats blev att det är långt mer fördelaktigt att använda och bidra till att utveckla redan existerande initiativ, företrädesvis sådana som byggts med öppen källkod. Det är mycket ovanligt att företag, stora som små, bygger egna system från grunden, inte minst för att det är mycket kostsamt både vad gäller att bygga och sedan att underhålla. Att använda system som existerar och som byggts med öppen källkod har bättre förutsättningar att uppdateras och utvecklas allteftersom teknik och förutsättningar förändras. Inte minst innebär detta väsentligt minskade kostnader för driftsäkerhet då åtgärdande av fel, säkerhetsuppdateringar och utveckling ombesörjs av communityt alternativt projektet eller företaget som tillhandahåller tjänsten. Att fler använder samma system borde därtill öka chanserna för framtida kompatibilitet, eftersom det då är fler som vill att det utvecklas och kan fortsätta användas. Vi insåg även att vi inte kommer att kunna hitta ett allomfattande system, utan att vi utifrån våra behov kommer att behöva använda flera olika tjänster. De flesta tjänster/system har i dag även möjlighet att interagera med andra system genom ett s.k. API (applikationsprogrammeringsgränssnitt, av engelskans application programming interface). Vi vill i så stor utsträckning som möjligt använda oss av system och tjänster som bygger på öppen källkod men tills dess att dessa nått en tillräckligt stabil och kontextspecifik utformning kan vi tänka oss att använda system som är patentskyddade. KARTLÄGGNING AV VÅRA BEHOV Bokföring, lönehantering och fakturering Kärnan i kooperativets förvaltning handlar om att effektivt hantera medlemmarnas ekonomi, vilket ställer stora krav på ändamålsenliga verktyg. Innan projektet påbörjades anlitade vi en bokföringsbyrå som i sin tur använde systemet Hansa World. Som ett resultat av utvecklingsprojektets kartläggning har vi nu bytt till webbaserade Fortnox som inneburit en tydlig effektivisering av arbetet, och sparade resurser tack vare minskat dubbelarbete. (Kan även tilläggas att vi tillsammans med redovisningsbyrån testkörde Fortnox under en tid vilket ledde till att redovisningsbyrån, Nätverkstan Ekonomitjänst, själva bytte system och numera använder Fortnox för alla sina kunder.) Då Fortnox är patentskyddat vill vi långsiktigt undersöka möjligheten att gå över till ett system med öppen källkod (Odoo), men dess system är i dagsläget inte tillräckligt utvecklade och anpassade efter specifika svenska regelverk och redovisningssed. Dokumentmallar och gemensamt kontorspaket För att möjliggöra enkelt och effektivt arbete för administrationen behöver kooperativets medlemmar använda samma kontorspaket. Detta paket behöver även fungera på samtliga plattformar/operativsystem. Kooperativet har därför implementerat en praxis att alla medlemmar använder den kostnadsfria programvaran Libre Office, som är byggt med öppen källkod. I Libre Office utvecklar administrationen mallar för t.ex. kontrakt och projektbudgetar. Vi bedömer att Libre Office även framöver kommer att kunna fylla detta grundläggande behov, i kombination med en molnlagringstjänst. Molnlagring/filsynkning För att minimera mängden dokument i olika versioner som skickas per e-post, samt för att ha alla dokument säkerhetskopierade, behöver vi en välfungerande och säker filsynkningstjänst, vilket innebär att dokument som finns på både medlemmens och administratörens dator samt online hela tiden hålls uppdaterade och synkroniserade via en server. I dagsläget använder vi det patentskyddade verktyget Dropbox. Vi avser under vår fortsätta utveckling att gradvis gå över till att använda OwnCloud, som dels är byggt med öppen källkod,
2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 3 (6) dels erbjuder möjlighet till delade kalendrar och kontakter. Vidare kan vi installera OwnCloud på en egen server, vilket innebär att vi har full kontroll över vår data. Detta kommer först att testas på ett mindre antal testanvändare. Ärendehantering Att hantera frågor och uppgifter som skapas i en organisation som har ca 10-20 projekt igång samtidigt ställer höga krav på planering och uppföljning. Det kan t.ex. handla om att ta fram anställningskontrakt, deklarera arbetsgivaravgifter och dragen skatt, revidera budget, slutrapportera projekt. Det är viktigt att kunna prioritera ärenden och att det finns möjlighet till påminnelser om att t.ex. följa upp ärenden som inväntar svar från annan part. I dag använder vi tjänsten TeuxDeux, ett enkelt verktyg men som saknar flera funktioner som vi skulle ha användning av. Vi planerar att börja använda Odoo som erbjuder ett långt mer avancerat ärendehanteringssystem med stora möjligheter till anpassning efter våra behov. Odoo har även möjlighet att byggas ut med en lång rad moduler och är byggt med öppen källkod och det är möjligt att installera systemet på en egen server. Intranät Eftersom medlemmarna idag sköter sin kommunikation direkt och primärt med administratören och administratören kontinuerligt behöver hålla sig uppdaterad om regelverk, riktlinjer och möjligheter har vi ett behov av att "kollektivisera" och decentralisera den kunskap som idag ackumuleras centralt. Intranätet ska uppmuntra och bidra till kooperativets demokratiska ambitioner, genom att höja transparensen och underlätta samverkan och utbyte medlemmar emellan. Detta innebär t.ex. att tillgängliggöra en "manual" om hur kooperativet organiseras, vad medlemskapet innebär och hur tjänsterna fungerar, som är tillgänglig för alla medlemmar och kontinuerligt uppdateras. Via intranätet, där medlemmen loggar in, vill vi även att administratör, styrelse och medlemmar ska kunna skriva om nyheter, tips och generella reflektioner, t.ex. genom en blogg som går att prenumerera på. Medlemmarna ska kunna ha en "egen sida" med presentation och bild för att alla medlemmar ska veta vilka andra som är medlemmar där de även kan få tillgång till relevanta funktioner, delade dokument (t.ex. stadgar och ägardirektiv), osv. Medlemmar ska kunna skriva in i en gemensam kalender för bidragsansökningar, residens, och evenemang av gemensamt intresse. Vissa delar av intranätet bör även vara offentligt på kooperativets webbsida. Vår preliminära plan är att bygga intranät och webbsida med Open Atrium, då denna tjänst bygger på öppen källkod och är gjord för att sammankoppla intranät med extern webbplats. Offentlig webbsida Vi har ett behov av att tillgängliggöra vår organisationsstruktur, arbetssätt och ideologiska fundament för Interim kultur. Vår långsiktiga förhoppning är att vårt sätt att organisera sig kan inspirera andra till att driva verksamheter i gemensamt ägd form, samt bidra med erfarenheter, kunskap och konkreta verktyg. Webbplatsen kan även bli ett sätt att locka nya medlemmar som sympatiserar med verksamhetsmodellen. Affärssystemet (en kombination av olika tjänster) i sig är ett exempel på något som vi vill dela med oss av, liksom dokumentmallar och kunskap. Digital underskrift I dagsläget lägger både medlemmar och administratör mycket tid på att skriva under och skicka kontrakt och avtal eftersom anställningar och uppdrag ofta är korta och många. Ett säkert system för digitala underskrifter skulle förenkla denna aspekt av arbetet avsevärt. Den tjänst vi har valt att undersöka och testa framöver är Scrive (patentskyddad). Vi kommer vidare att hålla utkik efter likvärdiga tjänster med öppen källkod.
2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 4 (6) Server För oss är det viktigt att vi kan ha kontroll över vår data, dels handlar det om integritet (Var i världen ligger datan? Vem har tillgång den? Är kommunikationen mellan användare och server krypterad på ett adekvat vis?), dels om att följa lagar såsom t.ex. personuppgiftslagen (PuL). De flesta av de tjänster som vi vill använda erbjuder möjligheten att installera tjänsten på en egen server. I dag är det inte aktuellt för oss att äga och drifta en egen server, men vi skulle t.ex. kunna hyra en virtuell server (VPS), managed server eller dedikerad server från en leverantör med fokus på integritet och säkerhet. Med en egen server hos en leverantör skulle vi kunna samla hela vårt affärssystem på ett ställe och då enkelt kunna göra säkerhetskopieringar på hela servern för att säkra att vi inte förlorar viktig data. Vi skulle samtidigt minimera hur många som har tillgång till vår data och på sätt minimera risken att datan hamnar i fel händer. KOMMENTAR ANGÅENDE "FINANSIERING, DRIFTSSÄKERHET, OCH SPRIDNING TILL DET FRIA KULTURLIVETS AKTÖRER" Kulturstrategiska avdelningens beslutsmeddelande åtföljdes av en motivering: "Stödet avser förstudiedelen som ska undersöka framtida finansiering, driftsäkerhet, och spridning till det fria kulturlivets aktörer". Då vår ansökan varken omfattade frågor om framtida finansiering eller driftssäkerhet har dessa inte varit särskilt framträdande i vårt arbete med projektet. Vidare vill vi understryka att vi sökt medel för att utveckla ett affärssystem för Interim kultur men att vi vill göra detta på ett sådant sätt att vi kan dela med oss av våra resultat till andra som kan inspireras av att göra liknande eller använda delar av vad vi kommit fram till. Finansiering Då affärssystem alltid kommer att behöva se olika ut för olika aktörer, kommer de att behöva innefatta olika komponenter, vilket påverkar kostnaderna. Vi har i vårt arbete med denna förstudie utgått ifrån att det är mer kostnadseffektivt och säkert att sammankoppla existerande tjänster än att bygga ett eget affärssystem. Hur respektive aktör som väljer att bygga upp affärssystem som inspireras av vårt ska finansiera detta, beror helt på den aktörens behov, omfattning, och inkomstkällor. Driftssäkerhet Då vi valt att bygga upp affärssystemet genom att sammankoppla existerande tjänster, är frågan om driftssäkerhet framför allt en fråga för de som tillhandahåller dessa tjänster. Se även resonemang om server ovan. Spridning I vår ansökan skrev vi att "affärssystemet ska byggas på öppen källkod för att kunna användas och modifieras av andra aktörer med liknande behov och på så sätt främja kooperativa verksamhetsformer". Detta är fortfarande vår avsikt. Eventuellt kan Dilettant AB (svb), som utvecklar Interim kulturs infrastruktur, komma att fungera som konsulter i de fall andra kulturaktörer vill bygga egna system baserade på Interim kulturs infrastruktur. I övrigt så avser vi att på Interim kulturs hemsida informera om hur vi byggt upp organisationen och dess affärssystem och därmed sprida information om hur aktörer kan gå tillväga, det kan även bli aktuellt att i framtiden arrangera seminarier om organisering och i viss mån sprida information via tryckt material. AVSLUTANDE REFLEKTIONER Enligt vad som kommit fram i vår förstudie, har vi kommit fram till följande slutsatser: En demokratisk organisation kräver en vidgad förståelse av affärssystem och infrastruktur så att dessa även omfattar intranät för samverkan och kunskapsutbyte inom organisationen. Ett vanligt affärssystem innefattar verktyg som syftar till effektivisering och synkronisering av arbetsflöden,
2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 5 (6) information och ekonomi. Vi menar att dessa aspekter ofta verkar centraliserande, och eftersom Interim kultur ägs av sina medlemmar vill vi inkludera ett intranät i affärssystemet som helhet. Kärnan i förvaltningen ligger oundvikligen hos administrationen, men intranätet ska underlätta decentralisering av kunskap, göra information om det gemensamma ägandet lättillgängligt samt uppmuntra medlemmar till kunskapsdelande och samverkan. Alla medlemmar har olika behov, intressen och arbetssätt, varför vi vill hitta sätt som underlättar men inte tvingar alla att använda samtliga funktioner. Våra medlemmar använder Interim kultur på väldigt olika sätt och i olika omfattning, och vill arbeta på olika sätt. Vi vill därför bygga ett system som både uppmuntrar samordning för att förenkla arbetet, men samtidigt inte tvingar den enskilda medlemmar att använda systemets alla delar. Vi ska inte bygga nytt utan använda och bidra till att utveckla redan existerande initiativ. Enligt förstudiens resultat är det mer ändamålsenligt, säkert och billigt att utnyttja existerande initiativ och tjänster, och på så sätt bidra till den kollektiva utvecklingen av alltmer välfungerande verktyg byggda med öppen källkod. Det är i dagsläget inte troligt att vi kommer att hitta ett allomfattande system, men kan utifrån våra behov använda olika typer av verktyg som kan interagera med varandra. Inga system innehåller allt vi behöver. Detta kan dels bero på att viktiga komponenter, som t.ex. bokföring eller digitala underskrifter, inte finns i en anpassad version för Sverige, eller för att ett system är utvecklat för affärsverksamhet men inte medlemsengagemang, eller vice versa. Vi kommer att behöva kombinera plattformar och verktyg som byggs med öppen källkod, med patentskyddade verktyg, och anpassa och sammankoppla de delar som går tillsammans med programmerare. PROJEKTETS FORTSÄTTNING Det vidare arbetet kommer att ske i olika faser, och vi avser bygga upp systemet gradvis, dels genom småskaliga tester som involverar administratör och testanvändare, dels genom att rekrytera en programmerare som kan hjälpa oss att ta fram en plan för hur systemet bäst kan realiseras, samt stå för den programmering som behövs för detta. Vi kommer i vårt fortsatta arbete att använda oss av e-delegationens vägledning för webbutveckling för att uppnå så hög grad av tillgänglighet och användbarhet som möjligt. När Kulturstrategiska avdelningen tagit del av denna projektrapport ber vi er att återkoppla till oss för vidare dialog samt för att diskutera möjligheter att söka ytterligare utvecklingsstöd för de nästkommande delmomenten, då detta avsevärt skulle underlätta och snabba på våra möjligheter att bygga upp och offentliggöra vårt affärssystem, samt höja kvaliteten genom möjligheten att ta in kompetens, delta i utbildningar, samt arbeta mer utförligt med dokumentation, information, tips och visualiseringar som skulle underlätta kommunikationen med andra aktörer. HUR VI HAR ARBETAT Interim kulturs styrelse gett Dilettant AB (svb) som utvecklar och förvaltar Ik:s infrastruktur uppdraget att genom föra förstudien. Team Projektledare har varit Johan Thelander, Dilettant AB (svb), huvudansvarig för administrationen av Interim kultur. Assistenter och diskussionspartners har varit Anders Jacobson, Dilettant AB (svb), och Victor Saiz, programmerare.
2015-02-02 Redovisning av stöd till Stockholms stad 6 (6) Kartläggningen Johan Thelander har undersökt olika möjligheter, tjänster och lösningar genom att läsa dokumentation, ta del av forum, guider och presentationsmaterial. Vidare har Johan utifrån identifierade behov testat olika tjänster. I denna redovisning har vi bara tagit upp tjänster som vi har gått vidare med och som vi anser har potential att användas i framtiden. Utbildning Johan har vidare deltagit i följande kurser under projektets gång: heldagsseminarium om Fortnox ett seminarium och en workshop om Odoo två webbseminarium om Open Atrium