Mauritz Karmehag, projektledare Maria Svanström Matts Johansson Anders Jeppsson Lars-Bertil Ericsson

Transkript

1 Mauritz Karmehag, projektledare Maria Svanström Matts Johansson Anders Jeppsson Lars-Bertil Ericsson

2 2 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Uppdrag 4. Metod 5. Kansliets utredning 6. Projektgruppens förslag 7. Uppföljning

3 3 1. Sammanfattning Utredningen visar att gemensamt framtagna riktlinjer och regler behövs för att få arbetet inom föreningen att fungera på ett smidigt sätt. De riktlinjer och regler som utredningsgruppen åsyftar, skall också säkra att föreningen går i den riktning som föreningen har utstakat samt att utvecklingen sker på det sätt som har planerats. Kansliverksamheten måste granskas ur en rad aspekter, allt från arbetsplatsernas ergonomiska utformning till programvarornas innehåll och användbarhet. Där måste också en utveckling ske för att möta nya sätt att kommunicera via internet och webbaserade lösningar allt i syfte att uppnå större delaktighet från medlemmarna och effektivare arbetssätt för kanslipersonalen. En utredning som denna är en process som börjar i samma stund som utredning startar. Det har medfört att en del av de akuta problem som initierade den här utredningen, har redan åtgärdats eller är på god väg att lösas. Personalens arbete med att granska kansliets olika delprocesser har gett en god kännedom om verksamheten, vilket har en stor betydelse inför det fortsatta arbetet. 2. Bakgrund Umedalens IF har en omfattande verksamhet med 8 st sektioner och flera av sektionerna har under de senaste 10 åren vuxit kraftigt. UIF`s upptagningsområde sträcker sig från Tvärån och västerut (west på sta`n) och inom det området bor idag människor med ca 4000 personer under 24 år. År 1989 fanns det inom samma område ca 8000 boende, vilket betyder att upptagningsområdet har ökat med ca 37 %. Föreningen har expanderat kraftigt inte bara i utökat antal medlemmar och aktiviteter utan också genom att lokalytorna har utökas med egna sporthallen Musköten. Hallen innehåller lokaler för idrott, kansli, omklädningsrum, utbildnings- och festlokaler. Lokalerna ägs av ett eget aktiebolag (AB UIF) som köper tjänster av UIF för att driva anläggningen. Innebandyföreningen Dalen hyr lokal för kansli samt köper administrativa tjänster av UIF. Deras framgångar i toppen av elitserien har medfört ökat tryck och högre puls i vår verksamhet. Sammantaget har de senaste årens förändringar skapat väsentligt ökad arbetsbelastning inom kansliverksamheten och därför måste organisationens struktur, utformning och effektivitet revideras. Inom de administrativa arbetsuppgifterna har på de senaste åren skett en stor förändring och det mesta handhavs med hjälp av datorer, vilket har medfört att arbetskraftstimmar kan sparas på rationell hantering. Kravet på ökad information och hantering av större mängd uppgifter har däremot ökat. Sektionernas verksamhet bedrivs på ett bra sätt men där 3-4 sektioner anlitar kansliverksamheten i större omfattning än de andra. Det sker under olika perioder under året och problemet är att planeringen av sektionernas aktiviteter är dålig, när det skall göras och av vem det skall göras. Ofta leder det till panikutryckningar och stressade medarbetare som är förödande för en organisation. Detta sammantaget måste lösas för att få en fungerande organisation som klarar av att hantera ett växande UMEDALENS IF.

4 4 3. Uppdrag UIF s huvudstyrelse har bildat en projektgrupp vilkens uppdrag är att granska föreningens organisation och verksamhet ur ett antal perspektiv i syfte att finna förbättringsområden i den befintlig organisation. Syftet med utredningen är att skapa bättre arbetsförhållanden för föreningens administration samt utveckla kontakterna mellan sektionerna och kansliet. Styrelsens uppdrag kan sammanfattas i följande punkter: o Fastlägga vilka arbetsområden som finns inom Umedalens IF o Fastlägga och kort beskriva arbetsuppgifterna inom respektive arbetsområde. o Genomlysa UIF s kansliorganisation. o Fastlägga kansliorganisationens sammansättning samt föreslå åtgärder utifrån projektets arbete. 4. Metod Projektgruppen har intervjuat representanter från samtliga sektioner samt har enskilda samtal hållits med all anställd personal. De anställda har gått igenom verksamhetens alla arbetsprocesser samt har kanslilokalens funktion granskats. Projektgruppen har träffats? gånger. o Intervjuer med sektionsstyrelser o Intervjuer med kanslipersonal o Kanslipersonalens egen utredning o Projektgruppens möten 5. Kansliets utredning Personalgruppen har inventerat och sammanställt en förteckning över vilka arbetsuppgifter som förekommer på kansliet. Uppgifterna är indelade i tre olika grupper: Dagliga, Veckovis, Löpande jobb. Vidare har ett förslag till innehåll på varje uppgift tagits fram, med förslag på ansvarsfördelning och administrativa hjälpmedel. Sammanställningen har genomarbetats vid två tillfällen av personalgruppen. Den kompletta utredningen bilägges i bilaga 6. Projektgruppens förslag o Kanslilokalernas utformning ses över, där särskilt arbetsmiljön för den anställda personalen belyses. o Årlig verksamhetsplan sammanställs för hela UIF:s verksamhet (kansli, styrelse och sektioner). Sammanställningen ska vara tillgänglig på UIF:s webbadress och uppdateras kontinuerligt. o Kansliets arbetsuppgifter fastställs till att omfatta: Administrativt stöd till verksamheten samt uppgift att samla, bearbeta och delge erforderlig information till styrelsen, sektioner, ledare och medlemmar. Kansliet ska alltså stödja pågående verksamhet, inte driva verksamhet.

5 5 o Ett regelverk över hur verksamheten ska genomföras, tas fram tillsammans med berörda verksamhetsgrenar. Regelverket (arbetsbeskrivningarna) utformas i form av PM, som sedan ska finnas tillgängliga på UIF:s webbadress. Dessa PM delas in i fyra olika områden: 1) LAGAR OCH FÖRORDNINGAR enligt svensk lagstiftning. 2) UIF:s STADGAR OCH POLICY. - Stadgar - Befattningsbeskrivningar (Personal, styrelser, ledare) - Beslutsordning - Inriktning på verksamheten - Ansvarsfördelning mellan verksamheten och administrativa stödet (kansliet) 3) VERKSAMHETERNAS RUTINER - Administrativa rutiner - Bokningar av planer, lokaler - Arrangemang - Materialhantering - Information 4) EKONOMI - Budget - Redovisning, attest, betalorder - Bokslut - Kassahantering - Redovisningsprinciper o Administrativt stöd Kansliets administrativa stödsystem utvecklas och då främst vad gäller IT-stöd. Lokalt nätverk och server för gemensamma programvaror har installerats. Även har moderna datamaskiner i erforderlig omfattning införskaffats de sista åren. Det som återstår att göra är att installera fast lina till Internet via optofiberkabel eller likvärdig teknik. Andra administrativa stödsystem skall ständigt förbättras för att uppnå nödvändiga effektiviseringar. Webbaserade lösningar skall prövas för att underlätta de administrativa kontakterna mellan sektionernas ledarna och kanslipersonalen. 8. Uppföljning Styrelsen beslutar om ovanstående förslag skall åtgärdas. Gruppen föreslår att det fortsatta arbetet följs upp under en stående punkt på varje styrelsemöte, samt att slutrapport skrivs när arbetet är klart.