HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA Affärssystem + BI För ökad lönsamhet och kunskap Investeringsklimatet inom Affärssystem Investeringarna i affärssystem upplevde en pik i slutet av 2008 gällande antalet nya affärer och systembyten sid. 20 verksamheten styr över beslutsstödet företag skall blicka framåt och göra simuleringar och rimliga bedömningar innan de riskerar att hamna i ett felaktigt läge. sid. 12 Underlätta det vardagliga arbetet med rätt beslutsstöd När inledande research är gjord och ett system har valts och installerats påbörjas företagets arbete med att nå sina uppsatta mål HUR? sid. 10 Branschinsikt är A och O Många leverantörer av affärssystem fokuserar på molnteknologi som universallösning, och missar vad som i slutändan skapar verklig affärsnytta för kunden. sid. 9 Hjälp! BI SOLUTIONS Våra kunder verkar gilla oss. Därför vill vi bli fler. Vi jobbar med intressanta Data Warehouse utmaningar inom Oracle. Vill du jobba med oss, eller bli kund? Skicka ett mejl till info@emineobi.se. Eller titta in på www.emineobi.se.
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 14 Friskare och lönsammare företag med rätt beslutsstöd hälsoföretaget feelgood erbjuder sina kunder en beslutsstödslösning som kan minska deras anställdas sjukfrånvaro. därmed kan de också minska sina kostnader påtagligt. lösningen har utvecklats i samarbete med it-konsultbolaget kentor.»» Att de anställdas sjukfrånvaro kostar företag mycket pengar har varit ett vanligt ämne i den allmänna debatten under flera år. Det har bidragit till att öka intresset för olika lösningar som kan minska sjukfrånvaron. En framgångsrik sådan lösning används av Feelgood, en av Sveriges ledande aktörer inom företagshälsovård. Det är ett beslutsstödssystem som gör det möjligt för Feelgoods kunder företag med mellan 100 och 30 000 anställda att minska personalens sjukfrånvaro. Kombinationen av detta verktyg och vår medicinska kunskap inom företagshälsovården blir tillsammans mycket slagkraftig. Den ger oss en stor konkurrensfördel på vår marknad, säger Nils Österlund, affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB. Den här lösningen innebär att Feelgoods kunder får friskare personal och bättre lönsamhet. Den skapar stora fördelar för såväl kundföretagens verksamhet som för de enskilda medarbetarna, säger Anders Burestig, affärsenhetschef på Kentor AB. Nära samarbete Feelgood har sedan flera år använt ett system för sjukanmälning av kundföretagens personal. Förra året kompletterades systemet med beslutsstödslösningen som Kentor har hjälpt Feelgood att utveckla och implementera. Kentor tar också hand om drift, administration av servrar, vidareutveckling och uppgraderingar. Arbetet sker i nära samarbete för att kunna lägga utgångspunkten i Feelgoods verksamhet och samtidigt tillvarata Kentors erfarenhet i beslutsstödsfrågor, säger Anders Burestig. Beslutsstödslösningen används som en tjänst av kundföretagen. Den kallas Frisklinjen och fungerar som ett avancerat sjukoch friskanmälningssystem som nås av användarna via ett webbgränssnitt samt e-post och SMS. Tjänsten är tillgänglig dygnet runt alla dagar om året. Sjukanmälan sker genom att medarbetaren ringer ett särskilt nummer hos Feelgood och uppger sjukdom, när arbetspasset börjar, hur länge frånvaron kan pågå, om det är en arbetsrelaterad sjukdom, och liknande information. Vid detta samtal får medarbetaren också möjlighet att på en gång tala med en sjuksköterska för att få sjukvårdsrådgivning, säger Nils Österlund. Med automatik Informationen registreras i systemet och går sedan med automatik till medarbetarens chef både per e-post och SMS. Chefen kan snabbt planera vilka åtgärder som ska vidtas, säger Anders Burestig. Den sjuke medarbetaren behöver kanske ersättas. En omfördelning av arbete kanske behöver göras mellan de befintliga medarbetarna. En sjuksköterska på Feelgood kan följa ärendet i systemet och samverka med chefen för att kunna göra tidiga insatser i syfte att snabbt få medarbetaren tillbaka i arbete. Systemet signalerar när cheferna ska coacha sin personal eller ta hjälp av till exempel vår expertis i form av sjuksköterskor, läkare, psykologer eller arbetsmiljöingenjörer, säger Nils Österlund. Bättre kunskap Genom beslutsstödsverktyget får chefen betydligt bättre kunskap om hur avdelningen fungerar på hälsoområdet. För vissa medarbetare som blir sjuka ofta kan åtgärder sättas in för att inte verksamheten ska drabbas av sjukfrånvaron, säger Anders Burestig. Lösningen kan även bidra till att medarbetare inte blir långtidssjukskrivna. Beslutsstödssystemet samlar in historik om de anställdas sjukskrivningar. Det ger chefen ett realtidsstöd för en övergripande bild av situationen, i stället för att chefen ska behöva vänta på en månadsrapport från ett lönesystem. Systemet ger också företagsledningen och personalavdelningen (HR) en tydlig bild av hälsosituationen för enskilda medarbetare, avdelningar och hela företaget. Feelgood hjälper sina kunder att lägga upp skräddarsydda planer för hur lösningen ska användas. Vi skapar högre effektivitet och bättre lönsamhet för våra kunder inom logistik, handel och projektstyrda organisationer. BOKSTAVLIGT talat erbjuder vi balans mellan hög kundnytta, kort projekttid och låg totalkostnad. www.systemstod.se
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 15 Systemet signalerar Då fastställer vi exempelvis hur många sjukfrånvarotillfällen en medarbetare ska nå på till exempel sex månader innan chefen eller HR gör vissa insatser, säger Nils Österlund. Systemet signalerar när detta ska ske. Vi ringer upp kundmedarbetaren den tredje sjukdagen för att undersöka om denne behöver mer sjukvårdsrådgivning. Systemet påminner oss om detta. Sjukskrivna medarbetare kostar företagen stora pengar i form av löneersättningar, arbetsuppgifter som inte blir utförda, och kostnader för tillfällig personal. Genom rätt användning av beslutsstödslösningen kan sjukfrånvaron minskas, men hur mycket varierar. Många företag kan minska medarbetarnas frånvaro med 10 procent eller mer, säger Nils Österlund. För stora företag med flera tusen anställda kan det innebära besparingar på flera miljoner kronor per år. Feelgood, som har drygt 600 anställda, använder beslutsstödslösningen för sin egen organisation. Tack vare den har sjukfrånvaron minskat, eftersom cheferna kan agera i tid. n»för stora företag kan det innebära besparingar på flera miljoner kronor per år.«nils Österlund Affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB Feelgood är ett av Sveriges ledande hälsoföretag och verkar inom företagshälsa, primärvård, träning och sjukgymnastik. Företaget erbjuder hälsotjänster till företag, organisationer och privatpersoner. Feelgood levererar hälsotjänster på 150 orter över hela landet Omsättning: 640 miljoner kronor 2012. Antal anställda: 600. Hemsida: www.feelgood.se Anders Burestig Affärsenhetschef, Kentor AB Nils Österlund, Affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB och Anders Burestig, Affärsenhetschef Business Solution, Kentor Kentor är ett IT-konsultbolag som levererar affärskritiska lösningar till stora och medelstora företag och organisationer. Företaget har kontor i Stockholm, Göteborg, Oslo och St. Petersburg. Sedan 2007 är Kentor ett bolag inom TeleComputing-koncernen. Omsättning: 262 miljoner kronor 2012. Antal anställda: 270. Hemsida: www.online-bi.se Hogia Affärssystem ger dig helheten och lite till! kostnadsbesparing Pålitligt EffEktivitEt HElHEtslösning EkonomisystEm kvalité kontroll Hr system kundnytta integration ArbEtsflödE ProduktivitEt trygghet EnkElt www.hogia.se
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 28 EXPERTPANELEN 1. Hur bra är företagen på att integrera sina affärssystem med beslutsstödet? 2. Vilken är de viktigaste användarna av denna typ av information? Vd, affärsområdeschefer, ekonomiavdelningen eller slutanvändare? 3. Vilka områden är hetast när det gäller att använda sig av information i affärssystemen inom beslutsstöd? Data från personal-, logistik-, ekonomi eller sälj- och marknadsinformation? 4. Finns det något företagen/användarna bör tänka på när de inför beslutsstöd som bygger på verksamhetsinformation. Vad bör man prioritera? Bör man börja i liten skala och bygga ut, eller finns det argument för att införa den här typen av beslutsstöd i större skala på en gång? Robert Andersson Säljchef Cadeia 1. Varierande. Viktigt: Bestäm beslutstödsystemets uppgifter vs affärssystemets och sammanblanda dem inte. Rättning av felaktiga källdata skall göras i källan. Säkra att önskad detaljeringsgrad fås i beslutsstödsystemet antingen via dubbellagring av detaljer eller via drill through till källsystemen. 2. Viktigast är de tre förstnämnda Om man bygger ut systemet till att omfatta de dagliga operationerna och slutanvändare måste en avvägning göras gentemot befintliga operationella system. Det är kontraproduktivt att bygga beslutstödsystemet till att omfatta funktioner som redan stöds i dessa system. 3. Jag menar att det inte finns ett generellt svar på den frågan för det beror på företagets karaktär och situation - generellt kan sägas att informationen i affärssystemen ofta inte räcker till för att lösa uppgiften utan måste kompletteras med information från omgivande verksamhetsnära system. 4. Tänk stort börja smått är en god regel. Ta fram målbilden ur alla aspekter men börja inte realisera i stor skala utan med små delar. Välj de delar där man på kortast kalendertid och minsta insatser kan påvisa effekter. Bygg sedan vidare steg för steg vart efter de önskade effekterna realiseras.
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 29 beslutsstöd Mikael Stern Verksamhetskonsult Hypergene Eos Per Nyberg VD, Infotool Fredrik Borin VD och Affärsansvarig Insera AB Björn Leufstedt Specialist beslutstöd, Kentor 1. Det varierar. De flesta företagen har en stark vilja att integrera affärssystemen med sitt beslutsstöd och vanligtvis fungerar det bra. Problemet ligger mer hos en del affärssystemleverantörer där det ibland finns ett motstånd mot att släppa ifrån sig information till en beslutsstödslösning. 2. De viktigaste användarna anser jag är chefer och beslutsfattare på alla nivåer i verksamheten. Beslutsstödet ska vara lätt att arbeta i och anpassat för dem. Snabbhet, enkelhet och relevans är nyckelord. Ekonomer och specialister inom andra verksamhetsområden har lättare att hitta den information de behöver i verksamhetssystemen. 3. De viktigaste behoven vi möter är information för övergripande styrning och planering av verksamheten och då handlar det om information från alla delar; försäljning, marknad, produktion, logistik, ekonomi och personal. En tydlig trend är att även beslutsstödet i sig bidrar med väsentlig information för verksamhetsstyrningen, till exempel i form av prognoser, kalkyler och distribuerad målstyrningsprocess med aktiviteter för att nå uppsatta mål. 4. Prioritera quick wins, lösningar som snabbt ger resultat för verksamheten. Det innebär att man skapar förtroende för lösningen ute i organisationen och får en bra plattform att bygga vidare på. Stegvist införande är alltid att föredra, då krav och behov ändras snabbt och fort riskerar att bli inaktuella. Säkerställ att era beslutsstödsleverantörer har informationsmodeller som hanterar förändring, vilket är en förutsättning för att nå framgång med ett stegvist införande. 1. Ett beslutsstöd behöver integreras med de underliggande affärssystemen så att utläsning av data från affärssystemen till beslutsstödet är möjlig. Detta är de flesta kunder på beslutsstöd bra på. En svårare fråga är hur beslutsstödskunden säkerställer tillräckligt hög kvalitet på det data som presenteras i beslutsstödet. Viktigt är att redan från start ta höjd för att lösningen skall vara väl dokumenterad och förvaltningsbar. Det är ett plus om beslutsstödslösningen kan kompletteras med en planeringslösningar som integreras med beslutsstödet. Ett exempel på planeringslösning är finansiell budget och prognos. 2. Användare på varje nivå i en organisation är de viktigaste användarna av information om hur verksamheten går. Med kunskap om hur det faktiskt står till bidrar man bättre till verksamhetens resultat. Ännu viktigare är att alla användare får ta del av samma sanning, dvs. en enda källa till beslutsstödsinformationen. 3. De flesta organisationer börjar med att skaffa sig en överblick inom det område där förbättrad uppföljning kan ge störst resultatförbättring. Det kan vara försäljning i det ena fallet. Det kan vara inköp i det andra fallet. Osv. Ekonomi kan ha någon övervikt. 4. Det är viktigt att mäta verksamheten, inte organisationen. Det första projektet bör givetvis vara där förbättringspotentialen ses vara störst. Det allra bästa är att börja med projekt där beslutsstödsverktyget används från allra första början. Därigenom blir förutsättningarna de bästa för att förbättra datakvalitet och kunna upprätta termkatalog med gemensamma begrepp. Finns planer på att efterhand bygga ett datalager har man ju då redan fått en utmärkt kravspecifikation på datalagrets utformning och innehåll. Ett datalager är i sig ingen nödvändighet för att upprätta en beslutsstödsfunktion. Det är bättre att stycka upp elefanten i delar. 1. Det finns en stor potential hos företagen att bli bättre på att ställa krav och avsätta resurser så att de uppnår önskat resultat. Det är även viktigt att välja en leverantör som har en bred och gedigen verksamhetskompetens som kan hjälpa företagen och förstå deras behov. Ett företag som har en tydlig strategi med vad man vill mäta och följa upp har bättre möjligheter att tillsammans med leverantören få ett effektivt beslutsstöd. 2. Ekonomiavdelningar har lång erfarenhet av beslutsstöd men nu är det en tydlig trend att affärsområdesansvariga vill få ett bättre grepp hur verksamheten går och vad som är lönsamt. Rätt val av beslutstöd vänder sig till både sällananvändare och expertanvändare. 3. Ekonomi och säljområdena är av tradition hetas. Företagen har insett kraften i beslutsstöd som bidragit till minskat manuellt arbete och att alltid ha tillgång till färsk information vilket sin tur ger en helhetsbild hur verksamheten går och öka lönsamheten. Det motiverar företagen att sprida beslutstödet på allt fler verksamhetsområden. 4. Vi förordar ett steg i taget för att undvika Big Bang projekt som ofta skapar kaos. Ett införande av beslutsstöd får inte stoppa eller störa alltför mycket den ordinarie verksamheten. Fokus ska ligga på korta införande av varje verksamhetsområde för att snabbt påvisa resultat och hålla uppe motivation hos medarbetarna. Allt för långa införanden gör att förutsättningar hinner förändras innan beslutstödet är på plats. 1. Det varierar, men vilken bransch ett företag verkar inom kan ge en bra indikation. Inom branscher med långa säljcykler och få men viktiga kunder, som exempelvis verkstadsindustrin. Där är man ofta bra på beslutsstöd för de mer administrativa delarna, så som personal och ekonomiuppföljning. Här satsar man gärna på standardlösningar som liknar det konkurrenterna har. Inom branscher med korta säljcykler och stora kundvolymer, som exempelvis detaljhandeln. Där är det vanligare att man satsat på marknads- och försäljningsdata. Man vill att beslutsstödet ska reflektera det unika i sin affärsidé. Man vill inte alltid ha samma lösning som konkurrenterna. 2. Viktigaste användarna är givetvis beslutsfattarna, oavsett var i organisationen de sitter. När beslutsfattare våga fatta beslut, där information från beslutsstödssystemet är en stor del av beslutsunderlaget, då har man kommit långt. 3. Marknads- och säljinformation känns hetast just nu. Många marknadsavdelningar uttrycker att de idag har en större press på sig att kunna visa på ROI för sina marknadsaktiviteter. Att exempelvis kunna mäta effekterna av sina kampanjer i försäljningen. Många marknadsavdelningar har också insett att beslutsstöd är vägen till att uppnå mätbarhet. 4. Oavsett ambitionsnivå, typ av information eller val av teknisk plattform finns det grundläggande IT-principer man aldrig bör bortse från. Se inte beslutsstödet som en organisk del av affärssystemet. Även om det från början kan vara svårt att se kommer affärsystemet och beslutsstödet att utvecklas åt olika håll. Förr eller senare vill du utöka beslutsstödet med information från andra system. Hantera därför beslutstödet som ett eget system och integrera med affärsystemet via ett standardiserat gränssnitt, precis som du gör med andra IT integrationer.