Affärssystem + BI. verksamheten styr över beslutsstödet BI SOLUTIONS. För ökad lönsamhet och kunskap

Transkript

1 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA Affärssystem + BI För ökad lönsamhet och kunskap Investeringsklimatet inom Affärssystem Investeringarna i affärssystem upplevde en pik i slutet av 2008 gällande antalet nya affärer och systembyten sid. 20 verksamheten styr över beslutsstödet företag skall blicka framåt och göra simuleringar och rimliga bedömningar innan de riskerar att hamna i ett felaktigt läge. sid. 12 Underlätta det vardagliga arbetet med rätt beslutsstöd När inledande research är gjord och ett system har valts och installerats påbörjas företagets arbete med att nå sina uppsatta mål HUR? sid. 10 Branschinsikt är A och O Många leverantörer av affärssystem fokuserar på molnteknologi som universallösning, och missar vad som i slutändan skapar verklig affärsnytta för kunden. sid. 9 Hjälp! BI SOLUTIONS Våra kunder verkar gilla oss. Därför vill vi bli fler. Vi jobbar med intressanta Data Warehouse utmaningar inom Oracle. Vill du jobba med oss, eller bli kund? Skicka ett mejl till info@emineobi.se. Eller titta in på

2 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 2 Ledare Framtidens affärssystem snart verklighet Efter 25 års dagligt arbete med affärssystem och medverkan i fler än 400 upphandlingar och systeminföranden av affärssystem har jag äntligen sett ljuset i tunneln. Kunderna har i många år påtalat behov av mer användarvänliga system och de senaste åren förtydligat denna efterfrågan genom att ändra behovsrubriken till mer användbara system. Trots en mycket hög utvecklingstakt inom IT samt en stor fokusering på design och konsumentinriktad upplevelseförbättring har dock affärssystemen fastnat i ett traditionellt gränssnitt för användaren. Många försök har gjort av såväl de mindre som de stora globala leverantörerna utan att lyckas utveckla mer användarvänliga och användbara system. Det vi främst sett på nyhetsfronten har bestått av en exponentiell ökning av nya informationsfält, knappar, länkar och en lekfull grafik. Fram till helt nyligen då en av de ledande leverantörerna har insett behovet av att göra en helomvändning och radikalt förändra synen på hur ett affärssystem ska se ut och upplevas. Det som jag fått ta del av och nu håller på att utvecklas på forskningslaboratoriet kommer inom en snar framtid att framstå som revolutionerande och skrämma slag på övriga leverantörer på marknaden. Vad handlar då framtidens affärssystem om? Det handlar om att kraftfullt skala ned informationsmängden i affärssystemets skärmbilder och menyer samtidigt som den underliggande funktionaliteten behålls och kan utnyttjas genom ett helt nytt och intuitivt interaktionsflöde. Inspirationskälla för den utveckling som pågår har varit Apple med sitt konsumentorienterade synsätt vilket helt förändrat branschen för mobiltelefoner och surfplattor. För att hänga med i utvecklingen och inte hamna på efterkälken kommer det för flertalet leverantörer av affärssystem krävas stora investeringar under flera år. Belöningen kommer dock att bli stor då kunderna och deras användare idag ställer helt nya krav på användarupplevelse och intuitiva systemlösningar jämfört med tidigare år. Endast den leverantör som är djärv och vågar bryta med sitt gamla gränssnitt kan skapa sig tillräcklig frigörelse för att kunna anamma detta nya synsätt. Vilken är då den leverantör som vågat bryta sina kedjor och nu är på väg att lansera framtidens affärssystem med ett helt nytt och revolutionerande gränssnitt? Det vore synd att förstöra spänningen genom att berätta detta innan lanseringen har skett, men jag kan ge ledtråden att det inte handlar om SAP eller Microsoft. Jag ser med tillförsikt fram emot den omdaning som kommer att ske i branschen och vill redan nu gratulera kunderna som tålmodigt väntat på denna förändring i många år. Framtidens affärssystem blir snart verklighet! n»jag kan ge ledtråden att det inte handlar om SAP eller Microsoft«Jonas Andersson VD och chefsanalytiker HerbertNathan & Co Innehåll 02 Ledare Framtidens affärssystem snart verklighet 04 Med affärssystemet i fickan 05 Affärssystemet med stora möjligheter och liten prislapp 06 TV4 tjänar hundratals miljoner på rätt beslutsstöd 08 ERP Nära business intelligence 09 Branschinsikt är A och O 10 Underlätta det vardagliga arbetet med rätt beslutsstöd 12 Viktigt att verksamheten styr över beslutsstödet 13 Beslutsstödet hjälper företag att förstå sina kunder 14 Friskare och lönsammare företag med rätt beslutsstöd 16 Nu kan alla sköta fakturorna i molnet 18 Så gräver du guld i kassaflödet 20 Investeringsklimatet inom affärssystem 21 Branschanpassade affärssystem får IBS att växa 22 Infotools system gör det komplexa överskådligt 23 Tänk stort börja smått 24 Expertpanel Affärssystem 26 Nytt affärssystem med fokus på konsulter 27 Hogia storsatsar på molntjänster 28 Expertpanel Beslutsstöd 30 Nya Jeeves Systemet en fullträff för pocketgrossisten 32 Så blir affärssystemet ett riktigt styrinstrument 34 Affärssystemet nyckeln till att effektivisera processerna redaktion Producerad av IDG Creative Media Projektledare... Boris Halfar och Priya Sharma Skribenter... Måns Widman, Rolf Andersson, Kent Olofsson Omslagsbild... Istockphoto Foto... Andreas Eklund och Emelie Granqvist Tryck... Pressgrannar AB, 2013 Distribution...Computer Sweden, 28 mars 2013 För fokustidningar med distribution via IDGs tidningar vänligen kontakta: Erik Annerberg, försäljningschef på telefon Fakturahantering i molnet Lönsamt för alla verksamheter oavsett storlek. Läs mer på readsoft.se IDG_130319_print.indd :25:04

3

4 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 4 Med affärssystemet i fickan mobilitetsexplosion och sociala affärer. nu kommer business-apparna och de sociala nätverken för arbetsplatser på allvar. Desktop, läsplatta eller mobil det spelar ingen roll, du ska komma åt affärssystemet oavsett var du befinner dig och vilken enhet du använder. Den mobila revolutionen har nått affärsvärlden, menar Patrick Borg, chef för Infor i Sverige. Hittills den mobila utvecklingen varit väldigt inriktad på konsumentsidan. Men nu börjar de riktiga business-apparna komma. Vi bygger våra affärssystem så att de ska fungera överallt och satsar samtidigt stort på att utveckla små, intuitiva appar för specifika arbetsuppgifter, säger Patrick Borg, chef för Infor i Sverige. Det kan röra sig om appar som låter användaren snabbt gå in och godkänna en order eller attestera en faktura med mobilen. Eller som snabbt kan ta fram kontaktuppgifter från CRM-systemet. Mobilitet kommer att vara en förutsättning för effektivitet framöver. Infor har precis lanserat en HTML5-klient som gör att man kan köra vårt system M3 i olika browsers och på vilket device som helst. Så systemet är redan fullständigt mobilt. Nästa stora trend kommer att bli social business, det vill säga sociala nätverk utvecklade och anpassade för affärsvärlden. Analysföretaget Gartner menar att de företag som rätt använder sociala medier i sin affärsverksamhet kan bli upp till 27 procent effektivare. Så det finns stora vinster i att satsa på området, säger Patrick Borg. Infor har redan lanserat det egna sociala nätverket Mingle, som kan kopplas ihop med alla bolagets olika affärssystem och best-of-breed-applikationer. Teknologin finns redan, men vi är ganska tidigt ute. Det finns alltid en tröghet när det gäller att få in nya lösningar hos företag. Men inom tre-fyra år tror jag vi kommer att få se en otrolig utveckling när det gäller sociala nätverk på arbetsplatser. Med Mingle kan användaren snabbt lösa problem med hjälp av andra uppkopplade kollegor. Säg att du får en kundorder, men inte har möjlighet att leverera i tid. Då kan du»mobilitet kommer att vara en förutsättning för effektivitet framöver.«enkelt starta en konversation med dina kolleger i gruppen Produktionsplanering om de kan lösa problemet. Du skickar med länken till din order, så dina kolleger snabbt kan se detaljerna utan att egentligen kunna så mycket om din applikation. Där kan någon annan snabbt plocka upp tråden. Orsaken kanske är ett planerat underhåll, som går att flytta. Informationen flödar snabbt och flexibelt och man kan få snabba svar. Alla i grupperna kan följa konversationen. Det här är state of the art, det är här framkanten av affärssystem ligger idag. Early adopters har redan börjat plocka upp den här trenden, men jag tror att det kommer ta ett par år innan vi får se de riktiga volymerna. n Fakta Infor Omsättning: 2,8 miljarder USD Antal anställda: Kort om företaget: Mjukvaruföretag specialiserade på affärssystem. Ej publikt, huvudägare Golden Gate Capital och Summit Partners. Huvudkontor i New York. Hemsida: Patrick Borg, Sverigechef Infor Utveckla din organisation med The Diver Solution beslutsstöd värt namnet! Användarvänligt planeringssystem i verkligheten Infotool Budget och Prognos

5 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 5 Johan Kallblad, VD Exsitec Affärssystemet med stora möjligheter och liten prislapp medelstora företag står ofta inför problemet att deras verksamhet behöver ett affärssystem som är lika flexibelt och anpassningsbart som de allra största och dyraste systemen på marknaden. samtidigt behövs en prislapp som gör att även ett mindre företag har råd med det. speciellt utmanande kan det vara för tillväxtföretag som behöver ett system som de kan växa i. Exsitec specialiserar sig på att hjälpa just medelstora företag att hantera affärsinformation på bästa sätt och de möter ofta den här problematiken ute hos sina kunder. Hos tillväxtföretag blir det gärna så att de köper ett system för att lösa ett akut problem som uppstått. När det sedan dyker upp ett nytt problem köper man ett annat system för att hantera det och så vidare. I slutänden har man en komplex flora av system som kostat mycket pengar och som är svår att hantera, säger Johan Kallblad, VD på Exsitec. En bättre idé vore att skaffa ett flexibelt affärssystem från början och sedan anpassa det allt eftersom nya behov uppstår. Johan Kallblad menar också att det finns system som både har den flexibilitet och den prislapp som behövs för att göra det attraktivt för medelstora företag. Vi använder Visma Business hos våra kunder och med det kan vi anpassa flöden och automatisera processer så att kunden kan arbeta på det sätt som blir effektivast för deras verksamhet. Istället för att behöva hämta information ur många system finns nu allt lagrat i ett integrerat system och att få fram relevanta rapporter för analys och uppföljning blir betydligt enklare. Många använder flera sidosystem och får problem med dubbelinmatning av samma information vilket leder till mer administration och onödiga felkällor. Med Visma Business finns allt på samma ställe. Man kan vara säker på att informationen bara matas in en gång, vilket effektiviserar arbetet och förenklar uppföljning, säger Johan Kallblad. Att anlita Exsitec för att implementera en Visma Business-lösning ger också företaget chansen att strömlinjeforma informationshanteringen i sin verksamhet. Ett snabbväxande företag kan ofta sakna formaliserade processer utan man förlitar sig ofta på nyckelpersoner som har den nödvändiga kunskapen i huvudet. Vi hjälper företagen att se vilka kärnprocesser som finns i verksamheten och hur ett systemstöd ska anpassas för att stödja dessa. Sedan sköter vi själva implementeringen av lösningen och tar hand om förvaltningen efteråt. Med Visma Business som affärssystem vet vi att vi har en lösning som tillräckligt kraftfull och flexibel för att fungera. Vi vet också att vi har en trygg leverantör som verkligen kan den Nordiska marknaden, säger Johan Kallblad. n Integration Datakvalité Rapport Beslutsstöd på riktigt För bra styrning av en dataintensiv verksamhet krävs beslutsstöd Prestanda Analys Datalager Master Data Visualisering

6 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 6 Carl Hemmingsson, biträdande försäljningsdirektör & Stefan Högberg, controller på TV4 TV4 tjänar hundratals miljoner på rätt beslutsstöd tv4:s verksamhet kan på sitt sätt liknas vid ett flygbolag. där ett flygbolag säljer sittplatser säljer tv4 reklamplats och precis som flygbolaget inte kan sälja platser till ett plan som redan gått kan tv4 inte sälja reklam till program som redan visats. för båda är det alltså viktigt att i förhand kunna göra väldigt bra uppskattningar av hur stor efterfrågan det finns för en viss flygning eller ett visst program. När programtablåerna är lagda beräknar TV4 antalet tittare de räknar med att programmet ska locka. Det sätts ett pris på varje tittare och sedan får företag och mediebyråer köpa reklamtid. Om programmet inte drar så många tittare som TV4 räknat med innebär det att de får en skuld gentemot kunden. Det kan i och för sig jämna ut sig om kunden har många införanden, men i värsta fall kan TV4 behöva kreditera för uteblivna tittarsiffror. Om programmet däremot drar fler tittare än beräknat så får TV4 ändå inget extra betalt. Att uppskatta tittarsiffrorna rätt märks alltså direkt på TV4:s lönsamhet. Tidigare använde TV4 Excel-snurror som ett sorts beslutsstöd för att göra uppskattningarna, men när företaget för några år sedan skulle skaffa ett nytt reklambokningssystem ville de ha ett system som också skulle ge dem bästa möjliga beslutsstöd. Vi kontaktade flera olika leverantörer, men det var Hypergene som imponerade mest på oss. De satte sig in i vår verksamhet väldigt snabbt och förstod precis vad det var vi behövde, säger Carl Hemmingsson, biträdande försäljningsdirektör på TV4. Med Hypergene Beslutsstöd fick TV4 en lösning som ger mycket mer aktuell information. Tidigare kunde vi ta ut en loggrapport en gång per dygn och se hur mycket osåld tid vi hade. Nu kan vi göra det i princip när som helst. Vi kan vid varje tidpunkt se vad vi har sålt och vad vi ha kvar att sälja. Det ger oss en mycket bättre säljstyrning och underlättar vår planering avsevärt, säger Carl Hemmingsson.»I och med att allt ligger i Hypergene kan vi dra stora fördelar av att det är så enkelt att integrera olika funktioner.«det här har också gjort att TV4 kunnat förbättra kommunikationen till kunderna. Idag går det att få fram information på sekundnivå om vilket ledigt utrymme det finns i alla program. Den informationen kan i Hypergene enkelt sammanställas till lättförståeliga standardrapporter som skickas ut till mediebyråerna som då hela tiden vet exakt vad de kan köpa och vad det kostar. TV4 har därmed fått bättre underlag för sina beräkningar och mer koll på försäljningen samtidigt som kunderna får en realtidsbild över vad som erbjuds. Klara vinster för båda sidor alltså, men har detta också resulterat i ökade intäkter för TV4? Innan vi skaffade Hypergene trodde vi att vi hade en teoretisk möjlighet att sälja ut ungefär 90 procent av det tittarlager vi skulle ha. Den siffran har vi nu ökat till en utförsäljningsgrad på procent. Eftersom vi omsätter 3,5 miljarder per år på reklam så handlar det om stora pengar, säger Carl Hemmingsson. I rena pengar handlar det alltså om hundratals miljoner som TV4 kan öka sina intäkter med. Den här framgången har gjort att Hypergene även spridit sig till andra delar av TV4. Vi använder redan nu Hypergene för ekonomisk uppföljning samt att analysera och följa upp personalkostnader. Vi håller dessutom på med att integrera säljdelen med den ekonomiska delen, säger Stefan Högberg, controller på TV4. När det arbetet är klart kommer det att gå att koppla programkostnaderna i bokföringen med de detaljer som ligger i säljsystemet. Det blir då enkelt att få fram fullständiga lönsamhetsrapporter för varje program. I och med att allt ligger i Hypergene kan vi dra stora fördelar av att det är så enkelt att integrera olika funktioner. Det kommer att ge oss väldigt bra överblick över hur ett program gått och det ger oss den information vi behöver för att kunna planera verksamheten, säger Stefan Högberg. Med Hypergene blir det också enklare att sprida information i organisationen. Tidigare hade varje kostnadsställe olika Excelfiler att jobba med, vilket var krångligt och gjorde det svårt att få ut informationen till alla som behövde den. När vi jobbade med Excel var det bara några få personer som gjorde analyser. Nu har vi personer som via Hypergene själva kan göra de analyser de behöver. Dessutom slipper vi lägga tid på att sammanställa information ur olika Excel-ark och den tiden kan vi nu istället lägga på att göra analyser, säger Stefan Högberg. Övergången till Hypergene har alltså varit något av en framgångssaga för TV4 och som grädde på moset har samarbetet också fungerat mycket bra. Vi har hela tiden haft en väldigt bra dialog med Hypergenes personal och jag är väldigt nöjd med hur det har fungerat. Det känns som att Hypergene skulle vara ett mindre företag än de faktiskt är, för man får väldigt personlig service, säger Carl Hemmingsson. n

7 Vi kan beslutsstöd. Insight Analys/Rapportering Budget & Prognos Planering Miljöredovisning Insera har lång erfarenhet av att införa beslutsstöd inom både privata och offentliga organisationer. Vår produkt Insight ger besluts- och ledningsstöd som stöttar hela processen kring insamling, bearbetning, sammanställning, spridning och kvalitetssäkring av information. Kontakta oss på eller läs mer på

8 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 8 ERP-nära Business Intelligence Urban Ekeroth, business unit manager Advectas det handlar om att förenkla och förbättra styrprocessen, från planering och budgetering till uppföljning, analys och därmed mäta implementation av strategi. De allra flesta köpare av ERP-, CRMoch andra system är nog ganska nöjda med systemens hantering av transaktioner. Men de som förväntat sig att kunna göra kvalificerade analyser av data för att kunna fatta bättre affärsbeslut blir nästan alltid besvikna, säger Urban Ekeroth på det snabbväxande Gasellföretaget Advectas AB. Grundproblemet är att de leverantörer som är duktiga på ERP sällan behärskar beslutsstöd, business intelligence (BI) och tvärtom. Vi har kompetens och lösningar som överbryggar båda dessa områden, och det verkar vi vara ganska ensamma om, fortsätter Urban Ekeroth. Det finns många skickliga teknikkonsulter på marknaden, men det handlar också om att kunna sätta sig in i verksamheten och förstå beslutsfattarnas handlingsalternativ i olika lägen. Likaså är Management-konsulterna i regel för dåliga på att omsätta sin tankar till verkliga lösningar. Följa upp och mäta på alla nivåer Advectas har systematiskt utvecklat marknadsledande kompetens, lösningar och partnerskap med fokus på just kombinationen av BI- och ERP-system. Affärssystemen är generellt sett inte bra på att stödja företags beslutsfattare i sin vardag, utan är mer inriktade på att stödja den operativa verksamheten. Däremot är ett affärssystem rena guldgruvan för att hitta beslutsstödjande information. De olika affärsprocesser som ett affärssystem stödjer bör följas upp och mätas i linje med företagets målsättningar på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå. Fruktbart samarbete En annan viktig framgångsfaktor är företagets nära samarbete med de ledande leverantörerna av ERP-lösningar, som SAP, Infor, IFS och IBS. När det gäller generella BI-applikationer (IBM Cognos, Microsoft och QlikView) har vi en väldigt bred egen kundbas, berättar Urban Ekeroth. Kunderna är både stora och små, och verksamma inom alla tänkbara branscher och nischer, från retail och tillverkning till försäkrings- och energibolag. Men vi har också ett omfattande samarbete med andra affärssystemleveranser, framför allt när det gäller de riktigt stora företagen. Oftast handlar det då om att vi blir rekommenderade och inbjudna av våra mer storskaliga kolleger för att hjälpa till med BI-lösningar och knyta ihop dessa företags verksamhetsstyrning och affärsprocesser. Budget och planering Ett naturligt nästa steg när verksamhetssystemet och BI-lösningen väl är på plats är att titta närmare på budget, prognos och planering, berättar Urban Ekeroth: Det kan kanske förefalla lite märkligt men i nio fall av tio handlar budgetering och planering fortfarande om ett antal medarbetare som kämpar på med sina Excelark. I större företag kan hundratals människor vara engagerade i dessa processer som både är dyrbara och tidsödande.»advectas bärande idé är skapa enkla men kraftfulla beslutstödsl ösningar för att hjälpa våra kunder«idag går utvecklingen dessutom allt mer mot rullande prognostisering, och då är det här sättet att jobba naturligtvis inte hållbart. När även budget- och planeringsprocesserna är integrerade med affärssystemet ökar dessutom möjligheterna med, och nyttan av, BI-lösningen på ett mycket påtagligt sätt. Advectas bärande idé är skapa enkla men kraftfulla beslutstödslösningar för att hjälpa våra kunder att skapa lösningar som hjälper till att förenkla och förbättra styrprocessen, från planering och budgetering till uppföljning, analys och implementation. Det gör man genom att skapa rätt förutsättningar med mål, nyckeltal och beslutskriterier, och säkerställa att rätt verktyg används vid rätt tillfälle och av rätt person. Som därmed ges förutsättning att fatta välgrundade beslut i linje med företagets strategi. Urban Ekeroth igen: Genom att alltid ha omedelbar och full tillgång till relevanta och uppdaterade utfall- och planeringsdata kan vi naturligtvis ge företagsledningen betydligt rikare, operativt användbara analyser, och kontinuerligt mäta utfallet av implementerade strategier. På det viset kan vi helt enkelt hjälpa ledningen att fatta bättre beslut varje dag. DI-gasell 2011 Advectas startade 2006 med ambitionen att vara Sveriges vassaste BI företag blev företaget utnämnda av Dagens Industri till en DI gasell en utmärkelse som endast ges till de mest framgångsrika företagen i Sverige baserat på hög och stabil tillväxt i kombination med god lönsamhet. Samtidigt erhölls en AAA-ranking för god soliditet. Idag har Advectas över 70 medarbetare och mer än 200 aktiva kunder, och är en av de absolut starkaste spelarna på den Nordiska marknaden. n

9 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 9 Branschinsikt är A och O många leverantörer av affärssystem fokuserar på molnteknologi som universallösning, och missar vad som i slutändan skapar verklig affärsnytta för kunden. Affärs- och verksamhetssystem som molntjänst gör systemlösningar i världsklass tillgängliga även för mindre och medelstora verksamheter. Det som i slutändan skapar affärsnytta för kunden är dock inte molnteknologin i sig. Men med en snabbare och mer effektiv implementation kan denna nytta realiseras snabbare, ge ett mer effektivt stöd för affärs- och stödprocesser, och snabbare beslutsinformation på alla nivåer. Molnleverantörer med effektiv infrastruktur kan leverera och drifta affärssystem säkrare, mer stabilt och effektivt än vad företagen kan göra själva. Standardiserad molnteknologi gör att såväl initial investering som ägandekostnad kan reduceras och göras mer förutsägbar. Men om inte lösningen är anpassad för effektiv implementation blir effektivitetsvinsterna begränsade, och framförallt relaterade till datacenter och infrastruktur. Kundanpassningar kostar ofta mer än de smakar För att en affärssystemlösning ska kunna levereras mer effektivt krävs en hög grad av branschspecialisering och förkonfiguration av lösningen. Branschspecialiseringen är viktig då en förkonfigurerad affärssystemlösning kräver ett distinkt branschfokus, och affärssystemets arkitektur och logik har normalt utvecklats baserat på en viss bransch- och processlogik. En och samma affärssystemleverantör, och dennes partners, har också svårt att ha djup och relevant kunskap inom alla branscher, vilket gäller såväl lösningen i sig som de konsulter som ska implementera lösningen. En utbredd missuppfattning är dock att hårt kundanpassade affärssystem per automatik genererar den största kundnyttan. I vissa fall kan detta vara sant, men alltför ofta görs kundanpassningar med tveksam eller ytterst begränsad kundnytta. Det gäller inte minst då man vill återskapa en funktion, logik eller vy från en tidigare systemlösning. Branschinsikt och ackumulerad best practice En relevant förkonfigurerad affärssystemlösning levererad via molnet innebär att en leverantör med djup bransch- och verksamhetsförståelse har paketerat en lösning baserad på många års ackumulerad best Stefan Grahn, VD Deltek AB practice, Och att leverantörens kan hjälpa kunden tillämpa den kunskap och erfarenhet som finns inbyggd i lösningen. Normalt krävs därutöver en ytterst begränsad konfiguration för att anpassa lösningen till kundens specifika verklighet. Delteks lösningar är skräddarsydda för behoven och utmaningarna för projektorienterade verksamheter och behöver därför inte skräddarsys för varje specifik kund. n Hello Visma.net Föreställ dig en komplett affärslösning som låter dig styra allt i molnet. En lösning som automatiserar dina verksamhetsprocesser och ökar effektiviteten i hela organisationen. Helintegrerat och alltid tillgängligt på pc, Mac, mobil eller surfplatta. Väntetiden är över, säg hej till Visma.net Ta steget in i framtiden på visma.se/efficiency Visma.net Redefining business solutions

10 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 10 Underlätta det vardagliga arbetet med rätt beslutsstöd när inledande research är gjord och ett system har valts och installerats påbörjas företagets arbete med att nå sina uppsatta mål. men hur gör man det på bästa sätt? Det heter inte beslutsstöd för inte. Det handlar ju faktiskt om ett verksamhetsstöd som underlättar beslut och skapar intelligentare affärer. Det här är ett faktum som allt fler företag och organisationer börjar inse värdet av, och vi har ännu bara skådat början av den utveckling och möjligheter som Beslutsstöd kan erbjuda. Men hur fungerar det när systemet väl integrerats i hela verksamheten och är färdigt att börja användas? Hur utnyttjar man all den potential och möjligheter som finns för att underlätta och effektivisera det vardagliga arbetet på företagets olika avdelningar? Anpassa efter verksamhet Först och främst beror det självklart på vad för sorts verksamhet det handlar om. En apotekskedja till exempel kanske väljer att ta fram uppföljningsrapporter där varje apotekschef dagligen kan gå in och se försäljningsstatistik för sitt eget apotek och sedan jämföra detta med andra apotek i kedjan. Det här är klassisk benchmarking där man sätter sitt eget resultat mot någon annans och gör en analys utifrån de olika jämförande faktorerna. Men det här är som sagt bara ett exempel på ett användningsområde, det finns självklart väldigt många aspekter som kan synliggöras med rätt beslutsstöd, i just en butik kan man bryta ner de mätbara resultaten i faktorer som hur en vara säljer utifrån placering i butiken, vilken dag den säljs mest av, vem som köper den och mycket, mycket mera. Även det som rör alla interna avdelningar på ett företag är otroligt viktigt att kunna mäta och sammanställa. Här hittar vi bland annat faktorer som lönekostnader, personalomsättning, arbetstider för att bara nämna några. Utbilda alla som berörs Om man har anpassat sitt system utifrån noga utvalda kriterier som matchar behovet hos just sin verksamhet är det otroligt viktigt att utbilda alla som ska använda och kan dra nytta av att använda det. Här är det inte bara chefer och ledning vi pratar om. Förr var det kanske så, men utvecklingen går alltmer åt att även personer i andra delar av verksamheten får tillgång till beslutsstöd. Denna decentralisering har flera vinster då en medarbetare som får kunskap och överblick för verksamhetens olika områden kan sätta denna information i perspektiv och dra nya slutsatser. Självklart får man också mer engagerade medarbetare som känner sig delaktiga på ett annat sätt, och stärker på så sätt företagskulturen. Ett annat område där det har hänt en hel del saker under de senaste åren är tidsaspekten. Där man förr pratade om kvartalsekonomi är vi numera nere på vecko-, dags- och ibland till och med tid på dygnet avstämningar. Här det på sin plats att nämna hur enormt mycket tid man vinner med ett väl fungerande beslutsstöd en ovärderlig tidsvinst som gör det möjligt för företagets medarbetare att kunna lägga fokus på just sitt arbetsområde och göra det man gör bäst. Användbart verktyg För att uppnå de fördelar vi tagit upp här är det dock väldigt viktigt att alla som berörs av systemet i sitt dagliga arbete får rätt utbildning om dess användningsområden och funktioner. Då ökar chanserna betydligt för att systemets fulla potential utnyttjas och kan göra konkret skillnad för verksamheten. Genom att se på företagets beslutsstöd som ett verktyg, vilket kan användas för att ta fram önskad fakta i en tydlig och överskådlig struktur. Med tillgång till sammanställt material har man ett fantastiskt underlag att utgå från i sitt analysarbete. n Exempel på mätbara kriterier i ett Beslutsstöd Försäljning Exempel: Både generella och på detaljnivå som till exempel antalsålda varor en viss dag, resultat jämfört med konkurrent och skillnader beroende på varans placering i butik. Personal Exempel: Behovet av olika tjänster, vinst och kostnad av varje anställd och personalomsättning. Ekonomi Exempel: Jämförelse mellan utsatt mål och faktiskt resultat, uppnådda budgetmål och omsättning.

11 SIKTA MOT STJÄRNORNA! Våra affärssystemnära BI-lösningar hjälper dig ända fram. Förståelse för kundens verksamhet är a och o för att kunna leverera en bra lösning. Och det är något vi på Advectas är experter på. Vi erbjuder våra kunder affärssystemnära BIlösingar som bygger på mångårig erfarenhet av affärsprocesser och ERP-system. Advectas är Sveriges största oberoende leverantör av Business Intelligence-lösningar. Flera av våra medarbetare har arbetat inom industrin i olika ledande befattningar och vår styrka är förståelse för affärsprocesserna som styr ekonomi, försäljning, logistik och produktion. Många av våra medarbetare har yrkeserfarenhet från de vanligaste affärssystemen på marknaden och vi kan därför med säkerhet säga vi kan dem på våra fem fingrar. Med Advectas får du tillgång till en samarbetspartner som förstår din verksamhet och som dessutom kan omvandla denna förståelse till en kraftfull och effektiv informationsplattform. Utifrån denna kan du styra och följa upp just dina affärsprocesser mot satta mål. Det är Advectas förståelse för din verksamhet och unika lösningar som ger dig möjlighet att sikta mot stjärnorna. Advectas är ett ledande konsultföretag inom beslutsstöd och verksamhetsstyrning. Advectas skapar lösningar för att hjälpa företag effektivisera och förenkla sin verksamhetsstyrningsprocess. Vi arbetar med alla delar i processen, från planering och budgetering av verksamheten, till verksamhetsuppföljning och analys (Business Intelligence) samt koncernrapportering och konsolidering. Läs mer på

12 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 12 Viktigt att verksamheten styr över beslutsstödet Tidigare var det IT-avdelningen som med hjälp av konsulter tog fram beslutsstödslösningar. I dag blir det allt vanligare att verksamheten gör inköpen och ställer krav. Nu finns det också mycket kvalificerade system till rimliga kostnader. Det säger Fredrik Borin, VD för Insera AB, ett företag som utvecklar och säljer besluts- och ledningsstöd. Kunderna har blivit mycket duktigare på att veta vad de vill ha. De vill ha bra lösningar och snabba och effektiva införanden. Det är viktigt att vi som leverantör fångar upp behovet, tillhandahåller hög datakvalitet, och snabbt ser till att lösningen gör nytta i verksamheten. Med ett beslutsstödssystem kan ett företag få en helhetssyn på verksamheten. Företaget kan reducera manuellt arbete och fokusera på de delar som går dåligt, som bör tas bort eller som bör åtgärdas. Det går att se vilka delar som går bra och som företaget bör fokusera mer på. I dag har allt fler företag råd att satsa på sådana här verktyg. De hade inte möjlighet för tio år sedan. Införandena var för tunga och licenspengarna för stora. Rimliga kostnader Företag och organisationer kan få ett mycket kvalificerat beslutsstöd till rimliga kostnader, säger Fredrik Borin. Projekten blir inte för stora och dyra, utan blir i stället kostnadseffektiva. Det kräver inte en stor projektorganisation att föra in ett sådant här verktyg i verksamheten. I allt större utsträckning vill kunderna också själva påverka utformningen av sina beslutsstödssystem och samtidigt minska på sitt konsultberoende. Med moderna produkter och ny teknik är lösningarna inte heller lika konsultberoende som de är med äldre teknik. Det är viktigt att verksamheten driver krav som speglar deras behov i hela processen: från och med att de fattar beslut om investeringen tills projektet är genomfört. Kunden ska också kunna förvalta sin lösning helt själv. Det är verksamheten och användarna som ska bygga rapporter, prognoser och budgetprocesser. Snabba förändringar Om företaget vill göra snabba förändringar, bygga om sina rapporter, ändra på sina analyser, förändra sina inmatningsprocesser, ska de kunna göra det själva. Vår programvara är användarvänlig i ett verksamhetsperspektiv, och inte bara i ett tekniskt perspektiv. Den är till för verksamhetsmänniskor som ställer krav och utför förändringsarbeten.»företag ska alltid blicka framåt och göra simuleringar och rimliga bedömningar innan de riskerar att hamna i ett felaktigt läge.«verksamheten på företagen ska också kunna inhämta information från systemet och presentera den på ett enkelt sätt. Detta gäller oavsett om medarbetaren är ekonom, personalansvarig eller säljare. En kund kan behöva omvärldsbevakning och ta in information från externa källor för att kunna fatta bättre beslut. Företaget kan få många order i dag, men det kanske det inte får om tre månader om verksamheten inte anpassas till omvärldens förändringar. Vi arbetar med perspektivet historik, nutid, framtid. Företag ska alltid blicka framåt och göra simuleringar och rimliga bedömningar innan de riskerar att hamna i ett felaktigt läge. Insight besluts- och ledningsstöd Inseras egen produkt heter Insight beslutsoch ledningsstöd. Den består av analys, planering, budget/prognos och portal. Insight besluts- och ledningsstöd täcker alla delar i ett företags eller en organisations verksamhet. Lösningen är helt webbaserad, säger Fredrik Borin. Den kan installeras på en server hos kunden, men kan också hyras som en molntjänst. Marknaden för molntjänster är försiktigt växande. Insera erbjuder kvalificerade verksamhetsanalyser för att identifiera kundens behov av relevant information. Med tydliga kopplingar till verksamhetens mål skapas ett kvalificerat beslutsstöd och ett korrekt beslutsunderlag vid rätt tidpunkt för rätt person. Insera stöttar kunden med kompetens och erfarenhet genom hela processen, från framtagning av behov och krav till färdigt besluts- och ledningsstöd. n Fredrik Borin, VD för Insera AB

13 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 13 Beslutsstödet hjälper företag att förstå sina kunder ett crm-system samlar och strukturerar information om dina kunder. men med rätt beslutsstöd kan du lägga till ytterligare en dimension och inte bara lära känna dem utan även förstå dem. I ett CRM-system handlar det om att lära känna sina kunder och lägga in alla uppgifter i ett BI-styrt system, information som sedan kan komma till stor användning och underlättar i eventuella affärer och samarbeten. Ett klassiskt exempel på detta är när försäkringsbolag med hjälp av ett CRM-system kan hålla reda på vad deras kunder gör. I och med att husköp, byte av bil, tillökning i familjen och andra händelser dokumenteras kan man proaktivt erbjuda skräddarsydda erbjudanden till berörd kund. Effektivt verktyg Det här sättet att bygga och underhålla personliga kundrelationer är förstås ett väldigt effektivt verktyg för ett företag, som genom att erbjuda skräddarsydd service kan knyta långsiktiga kontakter och behålla lojala kunder. Genom att integrera CRM med sitt affärssystem kan man utöka användningsområdet och få ett system som besvarar dina frågor om kunderna och deras beteende. Det kan handla om allt från enkla rapporter till omfattande analyser av stora mängder data. Med denna integrering av två system samlar man data över en mängd olika faktorer som ålder, geografisk placering, inkomster, intressen och mycket mer. På så sätt kan man rikta sitt budskap och komma med perfekt anpassade erbjudanden på precis rätt ställe för rätt person med rätt behov. n Affärssystem som styrinstrument info@erpsolutions.se

14 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 14 Friskare och lönsammare företag med rätt beslutsstöd hälsoföretaget feelgood erbjuder sina kunder en beslutsstödslösning som kan minska deras anställdas sjukfrånvaro. därmed kan de också minska sina kostnader påtagligt. lösningen har utvecklats i samarbete med it-konsultbolaget kentor. Att de anställdas sjukfrånvaro kostar företag mycket pengar har varit ett vanligt ämne i den allmänna debatten under flera år. Det har bidragit till att öka intresset för olika lösningar som kan minska sjukfrånvaron. En framgångsrik sådan lösning används av Feelgood, en av Sveriges ledande aktörer inom företagshälsovård. Det är ett beslutsstödssystem som gör det möjligt för Feelgoods kunder företag med mellan 100 och anställda att minska personalens sjukfrånvaro. Kombinationen av detta verktyg och vår medicinska kunskap inom företagshälsovården blir tillsammans mycket slagkraftig. Den ger oss en stor konkurrensfördel på vår marknad, säger Nils Österlund, affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB. Den här lösningen innebär att Feelgoods kunder får friskare personal och bättre lönsamhet. Den skapar stora fördelar för såväl kundföretagens verksamhet som för de enskilda medarbetarna, säger Anders Burestig, affärsenhetschef på Kentor AB. Nära samarbete Feelgood har sedan flera år använt ett system för sjukanmälning av kundföretagens personal. Förra året kompletterades systemet med beslutsstödslösningen som Kentor har hjälpt Feelgood att utveckla och implementera. Kentor tar också hand om drift, administration av servrar, vidareutveckling och uppgraderingar. Arbetet sker i nära samarbete för att kunna lägga utgångspunkten i Feelgoods verksamhet och samtidigt tillvarata Kentors erfarenhet i beslutsstödsfrågor, säger Anders Burestig. Beslutsstödslösningen används som en tjänst av kundföretagen. Den kallas Frisklinjen och fungerar som ett avancerat sjukoch friskanmälningssystem som nås av användarna via ett webbgränssnitt samt e-post och SMS. Tjänsten är tillgänglig dygnet runt alla dagar om året. Sjukanmälan sker genom att medarbetaren ringer ett särskilt nummer hos Feelgood och uppger sjukdom, när arbetspasset börjar, hur länge frånvaron kan pågå, om det är en arbetsrelaterad sjukdom, och liknande information. Vid detta samtal får medarbetaren också möjlighet att på en gång tala med en sjuksköterska för att få sjukvårdsrådgivning, säger Nils Österlund. Med automatik Informationen registreras i systemet och går sedan med automatik till medarbetarens chef både per e-post och SMS. Chefen kan snabbt planera vilka åtgärder som ska vidtas, säger Anders Burestig. Den sjuke medarbetaren behöver kanske ersättas. En omfördelning av arbete kanske behöver göras mellan de befintliga medarbetarna. En sjuksköterska på Feelgood kan följa ärendet i systemet och samverka med chefen för att kunna göra tidiga insatser i syfte att snabbt få medarbetaren tillbaka i arbete. Systemet signalerar när cheferna ska coacha sin personal eller ta hjälp av till exempel vår expertis i form av sjuksköterskor, läkare, psykologer eller arbetsmiljöingenjörer, säger Nils Österlund. Bättre kunskap Genom beslutsstödsverktyget får chefen betydligt bättre kunskap om hur avdelningen fungerar på hälsoområdet. För vissa medarbetare som blir sjuka ofta kan åtgärder sättas in för att inte verksamheten ska drabbas av sjukfrånvaron, säger Anders Burestig. Lösningen kan även bidra till att medarbetare inte blir långtidssjukskrivna. Beslutsstödssystemet samlar in historik om de anställdas sjukskrivningar. Det ger chefen ett realtidsstöd för en övergripande bild av situationen, i stället för att chefen ska behöva vänta på en månadsrapport från ett lönesystem. Systemet ger också företagsledningen och personalavdelningen (HR) en tydlig bild av hälsosituationen för enskilda medarbetare, avdelningar och hela företaget. Feelgood hjälper sina kunder att lägga upp skräddarsydda planer för hur lösningen ska användas. Vi skapar högre effektivitet och bättre lönsamhet för våra kunder inom logistik, handel och projektstyrda organisationer. BOKSTAVLIGT talat erbjuder vi balans mellan hög kundnytta, kort projekttid och låg totalkostnad.

15 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 15 Systemet signalerar Då fastställer vi exempelvis hur många sjukfrånvarotillfällen en medarbetare ska nå på till exempel sex månader innan chefen eller HR gör vissa insatser, säger Nils Österlund. Systemet signalerar när detta ska ske. Vi ringer upp kundmedarbetaren den tredje sjukdagen för att undersöka om denne behöver mer sjukvårdsrådgivning. Systemet påminner oss om detta. Sjukskrivna medarbetare kostar företagen stora pengar i form av löneersättningar, arbetsuppgifter som inte blir utförda, och kostnader för tillfällig personal. Genom rätt användning av beslutsstödslösningen kan sjukfrånvaron minskas, men hur mycket varierar. Många företag kan minska medarbetarnas frånvaro med 10 procent eller mer, säger Nils Österlund. För stora företag med flera tusen anställda kan det innebära besparingar på flera miljoner kronor per år. Feelgood, som har drygt 600 anställda, använder beslutsstödslösningen för sin egen organisation. Tack vare den har sjukfrånvaron minskat, eftersom cheferna kan agera i tid. n»för stora företag kan det innebära besparingar på flera miljoner kronor per år.«nils Österlund Affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB Feelgood är ett av Sveriges ledande hälsoföretag och verkar inom företagshälsa, primärvård, träning och sjukgymnastik. Företaget erbjuder hälsotjänster till företag, organisationer och privatpersoner. Feelgood levererar hälsotjänster på 150 orter över hela landet Omsättning: 640 miljoner kronor Antal anställda: 600. Hemsida: Anders Burestig Affärsenhetschef, Kentor AB Nils Österlund, Affärsenhetschef, Feelgood Vitea AB och Anders Burestig, Affärsenhetschef Business Solution, Kentor Kentor är ett IT-konsultbolag som levererar affärskritiska lösningar till stora och medelstora företag och organisationer. Företaget har kontor i Stockholm, Göteborg, Oslo och St. Petersburg. Sedan 2007 är Kentor ett bolag inom TeleComputing-koncernen. Omsättning: 262 miljoner kronor Antal anställda: 270. Hemsida: Hogia Affärssystem ger dig helheten och lite till! kostnadsbesparing Pålitligt EffEktivitEt HElHEtslösning EkonomisystEm kvalité kontroll Hr system kundnytta integration ArbEtsflödE ProduktivitEt trygghet EnkElt

16 16 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA Nu kan alla sköta fakturorna i molnet slipp dyr och tidskrävande manuell fakturahantering. med readsofts molnlösning slipper du papperskrånglet utan dyra itinstallationer. Glöm de bruna papperspåsarna som skickas runt med internposten. Elektronisk och automatisk fakturahantering är inte bara snabbare och smidigare, det är dessutom billigare och säkrare. Vårt system läser automatiskt in all fakturainformation. Allt från belopp, moms och referens till mer detaljerade orderuppgifter, vilket gör att du slipper lägga tid på att knappa in all information för hand, säger Charlotte Darth, vd på ReadSoft Sverige. Tidigare har automatisk fakturahantering krävt installationer, servrar och programvara, vilket inneburit en hel del jobb och kostnader för företagens IT-avdelningar. Små och medelstora företag hade ofta inte råd eftersom det krävde en stor initial investering och löpande kostnader för drift och underhåll. Så det blev inte lönsamt för företag som kanske bara hade tusen fakturor om året. rorna läses upp automatiskt i molnet. Det enda du behöver göra är att verifiera på skärmen så att informationen är korrekt. Första gången det kommer en faktura från en leverantör så föreslår systemet automatiskt vad som är vad på fakturan. I 95 procent av fallen har den rätt från början, men ibland finns det fält som är unika för leverantören i fråga. Dessutom är systemet självlärande, vilket är otroligt praktiskt. Säg att leverantörsfakturanumret är högst upp till höger, då kommer det ihåg det till nästa gång. En stor fördel med ett automatiskt system är att man slipper den tidskrävande och kostsamma pappershanteringen. Och när du kan betala snabbare går det ofta att få rabatt hos leverantörerna, vilket sparar ännu mer pengar åt företaget. Många företag använder attest- och ekono- misystem från någon av ReadSofts partners. För kunden innebär det att majoriteten av fakturorna syns först ute i attestflödet hos den som beställt varan eller tjänsten vilket spar oerhört mycket tid. Du slipper också stora pappersarkiv, som snabbt växer i storlek och också kostar pengar. Allting finns lagrat i molnet, och du har alltid snabb tillgång till informationen. Det enda som krävs är tillgång till internet och en vanlig webbläsare, säger Charlotte Darth. ReadSoft har mer än 20 års erfarenhet av fakturahantering och jobbar ständigt med att förenkla processen för sina kunder. För att Sverige ska ta ytterligare ett steg mot effektivare fakturahantering kommer vi under 2013 arbeta hårt för att öka andelen e-fakturor. 90 procent av alla fakturor går fortfarande som papper, vilket är både resurskrävande och onödigt. Det motsvarar över 600 miljoner fakturor, enbart i Sverige varje år. Något som många tidigare har upplevt som ett problem är att det saknas standarder på marknaden, vilket har bidragit till den relativt tröga övergången till e-fakturor. Men det behövs faktiskt inte någon gemensam standard längre. Vårt system klarar av att läsa in och tolka alla typer av fakturor. Allt fler företag inser värdet med ReadSofts produkter, och fördelarna med att ersätta manuella arbetsmoment med automatik. Det går riktigt bra nu. Vi fick 180 nya kunder förra året enbart i Sverige och efterfrågan ökar stadigt. Under 2012 växte den svenska licensförsäljningen med hela 26 procent. n Men tekniken går snabbt framåt, och med ReadSofts molntjänster kan i princip alla företag använda sig av elektronisk fakturahantering. Vi har kunder som bara har några hundra fakturor om året, men som ändå satsar på en automatiserad lösning. Det handlar dels om att slippa onödigt arbete, men också för att det blir en säkrare process för dem, säger Charlotte Darth, Systemet är enkelt att begripa och använda. Användaren scannar snabbt in fakturan, och bilden tankas direkt upp i molnet med hjälp av ReadSoft Online. Sedan tolkar systemet fakturan och önskad information på den, och användaren får upp allt på skärmen för verifikation. Men det blir ännu lättare med E-fakturor. Vi rekommenderar att man ber leverantören att skicka fakturorna som en PDF-fil. Då går de direkt till en mailbox och faktu- Fakta ReadSoft Antal kunder: st Omsättning: 781 MSEK Antal anställda: 600 st Om företaget: ReadSoft skapar programvara som hjälper företag att automatisera sina dokumentprocesser. Svenskt företag med kontor i 17 länder. Hemsida: Charlotte Darth, VD, Readsoft

17 FACTORING FAKTURASERVICE FAKTURABELÅNING SMS-FAKTURA OUTSOURCA DIN KUNDRESKONTRA! Vi på Berazy hjälper dig att effektivisera din fakturahantering. Vare sig det är via ditt ekonomiprogram eller direkt på webben. Då kan du fokusera på din kärnverksamhet och du har full kontroll på din kundreskontra. Värdefullt, tycker vi! KREDITKONTROLL LIKVIDITET KASSASYSTEM KUNDRESKONTRA 90-KONTO RING OSS PÅ ELLER TITTA IN PÅ Lilla Bommen 1, Göteborg.

18 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 18 Mikael Berggren VD på Neovici AB Så gräver du guld i kassaflödet du har förmodligen väldigt bra kontroll på dina kundtransaktioner. men hur relaterar du dessa till dina avtal, rabatter och kampanjer på leverantörssidan? Ju mer distribuerad struktur, och ju fler transaktioner, prisändringar mm, desto mer lönsamt att effektivisera och ta kontroll över hela affärsflödet från avtal och inköpsrutiner till försäljning. Det är grundtanken bakom Neovicis system Cosmoz, och det är inte bara detaljhandeln som börjar fatta galoppen. Vi har idag mer än 1000 butiker som kunder i Norden, och inte bara detaljistföretag som Apoteket och Pressbyrån säger företagets VD Mikael Berggren. Vi har även levererat system till tillverkande företag som General Electric och till mer än 50 kommuner och landsting. Deras verksamheter är uppenbarligen vitt skilda, men den gemensamma nämnaren är tunga distribuerade, ofta komplexa informationsflöden. Mikael Berggren understryker vikten av att få kontroll på hela informationsflödet, dels för att förbättra inköpsvillkoren, men också för att hålla kostnaderna i schack: De flesta företag arbetar rationellt och gör detaljerade analyser av sina försäljningstransaktioner, men hanteringen av inköpstransaktionerna är nästan aldrig lika strukturerad. Vilket dels betyder att man har sämre överblick över vad som händer däremellan, t ex kassering och annat svinn, dels spenderar en massa dyrbar tid på manuella rutiner. Total kontroll med Cosmoz Neovici startade verksamheten i Stockholm 1997, då i liten skala och med starkt kundanpassade system. Den ackumulerade erfarenheten sedan dess har resulterat i ett standardiserat men synnerligen flexibelt system Cosmoz. Oavsett hur mycket information som kommer in i företaget är de hanterbara med Cosmoz. Systemet plockar ut, värderar och sorterar all information oavsett ursprung. Med en total överblick går det därefter lätt att optimera ett affärsflöde som passar organisationen. Cosmoz gör allt överskådligt samtidigt som flödet hanteras automatiskt. Standardiseringen har bland annat medfört att implementeringen idag kan genomföras betydligt snabbare och till lägre kostnad för kunden. Det som i praktiken tar mest tid är nästan alltid leverantörernas olika rutiner och format på order, fakturor och andra dokument. Bara för att det är EDI, betyder det inte att det är rätt. Det inte formatet som kommer att frälsa världen. Utmaningen ligger på ett högre plan, och det finns mycket stora pengar att tjäna och spara.. Flera av våra kunder har med en relativt begränsad investering kunnat räkna hem miljonbelopp, säger Mikael Berggren. Möjligheterna att förbättra lönsamheten genom höjda priser är i dagens konkurrensklimat närmast obefintliga det gäller i de flesta branscher. Men genom att försäkra sig om en lika bra struktur på leverantörssidan som på kundsidan blir det uppenbart att det finns mer pengar att hämta. För att inte tala om alla dyrbara timmar som företagen ägnar åt manuell administration.»flera av våra kunder har med en relativt begränsad investering kunnat räkna hem miljonbelopp«många glömmer att kassaflödet genomströmmar hela verksamheten, och finns fler möjligheter att gräva guld än vad många ekonomiansvariga är medvetna om. Ersätter ofta fler än 4 gamla system Cosmoz hanterar hela flöden från avtal och inköp till försäljning, och förenklar i många fall systemmosaiken från flertalet leverantörer. Företaget kan t ex ha använt: ett system alternativt extern tjänst för inskanning av pappersdokument ett annat system för att tolka det inskannade materialet ett tredje för filöverföringar och konverteringar ett fjärde för att hantera flödet av pappersfakturor ett femte för att hantera flödet av elektroniska dokument, etc Allt bokförs dessutom automatiskt och skickas om man så vill vidare till valfri huvudbok. De manuella rutiner och arbetsmoment som tidigare hanterades i de olika systemen utförs istället per automatik av Cosmoz. Genom att automatisera alla dessa processer i ett enda system minskar vi inte bara behovet av manuell tillsyn och handpåläggning, det reducerar även risken för fel, förklarar Mikael Berggren. Vi har flera kunder som på kort tid har kunnat flerfaldiga nettomarginalen på det här viset. Och det märkliga är att vi fortfarande är ganska ensamma om att kunna erbjuda detta jag känner i alla fall inte till något annat system som ens kommer i närheten av Cosmoz. Neovici har tills helt nyligen haft hela sin verksamhet inom landets gränser. Efter lyckade installationer och ett framgångsrikt fortsatt samarbete med Pressbyrån, 7-eleven och Shell har Cosmoz nu även introducerats i dessa företags norska verksamheter. Neovici är redan starkt etablerade i Norden och expanderar nu i övriga Europa. n

19 Strategisk planering Affärsplaner/målstyrning Budget/prognos Rapportering Analys Nyckeltal Uppföljning Verksamhetsstyrning med den nya generationens beslutsstöd VI STÄRKER ER KONKURRENSKRAFT Vi kan verksamhetsstyrning. Våra kunskaper tillsammans med marknadens effektivaste beslutsstödsprodukt gör att vi på allvar kan förbättra era styrprocesser och stärka er konkurrenskraft. Business Intelligence Budget & Prognos Strategisk styrning ANMÄL DIG TILL ETT SEMINARIUM! Den 17 april visar vi med konkreta kundexempel hur du med ett bättre stöd för budget & prognos samt för rapportering & uppföljning, blir rustad för att snabbare se och möta förändringar. Läs mer på Varmt välkommen! supporting successful decisions

20 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN FRÅN IDG CREATIVE MEDIA 20 Investeringsklimatet inom affärssystem Investeringarna i affärssystem upplevde en pik i slutet av 2008 gällande antalet nya affärer och systembyten. Branschen var på väg mot det bästa året sedan millennieskiftet när konjunkturen vek nedåt med ett drastiskt fall i investeringar i nya affärssystem. Följden blev ett tåg med varsel och en konsolidering bland återförsäljare och partners. Sedan dess har investeringarna successivt ökat och vi upplever återigen ett stort intresse affärssystem. Bakgrunden till intresset återfinner vi i spåren av de industriella konjunktursvängningar som Sverige upplevt. När investeringarna var på väg mot en topp under 2008 berodde detta på att väldigt många företag ville byta ut de affärssystem som inhandlades före och i samband med millennieskiftet. När konjunkturnedgången slog till 2008 stoppades många av dessa planerade systembyten. Det har nu gått ytterligare 4-5 år och även om många företag fortfarande lever i en pressad situation med svag konjunktur så har behovet av ett systembyte eskalerat till närmast katastrofläge för många företag. När vi i slutet av 2012 genomförde en enkät med ca 200 större företag visade resultatet att endast 19 % av företagen fullföljt sina investeringar i affärssystem under de konjunktursvaga åren och att drygt 70 % av företagen parkerat eller helt övergett sina investeringsplaner. Problemet med detta är att när väl proppen går ur kommer det leda till en stor efterfrågan på nya affärssystem och konsulthjälp vilket kommer driva upp priserna. Idag går det fortfarande att göra riktigt bra affärer med rimliga priser och god tillgång på konsultstöd. Under ytan finns det en stor efterfrågan och det genomförs just nu många förstudier inför stundande systembyten. Antalet reella upphandlingar kommer dock det närmsta året att fortfarande vara begränsat kopplat till den försiktighet som praktiseras av företagsledningarna. Många chefer upplever det svårt att motivera investering i nytt affärssystem samtidigt som företaget varslar personal och håller nere alla kostnader. Att i detta läge våga investera och planera för framtida tillväxt kräver mod men också insikt i affärssystemets betydelse för framtida effektivisering. De leverantörer som dragit fördel av krisåren återfinns i segmentet små- och medelstora affärssystem där omfattningen av en investering blir begränsad jämfört med de stora komplexa affärssystemen. Bland de framgångsrika affärssystemen i Sverige under 2012 kan nämnas Pyramid, Jeeves, Monitor, Visma, UNIT4 Agresso och Microsoft NAV. Det pågår samtidigt en växling till de leverantörer som erbjuder molnlösningar där Xledger, 24SevenOffice, Netsuite och svenska Fortnox tagit en stor andel av de nya affärerna. n Jonas Andersson, VD och chefsanalytiker på HerbertNathan & Co Experterna inom verksamhetsstyrning rapportering/analys budget/prognos koncernkonsolidering