Hyrtjänst SAP On demand

Transkript

1 SAP som Hyrtjänst SAP On demand komplett affärssystem till fast månadskostnad

2 Börja i liten skala! Väx utan begränsning. Full insyn i svenska och utländska bolag. Internationell handel. Hantera legala krav, valutor och moms i flera länder. Kom igång på fyra veckor!

3 Med SAP On demand får du kostnadseffektivt tillgång till marknadens kraftfullaste affärssystem - SAP. Tryggt och säkert levererat som hyrtjänst från Implema. Att hyra istället för att äga är en bekväm och trygg lösning. Du får en fast månadskostnad och slipper den initiala investeringen som ett eget system hade krävt. SAP On demand är ett komplett molnbaserat affärssystem som ditt företag kan växa vidare med, inom Sverige och internationellt. Det blir förmodligen det sista affärssystembytet ditt företag behöver göra. Någonsin!

4 Med SAP som hyrtjänst är Grays redo för europeisk expansion Grays American Stores är grossist av amerikanska livsmedel med Skandinavien som hemmamarknad. Företaget expanderar snabbt. För att kunna etablera sig i fler länder har de nyligen bytt affärssystem till SAP. Ett system som de hyr av Implema till en fast månadskostnad. Johan Höglund, Grays VD, berättar: - Vi hade redan hunnit med två affärssystembyten på fem år. Den här gången ville vi göra det ordentligt och välja ett system för framtiden. Därför valde vi SAP. De senaste åren har Grays ökat sin omsättning med 30 procent per år. Företaget har idag femton anställda och ett tiotal säljagenter i Norden. De största marknaderna är Sverige och Finland. - Vi hade tidigare ett mindre webbaserat system. Det fungerade bra så länge vi var relativt små. När vi växte fick vi problem att följa med och saknade kontroll. Grays varor importeras från USA och leverans sker med båt över Atlanten. - Vi har relatvit långa ledtider. Med vårt tidigare system blev det problematiskt både på logistik- och ekonomisidan. Vi behövde bättre kontroll. Grays amerikanska livsmedel säljs hos de flesta stora butikskedjorna: ICA, COOP, City Gross och i ett antal nätbutiker. - Vi har omkring 350 olika artiklar som vi levererar direkt till närmare 1,200 butiker i hela Norden. Det ställer stora krav på våra administrativa rutiner, menar Höglund. SAP på tre veckor Grays och Implema träffades första gången våren Höglund berättar: - Det visade sig att Implema redan hade färdiga lösningar och att vi hade samma tankar kring vad ett företag i vår storlek behöver. Beslutet att välja en hyrtjänst togs under sommaren och den första oktober gick Grays över till SAP. - Vi jobbade intensivt under tre veckor för att dokumentera och rensa i all data. Det var ett bra tillfälle för oss att uppdatera och kvalitetssäkra kunduppgifter, prislistor

5 Fördelen med en hyrtjänst är kostnadsaspekten. Vi har en fast månadskostnad och slipper den initiala investeringen som ett eget system hade krävt Johan Höglund VD Grays American Stores

6 och annan information samtidigt som vi kunde sortera och få en bättre struktur. - Under en helg så tryckte vi på knappen och gick över till SAP. Det gick bra! Fast månadskostnad Med SAP On demand får Grays ett komplett SAP-system levererat som en hyrtjänst. - Fördelen med en hyrtjänst är kostnadsaspekten. Vi har en fast månadskostnad och slipper den initiala investeringen som ett eget system hade krävt. Samtidigt är det bra att ha en partner som Implema som kan vårt företag, menar Höglund. Alla länder i samma affärssystem Grays huvudkontor ligger i Stockholm. I Norge finns ett helägt dotterbolag och i Finland en filial. De tre bolagen hanteras i samma affärssystem. - En stor fördel med det nya systemet är att vi kan hantera alla länder och bolag på samma plattform. - Nu sköts all handel mellan länderna med automatik i SAP och det är en stor förbättring. Det stöttar vår ambition framåt när vi går in på nya marknader. Ett val för framtiden Grays ambition är att växa inom Europa och att inom tre år öka omsättningen från 100 till 250 miljoner kronor. - I Sverige och de nordiska länderna kan vi bara växa till en viss gräns. Ska vi expandera måste vi komma ut på nya marknader. Ett affärssystem från SAP passar mycket bra in i detta. Med SAP har Grays fått en lösning där de enkelt kan gå in på nya marknader och starta bolag i nya länder. Ett system som kan hantera olika länders legala krav, valutor och moms. Grays har bara hunnit använda SAP i några månader. - När man byter affärssystem så tar det ett tag innan allt sätter sig. Vi tar det steg för steg och kommer att utveckla våra processer varefter. Fördelen med SAP är att alla möjligheter finns, avslutar Höglund. Innan övergången till SAP fick Grays administrera flera olika system. - Fick vi en order från Norge fick vi först registrera den i det svenska systemet för att kunna leverera. För att kunna fakturera fick vi sedan registrera samma sak i vårt norska system. Om något saknades eller var restnoterat så kom det inte alltid med.

7 - SAP On demand består av färdiga branschlösningar och affärsprocesser för grossister och tillverkande företag. Det gör att ingen utveckling eller traditionellt implementationsprojekt krävs. Överföring av basdata, support och utbildning genomförs normalt inom fyra veckor vilket gör att ditt företag snabbt kan vara igång med nya, effektiva affärsprocesser. Kom igång på fyra veckor!

8 Elektronisk fakturahantering EDI och elektroniska meddelanden. Stort affärssystem till litet pris. Helautomatiserad koncernfakturering. Med SAP On demand får du ett framtidssäkert och skalbart affärssystem så att ditt företag kan expandera utan begränsningar i affärsstödet. Du får full transparans mellan företagets svenska och utländska bolag samt mycket bra stöd för koncernhandel mellan dina bolag. Du kan hantera legala krav och skatteregler samt valutor och moms i de länder som ditt företag är verksamt idag eller i framtiden. SAP On demand ger dig full kontroll på verksamheten. Du kan börja i liten skala och växa vidare i samma affärssystem när företaget växer och utvecklas.

9 Har ditt affärssystem det som krävs för att företaget ska kunna växa? En kostnadsstruktur som passar ett mindre men expansivt företag Hantering av alla länder i samma affärssystem Hantering av koncernstruktur - internhandel mellan egna bolag Automatiserad internhandel Full insyn i svenska och utländska bolag Färdiga moms- och intrastatrapporter Hantering av legala krav och skatteregler i olika länder Hantering av olika språk och valutor Full kontroll på logistiken Bra verktyg för inköps- och produktionsplanering Ekonomisk uppföljning och kontroll Kraftfull hantering av växande transaktionsmängder, artiklar, kunder och leverantörer Elektroniska flöden (EDI) med dina kunder och leverantörer Obegränsade expansionsmöjligheter, inom Sverige och internationellt En partner med lång erfarenhet av små och medelstora företags affärsprocesser En partner som tar fullt ansvar för utveckling, support och drift

10 Affärssystem som hyrtjänst ett tryggt och bekymmersfritt val Naty är ett svenskt företag som utvecklar och säljer ekologiska blöjor samt miljövänliga hygienartiklar och barnkläder i ekologisk bomull. De började i liten skala men är idag ett internationellt företag som omsätter 200 miljoner kronor. Företaget har 15 anställda på huvudkontoret i Nacka samt säljagenter i ett antal länder. Med internationell handel och tillverkning utomlands behövde Naty ett kraftfullt affärssystem som kunde hantera olika valutor och moms. Sedan april 2011 använder Naty affärssystemet SAP. Affärsprocesserna levereras som en hyrtjänst från Implema. Lars Zejlon är Business Controller på Naty. Han berättar: - Naty är ett expansivt företag med komplex internationell handel där varor skickas kors och tvärs. Vi hade vuxit ur vårt affärssystem från Hogia på många sätt och behövde ett nytt affärssystem för att kunna expandera vidare. Samtidigt behövde vi få bättre kontroll och uppföljning och bättre stöd för internationell handel. Färdig SAP-lösning som hyrtjänst Naty tittade på flera olika alternativ men inget system kunde till fullo möta företagets krav. De blev tipsade att titta på SAP. - Vi sökte den bästa SAP-leverantören i Stockholmstrakten och kom i kontakt med Implema. Det var en överraskning för oss att det fanns färdiga SAP-lösningar och att SAP även var ett bra alternativ för mindre företag. Lars Zejlon berättar vidare att Implema presenterade en molnbaserad lösning där Naty skulle få ett komplett SAPsystem levererat som en hyrtjänst. - Ett företag av vår storlek har varken tid eller pengar att hantera ett eget affärssystem - ett affärssystem i molnet passar oss perfekt. Vi har obegränsat med kapacitet och kan expandera på nya marknader utan att affärssystemet begränsar oss. Samtidigt har vi fått en trygg och bekymmersfri lösning. Försäljning internationellt - tillverkning och lager utomlands Natys produkter säljs via stora dagligvarukedjor som Sainsbury, Tesco, Boots och Target. De största marknaderna är Storbrittanien, USA samt Australien. Produkterna säljs även via nätbutiker som diapers.com och i flera europeiska länder som Holland, Belgien och Italien.

11 Ett företag av vår storlek har varken tid eller pengar att hantera ett eget affärssystem - ett affärssystem i molnet passar oss perfekt. Lars Zeilon Business Controller, Naty

12 Tillverkningen sker i Turkiet och i Finland och lager finns idag i England, USA, Australien, Finland och Italien. Det manuella arbetet har minskat och vi har fått mycket bättre verktyg för kontinuerlig kontroll och uppföljning och även inför kommande bokslut Inga begränsningar för expansion i nya länder Med SAP On demand har Naty fått ett affärsstöd som ger dem full kontroll på verksamheten. Ett affärssystem som kan hantera legala krav och moms i flera länder. Det finns inga begränsningar i affärssystemet när företaget expanderar och etablerar sig på nya marknader. inom ett fåtal dagar. Med SAP har vi fått bättre verktyg för inköps- och produktionsplanering och en helt annan insyn vad gäller lagernivåer och försäljningssiffror. Våra säljagenter kan efter övergången till SAP exempelvis rapportera försäljningssiffror direkt i systemet. Mindre handpåläggning Magdalena Ström, Ekonomichef Naty Ekonomichefen Magdalena Ström och Anna Jansson, som jobbar som ekonomiassistent, berättar att deras arbete förändrats mycket sedan övergången till SAP. - Det manuella arbetet har minskat och vi har fått mycket bättre verktyg för kontinuerlig kontroll och uppföljning och även inför kommande bokslut. Det har blivit mindre pappersarbete och helt klart mindre handpåläggning i Excel. Stora vinster kopplade till valutor och olika länder Bättre kontroll på leveranskedjan Natys marknadschef Jan Elensky berättar att produktionsplaneringen tidigare var ett problemområde. - Vi har kunder i många olika länder och tillverkning utomlands. Ledtiden är cirka två månader från planering till lager och de stora kedjorna vill normalt ha sina produkter Magdalena Ström berättar vidare att de största vinsterna är kopplade till olika valutor och länder. - Nu kan vi enkelt ta ut färdiga momsrapporter och intrastatrapporter som visar transaktioner mellan EUländer. Vi har verksamhet i sex olika länder så det har förenklat och effektiviserat vårt arbete mycket.

13 - En annan fördel är möjligheten att göra filbetalningar direkt i olika valutor, fortsätter Anna Jansson. Det sparar mycket tid. Tidsbesparing i hantering av fakturor Fakturahanteringen har också blivit mycket smidigare eftersom säljagenter och medarbetare som är ute och reser kan attestera sina fakturor elektroniskt. Tidigare skickades fakturor runt för attest och ibland hamnade de på villovägar. - Tidigare fick vi ägna en hel del tid åt att söka efter fakturor. Med attest direkt i systemet ökar kvaliteten och vi kan enklare följa upp status på varje faktura. Trygg och framtidssäker lösning Lars Zejlon berättar att Naty gick över till SAP i april Han har erfarenhet från flera tidigare affärssystembyten. - Det brukar vara mer förarbete och ofta en hel del utveckling. Det brukar bli omständigt. Nu satt vi här och väntade på att en projektgrupp skulle dyka upp så att vi kunde köra igång. Men det hände ingenting, fortsätter han lite skämtsamt. - När vi sen kom igång så blev det ett intensivt arbete någon vecka eller två. Det positiva var att allting fanns. Man kan göra det mesta och totalt sett så har det gått ganska så smidigt. Det har fungerat bra med Implema. - Vi känner att vi har fått en trygg lösning och behöver inte ha några egna resurser för att hantera affärssystemet. Vi har fått en stabil grund och kan fortsätta att etablera oss på nya marknader. Vi behöver aldrig mer byta affärssystem, avslutar Zejlon.

14 Total kontroll hos Gärdin & Persson med SAP BI som hyrtjänst Gärdin & Persson är ett privatägt handelsföretag som levererat verktyg, maskiner och byggmaterial till företag och privatpersoner sedan Verksamheten finns i Östersund, Strömsund, Örnsköldsvik och Umeå. Gärdin & Persson är SAP ERP användare sedan Sedan 2009 använder de Business Intelligence som en hyrtjänst från Implema. Implema var först i Sverige med att erbjuda SAP som molntjänst. Första tjänsten att levereras som en hyrtjänst var SAP Business Intelligence. Handelsföretaget Gärdin & Persson var pionjärer. Trodde att SAP BI skulle bli för dyrt Calle Roos, Gärdin & Perssons koncerncontroller berättar: - När Implema erbjöd oss SAP BI som en hyrtjänst så hade vi i princip redan bestämt oss för en annan BIlösning. oss att även använda BI lösning från SAP. Möjligheten att köpa BI på kran var givetvis ett intressant alternativ för oss. Otroligt snabbt att komma igång Calle Roos menar att det gick otroligt snabbt att komma igång. - Uppsättningen mot Gärdin & Perssons data tog bara någon dag och efter en halv dags utbildning var vi igång med en alldeles egen webbaserad cockpit. Enkelhet och användarvänlighet är viktigt. Med Implemas SAP BI som hyrtjänst får varje kund en egen webbaserad cockpit som är uppbyggd i ett fliksystem för varje analysdel. Lösningen kan enkelt utökas till nya analysområden. I SAP BI On demand ingår initialt ekonomi, lönsamhet, orderingång samt budgetinmatning per order, butik och dag. - Vi trodde att SAP BI skulle bli för dyrt för oss. Eftersom vi använder SAP ERP så finns det många fördelar för

15 Vi trodde att SAP skulle bli för dyrt för oss. Möjligheten att köpa BI på kran var givetvis intressant Calle Roos Koncerncontroller, Gärdin & Persson

16 Implema grundades 1998 med en vision att paketera och göra SAP tillgängligt och användarvänligt för små och medelstora företag med behov av effektiva affärsprocesser, mätbara resultat och effektiv kontroll och uppföljning. Idag, snart femton år senare, har vi en helt unik erfarenhet och position på den svenska marknaden med så gott som alla svenska kundreferenser inom SAP Business All-in-One. Med Implemas On demand lösningar kan mindre företag med expansionplaner kostnadseffektivt få tillgång till ett kraftfullt affärssystem levererat som en hyrtjänst. Implemas fokus ligger fortfarande inom SAPs kraftfulla affärslösningar men vi utvärderar kontinuerligt kompletterande lösningar för att på bästa sätt kunna utveckla våra kunders affärsprocesser och stärka deras konkurrenskraft. Vi jobbar mycket nära våra kunders verksamhet och har regionskontor i Stockholm, Malmö, Helsingborg, Jönköping, Linköping, Karlstad, Västerås och Örebro. De flesta av våra kunder har internationell verksamhet vilket gör att vi har lång erfarenhet av implementeringar, roll-out och projekt i Europa och resten av världen. Vår unika erfarenhet från uppdragsbaserade projekt har vi omvandlat till en metod som ger våra kunder en säker installation med fokus på affärsnytta, tid och budget. Implema är en aktiv och coachande partner som kan ta ansvar för helheten inklusive verskamhetskonsulting, implementation, utveckling, kompetensutveckling, support och drift. Vår målsättning är att alla våra kunder ska vara nöjda referenskunder. Det gör att vi har många nöjda kunder. Implema januari 2012 Implema omsätter 130 miljoner kronor och har verksamhet i Stockholm, Malmö, Helsingborg, Jönköping, Linköping, Karlstad, Västerås och Örebro. Företaget grundades 1998 och har idag närmare 100 anställda