Revisionsrapport Ändamålsenlighet avseende överförmyndaren Trelleborgs kommun Alf Wahlgren, certifierad kommunal revisor Carl-Gustaf Folkeson, revisionskonsult 21 juni 2011
Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte 1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga 1 1.2 Metod och avgränsning 1 2 Granskningsresultat 2 2.1 Riktlinjer och lagstiftning för verksamheten 2 2.2 Intern kontroll 3 2.3 Kontroller i samband med rekrytering av förmyndare, god man samt förvaltare 3 2.4 Diarieföring/registrering och årsräkning 4 2.5 Länsstyrelsens granskning av överförmyndarverksamheten 5 3 Bedömning 6 21 juni 2011 Trelleborgs kommun
1 Bakgrund och syfte Personer som inte kan ta hand om sig själva och sin egendom riskerar att drabbas av rättsförluster. Det kan handla om personer som av olika anledningar inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sina personliga behov och sitt välbefinnande. För den som har behov av hjälp medverkar överförmyndaren till att en god man, förvaltare eller förmyndare utses. Överförmyndaren kontrollerar att de utsedda personerna fullgör sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt. En svag tillsyn och kontroll från nämndens sida kan innebära en väsentlig risk för kommunen. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga Komrev inom har fått i uppdrag av Trelleborgs kommuns förtroendevalda revisorer att granska ändamålsenligheten i överförmyndarens verksamhet. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedrivs överförmyndarens verksamhet ändamålsenligt utifrån lagstiftning och fastställda riktlinjer? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål satts upp för granskningens genomförande: Riktlinjer finns för verksamheten Internkontrollplan finns för verksamheten Kontroller görs i samband med rekrytering av förmyndare, god man samt förvaltare Registrering och diarieföring sker i enlighet med gällande lagstiftning Årsräkningarna granskas och hanteras i enlighet med lagstiftning Utbildning sker av god man 1.2 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med överförmyndarhandläggare och två gode män, genomgång av verksamhetens statistik samt rapport från Länsstyrelsen i Skåne län. Granskningen avgränsas till verksamhetsåret 2010 och berör till största del funktionen god man. Rapporten har faktagranskats av överförmyndaren. Trelleborg kommun 1 av 8
2 Granskningsresultat 2.1 Riktlinjer och lagstiftning för verksamheten Av kommunallagen framgår att det i varje kommun skall finnas en överförmyndare/överförmyndarnämnd vars uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Överförmyndare/överförmyndarnämnd utses av kommunfullmäktige och kontrolleras av Länsstyrelsen. I Trelleborgs kommun finns en överförmyndarnämnd bestående av fem ordinarie ledamöter samt fem ersättare. I reglemente för överförmyndarnämnden i Trelleborgs kommun (antagen av kommunfullmäktige 2006-12-18) regleras vilka bestämmelser som gäller för verksamheten och dess arbetsformer. Av reglementet framgår bland annat nämndens uppgifter och ansvarsområde, förvaltning, processbehörighet samt rapporteringsskyldighet. Överförmyndarens verksamhet regleras till största delen av föräldrabalken (FB). I verksamheten ingår att utöva tillsyn över hur olika ställföreträdare (förmyndare, gode män och förvaltare) sköter andra personers ekonomi och bevakar deras rättigheter/skyldigheter. Utöver tillsyn ingår i verksamheten även utbildning och rekrytering av ställföreträdare. I ansvaret ingår också att fastställa arvode och ersättning för utgifter som ställföreträdare har rätt till. Inom verksamheten finns två heltidsanställda överförmyndarhandläggare (ÖF) som är underställda kommundirektören. Dessutom finns en redovisningsgranskare som är timarvoderad. Länsstyrelsen är den myndighet som övervakar att det finns adekvat kompetens hos tjänstemännen. I budgeten för överförmyndarnämnden år 2011 framgår följande effektmål för verksamheten: För att behålla ställföreträdarna är det angeläget att arvodena och ersättningarna till dem kan hållas på den nivå de gör i nuläget. Alla årsräkningar, som inkommit i rätt tid och är kompletta, ska vara granskade och arvodet utbetalat senast den 30 juni samma år. Förbättra servicen till ställföreträdare genom att erbjuda målgruppsanpassad utbildning samt för att utveckla och effektivisera verksamheten på överförmyndarnämndens kansli. Utöka samarbetet mellan tingsrätten och socialtjänsten. På sikt bör det medföra kortare handläggningstider och i flera ärenden även mindre ingripande åtgärder än anordnande av ställföreträdarskap. Budgeten för överförmyndarens verksamhet uppgår till 4,4 mnkr för år 2011. Bokslutet för år 2010 visade på ett underskott på -1,2 mnkr. Underskottet förklaras Trelleborg kommun 2 av 8
Antal Ändamålsenlighet avseende överförmyndaren med ökade lönekostnader till följd av ökad arbetsbelastning samt ökade kostnader för arvoden till ställföreträdare. För år 2009 visade överförmyndarens verksamhet endast ett mindre underskott (-31 tkr). Verksamhetsnyckeltal: Nyckeltal Överförmyndaren 2008-2010 600 500 400 300 200 100 0 År 2008 År 2009 År 2010 Antal årsräkningar 274 322 356 Antal ärenden 371 413 549 Antal gode män 140 156 179 Anm. I statistiken för antalet lämnade årsräkningar ingår ej de som inte erhållit arvode för sitt uppdrag Av statistiken framgår att det skett en ökning av antalet gode män under perioden år 2008 2009. Likaså har det under samma period skett en ökning av antalet årsräkningar och antal ärenden. Den största procentuella ökningen har skett avseende antal ärenden som ökat med 48 procent under den redovisade perioden. Volymökningen beror enligt uppgift dels på en ökning av ensamkommande flyktingbarn, dels på en ökad psykisk ohälsa i samhället. 2.2 Intern kontroll Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2003-04-22) skall nämnderna varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. I kommunledningskontorets skrivelse till kommunstyrelsen, Uppföljning av 2010 års interna kontrollplaner för nämnderna samt redovisning av gemensamma kontrollmål för samtliga nämnder år 2011, framgår att överförmyndarnämnden inte har presenterat någon kontrollplan eller någon uppföljning av den interna kontrollen. Enligt uppgift har det förts en diskussion i nämnden om att upprätta en intern kontrollplan men vid granskningstillfället fanns det ännu ingen plan framme. 2.3 Kontroller i samband med rekrytering av förmyndare, god man samt förvaltare I samband med att en ny god man, förvaltare eller förmyndare ska rekryteras, genomför ÖF kontroller mot polisens belastningsregister samt mot kronofogdens register. Fram till och med år 2009 gjordes även kontroller via socialtjänstens Trelleborg kommun 3 av 8
register men denna kontroll togs bort från och med år 2010 då ÖF enklare fick tillgång till polisens belastningsregister. Tidigare anordnade ÖF gemensamma träffar för alla gode män men några sådana träffar anordnas inte längre på grund av resursbrist. Enligt uppgift är det Länsstyrelsen som har tillsynsansvar över att ÖF tillhandahåller utbildning till gode män. I samband med att en ny god man utses får denne/denna cirka en timmes utbildning av ÖF där de tillsammans går igenom uppdraget. I samband med denna utbildning poängterar särskilt ÖF vikten av att dagboksanteckningar och kassabok förs på ett korrekt sätt. Avseende rekrytering av gode män är ÖF:s uppfattning att detta är relativt lätt i nuläget vilket delvis förklaras av hyggliga arvodesnivåer (ett normalarvode för en god man med fullt uppdrag är ca 15 000 kr per år). Dock kommer det att ske en generationsväxling framöver som kan innebära rekryteringsproblem. Medelåldern på gode män ligger idag på mellan 50 60 år. Det finns ingen formaliserad åldersgräns för gode män, dock finns det en informell sådan på cirka 70 år. ÖF poängterar även vikten av att de som rekryteras som gode män har livserfarenhet. Vid granskningstillfället fanns det i kommunen ett fåtal professionella gode män som vardera hanterar 20 25 ärenden. 2.4 Diarieföring/registrering och årsräkning För ÖF:s ärendehantering används ett särskilt IT-stöd, diariesystemet Wärna. Alla handlingar förvaras hos ÖF i dokumentskåp. Post adresserad till ÖF öppnas dagligen av överförmyndaren. Posten ankomststämplas och diarieförs dagligen eller senast dagen efter ankomst. Enligt föräldrabalkens regler ska ställföreträdaren före den 1 mars varje år lämna in en årsräkning till överförmyndaren. Själva granskningen genomförs av en extra resurs som ÖF tar in enkom för granskning av årsräkningarna. Granskningsarbetet av årsräkningarna har förändrats på så sätt att tidigare gjordes djupgranskningar av samtliga årsräkningar innebärandes att samtliga verifikationer granskades. Från och med granskningen av de årsräkningar som avser år 2010 har överförmyndarnämnden beslutat att granskning av årsräkning antingen ska utföras som en fullständig granskning eller som en förenklad granskning. Fördjupad granskning innebär bland annat att samtliga verifikationer granskas. Förenklad granskning innebär att årsräkningen granskas genom i första hand en jämförelse med föregående årsräkning, där tillgångar och skulder samt inkomster och utgifter jämförs. Vid större avvikelser, som inte förklaras av årsräkningen, ska denna genomgå en fullständig granskning. Följande årsräkningar genomgår en fullständig granskning: Årsräkningar avseende förvaltningar där det fanns anmärkningar föregående år. Årsräkningar avseende förvaltningar som inletts under det år årsräkningen avser. Trelleborg kommun 4 av 8
Stickprovsvis utvalda årsräkningar där huvudmännens födelsedatum styr. Årligen ska årsräkningar avseende tre olika födelsedatum granskas fullständigt. En förenklad årsräkning tar uppskattningsvis en timme att granska. Ett problemområde som ÖF framför i intervjun är att granskningen av årsräkningarna inte är färdigt förrän i oktober/november året efter det aktuella redovisningsåret. Detta beror på den stora arbetsinsats som krävs för att granska årsräkningarna i kombination med att antalet ärenden successivt har ökat. Detta tillstånd anser ÖF inte vara tillfredsställande eftersom det innebär att ställföreträdaren får ligga ute med pengar under lång tid. Samma sak gäller för god man till ensamkommande flyktingbarn där arvode och utlägg måste återsökas från migrationsverket. Denna återsökning sker inte med någon regelbundenhet. Den arbetstid som ÖF lägger ned på dessa ärenden finansieras dock inom ÖF:s budgetram. Som tidigare har nämnts har överförmyndarnämnden antagit en målsättning för år 2011 att alla årsräkningar som inkommit i rätt tid och är kompletta ska vara granskade och arvodet utbetalat senast den 30 juni samma år. För att klara målet har överförmyndarnämnden äskat medel till en permanent utökning med 0,5 tjänst för granskning av årsräkningar. 2.5 Länsstyrelsens granskning av överförmyndarverksamheten Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet över överförmyndarens verksamhet. Den senaste inspektionen genomfördes den 17 juni 2010. Av det protokoll som upprättades i samband med inspektionen framgår att ÖF vid månadsskiftet maj juni 2010 hade 450 ärenden, fördelade på 341 godmanskap (varav 36 gällde ensamkommande flyktingbarn), 50 förvaltarskap och 50 förmyndarskap. Antalet ärenden har ökat från ca 350 ärenden år 2008. ÖF kommenterade att utöver en ökning av antalet ärenden har även svårighetsgraden på ärendena ökat vilket gör det svårare att hitta lämpliga ställföreträdare. Detta gäller särskilt unga personer med psykisk sjukdom. I protokollet noterades även att ÖF, från att tidigare befunnit sig i en svår situation avseende ensamkommande flyktingbarn, numera har en bra beredskap för handläggning av dessa ärenden med en buffert av gode män. I samband med inspektionen genomfördes även en aktgranskning av sex stycken slumpvis utvalda akter avseende godmanskap och förvaltarskap. Länsstyrelsen konstaterade att det rådde god ordning i akterna. Dock noterades det att två händelser som skett i ett ärende, diarieförts på dagboksbladet som endast en händelse. Vidare noterades att ÖF under lång tid haft en hög arbetsbelastning och att den utökning av personalstyrkan som skedde under år 2010 till 2,0 tjänst var ett välbehövligt tillskott. Länsstyrelsens sammanfattande bedömning var att ÖF fullgjort sina uppgifter på ett bra sätt. Trelleborg kommun 5 av 8
3 Bedömning Vår granskning visar att överförmyndarens åtaganden har vuxit kraftigt under de senaste åren. Detta är delvis kopplat till den stora ökningen av ensamkommande flyktingbarn samt en ökad psykisk ohälsa i kommunen. Ökningen av antalet ärenden har resulterat i ökad arbetsbelastning för verksamheten. Vi bedömer att de riktlinjer som finns för överförmyndaren i form av reglemente och mål är ändamålsenliga och utgör ett stöd för verksamheten. Avseende den interna kontrollen visar vår granskning att nämnden saknar en plan för intern kontroll. Vi bedömer att detta är en brist och vi anser att överförmyndarnämnden snarast bör genomföra en risk- och väsentlighetsbedömning av hela sin verksamhet som utgångspunkt för framtagande av kontrollmål. När den interna kontrollen är genomförd bör nämnden rapportera till kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret för nämndernas interna kontroll. Vår granskning visar att i samband med att en ny god man, förvaltare eller förmyndare ska rekryteras, genomför ÖF kontroller mot polisens belastningsregister samt mot kronofogdens register. Vi bedömer att dessa kontroller är adekvata och ger rimliga förutsättningar för att kunna bedöma personens lämplighet för sitt uppdrag. Då ansvaret för utbildning av gode män ännu inte är reglerat i lag eller författning bör överförmyndaren tillsvidare besluta om att ge utbildning för dessa och i vilken omfattning det ska ske. Utifrån gjorda iakttagelser i samband med överförmyndarens ärendehantering med hjälp av diariesystemet Wärna bedömer vi att inkommande handlingar hanteras enligt gällande lagstiftning. Av våra iakttagelser framgår att granskningen av årsräkningarna har genomförts med mycket stor noggrannhet. Detta har dock medfört att gode män fått vänta länge på sin ersättning. Överförmyndarnämndens förändrade arbetsätt med granskning av årsräkningar kommer enligt vår bedömning att innebära förbättrade förutsättningar att nå nämndens målsättning för snabbare utbetalning till gode män. Utifrån de iakttagelser som gjorts i denna granskning bedömer vi att överförmyndarens verksamhet i allt väsentligt är ändamålsenlig utifrån gällande lagstiftning och fastställda riktlinjer. Dock anser vi att överförmyndarnämnden snarast bör ta fram både en plan för intern kontroll och en utbildningsplan för gode män. Trelleborg kommun 6 av 8
När det gäller utbetalning av arvoden till god man för ensamkommande flyktingbarn anser vi att överförmyndarens återsökning av medel från migrationsverket bör göras oftare och med större regelbundenhet. Vi anser också att det är av största vikt att överförmyndarnämnden vidtar åtgärder för att inför framtiden trygga kommande generationsväxling av gode män. Trelleborg kommun 7 av 8
Alf Wahlgren Projektledare Carl-Gustaf Folkeson Uppdragsledare Trelleborg kommun 8 av 8