Revisionsrapport. Granskning av. Överförmyndarnämnden. Bollnäs kommun. Januari Ove Axelsson

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Överförmyndarnämnden Bollnäs kommun Januari 2006 Ove Axelsson

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning Sammanfattande bedömning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Avgränsning och metod Överförmyndarnämndens uppgifter Ansvarsområden för god man, förvaltare och förmyndare God man Förvaltare Förmyndare Organisation Överförmyndarverksamhetens organisation i Bollnäs kommun Ekonomi Budget och utfall Ersättningar till gode män och förvaltare Riktlinjer Verksamhetens utveckling Antal gode män, förvaltare och förmyndare Utvecklingstendenser Rekrytering Hantering av handlingar Diarieföring och förvaring

3 1. Sammanfattning 1.1 Sammanfattande bedömning Granskningen skulle enligt uppdraget inriktas på * organisation och rutiner * ekonomi, uppföljning, utfall * följsamhet mot tillämpliga lagrum * delegationsordning * riktlinjer för verksamheten * ansvarsområden för gode män, förvaltare och förmyndare * rekrytering av gode män, förvaltare och förmyndare Sedan 1996 har verksamheten bedrivits av en överförmyndarnämnd vilken i sin tur anställt en handläggare. Det har i granskningsarbetet uttryckts att nämnden fyller en viktig funktion som samtalspartner för handläggaren och även som beslutande i grannlaga ärenden. Antalet uppdrag tenderar att öka vilket påverkat det kommunala anslaget då kommunen i ca hälften av fallen står för ersättningen till uppdragstagarna. Granskningen har gett vid handen att överförmyndarnämndens verksamhet bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och fullmäktiges uppdrag i reglementet. I övrigt finns inga direkta lokala riktlinjer för verksamheten. Vad avser arvodering av uppdragstagare så sker den med ett av Svenska Kommunförbundet framtaget normalreglemente som grund. Nämnden har i delegationsordningen givit långtgående delegation att fatta beslut i ärenden enligt främst föräldrabalken men även i ärenden enligt ett antal andra lagar. Det framgår inte av delegationsordningen till vem beslutsrätten lämnats varför vi rekommenderar att delegationsordningen kompletteras med sådana uppgifter. Rekrytering av uppdragstagare har hittills inte upplevts som något problem. Genom annonsering i lokalpressen och utbildningar för potentiella uppdragstagare har man kunnat hålla antalet uppdrag per god man/förvaltare på en tillfredsställande nivå. Sammantaget bedömer vi att överförmyndarnämnden sköter sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt med väl fungerande rutiner. 3

4 2. Bakgrund 2.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers att översiktligt beskriva granska överförmyndarnämndens verksamhet i Bollnäs kommun. Granskningen inriktar sig på följande områden: * organisation och rutiner * ekonomi, uppföljning, utfall * följsamhet mot tillämpliga lagrum * delegationsordning * riktlinjer för verksamheten * ansvarsområden för gode män, förvaltare och förmyndare * rekrytering av gode män, förvaltare och förmyndare 2.2 Avgränsning och metod Överförmyndarverksamheten står under tillsyn av Länsstyrelsen som årligen granskar verksamheten på ett praktiskt djuplodande sätt varför denna granskning inte omfattar kontroll av enskilda ärendens handläggning. Granskningen har genomförts i form av telefonintervju med ordföranden samt intervju på plats med en nämndsledamot (tillika för närvarande t f handläggare) och handläggare (för närvarande uppehållande annan tjänst i kommunen). 3. Överförmyndarnämndens uppgifter Överförmyndarverksamhetens uppgifter regleras främst i föräldrabalken (FB) kapitlen Andra viktigare lagar och förordningar är förmynderskapsförordningen (SFS 1995:379) samt kommunallagen, förvaltningslagen och sekretesslagen. Därutöver finns kopplingar till ett antal lagar och förordningar inom socialtjänstens område. Av FB 16:1 framgår att Överförmyndaren skall enligt bestämmelserna i detta kapitel utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Vid tillsynen skall överförmyndaren särskilt se till att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. 4

5 Av lagtexten framgår att överförmyndaren är en kommunal förvaltningsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över gode mäns, förvaltares och förmyndares verksamhet, vilket innebär s k myndighetsutövning. Tillsynen utövas i syfte att bevaka att den som själv inte kan ta tillvara sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person inte lider skada. Överförmyndaren skall hos tingsrätten ansöka om anordnande av god manskap för den som pga sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Sådan ansökan kan också inges av huvudmannen själv (huvudman = den som behöver hjälp), dennes make/sambo eller närmaste släktingar. 4. Ansvarsområden för god man, förvaltare och förmyndare 4.1 God man Tingsrätten anordnar godmanskap och förordnar en god man, vanligtvis efter ansökan från överförmyndaren. Till god man eller förvaltare skall enl FB 11:12 utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna. Den som är underårig eller själv står under förvaltarskap får inte vara god man eller förvaltare. Den allmänna förutsättningen för att en god man ska förordnas är att någon inte kan företräda sig själv pga kroppslig eller psykisk sjukdom. Det skall också finnas ett behov av hjälp i rättsliga eller ekonomiska angelägenheter eller behov av att få den personliga omvårdnad som behövs. Det krävs samtycke från den enskilde men om detta inte går skall behovet styrkas genom läkarintyg. Den person som har fått en god man har kvar sin rättsliga handlingsförmåga och kan själv förfoga över sina tillgångar, ingå avtal mm. Den gode mannen är att betrakta som en ställföreträdare/biträde. Huvuduppgiften för den gode mannen är att tillvarata huvudmannens intressen och att alltid handla på det sätt som bäst gagnar denne. Den gode mannens uppdrag kan vara ett s k fullt godmanskap, vilket innebär att bevaka den enskildes rättigheter, sköta ekonomin och sörja för att denne får adekvat vård och omsorg. Uppdraget kan också vara ett s k begränsat godmanskap. Ett begränsat uppdrag kan t ex gälla att bevaka huvudmannens rätt och förvalta dennes egendom. Ett begränsat uppdrag kan också gälla enstaka tillfällen. 5

6 Huvudmannens vilja ska vara vägledande och den gode mannen ska fungera som biträde och så långt möjligt samråda. Samtycke ska i princip alltid inhämtas, går inte det krävs läkarintyg på att det ej är möjligt med samråd, om det gäller större förvaltningsåtgärder. I vissa fall krävs också överförmyndarens godkännande. 4.2 Förvaltare Möjligheten att omyndigförklara en person avskaffades 1989 och ersattes med förvaltarskap. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd som kan genomföras mot den enskildes vilja. Förvaltarskap anordnas för vuxna. Det är tingsrätten som beslutar om anordnande av förvaltarskap och förordnar en förvaltare vilket vanligtvis sker efter ansökan från överförmyndaren. Eftersom förvaltarskap innebär ett stort ingrepp i den personliga integriteten prövas frågan restriktivt. Förvaltarskap kan begränsas och anpassas till varje enskilt fall. Det kan t ex omfatta förvaltning av viss fastighet eller viss del av den enskildes tillgångar i övrigt. Förvaltarskap innebär att huvudmannen helt eller delvis förlorar sin rättshandlingsförmåga och förvaltaren får i motsvarande utsträckning rätt att ingå rättshandlingar för sin huvudmans räkning. Förvaltaren har ensam rådighet över huvudmannens medel. Huvuduppgiften för förvaltaren är att tillvarata huvudmannens intressen och alltid handla på det sätt som bäst gagnar denne. En förvaltare förordnas när det inte är tillräckligt med godmanskap. Utöver de förutsättningar som råder för att förordna god man krävs att en läkare intygar att den enskilde är ur stånd att vårda sig eller sin egendom. Exempel kan vara när någon pga funktionshinder eller missbruk inte kan hantera sina tillgångar och därmed riskera att sakna medel till den dagliga livsföringen eller bli vräkt. Den enskilde kan själv göra en ansökan om förvaltarskap till tingsrätten. Ansökan till tingsrätten kan även göras av en god man, anhöriga eller av överförmyndaren. Socialnämnden har en skyldighet att anmäla behov av förvaltare till överförmyndaren. 4.3 Förmyndare Barn under 18 år är underåriga och omyndiga. Ett omyndigt barn saknar som regel rättslig handlingsförmåga. Med rättslig handlingsförmåga menas att själv kunna företa rättshandlingar såsom att ingå avtal, sätta sig i skuld eller förvalta sin egendom. Däremot har ett barn rättskapacitet, vilket innebär att det kan förvärva rättigheter och skyldigheter t ex äga en fastighet. 6

7 Ett omyndigt barn måste således ha en ställföreträdare som kan företräda dess intressen och rätt. De flesta barn har sina föräldrar som ställföreträdare. Föräldrarna ansvarar, såsom vårdnadshavare, för barnets person, dvs försörjning, omvårdnad och fostran. Som förmyndare ansvarar de för förvaltning av barnets tillgångar och angelägenheter som rör tillgångarna och företräder också barnet rättsligt. Lagstiftningen utgår ifrån att de flesta föräldrar förvaltar sitt barns tillgångar på ett betryggande sätt. Så länge barnets tillgångar understiger åtta prisbasbelopp, f n kr, behövs ingen kontroll. Erfarenheten visar att en liten grupp föräldrar inte förvaltar barnets tillgångar på ett betryggande sätt eller att deras levnadsförhållanden är sådana att det kan misstänkas att de inte förvaltar tillgångarna på ett betryggande sätt. Överförmyndaren kan då ingripa i föräldrarnas förvaltning genom beslut som innebär att tillgångarna spärras. Det är föräldrarna som har ansvaret att till överförmyndaren anmäla om barns tillgångar överstiger åtta basbelopp. Vid större arv eller utbetalningar av försäkringsbelopp får i allmänhet överförmyndaren reda på detta via andra kanaler. Alla förmyndare, legala såväl som särskilt förordnade står under tillsyn av överförmyndaren oavsett tillgångarnas storlek. Överförmyndaren har också rätt att från förmyndarna infordra alla uppgifters som behövs för att utöva tillsynen. Socialnämnden är alltid skyldig att göra en framställan till tingsrätten om något framkommit som gör att åtgärd måste vidtas. 5. Organisation 5.1 Överförmyndarverksamhetens organisation i Bollnäs kommun Enligt FB 19:1 skall det i varje kommun finnas överförmyndare. Överförmyndarverksamheten kan organiseras på två olika sätt; antingen genom en ensam överförmyndare eller genom inrättande av en överförmyndarnämnd. Överförmyndaren (om nämnd saknas) eller nämnden väljs av kommunfullmäktige för en mandatperiod om fyra år. I Bollnäs kommun har fullmäktige valt att inrätta en överförmyndarnämnd. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Nämnden har anställt en handläggare som på 75 % av en heltidstjänst sköter de löpande uppgifterna. Nämnden sammanträder i normalfallet 4 gånger per år. Nämnden har i beslut år 1997 antagit en delegationsordning i vilken delegeras rätten att besluta i de flesta fall inom nämndens ansvarsområde. Det kan anses självfallet att beslutsrätten givits till handläggaren. Dock framgår inte till vem nämnden delegerat beslutanderätten. Nämnden uppfattas av handläggaren som kunnig och engagerad och anses vara en bra samtalspartner vid grannlaga ärenden. I dessa fall förekommer det också 7

8 att handläggaren överlåter till nämnden att fatta beslut. Handläggaren ser ett värde i nämnden och håller ledamöterna uppdaterade om vad som pågår i verksamheten. Från ordförandens sida har det uttryckts att nämnden fungerar bra men anses, med tanke på ärendemängd och de omfattande delegationer som nämnden beslutat om, inte omistlig. Vad som däremot anses vara mycket viktigt är att handläggaren inte utses utifrån valresultat utan efter kompetens. Den mest intensiva perioden i verksamheten pågår under perioden januari-mars varje år då gode männen ska lämna in sina årsräkningar (sammanställning över huvudmannens tillgångar, inkomster och utgifter m.m.) Dessa ska granskas och godkännas av nämnden. Överförmyndarens expedition är lokaliserad i stadshuset. Några särskilda expeditionstider tillämpas inte utan expeditionen är öppen för besök och telefonsamtal varje dag. Som nämndes ovan står överförmyndarverksamheten under Länsstyrelsen tillsyn. Länsstyrelsen gör inspektionsbesök varje år. Senaste inspektionen ägde rum i december 2005 varvid bl a ett antal akter stickprovsgranskades utan anmärkning. Sammantaget utföll inspektionsbesöket positivt vilket framgår av det inspektionsprotokoll som upprättades. 6. Ekonomi 6.1 Budget och utfall Överförmyndaren är en primärkommunal verksamhet och finansieras genom anslag i respektive års budget som antas av fullmäktige. Budget med utfall för de tre senaste åren framgår nedan (belopp uttryckt i tkr). År Budget Utfall Avvikelse ,6 6, ,8-112, ,6 32,4 Av beloppen fördelar sig 920,2 tkr år 2003 och 999,5 tkr år 2004 (dvs 58 % resp 61 %) på ersättning till gode män och förvaltare, medan resterande avser kostnad för nämnden och handläggarens lön. Till beloppet för arvoden till gode män och förvaltare tillkommer sociala avgifter. 6.2 Ersättningar till gode män och förvaltare Kommunen står för arvoden och ersättning för utgifter åt gode män och förvaltare om huvudmannen inte har ekonomiska möjligheter att bekosta detta. Huvudregeln är dock att huvudmannen själv skall stå för gode mannens arvode inklusive personalomkostnader och 8

9 ersättningar om huvudmannens inkomst överstiger tre basbelopp efter skatt eller om tillgångarna under det år uppdraget avser överstiger två basbelopp. Det är då den del som överstiger två basbelopp som får tas i anspråk. I övrigt kan överförmyndaren besluta att kommunen skall stå för kostnaderna även om huvudmannen har inkomster eller tillgångar överstigande två basbelopp. För detta skall åberopas särskilda skäl, ex vis om huvudmannen har stora vårdkostnader eller att förmögenheten består av den fastighet som huvudmannen bor i. Av upprättade sammanställningar framgår att kommunen i snitt står för ca hälften av arvodena medan huvudmännen står för den andra halvan. Svenska Kommunförbundet har tagit fram rekommendationer för arvodering av gode män och förvaltare vilka modifierats till lokala förhållanden. Samtliga erhåller ett grundbelopp motsvarande 2 % av bb. Därutöver utgår ersättning i förhållande till nedlagd tid. Några dokumenterade arvodesregler finns inte utan arvodet bestäms från fall till fall varvid bl a hänsyn tas till hur komplicerat uppdraget är. Arvodesbeloppet fastställs på delegation av nämndens handläggare. Det genomsnittliga arvodesbeloppet uppges vara 5-10 % av bb. Totalt sett varierar nivån mellan 2 % och 15 %. 7. Riktlinjer Nämndens reglemente antogs av fullmäktige , 205, i samband med att fullmäktige beslutade att inrätta en överförmyndarnämnd. Utöver reglementet finns inga för nämnden specifika riktlinjer beslutade. 8. Verksamhetens utveckling 8.1 Antal gode män, förvaltare och förmyndare I kommunen finns för närvarande 191 personer utsedda till gode män, 24 förvaltare och 80 förmyndare. Dessa fördelas på 302 gode mansuppdrag, 36 förvaltaruppdrag och 87 förmyndaruppdrag. I snitt ligger antalet uppdrag på två per uppdragstagare. Ca häften har endast ett uppdrag medan fem stycken har mellan 5 och 11 uppdrag. 8.2 Utvecklingstendenser Antalet personer som behöver gode män eller förvaltare är i ökande. Under perioden 2003 till 2005 har antalet förordnade ökat från 302 st till 405 st. Det bedöms att ökningen av antalet splittrade familjer, missbruk, psykiskt sjuka och kategorin äldre äldre är skälet till att verksamheten ökat under senare år. 9

10 8.3 Rekrytering Under punkten 3.1 ovan angavs kvalifikationerna för gode män. I första hand söks lämplig person i kretsen bland de externt rekryterade uppdragstagarna och i andra hand bland nära anhöriga. Om lämplig eller villig person inte finns där så vidgas sökandekretsen. I syfte att rekrytera nya personer som är villiga att ta på sig uppdrag så annonseras i dagspressen en gång per år. I annonsen upplyses om att utbildning anordnas för intresserade. Utbildningarna brukar locka deltagare. Detta har visat sig vara ett framgångsrikt sätt att rekrytera på och det har hittills inte varit några problem med att rekrytera tillräckligt med uppdragstagare. I vissa fall, där huvudmannens problem består i missbruk eller psykisk störning, kan det vara svårare att rekrytera men det har alltid gått att lösa. 9. Hantering av handlingar 9.1 Diarieföring och förvaring Överförmyndaren diarieför sina ärenden i ett för verksamheten särskilt framtaget diariesystem, Värna. I diariet registreras respektive huvudman som eget ärende med ett specifikt nummer. Samtliga händelser avseende personen registreras och handlingarna förvaras i respektive huvudmans akt som förvaras i låst aktskåp på överförmyndarens expedition. Totalt finns från år 1992 fram till dags dato 842 akter förvarade varav drygt hälften är aktiva ärenden. Som framgår av rapportens inledning har Länsstyrelsen vid inspektion granskat hantering av diarium och akter och därvid inte funnit anledning till några anmärkningar. 10