Revisionsrapport. Granskning av Överförmyndarverksamheten. Gällivare kommun. *connectedthinking. Augusti Lars-Börje Sehlberg

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Överförmyndarverksamheten Gällivare kommun Augusti 2007 Lars-Börje Sehlberg *connectedthinking

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning, bedömning och förslag Inledning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Avgränsning och metod Överförmyndarverksamhetens uppgifter Samtycke från Överförmyndaren Ansvarsområden för god man, förvaltare och förmyndare God man Förvaltare Förmyndare Granskningsresultat Enkätresultat Överförmyndarverksamhetens organisation i Gällivare kommun Ansvar- och arbetsgivarfrågor Rapport Översyn av kommunens överförmyndarfunktion, Gällivare kommun Tillgängligheten Mål och måluppfyllelse Styrning och intern kontroll Rutiner och riktlinjer Diarieföring och förvaring Länsstyrelsens inspektion Verksamhetsmått och nyckeltal Antal gode män, förvaltare och förmyndare Ersättningar till gode män och förvaltare Rekrytering av god man och förvaltare Ekonomi Budget och utfall Utvecklingsbehov

3 1. Sammanfattning, bedömning och förslag Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av så kallad myndighetsutövning, som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Tillsynen utövas i syfte att bevaka att den som själv inte kan ta tillvara sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person inte lider skada. Varje kommun ska utse en Överförmyndare eller en överförmyndarnämnd varav Gällivare kommun har utsett en Överförmyndare. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat Gällivares kommuns överförmyndarverksamhet. Granskningen syftar till att bedöma om överförmyndarverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om styrning och den interna kontrollen är tillräcklig. Följande revisionsfrågor har varit styrande för granskningen: Finns tydlig styrning och intern kontroll av verksamheten? Fungerar verksamheten på ett ändamålsenligt sätt? Hur är verksamheten organiserad? Vilka utvecklingsbehov finns? Granskningens resultat visar på att överförmyndarverksamhetens interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att verksamheten i stora delar bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och det gäller framförallt utifrån gällande bestämmelser i Föräldrabalken. Däremot noterar vi dock särskilt de synpunkter som framkommit i granskningen som sammantaget tyder på att vissa delar i verksamheten inte fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Vad vi syftar på är bland annat: Avsaknad av konkreta mätbara mål och dokumenterade verksamhetsmått/nyckeltal innebär sämre förutsättningar att styra och följa upp verksamheten. Databaserade diariesystemet Värna nyttjas inte fullt ut, vilket innebär att flertalet uppgifter hanteras manuellt och bidrar till sämre effektivitet i ärendehanteringen och längre handläggningstider 3

4 Rådande arbetssituation har medfört att ställföreträdarna inte har kunnat erbjudas regelbundna utbildningar/erfarenhetsutbyte i syfte att både effektivisera och utveckla hanteringen av uppdragen. Rådande arbetssituation har medfört att strukturerad samverkan med i första hand enhetscheferna inom särskilda boenden och hemtjänsten inte har hunnits med. Båda parter uppfattar att den samverkan är viktig. Vi har dock noterat att 8 av 10 som svarat på den enkät som använts i granskningen är nöjda med stödet från överförmyndarfunktionen. Däremot framgår av kommentarerna i enkäten och intervju med kommunstyrelsens ordförande att behov finns att reflektera över framförda klagomål och synpunkter på överförmyndarfunktionens bemötande och förhållningssätt i vissa fall. Avseende organisationen anser vi att kommunstyrelsen, utifrån bland annat sin uppsiktsplikt, måste agera och se till att den beslutade resursförstärkningen kommer i gång med arbetet på överförmyndarfunktionen. Redan år 2004 påpekade Länsstyrelsen vid sin tillsyn behovet av att förstärka organisationen för att kunna klara verksamheten på ett tillfredsställande. Vi anser att diskussionen om lokalfrågan är en liten detalj i hela processen, men har av någon anledning fått en alldeles för stor betydelse. Den politiska styrningen har, enligt vår uppfattning, varit otillräcklig och där hänsynstagandet och argumenten från Överförmyndaren och handläggaren har fått avgöra hanteringen av resursförstärkningen. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att överförmyndaren bör ta tag i och utveckla följande: Nuvarande två checklistor och handboken ger inte tillräcklig vägledning och behov finns att göra kompletteringar utifrån enkätkommentarerna och kommentarerna från enhetschefernas inom särskilda boende. Här nämns bland annat familjerätt, vårdbehov och vårdavgifter samt gränsdragningar inom uppdraget. Öka dialogen med enhetscheferna inom särskilda boende och hemtjänsten inom socialförvaltningen för att skapa ökad förståelse för verksamheten och även ett tillfälle till kunskapsöverföring. Ta tag i klagomålen och synpunkterna som har framkommit avseende överförmyndarfunktionens bemötande och förhållningssätt Snarast se till att den rekryterade resursförstärkningen påbörjar sitt arbete Reglemente fastställs och anpassas till nuvarande förhållanden. 4

5 Erbjuda ställföreträdarna regelbundna utbildningar och erfarenhetsutbyte inom olika områden, som kommenteras i enkäten. Här nämns t.ex. redovisningsfrågor, dataprogram för att underlätta redovisningen, användning av Internet, gränsdragningar i uppdraget. Ta fram verksamhetsmått/nyckeltal för att skapa förutsättningar att styra och följa upp verksamheten på ett mer ändamålsenligt sätt Ledningsfrågan måste tydliggöras utifrån bland annat roll- och ansvarsfördelningen avseende arbetsgivar- och myndighetsperspektivet. 5

6 2. Inledning 2.1 Bakgrund Överförmyndarverksamhetens uppgifter regleras främst i föräldrabalken (FB) kapitlen Andra viktigare lagar och förordningar är förmynderskapsförordningen (SFS 1995:379) samt kommunallagen, förvaltningslagen och sekretesslagen. Därutöver finns kopplingar till ett antal lagar och förordningar inom socialtjänstens område. Verksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av så kallad myndighetsutövning, som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Varje kommun ska utse en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd varav Gällivares kommun har utsett en överförmyndare. Överförmyndaren lämnar bland annat bistånd och råd till förmyndares, gode mäns och förvaltares arbete med förvaltningen av huvudmannens egendom. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet personer finns registrerat hos landets överförmyndare med ett samlat ansvar för en förmögenhet på 17,5 miljarder kronor. Justitieombudsmannen (JO) har ett flertal gånger påpekat brister och uttalat kritik vid granskning av ärenden och det finns en generell uppfattning om att kontrollen av hur detta uppdrag sköts är alldeles för dåligt. Det har ibland handlat om kritik i procent av ärenden jämfört med andra områden, som normalt brukar ligga på 10 procent. Till stor del beror det på avsaknad av ekonomisk och juridisk kompetens, som idag krävs för uppdraget. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas risk och väsentlighetsbedömning. 2.2 Uppdrag och revisionsfråga Gällivares kommuns förtroendevalda revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska överförmyndarnämndens verksamhet i kommunen. Granskningens syfte är att bedöma om överförmyndarverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om styrning och den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen omfattas av bland annat följande frågeställningar: Finns tydlig styrning och intern kontroll av verksamheten? Fungerar verksamheten på ett ändamålsenligt sätt? 6

7 Hur är verksamheten organiserad? Vilka utvecklingsbehov finns? 2.3 Avgränsning och metod Överförmyndarverksamheten står under tillsyn av Länsstyrelsen som årligen granskar verksamheten på ett praktiskt fördjupat sätt varför denna granskning inte omfattar kontroll av enskilda ärendens handläggning. Granskningen har genomförts i form av intervjuer med Överförmyndaren, handläggaren och enhetscheferna på Älvgården, Enen, Lövberga, kommunstyrelsens ordförande samt dokumentstudier. Kommunstyrelsens ordförande intervjuades via telefon. Dessutom har enkät genomförts med ett antal urval av gode man, förvaltare och förmyndare totalt 57 personer. 7

8 3. Överförmyndarverksamhetens uppgifter Överförmyndarverksamhetens uppgifter regleras främst i föräldrabalken (FB) kapitlen Andra viktigare lagar och förordningar är förmynderskapsförordningen (SFS 1995:379), kommunallagen, förvaltningslagen och sekretesslagen. Reglerna syftar till att skydda underårigas egendom och att hjälpa den som på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållanden är ur stånd att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och sörja för sin person. Därutöver finns kopplingar till ett antal lagar och förordningar inom socialtjänstens område. Av FB 16:1 framgår att Överförmyndaren skall enligt bestämmelserna i detta kapitel utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Vid tillsynen skall Överförmyndaren särskilt se till att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. Av lagtexten framgår att Överförmyndaren är en kommunal förvaltningsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över gode mäns, förvaltares och förmyndares verksamhet. Det innebär att det är en så kallad myndighetsutövning. Tillsynen utövas i syfte att bevaka att den som själv inte kan ta tillvara sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person inte lider skada. Överförmyndaren skall hos tingsrätten ansöka om att anordna godmanskap/förvaltarskap. Sådan ansökan kan också inges av huvudmannen själv (huvudman = den som behöver hjälp), dennes make/sambo eller närmaste släktingar. Upphävande av godmanskap/förvaltarskap fattas av tingsrätten, medan byte av dessa personer fattas av Överförmyndarnämnden Samtycke från Överförmyndaren God man/förvaltare är skyldig, enligt gällande lagstiftning, att inhämta Överförmyndarens samtycke till följande åtgärder: Uttag av spärrade bankmedel Förvärv av värdepapper och premieobligationer Placering av försäkringar Förvärv, försäljning, inteckning av fast egendom eller tomträtt samt försäljning och pantsättning av bostadsrätt 8

9 Uppsägning av hyreskontrakt avseende bostadslägenhet Utlåning av huvudmannens egendom Driva en rörelse Försäljning av värdehandling som är deponerad eller registrerad på värdepapperskonto Vid gåvor från huvudmannen Vid omplacering av värdepapper och obligationer 3.2 Ansvarsområden för god man, förvaltare och förmyndare God man Som tidigare nämnts anordnar tingsrätten godmanskap och förordnar en god man, vanligtvis efter ansökan från Överförmyndaren. Till god man eller förvaltare skall enligt FB 11:12 utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna. Den som är underårig eller själv står under förvaltarskap får inte vara god man eller förvaltare. Vanligtvis kallas person, som har god man, huvudman. Förutsättningen för att en god man ska förordnas är att någon inte kan företräda sig själv på grund av kroppslig eller psykisk sjukdom. En annan förutsättning är att det skall finnas ett behov av hjälp avseende rättsliga eller ekonomiska angelägenheter eller behov av att få den personliga omvårdnad som behövs. Det krävs samtycke från den enskilde, men om detta inte går skall behovet styrkas genom läkarintyg. Den person som har fått en god man har kvar sin rättsliga handlingsförmåga och kan själv förfoga över sina tillgångar, ingå avtal mm. Den gode mannen är att betrakta som en ställföreträdare/biträde. Den gode mannens uppdrag kan vara: fullt godmanskap, vilket innebär att bevaka den enskildes rättigheter, sköta ekonomin och sörja för att denne får adekvat vård och omsorg begränsat godmanskap, kan exempelvis gälla att bevaka huvudmannens rätt och förvalta dennes egendom eller kan också gälla enstaka tillfällen t.ex. att bevaka rätt i dödsbo eller liknande 9

10 Huvuduppgiften för den gode mannen är att tillvarata huvudmannens intressen och att alltid handla på det sätt som bäst gagnar denne. Huvudmannens vilja ska vara vägledande och den gode mannen ska fungera som biträde. Gode mannen skall så långt som möjligt samråda med huvudmannen. Uppnås inte samtycke krävs läkarintyg på att det inte är möjligt med samråd och det gäller större förvaltningsåtgärder. I vissa fall krävs också Överförmyndarens godkännande Förvaltare Möjligheten att omyndigförklara en person avskaffades 1989 och ersattes med förvaltarskap. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd och kan därför genomföras utan samtycke från huvudmannen och gäller bara vuxna. På samma sätt som god man är det tingsrätten, som beslutar om anordnande av förvaltarskap och förordnar en förvaltare. Detta sker vanligtvis efter ansökan från Överförmyndaren, en god man eller anhöriga. Den enskilde kan även själv göra en ansökan om förvaltarskap. Eftersom förvaltarskap innebär ett stort ingrepp i den personliga integriteten prövas frågan restriktivt. Förvaltarskap kan begränsas och anpassas till varje enskilt fall. Det kan exempelvis omfatta förvaltning av viss fastighet eller viss del av den enskildes tillgångar i övrigt. En förvaltare förordnas, då godmanskap inte är tillräckligt och att omständigheterna är speciella. Med detta menas att om det inte räcker med att förordna god man krävs ett läkarintyg som bekräftar att den enskilde är ur stånd att vårda sig eller sin egendom. Det kan exempelvis vara när någon på grund av funktionshinder eller missbruk inte kan hantera sina tillgångar och därmed riskerar att sakna medel till den dagliga livsföringen eller bli vräkt från sin bostad. Socialnämnden har en skyldighet att anmäla behov av förvaltare till Överförmyndaren. Förvaltarskap innebär att huvudmannen helt eller delvis förlorar sin rättshandlingsförmåga och förvaltaren får i motsvarande utsträckning rätt att ingå rättshandlingar för sin huvudmans räkning. Förvaltaren förfogar ensam över huvudmannens medel. Förvaltarens huvuduppgift är att tillvarata huvudmannens intressen och alltid handla på det sätt som bäst gagnar denne Förmyndare I Föräldrabalken regleras förhållandet mellan barn och föräldrar. Barn under 18 år är underåriga och omyndiga. Ett omyndigt barn saknar som regel rättslig handlingsförmåga. Med rättslig handlingsförmåga menas att själv kunna företa rättshandlingar såsom att ingå avtal, sätta sig i skuld eller förvalta sin egendom. Däremot har ett barn rättskapacitet, vilket innebär att det kan förvärva rättigheter och skyldigheter t ex äga en fastighet. 10

11 Ett omyndigt barn måste alltså ha en ställföreträdare som kan företräda dess intressen och rätt. De flesta barn har sina föräldrar som ställföreträdare. Föräldrar som vårdnadshavare ansvarar för barnets försörjning, omvårdnad och fostran. Som förmyndare ansvarar de för förvaltning av barnets tillgångar och angelägenheter som rör tillgångarna och företräder också barnet rättsligt. Lagstiftningen utgår ifrån att de flesta föräldrar förvaltar sitt barns tillgångar på ett betryggande sätt. Så länge barnets tillgångar understiger åtta prisbasbelopp, vilket motsvarar för närvarande kronor, behövs ingen kontroll. Ett prisbasbelopp är kronor. Överförmyndaren kan ingripa i föräldrarnas förvaltning ifall det visar sig att de inte förvaltar barnets tillgångar på ett betryggande sätt. Ingripande från Överförmyndaren kan även ske ifall det misstänks att föräldrarnas levnadsförhållanden är sådana att de inte förvaltar tillgångarna på ett betryggande sätt. Det sker genom beslut, som innebär att tillgångarna spärras. Det är föräldrarna som har ansvaret att till Överförmyndaren anmäla om barns tillgångar överstiger åtta basbelopp. Alla förmyndare, legala såväl som särskilt förordnade, står under tillsyn av Överförmyndaren oavsett tillgångarnas storlek. Överförmyndaren har också rätt att från förmyndarna infordra alla uppgifter som behövs för att utöva tillsynen. Socialnämnden är alltid skyldig att göra en framställan till tingsrätten, om nämnden upptäcker att åtgärd måste vidtas med anledning av lagstiftningen avseende förmyndarskap. 11

12 4. Granskningsresultat 4.1 Enkätresultat Vi har genomfört en enkät till de olika typerna av ställföreträdarskap(se bilaga). 57 av 70 möjliga har svarat på enkäten. Enkätresultatet visar att strax under hälften av ställföreträdarna har flera års erfarenhet och att 6 av 10 som svarat har endast ett uppdrag. Av svaren framgår att tre ställföreträdare har fler än 5 uppdrag. Av dem som har svarat har några både rollen som förvaltare och god man. För övrigt visar enkätresultatet följande: 8 av 10 som svarat har mest positiva erfarenheter av stöd och rådgivning från Överförmyndarfunktionen för att klara uppdraget. Skillnaden är marginell vid jämförelse mellan de olika typerna av ställföreträdarskap. Däremot förekommer många olika kommentarer om förbättringar avseende stöd och rådgivning utifrån bland annat ett dåligt bemötande och förhållningssätt från överförmyndarfunktionen. Ibland förekommer komplicerade och känsliga ärenden för en ställföreträdare i kontakterna med Överförmyndarfunktionen. I dessa lägen är det viktigt att det finns en djupare förståelse för att ge rätt stöd och råd. Överförmyndaren och handläggaren menar att ett bra bemötande är en självklarhet, men ibland måste de tala om för ställföreträdare vad som gäller enligt lag. Reaktionen från vissa ställföreträdare kan då bli att de blir utskällda och i vissa fall blir det personliga påhopp. Av intervjuerna framkommer att klagomål inte alltid framförs direkt till överförmyndarfunktionen, utan flertalet vänder sig direkt till bland annat kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen. Andra synpunkter finns redovisat under avsnittet 5.2 utvecklingsbehov. 4.2 Överförmyndarverksamhetens organisation i Gällivare kommun Som tidigare nämnts har Gällivare kommun valt att tillsätta en Överförmyndare. Överförmyndaren som är förtroendevald fritidspolitiker har inga fasta tjänstgöringstider eller definitiv tjänstgöringsgrad och till sitt förfogande har en handläggare lokaliserad i kommunhuset. Enligt handläggaren och Överförmyndaren är en avgörande faktor till att verksamheten fungerar det goda samspelet mellan dem. Gällande delegationsordning är från år 2004 och har tagits fram i samspel mellan handläggaren och Överförmyndaren. Både handläggaren och Överförmyndaren uppfattar att delegationsordning ger goda förutsättningar att klara uppdraget på ett tillfredsställand sätt. 12

13 De löpande uppgifterna sköts i dagsläget av en av handläggare. Resursförstärkning har tagit upp de senaste åren och pengar har avsatts vid två tillfällen. Vid första tillfället lämnades de avsatta medlen tillbaka på grund av att rekryteringen inte lyckades. Inför detta budgetår fick överförmyndarfunktionen resurser för en halvtid och personen i fråga är rekryterad, men har ännu inte börjat sitt arbete. Överförmyndaren har tillsammans med handläggaren skaffat sig kompetenser inom verksamhetsområdet genom följande utbildningar: Överförmyndarutbildningen via högskolan i Borlänge 20 poäng med innehåll förvaltningsrätt, civilrätt och familjerätt Utbildning i boutredning och arvsrätt via ett juridiskt utbildningscenter Utbildning i förmyndarskapsrätt via ett juridiskt utbildningscenter Utbildning i sekretesslagstiftningen via ett juridiskt utbildningscenter Årliga överförmyndarträffar som innehåller seminarier med aktuella frågor på överförmyndarområdet Ett flertal utbildningar och informationsträffar anordnade av Sverige kommuner och landsting samt av kommunförbundet i Norrbotten Tilläggas kan att den rekryterade personen även har läst juridik Anledningen till att personen i fråga inte har börjat ännu beror på att han, enligt Överförmyndaren och handläggaren, måste sitta i närheten av nuvarande lokaler. Motivet är utifrån hanteringen av känsliga ärenden och ur ett sekretessperspektiv. Kommunstyrelsens ordförande anser att lokalfrågan inte får vara ett hinder för att kunna nyttja resursförstärkningen, eftersom personen i fråga är rekryterad och att överförmyndarfunktionen under en längre tid begärt resursförstärkning och är hårt arbetsbelastad Ansvar- och arbetsgivarfrågor Överförmyndarfunktionen ligger verksamhetsmässigt under myndigheten, d v s under Överförmyndaren, medan handläggaren i Gällivare organisatoriskt lyder under avdelningschefen för nämnd och utredning inom kommunledningskontoret. Detta innebär att myndighets- och budgetansvaret är skiljt från arbetsgivaransvaret Rapport Översyn av kommunens överförmyndarfunktion, Gällivare kommun Februari 2005 lades en rapport fram Översyn av kommunens överförmyndarfunktion, Gällivare kommun. Översynen handlade om hur kommunen valt att organisera och bedriva överförmyndarverksamheten. 13

14 Syftet med översynen var att tydliggöra krav och förväntningar på funktionen, samt för att belysa och vid behov föreslå åtgärder för utveckling av funktionen och dess organisering. Slutsatser i rapporten var bland annat att i små verksamheter som överförmyndarfunktionen finns risker till att det byggs in en ökad sårbarhet som i ett längre perspektiv riskerar att bli kostsam för kommunen, såtillvida att alltför få personer har kunskap om verksamheten och dess utövande. Vi kan konstatera att inga speciella åtgärder har vidtagit utifrån rapportens resultat och slutsatser. Det mesta av slutsatserna och bedömningarna kvarstår Tillgängligheten Besökstider är tisdag - torsdag mellan klockan Telefonpassningen är måndag, onsdag och fredag mellan Gode män, förvaltare och förmyndare har möjlighet att komma i kontakt med handläggaren även på andra tider. De intervjuade uppfattar att öppet - och telefontiderna fungerar bra och inget missnöje har framförts från ställföreträdarna. Av enkätresultatet framgår att 8 av 10 ställföreträdare är nöjda med öppettiderna medan 7 av 10 uppfattar att tillgängligheten är god. Den mest intensiva arbetsperioden pågår under perioden januari-maj varje år då samtliga ställföreträdares årsräkningar ska lämnas in och granskas(sammanställning över huvudmannens tillgångar, inkomster och utgifter m.m.). 4.3 Mål och måluppfyllelse Målet med verksamheten är att bedriva den på ett effektivt och rättssäkert sätt. Något ytterligare mål är inte framtaget. I årsredovisningen 2005 finns väldigt lite beskrivet om det enda målet har uppnåtts. Av intervjuerna framgår att behov finns att upprätta dels fler mål och dels mer konkreta för att följa upp verksamheten på ett mer strukturerat sätt. 4.4 Styrning och intern kontroll Verksamheten är myndighetsutövning och styrs, som tidigare nämnts, i huvudsak enligt Föräldrarbalkens bestämmelser. Vi har noterat att kommunens val av en politiskt tillsatt överförmyndare har bland annat medfört att den politiska styrningen har skett i liten omfattning. Därutöver finns kopplingar till ett antal lagar och förordningar inom socialtjänstens område. Därför är det viktigt att samverkan och dialog sker med socialtjänsten. 14

15 Av intervjuerna framgår att det saknas en etablerad samverkan med socialförvaltningen. Kontakter sker endast vid behov. Både Överförmyndarens och handläggarens bedömning är att mer regelbundna kontakter med socialförvaltningen skulle innebära ökad förståelse och kunskap om verksamheten. Denna uppfattning delas av de intervjuade enhetscheferna inom särskilda boenden, eftersom de ibland möter ställföreträdare som ger intryck av bristande kunskaper om sitt uppdrag. Enligt gällande bestämmelser skall årsräkningen inlämnas av samtliga ställföreträdare före 1 mars varje år. Kravet på ställföreträdarna är att räkenskaperna skall föras på ett sådant sätt att de bildar ett bra underlag för den redovisning som kall avges till Överförmyndaren. Till årsräkningen ska årsbesked från banken bifogas samt kvitton och verifikationer. Årsräkningarna granskas och godkänns på delegation av handläggaren. Av intervjuerna framgår att detta i allt väsentligt fungerar och enkätresultatet visar att 9 av 10 som svarat uppfattar uppföljning och kontroll fungerar bra. 9 av 10 som svarat på enkäten uppfattar även att roll- och ansvarsfördelningen är tydlig. Arbetsbelastningen är speciellt hög under perioden januari till maj på grund av att årsredovisningarna skall granskas under denna tidsperiod. Överförmyndaren och handläggaren uppfattar att arbetsbelastningen är hög även i princip under hela året. Det får bland annat till konsekvens att hanteringen av årsredovisningarna drar ut på tiden Rutiner och riktlinjer Reglemente liksom dokumenterade rutiner eller riktlinjer saknas. Tilläggas kan att det finns framtaget två typer av checklistor varav den ena gäller ifyllande av årsräkningen och den andra kortfattat om vad uppdraget innebär. I övrigt får varje ny utsedd ställföreträdare boken God man, förvaltare en praktisk handbok. Nya ställföreträdare får enskild utbildning av handläggaren. Nödvändigheten av rutiner och riktlinjer har inte funnits, eftersom arbetet utgår i första hand från Föräldrarbalkens bestämmelser. Vid komplicerade ärenden av juridisk karaktär anlitas i huvudsak juridisk expertis hos Sveriges kommuner och landsting. Av intervjuerna med chefer på äldreboende framgår tydligt ett behov av att rutiner och riktlinjer upprättas för att underlätta förståelse för varandra i mötet mellan ställföreträdare och representanter inom särskilda boenden och hemtjänsten. De uttrycker även att detta kan göras i samspel mellan överförmyndarfunktionen och chefer inom äldreboendet och hemtjänsten. Av enkätresultatet framgår att 8 av 10 som svarat uppfattar att det finns tydliga riktlinjer, som underlättar uppdraget. Däremot finns kommentarer i enkäten som på olika sätt berör behov av ytterligare stöd där rutiner och riktlinjer ingår som en del. 15

16 4.4.2 Diarieföring och förvaring Diarieföring av ärenden sker i ett för verksamheten särskilt framtaget databaserat diariesystem Värna. Värna har stor kapacitet men av intervjuerna med handläggaren och Överförmyndaren framgår att systemet inte är tillfredsställande, vilket innebär att vissa uppgifter måste hanteras manuellt och medför merarbete. I diariet registreras respektive huvudman som eget ärende med ett specifikt nummer. Samtliga händelser avseende huvudmannen registreras och handlingarna förvaras i respektive huvudmans akt som förvaras i låst aktskåp i ett särskilt rum på Överförmyndarens expedition. Endast Överförmyndaren och handläggaren har nyckel till aktskåpen. Arvodesbesluten förvaras i pärmar i samma rum, som aktskåpen finns. Några ytterligare åtgärder för att säkerställa säkerheten finns, enligt Överförmyndaren och handläggaren, inget behov av. I sammanhanget kan nämnas att totalt fanns år registrerade ärenden. Nämnas kan att motsvarande siffran för Bodens kommun var 537 fördelat på två heltidstjänster. För övrigt kan nämnas att Bodens kommun har överförmyndarnämnd. Fördelningen av ärendena för Gällivare redovisas i avsnitt Länsstyrelsens inspektion Som tidigare nämnts står överförmyndarverksamheten under Länsstyrelsens tillsyn. Senaste inspektionen genomfördes 2004 och då granskades 20 slumpvis utvalda akter. Av inspektionsprotokollet framgår att Länsstyrelsen framförde ett antal smärre anmärkningar och synpunkter, som Överförmyndaren har rättat till. Länsstyrelsen påpekade även behovet av att förstärka organisationen för att kunna bedriva en bra verksamhet och förutsätter att kommunen varje prövar om så är fallet. Sammantaget uppfattar Länsstyrelsen att verksamheten numera bedrivs på ett bra och tillfredsställande sätt. Av intervjuerna framgår att från och med nu skall en årsredovisning skickas in varje år till Länsstyrelsen. Det finns en mall för detta. 4.5 Verksamhetsmått och nyckeltal Överförmyndaren redovisar inga verksamhetsmått/nyckeltal i sin årliga verksamhetsberättelse i samband med kommunens årsredovisning. Underlag som vi tagit del av visar på att det finns förutsättningar att ta fram olika verksamhetsmått/nyckeltal. För år 2006 finns följande fördelning av aktiva uppdrag: God man 172 Förvaltare 53 Förmyndare

17 Särskilt förordnad vård 4 Vårdnadshavare enligt 6:9 3 Medförmyndare 2 Jämförs överförmyndarfunktionen i Gällivare kommun med Boden utifrån arvodeskostnad för god man/förvaltare fördelat i snitt per ärende år 2006 så ligger det i Gällivare på kr och för Boden Gällivare hade år ärenden och Boden 438 avseende god man och förvaltare. Olika typer av räkningar fördelas på följande sätt åren : Statistik räkningar Antal granskade 2006/ej granskade Antal granskade 2005/ ej granskade Antal granskade 2004/ ej granskade Årsräkningar 128/77 181/26 202/9 Sluträkningar 32/3 35/4 34/0 Delräkningar 10/3 16/1 13/0 Antal granskade årsräkningar har minskat mellan åren med 37 % medan inte granskade har ökat. Ökningen av icke granskade årsräkningar beror, enligt handläggaren, på den höga arbetsbelastningen. Slut- och delräkningar ligger på ungefär samma nivå. Totalt ej inkomna årsräkningar har mellan åren 2004 till 2006 ökat i antal från 3 till 29. Vid jämförelse med Bodens kommun avseende år 2006 framgår att antalet årsräkningar var 360, sluträkningar 47 och delräkningar 4. De intervjuade uppfattar att komplexiteten i ärendena har ökat, vilket gör att hanteringen tar längre tid. Genom den ökade komplexiteten ökar behovet av nya kunskaper och kompetenser. Huvudmän med stora tillgångar kan i visa fall begära att placera sina pengar i värdepapper. Av delegationsordningen framgår att ansvaret för placering i värdepapper inte ligger på handläggaren. Om denna situation skulle uppstå är det Överförmyndaren som kall godkänna avtalet som ställföreträdaren har träffat med värdepappersinstitutet. Den totala behållningen hos huvudmännen låg 2006 på 58 mnkr. 17

18 4.6 Antal gode män, förvaltare och förmyndare I kommunen finns för närvarande följande fördelning av personer utsedda till ställföreträdare: Kategori 2006 Antal förordnande aktiva 2005 Antal förordnande aktiva 2004 Antal förordnande aktiva Förmyndarskap, legalt inskrivet FB10: Förmyndarskap, ej legalt inskrivet God man Förvaltarskap Policyn i kommunen är att ingen ställföreträdare skall ha mer än 5 uppdrag. De flesta har i regel ett uppdrag, vilket även framgår av enkäten. Ett fåtal är både god man och förvaltare. 4.7 Ersättningar till gode män och förvaltare SKL har tagit fram rekommendationer för arvodering av gode män och förvaltare, vilka kan modifieras av respektive kommun utifrån lokala förhållanden. Arvodet bestäms efter olika procentsatser av det basbelopp som gäller vid redovisningsperiodens slut. Enligt SKL:s förslag indelas ärendena i fyra kategorier och arvodets storlek utgår från uppdragets omfattning. Procentsatserna varierar mellan 2 15 %. Kommunen står för arvoden och ersättning för utgifter åt gode män och förvaltare om huvudmannen inte har ekonomiska möjligheter att stå för denna kostnad. Föräldrar i egenskap av förmyndare tar i regel inget arvode. Huvudregeln är dock att huvudmannen själv skall stå för gode mannens arvode inklusive personalomkostnader och ersättningar om huvudmannens inkomst överstiger 2,65 basbelopp före skatt eller om tillgångarna under det år uppdraget avser överstiger två basbelopp. För år 2007 har regeringen som tidigare nämnts höjt prisbasbeloppet med 600 kronor till kronor. I Gällivares kommun tillämpas i huvudsak SKL:s utarbetade riktlinjer avseende arvodering av gode män och förvaltare. Handläggaren fastställer arvodet i dialog med Överförmyndaren. Underlaget för arvodets storlek är årsräkningen och redogörelsen för årets olika insatser. 18

19 Arvodet bestäms från fall till fall varvid bland annat hänsyn tas till hur komplicerat uppdraget är. Avseende arvodering och ersättningar står kommunen för i snitt 30 % och huvudmännen för 70 %. För kommunens del handlar det 2006 om kronor. Nämnas kan att en ny situation har uppstått och det handlar om vem som skall betala en huvudmans skuldsanering. Av enkäten framgår att behov finns att diskutera hanteringen av arvodesreglerna. Det framförs bland annat synpunkter på att det i vissa fall sker utifrån en mer godtycklig aspekt. Vi har noterat att arvoden kan både höjas och sänkas utifrån förändrade arbetsförhållanden för ställföreträdaren. Dialog mellan handläggaren och berörd ställföreträdare sker alltid vid förändringar. 4.8 Rekrytering av god man och förvaltare Av intervjuerna framgår att rekrytering av gode män och förvaltare inte är något större problem. Det finns personer som anmäler intresse för att ta på sig ärenden, vilket innebär att de har personer att tillgå vid behov. Av intervjuerna framgår att lämpliga personer för ärenden söks i första hand i kretsen bland de redan externt rekryterade uppdragstagarna. Om lämplig eller villig person inte finns där så vidgas sökandekretsen och det vanliga är mun mot mun metoden. Varje ny person som skall utses kontrolleras noggrant. I övrigt bedöms att inga andra åtgärder för dagen behövs i rekryteringsprocessen, eftersom tillgången är god. 19

20 5. Ekonomi 5.1 Budget och utfall Budget med utfall för de två senaste åren framgår nedan (belopp uttryckt i tkr). Ekonomisk analys Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Tilldelad ram Resultat Fördelningen av kostnaderna är för ersättning till gode män och förvaltare motsvarande 30 % medan resterande avser kostnad för arvodet till Överförmyndaren och handläggarens lön. För år 2006 fick Överförmyndaren ett tilläggsanslag på 100 tkr. 5.2 Utvecklingsbehov Generellt är det dåligt med utbildningar specifikt för verksamhetsområdet. Den enda återkommande utbildningen specifikt för verksamhetsområdet är kongressen anordnat av Föreningen Sveriges Överförmyndare (FSÖ) varje år, som bygger på seminarier. Av enkätresultatet framgår att 6 av 10 som svarat är nöjda med kompetensutvecklingen som erbjuds. De som känner sig missnöjd har huvudsakligen framfört behov av utbildning och utveckling inom uppdraget, som de har tagit på sig. 20

21 Av kommentarerna i övrigt i enkäten framhålls följande utvecklingsbehov ur ett ställföreträdarperspektiv: Inom området familjerätt Gränsdragning på vad som ingår i uppdraget t.ex. vilka praktiska åtaganden som ingår Uppföljning av hur ställföreträdarskapet fungerar förutom årsredovisningen Bättre datastöd för redovisningen Samverkan med särskilda boenden om rutiner och riktlinjer Fler formella möten med Överförmyndarfunktionen utifrån kompetenshöjningar och erfarenhetsutbyte Bemötande och förhållningssättet från Överförmyndarens och handläggarens sida t.ex. ökad förståelse för människor i olika situationer Mer utbildning som huvudmannen berörs av och i första hand inom socialförvaltningens verksamhet t ex vårdavgifter och vårdbehov Överförmyndaren och handläggaren har framfört utvecklingsbehov kopplat till att vara mer aktiva utåt t.ex. erbjuda ställföreträdarna mer utbildning och ökad erfarenhetsutbyte. Ett annat utvecklingsområde är att öka kunskapen om hur datasystemet Värna kan nyttjas mer effektivt. 21