Leverantörer är: Congrex Sweden AB, Meetagain Konferens AB, Reachem AB, Resia Linköping och Travel Team AB.



Relevanta dokument
LiU-Inköp MANUAL. Beställa och leveranskvittera. Linköpings universitets system för elektroniska beställningar. Uppdaterad:

BESTÄLLARE. -din guide till avtalen

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Avtal (förslag) 1. Omfattning. 2. Avtalsparter. 3. Avtalshandlingar. 4. Avtalstid

Avropsstöd. Vägledning för Hygien, papper- och plastmaterial 2013

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Ramavtalet i fokus Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Incoterms. Termerna är indelade i fyra grupper

Upphandlingsreglerna - en introduktion på lättläst svenska

Riktlinjer för direktupphandling

Statens inköpscentral Vägledning Företagshälsovård

Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Yrkeskläder och skor Avropsstöd

Ansökan om upphandlingsskadeavgift. Sökande. Motpart. Saken. Yrkande. Konkurrensverket, Stockholm

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Riktlinje för direktupphandling

Vägledning. Drivmedel för stationstankning 2011

Lekmaterial Avropsstöd. Vägledning Lekmaterial

Detta är det sista nyhetsbrevet inför sommaren och vi vill passa på att önska våra läsare en riktigt trevlig sommar!

Vilken hjälp får du av en upphandlare?

Fortsatt utveckling under 2012

Upphandla på Stockholms universitet enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling)

Läromedel Avropsstöd. Vägledning Läromedel Sida 1 av 7

LiU-Inköp. Godkänna/neka beställningar. Manual för att: Linköpings universitets system för elektroniska beställningar. Uppdaterad:

Dokumentation av direktupphandlingar

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Handledning. För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16. Version

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Aktuellt om ramavtal

Dokumentation av direktupphandlingar

Riktlinjer för inköp i Tibro kommun

Välkommen! Ulla-Karin Josefsson, ramavtalsansvarig Fredrik Aglo, upphandlare Elin Olsson, upphandlare

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

DOM Meddelad i Växjö

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

BESLUT Meddelat i Stockholm

Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen

Upphandling/Inköp. Nya regler som styr vår verksamhet

Beställ på rätt sätt. Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Ramavtalsbilaga 7, Avropsförfarande E-handelstjänst via molntjänst

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Särskild vägledning för avrop RAMAVTAL POSTFÖRMEDLINGSTJÄNSTER 2013 OCH Avrop under ramavtalets sista tid

RAMAVTAL Hyra av mobila toaletter med service och tillbehör

FÖRETAGARE. Bli leverantör till offentlig sektor

Läromedel Avropsstöd. Vägledning Läromedel Sida 1 av 7

Vägledning för avrop från ramavtalet Fordonsförhyrning

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun

Upphandlingsskadeavgift enligt 21 kap. 1 3 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)

KONKURRENSVERKET Swedish Competition Authority

Leveransklausulernas betydelse enligt Incoterms 2010

Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan.

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

BESLUT Meddelat i Linköping

Proceedoinfo 14-1 Mars 2014

Parkmaskiner och Gräsklippare Avropsvägledning. Parkmaskiner och Gräsklippare 2015

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Vägledning för avrop från Drivmedel 2015

1 Avropsförfrågan, BI-system

Bostads AB Poseidon avrop från ramavtal rörande hantverkstjänster

1 Konferenser och möten Avropsordning Avropsordning Avropet Modell som illustrerar avropsprocessen...

KONKURRENSVERKET. Ansökan om upphandlingsskadeavgift ANSÖKAN. Sökande. Motpart. Saken. Yrkande. Förvaltningsrätten i Stockholm Stockholm

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Norrköpings kommuns köp av utbildningstjänster

Statens inköpscentral

Statens inköpscentral Vägledning för avropande myndigheter och organisationer Möbler - Helhet

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Tips vid anbudslämning med mera

Nytt ramavtal för kort- och resekontotjänster. Björn Wallgren Jan Maarten Dijkgraaf

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Vägledning för Flyg utrikes

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

direktupphandling pbb samt signering av avtalet om tillämpligt.

Webbformulär och ärendeväxel för Resplus restidsgaranti

Frågeformulär avseende uppföljning av landstingets Upphandling och Inköp år 2018

Politikerutbildning 29 mars Peter Lindgren Upphandlingschef Kristianstads kommun

Avropsvägledning. Vägledning Vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet 2017

Vägledning för avrop från Flyg Inrikes

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Datatal Flexi Presentity

Förnyad konkurrensutsättning. Manual för leverantör

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Handledning. För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16. Uppdaterad

SKL Kommentus Inköpscentral

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

DOM Meddelad i Falun

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Hantering av avtalslöshet under upphandlingsprocessen

Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna

Bilaga 11 Mall för Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Användarguide för hantering av MySE

Upphandlingshandledning Så här går det till i Surahammars kommun

DOM Meddelad i Uppsala

Trosa kommun köp av tjänster för projektuppföljning och granskning

Lathund för Mina sidor och hur man anmäler avrop

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

BILAGA F7. De verksamheter som går under LUF anger upphandlingar över kr (det vill säga gränsen för direktupphandling).

Transkript:

Nummer 2-3 december 2010 Inköpsnytt ramavtal upphandlingar information, tips & råd Information om inköp och upphandlingar vid linköpings universitet Inköpsnytt är ett nyhetsbrev som ges ut av Upphandlingsavdelningen vid LiU. Nyhetsbrevet innehåller information om nya ramavtal, förlängda ramavtal, eventuella förändringar av befintliga ramavtal och planerade upphandlingar. I Inköpsnytt kan du även läsa om övriga nyheter som berör inköp och upphandling. Nya lokala ramavtal Resebyråtjänster Från 1 oktober 2010 har LiU tecknat avtal med Resia Linköping. Resia Linköping är en privatägd resebyrå inom Resia-koncernern. I vårt avtal samverkar Linköpingskontoret med Resia i Norrköping, övriga Resia-kontor kan du inte beställa ifrån. När du beställer resor uppge avtalnummer, LiU-2010-00576, samt referens och ditt/resenärens namn. Bokning kan ske via telefon, e-post eller via Resias självbokningssystem, Resia Direkt Premium. Resia Direkt Premium är ett webbaserat självbokningssystem där resebokare eller resenär kan boka flyg, tåg, hotell eller hyrbil. Resia introducerar kostnadsfritt självbokningssystemet till de institutioner/ motsvarande som så önskar och tillhandahåller support under avtalstiden. Självbokningssystemet passar bäst för bokning av enklare resor exempvis resor utan byten/ byte av färdsätt. Samtliga biljetter som köps via Resia debiteras via ett kortlöst resekonto, Diners Tac. För de resor som betalas via Diners Tac resekonto ingår en förmånsförsäkring som bl a inkluderar olycksfallsförsäkring (gäller vid invaliditet), ersättning vid försening, avbeställningsskydd, självriskeliminering, hyrbilsförsäkring vid resa utanför Norden mm. Läs mer om avtalet, vilka bokningsarvoden som gäller, kontaktuppgifter, telefonnummer, självbokningssystemet med mera på www.liu.se/insidan/inkop/lokala_avtal/ resebyra. Konferensservice Nytt ramavtal gäller från 1 oktober 2010. Avtalet omfattar olika typer av mötestjänster du kan ha behov av när du ska arrangera större konferenser och event, till exempel: Projektledning och samordning Marknadsföring Deltagarservice Utställningsservice Lokaler och teknisk service Rese- och logiservice Ekonomisk uppföljning Avropsordningen är förnyad konkurrensutsättning. Vänd dig till din institutions/ enhets inköpshandläggare som gör en avropsförfrågan till samtliga leverantörer. En särskild blankett finns att fylla som bifogas förfrågan. På hemsidan finns en länk för att skicka förfrågan till alla leverantörer samtidigt. Leverantörer är: Congrex Sweden AB, Meetagain Konferens AB, Reachem AB, Resia Linköping och Travel Team AB. Läs mer på www.liu.se/insidan/inkop/ lokala_avtal/konferensservice. Revisionstjänster för EUprojekt, FP7 Avtalet gäller från 1 juni 2010 och omfattar revisionstjänster gällande EU-projekt som ingår i sjunde ramprogrammet, FP7. Leverantör är Ernst & Young. Förlängda lokala ramavtal Böcker Avtalet gäller t om 2011-09-30. Datortillbehör och specialdatorer. Avtalet gäller t o m 2011-09-16. Upphandling kommer att ske under våren för böcker och datortillbehör/ specialdatorer, så nya avtal finns på plats när de gamla upphör att gälla. 1

Lokala ramavtal, fortsättning Nytt om Mac-avtalet LiU har lokalt ramavtal med Apple Computer International. Garanti för Apple-produkter I grundpriset ingår ett års garanti för produkten du handlar hos Apple. Vill du ha ett större garantiåtagande från Apple kan du välja till sk APP (Apple Care Protection Plan). APP innefattar alla kostnader i samband med garantiåtgärder. Dessutom ingår obegränsat med telefonsupport under hela garantiperioden som för APP är tre år. APP:n registreras automatiskt då du handlar en Appleprodukt, vill du inte ha APP så måste du därför särskilt meddela detta genom mail eller en kommentar i beställningen. ipad finns nu tillgänglig Du kan nu beställa ipad genom vårt ramavtal med Apple. ipad:en finns i två versioner: Wi-Fi samt Wi-Fi + 3G, alltså antingen enbart för trådlös bredbandsanslutning eller genom både trådlöst och mobilt bredband. Båda versionerna finns med 16, 32 eller 64 GB minne och den billigaste kostar 3756 kr. Det mobila bredbandet kräver ett 3G-abonnemang som kan beställas genom LiUs växel. Apple Care Protection Plan (APP) registreras inte automatiskt för ipad till skillnad från andra Apple-produkter, APP:n kostar 679 kr för ipad. Statliga ramavtal Senaste nytt om statliga ramavtal som LiU har rätt att avropa på. Kontrollera alltid aktuell status på de statliga avtalen innan avrop på www.avropa.se IT-konsulttjänster, uppdragskonsulter Nytt ramavtal gäller fr o m augusti 2010. Avropsrutinen för detta ramavtal är förnyad konkurrensutsättning. Alla leverantörer inom avtalet ska tillfrågas innan avrop. Vänd dig till din inköpshandläggare. AV- och videokonferensutrustning För närvarande avtalslöst. Dom på överprövningen meddelades den 26 maj att upphandlingen måste göras om. Ingen ny tidplan att meddela för tillfället. Kontorsmaterial Upphandlingen stoppadades i våras p g a överprövning, som kom in till Förvaltningrätten i Stockholm. Förvaltningsrätten gav VHS rätt men den klagande leverantören drev målet vidare till Kammarrätten. De meddelade den 14 december att prövningstillstånd inte medges och att Förvaltningsrättens avgöranden står fast. Ny tidsfrist för överprövning är satt till 24 december. Vi håller tummarna! Läs mer på www.avropa.se Nytt - Leveransavtal för Profil- och presentartiklar LiU har efter förnyad konkurrensutsättning på det statliga ramavtalet för Profil- och presentartiklar tecknat ett leveransavtal med leverantören TriffiQ Företagsprofilering AB. Leveransavtalet omfattar leverantörens totala utbud av give-aways, profilartiklar, presentartiklar och profilkläder. Upphandlingar, pågående och planerade upphandlingar med avropsrätt för hela liu Tryckeritjänster Tilldelningsbeslut har fattats och nytt avtal träder i kraft 1 januari 2011. Mer information kommer när avtalen är underskrivna. Under 2011 kommer upphandling ske för flera lokala ramavtal, bland annat inom nedanstående områden: Fruktkorgar Datortillbehör och specialdatorer Böcker Beroende på resultatet för de statliga ramavtalen för kontorsmaterial och AV-produkter, se nedan, kan lokala ramavtal behöva göras. Arbetsgrupper sökes! Tag chansen att vara med och påverka genom att vara med i en arbetsgrupp. Arbetsgrupper kommer att bildas för respektive upphandling. Anmäl ditt intresse till upphandling@liu.se, ange vilket område du är intresserad av! Ny organisation för statliga ramavtalsupphandlingar från 1 januari 2011 Kammarkollegiet tar över ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen, enligt ett regeringsbeslut. Beslutet innebär att statliga ramavtalsupphandlingar som hittills utförts av olika myndigheter (Arbetsförmedlingen, Försvarets materielverk, Försvarsmakten, Fortifikationsverket, Lantmäteriet, Rikspolisstyrelsen, Skatteverket och Verket för högskoleservice) förs över till Kammarkollegiet. Det gör också den centrala samordningsfunktionen som funnits inom statlig inköpssamordning på Ekonomistyrningsverket. Den nya organisationen träder i kraft 1 januari 2011. Kammarkollegiet ansvarar redan idag för ramavtalsupphandlingar inom IT och telekommunikation som är den största upphandlingsverksamheten inom statsförvaltningen. VHS upphandlingsverksamhet avvecklas LiU har haft möjlighet att vända sig till VHS (Verket för högskoleservice) konsultativa enhet för hjälp med upphandlingar. Denna möjlighet upphör nu i samband med den nya organisationen, VHS ska inte längre biträda universitet och högskolor med upphandlingar. 2

Information, tips & råd Telefoner och tillbehör LiU har ett gemsamt leveransavtal för telefoner och tillbehör. Leverantör är StjärnaFyrkant. Till vem vänder man sig för att beställa telefoner och tillbehör? Vänd dig till LiUs växel, teleservice, Marita Andersson eller Wera Kjellberg, tel 013-28 4480/4481, e-post: teleservice@liu.se, som gör sambeställning hos leverantören. Inköpsnytt har träffat Marita Andersson för att ställa några frågor. Hej Marita! Får ni beställningar på telefoner och tillbehör varje dag? - Ja, det får vi. Både per e-post och telefon. Det är bäst att skicka e- post, för då har jag skriftligt på vad personen önskar beställa. Ibland vill beställaren tänka över först vad denne vill ha och gå in och titta på StjärnaFyrkants hemsida för att få information om olika telefoner och tillbehör. Vilken modell är populärast just nu? - iphone är väldig populär, men dyr! iphone 4, 32GB kostar 7 890 kr. De olåsta iphones är svåra för leverantören att få tag på vilket ger lång leveranstid. De rekommenderar Samsung Galaxy SI90000 som kostar 4 586 kr, den är väldigt lik en iphone men mycket billigare, den har motsvarande prestanda, ljud osv. Vi har precis fått en lånetelefon av detta märke som vi ska testa. Vilken modell rekommenderar ni på teleservice? - Vi föreslår de miljövänliga modellerna, vi är ju ett miljömedvetet universitet. Sony E J108 Cedar som kostar 863 kr. Där skickas batteri, skal och metallen till återvinning. Det är en behaglig och trevlig telefon. HTC Desire rekommenderas också, den kostar 3 871 kr och är likvärdig som en Iphone. Var kan kan den som behöver en telefon hitta information om LiUs utbud och läsa mer om dem? - Det finns en särskild websida som StjärnaFyrkant har satt upp för LiU, där ser man alla modeller och tillbehör, men inte pris tyvärr, det får man upplysning av via oss på teleservice. På den här sidan hittar man länk för inloggning www.liu.se/insidan/inkop/lokala_ avtal/telefoner Vad gör man om man inte hittar det tillbehör man söker på StjärnaFyrkants hemsida? - Då hör man av sig till oss på teleservice. Tack för intervjun Marita! LiU:s telefonpolicy: www.liu.se/insidan/strategier/ styrdokument/1.208251/telefonpolicy.pdf Telefonen ovan ingår inte i LiUs avtal :) Otillåten direktupphandling - vad är det? Otillåten direktupphandling är ett begrepp man ibland hör i inköps/ upphandlingssammanhang, men vad innebär det egentligen? Enligt de nya skärpta upphandlingsreglerna som började gälla 15 juli 2010 kan otillåten direktupphandling leda till att avtal ogiltligförklaras och att upphandlingsskadeavgift (böter) döms ut. En leverantör har också större möjligheter att begära skadestånd. Otillåtna direktupphandlingar kan gå till på många olika sätt, ibland på sätt man inte tänker på att det kan ingå i begreppet. Exempel på vad som kan vara en otillåten direktupphandling: Ett direktköp som borde ha annonserats (upphandlats). Ett direktköp får ske upp till 127 200 kr (inköpshandläggare kan handlägga direktköp upp till 287 000 kr). Se vidare regler för direktupphandling. Avtal som delas upp i mindre delar för att slippa annonsering Avrop (beställning) av varor och tjänster som inte ingår i avtalet Beställning direkt från leverantör där förnyad konkurrensutsättning först skulle ha gjorts Förlängning av avtal trots av option på förlängning saknas Avrop från ett ramavtal som man inte är avropsberättigad på Domstolstrots Myndigheten hävdar att ett kontrakt måste tilldelas en viss leverantör på grund av ensamrätt trots att det saknar grund Forskningsundantag utan grund Myndigheten hävdar synnerliga skäl trots att de saknas Felaktigt åberopande av tekniska skäl, felaktigt åberopande av konstnärliga skäl, felaktigt åberopande av synnerlig brådska, felaktigt åberopande av synnerliga skäl Det kan finnas flera situationer som också är en otillåten direktupphandling, men som inte finns med i den här listan. Konkurrensverket kommer att driva fall med otillåtna direktupphandlingar. Från 15 januari 2011 kan de börja dra otillåtna direktupphandlingar inför domstol för att få en myndighet dömd att betala upphandlingsskadeavgift (böter) eller få ett avtal ogiltigförklarat. Redan nu finns en lista med fall att driva. De fall som prioriteras är myndigheter som inte upphandlar alls (trots att de borde), domstolstrots (där myndigheten går emot en lagakraftvunnen dom), upprepade överträdelser och direktupphandlingar till stora belopp. Läs mer på www.konkurrensverket.se 3

Upphandling/inköp från utländsk anbudsgivare/leverantör Vid upphandling/inköp från utländsk leverantör är det viktigt att ha kunskap om: vad gäller vid införtullning utgår det tullavgifter vad innebär leveransvillkoren statistikredovisning Nedan följer kortfattad information, om ni har ytterligare frågor kontakta gärna Lotta Dagnäs, som är tullansvarig för Linköpings universitet. Anbudsgivare/leverantör verksam inom EU Vid köp från leverantör verksam inom EU utgår ingen tull eller annan skatt eftersom EU är ett tullområde. LiU är dock skyldig att redovisa statistik månadsvis till Statistiska Centralbyrån, SCB, över LiU:s gemensamma inköp av varor från EU-land, s k Intrastat. Denna statistik mäter varuhandeln mellan Sverige och övriga EU-länder. Därför ska du alltid skicka en fakturakopia till Lotta Dagnäs, Upphandlingsavdelningen. Anbudsgivare/leverantör verksam i land utanför EU Tullavgifter Vid köp från leverantör verksam utanför EU kan det utgå tullavgift vid införtullningen. Tullavgiften varierar beroende på vad det är för vara, men är oftast mellan 3-5% av fakturapriset inkl. ev fraktkostnad. Alla varor klassificeras i olika varukoder enligt en gemensam förteckning som används inom EU, TARIC. För att få information om ev. tullavgift tag kontakt med tullansvarig. Möjlighet till tullfrihet för vetenskapliga instrument och apparater Vid köp av vetenskapliga instrument och apparater finns det möjlighet att få tillstånd till tullfri import. För att få detta tillstånd måste man ansöka hos Tullverket för varje vara som importeras. Det är viktigt att du ansöker i god tid före importtillfället, eftersom tillståndet måste vara klart när varan ska införtullas. De vetenskapliga instrument och apparater som kan bli tullfria ska huvudsakligen eller uteslutande användas i vetenskaplig verksamhet och importeras för vetenskaplig forskning utan vinstsyfte eller för utbildningsändamål. Leveransvillkor Incoterms är internationellt erkända regler som beskriver vem som bär ansvaret för varan under transporten och hur länge. Genom att hänvisa till dessa regler kan säljare och köpare undvika onödiga missförstånd. Leveransvillkoret bestämmer vem som ska betala försäkring av varorna under transporten, när risken för varorna övergår till säljaren till köparen osv. Från och med 1 januari 2011 träder nya Incoterms 2010 i kraft. Detta innebär att ett vanligt använt leveransvillkor, DDU, försvinner. Istället tillkommer två nya termer: DAT Delivered at Terminal DAP Delivered at Place DAT Delivered At Terminal Gäller oavsett transportsätt Säljaren har fullgjort leveransen (kostnad + risk) när godset har lossats vid angiven terminal på destinationsorten Säljaren sköter lossningen och står för kostnaderna Terminalen bör anges noggrant och, om möjligt, ange exakt plats i den angivna terminalen Säljaren ansvarar för exportklareringen Köparen ansvarar för införtullningen och ska betala importavgifter och skatter. DAP Delivered At Place Gäller oavsett transportsätt Säljaren har fullgjort leveransen (kostnad + risk) när godset finns tillgängligt för köparen, klart för lossning på ankommande transportmedel, vid överenskommen plats Köparen sköter lossningen och står för kostnaderna Platsen ska anges noggrant Säljaren ansvarar för exportklareringen Köparen ansvarar för införtullningen och ska betala importavgifter och skatter DAP är det nya leveransvillkor som är mest likt DDU. För att undvika missförstånd rekommenderas att leveransvillkoret anges med 3-ställig kod eller full text på engelska med angivande ort följt av Incoterms 2010, exempelsvis: DAP Linköpings universitet, Godsmottagningen, Linköping, Incoterms 2010 Tänk på att! Vid köp inom EU - skicka alltid en fakturakopia till Lotta Dagnäs, Upphandlingsavdelningen En kostnad på 3-5% kan tillkomma i tullavgift Ansöka i god tid före en leverans om tillstånd till tullfri import. Gäller för vetenskapliga instrument och apparater. Ansökan görs hos Tullverket. Har du frågor om tullärenden? vänd dig till Lotta Dagnäs, Upphandlingsavdelningen, tel 013-28 40 85, e-post: charlotte.dagnas@liu.se 4

LiU inför elektronisk avtalsdatabas- och beställningssystem Synliggör avtal och hjälp att handla rätt LiU-Inköp är LiUs nya gemensamma inköpssystem. Sedan 15 september är systemet i skarp drift. Varför införs elektroniska beställningar? Statliga myndigheter ska, senast vid utgången av 2013, hantera sina beställningar elektroniskt, det är ett led i regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning. Införandet är uppdelat i olika etapper, där de större myndigheterna är de som ansluter sig först. Vid LiU togs dock beslut om att införa ett inköpssystem av Universitetsstyrelsen redan innan regeringsbeslutet fattades. Vem kan logga in? Alla anställda kan logga in med sitt LiU-ID. Som grund har man en avtalsbehörighet, dvs man kan söka information om avtalen och se de kataloger/prislistor som finns inlästa, men inte beställa. Varje institution/enhet bestämmer sjäva vilka som får beställarrättigheter. LiU-Inköp startsida Hur loggar jag in? Gå till www.liu.se/insidan/ Genvägar A-Ö, LiU-Inköp eller www.liu.se/insidan/inkop, se länk i högerspalten. Vilken information kan jag få genom LiU-Inköp och hur fungerar det? LiU-Inköp är helt webbaserat och kompatibelt med de flesta webbläsare. Det enda tekniska tillägget som krävs är Java Plugin som måste finnas installerat på användarens dator. Systemet är en kombinerad avtalsdatabas för ramavtal och beställningssystem. När du loggar in i LiU-Inköp får du veta vilka ramavtal LiU har och vilka leverantörer som ingår i avtalen, kontaktuppgifter till leverantörer, information om avtalen, hur du beställer från respektive avtal med mera. Systemet har en integration mot fakturahanteringssystemet Baltzar. Hur flödet fungerar mot Baltzar och leverantör ser du i en flödesbild på www.liu.se/insidan/inkop, högerspalten. Markera den blå info-knappen och du får upp kontaktuppgifter till leverantörer, avtalsinformation mm. Du kan också skicka en kommentar till avtalsansvarig vid LiU. Vilka är fördelarna med elektroniskt inköpssystem? Det finns en rad olika fördelar, både för LiU som organisation men även för den enskilde användaren. Några exempel: Systemet ger ett stöd vid inköp, det synliggör LiUs ramavtal men också varor och tjänster i ingångna avtal och så långt som möjligt de priser som upphandlats. Underlättar prisjämförelser. Ökar avtalstroheten, vilket innebär att LiU bättre utnyttjar fördelarna med befintliga ramavtal och därmed betalar enligt de priser som avtalats. Beställningar kan göras i ett system vilket ger ökad insyn och spårbarhet i inköpsprocessen. Effektivisering av interna processer Bättre möjligheter till uppföljning av inköpen, på artikelnivå. Bättre kunskaper om vår organisations behov leder till bättre upphandlingar och därmed lägre priser för de inköp som görs. Beräkningar gjorda av Ekonomistyrningsverket, ESV, indikerar en besparing på upp till fyra procent av vår totala inköpsvolym. Vilka sätt finns det att beställa på i LiU-Inköp? Det finns fyra olika sätt som kan användas: 1) Elektronisk katalog med leverantörens upphandlade priser. 2) Integrerad webbhandel (punch-out): För leverantörer med stort produktsortiment. Beställaren slussas till leverantörens befintliga webshop och behöver inte skapa ett separat konto. Hittills uppkopplade mot punch-out: AdLibris, Dustin, VWR, Sigma, HP, Dell. 3) Formulär: ett kompletterande sätt att lägga en beställning. Beställaren lägger sin order antingen från formulär med förifylld orderadress eller genom att fylla i fritext i en elektronisk blankett. 4) Rekvisition: när inköp skall göras över disk hos en leverantör som inte finns i LiU-Inköp. Orderbeloppet godkänns innan köpet och beställaren skriver ut en blankett med ett inköpsordernummer. Blanketten lämnas hos respektive leverantör som sedan fakturerar LiU med hänvisning till inköpsordernumret. Vilka leverantörer finns anslutna som jag kan beställa ifrån? Alla leverantörer som LiU har lokala ramavtal med (och även vissa statliga ramavtal) finns med i systemet med avtalsinformation. På systemets förstasida finns angivet vilka leverantörer vi för tillfället har anslutna för de olika beställningssätten. Att ansluta leverantörer är en process som tar tid för varje leverantör. Anslutningen är ett löpande arbete som sker succesivt. Om jag behöver hjälp/support, vem vänder jag mej till? Vänd dig i första hand till den lokala administratören på din institution/enhet. Vilka det är ser du i listan på www.liu.se/insidan/ inkop, högerspalten. Du är också välkommen att höra av dig till centrala administratörer, tel 013-28 28 71/28 18 25, e-post: liu-inkop@liu.se Är alla institutioner anslutna? Pilotinstitutionerna, IFM, IKK och ISAK var först ut med att ansluta sig. Övriga institutioner ansluter sig succesivt. Under hösten har drygt hälften av institutionena anslutit sig, resterade kopplas på under början av vårterminen. Det krävs ett visst arbete av institutionen innan start i uppsättning och olika inställningar. 5

Kalendarium 2011 Hittills inplanerade aktiviteter för 2011. Informationsträffar kring nya avtal, med mera, kan komma att ordnas, håll utkik på www.liu.se/insidan/inkop för fler aktiviteter/träffar/ utbildningar 5 maj. Översiktskurs - Lagen om offentlig upphandling (LOU). Målgrupp: prefekter/avdelningschefer och andra personer med ledande befattning inom LiU. 18-19 maj. Seminarium för LiUs inköpshandläggare, lunch-lunch. 11-12 oktober. Grundkurs i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Målgrupp: inköpshandläggare/ersättare samt i mån av plats övriga intresserade Statistik - upphandlingar som LiU har annonserat under 2010 Så här många upphandlingar har LiU annonserat under 2010 (preliminär statistik) Ramavtalsupphandlingar (gemensamma för hela LiU): 9 st Objektsupphandlingar (olika typer av utrustningar, tjänster, konsulter): 36 st Leveransavtal (förnyad konkurrensutstättning från statliga ramavtal som resulterat i ett leveransavtal mot en leverantör): 3 st Har du synpunkter på ett avtal? har du synpunkter på ett avtal/en leverantör? Vi vill gärna veta dina synpunkter på våra ramavtalsleverantörer. Både positivt och negativt! Vi tar med oss detta vid förlängningar av avtal och vid nya upphandlingar. Det är också mycket viktigt att sådant som eventuellt inte fungerar kan rättas till under en löpande avtalsperiod. Genom LiU-Inköp (kort beskrivet på förra sidan) kan du lämna synpunkter genom att klicka på den blå info-knappen och i rutan som kommer upp skriva in din kommentar längst ned i rutan. (se bilden) Det går också bra att mejla till upphandling@liu.se. Upphandlingsavdelningen (UA) Upphandlingsavdelningen (UA) är en egen avdelning inom Universitetsförvaltningen. UA samordnar och genomför upphandlingar samt lämnar råd och information i upphandlingsfrågor inom hela universitetet. Avdelningen har också ansvar för universitetets arbete med elektronisk handel och tullhantering. UA är också inköpshandläggare för Universitetsförvaltningen. Vi som jobbar inom Upphandlingsavdelningen är: Catarina Wireklint Avdelningschef och Upphandlingschef LiU telefon: 013-28 8960 Charlotte Dagnäs Upphandlare/tullfrågor telefon: 013-28 4085 Eva Rosell E-handelssamordnare telefon: 013-28 2871 Ny medarbetare 1 januari Vi hälsar Erland Ljunggren välkommen som ny medarbetare hos Upphandlingsavdelningen. Erland börjar 1 januari och kommer att jobba som upphandlare/inköpshandläggare, främst på HU dit han är uthyrd till 60% av sin tid. Linköpings universitet Universitetsförvaltningen Upphandlingsavdelningen 581 83 Linköping Hemsida: www.liu.se/insidan/inkop E-post: upphandling@liu.se God Jul & Gott Nytt År! Anders Lindman Upphandlare telefon: 013-28 5712 Lene Rosell E-handelssamordnare telefon: 013-28 1825 önskar vi på Upphandlingsavdelningen Har du synpunkter eller vill tipsa oss om något du skulle vilja läsa om i Inköpsnytt? Mejla till upphandling@liu.se Vill du prenumerera kan du anmäla dig till en e-postlista på sidan: https://lists.liu.se/mailman/listinfo/inkopsnytt. Nyhetsbrevet ges ut cirka fyra gånger per år och vänder sig till anställda vid LiU. 6