DELREGIONAL FÖRVALTNINGSORGANISATION Rutin och IT-tjänst för samordnad vårdplanering inom område inkl. tilläggsuppdrag Beredning information och kommunikation 2010-04-01 2011-03-31
Innehållsförteckning Inledning 3 Delregional förvaltningsorganisation i Fyrbodal 3 Förkortningar 3 Bakgrund 3 Omfattning 3 Leveranser under förvaltningsfasen 3 Organisation 4 Organisationsschema central förvaltning 4 Organisationsschema - Vårdsamverkan Fyrbodal 5 Organisationsschema Delregional förvaltning i Fyrbodal 5 Styrgrupp delregional förvaltning - Beredningsgrupp för information och kommunikation 6 Uppdrag delregional styrgrupp 6 Tilläggsuppdrag Beredning information och kommunikation 6 Delregional koordinator 7 Uppdrag delregional koordinator 7 Tilläggsuppdrag Beredning information och kommunikation 7 Delregional förvaltningsgrupp 8 Uppdrag delregional förvaltningsgrupp 8 Lokal förvaltningsorganisation inom varje förvaltning 8 Superanvändare 9 Systemadministratörer 9 Testgrupp 9 Support 9 Kostnader 10 Kostnader central förvaltningsorganisation 10 Kostnader delregional förvaltningsorganisation 10 Kostnader lokala förvaltningar 10 Tidsplan 10 Bilagor 12 2
Inledning Delregional förvaltningsorganisation i Fyrbodal Det centrala projektet i VG för SVPL rutin och IT-tjänst övergår i förvaltningsorganisation 2010-04-01. Det lokala SVPL projektet i Fyrbodal följer samma tidsplan. Förkortningar I dokumentet används förkortningen VGR för Västra Götalandsregionen, VG används för Västra Götaland där kommunerna, privata vårdgivare samt Västra Götalandsregionen ingår. För Fyrbodals geografiska område används förkortningen FBD och för Vårdsamverkan Fyrbodal VSFBD. Arbetsutskottet och en i Vårdsamverkan Fyrbodal skrivs som AU resp. LG. Vård och omsorgsbegreppet används i dokumentet för att tydliggöra både det kommunala omsorgsperspektivet och den vård och omvårdnad som sker i den privata och offentliga vården i den samordnade vårdplaneringen. Bakgrund Dokument som ligger till grund för den lokala förvaltningsorganisationen är: Utkast Förvaltningsdirektiv Förvaltning av rutin och IT-tjänst för SVPL, 2009-10- 29. Brev från det regionala projektets ordförande Förvaltning av KLARA SVPL, 2009-10-28 Omfattning Förvaltning sker både på central, delregional och lokal nivå. Den centrala förvaltningen skall stödja och styra det delregionala och lokala arbetet. Förvaltningen skall tillsammans med lokala resurser arbeta för att erforderlig utveckling genomförs samt att den kvalitetssäkras. Förvaltningen ansvarar också för spridning av information om nya rutiner, tidplaner med mera. En lokal förvaltningsorganisation krävs både inom varje enskild förvaltning(lokal nivå) och inom vårdsamverkans området(delregional nivå) som håller samman arbetet över förvaltningsgränserna i varje område. Ansvaret för det delregionala och lokala förvaltningsarbetet, inklusive bemanning ligger i verksamhetslinjen. Leveranser under förvaltningsfasen Produktionsstart för 12-månaders versionen av KLARA blir 18 maj 2010. 3
Därefter återstår 18-månaders leveransen där datum för produktionsstart ej är fastställt. Organisation Organisationsschema central förvaltning Organisationsschema över förvaltningsorganisationen i VG: Styrgrupp, leverantörer adjungeras vid behov Förvaltningsledare/Funktionskoordinator Lokal förvaltning Referensgrupp IT-tjänst. Referensgrupp Infospecifikation. Referensgrupp tillämpningsanvisningar Referensgrupp rutin Referensgrupp dokumentation/utbildning Kontaktperson på VGR-IT (applikations specialist ) Styrgruppen samt förvaltningsgruppen skall vara sammansatt av personer som representerar samtliga parter, sjukvård, primärvård, kommunerna, privata vårdgivare samt leverantörer. F O A -v ård Linjeansvar inom resp huvudmans område A nsvar för användning av S V P L rutin och IT - tjänst samt viss förvaltning och support S V P L Styrgrupp förvaltning Centralt projekt S A M O R D N IN G S A N S V A R S ty rgrupp V årds am v erk an K O LA S ty rgrupp V årdsamverkan LG S S ty rgrupp V årds am v erk an S IM B A S ty rgrupp v årds am v erk an R ek o S ty rgrupp V årds am v erk an F y rbodal S ty rgrupp V årds am v erk an S k araborg SAMSA Förvalt ningsgrupp F örv altnings ledare/ F unk tions k oordinator för V G R oc h k om m un inkl privata vg L everan tö rer D rift/förv altn/s upport V G R -IT A p p likatio n s- fö rvaltare S ärskild a an svarso m råd en U tbildning Utpekat förvaltarskap Förvaltare Infospec Leverantör av IT tjänst och viss s upport S iem ens T es t T ek nik /S äk erhet Förvaltare Rutin F örv altare T illäm pnings rutin Förvaltare Avtal 4
Organisationsschema - Vårdsamverkan Fyrbodal Organisationsschema över Vårdsamverkan Fyrbodal där förvaltningsorganisationen för KLARA SVPL ingår i Beredning information och kommunikation Kansli Enhetschef Samordnare Ledningsgrupp VSFBD Ledamöter: NU 2, PV 2, HSN 2, Privat 1, Komm uner 6 Adj: samord AU NU 1 PV 1 HSN 1 Komm 1 samord Beredning Information kommunikation Beredning psykiatri Förvaltningsorg KLARASVPL SVPL rutin NSV grupp Göta Älvdalen NSV grupp Uddevalla Orust NSV grupp Dalsland NSV grupp M-dal/Lkil/S-näs NSV grupp Strömstad Tanum Lokal psykiatri- Sam verkan Organisationsschema Delregional förvaltning i Fyrbodal Organisationsschema över förvaltningsorganisationen i FBD: Delregional styrgrupp Delregional koordinator Delregional förvaltningsgrupp Superanvändare, systemadministratörer STYRGRUPP Förvaltning KLARA SVPL, SVPL rutin Beredningsgrupp information och kommunikation DELREGIONAL KOORDINATOR DELREGIONAL FÖRVALTNINGS- GRUPP LOKALA FÖRVALTARE SUPERANVÄNDARE SYSTEM- ADMINISTRATÖRER 5
Styrgrupp delregional förvaltning - Beredningsgrupp för information och kommunikation I styrgruppen för SVPL rutin och IT-tjänst representeras vård- och omsorg med en representant från vardera NU sjukvården, kommunerna och primärvården Fyrbodal, samt en representant från privata vårdgivare. En IT representant från resp. huvudman ingår i gruppen, och lokal koordinator. Styrgruppen hanterar förvaltningen av KLARA SVPL och har mandat att inom sig utse representant till regional styrgrupp. Antal möten beräknas till 2-3 per kvartal Uppdrag delregional styrgrupp Beakta kvalitetsperspektivet för vårdtagaren Vara kontaktpersoner gentemot förvaltningschefer, systemadministratörer och ITpersonal. bl.a. genom att föra synpunkter från egna linjeorganisationen till styrgruppen. Uppföljningsansvar för att rutinerna följs inom VSFBD, bl.a. genom analys av avvikelser. Stötta och ge uppdrag till lokal koordinator Rapportera från styrgruppen till LG Utse representant inom sig till regional styrgrupp KLARA SVPL Besluta om Fyrbodals synpunkter på prioriteringar, anpassningar och nyutveckling av KLARA SVPL och rutinen för SVPL som ej är av ekonomisk karaktär. Bidra till utveckling av KLARA SVPL, den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och VG informationsspecifikation genom att föra Fyrbodals synpunkter till centrala förvaltningen. Delta i dialog gällande fortsatta leveranser av KLARA SVPL. Årligen förlänga och uppdatera förvaltningsplanen för Fyrbodal. Arbeta för önskade integrationer med KLARA SVPL. Tilläggsuppdrag Beredning information och kommunikation Tilläggsuppdraget innebär beredning till AU i ärende som gäller vidareutveckling av informationsöverföring mellan vårdgivare via IT tjänster inom vård- och omsorg. T.ex. avvikelserapportering över vårdgivargränser för SVPL och medicinska avvikelser. Skapa möjlighet för videokonferenser mellan vårdgivarna i Fyrbodal, kommunikation med ambulansen i Fyrbodal. Då nya krav på individuella planer för patienter över vårdgivargärnser kommer se över möjligheter för IT-stöd. t.ex. samordningsplan för rehab/hab (SOSFS 2008:20), individuell plan för psykiskt funktionshindrade (SKL cirkulär 09:66), Uppdrag ang. IT och informationsöverföring kan komma från AU och LG. 6
Delregional koordinator Ledningsgruppen i VSFBD tillika styrgrupp för SVPL i Fyrbodal enades vid möte 091201 om att delregional koordinator för SVPL förvaltning sker inom ramen för VSFBD kanslis arbetsuppgifter. Uppdraget omfattar 100% tjänstgöringsgrad. Projektledaren för SVPL projektet i Fyrbodal, Katarina Magnusson föreslås inneha koordinator rollen tills vidare Uppdrag delregional koordinator Vara rådgivande till lokala förvaltare i linjeorganisationerna i Fyrbodal Sammankalla och vara ordförande i delregional förvaltningsgrupp Sammankalla och leda utbildningar/informationsmöte med superanvändarna i Fyrbodal Sammankalla till testningar vid uppdateringar av KLARA Delta i delregionala styrgruppens möte Ansvara för att information om rutinerna för SVPL och uppdateringar av KLARA SVPL sänds till linjeorganisationerna enligt kommunikationspolicyn för VSFBD samt till superanvändare och systemadministratörer för KLARA SVPL. Vidaresända teknisk information från centrala förvaltningen till IT kontaktpersonerna för KLARA i Fyrbodal Bevaka att förvaltningarnas lokala förvaltningsorganisationer ersätter superanvändare och systemadministratörer då någon slutar sitt uppdrag. Analysera avvikelser och bidra till att förbättringsmöjligheter påvisas Utveckla kvalitetsindikatorer och arbeta med utveckling av rapporter och statistik i KLARA SVPL. Informera och initiera mätning av nyckeltal för SVPL i Fyrbodal Skriva förvaltningsplan med underlag från regionalt förvaltningsdirektiv, förvaltningsplan och förvaltningsorganisation i Fyrbodal. Delta i prioriteringsarbete, anpassningar och nyutveckling på lokal och regional nivå Delta i utbildningsgrupp/råd på lokal och regional nivå Representera VSFBD i regionala förvaltningsgruppen, SAMSA och ha mandat att fatta beslut i denna grupp av ej ekonomisk karaktär såsom rutinfrågor, prioriteringar vid leveranser m.m Delta i arbete/diskussioner gällande fortsatta leveranser av KLARA SVPL. Bidra till utveckling av KLARA SVPL, den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och VG informationsspecifikation på regional nivå Delta i arbetsgrupper/utvecklingsgrupper på regional nivå. Arbeta för önskade integrationer med KLARA SVPL. Tilläggsuppdrag Beredning information och kommunikation I uppdraget ingår att omvärldsbevaka bevaka kommande uppdrag/område som handlar om informationsöverföring mellan vårdgivare via IT tjänster inom vård- och omsorg. Uppdrag ang. IT tjänster och informationsöverföring kan komma från AU och LG. Alla uppdrag sker i dialog mellan delregional koordinator och beredningsgrupp. 7
Delregional förvaltningsgrupp En delregional förvaltningsgrupp med representanter för lokala förvaltare bildar arbetsgrupp som träffas vid behov bl.a. inför leveranser uppdateringar av KLARA SVPL. Representation från lokala förvaltare i Fyrbodal till arbetsgrupp hanteras av delregionala styrgruppen och fördelas utifrån närsjukvårdsgruppernas områdesindelning. Tre personer i lokala projektledningen KLARA SVPL som representerat NU sjukvården, primärvården och kommunerna har under ett år fått gedigen kunskap om rutinen och IT tjänsten. Under en övergångsperiod som till att börja med omfattar första förvaltningsfasen 10-04-01 11-03-31 deltar de i delregionala förvaltningsgruppens möten och har en rådgivande roll. Uppdrag delregional förvaltningsgrupp Vara kontaktpersoner gentemot förvaltningschefer och systemadministratörer/superanvändare samt IT-personal i den egna organisationen. Vara stöd för den lokala förvaltningsorganisationen i sin egen organisation/område. Medverka i planeringen av utbildningar i Fyrbodal för att säkerställa en enhetlig utbildning för alla användare. Ansvara för att beslutade rutiner sprids inom Fyrbodal Delta i prioriteringsarbete, anpassningar och nyutveckling på delregional och lokal nivå Delta i arbete/diskussioner gällande fortsatta leveranser av KLARA SVPL Medverka i tester inför leveranser och uppdateringar av KLARA SVPL Analysera avvikelser och bidra till att förbättringsmöjligheter påvisas Utveckla kvalitetsindikatorer och arbeta med utveckling av rapporter och statistik i KLARA SVPL. Bidra till utveckling av KLARA SVPL, den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och VG informationsspecifikation Arbeta för önskade integrationer med KLARA SVPL. Lokal förvaltningsorganisation inom varje förvaltning Enligt brev Förvaltning av KLARA SVPL från SVPL förvaltningsgrupp daterat 09-10-28 krävs som för andra system en lokal förvaltningsorganisation inom varje enskild förvaltning Ansvaret för att organisera lokal förvaltningsorganisation i varje enskild förvaltning ligger på resp. verksamhet. Lokal förvaltare ska vara väl förtrogen med och kunnig i gemensam rutin för samordnad vårdplanering, IT-stödet KLARA SVPL och VG informationsspecifikation. Enstaka större informations möte med lokala förvaltare i Fyrbodal och lokal koordinator sker vid behov. Huvudsakligen sker kommunikation mellan lokala förvaltare och delregional koordinator via epost. 8
följer uppdraget för delregional förvaltningsgrupp. Superanvändare I uppdragsbeskrivning för superanvändare i Fyrbodal antagen av LG 090909 beskrivs uppdraget. Följande punkter kvarstår i uppdraget: o att stötta i verksamheterna då frågor om innehållet i KLARA uppkommer(ej av teknisk karaktär) o att ha support funktion för rutinen och innehållet i KLARA i egna organisationen o att vid nya versioner av KLARA delta i genomgång av KLARA i datasal och därefter ge information/utbildning till användarna i egna organisationen. o att närvara vid superanvändarträffar vid en två tillfälle per termin inkl. genomgång av uppdateringar i KLARA. Superanvändarna kommer att fungera som referensgrupp till delregional koordinator. Superanvändarna arbetar till stor del med KLARA i praktiken och kan ge en rättvisande återkoppling om hur KLARA SVPL fungerar i verksamheterna. Denna återkoppling sker via e-post till delregional koordinator, men även vid ovan nämnda superanvändarträffar. Superanvändare finns i varje kommun, i varje PVO samt 11 stycken inom NU sjukvården och ska utses för de privata vårdgivarna i Fyrbodal. Verksamheterna ansvarar för att ersätta superanvändare som slutar sitt uppdrag. Systemadministratörer Systemadministratörer som har uppgift att byta lösenord då användare ej kan logga in i KLARA. Det finns flera systemadministratörer i varje kommun, minst två per vårdcentral och applikationssupporten i NU sjukvården hanterar funktionen. Verksamheterna ansvarar för att ersätta systemadministratörer som slutar sitt uppdrag. Testgrupp Inför nya versioner och uppgraderingar av KLARA SVPL ska test genomföras. Test personer ska vara vana vid att arbeta med KLARA SVPL och ha kunskap om rutinen. I första hand genomför delregionala förvaltningsgruppen testerna Förfrågan kommer även vid behov att gå ut till alla lokala förvaltare, superanvändare och de systemadministratörer som tidigare utbildades till nivå 2 om att delta vid tester. Antalet som ska testa kan variera vid olika tillfällen. Support Lista över alla systemadministratörer och superanvändare som utgör supporten i Fyrbodal skickas ut i linjeorganisationen via superanvändare, systemadministratörer och andra 9
kontaktpersoner för SVPL vid uppdateringar av listan. Senaste versionen av listan finns lösenords skyddat på VSFBD hemsida Avtal mellan centrala projektet/förvaltningen reglerar antal personer som får ringa supporten på VGR IT. För Fyrbodals del omfattar det 29 personer. Lista finns hos VGR IT support över dessa personer från Fyrbodal. Superanvändare och systemadministratörer i Fyrbodal har listan till VGR IT support och vet vem de ska ringa som kan lotsa ärenden vidare. Kostnader Kostnader central förvaltningsorganisation De huvudposter som det fortsatta projektet samt framtida förvaltningsorganisation ska räkna med är kostnader för: IT-tjänsten Drift Kundsupport Administrativ avgift Förvaltning Anpassning/vidareutveckling Kostnader mellan VGR och kommunerna fördelas 2010 som i införandeprojektet enligt principen 70/30%. Kostnaderna för regional förvaltning hanteras ej av delregionala förvaltningsorganisationen utan debiteras direkt ut till respektive linjeorganisation/enhet Kostnader delregional förvaltningsorganisation Delregional förvaltare, 100% tjänst inom ramen för kansli Kostnader i samband med möte t.e.x. kaffe, resor och ev. trycksaker, 50 000 kr/år omfördelas inom ram för budget. Kostnader lokala förvaltningar Respektive förvaltning/verksamhet/enhet står för personalkostnader exempelvis för utbildning, lokal förvaltning etc och för sin utrustning. Tidsplan SVPL projektgrupp i Fyrbodal, tidigare vårdplaneringsgruppen, avvecklas och har sitt sista möte 2010-03-25 Projektledningen för SVPL i Fyrbodal avslutar sitt uppdrag då förvaltningsfasen inträder. Förvaltningsfasen inträder 2010-04-01 med den organisation och resurser som beskrivits i detta förvaltningsdokument. 10
Förvaltningsplan för Fyrbodal för tiden 2010-04-01 2011-03-31,skapas efter att en av centrala styrgruppen antagen central förvaltningsplan finns. Planen i Fyrbodal förlängs med ett år åt gången. 11
Bilagor Bilaga 1, organisationsskiss central förvaltning SVPL KLARA, SVPL rutin Bilaga 2, organisationsskiss Vårdsamverkan Fyrbodal Bilaga 3 organisationsskiss delregional förvaltning SVPL KLARA 12
Bilaga 1, organisationsskiss central förvaltning, förslag FOA-vård Linjeansvar inom resp huvudmans område Ansvar för införande av SVPL rutin och IT-tjänst SVPL Styrgrupp förvaltning Centralt projekt SAMORDNINGSANSVAR Styrgrupp Vårdsamverkan KOLA Styrgrupp Vårdsamverkan LGS Styrgrupp Vårdsamverkan SIMBA Styrgrupp vårdsamverkan ReKo Styrgrupp Vårdsamverkan Fyrbodal Styrgrupp Vårdsamverkan Skaraborg SAMSA Förvalt ningsgrupp Funktionskoordinator för VGR och kommun inkl privata vg Leverantörer Särskilda ansvarsområden Utpekat förvaltarskap Utbildning Förvaltare Infospec Leverantör av IT tjänst och viss support Siemens Test Teknik/Säkerhet Förvaltare Rutin Förvaltare Avtal Drift/förvaltn/support VGR-IT Applikationsförvaltare Anpasning/vidareutveckling
Bilaga 2, Vårdsamverkan Fyrbodal organisationsskiss Kansli Enhetschef/Samordnare Samordnare Ledningsgrupp VSFBD Ledamöter: NU: 2, PV: 2, HSN: 2, Privata: VC, 1. Kommuner: 6 Adj: Samordnare Arbetsutskott: Ledamöter: NU: 1, PV:1, HSN: 1, Kommuner: 1 Samordnare Beredning Information och kommunikation Beredning Förvaltningsorganisation KLARA SVPL SVPL rutin Psykiatri NSV grupp Göta Älvdalen NU, PV, PVC 3 kommuner NSV grupp Uddevalla Orust NU, PV, PVC 2 kommuner NSV grupp Dalsland NU, PV 5 kommuner NSV grupp M-dal/L-kil/S-näs NU, PV 3 kommuner NSV grupp Strömstad Tanum NU, PV 2 kommuner Lokala psykiatrisamverkan 10 14 samverkansplaner
Bilaga 3, delregional förvaltning KLARA SVPL STYRGRUPP Förvaltning KLARA SVPL, SVPL RUTIN Beredningsgrupp information och kommunikation DELREGIONAL KOORDINATOR 100% omfördelat på kansli DELREGIONAL FÖRVALTNINGSGRUPP LOKALA FÖRVALTARE SUPERANVÄNDARE SYSTEMADMINISTRATÖRER 15