FÖRVALTNINGSORGANISATION SAMORDNAD HÄLSA, VÅRD OCH OMSORG I SKARABORG

Transkript

1 FÖRVALTNINGSORGANISATION SAMORDNAD HÄLSA, VÅRD OCH OMSORG I SKARABORG Beslutad VÅRDSAMVERKAN SKARABORG

2 Innehåll Bakgrund... 3 Övergripande mål och syfte... 3 Övergripande organisationsskiss... 4 Vårdsamverkan Skaraborg... 4 Samordnad hälsa, vård och omsorg... 4 Uppdragshandling: Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg... 5 Arbetsgruppens mål och syfte... 5 Uppdrag... 5 Avgränsning... 5 Gruppens sammansättning... 6 Kommunikation... 6 Mötesfrekvens... 6 Intern organisation... 7 Beslutsmandat... 7 Uppföljning... 7 Uppdragshandling: Processtöd för Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg (tidigare SAMSA Förvaltare)... 8 Syfte... 8 Kvalifikationer... 8 Finansiering... 8 Omfattning... 8 Uppdrag... 9 Supportorganisation Uppdragshandling: Superkontaktombudsgrupp Syfte Uppdrag Deltagande Ordförande för Superkontaktombudsgrupp Syfte Uppdrag Omfattning Uppdragshandling: Superkontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg Syfte Uppdrag Fördelning av Superkontaktombud Mötesfrekvens

3 Omfattning Supportorganisation Uppdragshandling: Kontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg Syfte Uppdrag Fördelning av Kontaktombud Mötesfrekvens Uppdragets omfattning Supportorganisation

4 Bakgrund IT-tjänsten KLARA SVPL lanserades under 2008 för att digitalisera processen kring utskrivning ifrån slutenvården, ersattes senare med IT-tjänsten SAMSA. Skaraborg tillsatte i samband med lanseringen av KLARA SVPL en arbetsgrupp för fortsatt förvaltning av ITtjänsten med tillhörande delregional tillämpning, SVPL-gruppen. SVPL-gruppen har förvaltat IT-tjänst och tillämpning fram tills årsskiftet 2017/2018 då arbetet med lagen 2017:612 (Lag om samverkan vid in- och utskrivning ifrån sluten hälso- och sjukvård) övertog detta. Därefter har gruppen endast förvaltat IT-tjänsten. I arbetet med implementering av Lag 2017:612 tillsattes en särskild implementeringsgrupp som ansvarade för rutiner och tillämpningar i övergången till den nya processen. Då denna grupp fullgjort sitt uppdrag behöver ansvaret för fortsatt förvaltning överföras. Samtidigt ses behovet av en gemensam struktur för förvaltning av fler styrdokument och IT-stöd som är tätt relaterade till samverkan vid in- och utskrivning, exempelvis användandet av Nationell patientöversikt (NPÖ). Utöver IT-tjänster och styrdokument så ses även behovet av en bredare målgrupp för att täcka in fler samverkansytor. Målgruppen definieras därför till alla åldrar, funktionsnivåer och målgrupper som är av behov av samverkan inom både slutenvårds- och öppenvårdsprocessen. För att ge förutsättningar för en bredare förvaltning antas namnet Samordnad hälsa, vård och omsorg (SVO) som grund för samverkansgruppen samt dess undergrupperingar. Övergripande mål och syfte Syfte är att nå en effektiv vårdsamverkan i frågor som berör samtliga parter. Målet är att berörda skall uppleva vård och omsorgsinsatserna som en helhet utan gränser. Arbetet i samverkansgruppen ska utgå från nedanstående förhållningssätt: Samsyn, samverkan och samarbete mellan huvudmännen Vård och omsorg på rätt nivå där den gör mest nytta God och säker vård och omsorg 3

5 Övergripande organisationsskiss Vårdsamverkan Skaraborg Nedan ses en övergripande organisationsskiss av Vårdsamverkan Skaraborg. Denna förvaltningsplan med tillhörande grupperingar och roller befinner sig inom det inringade området. Samordnad hälsa, vård och omsorg Nedan ses en organisationsskiss för den organisation som avses i denna förvaltningsplan. Skissen är tänkt att tydliggöra de olika grupperna och rollernas förhållande till varandra. Regionalt Ledningsråd Vårdsamverkan Skaraborg Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg Processtöd SHVO* Samverkansgrupper BoU, VPoM, GDP Superkontaktombudsgrupp Norra Superkontaktombudsgrupp Västra Superkontaktombudsgrupp Södra * SHVO = Samordnad hälsa, vård och omsorg 4

6 Uppdragshandling: Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg Arbetsgruppens mål och syfte Syftet med uppdraget är förvaltning och vidareutveckling av processer, styrdokument och IT-tjänster för Samverkan vid in- och utskrivning, öppenvårdsprocessen, SIP och NPÖ. Innefattar alla åldrar, funktionsnivåer och målgrupper inom tidigare nämnda områden. Målsättningen är att samtliga parter inom ramen för ovanstående syfte ska ha en god samverkan för att främja den sömlösa vården för den enskilda medborgaren i Skaraborg. Regionala förvaltningar/arbetsgrupper skall stödja och styra det delregionala arbetet. Uppdrag Bevaka regionalt framtagna styrdokument för att säkerställa tillämpning och samstämmighet med delregionala dokument Vid behov justera delregionala styrdokument i syfte att skapa optimala förutsättningar för verksamheterna att säkra bästa möjliga vård för den enskilde medborgaren i Skaraborg Bedriva nära samarbete med samverkansgrupperna inom Vårdsamverkan Skaraborg inklusive Patientsäkerhetsgruppen Samordna informations-/diskussionsforum med Superkontaktombud för Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg utefter rådande behov Efter önskemål från högskola eller universitet genomföra föreläsningar rörande Samverkan vid in- och utskrivning för studenter. Ta fram en handlingsplan med beskrivning av: o Delmål som krävs för att nå syfte och målsättning o Mätbara indikatorer kopplade till process och delmål o Uppföljning och analys av måluppfyllnad Ansvara för att informationsspridning gällande styrdokument, IT-tjänster och mätningar sker enligt fastställd kommunikationsplan Avgränsning Gruppens uppdrag är avgränsat till områdena: Samverkan vid in- och utskrivning (inkl. öppenvårdsprocessen), IT-tjänsten SAMSA, NPÖ och SIP. I dessa områden innefattas även utbildningsinsatser. 5

7 Gruppens sammansättning Processtöd för Samordnad hälsa, vård och omsorg (3 platser) Kommun Primärvård Sjukhus Ordförande Superkontaktombudsgrupperna (3 platser) Norra Västra Södra Patientsäkerhetsgruppen (1 plats) MAS Gruppen ska vara partsammansatt så att kommun, primärvård och sjukhus är jämlikt representerat. Ordförandeskapet, därmed sammankallande, roterar mellan Processtöden för samordnad hälsa, vård och omsorg på årsbasis. Kommunerna tar ordförandeskapet under 2019, följdordningen är ej definierad därefter men ska rotera så att varje part innehar ordförandeskapet var tredje år. Processtöden för samordnad hälsa, vård och omsorg är kopplade till gruppen för att handha frågor, diskussioner och arbetsprocesser mellan gruppens möten. Representanter från Superkontaktombudsgrupperna och Patientsäkerhetsgruppen bär information till/från gruppen samt roterar dokumentationsansvaret mellan sig. Kommunikation En kommunikationsplan tas fram och nyttjas fortlöpande Minnesanteckningar förs Samverkansyta i SharePoint alternativt MS Teams för arbetsmaterial Regelbundet publicera nyhetsinlägg på Vårdsamverkan Skaraborgs hemsida Material, information, inbjudningar med mera ska läggas ut på Vårdsamverkans hemsida Mötesfrekvens Samordnad hälsa, vård och omsorg möts 1ggr/månad med undantag för sommarsemesterperioderna. 6

8 Intern organisation Processtödens uppdrag i gruppen är bland annat att agera länk mellan vårdsamverkan Skaraborgs samverkansgrupper och de regionala grupperingarna, se organisationsskiss nedan samt uppdrag för Processtöd samordnad hälsa, vård och omsorg. Gruppen har tre undergrupperingar som bemannas av utsedda Superkontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg. Gruppernas uppdrag är att verka en verksamhetsnära dialogarena för att fokusera på operativa frågor kring gällande områden. Se organisationsskiss nedan samt uppdrag för Superkontaktombudsgrupperna. Regionalt Ledningsråd Vårdsamverkan Skaraborg Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg Processtöd SHVO* Samverkansgrupper BoU, VPoM, GDP Superkontaktombudsgrupp Norra Superkontaktombudsgrupp Västra Superkontaktombudsgrupp Södra * SHVO = Samordnad hälsa, vård och omsorg Beslutsmandat Under förutsättning att det inte påverkar gränssnitt eller verksamheternas ekonomi äger gruppen mandat att besluta styrdokument för delregional tillämpning av SIP, NPÖ och Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård inklusive öppenvårdsprocessen. Alla övriga beslut inom samverkansområdena ägs av Styrgrupp Vårdsamverkan Skaraborg. Uppföljning Gruppen avlägger rapport till Vårdsamverkan Skaraborgs styrgrupp regelbundet. Skriftlig årsrapport inlämnas en gång per år. 7

9 Uppdragshandling: Processtöd för Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg (tidigare SAMSA Förvaltare) Syfte Syftet med uppdraget är att stödja förvaltning och vidareutveckling av processer, styrdokument och IT-tjänster för Samverkan vid in- och utskrivning, öppenvårdsprocessen, SIP och NPÖ. Innefattar alla åldrar, funktionsnivåer och målgrupper inom tidigare nämnda områden. Kvalifikationer Bred erfarenhet av arbete med IT-tjänsten SAMSA Väl införstådd i gällande styrdokument samt dess beslutsnivå Grundläggande förståelse kring drift och förvaltning av IT-tjänster inom vård och omsorg Väl utvecklad förmåga att samverka ur ett helhetsperspektiv vilket innefattar att också se och reflektera över den egna partens verksamhet God förmåga att leda/stödja arbets- och diskussionsgrupper Yrkeserfarenhet från akademiskt vård- och omsorgsyrke Finansiering Processtöd från SkaS finansieras av SkaS och upplåtes till Vårdsamverkan Skaraborg. Processtöd från Skaraborgs kommuner samfinansieras av Skaraborgs samtliga kommuner och upplåtes till Vårdsamverkan Skaraborg. Processtöd från Primärvården i Skaraborg samfinansieras av Närhälsan och Privata vårdcentraler/rehabmottagningar och upplåtes till Vårdsamverkan Skaraborg. Omfattning Ett processtöd ska tillsättas per part (kommun, sjukhus och primärvård). Funktionens omfattning kan variera över tid men är utslaget på ett år 50% av en heltid per part. 8

10 Uppdrag Driva utvecklingsarbete inom regionen samt inom Skaraborg rörande rutiner och arbetssätt enligt definierat syfte Vara ett stöd inom vårdsamverkan Skaraborgs organisation genom att bära diskussioner, information och beslut mellan samordnad hälsa, vård och omsorg och samverkansgrupperna Bära information, diskussioner och beslut mellan regionala grupperingar och grupperingar inom Vårdsamverkan Skaraborg Vara väl insatt i den egna partens organisation och verksamhet samt rådande frågeställning med ett tydligt partsneutralt perspektiv i alla diskussioner. Varje parts frågeställningar ska hanteras likvärdigt. Vara samordnande funktion inom sin part (Sjukhus, Primärvård och Kommun) Delta i regionala och delregionala samverkansgrupperingar o Samordnad hälsa, vård och omsorg o Delta i en av tre samverkansgrupper inom Vårdsamverkan Skaraborg Geriatrik, demens och palliativ vård Vuxna - Psykiatri och missbruk Barn och Unga o Delta i regional SAMSA-förvaltning med tillhörande AUn (eller motsvarande grupperingar) o Delta efter överenskommelse i tillfälliga arbetsgrupper Vara tredje linjens support. Rådgivande och supporterande funktion för Superkontaktombuden, se supportorganisation nedan Bevaka att Superkontaktombud och Kontaktombud ersätts då någon slutar sitt uppdrag. Ansvara för att Superkontaktombud får adekvat utbildning samt vid behov genomföra utbildningsinsatser ihop med dessa. Administration av SAMSA enligt administrationsbehörighet nivå 3. 9

11 Supportorganisation Vid hantering av supportärenden eller stöd till användare kring samordnad hälsa, vård och omsorg så ska nedan definierad supportorganisation användas. Ärenden handhas i första hand via 1:a linjens support och eskaleras uppåt ett steg i taget om ärendet inte kan lösas på befintlig nivå. Regional förvaltning/systemutvecklare Processtöd 3:e linjens support Superkontaktombud 2:a linjens support Kontaktombud 1:a linjens support Användare 10

12 Uppdragshandling: Superkontaktombudsgrupp Syfte Gruppen ska verka som en arena i Skaraborg för att föra dialog och avstämning regelbundet inom Närvårdsområdet. Arenan ska även ge möjligheter att utbyta goda erfarenheter och exempel på framgångar som kan spridas i Skaraborg. Gruppen är att betrakta som en undergruppering till Samordnad hälsa, vård och omsorg i Skaraborg. Uppdrag Fokusera på verksamhetsnära diskussion kring samverkan vid in- och utskrivning (inkl. öppenvårdsprocessen), SIP och NPÖ. Rapportera förbättringsförslag, avvikelser och/eller uppkomna problem till Samordnad hälsa, vård och omsorg för vidare hantering. Rapportera till och sprida information inom den egna verksamheten samt inom lokala dialogforum från Samordnad hälsa, vård och omsorg. Deltagande Superkontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg ingår i Superkontaktombudsgrupperna. Det finns en Superkontaktombudsgrupp inom varje närvårdsområde. Närvårdsområdena är indelade enligt nedanvarande definition: Norra: Gullspång, Karlsborg, Tibro, Mariestad, Töreboda och Hjo Västra: Lidköping, Essunga, Grästorp, Vara, Skara och Götene Södra: Skövde, Falköping och Tidaholm Gruppen utser själva en person som har uppdrag att vara sammankallande och ordförande i gruppen. Se separat uppdragsbeskrivning för Ordförande/sammankallande. Mötesfrekvens ca två till tre gånger per termin. Möten hålls antingen fysiskt eller via distans. Mötesform beslutas utifrån agenda och deltagarnas behov. Ordförande för Superkontaktombudsgrupp Syfte Ordförande ska vara Superkontaktombudsgruppens röst mot Samordnad hälsa, vård och omsorg men även agera bärare av diskussioner från och till gruppen. Ordförande ska verka för att vara vägledande och främja gruppens sammanhållning. 11

13 Uppdrag Medverka i Samordnad hälsa, vård och omsorg. Mötesfrekvens en halvdag i månaden Fånga in de diskussioner som behöver tas vidare från Superkontaktombudsgrupperna och ange dem som diskussionspunkter för Samordnad hälsa, vård och omsorg Delta vid Superkontaktombudsgruppernas möten. Mötesfrekvens 2-3ggr/termin Vara sammankallande och beredande för den Superkontaktombudsgrupp som hen medverkar i Vara mötesordförande för den Superkontaktombudsgrupp som hen medverkar i Omfattning Uppdragets omfattning varierar över tid. Det är upp till varje verksamhet/berörd chef att tidsätta uppdraget till den omfattning som krävs för att fullgöra de åtaganden som nämns ovan. Denna tidsåtgång ligger utöver det uppdrag som innehas för att vara Superkontaktombud. Varje Superkontaktombudsgrupp ska utse en Ordförande. Ordförande sitter på obestämd tid och ersätts då föregående Ordförande önskar avsluta sitt uppdrag. Med tanke på att representationen inom den övergripande grupperingen Samordnad hälsa, vård och omsorg ska vara partssammansatt så kan den grupperingen komma att kräva att ordförande tillhör en specifik part. 12

14 Uppdragshandling: Superkontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg Syfte Förvalta och främja vidareutveckling av samverkan vid in- och utskrivning (inkl. Öppenvårdsprocessen), SIP och NPÖ med tillhörande styrdokument och IT-tjänster. Innefattar alla åldrar, funktionsnivåer och målgrupper inom tidigare nämnda områden. Kvalifikationer Uppdrag Mycket väl insatt i processen för samverkan vid in- och utskrivning, öppenvårdsprocessen, SIP och NPÖ o Behöver regelbundet arbeta med förekommande IT-stöd Förstår och kan IT Att ha god kunskap om gemensamma styrdokument samt bevaka revideringar av dessa Att hålla sig uppdaterad om förändringar i gemensamma styrdokument Vara andra linjens support. Rådgivande och supporterande funktion för Kontaktombuden för det egna området i första hand och vid behov för övriga områden, se supportorganisation nedan Identifiera och planera utbildningsbehov kring rutiner, riktlinjer och IT-tjänster inom den egna organisationen. Stödja Kontaktombud vid behov av riktade utbildnings/informationstillfällen I samråd med ansvarig chef ansvara för att personal får behörighet till aktuella ITtjänster. Sprida information gällande styrdokument, IT-tjänster och mätningar enligt fastställd kommunikationsplan Ansvara för att områdets Kontaktombud får tillgång till och utbildning om gällande styrdokument samt IT-tjänster Att medverka på förekommande möten och ansvara för att bära information till och från dessa Att medverka i strukturerat förbättringsarbete t.ex. o Mätningar eller kvalitetsgranskning enligt uppdrag från Samordnad hälsa, vård och omsorg eller egen verksamhets önskemål o Delta i arbetsgrupper vid tillfälliga behov Administration av SAMSA enligt behörighetsnivå 2 Fördelning av Superkontaktombud Totalt verkar max 60 Superkontaktombud inom Skaraborg. Varje verksamhet utser representanter att vara Superkontaktombud enligt nedan. Skaraborgs kommuner max 30st Primärvården Skaraborg max 15st (innefattar både Närhälsan och Privata vårdgivare) Skaraborgs Sjukhus max 15st Superkontaktombuden tillhör en utav tre grupper som är definierade enligt Närvårdsområdena, Södra, Västra och Norra. En utav Superkontaktombuden i 13

15 Närvårdsområdet innehar rollen som ordförande (se separat arbetsbeskrivning) och medverkar i Samordnad hälsa, vård och omsorg. Mötesfrekvens 2-3ggr/termin inom Superkontaktombudsgrupperna (antingen fysiskt eller via distansmöte). Se arbetsbeskrivning för Superkontaktombudsgrupp. Utöver dessa träffar kan Samordnad hälsa, vård och omsorg vid behov sammankalla alla Superkontaktombud i Skaraborg till övergripande träffar. Omfattning Uppdragets omfattning varierar över tid. Det är upp till varje verksamhet/berörd chef att tidsätta uppdraget till den omfattning som krävs för att fullgöra de åtaganden som nämns ovan. Supportorganisation Vid hantering av supportärenden eller stöd till användare kring samordnad hälsa, vård och omsorg så ska nedan definierad supportorganisation användas. Ärenden handhas i första hand via 1:a linjens support och eskaleras uppåt ett steg i taget om ärendet inte kan lösas på befintlig nivå. Regional förvaltning/systemutvecklare Processtöd 3:e linjens support Superkontaktombud 2:a linjens support Kontaktombud 1:a linjens support Användare 14

16 Uppdragshandling: Kontaktombud för samordnad hälsa, vård och omsorg Syfte Bevaka och agera stöd för samverkan vid in- och utskrivning (inkl. Öppenvårdsprocessen), SIP och NPÖ med tillhörande styrdokument och IT-tjänster. Innefattar alla åldrar, funktionsnivåer och målgrupper inom tidigare nämnda områden. Kvalifikationer Uppdrag Väl insatt i processen för samverkan vid in- och utskrivning, öppenvårdsprocessen, SIP och NPÖ o Behöver regelbundet arbeta med förekommande IT-stöd Förstår och kan IT Att ha kunskap om de gemensamma styrdokumenten Att hålla sig uppdaterad om förändringar i de gemensamma styrdokumenten Att vara första linjens support för användarna på egna enheten i första hand och vid behov på övriga enheter o Handleda kollegor att bli självständiga i hanteringen av samordnad vårdplanering o Identifiera utbildningsbehov för berörda IT-tjänster och gemensamma styrdokument o Fungera som informationskanal mellan förvaltningsorganisationen och den egna enheten t ex. vid förändringar i styrdokument eller IT-tjänster Att tillsammans med enhetschef ansvara för att aktuell personal får tillgång till introduktion i berörda IT-tjänster och gemensamma styrdokument Fördelning av Kontaktombud Varje verksamhet ansvarar själv för att utse Kontaktombud för att säkra fullgod tillämpning av IT-tjänster och styrdokument. Antalet Kontaktombud som ska tillsättas beslutas av respektive verksamhet. Mötesfrekvens Beslutas av varje verksamhet. Finns inga delregionalt uppsatta möten men beroende på hur verksamheten organiserar sig kan det finnas behov av interna möten. Uppdragets omfattning Varierar utifrån verksamheternas nyttjande av Kontaktombuden. Bör rymmas inom ordinarie tjänst. 15

17 Supportorganisation Vid hantering av supportärenden eller stöd till användare kring samordnad hälsa, vård och omsorg så ska nedan definierad supportorganisation användas. Ärenden handhas i första hand via 1:a linjens support och eskaleras uppåt ett steg i taget om ärendet inte kan lösas på befintlig nivå. Regional förvaltning/systemutvecklare Processtöd 3:e linjens support Superkontaktombud 2:a linjens support Kontaktombud 1:a linjens support Användare 16