FirstClass FirstClass 5.5 Manual Här kan du du hämta hem den senaste versionen av FirstClass klientprogramvara: http://www.fcsweden.se/ Av Inger Evers (Fritt att kopiera och använda.) Innehåll...1 Bra att veta... 2 Besvara special... 14 Sända vidare ett meddelande... 14 Skrivbordet Namnlisten... 3 Skriva ut meddelande... 14 Menyraden... 4 Spara meddelande på hårddisk... 14 Verktygsfältet... 6 Bifoga filer... 15 Skrivbordets övre ruta... 7 Hämta bifogade filer... 16 Skapa ny mapp... 7 Gör meddelandet osänt... 17 Ta bort en mapp... 8 Meddelandet historik... 17 Skapa alias... 8 Trådar... 17 Delningslisten... 8 Olika typer av meddelanden... 18 Skrivbordets nedre ruta... 8 Infoga bildfil...18 Ändra lösenord... 9 Signatur... 19 Katalog... 9 Svara automatiskt... 19 Adressbok... 9 Personlig sändlista... 20 Kopiera en sändlista... 20 Din brevlåda (Mailbox) o Konferenser Sökning... 21 Mailboxens övre ruta... 10 Arbeta offline...21 Delningslisten... 10 Aktuella adresser på internet... 23 Mailboxens nedre ruta... 10 Gör en hemsida i First Class... 24 Sortera meddelanden... 11 Knapparna i verktygsfältet... 26 Ordna meddelanden i mappar... 11 Installera en First Class klient på din dator... 28 Läsa ett meddelande... 12 Inställningar innan du loggar upp dig första gången 31 Skapa nytt meddande... 12 First Class via en webbläsare... 34 Besvara ett meddelande... 13 På First class skrivbord finns en mapp som heter Help. Där hittar du det mesta du behöver veta om First Class. 1
Bra att veta 1 Använd höger musknapp! Klicka med höger musknapp på vilket objekt som helst (t.ex. på en tom yta i ett fönster, på en mapp, en fil m.m.). En objektmeny med just de alternativ som är möjliga att välja för det objektet visas. Höger musknapp ger dig tillgång till de vanligaste funktionerna men vissa funktioner är bara tillgängliga via menyraden Du klickar med höger musknapp om du vill att en objektmeny(=snabbmeny) skall visas. Annars är det normala att klicka med vänster musknapp när du skall öppna en mapp, välja i menyer, klicka på knappar o.s.v.) Objekt = Allt som kan hanteras i Windows.(FirstClass) Alla objekt har egenskaper och dessa kan du komma åt om du klickar med höger musknapp på objektet. Då visas en objektmeny från vilken du kan välja olika funktioner. Det största objektet är skrivbordet. Klicka med höger musknapp på en tom yta på skrivbordet och du får upp dess objektmeny. Menyraden,Verkktygsfältet, mappar och filer (ikoner) är alla objekt som du kan klicka på. Bra att veta 2 Alla mappar (Skrivbord, Mailbox, Konferenser os.v.) visas i ett eget fönster när du öppnar dom. Alla fönster har en menyrad och ett vertygsfält men knapparna i verktygsfältet kan vara olika för olika fönster.om en meny/undermeny eller knapp är aktiv (=går att använda för tillfället) är den svart/färgad om den är inaktiv är texten/bilden nedsänkt med grå relief. Alla öppna fönster visas som knappar längst ner i windows aktivitetsfält. Det fönster som är aktivt är upplyst. Om du klickar på en knapp i aktivitetsfältet kommer det fönstret att bli aktivt och lägga sig överst. Detta är det enklase sättet att växla mellan olika fönster. Ett fönster stängs med stängningsknappen (längst upp till höger). Även om varje fönster i First Class är stängt så är fortfarande programmet i gång och du kan lätt koppla upp dig igen om du klickar med höger musknapp på First Class-ikonen som finns i klockfältet. För att stänga programmet First Class måste du klicka på First Class egen stängningsknapp (Ett rött kryss i verktygsfältet) eller välja arkiv/avsluta i menyraden. Bra att veta 3 Det är bra att testa olika funktioner i First Class genom att sända meddelanden till sig själv. Du kan alltid ångra det senaste du gjort genom att klicka på knappen Ångra i verktygsfältet. eller Snabbkommando <Ctrl> + Z (Håll nere tangenten Ctrl och tryck på Z-tangenten). Om man skall lära sig något snabbkommando är detta det första. 2
SKRIVBORDET När du kopplat upp dig mot FirstClass visas dess skrivbord på din skärm Namnlist Menyrad Verktygsfält Innehåll Övre rutan med mappar Delningslist Nedre rutan med filer 1. Namnlisten. Här ser du namnet på det fönster som är öppet. Namnlisten på det fönster som är aktivt är upplyst. Man kan flytta ett fönster genom att sätta muspekaren på namnlisten, trycka ner vänster musknapp och dra fönstret till ny plats. Med fönstrets styrknappar kan du välja storlek på fönstret. Minimeringsknappen minimerar fönstret till en knapp i aktivitetsfältet. Genom att klicka på knappen i aktivitetsfältet får du upp fönstret på skrivbordet igen. stängningsknapppen stänger fönstret Maximeringsknappen vidgar fönstret så att det täcker hela skärmen. Maximeringsknappen byter då utseende och blir en återställningsknapp. Återställningsknappen återställer fönstret till dess ursprunliga storlek. 3
2. Menyraden. Här kan du välja bland alla FirstClass funktioner. Menyraden är samma för alla fönster i FirstClass, men olika funktioner är valbara i olika fönster. Menyradens 8 menyer: Arkiv-menyn erbjuder funktioner för att hantera filer. Redigera-menyn erbjuder funktioner för att redigera och formatera text i meddelanden och namn på mappar m.m. Meddelande-menyn erbjuder funktioner för att hantera meddelanden i brevlådan och konferenser. 4
Konferenshantering-menyn erbjuder funktioner för konferenser, t.ex. navigering och Vilka är uppkopplade. Uppkoppling-menyn erbjuder funktioner för att ändra inställningar och lösenord samt att arbeta offline m.m. Om du ofrivilligt blir nedkopplad när du är inne i FirstClass så kan du koppla upp dig igen genom att välja Uppkoppling/koppla upp. Visa-menyn erbjuder funktioner med vars hjälp du kan ändra sättet på hur informationen visas på skärmen. Hjälp-menyn innehåller värdefulla instruktioner för att använda FirstClass. 5
3. Verktygsfältet är olika för olika fönster i FirstClass. Knapparna i verktygsfältet erbjuder en uppsättning genvägar till de flesta av FirstClass funktionerna. Du kan själv välja vilka knappar du vill ha i verktygsfältet. Välj Visa/Verktygsfält/Anpassa verktygsfält Du får upp följande dialogruta: Fler knappar finns att välja på om du använder rullmenyn. Alla knappfönster visas i bilaga 1 Knappfönster Beskrivning av knapp som muspekaren pekar på 6
Drag de knappar du vill ha till verktygsfältet. Ställ muspekaren på en knapp i knappfönstret, tryck ner vänster musknapp och drag knappen till valfri plats på verktygsfältet. En knapp tas bort från verktygsfältet genom att dra den till knappfönstret. Du kan släppa knappen i vilket knappfönster som helst. Du kan anpassa vertygsfältet för varje fönster i FirstClass Övre rutan av skrivbordsfönstret innehåller mappar. Administratören för FirstClass har förinställt ett visst utseende på ditt skrivbord. Du skall bara kunna se de mappar som du har behörighet till. När du öppnar en mapp genom att dubbelklicka på den så kan den leda till undermappar som du också kan öppna. FirstClass har en viss mappstruktur som man kommer underfund med genom att klicka sig fram. Mapparna kan visas på olika sätt.välj Visa i menyraden och pröva dig fram bland alternativen. Alla mappar är konstruerade på liknande sätt. Innehållet i en mapp kan vara en konferens, som alla eller bara vissa FirstClassanvändare har behörighet till. Användare kan ha olika behörigheter, vissa mappar är öppna för alla, andra bara för några. Behörigheten kan vara av olika slag, man kan ha full behörighet och ändra i konferensen, man kan ha behörighet att läsa meddelanden men inte få lov att skriva o.s.v. Det är administratören som tilldelar olika behörigheter som då följer användarens lösenord. Mappen "brevlåda (Mailbox)" är det bara du som har behörighet till. Skapa ny mapp: a. välj Arkiv/Ny /Ny mapp på menyraden eller b. Klicka på knappen Ny mapp på verktygsraden eller c. Klicka med höger musknapp där du vill ha mappen och välja Ny mapp. 7
En mapp med namnet "Ny mapp" visas. För att göra det lättare att hitta rätt kan man välja olika namn och ikoner för olika mappar. Du kan själv byta namn och ikon för en mapp genom att markera mappen och välja a. Arkiv/Egenskaper i menyraden eller c. Klicka på mappen med höger musknapp och välja Egenskaper En dialogruta visas där du kan väja namn och ikon för mappen. Döp om mappen genom att skriva in nytt namn och byt ikon genom att klicka i ikonrutan längst upp till vänster, välj en ikon genom att klicka på den, stäng dialogrutan med stängningskrysset i rutans övre högra hörn och välj spara i nästa dialogruta som visas. Du kan på samma sätt döpa om befintliga mappar och ändra ikonernas utseende. Ta bort en mapp Du kan enkelt ta bort en mapp genom att markera mappen och trycka på Delete-tangenten, eller klicka på den med höger musknapp och välja ta bort. Dessa ändringar påverkar naturligtvis bara ditt eget skrivbord. Skapa alias Om du har en undermapp som du lätt vill komma åt så kan du lägga den överst på skrivbordet genom att: a. Markera mappen och välja Redigera/Lägg till/lägg till skrivbordet i menyraden eller b. Markera mappen och välja knappen Lägg till i verktygsfältet eller c. Klicka med höger musknapp på mappen och välja Lägg till skrivbord Delningslisten delar ett fönster i två rutor.delningslisten kan flyttas genom att placera markören på listen så att en dubbelriktad pil visas. Tryck då ner vänster musknapp och dra listen upp eller ner. Du kan också välja att inte visa delningslisten, eller att dela fönstret vertikalt genom att i menylistan välja Visa/Delningslist och i menyn välja olika alternativ.om du inte ser delningslisten fastän du har bockat för Visa/Delningslist så för muspekaren uppåt tills du ser en dubbelriktad pil. Tryck ner vänster musknapp och dra neråt. Nedre rutan av skrivbordet innehåller filer. Här kan du lagra dokument som du vill ha lätt tillgängliga, t.ex. logos, m.m. Välj Arkiv/Ny/Nytt dokument, skriv text i dokumentet och stäng genom att klicka i stängningskrysset överst till höger. Dokumentet finn nu i nedre rutan av fönstret. Döp om det genom att markera det med höger musknapp och välj Egenskaper/... 8
Några av skrivbordets funktioner. Ändra lösenord Något av det första du bör göra när du loggat in dig på FirstClass är att ändra ditt lösenord. Därefter är det ur säkerhetssynpunkt lämpligt att ändra sitt lösenord en gång per månad. Välj Uppkoppling/Ändra lösenord i menylistan. Skriv in ditt gamla lösenord Ett nytt lösenord Ditt nya lösenord en gång till Klicka på OK Katalog Välj Konferenshantering/katalog i menyraden eller knappen katalog i verktygsfältet Här finns namn på alla användare av FirstClass. En användare kan vara en enskild person, en grupp av personer eller en konferens. Om användaren har presenterat sig kan du se informationen genom att klicka på namnet. Du kan också se en användares presentation om du klickar på användarens namn i ett kuvert eller i en lista.från katalogen kan du dra och släppa namn på användare till mottagarfältet i ett meddelande, i din adressbok eller i din personliga sändlista. Katalogens användare kan visas med olika format och symboler. Kursiv stil Fet stil Användaren har frånsagt sig direktsamtal Användaren är för tillfället är uppkopplad mot First Class Användare direktansluten (skolfc.) Användare direktansluten (admfc) Användare fjärransluten Användaren är en grupp av personer Konferens Adressbok Välj Konferenshantering/Adressbok i menyraden eller Här kan du skriva in och lagra information om olika personer. Du kan dra och släppa namn från katalogen i adressboken. Du kan också dra och släppa information från adressboken i meddelanden m.m. knappen Adressbok i verktygsfältet 9
MAILBOX - DIN BREVLÅDA Fönstrets olika delar 1 c 2 d e f g 3 a b c d e f g 1. Den övre rutan innehåller de mappar du själv skapat och dit du kan flytta dina meddelanden. 2. Delningslisten delar brevlådans fönster i två rutor. Delningslisten kan flyttas genom att placera markören på listen så att två motstående pilar visas.tryck då ner vänster musknapp och dra listen upp eller ner.om delningslisten inte syns så välj Visa/Visa delningslist på menyraden. Om listen ändå inte syns så flytta muspekaren längst upp till du ser en dubbelriktad pil. Håll inne vänster musknapp och dra neråt. 3. Den nedre rutan innehåller meddelanden du fått och kopior av meddelanden du skickat. I den nedersta rutan visas från vänster a) meddelande-ikon (kuvert). Om meddelandet är oläst visas en röd flagga vid ikonen. Öppna meddelandet genom att dubbelklicka på det. Om du skapat ett meddelande som du ej skickat visas en vit flagga. b) Bilage-ikon Om ett meddelande har en bilaga syns en liten dokument-ikon vid meddelandet. När meddelandet är öppet kan du ladda ner bifogad fil genom att dubbelklicka på den. c) Avsändarens namn. 10
d) Storleken på meddelandet inklusive bilagor visas i kilobyte. e) Plus/minustecken. Genom att klicka på plus eller minusteckenet kan en tråd visas eller döljas. f)ärende. Här visas det ärende som avsändaren fyllt i. Re betyder att ett ärende besvaras, Fwd att det är sänt vidare till mottagaren. g) Senast ändrad datum och klockslag då meddelandet sändes eller ändrades. Sortera meddelanden Ovanför sammanställningen av meddelanden i mailbox och konferens finns följande list. Genom att klicka i de olika fälten Namn, Storlek, Ärende, Senast ändrad kan du sortera meddelanden i stigande eller fallande ordning. Detta gäller meddelanden i din brevlåda, i konferenser som du har behörighet att skriva till, i alla dokument som du skapat själv. Klicka i fältet du väljer att sortera efter. Om du klickar en gång till så ändrar du sorteringsordningen. Vanligast är att sortera efter ändringsdatum, och i fallande ordning. De senaste meddelandena hamnar då högst upp. Om du inte har denna inställning så klicka på senaste ändringsdatum, klicka en gång till om sorteringen sker i stigande ordning. (Det är vanligt att man av misstag klickar på fältet namn när man skall öppna det översta meddelandet. Meddelandena sorteras då efter namnen i bokstavsordning och man upplever att meddelandet man skulle öppna försvinner. Klicka då på fältet senast ändrad så att meddelanden sorteras efter datum.) Skapa nya mappar i brevlådan Om man har många meddelanden är det bra att kunna ordna dom i olika mappar. T.e.x. en mapp för privata meddelanden och en för arbetet, en mapp för en viss person o.s.v. Du kan skapa en ny mapp i brevlådans övre ruta genom att a. Välj Arkiv/Ny/Ny mapp i menyraden eller b. Klicka på ikonen för Ny mapp i verktygsfältet. eller c. Klicka med höger musknapp i brevlådans övre ruta och i menyn välja Skapa/Ny mapp Döp mappen genom att klicka på mappen med höger musknapp välja Egenskaper och skriva in det nya namnet. Välj annan ikon genom att klicka på ikonen till vänster och sedan på någon av ikonerna som visas. Flytta meddelanden till mappen När du skapat en ny mapp kan du dra meddelanden från den nedre rutan och släppa i mappen. Du kan markera flera meddelanden genom att klicka på första meddelandet, därefter hålla ner <Ctrl> tangenten när du klickar på de andra meddelandena som skall till samma mapp med <Ctrl> nedtryckt. Dra sedan (med <Ctrl> nedtryckt ) alla meddelanden tillsammans till mappen och släpp musknappen. Röd flagga visas inte vid olästa meddelanden i en mapp. 11
Läsa, skapa och besvara meddelanden i mailbox och i konferenser. Läsa ett meddelande Öppna meddelandet genom att dubbelklicka på det. Du kan också öppna meddelanden genom att använda knapparna i verktygsfältet: Nästa meddelenda, Föregående meddelande, Nästa olästa meddelande, Föregående olästa meddelande, Nästa i tråd, Föregående i tråd. (Ett smidigt sätt är att anväda funktionstangenten F2 för att öppna nästa meddelande i tråden och <Ctrl> + F2 för föregående meddelande i tråden.) Stäng meddelandet genom att klicka i dess stängningsruta i övre högra hörnet. Skapa nytt meddelande Meddelandets ärende visas i fönsterlisten Menyrad Verktygsfält Om du är osäker på namnet eller stavning så skriv bara en del av namnet och tryck <Enter> kuvert Meddelanderuta 1. Välj Meddelande/Nytt meddelande i menyraden eller Knappen Nytt meddelande i verktygsfältet eller Klicka med höger musknapp och välj Nytt meddelande Ditt namn syns nu i "Från-fältet" 2. Skriv ditt ärende i "Ärende-fältet" 12
3. Klicka i fältet Till: och skriv in mottagarens namn. (Kan vara namnet på en person eller en konferens) Om du skapar ett meddelande när du befinner dig i en konferens skrivs konferensens namn in automatiskt i fältet Till Du behöver inte skriva in hela namnet, det räcker att skriva in så mycket så att sökning i FirstClass användarkatalog kan ske. Om du bara skriver in förnamnet eller en del av ett namn och trycker <Enter> visas ett fönster med alla matchande användare av FirstClass. Dubbelklicka på rätt namn och det skrivs in i fältet Till: Du kan också Dra namnet från katalogen med vänster musknapp och släppa det i fältet Till: (Om du är osäker på stavningen så skriv bara de bokstäver du är säker på. Tryck <Enter> och leta bland de matchande användarna som visas. Du behöver inte använda versaler i namn, men stavfel accepteras inte.) Om du skall skicka samma meddelandet till flera så fortsätt att fylla i namn på samma sätt. Du kan också skicka meddelanden till personer som inte är användare av FirstClass. Skriv då in mottagarens e-postadress i fältet Till: FirsClass känner igen symbolen @ och letar inte i katalogen efter användare. Meddelandet skickas till FirstClass server och sedan vidare ut på internet. (Du kan på samma sätt ta mot meddelanden från avsändare som inte är användare av First Class. Avsändaren använder då din internet e-postadress.) OBS! Tryck alltid på <Enter> när du fyllt i namnet på mottagaren, annars går inte brevet att skicka. (Knappen Sänd i verktygsfältet är inaktiv).. 4. Om du vill skickaa en kopia av meddelandet så skriv in den användarens namn i fältet Kopia till: 5. Om du vill skicka en kopia till någon som endast är synlig för avsändaren och mottagaren av kopian så klicka på knappen Bcc (Blind Carbon Copy) i verktygsfältet. 6. Klicka i meddelanderutan och skriv in din text. Du kan formatera texten (ändra typsnitt, storlek, färg m.m. ) genom att markera texten och välja a. Redigera i menyraden b. knappen Redigera i verktygsfältet eller c. klicka med höger musknapp och välja bland alternativen i menyn. 7. Skicka meddelandet genom att välja a. Meddelande/sänd i menyraden b. Klicka på knappen Sänd i verktygsfältet En poststämpel vid brevikonen visar att brevet är skickat. ( Om knappen Sänd inte är aktiverad beror det sannolikt på att du glömt att trycka <Enter> efter mottagarens namn i Till-fältet ). Besvara ett meddelande Markera eller öppna meddelandet och välj a. Meddelande/Besvara i menyraden b. Knappen Besvara i verktygsraden c. Klicka med höger musknapp och välj Besvara i objektmenyn. 13
Nu öppnas ett nytt meddelande där både avsändarens och mottagarens namn är ifyllt. Ärendet är också ifyllt med ett Re framför. Skriv ditt meddelande i textfältet och klicka på knappen Sänd i verktygsraden. Besvara special Välj t.ex. om du vill att bara avsändaren skall besvaras, eller hela konferensen. Markera eller öppna meddelandet. a. Välj Meddelande/besvara special i menyraden eller b. Välj bland knapparna i verktygsfältet c. Klicka med höger musknapp på meddelandet och välj svarsalternativ i objektmenyn Besvara med citat Om du väljer Besvara med citat så kommer hela texten från brevet du besvarar att finnas med i meddelandet. Som standard är denna text med grå bakgrund. Det kan t.ex. vara bra om du skall besvara frågor och vill ha med frågorna i svaret. Samma resultat får du om du markerar texten i brevet du skall besvara innan du väljer besvara. Du kan också markera vissa delar av meddelandet och sedan välja besvara. Om det du vill citera är på spridda ställen i meddelandet kan du hålla ner Ctrl-tangenten samtidigt som du markerar. Besvara avsändaren Om svaret bara berör avsändaren och om meddelandet skickats till flera användare är det viktigt att välja Besvara avsändaren. Sända vidare ett meddelande Om du har fått ett meddelande som du vill att någon annan skall läsa så kan du välja att sända det vidare.en kopia av meddelandet skapas. Du kan göra tillägg i meddelandet innan du sänder det. FWD kommer nu att skrivas framför ärendets namn i fältet Ärende: Skriva ut meddelande För att skriva ut ett meddelande behöver du inte öppna det. Klicka på meddelandet med höger musknapp och välj Skriv ut i objektmenyn eller öppna meddelandet och klicka på knappen skriv ut i verktygsfältet. Spara ett meddelande som text på din hårddisk. Ett meddelande i din mailbox eller i en konferens kan sparas som text på din hårddisk genom att a. Välja Arkiv/Spara som i menyraden b. Klicka på Knappen Sparai verktygsraden c. Klicka med höger musknapp och välj Spara som i objektmenyn Du kan också dra och släppa meddelandet i windows skrivbord eller i någon mapp 14
Filöverföring Bifoga filer Du kan skicka med en eller flera filer i ett meddelande (till en användare eller en konferens). Skapa ett meddelande som vanligt 1. Lägg till en bilaga till det osända meddelandet genom att a. välja Arkiv/Bifoga fil i menyraden eller b. Klicka på knappen Bifoga fil i verktygsraden 2. Ett fönster visas. Leta upp filen som skall bifogas, dubbelklicka på den eller markera den och klicka på öppna. Du kan välja flera filer genom att markera första filen och sedan 3.Överföringsfönster 1. Klicka på Bifoga - fil-knappen 2. Välj fil genom att dubbelklicka på den. Namnen på bifogade filer visas här 15
hålla nere <Ctrl> när du markerar övriga filer. Nu överförs filen till servern och kan sedan laddas ner av mottagaren. 3. Under tiden som filen överförs visas ett överföringsfönster. Bilagorna visas i ett nytt fält i kuvertet. En bilaga kan tas bort genom att markera den och trycka på Delete-tangenten. OBS! Om du, när du skall bifoga en fil, får felmeddelandet: "Kan inte öppna filen. Filen ej hittad.", kan det bero på att den bifogade filen har för många tecken i namnet. Namnet på filen får ha högst 27 tecken. För att vara på den säkra sidan bör bifogade filer ha högst 8 tecken och inte innehålla å,ä,ö. Hämta bifogade filer Om ett meddelande har bifogade filer listas dessa i kuvertet i fältet "Bilagor" under fältet "Kopia till". En delningslist och rullmeny visas också. Ofta är man tvungen att använda rullningslisten för att kunna se och öppna alla bifogade filer. Hämta en bifogad fil Spara den bifogade filen på din dator genom att a. markera bilagan och välj Arkiv/Spara bilaga. En dialogruta visas där du får bestämma var på datorn filen skall sparas. Det är praktiskt att spara nerladdade filer i en särskild mapp. Mappen "Download" i FirstClass är ämnad för detta och inställd som standardalternativ för "spara i" Klicka sedan på spara. c. Klicka på den bifogade filen med höger musknapp. I menyn som visas väljer du spara bilaga, du bestämmer i dialogrutan som visas var filen skall sparas och sparar. Du kan också välja att se filen utan att den sparas den på din dator. a. Markera bilagan och välj Arkiv/Visa fil b. klicka på filen med höger musknapp och välj Visa fil i objektmenyn. c. Samma resultat får du om du dubbelklickar på den bifogade filen. (Om du efter att ha sett filen vill spara den så är det bara att spara som vanligt) Bra att veta: Om din modem-anslutning bryts eller du blir nerkopplad från FirstClass när du håller på att ladda ner en fil så är det bara att koppla upp sig igen och börja om. Nerladdningen fortsätter från det läge den var i då den avbröts. OBS! När du bifogar en fil är det viktigt att använda ett filformat som mottagarens dator klarar av att hantera. Mottagaren måste kunna läsa dokumentet oberoende av typ av dator eller ordbehandlingsprogram. Om du är osäker så välj att bifoga filer i RTF-format. Öppna filen i ditt ordbehandlingsprogram och välj Spara som och välj filformat RTF-format. Vissa funktioner, formateringar m.m går förlorade i RTF-format men då alla ordbehandlingsprogram klarar av att hantera filer i RTF-format bör det vara standard i bifogade filer i firstclass. Man kan också välja att bifoga filen i flera olika format så att mottagaren kan välja format att ladda ner. Wordwiever, Excelwiewer m.m. går att ladda ner gratis från internet så att man kan läsa filer skapade i program man inte har. 16
Gör meddelandet osänt Markera eller Öppna meddelandet och a. välj Meddelande/Gör osänt i menyraden, eller b. Klicka på Knappen Gör osänt i verktygsfältet eller c. Klicka på meddelandet med höger musknapp och välj Gör osänt (Poststämpeln försvinner) Detta tar bort meddelandet från servern men kan inte ta bort ett meddelande i en mottagares brevlåda om hon öppnat brevet. I en konferens kan du alltså inte ta bort meddelanden för dom som öppnat det men du hindrar att flera kan öppna det om du väljer Gör osänt Meddelandets historik Vill du veta om ditt meddelande har blivit läst så Markera eller Öppna meddelandet och välj a. Meddelande/Historik i menyraden, eller b. Klicka på knappen Historik i verktygfältet eller c. Klicka på meddelandet med höger musknapp och välj historik Trådar + - Med hjälp av trådar kan du lättare navigera bland meddelanden som hör i hop. Detta fungerar både i konferenser och i brevlådan. En tråd skapas när någon besvarar ett meddelande. Om du skickar ett meddelande med ärendet "Vilken webbläsare är bäst?" kommer svaren på detta meddelande att få ärendet "Re: Vilken webbläsare är bäst?" ifyllt. Om detta svar i sin tur besvaras kommer svaren på det meddelandet att få ärendet "Re(2): Vilken webbläsare är bäst?" och så vidare. Alla svar blir blir del av en tråd som börjar med det första meddelandet. Om + visas är tråden "stängd" och du får klicka på + för att alla meddelanden i tråden skall visas. Då visas ett -. För att läsa alla meddelanden i en tråd: 1. Läs det meddelandet som intresserar dig 2. För att läsa nästa eller föregående meddelande i tråden markera eller öppna meddelandet och välj: a. Konferenshantering/Navigering/Nästa i tråd resp Konferenshantering/Navigering/Föregående i tråd i menyraden. Om inga fler meddelanden finns i tråden hörs en signal. b. välj knapparna i verktygsfältet Nästa i tråd resp Föregående i tråd c) Klicka med höger musknapp och välj Nästa i tråd resp Föregående i tråd i objektmenyn. Tips! Pröva också att använda <F2>tangenten för att komma till nästa i tråd och <Shift>+<F2> för att komma till föregående i tråd. 17
Olika typer av meddelanden Om du väljer knappen Nytt meddelande i verktygsfältet får du ett standardmeddelande. Det går också att skriva meddelanden i särskilda formulär som du kan välja genom att i menyraden välja Arkiv/Ny/... Här finns olika mallar för meddelanden att välja bland. Prova dig fram! Infoga bildfil Kopiera den bild du skall infoga. (Enklast genom klicka med höger musknapp på bilden och välja Kopiera.) Välj Arkiv/Ny/Infogad bildfil på menyraden. Ett nytt meddelande med ett bildfält visas. Placera muspekaren i bildfältet och klistra in.. (Enklast genom klicka med höger musknapp i bildfältet och välja Klistra in) Bilden får inte vara för stor, då skickas inte meddelandet. Adressera och sänd meddelandet som vanligt. Om mottagaren dubbelklickar på bildfilen får hon upp bilden i ursprunglig storlek. 18
Signatur Välj Redigera/Inställningar/Signatur i menyraden Om denna ruta inte är förbockad får du välja Infoga signatur om du vill ha med signaturen i ett meddelande. Skriv den text du vill ha som signatur.. Välj OK Svara automatiskt : Är bra att använda om du t.ex. är på semester. Välj Redigera/Inställningar/Regler för brev i menyraden 2. Markera rutan "Svara automatiskt" 3. Skriv in en svarstext Ett svarsmeddelande med denna text skickas nu automatiskt varje gång du får ett meddelande till din brevlåda. 3.Välj OK Testa att det fungerar genom att skicka ett meddelande till dig själv! 19
Skapa en personlig sändlista 1. När du befinner dig på skrivbordet väljer du a. Arkiv/Öppna/Adressbok eller b. Knappen Adressbok i verktygsfältet. 2. När du befinner dig i adressboken väljer du a. Arkiv/Ny/Ny personlig sändlista eller b. Knappen Ny personlig adresslista i vektygsfältet 3. Döp din nya sändlista och fyll i medlemmarnas e-postadresser på samma sätt som du fyller i mottagarens adresser i meddelanden. (Tryck på Enter-tangenten efter varje namn.) (Det går att ha internet e-postadresser i sändlistan) Din nya sändlista läggs nu i överst i katalogen (men är bara åtkomlig från din katalog för dig) I stället för en gubbe visas tre gubbar framför sändlistans namn När du skall skicka meddelande till medlemmarna i en sändlista skriver du sändlistans namn i meddelandets fält Till:. Kopiera en sändlista och skicka den i ett meddelande. (Man kan inte markera en sändlista och välja kopiera utan måste dra och släppa den markerade listan. Däremot kan man klistra in i en sändlista) Gör så här: Öppna ett nytt meddelande och adressera det till den som skall ha kopian av sändlistan. Öppna den sändlista som du vill kopiera. (Personliga sändlistor står överst i katalogen och i adressboken) Se till att du ser både ditt nya meddelande och sändlistan på skärmen. Markera alla namnen utom det sista i sändlistan genom att hålla nere Shift-tangenten samtidigt som du klickar på varje namn. Fortsätt att hålla ner Shift-tangenten När du kommer till det sists namnet klickar du på det och fortsätter att hålla nere vänstra musknappen medan du drar hela listan till textfältet i meddelandet där du släpper listan genom att släppa musknappen. Skicka i väg meddelandet. Mottagaren av meddelandet med sändlistan markerar sändlistan (Här kan man markera som vanligt med musen eller välja markera allt). Därefter kopierar hon meddelandet, öppnar en ny personlig sändlista i sin First Class och klistrar in sändlistan i fältet medlemmar: (Enklast är att använda höger musknapp. Klicka med höger musknapp i meddelandet. Välj markera allt i objektmenyn som poppar upp. Klicka igen med höger musknapp i det markerade fältet och välj kopiera. Föflytta dig till den nya personliga sändlistan och klicka med höger musknapp i fältet Medlemmar och välj klistra in.). 20
Sökning Sök i hela First Class (konferenser, brevlådan och andra mappar) genom att: 1. Välj Redigera/sök på menyraden eller Knappen Sök i verktygsfältet eller Använd höger musknapp 2. Ett sökfönster visas. Ange texten som skall sökas under Sök, och markera relevanta alternativrutor. Sökfönster: Arbeta offline Du kan arbeta mot First Class utan att vara uppkopplad När du loggar in dig mot FirstClass välj Arbeta offline Om du har valt att spara lösenordet och kopplas upp automatiskt så börja med att välja Avbryt, därefter Arbeta offline. Nu kan du läsa, skriva meddelanden och koppla upp dig först när du skall sända. Skapa en särskild mapp i brevlådan där du samlar meddelanden som skall skickas och skicka all på en gång. När du startar First Class får du upp dialogrutan Logga in. Klicka på lnappen Arbeta offline 21
En Replikationsstatusruta visas.. Denna ikon syns också i klockfältet. (längst ner till höger). Ett skrivbord öppnas som inte är samma som skivbordet online. Dessa tre knappar är bra att ha i skrivbordets verktygsfält då man arbetar offline. Om du öppnar din mailbox ser du att den inte heller är samma som vanligt Nu kan du skriva meddelanden precis som om du vore uppkopplad. Om du sänder brevet kopplas du automatiskt upp. En bra idé är att skriva alla meddelanden man ska på en gång innan man sänder och sedan skicka alla på en gång. Du kan inte läsa meddelanden i din mailbox online eller meddelanden i konferenser om du inte är uppkopplad. Du kan antingen spara varje enskilt meddelande på hårddisken genom att välja Arkiv/spara som i menyraden. Om man har många meddelanden man vill läsa offline kan man välja att sammanfatta markerade meddelanden. Markera de meddelanden du vill spara (Håll nere Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar med vänster musknapp). Välj konferenshantering/sammanfatta markerade meddelanden i menyraden eller Klicka på knappen konferenshantering i verktygsfältet eller Markera alla meddelanden utom det sista. Det sista meddelandet du vill ha sparat klickar du på med höger musknapp och väljer sammanfatta meddelanden i objektmenyn. 22
Du får då alla meddelanden samlade i ett enda dokument. Detta väljer du att spara på hårddisken. Tag del av informationen i FirstClass-konferensen "E-post hanteras så här"! Sökväg: Skolan i Umeå/Skolkontoret/Gemensamma rutiner/e-post hanteras så här Aktuella adresser på internet Lathund för FirstClass 5.5 Att använda WS-FTP SkolFC i Umeå FILTYPER FÖR TEXTDOKUMENT en översikt (Fysikum Stockholm) Microsoft låter dig gratis ladda ner "Miscellaneous Viewers". Små progran där du kan läsa och skriva ut filer gjorda i program du inte har på din dator. t.ex. Word 97. Gör en hemsida i FirstClass! http://www.lh.umu.se/~litu/stod/program/fc5/ http://www.lh.umu.se/~litu/stod/program/ws_ftp/ http://skolfc.uk.umea.se/login/ http://internet.physto.se/fil/texttab.html http://www.microsoft.com/msdownload/#viewers http://www.lh.umu.se/~litu/stod/program/fc_webb_enkel/index.html 23
Gör en hemsida i FirstClass: Välj Arkiv/Öppna/Hemsida i menyraden. I fönstret "Hemsida" väljer du Arkiv/Ny/Nytt dokument i menyraden eller Knappen "Nytt dokument" i verktygsfältet eller Klicka med höger musknapp i fönstret och välj Nytt dokument i objektmenyn. 2. Stäng fönstret genom att klicka på stängning sknappen. Du skall inte spara. 1. Skriv in din text. Du kan göra fönstret större genom att dra i fönstrets kanter Nu ser du en ny mapp "Home Page Folder" på ditt skrivbord. Öppna den och du hittar ditt dokument. Du får en länk till din e- postadress genom att skriva mailto: framför adressen 24
Ge dokumentet ett passande namn genom att klicka på dokumentet med höger musknapp och välj Egenskaper/ Om du har flera klasser som du vill skriva till så skapa nya mappar, en för varje klass som du döper till klassens namn. Skapa sedan nya dokument inne i mapparna Var extra tydlig genom att förutom dokumentets namn ange dokumentets ärende. Starta din webbläsare och skriv in webbadressen i adressfönstret. Din hemsidas adress på internet är: http://skolfc.uk.umea.se/~fornamn.efternamn/ Klicka på ett dokument för att öppna det. Nu när du har en hemsida är det lätt att lägga till nya dokument, länkar m.m. Öppna mappen "Home Page Folder" Efter att du lagt till nya dokument, gjort ändringar är det bara att stänga hemsidefönstret. Hemsidan på internet uppdateras då automatiskt.för att du skall se ändringar måste du klicka på knappen Uppdatera i webbläsarens verktygsfält. Skicka filer till din hemsida. Du kan enkelt ladda upp filer till din hemsida genom att välja Arkiv/Skicka fil/ Leta upp filen du vill skicka och dubbelklicka på den. Filen hamnar nu på hemsidan eller i en mapp på hemsidan beroende på var du var när du skickade filen. Du kan döpa om en skickad fil genom att välja klicka på den med höger musknapp och välja egenskaper i objektmenyn. Vitsen med att ha en hemsida i FirstClass är att alla, även de som inte är användare av FirstClass, kan nå sidan via internet. Här har du t.ex. möjlighet att hålla kontakt med eleverna och deras föräldrar. Skapa också mappar i din brevlåda för varje klass! OBS! Om någon har ditt användarnamn och lösenord så är det lätt att ta sig in i din brevlåda via din hemsida! Byt lösenord ofta! 25
Knappar i verktygsfältet. Du kan välja att ha olika knappar i olika fönster. KONFERENSHANTERING UPPKOPPLING REDIGERA 26
ARKIV NYA OBJEKT ÖPPNA OBJEKT VISA 27
Installera en First Class klient på din dator FirstClass kan nås via en webbläsare eller via en FirstClass-klient. De två alternativen visar skilda gränssnitt (Ger olika utseende på skärmen), och alla funktionerna i First Class kan inte nås via en webbläsare. Via First Class-klient. En First-klient är ett program som är gratis kan laddas ner till din dator. Storleken på den senaste versionen är 204MB. Så om du har dåligt med plats på din hårddisk är valet att använda First Class via en webbläsare bäst. Fördelen med en First class-klient ät att om du har en First Class klient på arbetet kan det vara en fördel att ha samma klient på sin dator hemma så att olika mappar (fönster) ser likadana ut hemma som på jobbet. Dessutom tycker jag att detta gränssnitt är lättare att arbeta med. Hämta en First Class-klient från Internet. Skriv in adressen http://www.fcsweden.se i din webbläsares adressfält. Du kommer till FC Swedens hemsida Välj FCklienter 28
Du får upp ett nytt fönster där du kan välja vilken fil du skall ladda ner. Du kan välja om du vill ladda ner till hårddisken eller till disketter. Det enklaste är att ladda ner till hårddisken. Klicka här om du har mac Klicka här om du har windows Du får upp en dialogruta där du skall välja vad du skall göra med filen Välj spara filen på disk Klicka på OK Du får upp en ny dialogruta där du skall ange var du skall spara filen. Klicka på listpilen och sedan på Skrivbord (Desktop) överst på listan Klicka på spara. Det kommer att ta ca 30 minuter att ladda ner filen 29
Vad du har laddat ner är ett installationsprogram för First Class klienten.. För att programmet skall installeras på din dator får du starta programmet. Det gör du genom att dubbelklicka på ikonen för programmet. Leta upp den här ikonen på ditt skrivbord och dubbelklicka på den. Följande dialigruta visas : Klicka på Nästa så installeras programmet. Du väjer i tur och ordning Nästa, Ja+ Nästa (Om du väljer standard), Nästa (Om du accepterar förslget om var programmet skall installeras), Ditt namn+nästa, Nästa, Klicka på slutför. 30
. Nu är First Class klienten installerad på din dator. Leta upp First Class klienten på din hårddisk. Ikonen för programmet ser ut så här Dubbelklicka på den. Innan du loggar upp dig första gången är det några inställningar som måste göras. Kopplar du upp dig via internet (Du använder uppkopplingen till din internetleverantör för att komma ut på nätet måste du ha Servernamn till den First class server du skall koppla upp dig mot. ditt användarnamn och lösenord Du fyller i uppgifterna i följande dialogruta: Uppkoppling via internet: (Vanligast) Välj TCP-IP.FCP Fyll i ditt användarnamn och lösenord Här kan du välja att inloggningen skall ske automatiskt Fyll i namnet på din First Class server Klicka på spara Övriga fält skall lämnas tomma 31
Nu visas dialogrutan Logga in Välj home.fc Fyll i namnet på din First Class server Fyll i ditt användarnamn och Lösenord. Klicka på Logga in Du är nu inloggad och ditt skrivbord i First Class visas snart på skärmen Kopplar du upp dig direkt till First Class server via modempool blir inställningarna i Inställning för tjänst annorlunda: Välj MODEM.FCP Modempoolens telefonnummer Klicka på Spara Övriga fält skall lämnas tomma 32
Klicka sedan på knappen Avancerat i Inställning för tjänst Du får upp dialogrutan MODEM.FCP Här väljer du Windows Modem Här väljer du det modem du använder Klicka på Spara Om dialogrutan Inställning för tjänst visas så klicka på Spara en gång till. Du är nu inloggad och ditt skrivbord i First Class visas snart på skärmen 33
First Class via en webbläsare När du är uppkopplad mot internet och har öppnat en webbläsare så skriv First Class internetadressen i webbläsarens adressfält. Om du klickar på Skrivbord så visas denna dialogrutan. Skriv in ditt namn och lösenord (Samma som vanligt) Du är nu inloggad och ditt skrivbord i First Class visas snart på skärmen 34