E-arkiv Stockholm - anslutningar och tillgänglighet Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia
Stockholms stad i siffror Ca 860 000 invånare Totalt 49 förvaltningar och bolag inklusive stadsledningen 14 stadsdelar 17 fackförvaltningar 17 bolag Ca 40 000 anställda och ca 10 000 i utförande verksamheter 2013-12-09 Sida 2
Stockholms stadsarkiv 7,5 mil pappershandlingar 10 terabyte digital information 4 000 arkivbildare 130 000 böcker 3,5 miljoner kartor och ritningar 25 000 besökare 190 000 webbesökare 25 000 besvarade frågor 70 medarbetare 2013-12-09 Sida 3
E-arkiv Stockholm I drift 2010 Teknisk plattform Processer/arbetssätt System/processer levererar enligt plan Inläsning av äldre leveranser Stadsgemensamt system (driftoch förvaltningskostnader nycklas ut) 2013-12-09 Sida 4
Digitala arkivprocessen Ledning och förvaltning Förmöte Mottagningsprocessen Utfåendeprocessen Administration och arkivvård 2013-12-09 Sida 5
Leveranser till e-arkivet Anslutningsplan 2014-2017 Interna äldre befintliga leveranser Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnad 80 000 kr/anslutning Tillkommer kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket) 2013-12-09 Sida 6
Leveranser till e-arkivet Anslutningsplan 2014-2017 Interna äldre befintliga leveranser Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnad 80 000 kr/anslutning Tillkommer kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket) 2013-12-09 Sida 7
Anslutningsarbetet (mottagningsprocessen) Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion 2013-12-09 Sida 8
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Vad ska levereras? Behövs gallringsutredning? Processkartläggning? Uppdragsbeskrivning
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Fyll i mall för informationsredovisning Struktur och metadata för arkivobjekt Kartlägg återsökningsbehov PuL- och sekretessklassning Välj format på filer, skapa exempel
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Extrahera Paketera (SIP) Kvitto- och felhantering
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Synkron/Asynkron Brandväggar Användarkonton
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännand Förteckna Utbilda utfående Checklista som dokumenterar projektet Fortsatta leveranser?
Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännand Förteckna Utbilda utfående Checklista som dokumenterar projektet Fortsatta leveranser?
Utfående - tillhandahållande Målgrupper Allmänheten Handläggare och arkivarier Övriga intressenter (PSI...) Åtkomstsätt Självservice Klient Integration via API (webbtjänst) 2013-05-06 SIDAN 15
Webbsök e-arkiv Stockholms e-tjänst Information i e-arkivet kan hämtas, läsas och laddas ner direkt från e-tjänsten, om inga juridiska hinder föreligger Information med sekretess (klass 1) och PUL (klass 2) begärs ut via förfrågan I läsesalen visas PUL (klass 2) information Sekretess (klass 2) begärs ut via telefon, mejl och webbformulär
Vilken information kan visas via internet? Sekretess 0 1 2 9 PuL 0 Hel Förekomst Ej Ej 1 Hel Förekomst Ej Ej 2 Förekomst Förekomst Ej Ej 9 Förekomst Förekomst Ej Ej Med Hel avses att informationen i sin helhet lämnas ut automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista. Detaljer som är publikt synliga är ID för arkivobjektet samt Beskrivning och ett relevant Datum. Själva innehållet i arkivobjektet utöver dessa tre visas ej direkt via internet. Med Ej avses att sökträff ej visas överhuvudtaget även om information som matchar sökningen existerar. Informationstext upplyser om att sökning i detta material ej ger träff. 2013-10-15 Sida 17
Webbsök, ny design 2013-12-09 Sida 18
Sökträffar i kartvy 2013-12-09 Sida 19
Sökträffar i bildvy 2013-12-09 Sida 20
Hur har handläggarens arbete förändrats? Handläggning direkt via datorn Mindre spring i magasinen På sikt kortare handläggningstider 2013-10-15 Sida 21
Prioriterade arbetsområden Fyll på e-arkivet! Förbättra sök- och visningsfunktioner Arbeta vidare med att förbättra processen Öka användandet internt Ytterligare förankra stadsarkivets centrala roll i stadens informationsförsörjning 2013-12-09 SIDAN 22
Utmaningar! PUL och sekretess, ett öppet eller stängt e- arkiv Beräkna antal ärenden/förfrågningar per år som varje anslutande förvaltning och bolag genererar till Svarsenheterna Prestanda iipax och e-tjänsten Mina sidor Bank-ID inloggning Snygg och användarvänlig e-tjänst Pedagogiska och kommunikativa utmaningar internt och externt
Frågor? http://www.ssa.stockholm.se/om-stadsarkivet/e-arkiv-for- Stockholms-stad/ matilda.ekstrom@stockholm.se