Organisatoriska förutsättningar för funktionellt chefskap, goda jobb och välfungerande verksamhet i offentlig sektor Annika Härenstam, projektledare Anders Östebo, projektkoordinator Forskningsmedel: Vinnova Medfinansiärer: Västra Götalandsregionen, Institutet för Stressmedicin, Göteborg stad, Borås, Alingsås och Ale kommuner, Göteborgs universitet, forskarskola Miljö och Hälsa, Previa
Hur ska en organisation optimeras för bra chefskap?
Struktur Konstruktion Synlig
Dold Osynlig Mötesplatser Kommunikation
CHEFiOS hypotes och slutsats Organisatoriska förutsättningar (som formella och informella strukturer, resurser och logiker) Handlingar, Praxis, Relationer Arbetsmiljö, hälsa Chefer, medarbetare Verksamhetens resultat
Faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden Ekonomin som enda mål för verksamheten: En budget i balans Decentraliserad problemlösning, tex. hur verksamheten ska lösas med minskade resurser Semiformell maktstruktur med gruppledare eller samordnare som har ansvar men små befogenheter Kortsiktig passiv strategi för problemlösning, ad-hoclösningar istället för att bryta mönster Diffust kollektivt ansvar, allas ansvar som lätt blir ingens ansvar De anställda har en strategi att ta personligt ansvar Waldenström & Härenstam 2006
Faktorer som skapar bra arbetsförhållanden Ekonomi och kvalitetsmål för verksamheten Resultatmätning av mätbara mål Formell beslutsstruktur Chefen skapar genomförbara strukturella lösningar på konkreta problem i arbetsuppgifterna Interorganisatoriska lösningar Individanpassad arbetsfördelning Tydlig ansvarsfördelning Arbetsgruppen tar gemensamt ansvar för att avgränsa och genomföra arbetet Waldenström & Härenstam 2006
SURVEY-feedback intervention 7 kommuner 28 förvaltningar varav 6 i interventionsdelen ca 700 chefer inom vård-omsorg, skola, teknisk service Fem kartläggningar fem instrument Hur har cheferna det? Vad gör chefer? Hur ser organisationen ut? Hur fungerar verksamheten? Hur fungerade utvecklingsarbetet? (enkät) (ARIA, arbetsinnehållsanalys) (ORGA, organisationsanalys) (register, intervju, enkät) (Processtudie)
Enkätundersökning Hur har cheferna det? 2012-11-28
Hur har cheferna det? De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade Åtta olika situationer m a p krav och resurser
Fördelning av kluster i hela studien (i procent) De motarbetade De gynnade De klämda 12 9 15 De uppskattade De utsatta 11 17 14 12 10 De försummade De uppbackade De fokuserade
De gynnade Minst belastningar Mest stödresurser Överrepresentation av män och 55+ Teknisk service, verksamhetschef (expertchef) Mycket god arbetsmiljö (ex 1% medarbetares frustration, få som vill sluta som chef eller byta arbetsplats) Högst andel som anser att brukarnas behov tillgodoses och att effektiviteten ökat senaste året Mycket god hälsa (94% positiva en vanlig dag, 99% arbetar kvar om 2 år, 81% nöjda med arbetsprestation) Lite stress, bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-11-28
De motarbetade Sämst hälsa av alla Höga belastningar Mycket lågt stöd Kvinnor, 45-55 år Högskoleutbildade Förvaltningschefer Många vill sluta som chef eller byta arbetsplats Hög andel anser sig utföra orimliga arbetsuppgifter Hjälper också utsatta medarbetare i högst utsträckning Mycket dålig hälsa. 65% sömnsvårigheter, nästan hälften känner olust eller är nollställda inför arbetet, högst andel stress, låg energi, ensamhet Lägst andel med bra allmänt hälsotillstånd, arbetar kvar om 2 år, arbetslust 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-11-28
Generella resultat (dvs genomsnitt för 555 chefer) Inga tydliga skillnader i hälsa mellan kvinnor och män eller mellan olika befattningar. Generellt rapporterar kvinnorna något mer stressymtom än männen. Mycket stora skillnader i hälsa, motivation och prestation mellan klustren. Detta gäller även andelen som vill stanna respektive sluta Hur chefer mår, presterar och hur deras framtidsplaner ser ut påverkas starkt av de villkor som chefen arbetar under.
2012-11-28 ARIA Arbetsinnehållsanalys (Vad gör cheferna?) 28 november 2012
Vad gör cheferna? Externt perspektiv ARIA arbetsinnehållsanalys Det är inte vad ledning och anställda vill göra utan vad man faktiskt gör som studeras
2012-11-28 Organisationsanalys (Hur ser organisationen ut?) Förutsättningar för gemensamma referensramar inom organisationen
KS NP ORGA bilden dec 2009 KS FC Relationer mellan nivåerna i Boendesektion 1, Socialkontoret, Borås stad FN Stadskansliet OC ORGA bilden jan 2010 Ritad vid Arbetsmötet EC FC VC? EC personal Ömsesidig relation (stark) Ömsesidig relation om övergripande frågor (medel) Selektiv relation (svag) SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal
Antal underställda/ enhetschef (medelvärde 2011) Chefskvot Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service 0 10 20 30 40 50
andel deltid andel kvinnor andel högskoleutbildade Beskrivning av de anställda (procent/medelvärden) 2011 Vård- och omsorgsförvaltning Skolförvaltning Stadsdelsförvaltning Teknisk förvaltning 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Sammanfattning av CHEFiOS interventionsmodell Strategi: Fokus på organisationen Ledningsgruppen äger frågan Flera perspektiv Spegla reflektera- diskutera - agera Ger en spegelbild av verksamheten Ger utgångspunkter för eget utvecklingsarbete Ger en beskrivning av vad som har hänt under förändringsprocessen Ger en öka förståelse av den egna verksamheten Ger färdigheter i metoder och processer Ger möjlighet till fortsatt systematiskt utvecklingsarbete