Jan 15 Guide för Administratörer Skapa mallar för utvecklingssamtal Den här guiden beskriver hur du skapar och redigerar mallar för utvecklingssamtal i Unikum. Här beskrivs hur malleditorn används och hur du skapar egna samtals mallar från exempelmallar eller andra mallar i Skolbanken, hur du redigerar befintliga mallar samt hur du tar fram nya versioner av dina mallar. I Unikum finns den Nationella Skolbanken där hundratals samtalsmallar som tagits fram av skolor och kommuner från hela landet finns samlade, du kan använda dem för inspiration eller kopiera och modifiera för eget bruk.
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Innehåll INNEHÅLL... 1 FÖRBEREDELSER INNAN DU BÖRJAR... 2 Förutsättningar för arbete med malleditorn i Unikum... 2 Vad innehåller en samtalsmall?... 2 Innan du börjar skapa eller redigera mallar... 2 HITTA I SKOLBANKEN... 3 Gå till Skolbanken för att hitta samtalsmallar... 3 Skolans och kommunens favoriter... 3 SKAPA SAMTALSMALLAR... 4 Skapa ny Samtalsmall från exempelmall eller befintlig mall... 4 SIDORNA I EN SAMTALSMALL... 5 De olika sidorna som kan förekomma i en samtalsmall är... 5 INNEHÅLLET PÅ SIDORNA I EN SAMTALSMALL... 6 FRÅGETYPER... 7 SÅ HÄR FUNGERAR MALLEDITORN... 8 Gå till önskad sida i mallen... 8 Ändra sidans namn... 8 Inledande text på en sida (Beskrivningsfält)... 8 Lägga till och ta bort sida... 9 Flytta sida... 9 Öppna en sida för redigering... 9 Lägga till och ta bort frågor... 9 Kopiera (duplicera) fråga... 10 Flytta och ta bort frågor och frågeavsnitt... 10 Fälla ihop eller fälla ut avsnitt... 10 Roller vem kan svara på frågan... 11 ÖVERSIKTSSIDAN... 12 ÖVERENSKOMMELSESIDA... 14 Utvärderingsavsnittet ska markeras Öppet även efter låsning... 14 REDIGERA MALLAR... 15 Redigera bör endast användas i dessa fall:... 15 Ny version av befintlig samtalsmall som ska ersätta den gamla i framtiden... 15 PENSIONERA MALLAR SOM INTE LÄNGRE ÄR AKTUELLA... 16 För att pensionera en Samtalsmall gör du så här... 16 GÖR MALLEN TILL FAVORIT... 17 För att markera skolfavorit:... 17 För att markera kommunfavorit:... 17 Skapa mallarna i rätt skola eller i kommunen... 17 Sida 1
Förberedelser innan du börjar Förutsättningar för arbete med malleditorn i Unikum För att kunna skapa och redigera samtalsmallar i Unikum krävs att Du har rollen Administratör för en skola eller kommun Skolan har malleditorn aktiverad. (Det ser du under Fliken Moduler, under Admin.) Kommun admin bestämmer om enskilda skolor ska kunna skapa och redigera mallar och det är kommun admin som kan slå på och av behörigheten att använda malleditorn. Som kommun admin ser du i Modulöversikten för kommunen vilka skolor som har editorn aktiverad. Vad innehåller en samtalsmall? Samtalsmallen är en viktig del i Unikum och det är kritiskt för god funktionalitet att den utformas på riktigt sätt. Hur den ser ut kan variera ganska mycket för olika skolor och skolformer. T.ex. är det ju olika behov i förskola respektive grundskola och för medarbetarsamtal. I samtalsmallen dokumenterar man det man vill ta upp på ett utvecklingssamtal, t.ex. om barnets utveckling och lärande i förskolan och grundskolan där man ofta även dokumenterar överenskommelser mellan skolan och hemmet. Även mallar för medarbetarsamtal kan läggas in i Unikum men de hanteras lite annorlunda när de används och innehållet anpassas förstås efter hur man vill utvärdera medarbetarna i sin organisation. Innan du börjar skapa eller redigera mallar För att förstå mer om hur samtalsmallarna (det ord vi använder framöver i den här dokumentationen) är strukturerade och används, när olika frågetyper ska användas och hur behöver du först läsa Guiden Utformning av samtalsmallar. Notera!! Alla ändringar i mallarna slår igenom och sparas direkt. Sida 2
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Hitta i Skolbanken I Skolbanken hittar du mallarna under fliken Samtalsmallar. Här finns mallar från alla användare av Unikum och för olika skolformer samt för personal (medarbetarsamtal). Gå till Skolbanken för att hitta samtalsmallar Om du har rollen pedagog eller administratör har du alltid tillgång till Skolbanken. Du hittar den överst på sidan i den svarta listen. Klicka på Skolbanken längst upp i den svarta listen. Välj fliken samtalsmallar. Välj sen vad du vill se. Du hamnade automatiskt på Skolans mallar men om du vill se allt i Skolbanken så går du istället till Från hela landet. Välj rätt skolform Skolans och kommunens favoriter Om någon administratör har markerat samtalsmallar som favoriter så dyker dessa upp överst under Skolans mallar respektive Kommunens mallar. Kommunfavoriter är markerade med en sköld Skolfavoriter med ett hus Alla andra mallar somskapades i skolan eller kommunen (beroende på vart du står i Skolbanken, visas under de favoritmarkerade. Sida 3
Skapa samtalsmallar Du kan skapa en samtalsmall på flera olika sätt. Antingen genom att utgå ifrån någon av de exempelmallar som finns i Skolbanken eller genom att kopiera en befintlig mall, din egen eller någon annans. Skapa ny Samtalsmall från exempelmall eller befintlig mall Ställ dig på din skolas startsida för att skapa en mall för skolan. (Är det en kommungemensam mall, ställ dig på Kommunens startsida.) Gå till Skolbanken Välj fliken Samtalsmallar Välj rätt skolform (Vill du skapa en förskolemall behöver du utgå ifrån en befintlig förskolemall) Skriv Exempelmall i sökfältet om du vill titta på en exempelmall för att utgå ifrån någon av dem. Eller leta fram den mall du vill utgå ifrån. Klicka på mallen för att öppna den. Klicka på Kopiera. Ge mallen ett nytt namn Uppdatera beskrivningsfältet och lägg in information där om mallen så blir det enklare att välja rätt mall framöver. (Syns bara i Skolbanken) Spara för att komma vidare och börja skriva innehållet. Den bör döpas på detta sätt för att enklare kunna hittas: Kommun skola år + tillägg t.ex. Partille Furulundsskolan 4 6 med bedömning t.ex. Sida 4
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Sidorna i en samtalsmall De olika sidorna som kan förekomma i en samtalsmall är Översiktssida (Ändrad användning och NYA funktioner from ht14) Frågesidor Överenskommelsesida Översiktssida Här finns det redan exempeltexter/förslag på texter för de olika faserna i utvecklingssamtalet. Det är: Förberedelser i skolan Förberedelser i hemmet Samtalet Efter samtalet/arbeta med överenskommelser Översiktssida Sidan som visas när man går till fliken Samtalet för en elev. Här visas en översikt med förberedande frågor, överenskommelser, agenda, tid för samtal, elevarbeten et.c. Delar av sidan är anpassningsbar och delar av sidan är fasta. Frågesida Vanlig textsida där du kan lägga in t.ex. förberedande frågor inför utvecklingssamtalet, en sida Inför samtalet eller liknande. Alla frågetyper fungerar här. Överenskommelser Specialsida för att hantera överenskommelser för eleven/barnet. Du kan inte påverka rubrikdelen men du väljer vilka frågor som ska finnas under varje överenskommelse d.v.s. där skolan gör sin dokumentation av överenskommelsen. Har ofta ett utvärderingsavsnitt som mentor kan skriva i när arbetet är slutfört. Sida 5
Innehållet på sidorna i en samtalsmall En mall består av många olika delar, dessa är: 1. Sida/Flik 2. Rubrik 3. Beskrivningsfält 4. Frågeavsnitt 5. Frågor Kommentarsfråga Fritextfråga (Liten, mellan eller stor) Alternativfråga rullist Graderingsfråga Glada gubbar Ladda upp fil fråga Frågeavskiljare (mellanrubrik i ett frågeavsnitt) Sida 6
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Frågetyper Frågor kan vara utformade på olika sätt för att passa olika syften. Det är viktigt att förstå skillnaden, begränsningar och hur de används för att det ska bli en bra, lättanvänd och tydlig mall. 1. Graderingsfråga (glada gubbar) Fråga som besvaras genom att markera en av 4 symboler med gubbar. Det är alltid fyra gubbar. Endast en kan väljas som svarsalternativ. 2. Kommentarsfråga som fritextfråga nästan men här låser varje användare in sina kommentarer och det syns också vem som svarat och när. Använd den här frågetypen i första hand, alltid. Använd den alltid när flera roller ska kunna svara på samma fråga, tex gemensamma kommentarsrutor, så att man tydligt ser vem som skrivit och för att undvika att någon redigerar någon annans svar. 3. Fritextfråga en öppen ruta där man skriver in fritext. Fritextrutorna kan ha olika storlek liten, mellan och stor, vanligtvis används mellan. (Rekommenderas). Viktigt att förstå att det i fritextfrågor INTE loggas vem som skriver och när samt att alla med den roll frågan är avsedd för kan skriva och ändra, även varandras texter. Använd den bara i speciella fall och bara när frågan är riktad till en roll. Aldrig när flera olika roller ska kunna svara, t.ex. gemensamma kommentarsfält. 4. Alternativfråga (rullist) Frågetypen används när man vill kunna svara genom att välja ett av flera bestämda alternativ. Endast ett av alternativen kan väljas. Alternativfrågor kan användas överallt och antal svarsalternativ kan vara från ett och uppåt. 5. Ladda upp fil Används för att ladda upp en fil direkt i utvecklingsplanen. Filen kan vara textfiler, bilder av olika typer, filmer eller ljudfiler. Max storlek per fil är 15Mb. Sida 7
Så här fungerar malleditorn Gå till önskad sida i mallen Klicka på Sidan/Fliken, valfri plats utom på X eller < > Ändra sidans namn Klicka i fältet med rubriktexten. Använd korta sidrubriker. Inledande text på en sida (Beskrivningsfält) I rutan direkt under sidans namn bör du lägga in en rubrik på sidan som syns för användaren när de står på just den sidan. Här kan du även lägga in beskrivande text, länkar m.m. Om du vill kan du lägga in en lite längre rubrik överst på sidan. I annat fall visas samma som sidans namn. Så här ser det ut när mallen används med din rubrik Så här ser det ut utan: Sida 8
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Lägga till och ta bort sida För att lägga till en sida klickar du på Ny frågesida, Lägg till målsida Notera! En mall kan bara ha en Sida för överenskommelser så om den finns i mallen edan så kommer du bara få alternativet Ny frågesida. Frågesidor kan man ha hur många man vill. Flytta sida Nya sidor hamnar alltid sist i raden men du kan flytta om sidorna hur du vill. < och > flyttar sidorna till vänster respektive höger. Öppna en sida för redigering Klicka på Sidan/Fliken var som helst utom på pilarna eller krysset, för att öppna sidan när du vill redigera innehållet. Lägga till och ta bort frågor Flytta dig till det ställa där du vill lägga in en ny fråga. Du får alltid lägga in frågan i slutet av ett frågeavsnitt. (Du kan flytta den när den är inlagd). Så här lägger du in en ny fråga. Klicka på Ny fråga för att lägga till Välj frågetyp i rullisten Skriv in frågetexten Spara (Om du fortsätter att lägga in en till ny fråga sparas den förra automatiskt) Klicka på X för att ta bort fråga Sida 9
Kopiera (duplicera) fråga Klicka på plus tecknet till höger om den frågan du vill skapa en kopia av (duplicera). Kopian läggs direkt under frågan du kopierade. Rollerna är också samma som den ursprungliga frågan. Nu kan du ändra innehåll i frågan, flytta den eller ändra svarsroller. Flytta och ta bort frågor och frågeavsnitt Precis på samma sätt som du flyttar sidor kan du enkelt flytta om dina frågor inom ett frågeavsnitt. Redigeringsmöjligheter X = Ta bort fråga eller frågeavsnitt Pil upp = Flytta upp fråga/avsnitt Pil ner = flytta ner fråga/avsnitt Notera! Du kan inte flytta frågor mellan frågeavsnitt. Istället får du ta bort den felaktiga frågan från ett avsnitt och lägga in en ny på rätt ställe. Du kan annars flytta hela avsnitt. Fälla ihop eller fälla ut avsnitt Du kan fälla ihop/fälla ut frågeavsnitten på en sida för bättre överblick. Varje frågeavsnitt inleds med en grå avsnittsrubrik. Fäll ut och fäll ihop genom att klicka på pilen vid avsnittsrubriken. Sida 10
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Roller vem kan svara på frågan Varje gång du lägger in en fråga i samtalsmallen behöver du bestämma vem frågan ska vara riktad till och vilka övriga som eventuellt ska kunna svara. (Läs mer om detta i dokumentet Utformning av samtalsmallar. ) Före varje fråga finns 2 rader med symboler. Dessa betyder: Rad 1 = Vem är frågan riktad till. Rad 2 = Vem eller vilka ska också kunna svara på frågan. Du behöver alltid markera rätt roller för alla frågor för att din mall ska fungera som den ska. Detta är en av de absolut viktigaste delarna vid framtagning av en samtalsmall. (Är du osäker så fråga gärna Unikum om hjälp.) Tex: De 2 första frågorna är riktade till eleven men även mentor och vårdnadshavare kan svara (vanligt för mindre barn i år 1 3). Notera! En gemensamm kommentarsfråga som ofta används där man vill att alla roller ska kunna skriva i samma ruta kan vara utan roll. Om du avmarkerar alla symboler i ägarraden så tänds alla symboler i raden kan också svara dvs alla roller kommer att kunna svara i rutan. Viktigt att du i dessa fall använder Kommentarsfrågor och aldrig Fritextfrågor. Detta är inte användbart eller önskvärt för något annat ändamål. Sida 11
Översiktssidan Översiktssidan används till att lägga in hjälptexter för de olika stegen i utvecklinssamtalet. Innehållet syns på barnets/elevens samtalsöversikt. Här ser man också tid för samtal, aktuella överenskommelser och eventuella arbeten man valt att visa upp. Allt för att göra det enklare att genomföra samtalet och få överblick. Det är alltså mycket som visas på samtalsöversikten som inte har med mallen att göra. De delar du kan påverka själv är: Agenda Om inget görs finns en standardagenda som visas för grund/grundär men ej för förskolan. Förberedelser i skolan standardtext finns som alltid visas men du kan lägga till mer om du vill. Förberedelser hemma standardtext finns som alltid visas men du kan lägga till mer om du vill. Arbeta med överenskommelser standardtext finns som alltid visas men du kan lägga till mer om du vill. Exempel från grundskolan med agenda och steg 1 Skolans förberedelser : När mentor byter status på underlaget till Förberedelser i hemmet dyker en annan text upp och när hemmet är klart och godkänt samt samtalet är utfört dyker den sista texten upp. Sida 12
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. I editorn ser det ut så här: Vill du lägga till infotext så skriver du det bara i rutan under den standardtext som visas för respektive avsnitt. Vill du byta agenda så ändrar du den i rutan på samma sätt. Exempel på hur det ser det ut på elevens startsida: Steg 1 förberedelser i skolan, grundskola: Steg 2 förberedelser i hemmet, grundskola. Sida 13
Överenskommelsesida Varje mall har en överenskommelsesida som används för att samla de överenskommelser som är aktuella just nu. Första delen av överenskommelsen kan du inte påverka men frågorna under den bestämmer du själv. När du utformar frågorna så tänk på att varje överenskommelse avser ett mål/överenskommelse. Se exempel nedan. Vanligt är att man har några frågor som beskriver vem som gör vad och sen ett utvärderingsfält som man (oftast mentorn) kan dokumentera i när överenskommelsen är uppfylld. Utvärderingsfältet ska markeras Öppet även efter låsning. Exempel på en Överenskommelsesida för grundskola: Exempel på överenskommelsesida för förskola: Utvärderingsavsnittet ska markeras Öppet även efter låsning Du ska alltid bocka i rutan så att mentor kan notera i överenskommelsen när den är klar och när utvecklingsplanen den skapades i är Låst. Viktigt att frågerutan i utvärderingsfältet ALLTID är en kommentarsfråga av säkerhetsskäl. Sida 14
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Redigera mallar När du har skapat en samtalsmall och publicerat den kan den behöva ändras av olika skäl. Det finns några viktiga saker du behöver veta innan du redigerar en samtalsmall som är publicerad nämligen hur det påverkar befintligt innehåll i de kopior av mallen som redan används av barn/elever. Redigera = Innehållet i din samtalsmall ändras permanent och påverkar ALLA som redan använder den. Det innebär att du bara i nödfall ska Redigera mallar som du publicerat och som används. Däremot kan du redigera dina utkast och mallar som ännu inte börjat användas hur mycket du vill tills de blir klara för att publiceras. Redigera bör endast användas i dessa fall: 1. Du har stavat fel, lagt in fel innehåll eller behöver komplettera med något som saknas. 2. Det är en NY mall, som du har som utkast, som ännu inte används. 3. Du har angivit fel roll på någon fråga. 4. Du vill ändra innehållet på översiktssidan. (Men tänk här på befintliga användare, dvs gör hellre ny version på mallen om det inte är något uppenbart fel som behöver korrigeras.) Av säkerhetsskäl har Unikum spärrat möjligheter att t.ex. ta bort frågor eller sidor i mallen om den redan används. Notera! Du få ett tydligt felmeddelande om du försöker redigera en samtalsmall som redan används av någon. Om du får upp detta meddelande avråder vi dig från att gå vidare och redigera såvida det inte gäller någon av fallen angivna här ovan. Exempelmeddelande förskola: Ny version av befintlig samtalsmall som ska ersätta den gamla i framtiden Är det en ny version av en befintlig samtalsmall du vill skapa så gör du så här: 1. Sök fram den mall du vill göra en ny version av 2. Kopiera mallen och ge kopian ett nytt namn, spara 3. Gör dina ändringar. Granska regelbundet och publicera när du är klar 4. Pensionera den gamla mallen (om den inte längre ska användas) 5. Gör den nya mallen till favorit i skola eller kommun Sida 15
Pensionera mallar som inte längre är aktuella En mall som du inte längre vill använda kan du med fördel Pensionera så tas den bort ur Skolbanken och du minskar också risken att någon använder den av misstag. Du som gjort mallen kan ändå komma åt den i Skolbanken. Den hamnar under en speciell sida med Pensionerade mallar. Pensionera innebär att: 1. Den inte länger syns under Skolans eller Kommunens, den tas bort helt ur Skolbanken 2. Den inte längre kan tilldelas till elever 3. Det påverkar inte innehåll för de elever som redan använder mallen som du väljer att Pensionera. Eleven har en Kopia av mallen som fortsätter att användas precis som tidigare. 4. Du som skapat mallen kan hämta fram den igen när du vill. För att pensionera en Samtalsmall gör du så här Gå till Skolbanken Se till att du står på Skolans eller Kommunens Leta fram den mall du vill Pensionera och öppna den. Klicka på Pensionera. NOTERA! Det finns inget Pensionera val om du inte har Publicerat mallen först. Så om du önskar pensionera en mall du bara har som utkast behöver du Publicera den först. Eller använd istället Ta bort om den aldrig ska användas. En opublicerad mall har grå rubriktext och syns bara av dig som Skoladmin/Kommunadmin som har rättigheter att redigera mallen. Sida 16
Skapa Samtalsmallar i malleditorn. Gör mallen till favorit Det blir mycket lättare för mentorerna att ladda upp nya samtalsmallar om de lätt hittar rätt mall. Gör därför de aktuella mallarna till favoriter i skolan samt i kommunen (om ni använder samma för hela kommunen). Vill du göra det lätt att hitta skolans (eller kommunens) Samtalsmallar så kan du göra dem till Skolans favoriter. De hamnar då under Skolans Samtalsmallar. Alla publicerade mallar som är framtagna i skolan hamnar alltid under Skapade i skolan. På samma sätt kan Kommun admin göra med kommun gemensamma Samtalsmallar. De hamnar då under kommunens Samtalsmallar. Skolans favoriter markeras med ett hus Kommunens favoriter markeras med en sköld För att markera skolfavorit: 1. Gå till skolans startsida 2. Gå till Skolbanken 3. Leta fram önskad mall (i Skapade i skolan eller i från hela landet ) 4. Öppna mallen och klicka på Skolfavorit För att markera kommunfavorit: 1. Gå till någon skola i kommunen 2. Gå till Skolbanken 3. Leta fram önskad mall (i Skapade i kommunen eller i från hela landet ) 4. Öppna mallen och klicka på Kommunfavorit Skapa mallarna i rätt skola eller i kommunen För att en samtalsmall ska hittas under xx skolan dvs fliken för skolan i skolbanken behöver mallen vara skapad i skolan. Det innebär att den som gör mallen behöver stå i skolan när mallen skapas. Är det en kommungemensam mall kan man med fördel stå i kommunen när den skapas så att den inte tillhör någon specifik skola. Det står i Skolbanken i vilken skola mallen skapades i. Sida 17