Drygt fem månader har gått sedan GRo gick in i

Dokumentation från GRo-workshop på Radisson Blu Hotell 19 september 2011

Hur går vi vidare? Drygt fem månader har gått sedan GRo gick in i genomförandefasen av projektet och ytterligare nästan femton månader återstår. För att undersöka hur GRo ska arbeta vidare arrangerade projektteamet i samarbete med projektledningsgruppen en workshop under temat Vad ville vi? Vad har vi gjort? Hur går vi vidare?. Workshopen ägde rum på Radisson Blu Hotell i Göteborg. Syftet var att gemensamt reflektera över vad som hittills gjorts utifrån de målbilder som skapades under analysfasen av projektet och utefter dessa se framåt och fundera över vad som bör göras framöver. Sammanlagt 57 chefer, verksamhetsutvecklare, GRo-ambassadörer och fackliga företrädare från Ale, Härryda, Kungälv, Lerum, Partille och Stenungsund deltog. Vad händer i GRo-kommunerna? Representanter från samtliga sex deltagande kommuner fick kort presentera sitt arbete med GRo på hemmaplan. Kungälv har för närvarande dryg hundra medarbetare som deltar i GRo-aktiviteter av olika slag. Man har valt att satsa mycket på studiecirklar som metod för kompetensutveckling. Torsdagen den 22 september startar de upp tre lokala studiecirklar på temat gemensamma spelregler. Härryda har många aktiviteter på gång, bland annat går flera medarbetare kurs i näringslära. Utanför GRo ska samtliga anställda i Härryda kommun gå en utbildning i bemötande. Härryda planerar att arrangera lokala studiecirklar och har uppslag på ämnen, men ännu inte startat upp. Partille tycker att det är mycket roligt på gång i GRo med spännande aktiviteter och många deltagare i kommunen. Planer finns på att genomföra studiecirklar på hemmaplan inom ämnet makt och hur olika maktsituationer i relationen brukare och personal kan hanteras. Lerum har arbetat med att ta fram lokala mål och kriterier för GRo-aktiviteterna. Man vill inte bara fylla utbildningsplatserna utan se att rätt person deltar och att aktiviteten gagnar verksamheten. I Lerum har man också satt upp kriterier för att utvärdera vad projektet leder till för deras verksamhet. De har även skapat en referensgrupp med deltagarrepresentanter för att få kontinuerlig feedback ur ett medarbetarperspektiv. Stenungsund berättade om det förberedande besöket i Danmark som enhetscheferna Ulla Andersson och Anette Johansson varit iväg på tillsammans med Nicholas Singleton från GRo. Syftet med besöket var att förbereda inför kommande studiebesök och arbetsskuggning för GRo-deltagare i Danmark. Två resor är inplanerade med ungefär 30 deltagare per resa. Dessa resor kommer vara öppna för alla kommuner som deltar i GRo. Utöver utbyte med Danmark planerar projektteamet för utbyte med Italien också. Ale kommun berättade om deras arbete med att hantera anmälningar och administrera dessa. Just nu finns det ett stort intresse bland medarbetarna att delta i aktiviteter. GRo-ambassadörer har utsetts i varje verksamhet. Dessa fungerar som kontaktpersoner för personal och chefer. 2

Senaste nytt om www.groprojektet.se slutet av mars 2011 lanserades GRo-projektets lär- I och kommunikationsplattform www.groprojektet. se. En hel del nyheter har tillkommit på plattformen sedan dess. Projektledare Theresa Larsens informerade därför om dessa. Projektledare Theresa Larsen berättar om www.groprojektet.se. Central informationskanal Lär- och kommunikationsplattformen är en central del av projektet då den fungerar som informationskanal för allt som rör projektet. Där publiceras nyheter om vad som är på gång i projektet och där läggs dokumentation från möten, konferenser, kurser och föreläsningar i form av texter, foton och filmklipp. Från lär- och kommunikationsplattformen kan man dessutom nå GRo-bloggen samt gå webbaserade utbildningar. Det är också via groprojektet.se som deltagare ska anmäla sig till olika aktiviteter och få information om vilka aktiviteter som finns och vad de innehåller. GRo på Facebook GRo finns numera på Facebook under namnet GRoprojektet. Genom att gå in och gilla GRo-projektet på Facebook får man automatiskt nyheter från GRo i sitt eget nyhetsflöde på Facebook. Där finns också möjligheten för deltagare att själva göra inlägg om projektet, skicka länkar, lägga ut bilder med mera. Nyhetsflödet på Facebook syns också på lär- och kommunikationsplattformens startsida. Viktigt med administrativa rutiner Projektteamet har konstaterat att deltagande kommuner hittills haft olika lokala rutiner för anmälningsförfarandet till GRo-aktiviteter. Det har resulterat i vissa svårigheter i det administrativa arbetet, både för projektteamet och för kommunerna. Det är viktigt att uppgifterna som efterfrågas i anmälningsformuläret fylls i på rätt sätt och helst av den person som ska gå den aktuella aktiviteten. Projektteamet behöver e-postadresser och telefonnummer till deltagarna. Alla medarbetare har dock inte en egen e-postadress eller telefon i kommunen. Då har man fyllt i ansvarig chefs uppgifter istället. Det har inneburit att en del deltagare inte fått kursbekräftelser eller kursinformation, om inte chefen vidarebefordrat denna. Ibland kan det vara så att en kursledare eller någon från projektteamet snabbt behöver komma i kontakt med deltagarna och då är det viktigt att ha rätt kontaktuppgifter, exempelvis vid lokalbyte eller om en aktivitet ställs in med kort varsel på grund av sjukdom hos kursledaren. Utveckling av groprojektet.se Via groprojektet.se finns det nu ett antal webbutbildningar tillgängliga och tanken är att de ska bli fler framöver. Ytterligare utveckling av lär- och kommunikationsplattformen är på gång, bland annat arbetar projektteamet och leverantören av plattformen med att ta fram en lösning där det ges möjlighet för deltagare och kursledare att kommunicera och dela informationsmaterial via en inloggningsfunktion på hemsidan. På detta sätt kan exempelvis cirkelledare kommunicera och dela ut material på ett enkelt och smidigt sätt samtidigt som deltagarna kan nå materialet från vilken surfplatta, dator eller smartphone som helst. 3

Gruppdiskussioner under temat Vad ville vi? Vad har vi gjort? Hur går vi vidare? grupper fick deltagarna tillfälle att diskutera I och reflektera över hur de anser att projektet ska fortskrida. Med stöd av dokumentationen från analysdagarna samt listor över aktiviteter som är på gång fick grupperna i uppgift att fundera över vad som behöver prioriteras och göras för att projektet ska uppnå sitt syfte att skapa hållbara strukturer för lärande. erfarenheter och kunskaper mellan kommunerna. Genom bland annat studiebesök, GRo-caféer och nätverk samt en gemensam plattform för idé- och kompetenskartläggning vill kommunerna kunna ta del av varandras kunskaper. Om det finns möjligheter till utbyte och kunskapsöverföring kan man undvika att göra samma arbete på flera håll och samtidigt hjälpa varandra i sina respektive utvecklingsarbeten. Ett område som särskilt lyftes fram var studiecirklarna och studiecirkelledarna. Man vill kunna ta del av vilken typ av cirklar som pågår i andra kommuner och vem som är cirkelledare för dessa. Då kan kommunerna dela med sig och ta del av studiematerial, upplevelser och erfarenheter från andra som arbetar inom liknande områden. Det fanns också önskemål om mer stöd från GRo i hur man kan lägga upp studiecirklar och nätverk. Grupperna dokumenterade diskussionerna med hjälp av de surfplattor som köpts in i projektet. Anteckningsapplikationen Evernote laddades ner och användes för dokumentationsarbetet. Nedan följer en sammanfattning av vad som framkom. Anteckningarna från respektive grupp finns dessutom sammanställda i en särskild bilaga. Fokus på hållbara strukturer Majoriteten av grupperna ansåg att GRo inte ska satsa så mycket mer på att arrangera fler nya aktiviteter än de som redan är igång eller planerade. Flera kommuner har svårt att hinna med att få ut deltagare i alla aktiviteter. Det är viktigare att satsa på kvalitet istället för kvantitet, och att skicka rätt personer på kurs än att bara fylla utbildningsplatserna. Önskemål fanns om att få mer stöd i att verkligen lyckas integrera den kunskap i verksamheterna som medarbetarna redan har eller tillskansar sig genom GRo. Flera grupper ville få mer information om hur man kan arbeta med SMARTa mål eller andra verktyg för verksamhetsutveckling. Samarbete och utbyte Det fanns ett stort intresse bland grupperna att skapa goda förutsättningar och former för att utbyta 4 Groprojektet.se som kompetensbank För att underlätta utbytet mellan kommunerna ville flera av grupperna ha en webbaserad plattform som är tillgänglig för alla, där material och information kan inhämtas på ett bra och effektivt sätt. Ett annat önskemål var att plattformen ska kunna fungera som en kompetensbank. Groprojektet.se anses av flera grupper vara en sådan plattform, men den kan utvecklas vidare. Dessutom behöver plattformen finnas kvar då projektet är slut. Flera grupper framförde önskemål om att åtminstone delar av plattformen ska finnas kvar och drivas vidare av GR. Förslag lades också fram om en samordnare via GR, en kontaktperson som arbetar med hemsidan och fungerar som en länk mellan kommunerna. Att låta GRo gro efter GRo Tanken med GRo-projektet är att skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande och utveckling, att möjliggöra arbetssätt som främjar lärande och utveckling i verksamheterna. Därför kom mycket av diskussionerna att kretsa kring detta. Vad behöver vi göra nu för att behålla GRo-tänket efter att projektet är slut? I tankarna kring långsiktighet och hållbarhet betraktades studiecirklarna som ett mycket positivt verktyg, främst för att dessa sker på hemmaplan och kan planeras utefter de förutsättningar och behov

som finns i respektive kommun. Dessutom tycks det vara ett verktyg som kan användas på alla nivåer och i olika sorters sammanhang då det dök upp idéer och förslag på cirklar med helt olika inriktningar och målgrupper. Även webbutbildningar lyftes bland flera grupper som något att satsa på eftersom dessa kan leva kvar även efter projektets slut. Enligt grupperna kan webbutbildningar vara ett sätt för verksamheter att skola in nya medarbetare. De kan också användas för kontinuerlig vidareutbildning då de är beständiga och tillgängliga. Men tekniken kan också innebära svårigheter då den ställer krav på kunnande och tillgång till hjälpmedel som inte alltid finns. Därför påpekades det att det även är viktigt att erbjuda utbildningar i hanterandet av tekniken för att underlätta användandet och inlärningen av webbutbildningarna. Avslutande reflektioner De goda tankar och idéer som framkom under workshopen kommer att diskuteras i projektledningsgruppen och i projektteamet. En plan för den resterande tiden i GRo kommer att tas fram. Målsättningen är att kunna tillgodose så många önskemål som möjligt. Information om detta kommer givetvis att kommuniceras via groprojektet.se! Text: Jacob Bucht, GRo Foto och layout: Maja Sabelsjö, GRo Läs mer om GRo på www.groprojektet.se. 5

Bilaga 1 Anteckningar från gruppdiskussionerna, sammanställda i Evernote Grupp 1 Viktigt veta mål med gro. Hälsofrämjande mål. Målbild som är gemensam. Ny teknik lär vi oss. Ökat tillgängligheten i verksamheten. Vi har puchade att redan nu lära oss detta. Uppföljning. Förmedla o ta tlllvara kunskap o kompetens. Ledningsgruppen har ansvar för att besluta gemensamt arbetssätt. Börja skriva smarta mål nu. Strukturera fördelning av kursplatser. Kopplat till kompetensplan. Önskar nätverk för att motivera o se hur andra jobbar. Alp följa upp arbetssätt o lära av varandra på alla nivåer. Gemensam plattform för lärande. Cafekvällar med inbjudna föreläsare. Kosten o livsstil viktigt att jobba med. Nätverk för pers.ass. Genomlysningsmetoden. Vi samlar metoder i en sk verktygslåda. Webbutbildning o dokumentation för nyanställda. Hemsida med kunskapsbank. Blogg. Kontaktpersoner. Kunniga i olika ämnen. Hemsida som lever kvar efter groprojektet. Fb hur använda i vardagen. Otydlig policy. Studiecirklarna viktiga att komma igång med så att ledarna startar studiecirklar ganska snart, Hur blir vi attraktiva arbetsgivare? Vi arbetar i vissa fall i konkurrensutsatta verksamheter. Viktigt att mål sätts upp i varje verksamhet. Viktigt att kommunerna ta del av varandras kunskap o resultat, tex uppsatta verksamhetsmål., så vi inte uppfinner hjulet om o om igen. Utveckla dataprogram som brukare kan använda. Grupp 2 Hur skall vi arbeta vidare i projektet? Vi behöver mer kunskap i: * hur vi bygger lärande strukturer i organisationen - nätverk kommuner emellan - idebank - använda groprojektets lärplattform för ex chatt - genemsam lärandekultur - verksamhetsutveckling * kompetensinventering/kartläggning - ta vara på våra erfarenheter mellan kommunerna - utveckla kravprofil för ex. habiliteringspersonal, personlig assistent. - kompetenspåfyllnad, vad, hur och när? * hur tar vi vara på varandras kompetenser? - kompetensbank * hur bevarar vi gro andan efter projektet? - nätverk - kontaktperson/samordning via GR

Grupp 3 Genomgång mobiliseringsfasen. I gruppen hade 4 av 6 varit med från början. Analysdelen var för lång. Gruppen upplevde att mobiliseringsfasen var för kort. För stor tilltro till att personalen skall vara teknikintresserade och ha tillgång till datorer och ha tid på arbetstid för att kunna gå in och söka info. Viktigt att inte lämna ut ny teknik för lärande utan att utbilda i tekniken. Viktigt att få tid till lärandet, många har fullt upp med "vardagen". Eftersom det gick fort från start till genomförande så har verksamheterna inte haft tid att hinna planera. Tanken med organisatoriskt lärande är bra. Bra med smarta mål, att få tänka till kring sitt lärande. Önskemål framtid Längre tid men inte mer innehåll. Fler tillfällen att lära sig tekniken. Viktigt att räkna på vinst kopplat till kostnaden för utbildningarna. Försöka göra koppling utbildning till karriär och lön för att motivera personal att utveckla sig själva och organisationen. Webutbildning med Bo Hejlskov med tema promblemskapande beteende lågaffektivt bemötande. Viktigt att utbilda chefer i att arbeta i lärande organisationer så att man kan leda i utveckling. UGL för cheferna Grupp 4 Prioritet Medarbetare framför chef Motivet Behovet är större många chefer får påfyllning på annat håll Chefer och medarbetare kan delta i samma aktivitet Transiinternationella aktiviteterna Prioritet, medarbetare framför chef Motivet De har ett annat fokus och bättte på att återkoppla direkt till verksamheten Webbaserade utbildningar Prioritet medarbetare Förslag Nätverka mellan kommunerna och ev extern "expert" för att skapa en webbaserad utbildning vid ex nyanställda Storföreläsning. Samla hela arbetsgrupper. Kopla studiecirklar före eller efter föreläs-

ningen ev läsa gemensam littertur Gro café, varje kommun tar ansvar för att ordna mlnst ett café under projektets gång och bjuda in övriga kommuner att delta i. Grupp 5 Att omsätta teorin i praktik blir en framgångsfaktor. Att använda gro ambassadörer har varit positivt. Aktiviteterna ligger i linje med vad vi kommit fram till på analysdagarna. Det vi nu behöver är att fokusera på genomörandet. Flera av aktiviteterna ger förutsättningar till utbyte mellan kommunerna, men ansvaret ligger på varje kommun att ta tillvara på möjligheten. Vi kommer att gå hem i våra verksamheter och slå ett slag för smarta mål och ett ökat egenansvar. För att ge projektet bärighet är det av vikt att kommunvis få möjlighet att arbeta med strukturen som skall finnas över tid. Det skulle även vara av glädje att ha workshops på hemmaplan som groteamet kan vara med och arrangera. Grupp 6 Tre kommuner deltog i vår grupp, Partille, Lerum och Kungälv. Vad ville vi: Lerum - målet är att deltagare skall nå en fördjupad förståelse för sitt uppdrag och sin yrkesroll utifrån lagstiftning, etik och professionalitet. Förhållningssätt och bemötande ville man arbeta med i Lerum, för att nämna någrot. Partille - vill koppla deltagandet till de politiska målen. Brukarna skall gå mot självständighet i detdagliga livet och att de skall få det stöd de behöver. Personalen förväntas vara flexibla och förberedda på framtidens krav. Utvecklingsområde: Kommunikationsmetoder samt bruarnas behov och delaktighet Kungälv - tre utvecklingsområden i focus: kommunikation inom och mellan arbetsgrupper, utveckling av arbetsrollen, bemötande och förhållningssätt. Vad har vi gjort: Hittat arbetsformer för administrativa frågor kring GRO. Utbildningar har kommit igång. Alla har stående informationspunkt om GRO på APT eller personalmöte. Olika tolkning av smarta mål, en del får motivera sig innan kurs, andra senare. I Lerum finns riktlinjer kring deltagande, tex alla skall gå webbutbildningar

Vad vill vi framåt: Det vi vill är att baskunskaper skall rulla på, men många utbildningar är spetskunskap som inte alla kan ta del av. Risk att kompetens tappas. Studiecirklarna är viktiga för att skapa hållbara strukturer, troligtvis den viktigaste lärformen Det bör stå i kursbeskrivningen om man skall/förväntas kunna föra kunskapen tidigare. Viktigt titta på om man behöver kunskapen i de kurser man anmäler sig till Fler webbutbildningar i olika ämnen Webbutbildningar bör finnas kvar efter projektet Hur får vi projektet ide att leva kvar? Fortsatt gro grupp efter projektets slut, gärna med en samordnare Vad händer med hemsidan? Önskemål om att den skall finnas kvar och uppdateras Uppföljning på bestämd datum, vad blev det av projektet, hur går vi vidare. Grupp 7 Vad har vi gjort? Hur går vi vidare? Nu bör vi hitta former för hur vi går vidare. Man kan t ex ämnesstyra på olika sätt. Vi kan samarbeta över gränserna och slå våra kloka huvuden ihop. Viktigt att hitta lärandet för formena. Ha projektets syfte i fokus! Man skulle kunna ha medarbetarnas delaktighet inom GRo som en stående punkt på t ex medarbetarsamtal och lönesamtal. Alla medarbetare måste ta ett ansvar. Groambassadörer är stabila inom projektet, de är viktiga personer ute i verksamhetena. Lerum har utifrån ambassadörerna gjort en sk referensgrupp. Ref.gr kopplar i sin tur ut till ambassadörerna. Detta för en enklare kommunikation. Ref.gruppen kan ha en förberedande roll innan stormötena med groambassadörerna. Det är viktigt att inte glömma ambassadörerna. De får info från ledningsgruppen. I Ale har ambassadörerna ansvaret för läsplattorna. De har gått utbildning och skall i sin tur utbilda sina kollegor. Det är viktigt med regelbunden avstämning, diskutera hur långt vi har kommit, samla ihop kunskaper och fundera på hur vi går vidare. Knyta ihop säcken. Satsa på de medarbetare som vill och som är engagerade. Planera och utveckla vidare. Ska vi satsa en validering på grundkompetens? Det vore bra att få tips från GRo om ämnen till studiecirklarna. Materialet måste studiecirkelledaren idag själva leta efter. En bank på ämnen skulle man kunna lägga ut på GRos hemsida, på så sätt ta del av varandras kunskaper och skapa nätverk över kommungränserna. Inte tappa studiecirkelhandledarna, utan ha kontinuerliga träffar så att de inte tappas på vägen. Träffar inom kommunen men också över kommungränserna. Idag är det ett 50 tal studiecirkelledare totalt. Viktigt att ge ledarna näring- jobba över gränser och komma ut i en annan roll. Studiebesök i andra verksanheter o organisationer. Specialistkunskap eller att drivet finns hos studiecirkelledaren. Viktigt att skapa nätverk för att bibehålla kunskaperna.

Enhetscheferna,två från varje chefsgrupp, bör själva gå en studiecirkelledarkurs. Detta för att enklare kunna driva frågan och visa på vikten. Viktigt att bromsa farten och ta tillvara på den kunskapen som finns just nu. Studiecirkelledarna blir centrala och viktiga personer i projektet. Ambassadören tillsammans med cirkelledaren blir viktiga tillsamans. De skulle kunna formulera de smarta målen ihop. Svårt att koppla tillbaka när det går för fort. Hinner inte tänka till på djupet. Hinner inte heller motivera en medarbetare om det går för fort. En del skulle behöva få ansvar för att kunna växa som medarbetare. Som chef och ansvarig vill man samtala med alla som gått kurser för att följa upp. Att verkligen se, bekräfta och uppmärksamma. Att ambassadörerna har en stående punkt på t ex Apt och emellan mötens pusha sina kollegor och medarbetare. Grupp 8 På gång är : Näringslära, 2 grupper om c:à 30 personer totalt Uppdatering Näringslära / Dietik, c:à 30 personer totalt. Kursstart under senhösten, avslut Januari. Planeringsdag med Kursledare den 28 / 9. Under våren kommer Dietiken att börja med avslut under hösten 2012. V.44 kommer 15 stycken att gå Cirkelledarutbildning för implementation i verksamheten. MI utbildning för 5 personer med uppföljning under hösten. Tänkbara områden för studiecirklar /temadagar: Hälsa/Friskvård / Ergonomi Sapere metoden. Salladsbuffe, vegmat, Bakning för storhushåll Hur utveckla äldreomsorgsmat Hållbar framtid Marknadsföring av vår produkt Ekonomi IT kunskap Matsedelsutveckling/produktutveckling Erfarenhetsutbyte / Skuggning Fler ämnen kan tillkomma efter inventering av behov Motiv : Att uppnå ett så stort deltagande som möjligt I studiecirklarna genom att tillgodose behov och önskemål i möjligaste mån. Att därigenom utveckla både organisation och medarbetare i positiv riktning Hur : Att skapa ett aktivt engagemang bland våra arbetskamrater och stödja vilja till förbättring och utveckling. Att ge möjlighet till arbetskamrater att påverka utbudet. Prioritet : 1. Att få våra arbetskamrater involvolverade innan studiecirkelledarna är utbildade för att kunna påverka utbudet.