Hållbara strukturer för organisatoriskt lärande

Transkript

1 Hållbara strukturer för organisatoriskt lärande Slutrapport för GRo-projektet Carina Abrahamson Löfström Theresa Larsen 1 organisatoriskt lärande

2 2

3 Till minne av Anders Helsing 3

4 Innehåll Inledning...5 Projektidé...6 Projektets innehåll Följeforskning Resultatet Hållbara strukturer för organisatoriskt lärande? Referenser Bilaga FoU i Väst/GR Februari 2013 Foto omslag: Anders Deros Foto inlaga: Theresa Larsen, Maja Sabelsjö, Stéphanie Sepulveda Nuñez, Jacob Bucht, Sara Nordenhielm Layout: Infogruppen GR Tryckeri: Sandstens, Göteborg ISBN: FoU i Väst Göteborgsregionens kommunalförbund Box 5073, Göteborg e-post: fou@grkom.se 4

5 Inledning GRo har stärkt oss i görandet och lärandet. Att tänka större och flytta sig över gränser. Vi är nöjda med allt vad det gett! (Verksamhetschef) I november 2012 samlades projektledningsgruppen för kompetens- och verksamhetsutvecklingsprojektet GRo en sista gång för att knyta ihop säcken och blicka framåt. Det kunde konstateras att under de två år som projektet pågått hade en mängd olika lärkoncept prövats i de aktiviteter som genomförts. Samtliga i projektledningsgruppen var mycket nöjda med aktiviteterna och framhöll att det hade varit en fantastisk möjlighet att få delta i projektet. Nu när projektet var slut planerade alla att utveckla lärandet vidare på hemmaplan med hjälp av de metoder som framgångsrikt hade prövats inom projekttiden. Det speciella med detta projekt hade varit dess syfte, att skapa hållbara strukturer för lärande, och projektledningsgruppens fokus på att uppnå det. Många tidigare studier av organisatoriskt lärande hade visat att det inte räcker med att skicka medarbetarna på kurs för att verksamheten skall utvecklas (ex Ellström, 1996; Ellström m fl 2003; Larsen & Sennemark, 2007; Löfström, 2010; Örtenblad, 2009). Forskning kring utvecklingsprojekt hade också pekat på svårigheterna att implementera projektresultat när lärdomarna gjorts i projektet och inte direkt i verksamheterna (Jensen m fl, 2007; Johansson m fl 2000). Dessa kunskaper tillsammans med erfarenheter från ett tidigare kompetensutvecklingsprojekt, Samlat GRepp, hade legat till grund för utgångspunkterna i projektet GRo. Utvärderingen visade där att deltagande enheters organisering och styrning hade stor betydelse för om projektet ledde till positiva effekter, för såväl enskilda anställda som hela verksamheten (Larsen & Sennemark, 2007). I projektet GRo var därför tanken att fokusera på organisatoriska strukturer som kunde stödja att individernas kompetensutveckling även kunde komma verksamheterna till del, bli hållbara och leva kvar även efter att projektet var avslutat. GRo drevs av Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) med stöd från Europeiska socialfonden (ESF) där fem funktionshinderverksamheter och en måltidsverksamhet med sammantaget 993 anställda i kommunerna Ale, Härryda, Kungälv, Lerum, Partille och Stenungsund deltog. Syftet med projektet formulerades som att skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande i kommunala verksamheter genom att ta fram, pröva och utvärdera olika modeller för utvecklingsarbete. GRo inleddes med en mobiliseringsfas från oktober 2010 till och med mars Då kartlades deltagande verksamheters utvecklingsbehov genom analysseminarier där totalt 200 chefer och medarbetare deltog. Från april 2011 till och med november 2012 genomfördes och utvärderades därefter de läraktiviteter som motsvarade de kartlagda utvecklingsbehoven. I denna rapport berättar vi om genomförandet av projektet, de olika läraktiviteterna och vilka resultaten blev. n Erfarenheter från kompetensutvecklingsprojektet Samlat GRepp, som drevs av GR under , låg till grund för utformningen av GRo. 5

6 Projektidé Utformningen av GRo-projektet grundades på forskning om organisationsutveckling och lärande i arbetslivet. En av de viktigaste utgångspunkterna var att det inte räcker att skicka medarbetarna på kurs för att utveckla verksamheten. Medarbetarnas kompetens måste tas tillvara och kompetensutvecklingsinsatsen måste vara utformad på ett sådant sätt att medarbetaren faktiskt lär sig något och får möjligheten att använda sina kunskaper i arbetet. På många arbetsplatser saknas de kunskaper som krävs för att framgångsrikt arbeta med verksamhetsutveckling. Därför behöver kompetensutvecklingssatsningar på medarbetarnivå också innefatta satsningar på att organisera och leda för verksamhetsutveckling. Det finns idag både forskningsbaserad och praktisk kunskap om hur man skapar effektiva och framgångsrika system för verksamhetsutveckling i organisationer. Utmaningen är att använda sig av denna kunskap för att skapa långsiktigt hållbara strukturer för organisatoriskt lärande. Det ville GRo-projektet underlätta. En bärande idé med GRo var att bättre utnyttja den kompetens som redan finns i kommunerna. Istället för att alltid anlita externa utbildningsaktörer och konsulter, strävade GRo efter att i första hand låta deltagare göra uppdrag åt GRo istället. GRo genomsyrades av övertygelsen att människor växer och utvecklas om de får ansvar och uppmärksamhet. Ett exempel på det var arbetet att ta fram webbaserad utbildning för nyanställd personal där GRo-projektet genom så kallade tjänsteköp anlitade fyra deltagare för uppdraget. I GRo gjordes tjänsteköp med närmare 80 kommunanställda för uppdrag som exempelvis tolk, studiecirkelledare, nätverksledare eller samordnare av lärande besök. Källa: Larsen och Sennemark (2006), sidan 65. 6

7 Stödjande strukturer för utveckling För att en utbildningsinsats ska leda till att individen utvecklas måste individen uppfatta insatsen som något positivt en möjlighet istället för ett krav. Först då är individen motiverad att ta till sig ny kunskap och använda den i arbetet. Chansen att ny kunskap ska kunna omsättas i praktiken, ökar om utbildningssatsningar kombineras med praktisk träning, coachning och återkoppling. Om ingen efterfrågar den anställdes nyvunna kompetens finns en risk att personen lämnar arbetsplatsen för ett annat jobb. Om arbetsplatsen däremot ställer för höga krav på vad en enskild anställd ska prestera efter en utbildningsinsats finns en risk att personen känner sig otillräcklig och stressad. Här gäller det att balansera krav, stöd och uppmuntran. För att en individuell kompetensutvecklingsinsats även ska komma verksamheten till del krävs strukturer i verksamheten som stödjer detta. Det kan till exempel röra sig om tillfällen till gemensam reflektion på arbetsplatsen eller att arbetsgruppen tar fram en plan för hur man ska arbeta framöver. En konstruktiv dialog mellan chef och medarbetare är också viktig. Delaktighet och förankring Syftet med kompetensutvecklingssatsningar som GRo är givetvis i grund och botten att de ska leda till att verksamheten blir bättre på att utföra sitt uppdrag. Uppdraget måste därför utgöra utgångspunkten för allt utvecklingsarbete. Ett framgångsrikt utvecklingsarbete grundar sig i en samsyn på uppdraget och en förståelse för det sammanhang man verkar i. Återkommande dialogtillfällen mellan medarbetare, mellan chefer och medarbetare och mellan chefer och politiker, är därför viktiga. Analysdagarna i början av GRo-projektet var exempel på sådana dialogtillfällen. Strukturer som stödjer verksamhetsutveckling Delaktighet Engagerade ledare Fel och misstag = källor till lärande Alternativtänkande uppmuntras Socialt stöd och positiv återkoppling Handlingsutrymme i arbetet Öppenhet och tillit Initiativ välkomnas Tolerans för olikheter Koll på omvärlden Fritt efter Sveriges Kommuner och Landsting 2006 Att göra ett bra jobb, s 12. För att en kompetensutvecklingsaktivitet ska leda till ökad kompetens hos deltagarna som också kommer verksamheten, brukare och andra medborgare till del, är det viktigt att aktiviteten är väl förankrad och ligger i linje med verksamhetens mål. I planeringsfasen av aktiviteten behöver både chefer och medarbetare vara involverade. 7

8 Projektorganisation En välfungerande projektorganisation är givetvis viktig för att en kompetens- och verksamhetsutvecklingssatsning som GRo ska lyckas nå sina mål. I många projekt anställs särskild personal för att genomföra projektet i syfte att avlasta chefer och befintlig personal. Risken är då att projektet kommer att sakna förankring och att projektmedarbetarna får svårt att implementera projektidéer i ordinarie verksamhet (Jensen m fl, 2007; Johansson m fl, 2000). När projektet tar slut, dör också de idéer som drivits i projektet. I GRo valdes därför en annan strategi. Chefer i de verksamheter som projektet berörde involverades redan från start i satsningen och medlemmar i GRs funktionshinderchefsnätverk var själva initiativtagare till GRo. Ledningsgrupp Redan på idéstadiet formerades en grupp av chefer och verksamhetsutvecklare från de kommuner och verksamheter som senare kom att delta i GRo-projektet. Personerna som hade ingått i denna gruppering bildade senare projektets ledningsgrupp tillsammans med projektledaren och utbildningsledaren för GRo. Två representanter för varje deltagande kommun verksamhetschefer, utvecklingsledare och enhetschefer ingick i gruppen1. Ledningsgruppsmedlemmarna hade oftast mandat att fatta beslut å sin verksamhets vägnar i de frågor som diskuterades på lednings gruppsmötena. Eftersom varje kommun representerades av två personer fanns det näst intill alltid någon som representerade just den kommunen på varje ledningsgruppsmöte. Det medförde att gruppen utom vid något enstaka tillfälle alltid var beslutsför. Trots att flera av ledningsgruppsmedlemmarna byttes ut under projektets gång på grund av ny tjänst, pensionsavgångar och sjukdom var engagemanget i gruppen alltid stort. Ledningsgruppen träffades en gång i månaden under hela projekttiden. På ledningsgruppsmötena diskuterades projektets utformning och inriktning. Mötena utgjorde också ett viktigt tillfälle för GRo-projektets ledningsgrupp september Översta raden fr v: Nicholas Singleton (GR), AnnBrith Davidson (Partille), Sirpa Niemi (Ale), Elisabeth Orrö (Partille), Sofia Wirdmo (Ale), Camilla Blomqvist (Stenungsund), Rosa Falck (Härryda). Nedre raden fr v: Ann Damberg Ström (Kungälv), Kersti Jacobsen (Kungälv), Lennart Sandberg (Härryda), Angelica Bron (Lerum), Johanna Wallin (Lerum), Theresa Larsen (GR). Under delar av projektet ingick även följande personer i ledningsgruppen: Susanne Albinsson (Kungälv), Lisa Rittmo (Kungälv), AnnCatrine Ekdahl (Stenungsund), Monica Löfgren (Ale), Anders Helsing (GR) och Michael Mårtensson (Lerum). 1. Från början hade Kungälv bara en representant i ledningsgruppen men mot slutet tre stycken. Stenungsund hade från början två representanter men mot slutet bara en. 8

9 respektive kommun och GRo-teamet att informera varandra om sådant som pågick i projektet. GRo-projektets ledningsgrupp utgjorde också en direktkanal för informationsspridning från GRoteamet ut till de deltagande verksamheternas ledningsgrupper och medarbetare. GRo-teamet GRo-projektets operativa arbete leddes av det så kallade GRo-teamet. I teamet ingick projektledare, utbildningsledare, kommunikatör, följeforskare, projektassistent, ekonom och redovisningsekonom. På grund av sjukdom och byten av tjänster kom sammanlagt elva personer att ha ingått i GRo-teamet vid något tillfälle under projekttiden. Projektledare Theresa Larsen fanns dock med under hela projektet inledningsvis som initiativtagare och en av författarna till projektansökan, senare som projektledare och avslutningsvis den som tillsammans med projektets följeforskare skrev den slutrapport du nu läser. Ingen utom en av medlemmarna i GRoteamet arbetade heltid i projektet utan varvade sitt uppdrag i GRo med andra uppdrag på GR. Syftet med ett sådant upplägg var att projektet inte skulle bedrivas som ett sidospår till GR:s ordinarie verksamhet. Alla projektmedarbetarna skulle finnas med i andra sammanhang på GR, något som skulle kunna förenkla implementering av goda lärandestrukturer i organisationen efter projektets slut. n GRo-teamet arkiverar projektdokument i december Fr v: Charlotta Hermansson (redovisningsekonom), Carina Abrahamson Löfström (följeforskare), Staffan Nyqvist (ekonom), Maja Sabelsjö (kommunikatör), Nicholas Singleton (utbildningsledare), Theresa Larsen (projektledare) och Jacob Bucht (projektassistent). 9

10 Projektets innehåll Vi människor har olika lärstilar. Vissa lär sig bäst genom att läsa, några genom att lyssna och andra genom att arbeta praktiskt med en uppgift. Ju mer aktiva och engagerade vi är under inlärningsprocessen, desto större behållning har vi av inlärningstillfället. Forskning visar att vår kompetens knappt ökar över huvudtaget om vi går på en föreläsning (se till exempel Ellström, 1996). Om vi däremot omedelbart omsätter det vi lärt oss eller undervisar andra om föreläsningens innehåll, blir resultatet ett annat. Ju mer passiv en deltagare är vid lärtillfället, desto större insatser behövs för att implementera den nya kunskapen i verksamheten. GRo satsade därför i första hand på kompetensutveckling genom lärformer där deltagaren har en aktiv roll och där deltagaren har en möjlighet att vara med och påverka innehållet i lärprocessen efter sitt och verksamhetens utvecklingsbehov. Läraktiviteter i GRo Istället för att prata om kurser och utbildningar, valde man i GRo att använda begreppet läraktiviteter som en samlingsbenämning på de kompetensutvecklingsinsatser som erbjöds. Läraktiviteterna syftade både till att öka medarbetarnas kompetens, ta tillvara befintlig kunskap, skapa hållbara strukturer för lärande samt utveckla strategier för hur verksamhetsutveckling kan bedrivas framgångsrikt. Gemensamt för de läraktiviteter som genomfördes i GRo var att de byggde på delaktighet, dialog och erfarenhetsutbyte bland både medarbetare och chefer. Delaktighet är en förutsättning för att bygga stabila strukturer för lärande som lever kvar i verksamheterna även efter det att ett projekt är avslutat. Utomstående experter, konsulter och pedagoger kan stötta, men verksamheterna måste själva genomföra sitt utvecklingsarbete! Genomsnittlig behållning av stoff som presenteras på olika sätt Passiv deltagare Föreläsning Textläsning Audio-visuell framställning 5 % 10 % 20 % Aktiv deltagare Demonstration Diskussionsgrupp Lära genom att göra Undervisa andra/omedelbart omsätta det man lärt 30 % 50 % 75 % 90 % Källa: Inlärningsstilar del II Pedagogerna/Brain Books AB. 10

11 Lär- och kommunikationsplattform GRo-projektets lär- och kommunikationsplattform groprojektet.se utgjorde navet för all informationsspridning i projektet. På plattformen publicerades 119 nyheter om allt från kommande aktiviteter i projektet, genomförda aktiviteter, reportage från de transnationella utbytesresorna och intervjuer med kursledare och deltagare. Via plattformen anmälde sig deltagare till projektets läraktiviteter och dokumenterade sina SMARTa mål. Där samlades också all dokumentation från projektet: broschyrer, minnesanteckningar, nyhetsbrev, bilder och filmer. På plattformen kunde deltagarna gå webbutbildningar. Nästan alla föreläsningar som gavs inom ramen för GRo filmades i sin helhet och lades ut på groprojektet.se så att de som inte deltog vid föreläsningstillfället hade möjligheten att ta del av innehållet vid ett senare tillfälle. Via plattformen fanns möjligheten för deltagare att logga in på Atrium vilket var så kallade slutna digitala forum kopplade till olika lärandeaktiviteter som pågick under längre tid, exempelvis nätverk och studiecirklar. Där kunde deltagarna dela dokument, chatta och diskutera med varandra. Dessa forum finns kvar även efter projektets slut och kan användas i den utsträckning som deltagarna själva vill och har behov av. SMARTa mål För att det deltagarna lärde sig i GRo skulle ge avtryck i verksamheterna genomfördes en rad aktiviteter för att stödja detta. Ett exempel på en sådan stödjande aktivitet var så kallade SMARTa mål. SMART är en akronym och står för att målet är Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt. I samband med att en deltagare anmälde sig till en läraktivitet i projektet förband sig delta- Broschyren SMARTa mål. 11

12 garen eller den arbetsgrupp i vilken deltagaren arbetade att tillsammans med sin chef ställa upp minst ett SMART mål kopplat till aktiviteten. Syftet med detta var att få både chefer och deltagare att fundera på varför medarbetaren skulle delta i en viss aktivitet och hur den nya kunskap som medarbetaren fick genom aktiviteten skulle kunna implementeras och omsättas i det dagliga arbetet. Metoden SMARTa mål introducerades första gången i GRo av Oskar Henrikson från Psykologifabriken i samband med en uppstartsdag för projektet riktad till chefer och fackliga företrädare. Många av de som prövade metoden tyckte då att den var så bra att projektledningsgruppen beslutade sig för att använda SMARTa mål som ett implementeringsstöd under hela projektet. En särskild broschyr togs fram i GRo där tanken med SMARTa mål beskrevs. Varje deltagare i projektet fick ett exemplar av broschyren. GRoteamet och projektledningsgruppen informerade dessutom om SMARTa mål vid en rad olika tillfällen under projekttiden, exempelvis i samband med uppstart av olika läraktiviteter. Användningen av SMARTa mål kom i praktiken att variera kraftigt mellan olika kommuner och arbetsgrupper. Vissa fyllde i SMARTa mål via det elektroniska formulär som fanns tillgängligt på GRo-projektets webbplats groprojektet.se. Andra valde istället att använda SMARTa mål som en tankemodell och diskussionsunderlag på arbetsplatserna inför planering, genomförande och uppföljning av läraktiviteter. Via groprojetket.se registrerade deltagare totalt 165 SMARTa mål under projekttiden. Exempel på stödjande aktiviteter för verksamhetsutveckling i GRo: SMARTa mål Nätverk Tid för gemensam reflektion Metoder för gemensam reflektion Webbplats, blogg och Facebook Broschyrer Lärande besök Ledarskapsutveckling Mötesplatser Broschyren Lathund för cirkelledare. Studiecirklar 63 GRo-deltagare utbildades till studiecirkelledare genom projektet. Tanken var att dessa personer skulle leda lokala såväl som kommunöverskridande studiecirklar kring olika frågor där verksamheten behöver utvecklas och där anställda vill fördjupa sin kompetens. Studiecirkelledarutbildningen hölls av Christer Almqvist vid studieförbundet Sensus tillsammans med personer ur GRo-teamet. Den omfattade två utbildningsdagar som internat med övernattning kring rollen som studiecirkelledare, en halvdags utbildning kring informationssökning och källkritik på Biomedicinska biblioteket samt två uppföljningsdagar varav studiecirkelledarnas chefer deltog under eftermiddagen den sista uppföljningsdagen. Alla som utbildades till studiecirkelledare fick boken Studiecirkeln idéer och metoder (Christensson & Levihn, 1999). GRo-teamet tog även fram en särskild broschyr kallad Lathund för cirkelledare som delades ut till alla studiecirkelledare, chefer och arbetsplatser som deltog i projektet. Broschyren innehöll tips och råd på hur en studiecirkel kan organiseras samt information om hur administrationen av studiecirklar skulle ske i projektet. Under projekttiden genomfördes sammanlagt 30 studiecirklar kring ämnen så som makt, etik, bemötande, spelregler på arbetsplatsen, tecken som stöd, måltidsutveckling med miljötänk, KASAM och motivation, sociala berättelser samt rollerna som god man, brukare och personal. En del cirklar leddes av två eller tre studiecirkelledare tillsammans, andra av enbart en studiecir- 12

13 Deltagare på en av utbildningarna till studiecirkelledare. kelledare. 40 av de GRo-deltagare som utbildats till cirkelledare fick möjligheten att leda minst en studiecirkel på sin arbetsplats under projekttiden. Totalt deltog 270 personer i minst en studiecirkel. De flesta studiecirklar utformades i dialog mellan ledning, studiecirkelledare och deltagare. Några cirklar initierades av verksamhets- och avdelningschefer, andra av studiecirkelledarna själva. I exempelvis Partille gjordes en stor utvecklingssatsning kring makt, självbestämmande och integritet. Som en del i det utvecklingsarbetet genomfördes studiecirklar med samtliga drygt 110 GRo-deltagare i kommunen. De åtta medarbetare som höll i cirklarna hade alla utbildats till cirkelledare genom GRo. Tillsammans med avdelningschefen för funktionshinder planerade de gemensamt cirklarnas innehåll och utformning, men varje cirkelledare ledde sedan sina cirklar på egen hand. Varför studiecirklar? Studiecirklar är en lärandeform som bygger på att alla deltagare bidrar med sitt kunnande, tillsammans inhämtar ny kunskap och bearbetar den gemensamma kunskapsmassan genom diskussioner. Meningen är att kunskapstillägnandet ska präglas av ett aktivt sökande istället för passivt anammande av andras färdiga uppfattningar. Studier har visat att ju mer aktiv någon är i en lärsituation, desto lättare är det att minnas det man lärt sig och att omsätta den nya kunskapen i aktiv handling (se till exempel Ellström, 1996). Genom att koppla ny kunskap från cirkeln till upplevelser och situationer i arbetet, fördjupas kunskaperna ytterligare. Att studiecirklar är en aktiv lärandeform som förutsätter delaktighet och dialog var bara ett av skälen till att aktiviteten prövades i GRo. Andra skäl var att: deltagare som fungerade som studiecirkelledare fick möjligheten att utnyttja eventuell specialistkompetens och vidareförmedla den till sina kollegor. Detta gav anställda möjligheten att utvecklas i sitt arbete, att känna sig behövda, sedda och bekräftade. Att bli studiecirkelledare kan vara en slags karriärväg. Inom kommunala funktionshinder- och måltidsverksamheter finns vanligtvis inte särskilt många andra karriärvägar än att bli chef. I GRo visade det sig att de deltagare som utbildade sig till studiecirkelledare och ledde cirklar i genomsnitt hade 13

14 högre löneökningar under projekttiden än sina övriga kollegor. kompetensutveckling av personal är dyrt. Det gäller särskilt verksamheter där vikarier måste tas in då ordinarie personal är på utbildning. Studiecirklar kan hållas på arbetsplatsen vilket gör att tiden som personalen inte kan utföra sina ordinarie arbetsuppgifter är mindre än om personalen måste resa iväg till en extern utbildningsaktör. Att använda sig av befintlig personal i utbildningssammanhang är dessutom billigare än att köpa in kurser eller anlita externa föreläsare. studiecirkelformen möjliggör för personal att lära känna varandra bättre, att mötas över avdelningsgränser och att gemensamt hitta nya metoder att lösa sina arbetsuppgifter på. Implementeringsarbetet av nya kunskaper är således delvis inbyggd i själva studiecirkelformen och behöver inte ske som en separat aktivitet som när personal går en kurs eller deltar på en föreläsning. Lärande nätverk 61 deltagare utbildades till nätverksledare genom GRo-projektet. Tanken var att dessa personer skulle leda lokala såväl som kommunöverskridande nätverk kring ämnen och frågor där anställda vill fördjupa sin kompetens genom att utbyta erfarenheter med varandra. Nätverksledarutbildningen hölls av Lucia Forsberg Severed vid KKiKK tillsammans med personer ur GRo-teamet. Den omfattade två utbildningsdagar som internat med övernattning kring hur man bygger nätverk och rollen som nätverksledare, samt två uppföljningsdagar med några månaders mellanrum. Alla som utbildades till nätverksledare fick boken Idébok för nätverkare (Forsberg Severed, 2012). GRo-teamet tog även fram en särskild broschyr kallad Lathund för nätverksledare som delades ut till alla nätverksledare, chefer och arbetsplatser som deltog i projektet. Broschyren innehöll tips och råd om hur nätverk kan organiseras samt information om hur administrationen av nätverk skulle ske i projektet. Under projekttiden startade två kommunövergripande och sex kommuninterna nätverk. Elva deltagare som utbildats till nätverksledare genom GRo fick möjligheten att leda ett eller flera nätverk. Sammantaget deltog ungefär 60 personer på träffar i dessa nätverk. Två tredjedelar av deltagarna som utbildades till nätverksledare gick utbildningen under hösten 2012 varför de inte hann med att starta upp nätverk innan projektet slutade den siste november samma år. De kommuner som valt att utbilda personal till nätverksledare sa sig dock ha intentionen att starta upp nätverk efter projekttiden. Varför lärande nätverk? Att få möjligheten att utbyta tankar och idéer med andra än dem man vanligtvis träffar i arbetsvardagen kan vara mycket berikande och utvecklande. Många av dem som deltog i GRo har inte särskilt mycket kontakt med kollegor utanför den egna arbetsplatsen. Tanken var att lärande nätverk skulle kunna ändra på det. Deltagare på en av utbildningarna till nätverksledare. 14

15 Webbutbildningarna för nyanställd personal nås från startsidan på eller direkt via adressen Flera kommuner har även länkat till webbutbildningarna via sina webbplatser och intranät. Webbutbildningar Att skicka medarbetare på kurs är ofta en dyr kompetensutvecklingsinsats, särskilt i verksamheter där det är nödvändigt att ta in en vikarie som ska ersätta den personal som är på utbildning. Webbutbildningar kan vara ett kostandseffektivt alternativ. I GRo testades därför webbutbildningar som lärform. GRo tog fram egen webbutbildning och på projektets webbplats samlades dessutom länkar till redan befintliga webbutbildningar inom områden som bedömdes relevanta utifrån kartläggningen av kompetensutvecklingsbehov som gjordes under projektets mobiliseringsfas. Det rörde sig om webbutbildningar kring bemötande av personer med funktionsnedsättning, arbetsmiljö, jämställdhet och HBTQ-frågor, missbruk samt trafiksäkerhet. Via GRo-projektets lär- och kommunikationsplattform var det möjligt att se hur många personer som registrerade sig som användare av de redan befintliga webbutbildningarna. Totalt registrerade sig 145 användare. Eftersom det var tekniskt möjligt att nå webbutbildningarna utan att registrera sig kan dock antalet personer som gick webbutbildningarna vara högre. Det är också möjligt att det antal personer som verkligen genomförde utbildningarna var lägre eftersom en registrering som användare inte är det samma som att personen genomför hela utbildningen. Webbaserad introduktion av nyanställda GRo:s ledningsgrupp uppmärksammade tidigt i projektet behovet av bättre introduktion av nyanställda och uppföljningsutbildningar för redan befintlig personal. Introduktionen av nyanställda såg väldigt olika ut i olika kommuner, och kvaliteten var ofta avhängig den som introducerade. Många personer i kommunerna tar fram egna introduktions- och utbildningsmaterial. Om introduktionen istället kunde samordnas över kommunerna skulle den både kunna kvalitetssäkras En arbetsgrupp bestående av deltagare i GRo tog fram webbutbildning för nyanställd personal. Fr v: Anna Werner Stjärnered (Ale), Cecilia Johansson (Härryda), Eva Bellander (Partille) och Maria Krafft Helgesson (Göteborg). På bilden saknas Görel Bini Gustafsson. 15

16 och bli billigare. För att uppnå detta beslutade ledningsgruppen i GRo att ta fram webbaserad utbildning som skulle kunna användas som en del i introduktionen av nyanställd personal. En arbetsgrupp bestående av en representant från varje deltagande GRo-kommun, förutom Stenungsund, arbetade med att ta fram webbutbildningarna tillsammans med GRo-teamet. Arbetet leddes av Anna Werner Stjärnered, socialpedagog i Ale kommun. Till gruppen knöts även Maria Krafft Helgesson, musikpedagog vid Eldorado, som arbetat med utbildning av personal inom funktionshinderverksamheter i Göteborgs Stad. Arbetsgruppen tog fram fem webbutbildningar. Utbildningarna Lagar och bestämmelser, Hygien, Dokumentation samt Bemötande riktar sig i huvudsak till personal inom funktionshinderverksamheter. Utbildningen Måltidsservice riktar sig i huvudsak till de som arbetar i kök inom skola och äldreomsorg, men även andra personalgrupper kan ha utbyte av utbildningarna. Utbildningarna är gratis och öppna för vem som helst att ta del av. Syftet med webbutbildningarna är att den som är nyanställd ska få grundläggande kunskaper inom sitt arbetsområde och inblick i vad arbetet kan innebära. Webbutbildningarna kan också användas av erfaren personal för att repetera och fräscha upp sina kunskaper. I varje utbildning finns ett område som heter reflektion. Där finns beskrivningar av olika dilemmasituationer som anställda kan stöta på i sitt arbete. Reflektionsuppgifterna lämpar sig såväl för självstudier som till diskussionsunderlag på arbetsplatsträffar. En finess med webbutbildningarna är att chefer som vill att deras anställda ska ta del av dessa, kan få information om de anställda gjort webbutbildningarna eller ej via att särskilt chefskonto. De webbutbildningar som utvecklades i GRo blev klara i november 2012, det vill säga i samband med att projektet avslutades. Dessa webbutbildningar testas och utvärderas under 2013 i de kommuner som deltog i projektet. Någon statistik över hur många som använder dessa webbutbildningar finns därför inte tillgänglig i skrivande stund. Digital teknik Användningen av datorer, surfplattor, smartphones och annan digital teknik ökar hela tiden i arbetslivet. Generellt sett hade de verksamheter som deltog i GRo dålig tillgång till digital teknik. Det är inte ovanligt att tio anställda eller fler delar på en dator och att den datorn finns i en helt annan lokal än i den som de anställda arbetar i. Vid kartläggningen av verksamheternas utvecklingsbehov i början av projektet framkom också att kunskaperna bland personalen i användningen av digital teknik behövde öka. I GRo satsades därför på att öka användandet av digital teknik och de anställdas kunskaper inom området. Surfplattor Eftersom datortätheten i de deltagande verksamheterna var låg, beslutade GRo-teamet och projektets ledningsgrupp att köpa in 80 surfplattor av märket Samsung Galaxy Tab som skulle kunna användas av deltagare för att få tillgång till projektets lär- och kommunikationsplattform. I vissa kommuner fick varje arbetsplats tillgång till en surfplatta och i andra fick deltagare i tur och ordning låna surfplattan under ett par veckor för att lära sig handskas med den. Måltidsservice i Härryda kommun valde att inte köpa in några surfplattor via projektet då de redan innan projektstart beslutat sig att köpa in ipads till alla kök. Under ledning av Kristoffer Hedram vid Pedagogiskt Centrum på GR fick deltagarna lära sig hantera och använda surfplattan. Utbildningen inleddes med en introduktion på plats ute i kommunerna och följdes därefter upp med en utbildning på distans via Skype. I samarbete med GRo-teamet tog Pedagogiskt Centrum även fram korta webbaserade utbildningar i handhavandet av surfplattorna. Utvärderingen av satsningen på surfplat- 16

17 tor visar att många deltagare uppskattade möjligheten att få använda en surfplatta i sitt arbete under projekttiden och såg att tekniken har en stor potential som arbetsredskap inom funktionshinderverksamheter där många arbetar i brukares hem och inte har tillgång till en dator i arbetsvardagen. Många provade att använda plattorna tillsammans med brukare och konstaterade att surfplattor kan vara ett bra hjälpmedel för brukare vid exempelvis kommunikation. Eftersom utvecklingen av nya modeller av surfplattor går rasande fort uppfattades de plattor som köptes in till projektet dock snabbt omoderna. Många tyckte att plattan var för liten, andra att den var långsam och att bilden blev pixlig vid scrollning. En viktig lärdom av satsning på surfplattor är att de fungerar som stora mobiltelefoner snarare än datorer. En surfplatta bygger på att den är kopplad till en persons e-postadress. Det gör att det är svårt att ha en surfplatta till utlåning på en arbetsplats på samma sätt som en bärbar dator. Antingen måste surfplattan rensas när den överlämnas till en ny användare som sedan måste lägga in sina användaruppgifter innan plattan kan användas, eller så måste arbetsplatsen skaffa ett e-postkonto som är allmänt och knutet till arbetsplatsen. För att surfplattor ska bli ett fungerande arbetsverktyg för kommunal personal krävs dessutom att surfplattorna underhålls av kommunens egen it-avdelning. Tidrapportering, journalföring, varubeställning och liknande skulle kunna skötas via surfplatta men kräver att plattorna förinstalleras med de appar och program som krävs. Kristoffer Hedram lärde deltagare i GRo att använda surfplattor i arbetet. Här ses han med deltagare från Kungälvs kommun. GRo-bloggen Via groprojektet.se var det möjligt att ta del av GRo-bloggen. Där skrev både deltagare, chefer, kursledare och andra blogginlägg som bland annat rörde projektet, lärande i arbetslivet, kompetensutveckling, måltidsservice och funktionsnedsättning. Totalt gjordes 61 blogginlägg under projekttiden. Målsättningen med GRo-bloggen var från början att en till två blogginlägg skulle göras varje vecka. Det visade sig dock vara svårt att få personer att skriva inlägg. Trots att GRo-teamet bjöd in presumtiva skribenter personligen att skriva i bloggen var många tveksamma att anta utmaningen. Detta gällde särskilt deltagare. De vanligaste skälen till att man inte ville skriva inlägg var att man inte var van att skriva, att man inte kunde komma på något att skriva om eller att man inte hade tid. 17

18 Facebook Eftersom datortätheten i de deltagande verksamheterna var låg beslutade GRo-teamet tillsammans med chefer på en workshop i början av projektet att inte använda sociala medier som en del i informationsspridningen i projektet. Ett par månader senare hade GRo-teamet dock fått så många frågor från deltagare varför GRo inte fanns på facebook att GRo-teamet beslutade sig för att skapa ett eget facebookkonto. Från den 23 augusti 2011 till och med november 2012 gjorde GRo-teamet i genomsnitt tre till fem inlägg på facebook i veckan. Inläggen utgjordes ofta av en bild med kommentar från någon pågående läraktivitet i projektet, men kunde också vara lästips, länkar till utbildningar och information om kommande projektaktiviteter. När projektet avslutades i november 2012 hade 165 personer valt att aktivt gå in och gilla GRo på facebook. Under sista halvåret av projektet lästes varje blogginlägg av uppemot 200 personer, ibland ännu fler. Till skillnad från GRo-bloggen var deltagare mycket mer benägna att gå in och kommentera inlägg på facebook. En del deltagare lade även upp egna inlägg där. Live-chatt Vid ett tillfälle i GRo-projektet prövades att arrangera en så kallad live-chatt med psykologen Bo Hejlskov Elvén. Bo arbetar med utbildning och handledning kring hantering av problemskapande beteende. Chatten riktade sig till alla projektdeltagare som i sitt arbete möter personer med autism, ADHD, utvecklings- eller psykiska störningar och utgjorde ett tillfälle för deltagare att ställa frågor direkt till en sakkunnig inom området. Chatten var webbaserad vilket innebar att vem som helst med en internetuppkoppling via dator, surfplatta eller telefon kunde delta. Det innebar också att flera personer samtidigt kunde ta del av chatten från samma uppkoppling, exempelvis en arbetsgrupp. En sammanfattning av chatten publicerades efteråt på groprojektet.se så att deltagare som inte hade möjlighet att medverka vid live-tillfället kunde ta del av diskussionerna i efterhand. Utvärderingen av live-chatten visade att denna form för lärande var mycket uppskattad av de som deltog. En chatt ger möjligheten att ställa direkta frågor till en expert utan att behöva resa iväg någonstans. För den som är ovan att använda modern it-teknik kan chattformen dock initialt kännas svår att ta del av. Möjligheterna är dock stora, väl deltagaren överkommit detta hinder. 18

19 Lärande besök Många av de anställda som deltog i GRo arbetar ensamma med brukare eller i mindre arbetsgrupper. Utbytet med kollegor från andra länder, kommuner eller arbetsenheter är begränsad. Att få se hur andra verksamheter arbetar stimulerar till reflektion och inspirerar till nytänkande. Olika former av lärande besök kan därför fungera som både verkningsfulla och kostnadseffektiva kompetens- och verksamhetsutvecklingsinsatser. I GRo prövades flera modeller för utbyte. Bland annat fick närmare 130 deltagare möjligheten att göra studiebesök i Italien och Danmark. I GRo togs också en egen metod fram för lärande besök i andra kommuner kallad PLASK. Kompetensutbyte.se Som hjälp för att få till utbyten mellan kollegor och arbetsenheter utvecklades kontaktsajten kompetensutbyte.se som en del av GRo-projektet. Kontaktsajten riktar sig primärt till kommunanställda, men är öppen för vem som helst, inte bara projektdeltagare i GRo. Kompetensutbyte. se finns kvar även efter att GRo-projektet avslutades. Kompetensutbyte.se består av de tre olika utbytesformerna Arbetsutbyte, Kompetensutbyte och PLASK. På Arbetsutbyte kan anställda annonsera efter att skugga en kollega i en annan verksamhet eller kanske byta arbetsplats under en kortare eller längre period. Det är också möjligt för hela arbetsgrupper att hitta andra arbetsgrupper att utbyta erfarenheter med, exempelvis genom studiebesök. På Kompetensutbyte kan anställda göra sig sökbar med sin specialistkompetens eller söka efter en viss kompetens som personer i regionen eventuellt innehar. PLASK PLASK är en modell för lärande besök som bygger på att utbildade observatörer besöker en arbetsenhet i en annan kommun för att titta närmare på hur den enheten hanterar en viss fråga, exempelvis hur personal arbetar med brukare ur ett jämställdhetsperspektiv. Observatörerna är inte inspektörer som ska kontrollera verksamheten. I stället ska de använda sina kunskaper och erfarenheter från sin verksamhet till att med en positiv grundsyn spegla, uppmuntra och utmana kollegor i deras utvecklingsarbete. PLASK är inspirerat av ALP-modellen, som är ett utvecklingsarbete kring lärande besök inom skolverksamheterna i kommunerna Alingsås, Lerum och Partille. PLASK står för Partille, Lerum, Ale, Stenungsund och Kungälv, vilka var de kommuner som deltog i utvecklingen av PLASK-modellen inom GRo. Ordet PLASK symboliserar ringar på vatten då besöken visat sig vara utvecklande för såväl arbetslaget som tar emot besök, som för observatörerna själva. I GRo utbildades 16 medarbetare till observatörer för att delta i en pilotomgång av lärande besök inom funktionshinderverksamheter under 19

20 Ledare och deltagare för den arbetsgrupp som tog fram PLASK-modellen för lärande besök i GRo. våren Utbildningarna hölls av Ingela Ågren, övergripande ALP-samordnare i Lerums kommun, Ingrid Nordblom, lokal ALP-samordnare i Partille kommun och Kristina Jonsson, lokal ALP-samordnare i Lerums kommun. Genom utbildningen fick observatörerna kunskap och verktyg kring bland annat systemteori, systemiskt tänkande, lösningsinriktat förhållningssätt, samtalsteknik och observationsteknik. Efter utbildningen fick de pröva metoden internt i respektive kommun under två månader genom kortare besök och observationer. Cheferna i GRo-projektets ledningsgrupp informerades fortlöpande om arbetet, samt uppmanades att hitta en verksamhet i den egna kommunen som var beredd att ta emot ett riktigt lärande besök. I januari 2012 samlades observatörer och chefer för att matcha uppdrag mellan kommunerna. Av praktiska och logistiska skäl delades kommunerna upp geografiskt. Lerum och Partille arbetade i en gruppering och Ale, Kungälv och Stenungsund i en annan. Därefter pågick arbetet med lärande besök under våren. Den 1 juni 2012 samlades återigen observatörerna och deras chefer för att utvärdera hur metoden fungerat. Generellt var alla mycket positiva till detta sätt att arbeta och alla kommuner som deltog planerade att fortsätta arbeta med lärande besök även efter GRo-projektets slut. Givetvis fanns det också funderingar kring hur arbetet kunde utvecklas och struktureras för att fungera ännu bättre vid framtida lärande besök. Noggrann planering och goda förberedelser var faktorer som alla deltagande kommuner lyfte fram som avgörande för väl fungerande observationer. Ett välgrundat förarbete bidrar till att göra observationer och samtal ännu bättre, då mindre energi går åt till att lösa praktiska frågor. Ett grundligt förarbete bidrar också till att båda parter är väl förberedda och införstådda med metodens tillvägagångssätt och syfte. Chefens roll och involvering är central för att det ska fungera. I Bilaga 1 längst bak i rapporten finns en arbetsbeskrivning av rollen som observatör. Arbetsbeskrivningen kan användas som en checklista inför och efter ett lärande besök. Där finns flera punkter som bland annat berör just förberedelser och planering inför de lärande besöken För mer information om PLASK inom GRo-projektet, kontakta gärna någon av de medarbetare som arbetar med metoden. Kontaktuppgifter finns på Mer information kan också fås av utbildningsledare Nicholas Singleton, Göte borgsregionens kommunalförbund; nicholas.singleton@grkom.se. 20