1(17) Självservice Utbildningsmaterial Chef/Chefstöd Personec P Person - anställning Personec P Ferieanställning med schema Person Chef/Chefstöd - anställning Ferieanställning Version 1.2 091022
2(14) Innehåll Registrering av en ferieanställning 3 Beräkning av ferielön 7 Tidigare eller senare start av verksamhetsår 8 Ledigheter under ferie 8 Sjukdom, föräldraledighet och rehabilitering 8 Tjänstledigheter 11 Lärarlyftet 11 Lärare som vikarierar som skolledare 13 Avslut under ferie 14
3(14) Registrering av en ferieanställning Anställning/Grunduppgift - Ny post Du får då upp en bild där du anger Ny anställning/nytt uppdrag. Ange i Malltyp för anställning, Feriea/Uppehållsanställning med schema. Observera att det inte går att ändra Malltyp på en befintlig anställning. Ny- och avanmälan måste göras om du vill byta Malltyp. Typ av lön Anställningsstyrande uppgift När du anger Anställningsstyrande uppgift får du med dig uppgifter till kommande flikar. Uppgifterna du får är Anställningsgrupp, Förmånsgrupp och Semestergrupp. Timavlönade lärare registreras som för övriga timavlönade. Klicka på Nästa
4(14) Anställningsgrupp och semestergrupp visar att det är en anställning med ferier. För övrigt fyller du i uppgifterna på fliken efter hur anställningen ser ut. Klicka på Nästa Här kommer uppgifter ifall det är angivit i Organisationsträdet vilken kodsträng som tillhör respektive gren, du kan ändra/komplettera genom att skriva i fältet koddel. Klicka på Nästa
5(14) Planerad arbetstid Sök fram aktuellt schema Välj schema. Arbetstidsvillkor och Semester- och kalenderdagsfaktor sätts maskinellt utifrån schemats uppgifter. Tänk på att du har rätt Helgarbetstid ifylld på schemat! Helgarbetstid ska finnas för att ev. ob-ersättning inte ska utvärderas för dagar som inte är arbetsdagar samt att det vid frånvaro skall kunna göras ett korrekt frånvaroavdrag. Lärare/Uppehåll Sök fram aktuellt Arbetsår och Lovår Årsarbetstimmar Ange den anställdes årsarbetstimmar, används till statistik.
6(14) Arbetstid i procent Påverkar lönen till den anställde. Det är alltså viktigt, om du knyter nytt schema till anställningen med en annan sysselsättningsgrad, att du även ändrar Arbetstid i procent Löneuppgifter ange månadsbelopp, Löneplacerad datum samt ev. lönetillägg Klicka på Nästa Pensionsuppgifterna fylls i per automatik Klicka på Nästa Lärare skall vara markerade i Utvärdering1 för att få med rätt uppgifter till SCB-KL. Under Utvärderingsuppgifter, Utvärdering 1 Klicka på Ny post Klicka på Spara De som skall vara märkta med koden för lärare är Etikett enligt nedan: 401010 Lärare grundskola, tidigare år
7(14) Beräkning av ferielön Under ferien utbetalas ferielön istället för månadslön. I juni månad utbetalas dessutom semesterdagstillägg samt ferielönetillägg (ferielönetillägg gäller för personer som har en månadslön understigande 19896 kronor på heltid). För arbetstagare som inte har haft anställning hela året eller haft hel, icke semesterlönegrundande frånvaro, ska ferielön beräknas utifrån antal kvalificerade A-dagar. Kvalificerade A-dagar är tjänstgöringsdagar måndag till fredag under arbetsperioden. Hel arbetsperiod ska inrymma 194 A- dagar. Tjänstgöringsfria dagar måndag till fredag under arbetsperioden är lovdagar då läraren är ledig. För att kunna beräkna antal betalda feriedagar måste Lov vara registrerat i tabell Lovdagar per år för hela arbetsåret. Antalet betalda feriedagar ska inte påverkas om det totala antalet A-dagar med ej semestergrundande ledighet utgör högst 2,00 procentenheter av anställningens A-dagar. Detta innebär att den som är anställd hela arbetsperioden, dvs. 194 A-dagar kan vara ledig med ej semestergrundande frånvaro högst 3 A-dagar totalt under arbetsperioden utan att det påverkar ferielönen. För arbetstagare som ändrat sysselsättningsgrad eller varit partiellt ledig under arbetsåret ska genomsnittlig sysselsättningsgrad beräknas. Denna beräkning sker maskinellt i Personec P. Genomsnittlig sysselsättningsgrad ska inte användas om sänkningen är högst 2,00 procentenheter. I Fliken Uppehåll/Ferie kan ett aktuellt värde beräknas med hjälp av knappen Simulera. Lokalt förhandlad faktor Vid beräkning av antal feriedagar används 194 A-dagar och faktorn 0,345 som konstant värde. I Kommunförbundets cirkulär 1997:194 ges arbetsgivaren möjlighet att med stöd av punkt 2 eller 3 i Bilaga M göra avvikelse från totala antalet A-dagar (194). Det innebär att även andra förutsättningar gäller för beräkning av feriefaktor. Lokal överenskommelse måste träffas om ny faktor. Den lokalt förhand-
8(14) lade faktorn skall rapporteras i fältet Lokalt förh. feriefaktor på fliken Uppeh/ferie. Observera! Det är endast avvikelse från faktor 0,345 som skall rapporteras. Om fältet Lok förh. Faktor innehåller ett värde kommer vi att räkna ut feriens längd enl. följande: Antal A-dagar = samtliga måndag-fredag under arbetsåret reducerade med de mån-fre som är rapporterade som lovdagar i tabell Lovdagar per år. Feriens längd räknas fram maskinellt enligt följande: Framräknat antal A-dagar enl. ovan x (lokalt förhandlad faktor (antalet tjänstgöringsfria dagar lovdagar mån-fre inkl. röda dagar och aftnar/a-dagar enligt ovan)) x 1.4 Fältet Lok förh feriefaktor blankas vid semesteromställning. Ny förhandling om avvikande faktor måste göras varje läsår. Ferielön utges i form av Betalda semesterdagstillägg, Betalda feriedagar och ev. Obetalda feriedagar samt ev. Ferielönetilllägg. Tidigare eller senare start av verksamhetsår Om nästa verksamhetsår börjar innan alla intjänade feriedagar är utlagda erhåller läraren månadslön från och med första dagen av nya arbetsåret. Ingen ytterligare ferielön utges. Om nästa verksamhetsår senareläggs erhåller läraren lön enligt den sysselsättningsgrad som gällt för beräkning av ferielön. Ledigheter under ferie Sjukdom, föräldraledighet och rehabilitering Vid dessa frånvaroorsaker behåller arbetstagaren intjänad ferielön under ferien. Infaller en sjuklöneperiod under de första 45
9(14) kalenderdagarna av ferien ska även sjuklön som beräknas på ferielön utges. Gäller det obetalda feriedagar ska det inte utbetalas någon sjuklön. Om en arbetstagare är ledig med någon av dessa frånvaroorsaker kommer det att ske ett maskinellt bryt till en orsak som utvärderar enligt de förutsättningar som gäller för beräkning under ferien. På frånvaromatrikeln kommer den ursprungliga orsaken att ligga kvar. Observera! Gäller inte orsak Sjuk, Sjukp AB 27 mom 8. From dag 46 av ferien och fram till arbetsåret börjar kommer ingen frånvaro att utvärderas och läggas ut på lönespecifikationen. När nästa arbetsår börjar byts maskinellt frånvaroorsaken till den ursprungliga. Observera! För en arbetstagare som är berättigad till sjuklön under dag 1-45 av ferien och som under viss del av sjuklöneperioden erhåller obetalda feriedagar måste frånvaron delas upp. För den del av sjuklöneperioden som skall utbetalas med 80 % sjuklön ska rapportering ske med den vanliga frånvaroorsaken Sjukdom. From den dag obetald ferielön utbetalas ska manuell frånvaroorsak för Sjuk obetald ferielön rapporteras. Sjuk under ferie med obetalda dagar Om det gäller obetalda feriedagar, utges inte någon sjuklön och då ska det ligga en särskild frånvaroorsak på dessa dagar, sjuk obetald ferielön. Om personen är fortsatt sjuk när arbetsåret börjar igen ska orsaken bytas till sjukdom. Sjuklöneperioden som infaller under de första 45 kalenderdagarna beräknas kalendariskt.
10(14) Sjukdom 090707-090714 är rapporterat på frånvaron Sjuk under obet ferie 090715-090809 är rapporterat på frånvaron Sjukdom 090810- tv är rapporterat på frånvaron Betald ferielön 090701-090714 Obetald ferielön 090715-090731 Karensdag 100% 090707-090707 Blir inget avdrag eftersom personen har ferielön Sjuklön 80% 090708-090714 Dag 2-(14) Sj ferie 0% avdr 090715- Ingen sjukersättning utgår eftersom det är obetalda feriedagar
11(14) Pågår ledigheten när arbetsåret börjar på hösten måste en ny rapport med frånvaroorsak Sjukdom registreras. Om någon av ovanstående frånvaroorsaker rapporteras tillsvidare (öppen frånvaro) med from datum 1 juni eller tidigare skall markering i Ber mån ut registreras. Har du personer med ett junidatum registrerat i Läkarintyg tom måste detta ändras. Observera att om ett datum finns i Läkarintyg t o m tar det över ev. markering i Ber mån ut. För att frånvaron ska beräknas rätt under ferierna ska Läkarintyg t o m vara sista augusti eller blankt och Ber mån ut ska vara markerat. Om du inte gör en markering i Ber mån ut kommer felaktiga korrigeringar att göras. Exempel I juni får en person avdrag för t ex sjukdom from 1 juni till arbetsårets slut och därefter Sjuk 0 % avdrag på ferie/uppehållslönen tom den dag du bearbetar lönen. I juli i korrigeras lönen maskinellt eftersom det är frånvaro hel månad. Personec P återbetalar den frånvaro som är avdragen from 1 juni till arbetsårets slut men inget nytt frånvaroavdrag skapas. Frånvaron på ferien blir däremot rätt korrigerad. Tjänstledigheter Tjänstledigheter som pågår när ferien startar ska avslutas. Eftersom ferielönen är intjänad ska det inte göras något avdrag för tjänstledigheten under ferien. Fortsätter ledigheten när det nya arbetsåret börjar måste ledigheten rapporteras in på nytt. Lärarlyftet From novembertabellerna 2008 finns en ny frånvaroorsak upplagd för lärare som deltar i Lärarlyftet enligt SKL. För arbetstagare som är heltidsanställd och studerar 50 % inom Lärarlyftet görs avdrag i den omfattning som arbetstagaren anmäler att han eller hon är sjuk. Sjuklönen beräknas på den ordinarie lönen under den tid arbetstagaren skulle ha arbetat. Under den tid arbetstagaren skulle ha varit ledig för deltagande i Lärarlyftet beräknas sjuklönen på den
12(14) lön arbetstagaren uppbär underledigheten. Orsaken ger sjuklön med 80 % av den lön som utgår under ledigheten. Rapportering vid sjukdom Två sjukrapporter måste göras. En rapport med den vanliga sjukorsaken på den del som den anställde arbetar. På den del som den anställde är ledig för att deltai lärarlyftet ska den nya orsaken användas.
13(14) Lärare som vikarierar som skolledare Lärare som återgår i tjänst under ferie: Om tjänstledighet som Vik skolledare är inrapporterad under arbetsåret och läraren återgår till lärartjänsten under ferien ska det antal semesterdagar som intjänats på skolledartjänsten under lärararbetsåret rapporteras in som uttagna semesterdagstillägg i korrigeringsbilden på anställningens Uppeh/ferieflik. I fälten Betalda och Obetalda feriedagar ska antalet kalenderdagar (semesterdagar x 1.40) under semesterperioden rapporteras (se kommunförbundets exempel i ÖLA 2000, Komplement ferielön). Ledigheten på lärartjänsten ska rapporteras med orsak Tjl ferie vik skolledare. Ledigheten är priviligerad. Lärare som vikarierar som skolledare över ferien: Om en lärare är tjänstledig för att vikariera som skolledare över ferien skall ersättning för ferielön och semesterdagstillägg utbetalas vid övergången till skolledartjänsten, t ex läraren vikarierar som skolledare From. 1 jan t o m 31 dec. I januari utbetalas ersättning för innestående ferielön och semesterdagstillägg med ersättningsorsakerna Ferlön kont övg skolled och Semdgstillägg kontant. Rapporteras i Tillägg/Avdrag under ersättningstyp Ferielön.
14(14) Antal uttagna feriedagar måste manuellt rapporteras i korrigeringsbilden under fliken Uppeh/ferie. Observera! Endast feriedagar skall rapporteras på korrigeringsbilden. Under innevarande arbetsår skall frånvaroorsak för vik skolledare vara opriviligerad. Frånvaroorsak Tjl skolled ej semlgr. För nästkommande arbetsår måste du ta ställning till om frånvaron skall vara priviligerad eller opriviligerad beroende på när läraren återkommer till sin lärartjänst. Avslut under ferie En lärare som slutar sin anställning under ferien, t ex den 30 juni får för många betalda feriedagar om arbetsåret slutar på en fredag eller lördag. Detta beror på att avräkning av betalda dagar ska ske from första vardagen av ferien när det gäller att få fram datum för att lägga ut obetalda dagar. När läraren slutar ska endast intjänade feriedagar betalas ut och ingen avräkning av helg skall ske. Observera! Gäller endast om läraren slutar under ferien. Kontakta Nacka Partner Personal för korrigering.