Stratsys Manual Dashboard/Startsida En Dashboard är en startsida som samlar och presenterar information för att ge dig en lätthanterlig översikt av dina aktiviteter, mått, mål och rapporter. Från startsidan kan du alltså både hålla dig uppdaterad med relevant information och enkelt uppdatera densamma. Du landar oftast direkt på en dashboard efter att du loggat in men dashboards kan även användas som landningssidor som ger ytterligare information om ex. specifika flikar i en meny. En dashboard består av olika gadgets såsom ex. rapporteringstabell för aktiviteter och mått, rapporter, årshjul, länkar, anslagstavla eller bilder. Varje dashboard ser olika ut beroende på vilka gadgets ni har valt att visa. Se Skapa och administrera gadgets. Nedan visas ett exempel på en dashboard som används som startsida. Ett exempel på hur dashboarden kan användas som en landningssida visas nedan. 1
OBS! I de kundapplikationer där systemadministratören valt att inte ha en startsida kommer användarna direkt till den sida som ligger i menyfliken längst till vänster. OBS! För att lägga till en gadget på dashboarden måste man vara global administratör - som lokal administratör får man endast ändra i befintliga gadgets. Här kan du se hur en Dashboard skapas och hur du lägger till innehåll i en Meny. Skapa och administrera gadgets BS! För att lägga till en Gadget på Dashboarden måste du tillhöra en Behörighetsgrupp som är Global administratör. Som Lokal administratör får du bara ändra i befintliga gadgets. Klickar du på knappen Lägg till gadget visas alla valbara gadgets som kan läggas till på startsidan. Klicka på Lägg till under de gadgets som du önskar lägga till, sedan är det bara att klicka på Klar så visas era nya gadgets på dashboarden och du kan börja anpassa dem efter era behov. Administrera en gadget Varje gadget har ett kugghjul uppe i höger hörn. Med detta kugghjul kan du minimera en gadget, uppdatera den, ändra och ta bort den. Klickar du på ändra kommer du in i administrationen för gadgeten. 2
Gadgetarna Fritext, Händelseflöde, Undermeny, Årshjul och Att göra-lista går att visa i tre olika storlekar: 1/3, 2/3 och 3/3 av sidans bredd. Du väljer bredd genom att klicka på Kugghjulet i det övre högra hörnet av gadgeten och sedan Ändra. Markera önskad bredd och bekräfta genom att spara. Flytta en gadget Du kan ändra ordningen på era gadgets genom att dra dem på önskad plats. Tips! Om du upplever svårigheter att flytta gadgeten till rätt plats, för den i en cirkulärrörelse innan du lägger in den på rätt plats. Ändra en gadget Vill du ändra en befintlig gadget klickar du på Kugghjulet i övre högra hörnet och väljer Ändra. Nu öppnas gadgeten för redigering. Vilka alternativ du får beror på gadgetens typ. Denna funktionalitet finns även tillgänglig för lokala administratörer. Ta bort en gadget För att ta bort en befintlig gadget klickar du på Kugghjulet i gadgetens övre högra hörnet och väljer Ta bort. Om du har 2 eller fler gadgets i en rad och väljer att ta bort en kommer de övriga att vänster justeras, om du tar bort den första i raden av 3 gadgets kommer dom kvarvarande att flyttas in mot vänsterkanten. Gadget: Aktivitetsdiagram Aktivitetsdiagrammet ger en bra översikt på statusen på enhetens aktiviteter. Om du klickar på en av färgerna kommer du till en vy som filtrerar fram alla aktiviteter med den statusen. Aktivitetsdiagrammet är ett cirkeldiagram över statusfördelningen för aktiviteter från vald styrmodell. De av dig utvalda statusarna kommer att visualiseras i ditt färgval för att åskådliggöra en nulägesanalys av aktiviteternas framskridande. Ange en rubrik och välj vilken Vy diagrammet ska gälla för i dropdownlistan. Vilka färger som statusarna representeras av i gadgeten styrs av inställningarna i statusgruppen som används i den styrmodellskolumnen. Se Aktivitetsinställningar / Flik: Status. Gadget: Anslagstavla På anslagstavlan kan era interna administratörer lägga upp infomation och hjälptexter för organisationen. Information från Stratsys kan också visas här. Klicka på texten för att ta del av informationen som är skriven. Meddelanden på anslagstavlan kan skrivas av de lokala användare som har behörighet såväl som av Stratsys konsulter. För att få skriva meddelande måste du tillhöra en Behörighetsgrupp med Behörighet att skriva nya meddelanden, du ställer in detta genom följande steg: 1. Gå till Administrationen. 2. Välj Behörighetsgrupper. 3
3. Klicka på Skiftnyckeln för den Behörighetsgrupp du vill tilldela behörigheten på. 4. Under Ändra grupp kan du nu klicka in checkboxen Behörighet att skriva nya meddelanden Skriva nytt meddelande på anslagstavlan Gå igenom följande steg för att skriva ett meddelande på anslagstavlan: 1. Klicka på Skriv nytt på anslagstavlan. Sidan Skriv meddelande visas. 2. I textrutan Rubrik skriver du den rubrik som meddelandet ska ha. 3. I rullgardinslistan Kategori väljer du den kategori som bäst stämmer överens med innehållet i meddelandet. 4. Under Publiceringsdatum fyller du i det datum då meddelandet tidigast ska visas. 5. Själva meddelandet skrivs i fältet för Brödtext. Med hjälp av knapparna överst i fältet för brödtext kan texten formateras, punktlistor skapas, stavningskontroll göras, osv. 6. När du har skrivit meddelandet väljer du i rullgardinslistan Publicera på följande enheter i vilka delar av organisationen som meddelandet ska visas. (Genom att markera kryssrutan Visa även på underliggande enheter kommer meddelandet bli synligt även för de enheter som är underliggande den valda enheten). Du kan också välja att enbart publicera meddelandet till vissa behörighetsgrupper. 7. Genom att klicka i kryssrutan Skicka e-post med detta meddelande till alla användare på valda enheter och grupper skickas meddelandet som e-post till berörda användare. 8. Du kan välja att bifoga en fil till meddelandet. Klicka på knappen Bläddra/Browse och leta fram den fil som du vill bifoga. (För att bifoga flera filer måste du spara och sedan öppna upp meddelandet igen mellan varje filuppladdning). 9. För att publicera meddelandet, tryck på knappen Spara. Gadget: Dashboardlänkar Denna gadget använder du om du vill att användarna direkt på startsidan ska kunna växla mellan olika dashboards liknande ett fliksystem istället för att växla mellan dom via Menyn. Markera de länkar som du önska visa, dessa kommer då att få en ljusblå färg med knappnålar i övre högra hörnet, därefter väljer du att spara för att visa dessa på Dashboarden. 4
Gadget: Att göra-lista Den här gadgeten använder du för att få en överblick över dina utvalda aktiviteter direkt på startsidan. Den visar aktiviteter från utvalda styrmodellskolumner och åtgärder från möten. Instruktion - administration Det finns två sätt att välja från vilka styrmodellskolumner som aktiviteterna ska visas i gadgeten. Alternativ 1 1. Gå till Administration/Aktivitetsinställningar. 2. Under Visas i gadgeten Att göra-listan kryssar du för de styrmodellskolumner vars aktiviteter du vill visa i gadgeten. Alternativ 2 1. Gå till Administration/Styrmodeller. 2. Klicka på Skiftnyckeln framför styrmodellen som innehåller aktiviterna du vill visa i gadgeten. 3. Aktivera Visas i gadgeten Att göra-lista. Lägg till gadgeten på startsidan/dashboarden 1. Gå till startsidan/dashboarden och klicka på Lägg till gadget. 2. Välj Att göra-lista och klicka på Lägg till. 3. Stäng gadgetlistan och ge gadgeten en rubrik. Välj även hur bred du vill att den ska vara. 4. Se att gadgeten visar aktiviteter som din användare är ansvarig för. Instruktion - rapportering Gadgeten visar aktiviteter från planer/styrmodeller och åtgärder från möten där den inloggade användaren är ansvarig. Du kan ge aktiviteten statusen Klar direkt i kolumnen till vänster genom att klicka på bocken. Bocken blir då grön och aktivititeten kommer inte längre att visas i gadgeten (efter att den laddats om). Klickar du på en grön bock i en mötesåtgärd återgår den till sitt ursprungliga läge. Klickar du på en grön bock i en aktivitet öppnas läget som visas i bilden nedan (men med statusväljaren expanderad) så att du kan välja mellan alla använda statusar. Användaren kan även klicka på en aktivitet/åtgärd och öppna upp ett läge där de kan skriva en oformaterad kommentar och byta status. Det går även att byta namn, ansvarig och uppdatera slutdatumet. Om åtgärden kommer från ett möte kan de klicka på den blå länken för att komma direkt till det aktuella mötet. 5
Listan till vänster visar avslutade åtgärder och åtgärder där jag bytt ansvarig fram tills att användaren aktivt klickar på att uppdatera (en knapp visas längst ner i gadgeten när det är aktuellt) eller laddar om sidan. Filtrering i gadgeten Gadgeten visar i sitt standardläge ej avslutade aktiviteter och åtgärder från alla valda styrmodeller och möten där du står som ansvarig. Klickar du på Filtreringsikonen uppe till höger kan du begränsa vilka aktiviteter/åtgärder som visas eller välja att även visa avslutade aktiviteter. Kommer från - Du kan dölja aktiviteter från planer (styrmodeller) eller från möten. Slutdatum - Vill du filtrera bort aktiviteter baserat på deras slutdatum gör du det här. Övrigt - Här väljer du att alla avslutade aktiviteter ska visas i gadgeten. Lägg till enkla aktiviteter från gadgeten Enkla aktiviteter är aktiviteter som bara går att se i Att göra-gadgeten. Dessa används som en personlig samling av aktiviteter. Börja med att klicka på Lägg till aktiviteter. Aktiviteterna kan ha ett namn och ett slutdatum och personen som skapar aktiviteten blir automatiskt satt som ansvarig. Aktiviteten får den status som ni har satt som standardstatusgrupp och statusen blir den första statusen i den gruppen (se Aktivitetsinställningar/Status). De nya aktiviteterna skapas när du klickar på Lägg till. Gadget: Extern sida Denna gadget används för att visa webbsidor på startsidan i Stratsys. 6
Rubrik - välj ett namn för din gadget. Extern sida - välj en befintlig länk till extern sida. Om rullisten är tom, lägger du upp en ny länk till extern sida via "Gå till administrationen för externa sidor". Höjd - ställ in antal pixlar gadget ska ta upp i höjd. Detta går enbart att ställa in om gadget tar upp 3 kolumner i bredd (ställs in i nästa steg). Om gadgeten tar upp 1 eller 2 kolumner är höjden default 250 pixlar. "Gå till administrationen för externa sidor" - här länkas du vidare till en ny sida där alla externa länkar läggs upp (se vidare info nedan). Storlek - här kan du välja hur bred din gadget ska vara. Dashboarden består av 3 kolumner och varje gadget kan ta upp 1, 2 eller 3 kolumner. För att ändra en befintlig länk eller lägga till en ny länk, klicka här: Då hamnar du här (du kommer även åt denna sida via Administration/Menyer/Externa sidor): 7
Rubrik - ge din externa sida en rubrik som syns i Stratsys URL - skriv in adressen till sidan du vill länka till. Det är viktigt att hemsidan börjar med "https://". Om sidan ser konstig ut kan det bero på att sidan inte har stöd för https://. Parametrar som stöds för externa koder: ORGUNIT, NodeId, ParentNodeId, USER Parametrar för externa koder faller tillbaka på tom sträng om extern kod saknas Parametrar som stöds för övriga parametrar: CompanyCode, Version Alla paramatrerar är case-insensitive Källsystem - om den externa sidan hänvisar till ett specifikt källsystem kan detta taggas upp här. Det blir då enklare att hålla ordning om många externa sidor läggs upp. Ikon - om ikon för systemet som den sexterna sidan hänvisar till finns upplagt, kan ikonen länkas in här. Lägg till i nuvarande meny - detta val syns endast första gången till lägger upp en ny länk. Gadget: Fritext Fritextgadgeten används för att skriva texter som ska kunna visas på dashboarden. Texterna kan formateras i en editor precis som när man skriver kommentarer i systemet. 8
Gadget: Händelseflöde Händelseflödet visar vad som har hänt på enheten man står på i organisationsväljaren. Användare som har tillgång till planeringsversionen kan även se händelser därifrån. Följande visas i gadgeten: Nya noder som lagts till Uppdateringar av data i mått Ändring av status i aktiviteter Kommentarer som skrivs till noder Rapporter som aktiveras mellan olika steg Nya användare som läggs upp i verktyget Gadgeten för händelseflöden går att visa i tre olika storlekar beroende på hur stor plats du vill att meddelandena skall ta upp på Dashboarden. OBS! Jobbar ni med ex. kommentarer som inte ska vara synliga för alla användare på enheten rekommenderar vi inte denna gadget då det saknas möjlighet att begränsa innehållet som visas i gadgeten. Gadget: Länkar Vill du lägga till eller ändra vilka länkar som visas klickar du på kugghjulet och väljer Ändra. Du kan välja mellan genvägar till manualen eller att ange egna länkar till externa sidor, t.ex. lathundar på ett intranät. 9
Gadget: Måttanalys Måttanalysen: För att lägga till gadgeten för måttanalysen klickar du på lägg till Gadget och därefter väljer du Måttanalys Tillbaka på Dashboarden ger du Gadgeten ett namn och därefter väljer du i listan av Publicerade måttanalyser för att visa önskad måttanalys. Storleken på digrammet kan sättas till 1-3 rutor beroende på hur mycket kringliggande information som är relevant att ha med. I gadgeten finns även en snabblänk till den publicerade måttanalysen. Gadget: Rapporter I tabellen rapporter visas de rapporter som är tänkt att du ska arbeta med. Beroende på behörighet kan du göra olika uppgifter så som ex. aktivera rapporten, rapportera, skicka rapporten till klar, visa rapport, exportera rapport. Instruktion för att rapportera: 1. Klicka på länken Rapportera 2. Nu kommer du till inrapporteringen för den aktuella rapporten 10
För att lägga till Rapport gadgeten 1. Välj Lägg till gadget 2. Välj Rapport-gadgeten 3. Välj Klar 4. Lägg till en Rubrik 5. Samt Antal rapporter som skall visas åt gången Visa alla rapporter från början - Gör att kryssrutan "visa alla..." är autmatiskt ifylld när sidan laddas. Istället för att visa ett antal rapporter som ställs in i sista rutan visas alla rapporter i listan för användaren. Visa enbart rapporter från aktuell enhet - Visar endast de rapporter som är aktuella för enheten Filtrera bort klara rapporter - Filtrerar bort alla klarmarkerade rapporter. Visa endast rapporter där användaren är rapportör - Visar de rapporter där användaren är satt som rapportör. Gadget: Rapporteringstabell - Rapportering från startsidan Här visas informationen som är anpassad efter er uppsättning. De noder som du har fått ansvar att rapportera på kommer att visas här. Har du fått en påminnelse till din mail finner du med stor sannolikhet den i rapporteringstabellen. Beroende på vad systemadministratören har ställt in finns möjlighet att rapportera olika typer av information direkt från startsidan. Som standard kan du rapportera både mått och aktiviteter från startsidan och i vissa fall är det även möjligt att rapportera övergripande mål och framgångsfaktorer. Vad som är möjligt och inte beror på vad systemadministratören har tillåtit. Exempel på rapportering från Startsidan Mina mått I tabellen Mina mått syns de mått som du ansvarar för att rapportera in de närmsta 30 dagarna. I tabellen syns: Måttens namn Vilken enhet måtten tillhör Vilken period som avses Datum för deadline En "rapporteralänk" som visar vad du ska göra Instruktion för att rapportera och kommentera: 1. Klicka på knappen Rapportera, kommentera i kolumnen Att göra 2. Måttet öppnas upp och du kan rapportera in periodens värden samt skriva en kommentar till de inrapporterade värdena på samma sida. 3. Bekräfta rapporteringen genom att klicka på knappen Spara och stäng längst ned på sidan. Har du flera mått som du skall rapportera in värden på kan du klicka på pilen vid Spara och stäng-knappen och välja Spara & nästa eller Spara & föregående. 4. När du har rapporterat in periodens värden och klarmarkerat kommentaren försvinner måttet från tabellen Mina mått på Startsidan. 11
OBS! Som standard visas endast 10 st noder i rapporteringstabellsfiltret. Vill du visa en lista på samtliga klickar du i "Visa alla"- checkboxen. Mina aktiviteter I tabellen Mina aktiviteter syns de aktiviteter där du ansvarar för att uppdatera status inom den närmsta månaden. I tabellen syns: Aktivitetens namn Vilken enhet aktiviteten tillhör Vilken slutdatum som aktiviteten har En "rapporteralänk" som visar vad du ska göra Instruktion för att rapportera: 1. Klicka på länken Rapportera, kommentera i kolumnen Att göra 2. Aktiviteten öppnas och du kan ex. uppdatera status, slutdatum, genomförande, timmar och budget, samt skriva en kommentar på samma sida. 3. Bekräfta uppdateringarna genom att klicka på knappen Spara längst ned på sidan 4. När du har uppdaterat statusen, eller flyttat fram slutdatumet, försvinner aktiviteten från listan Mina aktiviteter på startsidan. När du lägger till ett rapporteringstabellsfilter som en gadget på er startsida, börjar du med att välja en titel för gadgeten ex. Mina aktiviteter. Sedan får du välja bland de rapporteringstabellsfilter som finns skapade i administrationen. Du kan även ställa in om du vill att noder ska visas från versionen du står på eller visa noder från båda versionerna. 12
OBS! Vad som visas under Att göra styrs av vilken Ansvarsroll den aktuella användaren är tilldelad. Om användaren har ansvar för att enbart kommentera på ex. mått visas texten Kommentera. Har hen även ansvar för inrapportering av data visas även Rapportera. Gadget: Tabellvy Denna gadget visar upp en vy som är skapad i Stratsys. Vyn får dock endast bestå av en kolumn. Du kan styra vad som ska visas genom att välja nodegenskaper och ställa in standardfilter i vyinställningarna. Ett användningsområde är t.ex. om du vill synliggöra era viktigaste nyckeltal direkt på startsidan. OBS! Vyer visas alltid som tabell i gadgeten även om de har ett annat visningsläge/typ när de visas i menyn. Gadget: Twitter Du kan visa ett twitterflöde från valfritt twitterkonto eller en valfri hashtag (#). Kräver tillgång till ett Twitterkonto för att kunna sättas upp. Gadget: Undermeny Undermenygadgeten visar automatiskt alla de vyer som visas som undermenyflikar till dashboarden. Undermenyerna visas med en bild och en beskrivande text (vybeskrivningen). Syftet med gadgeten är att beskriva vad olika sidor ska användas till. Gadget: YouTube Om du vill visa en YouTubefilm i en Dashboard använder du denna gadget. Ge den en Rubrik och en Länk till filmklippet så är det klart sen. Gadgeten har stöd för både http och https. Gadget: Årshjul 13
Årshjulet är ett verktyg som gör det enkelt sätt att hålla sig uppdaterad med de viktigaste tidpunkterna för möten, redovisningar, rapporter med mera för ett flertal olika enheter under ett och samma år. I årshjulet har du möjlighet att göra följande: Rubrik - Här anger du vilken rubrik som ditt årshjul skall ha. Nytt årshjul - Skapa upp ett nytt årshjul där du själv lägger till önskade händelser. Befintligt Årshjul - Lägg till ett befintligt årshjul som tidigare skapats. Du får välja bland dessa i en dropdown-lista. Du kan ex. använda denna funktionalitet ifall du vill flytta ett årshjul från en dashboard till en annan. OBS! Du kan inte välja in Årshjul du skapat av den äldre modellen. Vy - Du kan basera årshjulet på en vy och visa de aktuella noderna för vyn på den enhetsnivå som du står på. Under Storlek kan du ange hur många rutor som Årshjulet ska ta upp på Dashboarden. Därefter väljer du att spara för att visa ditt Årshjul. Nytt årshjul Om du väljer att skapa upp ett nytt årshjul i gadgeten kan du för detta sedan välja Lägg till händelse. 14
Här har du möjlighet att ställa in följande information: Namn - Ange ett namn för Händelsen. Namnet och beskrivningen visas när användaren klickar på händelsen i årshjulet eller i listan till höger om årshjulet i årshjulsgadgets som tar upp mer än 1/3 av startsidans bredd. Beskrivning - Här anger du en kort beskrivande text för händelsen. Start och Slutdatum - Ange start- och slutdatum för händelsen. Enheter - Ange vilka enheter händelsen skall visas för - lokala administratörer kan välja att dölja händelser som har blivit nedskickade. Delhändelser - Ange om händelsen har delhändelser kopplade till sig samt deras start- och slutdatum Rapporter - Här kan du välja att länka in en rapport som går att öppna från händelsen. Länkar - Lägg till externa/interna sidor samt sätt ett namn på dessa. Vyer - Här kan du välja att länka in en vy som kan öppnas från händelsen. Dokument - Du kan välja att ladda upp ett dokument till händelsen. OBS! Max storlek per fil är 10MB. För större filer Länkar du direkt till platsen på ert intranät. Händelser i årshjulet Kortare händelser på 1 vecka eller kortare visas som en enskild punkt i årshjulet. När du klickar på en händelse kan du göra följande: Klicka på Krysset för att stänga händelsen. Klicka på Kugghjulet för att lägga till eller ändra inställningar för händelsen likt ovan. Du kan även välja att ta bort en händelse. Klicka på Ögat med ett streck över för att dölja händelsen på den aktuella enheten. Detta kan vara användbart när händelsen har blivit neddelad från ovanliggande enhet. OBS! Dolda händelser går att visa igen om du klickar på Lägg till händelse och markerar Välj in händelse. Sen kryssar du för händelserna du vill visa innan du klickar på Lägg till. Undertill visas eventuell länkar till sidor, rapporter, vyer och dokument. Se Aktivitetsdiagram i bildexemplet nedan. 15
Befintligt årshjul Välj vilket årshjul du vill använda, välj storlek och klicka på Spara. Ändra ett befintligt årshjul Om du har valt ett befintligt årshjul (baserat på en vy) och vill göra ändringar i det (eller ta bort det) klickar du på Ändra årshjul. Se Flik: Årshjul. Har du valt ett årshjul som skapats manuellt (genom Nytt årshjul) ändrar du det så som i beskrivningen för Nytt årshjul. Kopiera händelser Ger dig möjlighet att flytta över händelser från ett år till ett annat. Detta kommer även att påverka de händelser som enheterna själva har skapat upp även om de inte visas på den enheten som du står på. Ni har även möjlighet att välja vilken typ av händelse ni önskar att kopiera. Rensa händelser För alla år som du har händelser i kommer årtalet att visas ute till vänster i årshjulet. Önskar ni att bara visa innevarande år samt kommande år så finns här en möjlighet att rensa alla händelser med ett startdatum i ett visst år. Detta gör att ni t.ex kan ta bort alla händelser för 2014. Och låta den arkiverade databasen spara informationen om föregående år. 16
Årshjul baserat på vy Väljer ni vy, så får ni upp en lista med alla vyer som har en aktivitetskolumn. Välj den vyn som ni önskar att basera årshjulet på och klicka på spara. Sedan har ni möjligheter att göra filtreringar i vyn efter ert behov. Visa större årshjul Du kan även välja att Visa större årshjul vilket öppnar upp ett expanderat visningsläge, framförallt användbart för årshjul som innehåller en stor mängd olika noder. Klicka på Tillbaka för att återgå till vanliga dashboarden igen. Ta bort eller byta namn på ett årshjul Vill du radera eller byta namn på ett årshjul kan du också hitta dit genom att gå till Administration/Dashboard och fliken Årshjul. Behörigheter Det är bara globala administratörer som kan lägga till nya årshjulsgadgets. Lokala administratörer kan lägga till nya händelser på samtliga enheter i organisationsträdet samt välja att dölja händelser som styrts ner till dem. Se Behörighetsgrupper. 17