Att skapa egna konferenser i FirstClass Som lärare har man behörighet att skapa egna konferenser i FirstClass förutom de som skapats centralt av skolledning och datagruppen. Man kan sedan välja vilka användare som ska få konferensen på sitt skrivbord, om användarna ska kunna skicka mejl dit eller bara läsa information o.s.v. Möjligheten finns alltså att skapa en konferens för en kurs och se till att deltagande elever får konferensen på sina skrivbord. En annan möjlighet är att skapa en konferens för varje klass och i denna paraplykonferens skapa en underliggande mappstruktur där varje ämne har sitt utrymme. Skapa en ny konferens Konferenser kan skapas direkt på ditt FC-Skrivbord (eller inuti en konferens du redan skapat) genom att högerklicka på en tom yta och välja Ny konferens på snabbmenyn som visas. Detta leder till att fönstret Ny konferens öppnas, där man får välja vilken typ av konferens man vill skapa. I de allra flesta fall duger det bra med en Standardkonferens, vilket man skapar genom att dubbelklicka på ikonen med detta namn. Detta leder till att konferensen skapas på ditt skrivbord, där du får mata in vilket namn du vill ge den. Nu har du skapat din konferens! Det som återstår nu är - Att ställa in dess visuella utseende dess egenskaper. - Att ställa in vad konferensdeltagarna ska få tillåtelse att göra att ge dem roller eller behörigheter. - Att se till de får konferensen som en ikon på sitt skrivbord att göra dem till prenumeranter. Ändra egenskaper för konferensen Innan man lägger ut konferensen på användarnas skrivbord (vilket kallas för att göra dem till prenumeranter på konferensen) så bör man göra en del inställningar. Framför allt måste alla visuella inställningar göras innan användarna får konferensen eftersom de inte ändras om man gör förändringar i efterhand. - Byt färgen på konferensens namn (texten under ikonen på skrivbordet) genom att högerklicka på konferensen och välja Färg>önskad färg. - Byt ut konferensens ikon genom att högerklicka på konferensen och välja Egenskaper. Klicka på ikonen längst upp till vänster i den dialogruta som öppnas för att visa en lång lista på ikoner att välja bland. Välj önskad ikon och avsluta med OK. 1 (6)
Ställa in roller och behörigheter för konferensen En användare får tillgång till en konferens med olika grad av funktionalitet, man kan exempelvis ha behörighet (rätt) att läsa mejl i konferensen men inte skicka egna mejl dit, man kan ha fullständiga rättigheter eller inga rättigheter alls (d.v.s. varken få läsa eller ens öppna konferensen). Högerklicka på konferensen och välj Behörigheter för att öppna dialogrutan för sådana inställningar. Här ska nu i fältet Vem fyllas i namnet på en FC-användare eller en FC-användargrupp, som sedan i listrutan Åtkomst till höger tilldelas en roll (= en uppsättning behörigheter). Istället för att ange namnen på flera användare (t.ex. alla i en hel klass) kan man utnyttja att det i FC finns olika användargrupper. Exempelvis innehåller gruppen lärare just alla lärarkonton, vilket gör att man i en behörighetslista kan lägga till gruppen lärare och ge denna en behörighet som då slår igenom för alla gruppens medlemmar på en gång. På skolan finns t.ex. grupper för lärare, personal, elever och alla klasser, namngivna exempelvis som 08esbdgrp. I bilden längst ner till höger i bildserien har fyra olika Vem-poster matats in och givits olika roller. Några av de olika roller som finns att välja bland: - Full behörighet Den högsta behörighet man kan ha. Användaren kan läsa och skicka mejl, skapa mappar, underkonferenser och dokument, ändra behörigheter och ange prenumeranter, o.s.v. Det här är en lämplig behörighet bara för den som skapar konferensen. I exemplet ovanför har Björn Jonsson fått denna behörighet. - Deltagare Får mejla till konferensen, läsa mejl som andra skickat, öppna dokument o.s.v. Får också ta bort egna mejl. Om du vill att dina konferensdeltagare ska kunna bidra är det här rätt behörighetsnivå. I det här exemplet har användarna Arne Andersson och kurs 2 fått denna behörighet. - Infohämtare Får läsa mejl och dokument som finns i konferensen. Om du vill ha en enkelriktad informationskonferens (typ elektroniska klassfacken) är det här en bra behörighetsnivå. - Obehörig Får varken läsa eller skicka mejl i konferensen. I exemplet ovan har användargruppen All Users satts som Obehörig. 2 (6)
Ställa in enskilda behörigheter En roll är egentligen en sammansättning av flera, enskilda behörigheter. Man kan även ställa in behörigheter per styck genom att tända och släcka ikoner i den högra delen (Behörigheter). Varje ikon står för en behörighet, vars innebörd visas om muspekaren hålls still ovanpå ikonen. Om ikonen är tänd så har användaren/gruppen denna behörighet. Man växlar mellan tänd och släckt ikon genom att klicka på dem. En egen uppsättning behörigheter kallas för rollen Annan. För att kunna ändra behörigheter i listan måste man ha en behörighet med det logiska namnet Redigera behörigheter, vilken representeras av penna och nyckel -ikonen i kolumnen längst till vänster. Användare med rollen Fullständig behörighet har som synes denna, och alla andra behörigheter tända. När man skapat en konferens så kan man alltid ändra behörigheter för konferensen, även om man står som Full behörighet eller inte. Om man bara är intresserad av att skapa en konferens dit deltagarna mejlar kan man använda sig bara av roller, och strunta i vilka enskilda behörigheter som finns. Ett par varningar om behörigheter Det finns ett par behörigheter som man ska vara extra försiktig med att ge sina användare: Spara egenskaper för fönster och visning Anta att en användare med denna behörighet ändrar t.ex. sorteringsordningen i en konferens (sortera på datum/avsändare etc.), ändrar konferensfönstrets storlek och placering på skärmen, byter bakgrundsbild eller typsnitt, byter format på en kalender o.s.v. De ändringar som användaren gjorde kommer då att sparas så att alla andra användare också får dessa inställningar nästa gång de öppnar konferensen. En användare som saknar denna behörighet kan fortfarande ändra konferensens utseende, men ändringarna återställs så fort konferensen stängs. Redigera skrivskyddade objekt En användare med denna behörighet får gå in och redigera objekt som normalt är skrivskyddade, t.ex. mejl som andra konferensdeltagare skickat (vilket då syns i Historiken). Det här är förmodligen inte önskvärt i särskilt många lägen, så denna behörighet är rekommenderad för avstängning för i princip alla användare. OBS! Om man har rollen Full behörighet så får man Redigera skrivskyddade objekt. Man bör alltså gå in och ta bort detta när rollen Full behörighet väljs. 3 (6)
Felsökning vid behörighetsinställning vanliga problem - När man ställer in behörigheter finns det vissa misstag man bör undvika för att det ska fungera som man har tänkt sig. Liten checklista att tänka på: - Om man inte ställer in någon behörighet alls så kan alla på skolan mejla till konferensen (t.ex. skicka skräpmejl etc.), förutsatt att den är publicerad i Katalogen (se nedan). Därför ska man alltid ange att gruppen All Users ska vara Obehörig (i denna grupp ingår alla FC-konton på skolan). - När FC kollar en användares behörighet i en konferens så läses behörighetslistan uppifrån och ner. Så fort användaren passar in på en rad i behörighetslistan (genom sitt namn eller genom gruppmedlemsskap) får användaren denna behörighet oavsett om det finns flera rader längre ner i listan där användaren också passar in. Ett par exempel: Här har användaren Björn Jonsson placerats sist i listan, efter gruppen All Users. Eftersom användaren också är medlem i All Users är det den första raden som FC hittar där Björn Jonsson stämmer in, och han får därför de behörigheter som ställts in för All Users (Obehörig). Det spelar då ingen roll att han satts som Deltagare på raden efter, för FC slutar helt enkelt läsa vid första träffen. Slutsats: All Users-rader ska alltid stå sist om man lägger till användare i efterhand, t.ex. om klassen får nya elever, ska placeras ovanför All Users i listan. Här har Björn Jonsson placerats nedanför gruppen lärare. Eftersom han ingår i gruppen lärare kommer han att bli Deltagare, och inte få Full Behörighet som var tanken. Han måste stå innan gruppen lärare nämns, annars får han sin behörighet från lärare-inställningen. Slutsats: Ordna listan med behörigheter i fallande ordning, användare med mest behörighet på första raden och användare minst behörighet på sista raden. 4 (6)
Om publicering i Katalogen Det finns en annan inställning i dialogrutan Behörigheter som är värd att nämnas nämligen om konferensen ska publiceras i den s.k. Katalogen. Katalogen i FirstClass är en lista över de användare och konferenser som man kan skicka mejl till genom att bara skriva in deras namn i Till-fältet när man skriver ett mejl. Om en konferens inte publiceras i Katalogen kommer mejlet inte känna igen namnet och det enda sättet att skicka mejl till konferensen är att öppna den och skapa ett nytt mejl från konferensens verktygsfält och menyer. Ta bort bocken ur rutan Publicera inte i katalogen om du vill att konferensen ska finnas som en konferens som alla kan adressera. OBS! Om man väljer att publicera sin konferens i Katalogen måste man tänka på namngivningen, eftersom alla på skolan kan få upp konferensens namn som förslag till adressat när man mejlar. Det är alltså bättre att döpa en konferens till något förmodat unikt, t.ex. fungerar förmodligen 07NvD-PA-Jo bättre än PA. Lägga till prenumeranter Det sista steget för att skapa en konferens är att göra den synlig för de tilltänkta deltagarna, vilket på FC-språk kallas för att göra dem till prenumeranter på konferensen. Prenumeranter läggs till genom att högerklicka på konferensen och välja Prenumeranter eller genom att klicka på knappen Prenumeranter högst upp till höger i inställningsfönstret för Behörigheter. - Lägg till en prenumerant genom att klicka på knappen med samma namn, skriva in eller välja ett namn i listan och slutligen klicka på Lägg till. Detta upprepas tills alla önskade prenumeranter är tillagda. Man kan till skillnad från behörighetsinställningarna här bara lägga till användarkonton i listan, inte namn på konferenser eller användargrupper. - Ta bort en prenumerant genom att markera denne i prenumerantlistan och klicka på knappen Ta bort prenumerant. Klart! Den nya konferensen finns nu på deltagarnas skrivbord, färdig att användas. 5 (6)
Överkurs - Skapa en modererad konferens Om man är censoriskt lagd har man möjlighet att låta sin nyskapade konferens vara modererad. Det betyder att de mejl som skickas till konferensen måste godkännas av en moderator innan de blir läsbara för andra konferensdeltagare än den som skickat mejlet. Det här görs i samma dialogruta som för behörigheter, men den måste expanderas med ett tryck på den svarta pilen till vänster om texten Vy, Meddelandeinställningar, Godkännande så att de extra inställningsmöjligheterna fälls ut och visas. Om man nu under rubriken Godkännande bockar i valet Meddelanden kräver godkännande så kommer alla mejl som skickas till konferensen att visas i kursiv stil, vilket markerar att mejlet måste granskas av moderatorn innan det blir läsbart. Moderatorn godkänner ett mejl genom att högerklicka på det och välja Godkänn. Om man dessutom kryssar i Göm icke godkända objekt under rubriken Vy så syns inte ens mejl i konferensen innan moderatorn godkänt dem. För att bli moderator för en konferens så behöver man några extra ikoner tända, bl.a. ikonen Godkänn objekt, som ligger i andra kolumnen från vänster. Detta görs enklast genom inställning av rollen Moderator, men den som har Full behörighet är självklart också moderator. Överkurs Ställa in konferensens autoradering Normalt ligger ett mejl som skickats i FC kvar en standardtid (mellan 90 dagar och två år beroende på var mejlet finns) innan det raderas automatiskt. I konferenser som du skapar själv kan du välja hur länge mejl ska ligga kvar innan de raderas. Inställningen görs i den expanderade behörighetsrutan välj ett färdigt val eller ställ in ett antal dagar vid under rubriken Radering. Överkurs Konferens som öppnas automatiskt En funktion som ligger bra till för att bli allas ickefavorit är möjligheten att få en konferens att öppnas automatiskt. Detta uppnås enkelt genom att bocka i rutan Öppna automatiskt i konferensens Info-dialog (högerklicka på konferensen och välj Egenskaper). Så fort konferensen innehåller ett oläst mejl kommer den att öppnas så fort en prenumerant startar FC. Den här metoden kan också användas på enskilda meddelanden de autoöppnas då så fort man öppnar konferensen som de ligger i. OBS! Öppna automatiskt måste ställas in innan prenumerationer för att fungera. 6 (6)